Circular Única
TABLA DE CONTENIDO
TÍTULO I ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO........ 1
CAPÍTULO PRIMERO REGLAS APLICABLES AL DERECHO DE PETICIÓN................................ 1
1.1. Procedencia .......................................................................................................................... 1
1.2. Autoridad competente ........................................................................................................... 1
1.3. Requisitos ............................................................................................................................. 1
1.4. Verificación de requisitos y peticiones incompletas............................................................... 3
1.5. Procedimiento para resolver ................................................................................................. 3
1.6. Suspensión de los términos para resolver ............................................................................ 5
1.7. Desistimiento o retiro expreso............................................................................................... 6
1.8. De las peticiones verbales .................................................................................................... 6
1.8.1. Definiciones aplicables frente a las peticiones presentadas verbalmente ......................... 6
1.8.2. Centralización, recepción, radicación, constancia y trámite de las peticiones presentadas verbalmente ................................................................................................................................ 6
1.8.2.1. Medios de recepción de las peticiones presentadas de manera verbal ......................... 7
1.8.3. Horario de atención al público para la presentación y recepción de peticiones verbales .. 7
1.8.4. Requisitos de las peticiones presentadas de manera verbal ............................................ 7
1.8.5. Peticiones presentadas en lengua nativa o dialecto oficial de Colombia .......................... 8
1.8.6. Falta de competencia por la Superintendencia de Industria y Comercio........................... 8
1.8.7. Peticiones verbales presentadas por personas de especial protección ............................ 9
1.8.8. Respuesta a solicitudes realizadas de manera verbal y de acceso a la información ........ 9
CAPITULO SEGUNDO SOLICITUD DE INFORMACIÓN................................................................. 9
2.1. Consulta de documentos ..................................................................................................... 9
2.2. Copias de documentos ........................................................................................................ 9
2.3. Consulta de expedientes ................................................................................................... 10
2.4. Expedición de certificaciones............................................................................................. 11
2.5. Información de carácter reservado .................................................................................... 12
2.6. Tasas aplicables a trámites generales de la Superintendencia de Industria y Comercio .. 13
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CAPITULO TERCERO QUEJAS Y RECLAMOS........................................................................... 14
3.1. Centralización de las quejas y reclamos............................................................................ 14
3.2. Funciones de la Secretaría General como dependencia encargada de la atención al usuario 14
3.3. Procedimiento para atender las quejas y reclamos ........................................................... 15
CAPÍTULO CUARTO DISPOSICIONES GENERALES................................................................. 15
4.1. Responsabilidad por la indebida aplicación de los trámites ............................................... 15
4.2. Sanciones .......................................................................................................................... 15
4.3. Normatividad aplicable....................................................................................................... 16
4.4. Procedimiento interno ........................................................................................................ 16
CAPÍTULO QUINTO RECURSOS CONTRA LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS........................... 16
5.1. Funcionario competente .................................................................................................... 16
5.2. Oportunidad y presentación ............................................................................................... 19
5.3. Oportunidad y presentación de recursos de la vía gubernativa contra los actos expedidos por la Dirección de Nuevas Creaciones, Dirección de Signos Distintivos y la Delegatura para la Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio ...................................... 19
5.3.1. Traslado de los Recursos................................................................................................ 20
5.3.2. Decreto, práctica y valoración de pruebas ...................................................................... 20
CAPÍTULO SEXTO PUBLICACIÓN, COMUNICACIÓN, NOTIFICACIÓN Y EJECUTORIA DE LAS DECISIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.................................. 20
6.1. Publicaciones, comunicaciones, citaciones y notificaciones de actos administrativos....... 20
6.1.1. Contenido de los Actos Administrativos ..................................................................... 20
6.1.2. Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones para investigaciones iniciadas antes de la entrada en vigencia de la Ley 1437 de 2011 (CPACA)............................ 21
6.1.3. Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones para investigaciones adelantadas en vigencia de la Ley 1437 de 2011 (CPACA)...................................................... 22
6.2. Notificaciones y comunicaciones en materia de propiedad industrial ............................... 27
6.3. Comunicaciones en línea a través de internet ................................................................... 30
6.4. Publicidad .......................................................................................................................... 30
6.5. Ejecutoria........................................................................................................................... 31
6.6. Reglamento del Servicio de Comunicación en línea a través de Internet aplicable a todos los trámites y servicios de la Superintendencia de Industria y Comercio......................................... 31
6.6.1. Requerimientos para al servicio................................................................................. 32
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6.6.2. Solicitud para acceder al servicio............................................................................... 32
6.6.3. Asignación de nombre de usuario y contraseña para la comunicación en línea a través de internet ................................................................................................................................. 32
6.6.4. Para realizar la comunicación en línea a través de Internet, se procederá de la siguiente manera 32
6.6.5. Horarios ..................................................................................................................... 32
6.6.6. Texto del acto administrativo ..................................................................................... 33
6.7. Procedimiento de notificación aplicable a los actos de propiedad industrial ...................... 33
6.7.1. Uso del sistema de notificaciones.............................................................................. 33
6.7.2. Horarios ..................................................................................................................... 33
CAPÍTULO SÉPTIMO REGLAS APLICABLES A CIERTAS ACTUACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO .................................................................... 33
7.1. Visitas de inspección ......................................................................................................... 33
7.2. Actuaciones que incluyan actos de apoderamiento en los trámites administrativos .......... 34
7.3. Acumulación de documentos y trámites............................................................................. 36
7.4. Solicitud de prórrogas ........................................................................................................ 36
7.5. Recibos extraviados........................................................................................................... 36
7.6. Acuerdos de pago de obligaciones en cobro coactivo ....................................................... 37
7.6.1. Acuerdo de pago y garantías ..................................................................................... 37
7.6.1.1. Garantías admisibles para la celebración de un acuerdo de pago......................... 37
a) Póliza de seguros expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia ................................................................................................................................... 38
b) Garantía bancaria (carta de crédito stand by, aceptación bancaria, carta de patrocinio, aval bancario) ................................................................................................................................... 38
c) Endoso de títulos valores y valores....................................................................................... 38
d) Hipoteca................................................................................................................................ 38
e) Prenda .................................................................................................................................. 38
f) Fiducia en garantía ................................................................................................................ 39
g) Fiducia de administración de pagos...................................................................................... 39
h) Ofrecimiento de bienes para su embargo y secuestro .......................................................... 39
i) Garantía personal .................................................................................................................. 39
7.6.1.2. Aprobación de la garantía ...................................................................................... 40
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7.6.1.3. Requisitos formales del acuerdo de pago .............................................................. 40
7.6.1.3.1. Cláusulas especiales del acuerdo de pago............................................................ 41
7.6.1.3.1.1. Interpretación unilateral...................................................................................... 41
7.6.1.3.1.2. Cláusula aceleratoria ......................................................................................... 41
7.6.1.3.1.3. Cláusula de renuncias........................................................................................ 41
7.6.1.3.1.4. Cláusula de salvaguarda.................................................................................... 41
7.6.1.3.2. Vigilancia del acuerdo............................................................................................ 41
7.6.1.3.3. Terminación del acuerdo de pago.......................................................................... 42
7.7. Registro de audiencias ...................................................................................................... 42
7.7.1. Registro de las audiencias ......................................................................................... 42
7.7.2. Actas de audiencias................................................................................................... 43
7.7.3. Contenido del acta ..................................................................................................... 43
7.7.4 Reglas para las grabaciones de las audiencias ......................................................... 43
7.7.5. Seguridad y copias de respaldo................................................................................. 44
7.7.6. En trámites jurisdiccionales........................................................................................ 44
7.8. Decreto práctica y valoración de pruebas.......................................................................... 44
CAPÍTULO OCTAVO ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y JURISDICCIONALES................... 45
8.1. Actuaciones Administrativas .............................................................................................. 45
8.1.1. En materia de protección al consumidor .................................................................... 45
8.1.2. En materia de control y verificación de reglamentos técnicos y metrología legal....... 45
8.1.3. En materia de competencia desleal administrativa .................................................... 45
8.1.4. En materia de protección de la competencia ............................................................. 45
8.1.5. En materia de cámaras de comercio ......................................................................... 46
8.1.6. En materia de protección de datos personales .......................................................... 46
8.2. Actuaciones jurisdiccionales .............................................................................................. 46
8.2.1. En materia de protección al consumidor .................................................................... 46
8.2.2. En materia de competencia desleal ........................................................................... 47
8.2.3. En materia de propiedad industrial ............................................................................ 47
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TÍTULO I ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO*
CAPÍTULO PRIMERO REGLAS APLICABLES AL DERECHO DE PETICIÓN
1.1. Procedencia
De conformidad con las facultades asignadas por la ley y las normas vigentes en materia de derecho de petición, la Superintendencia de Industria y Comercio reglamenta el trámite interno y atenderá:
a) En general, las peticiones respetuosas en interés general o particular que presente cualquier persona, de conformidad con los artículos 23 de la Constitución Política y 13 y siguientes del CPACA, sustituidos por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, en relación con los asuntos que son competencia de esta Superintendencia, sin perjuicio de los procedimientos y trámites especiales establecidos en la legislación vigente.
b) Las quejas y reclamos que se presenten por el mal funcionamiento de los servicios a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.2. Autoridad competente
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, si la Superintendencia de Industria y Comercio encuentra que no es la autoridad competente para atender la petición o para iniciar la actuación administrativa que se le solicita, deberá informarlo en el mismo acto al peticionario, si éste actúa verbalmente; o dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes a partir de la recepción, ya sea que este hubiese obrado por escrito, o en aquellos casos en los que habiéndose informado verbalmente de la falta de competencia de esta Superintendencia, el peticionario insista en su radicación; en tales eventos la Entidad deberá enviar la petición, dentro del mismo término, al funcionario o Entidad competente. Del traslado efectuado a la autoridad competente se le informará al peticionario, y se le remitirá copia de la comunicación mediante la cual se realizó el traslado. Los términos para decidir se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por parte de la autoridad competente.
Cuando el asunto corresponde a otra dependencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, se procederá a hacer el traslado correspondiente, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del mismo, de conformidad con lo previsto en la Circular No. 09 del 30 de agosto de 2012, sin necesidad de informar sobre el particular al peticionario. En este evento, los términos para responder se empezarán a contar a partir de la fecha en que se radicó la solicitud en la Entidad.
1.3. Requisitos
Las solicitudes que se presenten ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio del derecho de petición, podrán formularse verbalmente o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo
* Resolución No. 2356 del 30 de enero de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50132 del 30 de enero de 2017. “Por la cual se
reglamenta el trámite interno de las peticiones presentadas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, se modifican los Capítulos Primero, Segundo, Quinto, Sexto Séptimo y Octavo del Título I de la Circular Única”.
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para la comunicación o por transferencia de datos que permita a la Administración su conocimiento; y deberán respetar las siguientes reglas:
Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos, la siguiente información:
(i) Designación de la Entidad a la cual se dirige y, de ser posible, la dependencia que corresponda dentro de la Entidad.
(ii) Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es del caso, con indicación del(os) documento(s) de identidad, su número celular y de la dirección física o electrónica donde se recibirá la correspondencia y se hará(n) la(s) notificación(es). El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.
(iii) Objeto de la petición
(iv) Razones en que se apoya o fundamenta la petición. La no presentación de las razones en que se fundamenta la petición o la falta de documentos no impedirá su radicación, teniendo en cuenta lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 16 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
(v) En los casos que lo requieran, se deberán detallar los documentos que se deseen presentar para iniciar el trámite. Si alguno o algunos de los documentos necesarios para recibir o resolver la petición reposan en la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá indicar tal circunstancia, así como la dependencia que los posee; lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012.
(vi) Firma del peticionario de la solicitud presentada en documento físico.
El escrito respectivo deberá radicarse en el Grupo Gestión Documental y Recursos Físicos o por el Grupo de Atención al Ciudadano, en los puntos de atención a nivel nacional de la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicha dependencia lo rotulará con indicación de la fecha y hora de recibo, el número de radicación y la dependencia a la cual será remitido. Con base en los datos suministrados en el rótulo correspondiente el peticionario podrá identificar y requerir información sobre el estado de su solicitud.
De igual forma, se podrán enviar peticiones escritas al correo institucional en la dirección electrónica: contactenos@sic.gov.co, o a través de la sede electrónica a través de la página web de la Entidad.
En aquellos casos en los cuales el peticionario actúe a través de los medios electrónicos habilitados para ello se le comunicará el trámite por esa misma vía, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente, de conformidad con lo previsto en el artículo 54 del CPACA.
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1.4. Verificación de requisitos y peticiones incompletas
En cumplimiento de los principios de eficiencia y eficacia, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio constate que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, se requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día hábil siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos comenzará a correr el término para resolver la petición.
En el evento que no sea posible comprender la finalidad u objeto de la petición, de acuerdo con el artículo 19 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, se requerirá para que dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción aclare o corrija su contenido. En caso de que la misma no sea corregida o aclarada, se entenderá desistida y se procederá a su archivo.
Cuando en el curso de una actuación administrativa la Entidad advierta que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo, necesario para adoptar una decisión de fondo, lo requerirá por una sola vez para que lo efectúe en el término de un (1) mes, periodo durante el cual se suspenderá el término para decidir.
Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual al inicialmente concedido.
Vencidos los términos aquí señalados, la Entidad declarará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.
No se podrá exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que la Superintendencia de Industria y Comercio tenga en su poder, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Decreto –Ley 19 de 2012.
1.5. Procedimiento para resolver
Teniendo en cuenta la clase de petición, ésta deberá ser resuelta conforme al procedimiento que se indica a continuación:
a) Los escritos contentivos de la petición se radicarán en el Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos y se realizará el reparto correspondiente a más tardar al día hábil siguiente a su recepción.
b) Una vez recibida la petición por el funcionario competente, deberá proceder a analizar si se está en presencia de alguna de las siguientes situaciones y, actuar según corresponda:
(i) Cuando una petición se refiera al reconocimiento de un derecho fundamental y el peticionario manifieste y allegue prueba de que es titular del mismo y que de no ser resuelta la solicitud se le
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causará un perjuicio irremediable, en los términos del artículo 20 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, se le dará un trámite prioritario a la petición.
(ii) Cuando una petición sea presentada por una persona en estado de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o un adulto mayor o, en general, por cualquier persona en estado de indefensión o debilidad manifiesta y dicha situación sea conocida por la Entidad, se dará trámite especial y preferente en los términos del numeral 6 del artículo 5 del CPACA.
(iii) Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la Entidad deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición según se establece en el artículo 20 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
c) Las peticiones escritas se resolverán por la Dependencia competente, dentro de los siguientes términos:
(i) Las peticiones en interés general o particular deberán ser resueltas por la dependencia a la que sean asignadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su fecha de radicación en la Superintendencia de Industria y Comercio, según lo dispone el inciso 1 del artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
(ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta por los particulares deberán ser resueltas por la Oficina Asesora Jurídica dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su fecha de radicación en la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
(iii) Las peticiones de información formuladas por las entidades públicas deberán contestarse por la dependencia competente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su fecha de radicación en la Superintendencia de Industria y Comercio, según lo establece el artículo 30 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Las demás peticiones deberán ser resueltas dentro de los términos señalados en el artículo 14 de la citada Ley.
(iv) Las peticiones de información presentadas por los Congresistas en ejercicio de sus “Funciones de Control y Audiencias”, según lo establece la Ley 5 de 1992, deberán ser resueltas en los siguientes términos:
En caso de “Citación para información”, la Superintendencia de Industria y Comercio tendrá un término para resolver el cuestionario hasta cuarenta y ocho (48) horas antes de cumplirse la citación, según lo previsto en el artículo 243 de la Ley 5 de 1992.
En caso de “Citación a Ministros, Superintendentes y Directores de Departamentos Administrativos”, el cuestionario remitido por el Congreso de la República deberá ser resuelto por la Superintendencia de Industria y Comercio en un término de cinco (5) días calendario, siguientes a su recepción, según lo previsto en el artículo 249 literal d) de la Ley 5 de 1992.
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En caso de “Solicitud de informes por los Congresistas”, la Superintendencia de Industria y Comercio tendrá un término para resolver dichos informes en los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, según lo previsto en el artículo 258 de la Ley 5 de 1992.
En caso de “Solicitud de documentos por los Congresistas”, la Superintendencia de Industria y Comercio tendrá un término para remitir dichos documentos en los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, según lo previsto en el artículo 260 de la Ley 5 de 1992.
