Federal Act of June 26, 1998, on Archiving (status as of August 1, 2008), Switzerland

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Bundesgesetz über die Archivierung (Archivierungsgesetz, BGA)

vom 26. Juni 1998 (Stand am 1. August 2008)

Die Bundesversammlung der Schweizerischen Eidgenossenschaft, gestützt auf Artikel 85 Ziffer 1 der Bundesverfassung1, nach Einsicht in die Botschaft des Bundesrates vom 26. Februar 19972, beschliesst:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Zweck und Geltungsbereich 1 Dieses Gesetz regelt die Archivierung von Unterlagen:

a. der Bundesversammlung; b. des Bundesrates, der Bundesverwaltung nach Artikel 2 des Regierungs- und

Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19973 und der Forma- tionen der Armee;

c. der schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland;

d.4 des Bundesstrafgerichts, des Bundesverwaltungsgerichts und der eidgenössi- schen Rekurs- und Schiedskommissionen;

e. der autonomen Anstalten des Bundes; f. der Schweizerischen Nationalbank; g. der ausserparlamentarischen Kommissionen; h. weiterer Personen des öffentlichen oder privaten Rechts, soweit sie ihnen

übertragene Vollzugsaufgaben des Bundes erfüllen, mit Ausnahme der Kan- tone;

i. aufgelöster Bundesstellen. 2 Dieses Gesetz gilt ferner für die Benutzung von Archivgut des Bundes durch Organe des Bundes und durch Dritte.

AS 1999 2243 1 SR 101 2 BBl 1997 II 941 3 SR 172.010 4 Fassung gemäss Ziff. II 3 des BG vom 20. März 2008 zur formellen Bereinigung des

Bundesrechts, in Kraft seit 1. Aug. 2008 (AS 2008 3437 3452; BBl 2007 6121).

152.1

Grundrechte

2

152.1

3 Das Bundesgericht regelt die Archivierung seiner Unterlagen nach den Grundsät- zen dieses Gesetzes und nach Anhörung des Schweizerischen Bundesarchivs (Bun- desarchiv).5

Art. 2 Grundsatz 1 Rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvolle Unterlagen des Bundes werden archiviert. 2 Die Archivierung leistet einen Beitrag zur Rechtssicherheit sowie zur kontinuier- lichen und rationellen Verwaltungsführung. Sie schafft insbesondere Voraussetzun- gen für die historische und sozialwissenschaftliche Forschung.

Art. 3 Begriffe 1 Unterlagen im Sinne dieses Gesetzes sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Bundes empfangen oder erstellt worden sind, sowie alle Hilfsmittel und ergän- zenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 2 Als Archivgut gelten Unterlagen, die vom Bundesarchiv zur Aufbewahrung über- nommen worden sind oder von anderen Stellen nach den Grundsätzen dieses Geset- zes selbständig archiviert werden. 3 Archivwürdig sind Unterlagen, die von juristischer oder administrativer Bedeutung sind oder einen grossen Informationswert haben.

2. Abschnitt: Sicherung der Unterlagen

Art. 4 Zuständigkeiten für die Archivierung 1 Das Bundesarchiv archiviert die Unterlagen des Bundes. 2 Die Archivierung von Unterlagen der Kantone, welche beim Vollzug von Bundes- aufgaben entstehen, liegt in der Zuständigkeit der Kantone, soweit ein Bundesgesetz nichts anderes vorschreibt. 3 Die Schweizerische Nationalbank sowie die vom Bundesrat bezeichneten autono- men Anstalten sorgen selber für eine Archivierung ihrer Unterlagen nach den Grundsätzen dieses Gesetzes. 4 Das Bundesstrafgericht, das Bundesverwaltungsgericht und die eidgenössischen Rekurs- und Schiedskommissionen bieten ihre Unterlagen dem Bundesarchiv zur Übernahme an, sofern sie nicht selbstständig nach den Grundsätzen dieses Gesetzes für die Archivierung sorgen können.6

5 Fassung gemäss Ziff. II 3 des BG vom 20. März 2008 zur formellen Bereinigung des Bundesrechts, in Kraft seit 1. Aug. 2008 (AS 2008 3437 3452; BBl 2007 6121).

6 Fassung gemäss Ziff. II 3 des BG vom 20. März 2008 zur formellen Bereinigung des Bundesrechts, in Kraft seit 1. Aug. 2008 (AS 2008 3437 3452; BBl 2007 6121).

Archivierungsgesetz

3

152.1

5 Weitere Personen des öffentlichen oder privaten Rechts sorgen, soweit sie ihnen übertragene Vollzugsaufgaben des Bundes erfüllen, selbständig für die Archivierung ihrer diesbezüglichen Unterlagen nach den Grundsätzen dieses Gesetzes oder bieten diese dem Bundesarchiv zur Übernahme an. Der Bundesrat erlässt eine entspre- chende Verordnung.

Art. 5 Informationsverwaltung und Aktenführung 1 Das Bundesarchiv berät die anbietepflichtigen Stellen bei der Organisation, Ver- waltung, Aufbewahrung und Ablieferung ihrer Unterlagen. Es kann diese Dienste auch anderen Stellen anbieten. 2 Es ist befugt, Registraturen oder Informationsverwaltungsstellen der anbietepflich- tigen Stellen zu besichtigen und Erhebungen über den Zustand der dort verwahrten Unterlagen zu machen. 3 Es erlässt gegenüber den anbietepflichtigen Stellen Weisungen über:

a. die Verwaltung, Aufbewahrung und Ablieferung von Unterlagen; b. die Bildung und Führung von Parallelarchiven.

Art. 6 Anbietepflicht Die in Artikel 1 Absatz 1 bezeichneten Stellen oder Personen müssen alle Unter- lagen, die sie nicht mehr ständig benötigen, dem Bundesarchiv zur Übernahme anbieten, soweit sie nicht selbst für deren Archivierung zuständig sind.