(v) Las peticiones de documentos y de información presentadas por particulares deberán resolverse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su fecha de recibo, de acuerdo con el numeral 1 del artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
(vi) La expedición de certificaciones se realizará en un término de quince (15) días hábiles, en virtud de lo previsto en el artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
d) Cuando no fuere posible responder al interesado dentro de los términos señalados anteriormente, así se le informará, manifestando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se resolverá o dará repuesta a su petición, según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 14 del CPACA.
e) Una vez suscrita la respuesta por parte del director o coordinador de la dependencia correspondiente dentro de los términos establecidos, se radicará y entregará al Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos para su remisión, salvo que se trate de comunicaciones que se hagan a través de medios electrónicos, cuya respuesta se tramitará por el mismo medio. En la respuesta al interesado se citará el número de radicación interna. Las respuestas vía correo electrónico deberán radicarse y remitirse al peticionario a través del sistema de trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) Cuando más de diez (10) ciudadanos formulen peticiones de información semejantes, la Entidad podrá dar una única respuesta, la cual se publicará en un diario de amplia circulación y en su página web y, adicionalmente, se entregará copia de la misma a quienes la soliciten, de acuerdo con lo señalado en el inciso 2 del artículo 22 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
g) Cuando se trate de peticiones reiterativas ya decididas, la Entidad podrá remitirse a las respuestas anteriores, conforme lo establece el inciso 2 del artículo 19 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Parágrafo. De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 del CPACA, los procedimientos administrativos regulados por leyes especiales se regirán por éstas y en lo no previsto en ellas se aplicarán las normas de la parte primera del citado estatuto.
1.6. Suspensión de los términos para resolver
En caso que se presente recusación en los términos que trata el artículo 12 del CPACA, se suspenderán los términos señalados en el literal c) del numeral 1.5 del presente capítulo, hasta cuando se decida. En igual sentido procederá la suspensión de términos en el evento que se requiera al
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peticionario para que aporte los documentos e informaciones faltantes para decidir y en los demás casos señalados en la ley.
1.7. Desistimiento o retiro expreso
Los interesados podrán desistir expresamente de sus peticiones en cualquier tiempo antes de que se adopte la decisión definitiva, sin perjuicio de poder volver a presentar la petición con el lleno de los requisitos legales. No obstante, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá continuar la actuación de oficio, si lo considera necesario por razones de interés público, tal y como lo dispone el artículo 18 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Esta decisión será adoptada mediante resolución motivada.
1.8. De las peticiones verbales
1.8.1. Definiciones aplicables frente a las peticiones presentadas verbalmente
Para efectos de dar aplicación a la presente reglamentación interna se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Peticiones presentadas verbalmente en forma presencial. Son las solicitudes presentadas personalmente en las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, las Casas del Consumidor, Unidades Móviles de la Red Nacional de Protección al Consumidor y demás puntos de atención al ciudadano a nivel nacional.
b) Peticiones presentadas verbalmente por vía telefónica. Son aquellas solicitudes formuladas a través de la línea telefónica de atención al usuario habilitada por la Entidad para tal fin.
c) Peticiones presentadas verbalmente de forma virtual. Las solicitudes presentadas a través de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) y aplicaciones móviles dispuestas por la Entidad.
1.8.2. Centralización, recepción, radicación, constancia y trámite de las peticiones presentadas verbalmente
De conformidad con el Decreto 1166 de 2016 adicionado al Decreto Único 1609 de 2015, la oficina encargada de centralizar la recepción de las peticiones presentadas de manera verbal ya sea en forma presencial, vía telefónica, a través de los medios electrónicos o tecnológicos para la comunicación o transferencia de voz o de cualquiera otra que disponga la Entidad, es el Grupo de Atención al Ciudadano, dependencia adscrita a la Oficina de Servicios al Consumidor y Apoyo Empresarial, para lo cual se tendrán en cuenta los derechos y garantías que tienen las personas a recibir información veraz e imparcial, así como de recibir atención prioritaria respecto de las peticiones relacionadas con el reconocimiento de un derecho fundamental, de acuerdo con lo previsto en los artículos 13 y 20 del CPACA, modificados por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
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Una vez radicada la petición verbal se procederá a dejar constancia de la misma, garantizando de esta manera al ciudadano la trazabilidad de su solicitud, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.3.12.3 del Decreto 1166 de 2016, adicionado al Decreto Único 1069 de 2015.
En caso que el peticionario así lo solicite, se le entregará copia de la constancia de la petición verbal por él presentada.
Cuando la petición haya sido presentada de manera verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado indicando de manera expresa la respuesta suministrada al peticionario y dejando constancia de dicha actuación.
1.8.2.1. Medios de recepción de las peticiones presentadas de manera verbal
Las peticiones presentadas de forma verbal se recibirán a través de los siguientes canales:
a) Presencial – dicha atención se presentará en las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, las Casas del Consumidor, Unidades Móviles de la Red Nacional de Protección al Consumidor y demás puntos de atención al ciudadano a nivel nacional.
b) No presencial.
1. Vía telefónica. 2. Virtual. A través de la página web y de las aplicaciones móviles, al correo electrónico contactenos@sic.gov.co o así como a cualquier otro medio de comunicación que adopte la Entidad para tales efectos.
1.8.3. Horario de atención al público para la presentación y recepción de peticiones verbales
El horario de atención al público para la presentación y recepción de las peticiones verbales estará habilitado de manera permanente las 24 horas del día, a través del Grupo de Atención al Ciudadano, así: Para las peticiones verbales presentadas de manera presencial, estas se atenderán, de lunes a viernes en el horario de atención establecido para ello.
Para la atención realizada vía telefónica y a través de mecanismos virtuales, la Entidad pondrá a disposición del público la línea telefónica 5920400 en Bogotá, la línea gratuita a nivel nacional 018000910165 y la página www.sic.gov.co, las cuales estarán disponibles las 24 horas del día.
1.8.4. Requisitos de las peticiones presentadas de manera verbal
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.3.12.3 del Decreto 1166 de 2016, adicionado en el Decreto Único 1069 de 2015, la presentación, radicación y constancia de las peticiones presentadas verbalmente deberán contener: a. Número de radicado o consecutivo asignado a la petición.
b. Fecha y hora de recibido.
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c. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de los documentos de identidad y de la dirección física o electrónica donde se recibirá correspondencia y se harán las notificaciones. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.
d. El objeto de la petición.
e. Las razones en las que se fundamenta la petición. La no presentación de las razones en que se fundamenta la petición no impedirá su radicación, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 16 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
f. La relación de los documentos que se anexan para iniciar la petición. Cuando una petición no se acompañe de los documentos o la información que falten, en el mismo acto se le indicará al peticionario los documentos o la información faltante, sin que su no presentación o exposición pueda dar lugar al rechazo de la radicación de la misma, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 16 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Si se insistiere en la radicación de la petición sin los documentos señalados, esta se hará dejando constancia de los mismos.
g. Identificación del funcionario responsable de la recepción y radicación de la petición.
h. Constancia explícita de que la petición se formuló de manera verbal.
1.8.5. Peticiones presentadas en lengua nativa o dialecto oficial de Colombia
Las personas que hablen en una lengua nativa o un dialecto oficial de Colombia podrán presentar las peticiones verbales en su lengua o dialecto, por cualquiera de los canales habilitados para el efecto por la Entidad.
Cuando este tipo de peticiones se realice de manera verbal, serán grabadas por el servidor público que las recepcione en cualquier medio tecnológico o electrónico que se encuentre habilitado para ello, con el fin de proceder a su traducción y posterior respuesta, conforme con los términos previstos en el artículo 14 del CPACA, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
1.8.6. Falta de competencia por la Superintendencia de Industria y Comercio
Cuando el funcionario encargado de recibir la petición verbal advierta que esta Entidad no es la competente para resolver la petición, deberá informar en el mismo momento al peticionario sobre tal circunstancia. De igual forma, procederá a orientarlo para que se dirija ante la autoridad competente.
En los casos en los cuales se radique la petición y se advierta que esta Entidad no es competente para conocer del asunto, la solicitud será remitida dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción a la entidad con competencias para atenderla. Así mismo, de esta circunstancia se le informará y se le enviará copia del oficio remisorio al peticionario.
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1.8.7. Peticiones verbales presentadas por personas de especial protección
Con el fin de promover la inclusión social recibirán atención especial y preferente al momento de presentar una petición, quienes por disposición legal se encuentren catalogados como sujetos de especial protección. Tal situación deberán manifestarla expresamente en su petición, información que será consignada en el formulario dispuesto para tal efecto.
1.8.8. Respuesta a solicitudes realizadas de manera verbal y de acceso a la información
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1712 de 2014, corregido por el artículo 4 del Decreto 1494 de 2015 de las peticiones de acceso a la información que hayan sido presentadas y radicadas de manera verbal, se les dará respuesta por escrito y del mismo se dejará constancia, de acuerdo con la reglamentación establecida por el Archivo General de la Nación.
La respuesta a estas solicitudes se realizará conforme con los términos previstos en el artículo 14 del CPACA, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
CAPITULO SEGUNDO SOLICITUD DE INFORMACIÓN
2.1. Consulta de documentos
a) La posibilidad de solicitar información a una autoridad pública es una modalidad del derecho de petición, en virtud de la cual toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre y cuando dichos documentos no tengan carácter reservado, conforme a la Constitución Política o a la Ley. Corresponde a la Secretaría General, a través del Grupo de Notificaciones y Certificaciones, autorizar o negar la consulta de documentos oficiales y la expedición de copias o fotocopias a que haya lugar.
b) La información relacionada con el funcionamiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, las normas que le dan origen y definen sus funciones, su naturaleza, estructura y organigrama, la planeación institucional y sus resultados, el estado de cada trámite no reservado llevado por la Entidad, la relación de los servicios que ésta presta y la manera de acceder a ellos, así como las publicaciones relacionadas con la Superintendencia de Industria y Comercio, pueden ser consultados en la página web: www.sic.gov.co.
2.2. Copias de documentos
Toda persona puede solicitar a la Secretaría General, a través del Grupo de Notificaciones y Certificaciones, las copias de los documentos que reposan en la Superintendencia de Industria y Comercio y que no tengan el carácter de reservados, según la Constitución Política o por la Ley. Para el efecto, se seguirá el procedimiento establecido a continuación:
a) La expedición de copias dará lugar a su pago previo, valor que estará de acuerdo con el acto administrativo de tarifas proferido anualmente. Para el efecto, la Secretaría General a través del Grupo
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de Notificaciones y Certificaciones le indicará al peticionario verbalmente o por escrito, según sea el caso, el valor de las copias y la entidad financiera en la cual debe realizarse el pago respectivo.
Cuando la información se encuentre sujeta a reserva, conforme se establece en el artículo 25 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, esta situación será resuelta mediante acto administrativo motivado en el cual se indicará en forma precisa las disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario.
Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 29 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio señalará anualmente, mediante resolución, el valor que debe pagarse por las copias o la impresión por página, el cual no podrá ser superior al costo de su reproducción.
Dicho valor deberá reajustarse anualmente en función de la meta de inflación, conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 242 de 1995 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
b) Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de información, se enviará una comunicación al peticionario en la cual se indicará si es posible o no el suministro de la información, según lo establecido en el numeral 1 del artículo 14 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. En caso de que se requiera el pago de copias, la Secretaría General a través del Grupo de Notificaciones y Certificaciones dispone de diez (10) días, luego de verificado el pago para expedirlas.
Parágrafo. Para la solicitud de copias de los documentos que se encuentren en los expedientes relativos a las actuaciones jurisdiccionales en materia de protección al consumidor, infracción a derechos de propiedad industrial y competencia desleal, se tendrá un trámite especial según se trate de copias autenticadas o no, en los términos del artículo 114 del CGP, o en la norma vigente al respecto.
Para las copias autenticadas, el usuario debe formular la solicitud por escrito, la cual se resolverá mediante oficio y su entrega se hará en la Secretaría de los respectivos Grupos de Trabajo, o de quien haga sus veces, previa acreditación del pago correspondiente. La Superintendencia de Industria y Comercio tendrá disponible en el Grupo de Trabajo de Atención al Ciudadano, así como en la página web de la Entidad, formularios de solicitud de copias autenticadas de documentos que hacen parte de expedientes de procesos que se tramitan en ejercicio de las facultades jurisdiccionales de esta Superintendencia.
Para copias no autenticadas, el usuario debe formular la solicitud, verbalmente o por escrito, ante la secretaría correspondiente Grupo de Trabajo, o de quien haga sus veces, quien las expedirá previa acreditación del pago correspondiente.
2.3. Consulta de expedientes
Cualquier persona tiene derecho a examinar los expedientes que reposan en la Superintendencia de Industria y Comercio en el estado en que se encuentren, salvo que estén sujetos a reserva, de acuerdo con las disposiciones constitucionales y legales aplicables.
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Aquellos expedientes que contengan trámites respecto de los cuales se encuentre corriendo un término para los interesados, podrán ser consultados según el horario de atención al público establecido y en el espacio físico destinado para tal fin dentro de la Entidad.
Los expedientes conformados dentro de los procesos adelantados en ejercicio de las facultades jurisdiccionales de la Superintendencia de Industria y Comercio, sólo podrán ser examinados por las partes intervinientes, los abogados inscritos, los dependientes de estos, los auxiliares de la justicia, los funcionarios públicos en razón de su cargo y las personas autorizadas con fines de docencia e investigación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 del CGP o la norma vigente al respecto.
2.4. Expedición de certificaciones
a) De conformidad con lo previsto en el numeral 15 del artículo 22 del Decreto 4886 de 2011, es función de la Secretaría General expedir las certificaciones y constancias que le correspondan a la Superintendencia de Industria y Comercio, siempre y cuando tal facultad no esté atribuida a otra dependencia o funcionario en virtud de lo establecido en las disposiciones legales vigentes en la materia. Es responsabilidad de la Secretaría General de la Entidad designar a los funcionarios encargados de expedir las certificaciones.
b) La Superintendencia de Industria y Comercio puede certificar sobre los hechos o actos de su autoría, como son la realización de visitas de inspección, el estado de las investigaciones en curso, entre otros, siempre y cuando el trámite o la información solicitada no estén sujetos a reserva.
c) En cuanto a la expedición de certificaciones relacionadas con las Cámaras de Comercio, la Cámara interesada en la expedición de un certificado de existencia y representación legal ingresará a la plataforma virtual en la página web de la Entidad, para su expedición en medio electrónico.
d) La Secretaría General de la Superintendencia de Industria y Comercio certificará, igualmente, que las firmas estampadas en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio del país corresponden a las que se encuentran registradas en esta Entidad.
e) Para la expedición de certificaciones, la Secretaría General dispone de un término de quince (15) días, salvo que se trate de certificaciones sobre un expediente determinado, caso en el cual se aplicará lo dispuesto en el último inciso del artículo 36 del CPACA.
f) La expedición de las certificaciones relacionadas con los casos relativos a las actuaciones jurisdiccionales que se adelanten en esta Entidad en materia de protección al consumidor, infracción a derechos de propiedad industrial y competencia desleal, están a cargo de los jefes de los Grupos de Trabajo respectivos, o de quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el artículo 115 del CGP, o la norma vigente al respecto.
g) La expedición de las certificaciones relacionadas con los asuntos de Propiedad Industrial está a cargo de la Secretaría Ad-Hoc de la Delegatura para la Propiedad Industrial.
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2.5. Información de carácter reservado
La Superintendencia de Industria y Comercio sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, mediante acto debidamente motivado, cuando éstos tengan carácter reservado, conforme a la Constitución Política y la ley. Para el efecto, se seguirán las siguientes reglas:
a) Cuando se trate de documentos sujetos a reserva, se negará la solicitud, conforme a lo establecido en los artículos 24 y 25 del CPACA, sustituidos por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, mediante acto administrativo motivado expedido por la Secretaría General de la Entidad, contra el cual no procede recurso alguno.
b) De acuerdo a lo previsto en el artículo 27 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, el carácter reservado de una información o de un documento no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni administrativas que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones; no obstante, deberán asegurar la reserva de dichos documentos e información a conocer. Tampoco será oponible a la persona sobre la cual versen dichos documentos, en cuyo evento deberá acreditar tal calidad o la calidad de apoderado.
c) La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplido dicho término, el documento por este sólo hecho adquiere el carácter histórico, y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 57 de 1985, modificado por el artículo 28 de la Ley 594 de 2000.
d) Cuando se trate de solicitudes de patentes de invención, el expediente no podrá ser consultado por terceros antes de dieciocho (18) meses, contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud o, cuando fuese el caso, desde la fecha de prioridad que se hubiese invocado, salvo que medie consentimiento escrito por parte del peticionario. Una vez efectuada la publicación, dentro de los términos otorgados por la ley, el expediente tendrá carácter público y podrá ser consultado.
Cualquiera que pruebe que el peticionario de una patente ha pretendido hacer valer frente a él los derechos derivados de la solicitud, podrá consultar el expediente antes de su publicación sin consentimiento de aquél, de conformidad con lo previsto en el artículo 41 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina.
e) Si el peticionario de una información de carácter reservado insistiere en su solicitud, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, si se trata de autoridades nacionales, departamentales o del Distrito Capital de Bogotá, o al Juez Administrativo si se trata de autoridades distritales y municipales.
El Tribunal o Juez competente decidirá en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
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2.6. Tasas aplicables a trámites generales de la Superintendencia de Industria y Comercio ¥
*
Acceso a la Información Pública
No. DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE Tasa Unitaria en
Pesos Colombianos (Valores Redondeados)
1 Autenticación página en medio físico $1.250
2 Copia simple una cara en medio físico o impresión por página $250
3 Copia simple dos caras en medio físico o impresión a dos caras $450
4 Grabación de información disponible digitalmente entregada en CD $1.950
5 Grabación de información disponible digitalmente entregada en DVD $2.050
6 Grabación de información disponible digitalmente entregada en blu ray $3.300
7. Grabación de información disponible digitalmente entregada en USB 8 GB $23.250
8 Grabación de información disponible digitalmente entregada en USB 16 GB $36.150
9 Grabación de información disponible digitalmente entregada en USB 32 GB $56.600
10. Grabación de información disponible digitalmente entregada en USB 64 GB $113.000
11 Grabación de información disponible digitalmente entregada en Disco Duro 1 TB $304.850
12 Grabación de información disponible digitalmente entregada en Disco Duro 2 TB $407.850
13 Transformación de página física a página digital $1.050
Certificaciones y Constancias
14 Certificación de firma de secretario de Cámara de Comercio $1.250
Resolución No. 90558 del 29 de diciembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50102 del 30 de diciembre de 2016. “Por la cual
se fijan las tasas aplicables a los trámites generales que se surten ante la Superintendencia de Industria y Comercio y se modifica el numeral 2.6, al Capítulo Segundo del Título I de la Circular Única del 19 de julio de 2001 adoptada mediante Circular Externa 10 de 2001”.
¥ Resolución No. 45333 del 28 de julio de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50308 del 28 de julio de 2017. “Por la cual se modifica la Resolución 90558 de 2016 que fija las tasas aplicables a los trámites generales que se surten ante la SIC, y -modifica el numeral 2.6 del Capítulo Segundo, Título I de la Circular Única del 19 de julio de 2001 adoptada mediante Circular Externa 10 de 2001”. (El Artículo Tercero resolvió: “(…) Retirar de la resolución que fija las tasas aplicables a los trámites generales que se surten ante la Superintendencia de Industria y Comercio, la correspondiente a la expedición de la certificación de Registro Nacional de Avaluadores”. Que estaba en el Numeral 16. (…).
* Resolución No. 88018 del 27 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial NO. 50460 del 28 de diciembre de 2017. “Por la cual
se fijan las tasas aplicables a los trámites generales que se surten ante la Superintendencia de Industria y Comercio y se modifica el numeral 2.6 al Capítulo Segundo del Título I de la Circular Única del 19 de julio de 2001 adoptada mediante Circular Externa 10 de 2001”.
Resolución No. 97 del 3 de enero de 2018 “Por la cual se corrige la Resolución 88018de 2017”. Publicada en el Diario Oficial No.
50466 del 4 de enero de 2018.
Resolución No. 91142 del 14 de diciembre de 2018 “Por la cual se fijan las tasas aplicables a los trámites generales que se surten ante la Superintendencia de Industria y Comercio y se adiciona el numeral 2.6., al Capítulo Segundo del Título I de la Circular Única del 19 de julio de 2001 adoptada mediante Circular Externa 10 de 2001”. Publicada en el Diario Oficial No. 50807 del 14 de diciembre de 2018.
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15 Certificación de existencia y representación legal de Cámaras de Comercio $1.250
16 Certificación de inspección, vigilancia y control $1.250
17 Certificación de sanciones o investigaciones en curso $1.250
18 Constancia de ejecutoria de acto administrativo* $1.250
* Esta tasa no incluye el valor de las copias ni de la autenticación.
“(…)
Parágrafo tercero: Los usuarios que deseen acceder a la información pública a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC podrán aportar medios de almacenamiento removibles. En cumplimiento con lo establecido en las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) de la SIC, en particular con las referentes a la Gestión de Medios Removibles y Control de Código Malicioso, se realizará el formateo de los medios de almacenamiento removibles (Disco duro portátil, pendrive, dispositivo USB, ect.) allegados por los peticionarios, con el fin de proteger la plataforma electrónica de la Entidad.
Parágrafo cuarto: Tratándose de solicitudes radicadas en línea en las que el usuario opte por realizar el pago de las tasas mediante tarjeta de crédito, este asumirá el costo del servicio cobrado por la
franquicia que opere la tarjeta de crédito respectiva”.*
CAPITULO TERCERO QUEJAS Y RECLAMOS
3.1. Centralización de las quejas y reclamos
La atención al usuario corresponde a la Secretaría General. Ésta será la única dependencia autorizada en la Superintendencia de Industria y Comercio para recibir y tramitar las quejas y reclamos a las que se hace referencia en el literal d) del numeral 1.1 del presente Título y que se presenten contra la Entidad, previa su radicación.
3.2. Funciones de la Secretaría General como dependencia encargada de la atención al usuario
* Resolución No. 45334 del 28 de julio de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50308 del 28 de julio de 2017. “Por la cual se modifican
las Resoluciones 64742 de 2016 y 90558 de 2016, las cuales fijan las tasas de propiedad industrial y las aplicables a los trámites generales ante la Entidad, y se modifican unos numerales en los Títulos I y X de la Circular Única”.
En la citada resolución se resolvió en el artículo 1. “Adicionar un parágrafo en el numeral 2.6 del Capítulo Segundo del Título I de la Circular Única).
Resolución 88018 del 27 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50460 del 28 de diciembre de 2017. “Por la cual se fijan las tasas aplicables a los trámites generales que se surten ante la Superintendencia de Industria y Comercio y se modifica el numeral 2.6, al Capítulo Segundo del Título I de la Circular Única del 19 de julio de 2001 adoptada mediante Circular Externa 10 de 2001”. En el artículo segundo de la citada Resolución 88018 se hace referencia a los parágrafos: primero, segundo, tercero y cuarto”.
Resolución No. 97 del 3 de enero de 2018 “Por la cual se corrige la Resolución 88018de 2017”. Publicada en el Diario Oficial No.
50466 del 4 de enero de 2018.
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Para el correcto cumplimiento de sus funciones, la Secretaría General como dependencia encargada de la atención al usuario deberá:
a) Tramitar la queja o reclamo ante la dependencia y/o funcionario responsable, para que se resuelva y comunique al interesado la decisión adoptada.
b) Trasladar dentro del término establecido en el numeral 1.2 del presente Capítulo, las quejas o reclamos que deben ser resueltas por otras entidades.
c) Informar a las personas interesadas, cuando así lo soliciten, sobre el estado del trámite de su solicitud.
d) Hacer seguimiento a las quejas y reclamos con el objeto de garantizar una debida y oportuna atención al usuario.
e) Presentar trimestralmente al Superintendente de Industria y Comercio, o cuando éste lo requiera, un informe que contenga la siguiente información:
i. Una relación condensada de las principales quejas y reclamos, así como la solución que se les dio;
ii. Una relación de los servicios sobre los que se presente el mayor número de quejas y
iii. Las principales recomendaciones de los particulares, que tengan por objeto mejorar el servicio prestado por la Entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer más participativa la gestión pública.
3.3. Procedimiento para atender las quejas y reclamos
Las quejas y reclamos serán atendidos y tramitados conforme al procedimiento adoptado por la Entidad para tal efecto y dentro de los términos establecidos para el derecho de petición, en las disposiciones legales y la presente Circular.
CAPÍTULO CUARTO DISPOSICIONES GENERALES
4.1. Responsabilidad por la indebida aplicación de los trámites
Los jefes de las respectivas dependencias, así como los funcionarios a quienes se les haya delegado el trámite de los asuntos aquí determinados, serán responsables disciplinariamente por la indebida atención de las peticiones, quejas y reclamos -PQR- a su cargo, así como por la no aplicación de los principios orientadores de las actuaciones administrativas de la buena fe, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad, igualdad y contradicción.
4.2. Sanciones
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La demora injustificada en absolver las peticiones, quejas y reclamos -PQR- será sancionada por la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las acciones adelantadas por la Procuraduría General de la Nación, de acuerdo con sus competencias, y de conformidad con las normas legales vigentes.
4.3. Normatividad aplicable
Las situaciones no previstas en el presente Capítulo se regirán por las disposiciones contenidas en el CPACA, en las disposiciones que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, y en la Ley 962 de 2005, así como también en las disposiciones que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
En lo no previsto, en los procesos administrativos regidos por normas especiales, se aplicarán las disposiciones contenidas en el CPACA y en el presente capítulo, en cuanto resulten compatibles.
4.4. Procedimiento interno
Para el cabal cumplimiento de lo aquí establecido, se observará el procedimiento interno que para el efecto establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO QUINTO RECURSOS CONTRA LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS
5.1. Funcionario competente
Contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas adelantadas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio del derecho de petición en interés particular, procederán los recursos previstos en el artículo 74 del CPACA, conforme a lo establecido en los Decretos 2153 de 1992 y 4886 de 2011, o en las disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan, de la siguiente manera:
a) Al Superintendente de Industria y Comercio le corresponde decidir lo siguiente:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos por él expedidos y los demás previstos por la Ley. -Los recursos de apelación y de queja que se interpongan contra los actos expedidos por los Superintendentes Delegados.
-Los recursos en asuntos disciplinarios, en segunda instancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 734 de 2002 o en las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
b) Al Superintendente Delegado para la Protección de la Competencia le corresponde decidir:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida, si estos son susceptibles de recurso.
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-Los recursos de apelación y queja contra los actos emanados de las cámaras de comercio.
-En única instancia las impugnaciones que se presenten respecto de la elección de miembros de juntas directivas de las cámaras de comercio, así como los recursos de reposición que se presenten contra dicha decisión. -Los recursos de reposición contra los actos que niegan pruebas.
c) Al Director de Cámara s de Comercio le corresponde decidir
-Decidir los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos emanados de las Cámaras de Comercio.
-Decidir los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que expida.
-Los recursos de reposición contra los actos que niegan pruebas.
d) Al Superintendente Delegado para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal le corresponde decidir:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expedida.
-Los recursos de apelación que se interpongan contra los actos expedidos por la Dirección a su cargo.
e) Al Director de Investigaciones para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal, decide:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida.
f) Al Superintendente Delegado para la Protección del Consumidor le corresponde decidir:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida.
-Los recursos de apelación que se interpongan contra los actos expedidos por las Direcciones a su cargo.
g) Al Director de Investigaciones de Protección al Consumidor, decide:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida.
h) Al Director de Investigación de Protección a Usuarios de Servicios de Comunicaciones:
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-Los recursos de apelación que se interpongan contra las decisiones proferidas en primera instancia por los proveedores de servicios de comunicaciones y postales, así como el de queja en los casos que corresponda.
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida.
i) Al Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial le corresponde decidir:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida en primer o única instancia.
-Los recursos de apelación que se interpongan contra los actos expedidos por los Directores a su cargo.
j) Al Director de Signos Distintivos decide:
-Las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida.
k) Al Director de Nuevas Creaciones decide: -Las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida.
l) Al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales le corresponde decidir: -Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida. -Los recursos de apelación que se interpongan contra los actos expedidos por la Dirección a su cargo
m) Al Director de Investigación de Protección de Datos Personales, decide:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa que se interpongan contra los actos que el mismo expida. n) Al Superintendente Delegado para Asuntos Jurisdiccionales, le corresponde decidir:
-Los recursos de reposición y las solicitudes de nulidad que se propongan contra las decisiones que se haya adoptado.
ñ) Al Secretario General le corresponde decidir:
-Los recursos que se presenten dentro de los procesos disciplinarios.
o) Al Director Administrativo y Financiero le corresponde decidir:
-Los recursos que se presenten dentro de los procesos de contratación.
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5.2. Oportunidad y presentación
Los recursos de reposición y apelación contra los actos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio deberán interponerse en la diligencia de notificación personal o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76 del CPACA. Los recursos serán recibidos y radicados en el Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos de la Entidad, en el horario de atención al público.
La presentación del recurso debe ser personal ante la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad que esté facultada por la ley para tal efecto (juez o notario, por ejemplo). En todo caso, de acuerdo con los requisitos que para el efecto fijen la ley y los reglamentos, esta Superintendencia recibirá recursos a través del correo electrónico contactenos@sic.gov.co hasta las 23 horas 59´ del día en que vence el término para presentarlos, sin perjuicio de su posterior y consecuente radicación, por el funcionario correspondiente, en el Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos de la Entidad, y la anotación de su presentación en el registro que para el efecto lleva la Secretaría General. Cuando haya sustitución de apoderado para la presentación de un recurso es indispensable la presentación personal del mismo; no así, cuando ya se ha acreditado tal calidad dentro de la actuación administrativa o jurisdiccional.
Después de radicados los recursos, estos serán repartidos a la dependencia a la que corresponda su estudio y decisión.
5.3. Oportunidad y presentación de recursos de la vía gubernativa contra los actos expedidos por la Dirección de Nuevas Creaciones, Dirección de Signos Distintivos y la Delegatura para la Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio*
Los recursos de reposición o apelación, según corresponda, que procedan contra los actos expedidos por la Dirección de Nuevas Creaciones, de Signos Distintivos y la Delegatura para la Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán interponerse dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación efectuada en la forma dispuesta en esta resolución.
Para el caso de los actos administrativos expedidos por la Delegatura para la Propiedad Industrial, la contabilización del término para la presentación de los recursos procedentes se hará teniendo en cuenta los plazos establecidos en el Capítulo Sexto del Título I de la Circular Única.
Los recursos serán recibidos y radicados en el Centro de Documentación e Información de la Superintendencia, en el horario de atención al público, cuando sean presentados en físico. Así mismo,
* Numeral adicionado mediante el artículo 1 de la Resolución 42847 del 18 de julio de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.509 del
1 de agosto de 2012. “Por la cual se adicionan y modifican unos numerales de los Capítulos Quinto, Sexto y Séptimo del Título I de la Circular Única de la SIC”.
Para todas las solicitudes y demás actuaciones en curso ante la Delegatura para la Propiedad Industrial, radicadas con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la Resolución, el procedimiento de notificación de actos administrativos es de aplicación inmediata.
En lo que respecta a la aplicación del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACA- este será aplicable en lo que fuera compatible los procedimientos y actuaciones iniciados con posterioridad al 1 de Julio de 2012.
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la Superintendencia de Industria y Comercio recibirá recursos por los medios electrónicos oficialmente dispuestos por la Entidad para tal fin, esto es, el sistema de radicación en línea, hasta las 23 h 59’ del día en que vence el término para presentarlos, sin perjuicio de su posterior y consecuente radicación por el funcionario correspondiente, en el Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos de la Entidad, y la anotación de su presentación en el registro que para el efecto lleva la Secretaría General.
No se requerirá de diligencia de presentación personal de los recursos.
5.3.1. Traslado de los Recursos
Cuando con los recursos se aporten pruebas en un trámite en el que intervenga más de una parte, la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante comunicación enviada a las demás partes, dará traslado del Recurso por un término de cinco (5) días, para que presenten sus argumentos si lo estiman conveniente.
5.3.2. Decreto, práctica y valoración de pruebas
La Superintendencia de Industria y Comercio apreciará las pruebas documentales que se presenten con el recurso en la decisión que resuelva el mismo. En dicha resolución se pronunciará sobre el rechazo de las que sean legalmente prohibidas o ineficaces, las que versen sobre hechos notoriamente impertinentes y las manifiestamente superfluas de acuerdo con el artículo 168 del CGP.
Mediante oficio se decretarán las pruebas que resulten procedentes, siguiendo el procedimiento establecido en los artículos 79 y 80 del CPACA, contra el cual no proceden recursos, y en el cual se informará cuándo vence el término probatorio. Las pruebas serán valoradas en conjunto en la decisión final.
CAPÍTULO SEXTO PUBLICACIÓN, COMUNICACIÓN, NOTIFICACIÓN Y EJECUTORIA DE LAS DECISIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
En lo que respecta a la ejecutoria, publicación, comunicación y notificación de las decisiones de esta Superintendencia, deben tenerse presentes las siguientes reglas:
6.1. Publicaciones, comunicaciones, citaciones y notificaciones de actos administrativos
Salvo disposición especial en contrario, a las publicaciones, comunicaciones, citaciones y notificaciones de la Superintendencia les son aplicables las siguientes reglas:
6.1.1. Contenido de los Actos Administrativos
Los actos administrativos expedidos por esta Superintendencia, deberán reunir los siguientes requisitos, a fin de ser publicados, comunicados o notificados, según el caso:
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a) La individualización de los investigados y demás interesados. Se debe señalar, en todos los casos, el número de investigación y el nombre de las personas jurídicas y naturales que se verían afectadas por el acto administrativo en cuestión con su respectiva identificación, en caso de que este sea de carácter particular.
b) Las direcciones de notificación. Estas direcciones deben coincidir con aquellas suministradas por el investigado, interesado o apoderado. En caso de que alguno de estos no haya dado su dirección en escrito alguno, se podrá enviar la notificación a la dirección indicada en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Sociedad, o en el Registro de Matrícula Mercantil.
c) Se debe señalar, en cada caso, a quiénes se debe notificar el acto administrativo, y a quiénes se les debe comunicar. Si se encuentra constituido un apoderado, los datos del mismo deben ser incluidos en el acto administrativo.
d) Identificación del número de radicación del expediente al que corresponde el acto administrativo.
e) El valor de la multa impuesta en letras y en números (ambos deben coincidir), el plazo máximo de pago y la tasa de interés por cada día de retraso. Así mismo, se deberá señalar el número y tipo de cuenta en la cual se debe efectuar la consignación por el monto de la sanción, en NIT de la Superintendencia de Industria y Comercio y el respectivo código rentístico.
f) Los recursos procedentes en cada caso, cuál es el término que se tendrá para interponerlos y cuáles son las autoridades ante las cuales se podrán interponer.