Art. 7 Ermittlung der Archivwürdigkeit und Übernahme von Unterlagen 1 Das Bundesarchiv legt in Zusammenarbeit mit den in Artikel 1 Absatz 1 genannten Stellen fest, ob Unterlagen archivwürdig sind. 2 Unterlagen, die als archivwürdig bezeichnet werden, sind von den anbietepflichti- gen Stellen dem Bundesarchiv abzuliefern. Nicht anbietepflichtige Stellen sorgen selbst für die Archivierung. 3 Das Bundesarchiv kann Unterlagen, die als nichtarchivwürdig bezeichnet werden, vorübergehend aufbewahren, wenn diese Aufbewahrung vom Bundesrecht vorge- schrieben wird.

Art. 8 Vernichtung von Unterlagen 1 Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, dürfen ohne Zustimmung des Bun- desarchivs nicht vernichtet werden. 2 Das Bundesarchiv vernichtet keine Unterlagen ohne Zustimmung der abliefernden Stelle.

Grundrechte

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152.1

3. Abschnitt: Zugänglichkeit des Archivguts

Art. 9 Grundsatz der freien Einsichtnahme und Schutzfrist 1 Das Archivgut des Bundes steht der Öffentlichkeit nach Ablauf einer Schutzfrist von 30 Jahren unter Vorbehalt der Artikel 11 und 12 unentgeltlich zur Einsicht- nahme zur Verfügung. 2 Unterlagen, welche bereits vor ihrer Ablieferung an das Bundesarchiv öffentlich zugänglich waren, bleiben auch weiterhin öffentlich zugänglich.

Art. 10 Berechnung der Schutzfrist Die Schutzfrist beginnt in der Regel mit dem Datum des jüngsten Dokuments eines Geschäftes oder eines Dossiers zu laufen.

Art. 11 Verlängerte Schutzfrist für Personendaten 1 Archivgut, das nach Personennamen erschlossen ist und besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthält, unterliegt einer Schutzfrist von 50 Jahren, es sei denn, die betroffene Person habe einer Einsichtnahme zugestimmt. 2 Die verlängerte Schutzfrist endet drei Jahre nach dem Tod der betroffenen Person. Vorbehalten bleibt Artikel 12. 3 Für nicht-personenbezogene Nachforschungen kann die Einsichtnahme während der verlängerten Schutzfrist vom zuständigen Departement gestattet und durch Auf- lagen beschränkt werden.

Art. 12 Weitere Beschränkungen der Einsichtnahme 1 Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut ein überwiegendes schutzwür- diges öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme durch Dritte, so kann der Bundesrat in einer Verordnung zeitlich befristet die Einsichtnahme nach Ablauf der Schutzfrist beschränken oder untersagen. 2 Besteht im Einzelfall bei Archivgut ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme durch Dritte, so kann die ablie- fernde Stelle oder das Bundesarchiv eine Einsichtnahme nach Ablauf der Schutzfrist zeitlich befristet beschränken oder untersagen.

Art. 13 Einsichtnahme während der Schutzfrist 1 Die abliefernden Stellen können auf Antrag des Bundesarchivs Archivgut bereits vor Ablauf der in Artikel 9, 11 oder 12 Absatz 1 festgelegten Schutzfristen für die Öffentlichkeit freigeben oder einzelnen Personen die Einsichtnahme gewähren, wenn:

a. keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen; und b. keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen

entgegenstehen.

Archivierungsgesetz

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152.1

2 Solche Bewilligungen gelten unter gleichen Bedingungen für alle Gesuchstellerin- nen und Gesuchsteller. 3 In der Bewilligung wird der Umfang der Einsichtnahme bestimmt. Die Einsicht- nahme kann mit Auflagen und Bedingungen verknüpft werden; insbesondere kann die Anonymisierung von Personendaten verlangt werden. 4 Der Bundesrat regelt die Einzelheiten des Bewilligungsverfahrens und die Bedin- gungen der Einsichtnahme, soweit nicht die allgemeinen Bestimmungen des Ver- waltungsverfahrensrechts anwendbar sind.

Art. 14 Einsichtnahme durch die abliefernden Stellen 1 Die abliefernden Stellen können auch während der Schutzfrist in die von ihnen abgelieferten Unterlagen Einsicht nehmen. 2 Bei Personendaten können die abliefernden Stellen während der Schutzfrist in die von ihnen abgelieferten Unterlagen Einsicht nehmen, wenn sie diese benötigen:

a. als Beweismittel; b. für Gesetzgebung oder Rechtsprechung; c. für die Auswertung zu statistischen Zwecken; oder d. für einen Entscheid über die Gewährung, Beschränkung oder Verweigerung

des Einsichts- oder Auskunftsrechtes der betroffenen Person. 3 Einschränkungen aufgrund anderer gesetzlicher Regelungen bleiben vorbehalten. 4 Das Archivgut darf nicht mehr verändert werden.

Art. 15 Auskunft an betroffene Personen; Bestreitungsvermerk 1 Die Auskunfterteilung und Einsichtgewährung an die betroffenen Personen richten sich nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19927 über den Datenschutz. Auskunftverweigerungen werden durch die abliefernden Stellen ver- fügt. 2 Das Bundesarchiv kann zudem die Auskunfterteilung aufschieben oder einschrän- ken, wenn sie mit einer rationellen Verwaltungsführung nicht vereinbar ist. 3 Die betroffenen Personen können keine Vernichtung oder Berichtigung von Daten verlangen, sondern lediglich deren strittigen oder unrichtigen Charakter vermerken lassen.

Art. 16 Einsichtnahme in Nachlässe und Depositen 1 Die Einsichtnahme in Nachlässe oder Depositen von natürlichen oder juristischen Personen richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. 2 Fehlen solche Bestimmungen, so gelten diejenigen für das Archivgut des Bundes.