Una vez el acto administrativo se encuentre ejecutoriado, se debe indicar tal circunstancia, para cada investigado de manera individual.
6.1.2. Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones para investigaciones iniciadas antes de la entrada en vigencia de la Ley 1437 de 2011 (CPACA)
Las actuaciones iniciadas antes del 2 de julio de 2012, es decir, en vigencia del Código Contencioso Administrativo (Decreto 01 de 1984), se continuarán rigiendo bajo las normas de este cuerpo normativo. En este escenario, se debe seguir las siguientes normas para notificar las decisiones tomadas:
a) Notificación personal. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado para hacerle la notificación personal, se le debe enviar una comunicación; este envío se debe realizar dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto. Se debe entregar copia íntegra, auténtica y gratuita de la decisión.
b) Edicto. Si no puede hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, se fijará un edicto en lugar público por el término de diez (10) días.
c) Conducta concluyente. La notificación se tendrá por hecha cuando una parte o un tercero se dé por suficientemente enterada, convenga en ella o utilice en tiempo los recursos legales. Además para
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procesos disciplinarios, cuando el procesado o su defensor no reclama y actúa en diligencias posteriores.
d) Por estrados. Cuando la decisión se adopte en audiencia pública se notificara verbalmente.
6.1.3. Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones para investigaciones adelantadas en vigencia de la Ley 1437 de 2011 (CPACA)*
Las normas referentes a notificaciones aplicables para las actuaciones iniciadas a partir del 2 de julio de 2012, es decir, después de la entrada en vigor de la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, son las que siguen:
a) Los actos administrativos de carácter general. De conformidad con el Artículo 65 del CPACA, los actos administrativos de carácter general se deben publicar en el Diario Oficial. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa iniciada con una petición de interés general, se comunicarán por este mismo medio.
b) Notificación Personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse. En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
c) Notificación electrónica personal. Se podrá realizar la notificación por medios electrónicos siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.
Para personas jurídicas, la autorización de notificación personal por medio electrónico se entenderá surtida con la inclusión del correo electrónico de notificación judicial en el Registro Único Empresarial y Social – RUES.
Los usuarios personas naturales y/o apoderados, podrán realizar el registro de autorización para notificación electrónica personal a través de la página web de la Entidad aceptando los términos y condiciones o mediante manifestación escrita.
Para tal fin se remitirá al correo electrónico registrado la notificación personal con copia íntegra del acto administrativo y esta se entenderá surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al mensaje de datos; en este sentido, es necesario contar con el certificado de la recepción del correo electrónico enviado.
La notificación que se efectúe electrónicamente tiene los mismos efectos de la que se realiza en forma personal por el funcionario competente y quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el
* Resolución 46528 del 1 de agosto de 2017 “Por la cual se modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 de agosto de 2017”. En particular se modificó el literal g) del numeral 6.1.3.
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administrado tenga acceso al acto administrativo, es decir, que el mismo quede disponible en la bandeja de entrada del correo electrónico informado por el usuario. Para el efecto, la Entidad registrará la fecha y hora reportada en la conformación de entrega del mensaje de datos, a través del cual se dispuso el acto en su buzón de correo electrónico y el acuse de recibo del mensaje con la fecha en que se entiende notificado el acto, tendrá el soporte respectivo.
El usuario está obligado a operar de manera directa su buzón de correo electrónico, informar a la entidad en el caso que decida cambiar de dirección de correo electrónico para el proceso de notificaciones electrónicas y reportar a la Entidad cualquier inconveniente relacionado con el acceso al documento notificado, cuándo éste corresponda a posibles errores o defectos técnicos en su generación. Las personas jurídicas serán notificadas personalmente al email de notificación judicial inscrito en el Registro Único Empresarial y Social Cámaras de Comercio.
Durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la Entidad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos.
d) Citaciones para notificación personal: Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente., se deberá citar al interesado de la siguiente forma:
i. Si el interesado ha constituido un apoderado el cual ha sido debidamente reconocido y la Entidad lo ha tenido como tal, la citación para notificación personal debe ser emitida a nombre de dicho apoderado, y enviada a la dirección, número de fax o correo electrónico por él registrados.
ii. Cuando no se cuenta con información del interesado, o se ha agotado el envío a todas las direcciones de notificación registradas en el expediente y/o en el Registro Mercantil y han presentado correo devuelto por causas ajenas a la Entidad, se publica la citación en la página web o en las instalaciones de la Entidad en un lugar en el cual tenga acceso el público, dicha publicación se realiza por cinco (5) días hábiles.
iii. En el evento en que la notificación deba realizarse fuera del país, se aplicará lo establecido en el artículo 291 del Código General del Proceso. En consecuencia, debe enviarse la citación para notificación personal a quien debe ser notificado, otorgándole un término de treinta (30) días para ejercer este derecho.
iv. El envío de la citación para notificación personal a través de correo electrónico que repose en el expediente o se encuentre registrado en el RUES no requerirá autorización previa por parte del administrado.
e) Notificación por aviso. Si no pudiere adelantarse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha del mismo y la
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del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Se deberá notificar por aviso de la siguiente forma:
i. Si el interesado ha constituido un apoderado el cual ha sido debidamente reconocido y la Entidad lo ha tenido como tal, el aviso de notificación debe ser emitido a nombre de dicho apoderado, y enviado a la dirección, número de fax o correo electrónico por él registrados.
ii. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, o se ha agotado el envío del aviso a todas las direcciones de notificación registradas en el expediente y/o en el Registro Mercantil y han presentado correo devuelto por causas ajenas a la Entidad, dicho aviso se deberá publicar junto con el acto administrativo a notificar en la página electrónica de la Entidad y, adicionalmente, en las instalaciones de la Entidad en un lugar al cual pueda acceder el público por cinco (5) días hábiles. La notificación se considerará surtida al finalizar el día hábil siguiente al retiro del aviso.
iii. El envío del aviso de notificación a través del correo electrónico que repose en el expediente o se encuentre registrado en el RUES no requerirá autorización previa por parte del administrado.
f) Notificación por conducta concluyente. La persona se entenderá notificada si revela que conoce el acto, consciente la decisión o interpone los recursos procedentes.
g) Otras modalidades de notificación*
i. Estrados. Toda decisión que se tome en audiencia pública será notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas.
ii. Por estado. La inserción en el estado se hará al día siguiente a la fecha de la providencia, y en él deberá constar la determinación del proceso, la indicación de los nombres de las partes y las personas interesadas en el proceso, la fecha de la providencia y la fecha del estado.
iii. Por medio de la gaceta de la Propiedad Industrial. Es el medio de notificación utilizado por esta Entidad en casos de Propiedad Industrial específicamente señalados en el numeral 6.2 de éste Capítulo.
h) Notificaciones en materia de protección de la competencia. En virtud de lo dispuesto en el artículo 158 del Decreto 19 de 2012, las resoluciones de apertura de investigación, las que ponen fin a una actuación y las que deciden los recursos en sede administrativa, expedidas en desarrollo de los procedimientos previstos dentro del régimen de protección de la competencia, se notifican personalmente.
* Resolución 46528 del 1 de agosto de 2017 “Por la cual se modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 de agosto de 2017”. En particular, se modificó el literal g) en el numeral 6.1.3.
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Cuando no se cuenta con información del interesado, o se ha agotado el envío a todas las direcciones de notificación registradas en el expediente y/o en el Registro Mercantil y han presentado correo devuelto por causas ajenas a la Entidad, se publica la citación en la página web o en las instalaciones de la Entidad en un lugar en el cual tenga acceso el público, la cual se realiza por cinco (5) días hábiles.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, o se ha agotado el envío del aviso a todas las direcciones de notificación registradas en el expediente y/o en el Registro Mercantil y han presentado correo devuelto por causas ajenas a la Entidad, dicho aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la Superintendencia de Industria y Comercio por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
Los demás actos administrativos que se expidan en desarrollo de los procedimientos previstos en el régimen de protección de la competencia, se comunicarán a la dirección que para estos propósitos suministre el investigado o apoderado, y, en ausencia de ella, a la dirección física o de correo electrónico que aparezca en el registro mercantil del investigado.
Las notificaciones electrónicas estarán sujetas a las disposiciones del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA.
i) Notificaciones y comunicaciones de procesos disciplinarios. La notificación de las decisiones disciplinarias puede ser: personal, por estado, en estrados, por edicto o por conducta concluyente, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 734 de 2002 y las demás que la modifiquen o sustituyan.
Se notificarán personalmente los autos de apertura de indagación preliminar y de investigación disciplinaria, el pliego de cargos y el fallo.
Las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. En la comunicación se indicará la fecha de la providencia y la decisión tomada.
Los autos que deciden la apertura de indagación preliminar e investigación y fallos que no pudieren notificarse personalmente se notificarán por edicto. Para tal efecto, una vez producida la decisión, se citará inmediatamente al disciplinado, por un medio eficaz, a la entidad donde trabaja o a la última dirección registrada en su hoja de vida o a la que aparezca en el proceso disciplinario, con el fin de notificarle el contenido de aquella y, si es sancionatoria, hacerle conocer los recursos que puede interponer. Se dejará constancia en el expediente sobre el envío de la citación.
Si vencido el término de ocho (8) días a partir del envío de la citación, no comparece el citado, se fijará edicto por el término de tres (3) días para notificar la providencia.
Cuando el procesado ha estado asistido por apoderado, con él se surtirá la notificación personal, previo el procedimiento anterior.
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Se debe comunicar al quejoso la decisión de archivo y el fallo absolutorio. Se entenderá cumplida la comunicación cuando hayan transcurrido cinco (5) días, después de la fecha de su entrega a la oficina de correo. Las decisiones no susceptibles de recurso se comunicarán al día siguiente por el medio más eficaz y de ello se dejará constancia en el expediente.
j) Comunicaciones. Cuando en una actuación administrativa de contenido particular y concreto se advierta que terceras personas pudieran resultar directamente afectadas por la decisión, se les comunicará la existencia de la actuación, el objetivo de la misma, para que puedan constituirse como parte y hacer valer sus derechos. Para realizar esta comunicación, es necesario:
i. Remitir la comunicación a la dirección o correo electrónico del tercero si se conoce y si no hay otro medio más eficaz;
ii. De no ser posible esta comunicación o en caso de tratarse de terceros indeterminados, se debe divulgar la comunicación en un medio masivo de comunicación local o nacional; de esta manera, se asegurará en mayor medida que la información llegará a su destinatario.
k) Comunicaciones en casos de renuencia a suministrar información. En caso de iniciarse una investigación contra quienes se rehúsen a presentar los informes o documentos requeridos en el curso de las investigaciones administrativas, los oculten, impidan o no autoricen el acceso a sus archivos a los funcionarios competentes, o remitan la información solicitada con errores significativos o en forma incompleta, se deberá dar traslado de la solicitud de explicaciones al investigado siguiendo las normas señaladas en el literal anterior.
l) En los procesos administrativos y jurisdiccionales que se adelanten ante la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo disposición especial en contrario, las citaciones, avisos de notificación, comunicaciones y notificaciones personales electrónicas podrán surtirse válidamente mediante la utilización de correo certificado o mensajería especializada, lo que incluye los medios electrónicos.
Parágrafo. Se exceptúan de la aplicación de las reglas antes enumeradas:
a) Las actuaciones realizadas en materia de propiedad industrial (ver específicamente los puntos 6.2 y 6.8 de este Capítulo), y
b) Las actuaciones adelantadas en ejercicio de las facultades jurisdiccionales otorgadas a la Superintendencia así:
i. En materia de competencia desleal y por infracciones a la Propiedad Industrial, las cuales se regirán por el procedimiento establecido en el Código General del Proceso, y las disposiciones que lo modifiquen o adicionen, de acuerdo con lo dispuesto en el Capítulo Tercero, Titulo VII, de la presente Circular.
ii. En los procesos de protección al consumidor, las sentencias se notificarán de conformidad con lo establecido en el Estatuto del Consumidor -Ley 1480 de 2011 y en el Código General del Proceso -
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Ley 1564 de 2012; los autos que terminen el proceso se notificarán conforme a lo previsto en el mismo Código, así como en demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6.2. Notificaciones y comunicaciones en materia de propiedad industrial*
Conforme a lo establecido en la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, las notificaciones o comunicaciones de los actos o decisiones de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Propiedad Industrial se surtirán de la siguiente manera:
a) Notificación de los actos que pongan fin a una actuación administrativa. La notificación de los actos que pongan fin a una actuación administrativa se efectuará por medios electrónicos de la siguiente manera:
Una vez expedido el acto administrativo que pone fin a una actuación administrativa se remitirá un correo electrónico a cada una de las personas que deban ser notificadas, avisándole sobre la resolución proferida y presentando el vínculo electrónico para la visualización de su contenido. En el mencionado correo electrónico se indicará el número de expediente y el del acto administrativo notificado.
Si la parte a notificar es una persona natural, la notificación se realizará a la dirección de correo electrónico para notificaciones aportada por ésta o en caso de contar con apoderado o representante, a la informada por este para propósitos de notificación.
Si la parte a notificar es una persona jurídica, la notificación se hará a la dirección de correo electrónico para notificaciones reportada por el representante legal o apoderado a la Superintendencia de Industria y Comercio, y en caso de no contar con la misma, a una cualquiera de las que aparezcan en el registro mercantil.
En el evento que no sea posible la recepción del correo electrónico por alguna situación atribuible al solicitante o a su apoderado o representante, como por ejemplo el cambio o eliminación de la dirección de correo electrónico o la falla del servicio por parte del proveedor del correo electrónico, se deberá dejar constancia en el expediente de la recepción fallida.
* Resolución No. 46582 del 15 de julio de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49935 del 15 de julio de 2016. “Por la cual se modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
Resolución No. 46528 del 1 de agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 de agosto de 2017. “Por la cual se modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única. En particular se modificó el literal b) del numeral 6.2.
Resolución No. 77730 del 16 de octubre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50749 del 17 de octubre de 2018. “Por la cual se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título I y se modifican y adicionan unos numerales en los Capítulos Primero y Sexto del Título X de la Circular Única”. En particular, se modifica el literal b) y el Parágrafo del numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de la Circular Única.
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La notificación se entenderá surtida pasado un (1) mes de la fecha del envío del correo electrónico, fecha a partir de la cual se contabilizarán los términos para que se produzca la firmeza del acto administrativo y/o para la presentación de los recursos procedentes.
En cualquier caso, y cuando el término esté concedido a su favor, cada parte podrá renunciar a los términos que estén corriendo, mediante la presentación de escrito dirigido a esta Entidad en el que se indique el acto administrativo y el expediente correspondiente o a través del Sistema de Información de Propiedad Industrial (SIPI).
b) Notificación de los actos administrativos de admisión y traslado de solicitudes de cancelación. Si el acto administrativo a notificar es un oficio que admite una cancelación y corre traslado al titular del
registro marcario a cancelar, se deberán atender las siguientes reglas:
La Superintendencia de Industria y Comercio enviará al titular de la marca copia del oficio de admisión a la dirección de correo electrónico que repose en los archivos, informándole sobre la solicitud de cancelación presentada.
En el evento de que la Superintendencia de Industria y Comercio disponga de la dirección electrónica de alguna de las personas que deben ser notificadas, pero no sea posible la recepción del correo electrónico por alguna situación atribuible al titular de la marca, se deberá dejar constancia en el expediente de la entrega fallida. El titular de la marca se entenderá notificado en la fecha del envío del correo electrónico cuya entrega resultó fallida y empezará a contar el término a que se refiere el artículo 170 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina.
Si la parte a notificar es una persona natural y el expediente administrativo en el que se tramitó la solicitud de registro es anterior al 18 de julio de 2012 y no se cuenta con un correo electrónico para notificaciones, el accionante deberá, bajo la gravedad de juramento, aportar el correo electrónico del titular a notificar o manifestar su desconocimiento.
Si definitivamente la Superintendencia de Industria y Comercio no dispone de una dirección de correo electrónico para notificar al titular de la marca objeto de la acción de cancelación, le hará saber al solicitante de la cancelación tal circunstancia en el mismo acto en el que se admite la acción, requiriéndolo conforme al artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para que, a su costa, envíe por correo certificado dicho oficio a la dirección física del titular, debiendo allegar al expediente constancia de la fecha en que se realizó la entrega, día en el cual se entenderá surtida la notificación al titular y empezará a correr el término para la contestación a que se refiere el artículo 170 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina.
Si la comunicación es devuelta con la anotación de que la dirección no existe o que el titular no reside o no trabaja en el lugar, se publicará el oficio que admite la acción de cancelación en la Gaceta de la
Resolución No. 77730 del 16 de octubre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50749 del 17 de octubre de 2018. “Por la cual se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título I y se modifican y adicionan unos numerales en los Capítulos Primero y Sexto del Título X de la Circular Única”.
En particular, se modifica el literal b) y el Parágrafo del numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de la Circular Única.
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Propiedad Industrial. Para todos los efectos se entenderá surtida la notificación al titular el día de la publicación en la Gaceta y empezará a correr el término para la contestación a que se refiere el artículo 170 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina.