7 SR 235.1

Grundrechte

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152.1

4. Abschnitt: Organisation und Benutzung

Art. 17 Weitere Aufgaben des Bundesarchivs 1 Das Bundesarchiv verwahrt die historischen Archive der Helvetik, der Mediation und der Tagsatzungsperiode. 2 Es setzt sich ein für die Sicherung von Archiven und Nachlässen von Personen des privaten oder öffentlichen Rechts von gesamtschweizerischer Bedeutung. Es kann zur Übernahme solcher Archive Verträge abschliessen. 3 Es sorgt für die sichere und sachgemässe Aufbewahrung, Erschliessung und Ver- mittlung des Archivguts und beteiligt sich an dessen Auswertung. 4 Das Bundesarchiv arbeitet mit den Dienststellen des Bundes, den Kantonen und mit Privaten zusammen. Es setzt sich ein für die Förderung des Archivwesens. Es arbeitet mit nationalen und internationalen Archiv-Organisationen zusammen.

Art. 18 Besondere Dienstleistungen 1 Der Bundesrat kann das Bundesarchiv im Rahmen eines Leistungsauftrages ermächtigen, in seinem Aufgabenbereich einzelne besondere Dienstleistungen, insbesondere Restaurierungs- und Konservierungsarbeiten sowie Beratungen im Bereich der Informationsverwaltung an Dritte zu erbringen. Diese Dienstleistungen werden privatrechtlich vereinbart. 2 Solche Dienstleistungen dürfen als Nebentätigkeiten bei der Erfüllung der gesetz- lichen Aufgaben erbracht und nicht unter den Gestehungskosten angeboten werden.

Art. 19 Gewerbliche Nutzung des Archivguts 1 Die Nutzung des Archivguts zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung. 2 Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nutzungsumfanges und der allfälligen Gewinnbeteiligung des Bundes abhängig gemacht werden. 3 Der Bundesrat regelt Voraussetzungen, Verfahren und Zuständigkeiten für Bewil- ligung und Vertragsschliessung zur gewerblichen Nutzung des Archivguts.

Art. 20 Unveräusserlichkeit und Unersitzbarkeit 1 Das Archivgut des Bundes ist unveräusserlich. Der Bundesrat kann durch Verord- nung Ausnahmen vorsehen. 2 Dritte können das Archivgut auch durch Ersitzung nicht erwerben.

Art. 21 Benutzungsordnung; administrative Massnahmen Das Bundesarchiv erlässt eine Benutzungsordnung. Darin kann es insbesondere vor- sehen, dass Personen, die in schwerwiegender Weise gegen die Bestimmungen die- ses Gesetzes oder gegen die Benutzungsordnung verstossen haben, der Zugang zum Bundesarchiv verweigert wird.

Archivierungsgesetz

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152.1

Art. 22 Belegexemplare Von allen Arbeiten und Publikationen, die ganz oder teilweise auf Archivgut des Bundesarchivs beruhen, ist diesem unentgeltlich ein Belegexemplar abzugeben.

5. Abschnitt: Strafbestimmung

Art. 23 Wer Informationen aus Archivgut offenbart, das der Schutzfrist unterliegt oder auf andere Weise ausdrücklich der Veröffentlichung entzogen ist, wird mit Busse bestraft, sofern nicht ein schwererer Straftatbestand erfüllt ist.8

6. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 24 Vollzug 1 Der Bundesrat erlässt die Ausführungsbestimmungen. 2 Er regelt die Ablieferung und Archivierung von Dienstakten von Personen, die zum Bund in einem privatrechtlichen Auftragsverhältnis stehen.

Art. 25 Änderung bisherigen Rechts

Das Bundesgesetz vom 19. Juni 19929 über den Datenschutz wird wie folgt geändert: Art. 36 Abs. 2 Aufgehoben

Art. 26 Übergangsbestimmung 1 Nach Ablauf der Geltungsdauer des Bundesbeschlusses vom 9. Oktober 199210 über die Einsicht in Akten der Bundesanwaltschaft finden für dessen Geltungs- bereich die Bestimmungen dieses Gesetzes Anwendung. 2 Die Unterlagen gemäss dem Bundesbeschluss bleiben während 50 Jahren ab dem Datum des jüngsten Dokuments eines Geschäftes oder eines Dossiers für die Ein- sichtnahme durch die Verwaltung gesperrt.

8 Fassung gemäss Art. 333 des Strafgesetzbuches (SR 311.0) in der Fassung des BG vom 13. Dez. 2002, in Kraft seit 1. Jan. 2007 (AS 2006 3459).

9 SR 235.1 10 [AS 1993 375, 1995 4093 Anhang Ziff. 3. AS 2001 189 Art. 1]

Grundrechte

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152.1

Art. 27 Referendum und Inkrafttreten 1 Dieses Gesetz untersteht dem fakultativen Referendum. 2 Der Bundesrat bestimmt das Inkrafttreten.

Datum des Inkrafttretens: 1. Oktober 199911

11 BRB vom 8. Sept. 1999 (AS 1999 2250)

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Loi fédérale sur l’archivage (LAr)

du 26 juin 1998 (Etat le 1er août 2008)

L’Assemblée fédérale de la Confédération suisse, vu l’art. 85, ch. 1, de la constitution1, vu le message du Conseil fédéral du 26 février 19972, arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 But et champ d’application 1 La présente loi règle l’archivage des documents:

a. de l’Assemblée fédérale; b. du Conseil fédéral, de l’administration fédérale telle qu’elle est définie à

l’art. 2 de la loi fédérale du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouverne- ment et de l’administration3, et des formations de l’armée;

c. des représentations diplomatiques et consulaires suisses; d.4 du Tribunal pénal fédéral, du Tribunal administratif fédéral et des commis-

sions fédérales de recours ou d’arbitrage; e. des établissements fédéraux autonomes; f. de la Banque nationale suisse; g. des commissions extraparlementaires; h. d’autres personnes de droit public ou de droit privé, à l’exception des can-

tons, pour autant qu’elles effectuent des tâches d’exécution que la Confédé- ration leur a déléguées;

i. des services fédéraux qui ont été dissous. 2 Elle règle en outre l’utilisation des archives de la Confédération par les organes de la Confédération ou par des tiers.