Si la parte a notificar es una persona jurídica de derecho privado la notificación se hará a la dirección de correo electrónico para notificaciones reportada por el representante legal o apoderado a la Superintendencia de Industria y Comercio, y en caso de no contar con la misma, a una cualquiera de las que aparezcan en el registro mercantil.
Si la acción de cancelación se presenta como defensa en un trámite de oposición, la Superintendencia de Industria y Comercio notificará dicha acción al correo que conste en el trámite de oposición.
Si al momento de proferirse la decisión definitiva del trámite de cancelación el titular del registro no se ha hecho parte, la decisión se le notificará por publicación en la Gaceta de la Propiedad Industrial. La notificación se entenderá surtida en la fecha en que se realizó la publicación.
La notificación del traslado de las acciones de cancelación a titulares de registros de marcas que sean resultado de una extensión territorial realizada a través del Protocolo concerniente al Arreglo de Madrid relativo al Registro Internacional de Marcas, en la que se hubiere designado a Colombia como parte contratante, y quienes no cuenten con un representante o apoderado en Colombia para actuar ante esta Superintendencia, se realizará mediante comunicación que se acompañe del oficio de admisión de la acción de cancelación, enviada a la Oficina Internacional, de conformidad con lo establecido en la Regla 23 bis del Reglamento Común del Arreglo de Madrid y del Protocolo relativo al Registro Internacional de Marcas. La notificación se entenderá surtida en la fecha en la que la Superintendencia remita la correspondiente comunicación a la Oficina Internacional. De igual forma se efectuará la notificación de las decisiones que resuelvan la acción.
c) Los actos de inscripción en el registro de la propiedad industrial se entenderán notificados con su anotación en el registro en la fecha en que se realice la anotación.
La inscripción de las renovaciones de registros marcarios se efectuará de manera automática en los mismos términos del registro original, y se notificará mediante correo electrónico enviado al solicitante el mismo día en el que se presente la solicitud de renovación.
d) Los actos mediante los cuales se determine la no patentabilidad en los términos del artículo 45 de la Decisión 486 de 2000, así como los requerimientos, traslados y demás actos a notificar a los intervinientes, que se efectúen dentro de los trámites de propiedad industrial, se comunicará a los interesados por medios electrónicos de la siguiente manera:
El oficio se remitirá por correo electrónico a cada una de las personas que deban ser notificadas, presentando el vínculo electrónico para la visualización de su contenido. En el mencionado correo electrónico se indicará el número de expediente y el del acto administrativo notificado. La notificación se entenderá surtida en la fecha del envío del oficio.
En el evento en que no sea posible la recepción del correo electrónico por alguna situación atribuible al solicitante o a su apoderado o representante, como por ejemplo el cambio o eliminación de la
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dirección de correo electrónico o la falla del servicio por parte del proveedor del correo electrónico, se deberá dejar constancia en el expediente de la recepción fallida.
e) Cuando se trate de un acto administrativo de concesión de un derecho de propiedad industrial que permita renuncia a términos, éstos podrán ser renunciados mediante la opción en línea habilitada para este efecto en el Sistema de Información de Propiedad Industrial (SIPI), y quedará disponible, para la impresión del respectivo certificado.
Parágrafo. Todos los interesados deben aportar su dirección electrónica para notificación en la siguiente actuación que se realice ante esta Entidad. En todo caso, es obligación de los usuarios mantener actualizada la información de contacto y notificación para cada uno de los trámites adelantados en materia de propiedad industrial.
En concordancia con lo señalado en el numeral 1.2.1.9 del Capítulo Primero del Título X de esta Circular, cuando con la solicitud se aporte tanto la dirección electrónica del solicitante como de su apoderado o representante legal, la Superintendencia de Industria y Comercio utilizará la de este último para todos los trámites adelantados ante la Entidad relacionados con la solicitud.
Las notificaciones concernientes a actuaciones posteriores al registro o concesión del derecho de propiedad industrial serán enviadas a la dirección electrónica del solicitante cuando en el poder que obra en el expediente de la actuación administrativa el apoderado no tenía facultad para recibir notificaciones de actuaciones posteriores a la concesión.
No obstante lo anterior, si en el expediente no obra la dirección electrónica del solicitante, se entenderá que su dirección electrónica de notificación para todos los efectos, incluso para las actuaciones posteriores al registro o la concesión, será la de su apoderado o representante legal, incluso si en el poder no se evidencia dicha facultad.
6.3. Comunicaciones en línea a través de internet
Todas las actuaciones podrán comunicarse por la Superintendencia de Industria y Comercio, en línea a través de internet, de acuerdo con lo establecido en el numeral 6.6 del presente capítulo, salvo cuando se trate de actuaciones que por disposición legal deban ser comunicadas a través de un mecanismo diferente.
6.4. Publicidad
Cuando a juicio de la Superintendencia de Industria y Comercio las decisiones afecten en forma directa e inmediata a terceros que no hayan intervenido en la actuación, ordenará publicar la parte resolutiva, por una vez, en el Diario Oficial o en un periódico de amplia circulación nacional, sin perjuicio de las normas especiales establecidas por la ley para el efecto.
En especial, en materia de protección de la competencia, de acuerdo con lo señalado en el artículo 17 de la Ley 1340 de 2009, modificado por el artículo 156 del Decreto 19 de 2012, la Superintendencia publicará en su página web las actuaciones administrativas que a continuación se enuncian y además ordenará la publicación de un aviso en un diario de circulación regional o nacional, dependiendo de
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las circunstancias, y a costa de los investigados o de los interesados, según corresponda, en el que se informe acerca de:
a) El inicio de un procedimiento de autorización de una operación de integración, así como el condicionamiento impuesto a un proceso de integración empresarial. En el último caso, una vez en firme el acto administrativo correspondiente.
b) La apertura de una investigación por infracciones a las normas sobre protección de la competencia, así como la decisión de imponer una sanción, una vez en firme los actos administrativos correspondientes.
c) Las garantías aceptadas, cuando su publicación sea considerada por la autoridad como necesaria para respaldar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los interesados.
6.5. Ejecutoria
Los actos administrativos de la Superintendencia de Industria y Comercio quedan en firme según el caso, en los eventos previstos en el artículo 62 del Decreto 1 de 1984, o en el artículo 87 del CPACA, o la norma que lo derogue o modifique. En los actos administrativos expedidos en los trámites de Propiedad Industrial, los términos para su firmeza y ejecutoria deberán contarse desde la fecha en la que se entienda surtida la notificación de acuerdo con lo previsto en el numeral 6.2 de este capítulo.
La constancia de ejecutoria será expedida de conformidad con el instructivo GJ01-I01 expedición constancias de ejecutoria de actos sancionatorios.
Siendo eficaces a partir de su ejecutoria, los actos administrativos de la Superintendencia de Industria y Comercio son inmediatamente aplicables y, en todo caso, de obligatorio cumplimiento por parte de las personas o Entidades que vincula.
Las sanciones pecuniarias a favor de esta Superintendencia o del Tesoro Nacional deberán cancelarse dentro del plazo indicado para el efecto y, en caso de no haberse dispuesto plazo para tal propósito, el mismo día en que el correspondiente acto sancionatorio quede ejecutoriado en los términos que dispone el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Si transcurrido el plazo previsto el particular obligado no ha procedido a la cancelación del total del importe de la multa, la Superintendencia podrá dar inicio a su cobro coactivo, conforme a lo establecido en el artículo 98 y siguientes del CPACA y en el Estatuto Tributario.
La posibilidad que tiene el afectado de acudir a la Jurisdicción Contencioso Administrativa en acción de nulidad y restablecimiento del derecho para obtener la nulidad del acto sancionatorio y/o la indemnización de perjuicios, no le resta eficacia ni obligatoriedad a dicho acto, en los términos previstos por la Ley.
6.6. Reglamento del Servicio de Comunicación en línea a través de Internet aplicable a todos los trámites y servicios de la Superintendencia de Industria y Comercio
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6.6.1. Requerimientos para al servicio
Quien manifieste expresamente su voluntad de acceder al mecanismo de comunicación por Internet, deberá disponer de una dirección de correo electrónico principal y otra secundaria, habilitadas para ese efecto, y serán las únicas direcciones de correo electrónico oficiales para todas las posibles comunicaciones expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
El buzón de correo electrónico deberá cumplir, como mínimo, con los requisitos establecidos en el Manual del Usuario, disponible en la página web de la Entidad.
6.6.2. Solicitud para acceder al servicio
Se deberá realizar por escrito la solicitud para acceder al mecanismo de comunicación en línea a través de Internet, y anexar, debidamente firmado, el documento contentivo de los “[t]érminos y condiciones de uso de medios electrónicos para las comunicaciones en línea a través de Internet”, el cual se encuentra disponible en la página web de la Entidad, e indicar la disponibilidad de las direcciones electrónicas de correo descritas en el numeral anterior.
6.6.3. Asignación de nombre de usuario y contraseña para la comunicación en línea a través de internet
Presentada la solicitud del servicio de comunicación en línea a través de Internet y aceptados los “[t]érminos y condiciones de uso de medios electrónicos para las comunicaciones en línea a través de Internet”, la Superintendencia enviará al solicitante un correo electrónico informativo, en el cual se asignará un nombre de usuario y dos contraseñas que serán de uso privativo y de su responsabilidad exclusiva.
6.6.4. Para realizar la comunicación en línea a través de Internet, se procederá de la siguiente manera
Para acceder al sistema de comunicación en línea a través de Internet, el usuario deberá ingresar en el sitio web habilitado para ello y digitar su nombre de usuario y contraseña, lo cual le permitirá decidir si acepta la comunicación por este medio. Surtido dicho procedimiento, el usuario tendrá acceso al texto del acto administrativo.
Con el propósito de contabilizar los términos señalados para el cumplimiento y acreditación de las órdenes impartidas en los actos administrativos cuya comunicación se verifique a través de Internet, en todos los casos se entenderá que la comunicación se ha surtido eficazmente dos (2) días hábiles después de su expedición, fecha última a partir de la cual, en forma automática, es posible su comunicación a través de Internet.
6.6.5. Horarios
El servicio de comunicación en línea a través de Internet estará habilitado las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días a la semana. Para efectos de la comunicación se utilizará la hora legal de Colombia y la hora de cambio de fecha será a las 00:00 horas.
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6.6.6. Texto del acto administrativo
El sistema de comunicación en línea a través de Internet está habilitado para que una vez se produzca la comunicación del acto, se permita su visualización, con la opción de guardarlo o imprimirlo. El acto cuya comunicación se realice en línea por Internet tiene validez de una copia simple. Sin embargo, si así lo solicita el usuario, al momento de la comunicación, podrá ponerse a su disposición en la Secretaría General de la Entidad una copia autenticada del acto administrativo una vez se produzca su comunicación.
6.7. Procedimiento de notificación aplicable a los actos de propiedad industrial
6.7.1. Uso del sistema de notificaciones
Todo usuario deberá disponer de una dirección de correo electrónico, que será la utilizada para las notificaciones a practicar por la Superintendencia de Industria y Comercio para los actos relacionados con los trámites de Propiedad Industrial, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 6.2 del presente Capítulo.
6.7.2. Horarios
El servicio de notificación a través de internet estará habilitado las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días a la semana. Para efectos de la comunicación se utilizará la hora legal de Colombia y la hora de cambio de fecha será las 00:00 horas”.
CAPÍTULO SÉPTIMO REGLAS APLICABLES A CIERTAS ACTUACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
7.1. Visitas de inspección
Las actividades que adelanta esta Superintendencia mediante la realización de visitas de inspección, tienen como finalidad verificar el cumplimiento de las disposiciones legales cuyo control le compete. En tal sentido, y con el fin de facilitar el adecuado ejercicio de la facultad conferida a esta Entidad por el numeral 62 del artículo 1 del Decreto 4886 de 2011, se establecen las siguientes instrucciones:
a)Como medio de identificación para desarrollar las funciones de inspección y control, los funcionarios disponen de cartas de presentación y carnés. En consecuencia, para iniciar cualquier visita o diligencia oficial que requiera la Superintendencia dentro del marco de sus atribuciones legales, el funcionario comisionado deberá necesariamente identificarse con el carné correspondiente y con un oficio firmado por el Superintendente de Industria y Comercio o por los Superintendentes Delegados, o por los jefes
Resolución No. 46528 del 1 de agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 de agosto de 2017. “Por la cual se modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única. En particular se modificó el numeral 6.7.1.
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de Dependencia, según sea el caso. En el evento en que la visita no se pueda realizar, se dejará constancia de ello.
b) Los funcionarios comisionados por esta Superintendencia, durante la diligencia, podrán tomar declaraciones y requerir la información y los documentos que consideren pertinentes y necesarios. Este requerimiento se le realizará a la persona designada para atender la visita.
En el evento en que la información no esté disponible, se dejará constancia de este hecho en el Acta de Visita, en la que se señalará el término para atender el requerimiento correspondiente.
En el Acta de Visita se consignarán los requerimientos realizados por los funcionarios de la SIC y la respuesta recibida por parte del representante o designado para atender la visita, junto con la relación de documentos e información aportada y los compromisos de entrega de información adquiridos. La entrega de información puede consistir en medios magnéticos que contengan documentos electrónicos.
En el acta se dejará constancia también de las circunstancias en que se desarrolló la visita, y se señalará si se presentaron obstáculos o trabas durante la actuación de los funcionarios de la Superintendencia, o cualquier otro hecho que pueda constituir incumplimiento de instrucciones.
c) El acta se levantará una vez finalizada la visita. En ésta se dejará constancia de todo lo ocurrido en la visita y de los documentos que se acompañan; será suscrita por los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio y por las personas que atendieron la visita e intervinieron en ella, por expresa autorización de la persona natural o jurídica visitada.
d) La información y la documentación allegada a los funcionarios comisionados, en virtud de los requerimientos que éstos formulen comprometerán a la Empresa o Entidad que la suministre; se presumirán auténticas y, para los efectos legales del caso, tendrán el carácter probatorio suficiente para la adopción de las decisiones administrativas que resulten pertinentes.
Sin perjuicio de lo anterior, se podrá solicitar la ampliación de la información allegada o nueva documentación adicional a la que anteriormente se haya requerido, conforme a lo establecido en el presente numeral.
Las visitas de inspección realizadas en ejercicio de las funciones asignadas a la Superintendencia de Industria y Comercio se realizarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 236 y subsiguientes del Código General del Proceso, y demás normas aplicables.
7.2. Actuaciones que incluyan actos de apoderamiento en los trámites administrativos
Las actuaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en los trámites de carácter administrativo, podrán ser adelantadas directamente por el interesado -tratándose de personas naturales-, por los representantes legales -tratándose de personas jurídicas- o mediante apoderado.
Para estos efectos, las personas naturales deberán identificarse con su cédula de ciudadanía, los representantes legales de personas jurídicas mediante la presentación del certificado de existencia y
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representación legal y su cédula de ciudadanía, y los apoderados con la presentación del poder correspondiente, su cedula de ciudadanía y el certificado de existencia y representación legal en caso de actuar en nombre de una persona jurídica.
Para actuaciones de sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia, los apoderados deberán presentar el poder correspondiente, junto con los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la empresa, expedidos por la autoridad competente en el respectivo país. Estos documentos deberán venir debidamente apostillados o legalizados según el caso.
En caso que el poder sea otorgado en el exterior se estará a lo dispuesto en los dos últimos incisos del artículo 74 del CGP, debiendo presentarse legalizado de la forma que lo establece el artículo 251 del CGP o mediante “Apostilla”, de acuerdo con lo acordado en la Convención de la Haya de 1961 suscrita por Colombia. Cuando una misma persona sea representante legal o apoderada de varias sociedades o compañías, deberá indicar claramente a nombre de quien actúa.
Cuando se impulse una actuación por intermedio de apoderado, este deberá ser abogado debidamente inscrito en Colombia, conforme a lo establecido en el artículo 35 del Decreto 196 de 1971 o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituya.
Se podrá acudir al uso de poder especial determinando claramente el asunto cuyo trámite se pretende, mediante su presentación personal en la Secretaría General de esta Superintendencia o en la forma dispuesta en el inciso primero del artículo 85 del CGP. En los trámites de propiedad industrial no se requiere la presentación personal del poder.
También se podrá acudir al uso de poder especial para varios asuntos o de poder general, otorgados por escritura pública de conformidad con lo establecido en el artículo 74 del CGP.
Cuando un apoderado pretenda adelantar varios trámites en nombre de un mismo poderdante, podrá presentar original o copia auténtica de la escritura pública que contenga el poder general o especial para varios asuntos, en el Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos de la Entidad, para su correspondiente radicación en el archivo que para tal efecto se llevará. La radicación permitirá que se prescinda de la presentación de una nueva copia del poder cada vez que se inicie un proceso en nombre de un mismo poderdante.
La radicación de los poderes con destino al archivo de poderes generales y poderes especiales para varios asuntos habilitará la consulta del documento de poder en medio digital, discriminando el poderdante, el apoderado, la fecha de otorgamiento y terminación, si la hay, y las facultades conferidas mediante el mismo, así como sus limitaciones.
El poderdante o apoderado beneficiado con el archivo, deberá informar a la Entidad los casos de renuncia, revocatoria o cualquier modificación del poder general radicado ante la Superintendencia. Cualquier eventualidad que se presente en relación con los poderes que no esté contemplada en el presente numeral, se resolverá de acuerdo con lo establecido en la Ley 1564 de 2012 del CGP.
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7.3. Acumulación de documentos y trámites
Conforme a lo dispuesto en el inciso primero del artículo 36 del CPACA, cuando hubiere documentos relacionados con una misma actuación o con actuaciones que tengan el mismo efecto, estas se acumularán en un solo expediente, de oficio o a petición de interesado, con el fin de evitar decisiones contradictorias.
Igualmente, podrán acumularse bajo un mismo trámite, dos (2) o más actuaciones administrativas adelantadas contra una misma persona natural o jurídica, siempre que provengan de la misma causa, versen sobre el mismo objeto o sobre cuestiones conexas, o deban valerse de unas mismas pruebas.
Si se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, ante diferentes dependencias de la Superintendencia, éstas se acumularán en un sólo trámite en la dependencia que corresponda, de acuerdo con la naturaleza de la petición.
Dispuesta la acumulación por la dependencia competente, las actuaciones continuarán tramitándose conjuntamente y se decidirán en la misma providencia.
7.4. Solicitud de prórrogas
Cuando se trate de solicitar prórrogas para contestar las exigencias formuladas por esta Entidad es necesario tener en cuenta lo siguiente:
a) Se requiere de presentación escrita de la solicitud con anterioridad al vencimiento del plazo fijado inicialmente para dar contestación al oficio.
b) Es necesaria la fundamentación plena de los hechos o motivos que la justifiquen, exponiéndolos en forma correcta y objetiva.
c) Se debe indicar el tiempo solicitado, el cual en ningún caso puede ser superior a treinta (30) días.
d) Cuando se trate de prórrogas de los términos procesales a que se refieren los artículos 39, 42, 43, 45, 120, 122, 123, 146 y 148 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, el peticionario debe consignar previamente la suma establecida anualmente mediante resolución de la Superintendencia de Industria y Comercio por el correspondiente concepto.
7.5. Recibos extraviados
En caso de extravío de recibos de pago que deban obrar dentro de los expedientes que reposan ante la Superintendencia de Industria y Comercio, se aplicarán las siguientes reglas:
a) Establecido el extravío del recibo de pago en el expediente, la dependencia que lo constate informará este hecho a la dependencia encargada de adelantar la investigación y solicitará a la Oficina de Tecnología e Informática la verificación de si la entrega del recibo de pago se encuentra radicada.
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(i) Si el recibo de pago aparece radicado, la Oficina de Tecnología e Informática certificará con destino a la dependencia que constató el extravío, la fecha de radicación del recibo, el número de radicación asignado y de ser posible, la identidad de la persona que ingresó la información. Una copia de dicha certificación debe anexarse al expediente y otra, remitirse a la Oficina de Control Interno.
(ii) Si el recibo de pago no aparece radicado, se entenderá que el pago no se ha efectuado. No obstante, si el solicitante remitió copia del recibo de pago y/o del memorial remisorio correspondiente, se remitirá a la Dirección Administrativa y Financiera, o a quien haga sus veces, para que se certifique si el recibo fue expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Verificada la anterior circunstancia, la Dirección Administrativa y Financiera, o quien haga sus veces, deberá remitir a la dependencia que constató el extravío una certificación en tal sentido, con copia a la dependencia encargada de la investigación de la Superintendencia de Industria y Comercio.
b) En cualquiera de las hipótesis mencionadas en el literal a), la dependencia encargada de adelantar la investigación presentará denuncia penal e iniciará los trámites administrativos que procedan por recibos faltantes que le sean informados.
También corresponde a dicha dependencia realizar las investigaciones administrativas correspondientes por los recibos perdidos. Para tal efecto, deberá también tener en cuenta la información remitida por la Oficina de Tecnología e Informática.
c) La dependencia que constató el extravío continuará con el trámite presumiendo la existencia del pago de aquellos recibos a los cuales se les haya expedido algunas de las certificaciones señaladas en el literal a) del presente numeral. La oportunidad del pago se verificará con la copia de los recibos y/o memoriales con la información del sistema según el caso. Copia de la denuncia penal deberá incluirse en el expediente.
7.6. Acuerdos de pago de obligaciones en cobro coactivo
7.6.1. Acuerdo de pago y garantías
De conformidad con lo consagrado en el artículo 814 del E.T.N., el Coordinador del GTCC podrá, mediante resolución, conceder facilidades para el pago de la deuda al deudor o a un tercero a su nombre hasta por cinco (5) años, siempre y cuando el deudor o el tercero que actúe a su nombre constituya una garantía que respalde suficientemente la deuda (obligación más intereses).
7.6.1.1. Garantías admisibles para la celebración de un acuerdo de pago
Para respaldar el cumplimiento del acuerdo de pago y previo a su celebración, en caso de que el acuerdo no sea inferior a un año ni superior a 5 años, se podrá constituir una cualquiera de las siguientes garantías:
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a) Póliza de seguros expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia
Por una cuantía equivalente al valor total de la deuda, incluidos los intereses que a la tasa legal vigente se causen. La vigencia de la póliza será igual al plazo de ejecución del acuerdo de pago, contado a partir de la fecha de la suscripción del mismo. En el evento de que se prorrogue el plazo del acuerdo de pago, el periodo de cobertura se extenderá al mismo. Esta obligación será acreditada por el asegurado so pena de dar por terminado el acuerdo de pago.
El funcionario del GTCC que tenga asignado el caso respectivo debe verificar que quien suscribe la póliza tiene facultad para ello, trátese directamente de la aseguradora, agente o corredor de seguros. Para tal fin tendrá a su cargo verificar la documentación que así lo acredite.
b) Garantía bancaria (carta de crédito stand by, aceptación bancaria, carta de patrocinio, aval bancario)
Expedida por un banco o corporación financiera legalmente establecida en Colombia, por una cuantía equivalente al valor total de la obligación, incluidos los intereses causados.
c) Endoso de títulos valores y valores
Podrá garantizarse el pago de la obligación junto con sus intereses a través del endoso de títulos valores y valores. Para tal efecto, el título se endosará a favor de la Superintendencia de Industria y Comercio y depositará en el Depósito Central de Valores (DECEVAL).
d) Hipoteca
Cuando se ofrezca esta garantía se deberá anexar a la solicitud de acuerdo de pago el certificado de tradición y propiedad del bien, junto con el registro de la escritura de la hipoteca a favor de la SIC y el certificado del avalúo catastral. La hipoteca ofrecida deberá ser abierta y en primer grado sin límite de cuantía.
e) Prenda
Puede otorgarse prenda sin tenencia, caso en el cual, se seguirá lo dispuesto en el Título IX del Libro Cuarto del Código de Comercio. Cuando ello ocurra, deberá otorgarse póliza de seguro que ampare contra todo riesgo los bienes prendados, debidamente endosada a favor de la SIC. Para expedir la resolución que concede la facilidad de pago, debe suscribirse previamente el contrato de prenda a favor de la Entidad y constituirse la póliza respectiva, esto último si se trata de bienes muebles no sujetos a registro, si la prenda recae sobre bien mueble sujeto a registro, deberá previamente a expedirse la resolución de facilidad de pago, presentarse el registro de pignoración a favor de la ejecutante, con la póliza de seguro respectiva cuyo término de vigencia será igual al de la facilidad concedida.
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f) Fiducia en garantía
Entiéndase por fideicomiso de garantía aquel negocio jurídico en virtud del cual una persona transfiere de manera irrevocable la propiedad de uno o varios bienes a título de fiducia mercantil, o los entrega en encargo fiduciario irrevocable a una entidad fiduciaria, para garantizar con ellos y/o con su producto, el cumplimiento de ciertas obligaciones a su cargo y a favor de terceros, designando como beneficiario al acreedor de éstas, quien puede solicitar a la entidad fiduciaria la realización o venta de los bienes fideicomitidos para que con su producto se pague el valor de la obligación o el saldo insoluto de ella de acuerdo con las instrucciones previstas en el contrato. En el contrato fiduciario se designará como fideicomisario a la SIC. Cuando los bienes transferidos a título de fiducia mercantil en garantía resulten insuficientes para el pago de la cuota pactada, el deudor deberá constituir una nueva garantía, so pena de darse por terminado anticipadamente el acuerdo de pago.
g) Fiducia de administración de pagos
Negocio jurídico plurilateral por virtud del cual una persona llamada fiduciante o fideicomitente, quien será el deudor o un tercero, constituyen un patrimonio autónomo o de destinación específica a título de fiducia mercantil a fin de que con los mismos y/o con sus frutos, la fiduciaria los administre y adelante las gestiones de pago encomendadas por el fiduciante en provecho del fideicomisario quien será la SIC. Cuando los bienes transferidos a título de fiducia mercantil de administración y pagos resulten insuficientes para el pago de la cuota pactada, el deudor deberá constituir una nueva garantía dentro del término de 30 días, so pena de darse por terminado anticipadamente el acuerdo de pago.
h) Ofrecimiento de bienes para su embargo y secuestro
Si el deudor ofrece bienes para que la SIC tome medidas ejecutivas de embargo y secuestro, éstos pueden ser tenidos como garantía de cumplimiento del acuerdo, siempre y cuando el valor y las condiciones del mismo así lo determinen.
i) Garantía personal
Es el compromiso expreso de una persona natural o jurídica frente al acreedor, de cumplir en todo o en parte con la obligación propia o ajena. Las garantías personales autorizan al acreedor para dirigirse contra un tercero a fin de que ejecute la prestación que satisface su interés, bien por haberse obligado a ello para el supuesto de que el deudor no cumpla, en calidad de fiador, bien por haberse obligado asumiendo igual posición jurídica con el propio deudor, en calidad de codeudor, que será la calidad en la cual tendrá que obligarse el tercero que garantice el pago de la prestación objeto del acuerdo.
Se podrán aceptar garantías personales cuando concurran las siguientes circunstancias: i.) La deuda sea catalogada como de probable recaudo, ii.) el garante no se encuentre en el Boletín de Deudores Morosos del Estado y iii.) el plazo para pagar no sea mayor de 12 meses.
El deudor solidario acreditará su capacidad de pago anexando a la solicitud de acuerdo la relación detallada de los bienes en los que está representado su patrimonio, la prueba de propiedad y el avalúo comercial de los mismos. La relación de bienes debe contener la información suficiente de ubicación,
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identificación, propiedad y valor comercial de los bienes ofrecidos, de manera tal que permita verificar la existencia y estado de los mismos.
El deudor solidario, en la solicitud de acuerdo de pago, se comprometerá expresamente a no enajenarlos ni afectar su dominio en cualquier forma, durante el tiempo de vigencia del acuerdo. Pero, si por razón de su actividad debiera afectar en cualquier forma su dominio, deberá informarlo a la SIC, detallando de la forma ya descrita el bien o bienes que reemplazarán los que vayan a afectarse, para efecto de respaldar la obligación objeto del acuerdo. En caso de que la Entidad considere que con las nuevas circunstancias la garantía personal pierde suficiencia frente a la obligación, así se lo comunicará tanto al deudor como a su garante, para que antes de que ocurra la afectación del dominio de los bienes detallados en el acuerdo concurran a presentar una nueva garantía que cubra la deficiencia sobreviniente de la garantía original, so pena de declarar el incumplimiento del acuerdo.
Cuando la constitución de la garantía ofrecida cause alguna erogación, los costos de la misma serán de cargo del deudor o garante.
7.6.1.2. Aprobación de la garantía
Una vez el deudor moroso o el tercero a su nombre constituya la garantía u ofrezca bienes para embargar, el Coordinador del GTCC evaluará la suficiencia de la garantía para determinar si es admisible o no; en caso de ser suficiente impartirá su aprobación para la celebración del correspondiente acuerdo de pago y la aprobación de la garantía.
En caso de que lo ofrecido no cumpla con las condiciones o requisitos establecidos, el Coordinador del GTCC, por medio de comunicación se lo hará saber al deudor, para que complemente o sustituya la garantía o los bienes ofrecidos.
7.6.1.3. Requisitos formales del acuerdo de pago
Debe existir solicitud por escrito del deudor en la que se manifieste la voluntad de celebrar acuerdo de pago y en la cual especifique: el plazo solicitado, la periodicidad de las cuotas, las condiciones de pago que estaría dispuesto a efectuar, e indique la garantía ofrecida o, denuncie bienes de su propiedad o del tercero que avala el acuerdo.
La solicitud del acuerdo de pago deberá acompañarse de los siguientes documentos: fotocopia de la cédula de ciudadanía del deudor y/o del tercero que garantice el pago y el certificado de titularidad del bien garante de la obligación.
En caso de que el plazo del acuerdo de pago sea inferior de un (1) año contado a partir de la fecha de suscripción del mismo, no se exigirá constitución de ningún tipo de garantía, siempre y cuando el deudor denuncie bienes para su posterior embargo y secuestro, sin que sea necesario levantar las medidas cautelares que se hayan decretado, no obstante, en caso de que exista prórroga del acuerdo que sobrepase el año se hará necesario la constitución de cualquiera de las garantías citadas.
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7.6.1.3.1. Cláusulas especiales del acuerdo de pago
Se entienden incorporadas en la totalidad de los acuerdos de pago que realice la SIC las siguientes cláusulas:
7.6.1.3.1.1. Interpretación unilateral
En caso de existir discrepancia entre las partes que celebran el acuerdo sobre la interpretación de algunas de sus estipulaciones, el GTCC, tendrá la facultad de interpretar las cláusulas y condiciones del acuerdo.
7.6.1.3.1.2. Cláusula aceleratoria
En caso de presentarse incumplimiento por parte del deudor, en relación con el pago (monto y plazos) de una cualquiera de las cuotas estipuladas y en las demás obligaciones contenidas en el GTCC, dispondrá la terminación anticipada del acuerdo y hará efectiva la garantía presentada, tomando todas las medidas a que haya lugar, de conformidad con la Ley.
Los saldos de las obligaciones que resulten luego de dar por terminado el acuerdo de pago, se traerán a tiempo presente y se continuarán ejecutando por medio del respectivo proceso de cobro administrativo coactivo hasta cuando se satisfaga la obligación en su totalidad.
7.6.1.3.1.3. Cláusula de renuncias
Como consecuencia de lo convenido en el acuerdo de pago, las partes acuerdan suspender los términos de prescripción de las obligaciones, así como los términos para que acaezca la pérdida de fuerza ejecutoria de los actos administrativos, los cuales se reanudarán en el momento en que se declare el incumplimiento del acuerdo.
7.6.1.3.1.4. Cláusula de salvaguarda
Cuando el deudor demuestre que no pudo cumplir con el pago de una de las cuotas del acuerdo por fuerza mayor o caso fortuito, dicha cuota se acumulará a las faltantes.
7.6.1.3.2. Vigilancia del acuerdo
Corresponderá al funcionario ejecutor quien tenga asignado el expediente coactivo realizar su seguimiento y control de las condiciones pactadas; de igual forma lo requerirá por medio de comunicación para que allegue con destino al proceso, los respectivos comprobantes de consignación.
Cada seis (6) meses el Coordinador del GTCC rendirá un informe al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, en el que se relacione los acuerdos de pago que se encuentran en ejecución y la forma en que estos se vienen ejecutando.
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El Coordinador del GTCC, tomará las medidas necesarias para que los acuerdos que se celebren sean numerados de forma consecutiva y archivados junto con sus garantías con las respectivas medidas de seguridad.
7.6.1.3.3. Terminación del acuerdo de pago
El Coordinador del GTCC, mediante acto administrativo, podrá declarar el incumplimiento del acuerdo de pago: i.) cuando el deudor incumpla el pago de alguna cuota; ii.) cuando pague una cuota después de la fecha que se haya indicado en el acuerdo y, iii.) en general, cuando el deudor o el tercero falte al cumplimiento de alguno de los compromisos adquiridos mediante el acuerdo.
Por medio del mismo acto administrativo que declare el incumplimiento del acuerdo se tomarán las siguientes medidas: i.) dejar sin vigencia el plazo concedido por el acuerdo; ii.) ordenar la efectividad de las garantías otorgadas, hasta la concurrencia del saldo insoluto, o el embargo, secuestro y avalúo de los bienes denunciados por el deudor, para su posterior remate; iii.) ordenar librar comunicación al tercero conminándolo a que realice el pago dentro de los diez (10) días siguientes al envío de la comunicación, so pena de proceder ejecutivamente contra él, mediante la notificación del mandamiento de pago si este no se hubiere hecho; iv.) ordenar la prosecución del proceso de cobro coactivo si la garantía o los bienes del deudor no fueren suficientes para cubrir la obligación y v.) comunicar la decisión a la Dirección Administrativa y Financiera de la SIC, o a quien haga sus veces, para que realice las gestiones necesarias para incluir al deudor en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.
El acto administrativo por el cual se declare el incumplimiento del acuerdo de pago se notificará como se establece en el art. 565 del E.T.N., para la notificación por correo y de acuerdo con lo dispuesto en el art. 814-3 ibídem, procederá recurso de reposición, interpuesto ante el Coordinador del GTCC, dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación.