RO 1999 2243 1 [RS 1 3] 2 FF 1997 II 829 3 RS 172.010 4 Nouvelle teneur selon le ch. II 3 de la LF du 20 mars 2008 relative à la mise à jour

formelle du droit fédéral, en vigueur depuis le 1er août 2008 (RO 2008 3437 3452; FF 2007 5789).

152.1

Droits fondamentaux

2

152.1

3 Le Tribunal fédéral règle l’archivage de ses documents conformément aux princi- pes de la présente loi et après consultation des Archives fédérales.5

Art. 2 Principes 1 Tous les documents de la Confédération qui ont une valeur juridique, politique, économique, historique, sociale ou culturelle sont archivés. 2 L’archivage contribue à assurer la sécurité du droit, ainsi que la continuité et la rationalité de la gestion de l’administration. Il crée, en particulier, les conditions nécessaires aux recherches historiques et sociales.

Art. 3 Définitions 1 Par documents, on entend toutes les informations enregistrées sur quelque support que ce soit, qui ont été reçues ou produites dans le cadre de l’accomplissement de tâches publiques de la Confédération, ainsi que tous les instruments de recherche et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations. 2 Par archives, on entend les documents que les Archives fédérales ont repris et con- servent ou que d’autres services archivent eux-mêmes selon les principes énoncés dans la présente loi. 3 Ont une valeur archivistique les documents qui ont une importance juridique ou administrative ou qui ont une grande valeur d’information.

Section 2 Prise en charge des documents

Art. 4 Compétence en matière d’archivage 1 Les Archives fédérales archivent les documents de la Confédération. 2 L’archivage des documents résultant des tâches effectuées par les cantons pour le compte de la Confédération est de la compétence de ceux-ci, pour autant qu’aucune loi fédérale n’en dispose autrement. 3 La Banque nationale suisse ainsi que les établissements fédéraux autonomes dési- gnés par le Conseil fédéral archivent eux-mêmes leurs documents conformément aux principes de la présente loi.

5 Nouvelle teneur selon le ch. II 3 de la LF du 20 mars 2008 relative à la mise à jour formelle du droit fédéral, en vigueur depuis le 1er août 2008 (RO 2008 3437 3452; FF 2007 5789).

Archivage – LF

3

152.1

4 Le Tribunal pénal fédéral, le Tribunal administratif fédéral et les commissions fédérales de recours ou d’arbitrage proposent leurs documents aux Archives fédé- rales s’ils ne peuvent pas les archiver eux-mêmes conformément aux principes de la présente loi. 6 5 Les autres personnes de droit public ou de droit privé, dans la mesure où elles effectuent des tâches d’exécution que la Confédération leur a déléguées, archivent elles-mêmes leurs documents conformément aux principes de la présente loi ou les proposent aux Archives fédérales. Le Conseil fédéral règle les modalités dans une ordonnance.

Art. 5 Gestion de l’information et tenue des dossiers 1 Les Archives fédérales conseillent les services tenus de leur proposer leurs docu- ments sur la manière de les organiser, de les gérer, de les conserver et de les leur verser. Elles peuvent également proposer ces prestations à d’autres services. 2 Elles peuvent visiter les bureaux des archives courantes et les services chargés de la gestion des informations des organes tenus de leur proposer leurs documents et contrôler l’état des documents qui y sont conservés. 3 Elles édictent à l’intention des services tenus de leur proposer leurs documents des instructions sur:

a. la gestion, la conservation et le versement des documents; b. la constitution et la tenue d’archives parallèles.

Art. 6 Obligation de proposer les documents aux Archives fédérales Les services ou personnes désignés à l’art. 1, al. 1, doivent proposer aux Archives fédérales tous les documents dont ils n’ont plus besoin en permanence pour autant qu’ils ne soient pas chargés de les archiver eux-mêmes.

Art. 7 Détermination de la valeur archivistique et reprise de documents 1 Les Archives fédérales décident, d’entente avec les services mentionnés à l’art. 1, al. 1, de la valeur archivistique des documents. 2 Les services tenus de leur proposer leurs documents doivent verser aux Archives fédérales les documents désignés comme ayant une valeur archivistique. Les autres services assurent eux-mêmes l’archivage de leurs documents. 3 Les Archives fédérales peuvent conserver provisoirement des documents sans valeur archivistique lorsque la législation fédérale le prévoit.

6 Nouvelle teneur selon le ch. II 3 de la LF du 20 mars 2008 relative à la mise à jour formelle du droit fédéral, en vigueur depuis le 1er août 2008 (RO 2008 3437 3452; FF 2007 5789).

Droits fondamentaux

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152.1

Art. 8 Destruction de documents 1 Les documents qui doivent être proposés aux Archives fédérales ne peuvent pas être détruits sans leur autorisation. 2 Les Archives fédérales ne détruisent aucun document sans l’autorisation du service versant.

Section 3 Accès aux archives

Art. 9 Principe de la libre consultation et délai de protection 1 Les archives de la Confédération peuvent être consultées librement et gratuitement par le public après l’expiration d’un délai de protection de 30 ans, sous réserve des art. 11 et 12. 2 Les documents consultables par le public avant d’être versés aux Archives fédé- rales le restent par la suite.

Art. 10 Calcul du délai de protection En règle générale, le délai de protection court à partir de la date du dernier document d’une affaire ou d’un dossier.