El recurso contra el acto administrativo por medio del cual se declare el incumplimiento deberá resolverse dentro del mes siguiente a su interposición en debida forma, por medio de acto administrativo que se notificará como lo señala el inc. 2º del art. 565 del E.T.N.
En todo caso el Coordinador del GTCC podrá acceder a que el deudor cancele las obligaciones pendientes de pago por medio de consignaciones periódicas sin la necesidad de celebración de un acuerdo de pago formal, siempre y cuando la propuesta y el cumplimiento del pago de lo debido no sobrepasen un periodo superior a doce (12) meses.
7.7. Registro de audiencias
7.7.1. Registro de las audiencias
La Superintendencia de Industria y Comercio cuenta con equipos de grabación que permiten reproducir fidedignamente el desarrollo de las audiencias que deben celebrase con ocasión del ejercicio de sus funciones tanto administrativas como jurisdiccionales. Para ello se utilizan discos “CD- R”, los cuales luego de grabados por una única vez, sólo permiten su posterior lectura.
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En todo caso, la conciliación tendrá carácter confidencial, y los intervinientes deberán mantener la debida reserva, de acuerdo con el artículo 76 de la Ley 23 de 1991.
7.7.2. Actas de audiencias
De las audiencias que se celebran en la Superintendencia de Industria y Comercio se deberá levantar un acta de comparecencia que deberá ser suscrita por quienes intervinieron en ellas, el mismo día de su práctica.
El medio magnético que contenga la grabación de la audiencia correspondiente, hará parte integral del expediente.
El acta junto con los medios magnéticos constituye el soporte o documento que contiene la memoria de la actuación adelantada en las audiencias.
7.7.3. Contenido del acta
En el acta a la que se refiere el numeral anterior, se dejará constancia de lo siguiente:
- La referencia del proceso o el número de radicación que corresponda a la actuación y que lo identifique en cada caso.
- La dependencia que realiza la audiencia. - El nombre completo de todos los intervinientes y de la calidad en que actúan. - La fecha de la audiencia, la hora exacta de inicio y terminación. - Los documentos que se aporten durante la actuación o a los que se haga alusión, incluyendo los
poderes correspondientes. - La suspensión de la audiencia o diligencia si es del caso. - La indicación del medio magnético en que conste la grabación.
7.7.4 Reglas para las grabaciones de las audiencias
El funcionario a cargo de la audiencia procederá de la siguiente manera:
7.7.4.1. Dará inicio indicando la fecha, hora, clase de diligencia, objeto, número de referencia del proceso o de radicación de la actuación a que se refiera y se identificará con su nombre completo, manifestando la calidad en la que actúa.
7.7.4.2. A continuación, el funcionario hará una presentación del sistema de grabación, realizando todas las advertencias relacionadas con las condiciones técnicas necesarias para un adecuado uso del equipo, tales como:
- Descripción de objetos o personas respecto de los cuales se requiera una explicación verbal.
- Desplazamientos de la persona que habla, para que no se aleje del micrófono.
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- Hábitos o costumbres que impidan un adecuado registro, como mantener las manos delante de la
boca mientras se está hablando o ruidos producidos por el movimiento de expedientes,
documentos o libros frente al micrófono.
7.7.4.3. Agotado lo anterior, dará el uso de la palabra a cada uno de los intervinientes, dependiendo de las reglas previstas en el Código General del Proceso, los cuales deberán también identificarse y presentar la prueba correspondiente de la calidad en que actúan.
7.7.4.4. El funcionario a cargo de la audiencia pronunciará con precisión durante la grabación, las decisiones que se adopten si es del caso.
7.7.4.5. Finalizará la audiencia o diligencia, indicando la hora de culminación.
7.7.5. Seguridad y copias de respaldo
Una vez terminada la audiencia o actuación correspondiente, el funcionario a cargo de la misma deberá sacar una copia del CD o disco que contiene la respectiva grabación, medio que deberá ser conservado en un sitio alterno que la Entidad señalará para el efecto, el cual no podrá ser el mismo en el que reposa el expediente.
7.7.6. En trámites jurisdiccionales
En todo caso, la realización de audiencias de trámites jurisdiccionales que deban ser adelantados a través del procedimiento verbal, se sujetará a las reglas previstas en la Ley 1395 de 2010, modificada por las Leyes 1437 de 2011 y la Ley 1564 de 2012 y demás que la adicionen y complementen.
7.8. Decreto práctica y valoración de pruebas
La Superintendencia apreciará las pruebas que presenten oportunamente las partes en los trámites de Propiedad Industrial en la Resolución que decida el fondo de la solicitud correspondiente. En la misma resolución se pronunciará sobre el rechazo de las que sean legalmente prohibidas o ineficaces, las que versen sobre hechos notoriamente impertinentes y las manifiestamente superfluas, de acuerdo con el artículo 168 del Código General del Proceso.
En el evento de que sea procedente la práctica de pruebas no documentales, se proferirá oficio que las decrete, siguiendo lo establecido en el artículo 40 del CPACA, y serán apreciadas en conjunto con las demás pruebas aportadas, si las hubiere, en la decisión final.
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CAPÍTULO OCTAVO ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y JURISDICCIONALES
8.1. Actuaciones Administrativas
8.1.1. En materia de protección al consumidor
En las actuaciones dirigidas a establecer responsabilidad administrativa y que no involucren la adopción de decisiones jurisdiccionales, el Director de Protección al Consumidor adoptará la decisión administrativa correspondiente, contra la cual procede el recurso de reposición y el de apelación para ante el Superintendente Delegado para la Protección del Consumidor.
También debe resolver el recurso de apelación interpuesto en contra de las decisiones proferidas en primera instancia por los proveedores de servicios de telecomunicaciones y por los operadores de servicios postales, así como el de queja en los casos que corresponda.
8.1.2. En materia de control y verificación de reglamentos técnicos y metrología legal
En las actuaciones dirigidas a establecer responsabilidad administrativa establecida en la Ley 1480 de 2011, el Director de Investigaciones para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal adoptará la decisión administrativa correspondiente, contra la cual procede el recurso de reposición y el de apelación para ante el Superintendente Delegado para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal.
8.1.3. En materia de competencia desleal administrativa
En las actuaciones administrativas en materia de competencia desleal, las decisiones serán adoptadas por el Superintendente de Industria y Comercio.
8.1.4. En materia de protección de la competencia
Para efectos del inicio de averiguaciones preliminares acerca de infracciones a las disposiciones sobre protección de la competencia, que establece el numeral 4 del artículo 9 del Decreto 4886 de 2011, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 52 modificado por el Decreto 19 de 2012 y en la Ley 1340 de 2009, así como en las disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan, la “solicitud de un tercero” se entiende como una queja o denuncia y deberá contener:
- La designación de la dependencia a la que se dirige.
- La identificación de la parte denunciada.
- El objeto de la solicitud.
- La descripción de los hechos y de las conductas presuntamente anticompetitivas, en lo posible con la fecha exacta de ocurrencia.
- La relación de las pruebas que se acompañan con la solicitud.
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De acuerdo con el artículo 81 de la Ley 962 de 2005, con sus reglamentaciones y modificaciones (Reglamentada parcialmente por el Decreto 1151 de 2008) ninguna denuncia o queja anónima podrá promover acción jurisdiccional, penal, disciplinaria, fiscal, o actuación de la autoridad administrativa competente, excepto cuando se acredite, por lo menos sumariamente, la veracidad de los hechos denunciados o cuando se refiera en concreto a hechos o personas claramente identificables.
Las solicitudes relacionadas con el estudio previo de las integraciones se rigen por lo establecido en la Ley 1340 de 2009, y en las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan, y por los actos administrativos de carácter general que sobre el particular expida la Superintendencia.
8.1.5. En materia de cámaras de comercio
En las actuaciones dirigidas a establecer el incumplimiento de las disposiciones a que deben someterse las cámaras de comercio y los comerciantes frente a la matrícula mercantil, el Director de Cámaras de Comercio adoptará la decisión administrativa correspondiente, contra la cual procede el recurso de reposición ante el Director de Cámaras de Comercio y de apelación para ante el Superintendente Delegado para la Protección de la Competencia.
8.1.6. En materia de protección de datos personales
En las actuaciones dirigidas a establecer responsabilidad administrativa o el amparo de los derechos de los Titulares de información, el Director de Investigación de Protección de Datos Personales adoptará la decisión administrativa correspondiente, contra la cual procede el recurso de reposición y el de apelación para ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales.
8.2. Actuaciones jurisdiccionales
8.2.1. En materia de protección al consumidor
La Superintendencia de Industria y Comercio en virtud de lo establecido en el artículo 58 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y en el artículo 24 de la Ley 1564 de 2012, se encarga de ejercer funciones jurisdiccionales en los procesos que se adelanten para la protección de los derechos de los consumidores previstos en el Estatuto del Consumidor.
De acuerdo con el procedimiento señalado en las mencionadas disposiciones, el accionante en el escrito de su demanda deberá anexar y solicitar las pruebas que pretenda hacer valer en el proceso. Tales documentos formarán parte del archivo que lleva la Entidad.
Las sentencias proferidas en los procesos adelantados en materia de protección al consumidor en ejercicio de las funciones jurisdiccionales serán adoptadas por el Superintendente Delegado para Asuntos Jurisdiccionales o los funcionarios de la mencionada Delegatura autorizados para tal efecto. Contra tales decisiones no procede recurso alguno si se trate de procesos de mínima cuantía. Sin embargo, para los procesos de menor y mayor cuantía procede el recurso de apelación ante el juez civil del circuito o el Tribunal Superior del Distrito de Bogotá, respectivamente, según las reglas de competencia territorial previstas en los numerales 2 de los artículos 31 y 33 de la Ley 1564 de 2012.
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8.2.2. En materia de competencia desleal
La Superintendencia de Industria y Comercio en virtud de lo establecido en el artículo 24 de la Ley 1564 de 2012 se encarga de ejercer funciones jurisdiccionales en los procesos que se adelanten en materia de competencia desleal.
De acuerdo con la mencionada disposición, el procedimiento será el mismo que se adelanta ante los jueces de la República, razón por la cual la demanda y su contestación deberán cumplir con los requisitos señalados en el artículo 82 y 96, respectivamente, de la Ley 1564 de 2012.
Las decisiones proferidas en los procesos adelantados en materia de competencia desleal en ejercicio de las funciones jurisdiccionales serán adoptadas por el Superintendente Delegado para Asuntos Jurisdiccionales o los funcionarios de la mencionada Delegatura autorizados para tal efecto. Contra la sentencia procede el recurso de apelación ante la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, de acuerdo con la regla de competencia territorial prevista en el numeral 2 del artículo 31 de la Ley 1564 de 2012.
8.2.3. En materia de propiedad industrial
La Superintendencia de Industria y Comercio en virtud de lo establecido en el artículo 24 de la Ley 1564 de 2012 se encarga de ejercer funciones jurisdiccionales en los procesos que se adelanten por infracción de derechos de propiedad industrial.
De acuerdo con la mencionada disposición, el procedimiento será el mismo que se adelanta ante los jueces de la República, razón por la cual la demanda y su contestación deberán cumplir con los requisitos señalados en el artículo 82 y 96, respectivamente, de la Ley 1564 de 2012.
Las decisiones proferidas en los procesos adelantados en materia de infracción de derechos de propiedad industrial en ejercicio de las funciones jurisdiccionales serán adoptadas por el Superintendente Delegado para Asuntos Jurisdiccionales o los funcionarios de la mencionada Delegatura autorizados para tal efecto. Contra la sentencia procede el recurso de apelación ante la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, de acuerdo con la regla de competencia territorial prevista en el numeral 2 del artículo 31 de la Ley 1564 de 2012.
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Pág. TITULO II PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR............................................................................................ 1
CAPÍTULO PRIMERO CALIDAD E IDONEIDAD DE LOS BIENES Y SERVICIOS .......................................... 1
1.1 Condiciones de calidad e idoneidad .......................................................................................... 1 1.2 Garantías .................................................................................................................................. 1 1.2.1 Alcance de la garantía ............................................................................................................... 1 1.2.2 Automotores............................................................................................................................... 1 1.2.2.1 Definiciones................................................................................................................................ 1 1.2.2.2 Garantía de calidad, idoneidad y servicio postventa.................................................................. 2 1.2.2.2.1 Certificado de garantía............................................................................................................... 3 1.2.2.2.2 Término de la garantía *............................................................................................................. 3 1.2.2.2.3 Alcance de la garantía ............................................................................................................... 4 1.2.2.2.4 El servicio de postventa *........................................................................................................... 4 1.2.2.3. Mecanismos de protección al consumidor ................................................................................. 5 1.2.2.3.1. Mecanismo institucional ............................................................................................................. 5 1.2.2.3.2. Protección contractual................................................................................................................ 6 1.2.2.4. Mecanismos de seguimiento y control ....................................................................................... 8 1.2.2.4.1. Remisión de información............................................................................................................ 8 1.2.2.4.2. Implementación.......................................................................................................................... 8 1.2.2.4.3. Información inicial ...................................................................................................................... 9 1.2.2.4.4. Información esporádica............................................................................................................ 10 1.2.2.4.5. Información periódica............................................................................................................... 10 1.2.2.4.6. Información a disposición......................................................................................................... 11 1.2.2.5. Aviso de cumplimiento ............................................................................................................. 11 1.2.3. Baterías (acumuladores de tipo plomo ácido).......................................................................... 11 1.2.4. Tubería y accesorios de PVC y CPCV..................................................................................... 12 1.2.5. Derogado ................................................................................................................................ 13 1.2.6. Derogado ................................................................................................................................ 13 1.2.7. Computadores.......................................................................................................................... 13 1.2.8. Electrodomésticos* y Gasodomésticos** ................................................................................. 13 1.2.8.1. Definiciones.............................................................................................................................. 13 1.2.8.2. Garantía de calidad, idoneidad y servicio postventa................................................................ 14 1.2.8.2.1. Certificado de garantía............................................................................................................. 14 1.2.8.2.2. Alcance de la garantía ............................................................................................................. 15 1.2.8.2.3. El servicio de postventa ........................................................................................................... 15 1.2.8.2.4 Término de la garantía ............................................................................................................. 15 1.2.8.3. Mecanismos de protección al consumidor ............................................................................... 16 1.2.8.3.1. Mecanismo institucional ........................................................................................................... 16 1.2.8.3.2. Mecanismo de seguridad para Gasodomésticos ..................................................................... 16 1.2.8.4. Mecanismos de seguimiento y control ..................................................................................... 17 1.2.8.4.1. Implementación........................................................................................................................ 17 1.2.8.4.2. Información a disposición......................................................................................................... 17 1.2.9 Término de la garantía mínima para productos no perecederos.............................................. 18
CAPÍTULO SEGUNDO INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR....................................................................... 18
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2.1 Información al consumidor y propaganda comercial * ............................................................ 18 2.1.1. Información engañosa.............................................................................................................. 18 2.1.1.1. Elementos ................................................................................................................................ 19 2.1.1.2. Criterios ................................................................................................................................ 19 2.1.2. Propaganda comercial ............................................................................................................. 20 2.1.2.1. Propaganda comercial con incentivos...................................................................................... 20 2.1.2.2. Propaganda comercial de precios............................................................................................ 21 2.1.2.3. Propaganda comercial con imágenes...................................................................................... 22 2.1.2.4. Propaganda comercial de productos nocivos para la salud..................................................... 22 2.1.2.4.1. Exhibición del tabaco y sus derivados como los cigarrillos en establecimientos de comercio 22 2.1.2.5. Propaganda comercial de automotores ................................................................................... 23 2.1.2.6. Propaganda comercial comparativa......................................................................................... 24 2.2. Mecanismos de supervisión y medidas administrativas* ......................................................... 24 2.2.1. Información disponible ............................................................................................................. 24 2.2.2. Medidas administrativas........................................................................................................... 25 2.3. Información pública de precios ................................................................................................ 25 2.3.1. Sistemas de indicación pública de precios............................................................................... 25 2.3.2. Disponibilidad de vueltas correctas.......................................................................................... 26 2.3.2.1. Aviso de cumplimiento ............................................................................................................. 27 2.3.3. Indicación de Precios por Unidad de Medida (PUM) ............................................................... 27 2.3.3.1. Objeto y ámbito de aplicación .................................................................................................. 27 2.3.3.2. Definiciones.............................................................................................................................. 27 2.3.3.3. Reglas para la Indicación del PUM .......................................................................................... 28 2.3.3.4. Excepciones............................................................................................................................. 30 2.4. Expendio de comidas y/o bebidas ........................................................................................... 30 2.4.1. Voluntariedad de la propina ..................................................................................................... 30 2.4.2. Obligación de informar sobre la voluntariedad de la propina ................................................... 31 2.5. Expendio de medicamentos..................................................................................................... 32 2.5.1. Regla general........................................................................................................................... 32 2.5.2. Respecto del PUM ................................................................................................................... 32 2.6. Formulario único para la elaboración de informes de los agentes de policía cívica * *............ 33 2.7. Derogado*................................................................................................................................ 33 2.8. Equipos reproductores de sonido ............................................................................................ 33 2.8.1. Alcance ................................................................................................................................ 33 2.8.2. Conceptos para la medida de salida en equipos de sonido..................................................... 33 2.8.3. Requisitos específicos ............................................................................................................. 33 2.8.4. Evaluación de la conformidad .................................................................................................. 34 2.9. Televisión Digital Terrestre -TDT- ............................................................................................ 34 2.9.1. Información al consumidor sobre Televisión Digital Terrestre (TDT) ....................................... 34 2.9.1.1. Avisos en los receptores .......................................................................................................... 34 2.9.1.2. Inclusión de información en la página web .............................................................................. 36 2.9.1.3. Información suministrada por asesores de venta..................................................................... 36 2.9.2. Régimen sancionatorio ............................................................................................................ 36 2.10. Espectáculos Públicos ............................................................................................................. 38 2.10.1 Publicación de Información ...................................................................................................... 38 2.10.2. Mecanismo de Seguridad ........................................................................................................ 39