Art. 11 Prolongation du délai de protection pour les données personnelles 1 Les archives classées selon des noms de personnes et contenant des données per- sonnelles sensibles ou des profils de la personnalité sont soumises à un délai de protection de 50 ans à moins que la personne concernée n’en ait autorisé la consul- tation. 2 Le délai de protection prolongé expire trois ans après le décès de la personne con- cernée. L’art. 12 est réservé. 3 Le département compétent peut autoriser la consultation de documents pendant le délai de protection prolongé, en l’assortissant de certaines charges, si les recherches ne portent pas expressément sur des personnes.

Art. 12 Autres restrictions de la consultation 1 Si un intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, s’oppose à ce que certaines catégories d’archives soient consultées par des tiers, le Conseil fédéral peut en restreindre ou en interdire la consultation par voie d’ordonnance et pour une durée limitée après l’expiration du délai de protection. 2 Si un intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, s’oppose dans un cas particulier à ce que des archives soient consultées par des tiers, le service versant ou les Archives fédérales peuvent en limiter ou en interdire la consultation pour une durée limitée après l’expiration du délai de protection.

Archivage – LF

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152.1

Art. 13 Consultation pendant le délai de protection 1 Les services versants peuvent, sur demande des Archives fédérales, autoriser cel- les-ci à rendre leurs archives accessibles au public ou à accorder à certaines person- nes le droit de les consulter pendant le délai de protection fixé aux art. 9, 11 et 12, al. 1, aux conditions suivantes:

a. aucune disposition légale n’en dispose autrement; b. aucun intérêt public ou privé prépondérant, digne de protection, ne s’y

oppose. 2 L’autorisation est accordée, aux mêmes conditions, à toutes les personnes qui en font la demande. 3 L’autorisation précise comment les archives peuvent être consultées. La consulta- tion peut être assortie de charges et de conditions; il peut en particulier être exigé que les données personnelles soient rendues anonymes. 4 Le Conseil fédéral règle les modalités de la procédure d’autorisation et les condi- tions posées à la consultation des archives à moins que les dispositions générales du droit de procédure administrative soient applicables.

Art. 14 Consultation par les services versants 1 Les services qui ont versé des documents peuvent aussi les consulter pendant le délai de protection. 2 Lorsqu’il s’agit de données personnelles, les services qui ont versé des documents ne peuvent les consulter pendant le délai de protection que dans les buts suivants:

a. comme moyens de preuve; b. à des fins législatives ou jurisprudentielles; c. pour des évaluations à buts statistiques; d. pour prendre une décision visant à autoriser, à restreindre ou à refuser le

droit de la personne concernée de consulter les documents ou d’obtenir des renseignements.

3 Les restrictions imposées par d’autres lois sont réservées. 4 Les archives ne peuvent être modifiées.

Art. 15 Renseignements donnés aux personnes concernées et contestation 1 La communication de renseignements aux personnes concernées et le droit d’accès de celles-ci aux archives sont régis par les dispositions de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données7. Il appartient au service versant de prononcer la décision de refus.

7 RS 235.1

Droits fondamentaux

6

152.1

2 Les Archives fédérales peuvent en outre différer ou restreindre la communication de renseignements lorsqu’elle est incompatible avec une gestion administrative rationnelle. 3 Les personnes concernées ne peuvent pas exiger la destruction ni la rectification de données; elles ne peuvent qu’en faire mentionner le caractère litigieux ou inexact.

Art. 16 Consultation de legs et de dépôts 1 La consultation de documents légués ou déposés par des personnes physiques ou morales est régie par les contrats de reprise. 2 Si un tel contrat fait défaut, la législation relative aux archives de la Confédération est applicable.

Section 4 Organisation et utilisation des archives

Art. 17 Autres tâches incombant aux Archives fédérales 1 Les Archives fédérales conservent les archives historiques de la République helvé- tique, de l’époque de la Médiation et de la période de la Diète. 2 Elles s’emploient à prendre en charge les archives et les documents provenant de personnes de droit privé ou de droit public et qui sont d’importance nationale. Elles peuvent conclure des contrats réglant la reprise de telles archives. 3 Elles veillent à ce que les archives soient conservées en sûreté et de manière adé- quate, qu’elles soient mises en valeur et communiquées et elles participent à leur exploitation. 4 Elles collaborent avec les autres services de la Confédération, avec les cantons et les particuliers. Elles s’emploient à promouvoir l’archivistique. Elles coopèrent également avec les organisations nationales et internationales du domaine de l’archivistique.

Art. 18 Prestations de service spéciales 1 Le Conseil fédéral peut accorder aux Archives fédérales, dans le cadre d’un man- dat de prestations, le droit d’effectuer, dans le domaine relevant de leurs compéten- ces, diverses prestations de service pour des tiers, notamment des travaux de restau- ration et de conservation, et celui de prodiguer des conseils en matière de gestion de l’information. Ces prestations sont réglées par des contrats de droit privé. 2 Ces prestations peuvent être fournies à titre d’activité accessoire lors de l’accom- plissement des tâches légales et ne peuvent être offertes en dessous du prix coûtant.

Archivage – LF

7

152.1

Art. 19 Utilisation des archives à des fins commerciales 1 L’utilisation des archives à des fins commerciales nécessite une autorisation. 2 Cette autorisation peut être subordonnée à la conclusion d’un contrat circonscrivant l’utilisation des archives et mentionnant une éventuelle participation de la Confédé- ration aux gains. 3 Le Conseil fédéral règle les conditions, la procédure et les compétences d’octroi de l’autorisation et de la conclusion du contrat d’utilisation des archives à des fins commerciales.

Art. 20 Inaliénabilité et imprescriptibilité 1 Les archives de la Confédération sont inaliénables. Le Conseil fédéral peut prévoir des exceptions dans une ordonnance. 2 Les tiers ne peuvent acquérir les archives par prescription.

Art. 21 Règlement d’utilisation et mesures administratives Les Archives fédérales arrêtent un règlement d’utilisation. Elles peuvent notamment y disposer que les personnes ayant enfreint gravement la présente loi ou le règlement d’utilisation se verront refuser l’accès aux Archives fédérales.

Art. 22 Exemplaire justificatif Un exemplaire justificatif de tous les travaux et de toutes les publications qui se fon- dent entièrement ou partiellement sur leurs archives sera remis gratuitement aux Archives fédérales.

Section 5 Disposition pénale

Art. 238

Quiconque dévoile des informations tirées des archives soumises au délai de protec- tion ou dont la publication a été expressément interdite est puni de l’amende, s’il n’a pas commis d’infraction plus grave.

8 Nouvelle teneur selon l’art. 333 du code pénal (RS 311.0), dans la teneur de la LF du 13 déc. 2002, en vigueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 3459).

Droits fondamentaux

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152.1

Section 6 Dispositions finales

Art. 24 Exécution 1 Le Conseil fédéral édicte les dispositions d’exécution. 2 Il règle les modalités du versement et de l’archivage des documents de service des personnes qui, en vertu d’un mandat, exercent, pour le compte de la Confédération, une activité relevant du droit privé.

Art. 25 Modifications du droit en vigueur

La loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données9 est modifiée comme suit: Art. 36, al. 2 Abrogé

Art. 26 Dispositions transitoires 1 La présente loi remplace l’arrêté fédéral du 9 octobre 1992 sur la consultation des documents du Ministère public de la Confédération10, après expiration de ce dernier. 2 Les documents au sens de l’arrêté ne peuvent plus être consultés par l’administra- tion pendant 50 ans à partir de la date du dernier document d’une affaire ou d’un dossier.

Art. 27 Référendum et entrée en vigueur 1 La présente loi est sujette au référendum facultatif. 2 Le Conseil fédéral fixe la date de l’entrée en vigueur.

Date de l’entrée en vigueur: 1er octobre 199911

9 RS 235.1 10 [RO 1993 375, 1995 4093 annexe ch. 3. RO 2001 189 art. 1]. 11 ACF du 8 sept. 1999 (RO 1999 2250)

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Legge federale sull’archiviazione (Legge sull’archiviazione, LAr)

del 26 giugno 1998 (Stato 1° agosto 2008)

L’Assemblea federale della Confederazione Svizzera, visto l’articolo 85 numero 1 della Costituzione federale1; visto il messaggio del Consiglio federale del 26 febbraio 19972, decreta:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Scopo e campo d’applicazione 1 La presente legge disciplina l’archiviazione di documenti:

a. dell’Assemblea federale; b. del Consiglio federale, dell’Amministrazione federale conformemente all’ar-

ticolo 2 della legge federale del 21 marzo 19973 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione, nonché delle formazioni dell’esercito;

c. delle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero; d.4 del Tribunale penale federale, del Tribunale amministrativo federale e delle

commissioni federali di ricorso e d’arbitrato; e. degli istituti federali autonomi; f. della Banca nazionale svizzera; g. delle commissioni extraparlamentari; h. di altre persone di diritto pubblico o privato, ad eccezione dei Cantoni, per

quanto esse adempiano compiti federali d’esecuzione a loro affidati; i. di servizi federali che sono stati sciolti.

2 La presente legge si applica inoltre all’utilizzazione degli archivi della Confedera- zione da parte di organi della Confederazione stessa e da parte di terzi.

RU 1999 2243 1 RS 101 2 FF 1997 II 753 3 RS 172.010 4 Nuovo testo giusta il n. II 3 della LF del 20 mar. 2008 concernente l’aggiornamento

formale del diritto federale, in vigore dal 1° ago. 2008 (RU 2008 3437 3453; FF 2007 5575).

152.1

Diritti fondamentali

2

152.1

3 Il Tribunale federale disciplina l’archiviazione dei suoi documenti conformemente ai principi della presente legge e dopo aver consultato l’Archivio federale.5

Art. 2 Principio 1 Vengono archiviati tutti i documenti della Confederazione che hanno un valore giuridico, politico, economico, storico, sociale o culturale. 2 L’archiviazione contribuisce alla certezza del diritto nonché alla gestione continua e razionale dell’amministrazione. Realizza in particolare le condizioni necessarie alla ricerca nel campo della storia e delle scienze sociali.

Art. 3 Definizioni 1 Ai sensi della presente legge sono documenti tutte le informazioni registrate, indi- pendentemente dal loro supporto, che sono state raccolte o prodotte nell’adem- pimento di compiti pubblici della Confederazione, nonché tutti i mezzi ausiliari e i dati complementari necessari alla comprensione e all’utilizzazione di dette informa- zioni. 2 Si considerano archivi i documenti che sono stati ripresi dall’Archivio federale a fini di conservazione o che vengono archiviati autonomamente da altri servizi con- formemente ai principi della presente legge. 3 Hanno un valore archivistico i documenti che hanno un’importanza giuridica o amministrativa o un grande valore informativo.

Sezione 2: Tutela dei documenti

Art. 4 Competenza in materia di archiviazione 1 L’Archivio federale archivia i documenti della Confederazione. 2 L’archiviazione di documenti dei Cantoni risultanti dall’esecuzione di compiti per conto della Confederazione è di competenza dei Cantoni medesimi sempre che una legge federale non disponga altrimenti. 3 La Banca nazionale svizzera nonché gli istituti autonomi designati dal Consiglio federale si occupano essi stessi dell’archiviazione dei loro documenti conforme- mente ai principi della presente legge. 4 Il Tribunale penale federale, il Tribunale amministrativo federale e le commissioni federali di ricorso e d’arbitrato offrono all’Archivio federale di archiviare i loro

5 Nuovo testo giusta il n. II 3 della LF del 20 mar. 2008 concernente l’aggiornamento formale del diritto federale, in vigore dal 1° ago. 2008 (RU 2008 3437 3453; FF 2007 5575).

Archiviazione - LF

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documenti, sempre che non siano in grado di occuparsi autonomamente del- l’archiviazione conformemente ai principi della presente legge.6 5 Le altre persone di diritto pubblico o privato che adempiono compiti federali d’esecuzione a loro affidati si occupano in maniera autonoma dell’archiviazione dei relativi documenti conformemente ai principi della presente legge o offrono all’Ar- chivio federale di riprenderli. Il Consiglio federale emana un’ordinanza in tal senso.

Art. 5 Gestione dell’informazione e degli atti 1 L’Archivio federale garantisce ai servizi tenuti ad offrire i loro documenti una con- sulenza per quanto concerne l’organizzazione, la gestione, la conservazione e il ver- samento dei loro documenti. Può offrire detta consulenza anche ad altri servizi. 2 Ha il diritto di visitare i servizi di registratura o quelli incaricati della gestione delle informazioni dei servizi tenuti ad offrire i loro documenti e di fare rilevamenti in merito allo stato dei documenti da essi conservati. 3 Emana, all’attenzione dei servizi tenuti ad offrire i loro documenti, istruzioni relative:

a. alla gestione, alla conservazione e al versamento di documenti; b. alla costituzione e alla gestione di archivi paralleli.

Art. 6 Obbligo di offerta dei documenti I servizi o le persone di cui all’articolo 1 capoverso 1 devono offrire all’Archivio federale di riprendere tutti i documenti dei quali non hanno più bisogno in modo permanente, sempre che non siano essi stessi competenti per la loro archiviazione.

Art. 7 Determinazione del valore archivistico e ripresa di documenti 1 L’Archivio federale determina, in collaborazione con i servizi di cui all’articolo 1 capoverso 1, il valore archivistico dei documenti. 2 I documenti dei quali è stato determinato il valore archivistico devono essere con- segnati all’Archivio federale dai servizi tenuti ad offrirli. I servizi che non sono tenuti ad offrire i loro documenti si occupano essi stessi dell’archiviazione. 3 L’Archivio federale può conservare provvisoriamente documenti considerati senza valore archivistico qualora la legislazione federale preveda che essi devono essere conservati.

Art. 8 Distruzione di documenti 1 I documenti che devono essere offerti non possono essere distrutti senza l’auto- rizzazione dell’Archivio federale.

6 Nuovo testo giusta il n. II 3 della LF del 20 mar. 2008 concernente l’aggiornamento formale del diritto federale, in vigore dal 1° ago. 2008 (RU 2008 3437 3453; FF 2007 5575).

Diritti fondamentali

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2 L’Archivio federale non distrugge alcun documento senza l’autorizzazione del ser- vizio che versa documenti (servizio mittente).

Sezione 3: Accessibilità agli archivi

Art. 9 Principio della libera consultazione e termine di protezione 1 Gli archivi della Confederazione sono accessibili al pubblico, a titolo gratuito, dopo la scadenza di un termine di protezione di 30 anni, fatti salvi gli articoli 11 e 12. 2 I documenti che erano accessibili al pubblico già prima del loro versamento all’Archivio federale lo restano anche in seguito.

Art. 10 Calcolo del termine di protezione Il termine di protezione decorre di regola dalla data dell’ultimo documento di una pratica o di un fascicolo.

Art. 11 Proroga del termine di protezione per i dati personali 1 Gli archivi classificati in base a nomi di persona e contenenti dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità sono soggetti ad un termine di protezione di 50 anni, salvo che la persona interessata ne abbia autorizzato la con- sultazione. 2 Il termine di protezione prorogato si estingue tre anni dopo la morte della persona interessata. È fatto salvo l’articolo 12. 3 Nel caso di ricerche che non si riferiscono espressamente a persone il dipartimento competente può autorizzare la consultazione durante la proroga del termine di prote- zione e limitarla per mezzo dell’imposizione di determinati oneri.

Art. 12 Altre restrizioni alla consultazione 1 Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone alla consultazione di determinate categorie di archivi da parte di terzi, il Consiglio federale può, mediante ordinanza, limitarne o vietarne la consultazione per una durata limitata dopo la scadenza del termine di protezione. 2 Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone nel caso particolare alla consultazione di archivi da parte di terzi, il servizio mittente o l’Archivio federale può limitarne o vietarne la consultazione per una durata limitata dopo la scadenza del termine di protezione.

Archiviazione - LF

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Art. 13 Consultazione durante il termine di protezione 1 Su richiesta dell’Archivio federale i servizi mittenti possono, già prima della sca- denza dei termini di protezione di cui agli articoli 9, 11 o 12 capoverso 1, rendere accessibili al pubblico i loro archivi o accordare a singole persone il diritto di con- sultarli, qualora non vi si opponga:

a. alcuna prescrizione legale né b. alcun interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione.

2 Tali autorizzazioni si applicano alle stesse condizioni a tutti i richiedenti. 3 L’autorizzazione precisa in quale misura gli archivi possono essere consultati. La consultazione può essere subordinata a oneri e condizioni; segnatamente può essere stabilito che i dati personali vengano resi anonimi. 4 Il Consiglio federale disciplina i dettagli della procedura d’autorizzazione e le condizioni relative alla consultazione, sempre che non siano applicabili le disposi- zioni generali della procedura amministrativa.

Art. 14 Consultazione da parte dei servizi mittenti 1 I servizi mittenti possono consultare i documenti da essi versati anche durante il termine di protezione. 2 Nel caso di dati personali i servizi mittenti possono, durante il termine di prote- zione, consultare i documenti da essi versati qualora ne abbiano bisogno:

a. come mezzi di prova; b. a fini legislativi o giurisprudenziali; c. per la valutazione a fini statistici; o d. per una decisione in merito alla concessione, alla limitazione o al rifiuto del

diritto alla consultazione o all’informazione della persona interessata. 3 Sono fatte salve limitazioni previste da altri disciplinamenti legali. 4 Gli archivi non possono più essere modificati.

Art. 15 Informazioni destinate alle persone interessate; contestazione 1 La comunicazione di informazioni e la concessione della consultazione alle per- sone interessate sono disciplinate dalle disposizioni della legge federale del 19 giugno 19927 sulla protezione dei dati. I servizi mittenti decidono in merito al rifiuto di fornire informazioni. 2 L’Archivio federale può inoltre differire o limitare la comunicazione di informa- zioni qualora essa sia incompatibile con una gestione amministrativa razionale. 3 Le persone interessate non possono esigere la distruzione o la rettifica di dati; devono limitarsi a segnalarne il carattere litigioso o l’inesattezza.

7 RS 235.1

Diritti fondamentali

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Art. 16 Consultazione di lasciti e depositi 1 La consultazione di lasciti o depositi di persone fisiche o giuridiche è disciplinata dalle disposizioni dei contratti di cessione. 2 In assenza di siffatte disposizioni, si applicano quelle relative agli archivi della Confederazione.

Sezione 4: Organizzazione e utilizzazione

Art. 17 Altri compiti dell’Archivio federale 1 L’Archivio federale conserva gli archivi storici della Repubblica Elvetica, del- l’epoca dell’Atto di mediazione e del periodo della Dieta. 2 Si impegna a mettere al sicuro archivi e lasciti di persone di diritto privato o pub- blico che hanno un’importanza nazionale. Ai fini della ripresa di detti archivi può stipulare contratti. 3 Provvede affinché gli archivi siano conservati in maniera sicura e adeguata, messi in valore e diffusi e partecipa al loro sfruttamento. 4 L’Archivio federale lavora in collaborazione con i servizi della Confederazione, con i Cantoni e con i privati. Si adopera ai fini del promovimento dell’archivistica. Collabora con organizzazioni nazionali e internazionali attive in questo ambito.

Art. 18 Prestazioni di servizio speciali 1 Il Consiglio federale può autorizzare l’Archivio federale, nell’ambito di un man- dato di prestazioni, a fornire, nei limiti delle sue competenze, prestazioni di servizio particolari a terzi, segnatamente lavori di restauro e di conservazione, nonché con- sulenze in materia di gestione dell’informazione. Queste prestazioni sono convenute in contratti di diritto privato. 2 Le prestazioni possono essere fornite soltanto a titolo di attività accessorie nel- l’adempimento di mansioni legali e non possono essere offerte al di sotto del prezzo di costo.

Art. 19 Utilizzazione degli archivi a fini commerciali 1 L’utilizzazione degli archivi a fini commerciali necessita di un’autorizzazione. 2 L’autorizzazione può essere subordinata alla conclusione di un contratto che disci- plini l’entità dell’utilizzazione ed un’eventuale partecipazione della Confederazione agli utili. 3 Il Consiglio federale disciplina le condizioni, la procedura e le competenze per l’autorizzazione e la conclusione del contratto relativo all’utilizzazione degli archivi a fini commerciali.

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Art. 20 Inalienabilità e imprescrittibilità 1 Gli archivi della Confederazione sono inalienabili. Il Consiglio federale può pre- vedere eccezioni per via d’ordinanza. 2 Terzi non possono acquisire gli archivi nemmeno per prescrizione.

Art. 21 Regolamento relativo all’utilizzazione; provvedimenti amministrativi L’Archivio federale emana un regolamento relativo all’utilizzazione. In esso può segnatamente prevedere che alle persone che abbiano violato in modo grave le disposizioni della presente legge o il regolamento relativo all’utilizzazione venga negato l’accesso all’Archivio federale.

Art. 22 Esemplari giustificativi Un esemplare giustificativo di tutti i lavori e di tutte le pubblicazioni che si fondano interamente o parzialmente sugli archivi dell’Archivio federale deve essere conse- gnato gratuitamente a quest’ultimo.

Sezione 5: Disposizione penale

Art. 23 Chiunque rende note informazioni provenienti da archivi soggetti al termine di pro- tezione o in altro modo espressamente sottratti alla pubblicazione è punito con una multa, sempre che non si sia in presenza di una fattispecie penale più grave.8

Sezione 6: Disposizioni finali

Art. 24 Esecuzione 1 Il Consiglio federale emana le disposizioni d’esecuzione. 2 Disciplina le modalità di versamento e di archiviazione di documenti di servizio di persone che, in virtù di un mandato, esercitano un’attività di diritto privato per conto della Confederazione.

8 Nuovo testo giusta l’art. 333 del Codice penale (RS 311.0), nella versione della LF del 13 dic. 2002, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 3459).

Diritti fondamentali

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Art. 25 Modifica del diritto vigente

La legge federale del 19 giugno 19929 sulla protezione dei dati è modificata come segue: Art. 36 cpv. 2 Abrogato

Art. 26 Disposizione transitoria 1 Le disposizioni della presente legge sostituiscono quelle del decreto federale del 9 ottobre 199210 concernente la consultazione dei documenti del Ministero pubblico della Confederazione, una volta scaduta la durata di validità di detto decreto. 2 I documenti di cui nel citato decreto non possono essere consultati dall’ammini- strazione per 50 anni a decorrere dalla data dell’ultimo documento di una pratica o di un fascicolo.

Art. 27 Referendum ed entrata in vigore 1 La presente legge sottostà al referendum facoltativo. 2 Il Consiglio federale ne determina l’entrata in vigore.

Data dell’entrata in vigore: 1° ottobre 199911

9 RS 235.1. La modifica qui appresso è stata inserita nella LF menzionata. 10 [RU 1993 375, 1995 4093 all. n. 3. RU 2001 189 art. 1] 11 DF dell’8 sett. 1999 (RU 1999 2250).