Pág. iv Título II
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2.10.3. Sistema y Procedimiento de peticiones, quejas y reclamos- PQR........................................... 40 2.10.3.1. Sistema de peticiones, quejas y reclamos-PQR ...................................................................... 40 2.10.3.2. Procedimiento de peticiones, quejas y reclamos-PQR ............................................................ 40 2.10.4. Garantía del Servicio de Venta de Boletería ............................................................................ 40 2.10.5. Régimen Sancionatorio............................................................................................................ 40 2.11. Procedimiento de PQR en los grandes almacenes.................................................................. 41 2.11.1. Definición de gran almacén...................................................................................................... 41 2.11.1.1. Disponibilidad de un formulario................................................................................................ 41 2.11.1.2. Designación responsable de cumplimiento.............................................................................. 42 2.11.1.3. Aviso ................................................................................................................................ 42 2.11.2. Mecanismo de seguimiento ..................................................................................................... 42 2.12. Comercialización de leche y de productos elaborados a base de lactosueros rehidratados u
otros compuestos similares.* ................................................................................................... 42 2.13. Información sobre garantías de vehículos usados de servicio particular*................................ 43 2.13.1. Definición de vehículo automotor usado .................................................................................. 43 2.13.2. Información sobre garantías .................................................................................................... 43 2.13.3. Excepciones............................................................................................................................. 44 2.15. Receptores de televisión.......................................................................................................... 44 2.15.1. Medida pantallas ...................................................................................................................... 44 2.15.2. Deber de informar .................................................................................................................... 44 2.15.3. Régimen sancionatorio ............................................................................................................ 44 2.16. Bienes inmuebles destinados a vivienda ................................................................................. 45 2.16.1. Deber de informar .................................................................................................................... 45 2.16.2. Régimen sancionatorio ............................................................................................................ 46 2.17. LAVADORAS ........................................................................................................................... 46 2.17.1. Instrucciones........................................................................................................................... 46 2.17.1.1. Información de la capacidad de carga .................................................................................... 46 2.17.1.2. Deber de informar .................................................................................................................... 46 2.17.1.3. Medición de la capacidad......................................................................................................... 47 2.18. Comercialización de bienes y servicios mediante mecanismos alternativos de venta, tales
como bonos de compra, certificados o tarjetas regalo............................................................. 47 2.18.1. Definiciones.............................................................................................................................. 47 2.18.2. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo, según sea su clase................................. 47 2.18.2.1. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo nominativos ............................................. 48 2.18.2.2. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo al portador ............................................... 48 2.18.2.3. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo válidos por un monto determinado
equiparable a una suma de dinero........................................................................................... 48 2.18.2.4. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo válidos por un bien o servicio específico . 48 2.18.3. Reglas generales ..................................................................................................................... 48 2.18.3.1. Redención de bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo........................................... 49 2.18.3.2. Vigencia de los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo ........................................ 49 2.18.4. Información mínima que debe suministrarse ........................................................................... 50 2.18.6. Obligaciones para el estipulante y/o comprador ...................................................................... 50
CAPÍTULO TERCERO ADQUISICIÓN DE BIENES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE SISTEMAS DE FINANCIACIÓN ................................................................................. 51
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3.1. Definiciones.............................................................................................................................. 51 3.2. Contratos objeto de la presente reglamentación...................................................................... 52 3.3. Información que debe constar por escrito ** ............................................................................ 52 3.4. Reglas generales para la celebración de los contratos............................................................ 54 3.5. Obligación de verificación de límites máximos legales de tasa de interés............................... 55 3.6. Obligaciones especiales del productor o proveedor *** ........................................................... 55 3.7. Información sobre liquidación y pago de cuotas *** ................................................................. 56 3.7.1. Información periódica al deudor............................................................................................... 56 3.7.2. Envío de información al domicilio del deudor** ........................................................................ 56 3.8. Elaboración de listas con factores**......................................................................................... 57 3.9. Deber de certificación * ........................................................................................................... 57 3.10. Mecanismos de información al público * .................................................................................. 57 3.11. Facultad de retractación........................................................................................................... 58 3.12. Base de datos de quienes desarrollan la actividad *................................................................ 58 3.13. Consecuencias legales ............................................................................................................ 58 3.14. Sanciones 58
CAPÍTULO CUARTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS QUE SUPONEN LA ENTREGA DE UN BIEN.......... 59
4.1. Reglas generales aplicables .................................................................................................... 59
CAPÍTULO QUINTO DEROGADO. ............................................................................................................... 59
CAPÍTULO SEXTO INSTRUCCIONES GENERALES PARA DETERMINADOS BIENES Y SERVICIOS. 59
6.1. Reglas generales ..................................................................................................................... 60 6.2. Extracto de las decisiones ....................................................................................................... 60
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TITULO II PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR
CAPÍTULO PRIMERO CALIDAD E IDONEIDAD DE LOS BIENES Y SERVICIOS
1.1 Condiciones de calidad e idoneidad
Todo productor o expendedor tiene la obligación de garantizar plenamente las condiciones de calidad e idoneidad señaladas en las normas técnicas colombianas oficializadas obligatorias o en los reglamentos técnicos y las ordinarias y habituales del mercado.
1.2 Garantías
En materia de garantías, las reglas aplicables son las siguientes:
1.2.1 Alcance de la garantía
Cuando se repare o cambie un bien o servicio a título de efectividad de la garantía, comenzará a correr un nuevo término de ésta a partir de la última entrega o reparación.
1.2.2 Automotores
Según la naturaleza del bien o servicio, la garantía mínima presunta obliga a proporcionar la asistencia técnica indispensable para su utilización y a reparar y suministrar los repuestos necesarios para este último efecto, según lo establecido en el artículo 13 del decreto 3466 de 1982.
En este sentido, se fijan los términos de la garantía mínima presunta y se establecen reglas para el control de las normas sobre protección del consumidor en el sector automotor, aplicables a los productores, ensambladores, importadores, representantes de productor, concesionarios, talleres y expendedores de repuestos autorizados del sector automotor.
1.2.2.1 Definiciones
Para efectos del presente numeral 1.2.2, entiéndase por:
a) Vehículo: Todo aparato montado sobre ruedas que permita el transporte de personas, animales o cosas de un punto a otro por vía terrestre pública o privada abierta a público, conforme a lo
establecido en el artículo 2° de la ley 769 de 2002 (Código Nacional de Tránsito Terrestre). *
b) Consumidores del sector automotor: Quien adquiera, utilice o disfrute de vehículos automotores, sus partes componentes o accesorios o la prestación de servicios relacionados con éstos, para la satisfacción de una o más necesidades.
c) Fabricante o productor: Quien se encuentre en los supuestos establecidos en el literal a) del artículo 1 del decreto 3466 de 1982, respecto de uno o más vehículos automotores, sus partes componentes o accesorios originales.
d) Ensamblador: Quien arma total o parcialmente vehículos automotores. Para los efectos aquí previstos, el ensamblador se reputa productor de los vehículos que ensamble.
* Resolución N° 12674 del 2 de mayo de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.182 de Mayo 9 de 2003.
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e) Importador: Quien ingresa al territorio colombiano, vehículos automotores terminados y/o partes y accesorios originales de los mismos. Los importadores se reputan productores respecto de los bienes que introduzcan al territorio nacional.
f) Representante de productor: Quien actúa por cuenta y en nombre o representación de un productor de vehículos automotores, partes, componentes o accesorios originales.
g) Concesionario: Quien tiene como actividad principal la distribución, comercialización y/o mercadeo de vehículos automotores y sus partes, repuestos o accesorios, pudiendo por autorización del fabricante, ensamblador, importador o representante de productor prestar el servicio de postventa y utilizar los bienes intangibles (imagen, posicionamiento comercial, procedimientos, modelos y patentes) de una o varias marcas determinadas.
Cuando un fabricante venda directamente al público vehículos automotores o sus partes, repuestos o accesorios, se le aplicarán las instrucciones previstas para los concesionarios.
h) Expendedor de repuestos autorizado: Quien suministra u ofrece al público, a cambio de un precio, partes, componentes o accesorios de vehículos automotores, debidamente autorizado por el respectivo fabricante, ensamblador, importador o representante de productor.
i) Taller autorizado: Quien presta el servicio de mantenimiento, reparación y/o postventa de vehículos automotores, autorizado por el fabricante, ensamblador, importador o representante de productor respectivo.
j) Red autorizada: Conjunto de productores, ensambladores, importadores, representantes de productor, concesionarios, talleres y expendedores de repuestos autorizados que ejercen su actividad respecto de la misma o mismas marcas de vehículos.
k) Servicio de postventa: Servicio que asegura el mantenimiento preventivo y correctivo, el cumplimiento de la garantía y la reposición de partes, piezas y accesorios para vehículos automotores.
l) Definición PQR: Manifestación de insatisfacción por el presunto incumplimiento de los términos y condiciones de garantía, respecto al producto y/o servicio suministrado, por parte del
consumidor.*
1.2.2.2 Garantía de calidad, idoneidad y servicio postventa
Independientemente de que se cumpla con las obligaciones señalada en los numerales subsiguientes, los destinatarios de este numeral 1.2.2 garantizarán al comprador que sus productos satisfacen las especificaciones anunciadas o las corrientes del mercado para vehículos automotores de la clase correspondiente, mediante el otorgamiento de una garantía de calidad, idoneidad y servicio de postventa.
Frente al consumidor, el cumplimiento de los términos de la garantía es obligación solidaria de todos los que hayan intervenido en la cadena de producción y distribución del vehículo respectivo. El consumidor podrá hacer uso de la garantía de calidad, idoneidad y servicio de postventa en cualquiera de los canales de distribución establecidos y autorizados por el productor, importador, representante de productor o concesionario, independientemente de las acciones que quien responda ante el consumidor tenga frente al responsable del daño.
* Resolución N° 12674 del 2 de mayo de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.182 de Mayo 9 de 2003.
Pág. 2 Título II
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1.2.2.2.1 Certificado de garantía
Los destinatarios de este numeral deberán tener un documento escrito en el que consten los términos de su garantía de calidad, idoneidad y servicio de postventa, que, como mínimo, implicará los estándares aquí previstos.
Derogado.*
Copia de ese documento deberá entregarse a cada adquirente. En cada operación deberá dejarse constancia expresa de haber entregado el documento.
El certificado de garantía de que trata el presente numeral deberá constar por escrito, en idioma español, en letra legible y contener como mínimo:
- La identificación del fabricante, concesionario o importador; - La identificación del vendedor; - La identificación del vehículo con las especificaciones necesarias para su correcta
individualización; - Las condiciones en que se presentará el alistamiento del vehículo; - Las condiciones de validez de la garantía y su plazo de vigencia; - La descripción de las partes del vehículo excluidas de la garantía; - Las condiciones de atención de la garantía y del servicio de postventa especificando los canales
de distribución establecidos y autorizados donde podrán hacerse efectivos.
Las exclusiones deberán ser expresas y se entenderán siempre de manera taxativa. Las exclusiones sólo podrán ser respecto de las partes y piezas que usualmente sufren deterioro o desgaste por la operación normal del vehículo.
1.2.2.2.2 Término de la garantía *
La garantía de calidad y servicio de postventa amparará el producto por todos los defectos no imputables al usuario y asegurará la obligación de proporcionar la asistencia técnica necesaria para el mantenimiento, como mínimo, en las condiciones siguientes:
Para vehículos particulares, por doce (12) meses contados a partir de la fecha de entrega del vehículo al comprador original o veinte mil (20.000) kilómetros de recorrido, lo que primero se cumpla.
Para vehículos de servicio público de transporte de pasajeros, por seis (6) meses contados a partir de la fecha de entrega del vehículo al comprador original o cincuenta mil (50.000) kilómetros de recorrido, lo que primero se cumpla.
Para los demás vehículos de servicio público, por cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de entrega del vehículo al comprador original o veinte mil (20.000) kilómetros de recorrido, lo que primero se cumpla.
* Inciso segundo derogado mediante Resolución número 35315 del 31 de Mayo de 2012, publicada en el Diario Oficial número 48.448 del 1 de Junio de 2012.
* Circular Externa N° 014 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N° 44.639 de Diciembre 7 de 2001.
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Para los vehículos comerciales particulares, por doce (12) meses contados a partir de la fecha de entrega del vehículo al comprador original o veinte mil (20.000) kilómetros de recorrido, lo que primero se cumpla.
Para las motos, motonetas y motocarros por seis (6) meses contados a partir de la fecha de entrega del vehículo al comprador original o seis mil (6.000) kilómetros de recorrido, lo primero que se cumpla.
Las motocicletas, motonetas y motocarros que se destinen a competencias deportivas quedan excluidas de esta obligación, quedando por lo tanto en libertad los ensambladores, importadores y representantes de productor en fijar el término de la garantía y condiciones.
El lapso, superior a una semana, durante el cual el consumidor esté privado del uso del vehículo automotor en garantía, por cualquier causa relacionada con su reparación imputable a los responsables de efectuarla, interrumpirá automáticamente el plazo de la garantía otorgada, debiendo computarse dicho tiempo como prolongación del mismo.
1.2.2.2.3 Alcance de la garantía
Complementando lo señalado en el artículo 29 del decreto 3466 de 1982, la garantía de calidad, idoneidad y servicio de postventa, compromete a sus obligados respecto de los vehículos automotores en cuya fabricación, ensamble, distribución o venta haya participado, como mínimo a:
- Proporcionar la asistencia técnica o el reemplazo de las piezas necesarias que permita el adecuado funcionamiento del automotor durante todo el período que ampare la garantía sin costo alguno para el comprador;
- Garantizar, por un término no menor de diez (10) años, material de reposición para los vehículos nacionales e importados.
Para los efectos previstos en este numeral, el productor, ensamblador, importador, representante de productor, concesionario taller y expendedor de repuestos, deberá mantener un inventario representativo de las partes y piezas de rápido movimiento y garantizar el suministro oportuno de los restantes repuestos, en todas las ciudades en que opere.
1.2.2.2.4 El servicio de postventa *
El servicio de postventa deberá ser prestado por todo productor, ensamblador, importador, o representante de productor, concesionarios, taller y expendedor de repuestos y garantizar, como mínimo, lo siguiente:
- Talleres adecuados y suficientes para ofrecer la atención de mantenimiento, garantía y reparaciones.
Para el sector de motos, motonetas y motocarros se deberá asegurar la disponibilidad de talleres autorizados, adecuados y suficientes para ofrecer la atención de mantenimiento, garantía y reparaciones en todos los lugares del país en donde haya presencia de la red de ventas (concesionarios) y en donde no habiendo concesionarios se cuenta con 500 vehículos en circulación, y
- Personal técnico capacitado y herramientas especializadas para los modelos y servicios ofrecidos.
* Circular Externa N° 014 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N° 44.639 de Diciembre 7 de 2001.
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1.2.2.3. Mecanismos de protección al consumidor
1.2.2.3.1. Mecanismo institucional
Los productores, ensambladores, importadores, representantes de productor, concesionarios, talleres y expendedores de repuestos autorizados, deberán disponer de un mecanismo institucional de recepción y trámite de PQR debidamente documentado.
Los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor deberán procurar, con una intensidad directamente proporcional al tipo de relación contractual que los vincule, que los concesionarios, talleres y expendedores de repuestos autorizados, dispongan de dicho mecanismo.
Los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor de motocicletas, motonetas y motocarros deberán garantizar que los concesionarios, talleres y expendedores de repuestos, autorizados de sus productos o servicios, dispongan de un mecanismo institucional de recepción y trámite de las PQR´s relacionadas con la atención al cliente, debidamente
documentado.*
El mecanismo institucional de atención al cliente deberá, por lo menos:
a) Tener a disposición de los consumidores del sector automotor información impresa con las direcciones ordinarias y electrónicas, números de fax y procedimientos aplicables a las PQR, sin perjuicio de la demás información que se considere pertinente. Igualmente deberá informárseles que la presentación de PQR no tiene que ser personal ni requiere de intervención de abogado.
b) Establecer procedimientos administrativos internos y formularios necesarios para la eficiente recepción y trámite de las PQR, en las condiciones que se destinen para su recepción. El
procedimiento adoptado e informado al consumidor deberá prever, en todo caso, lo siguiente:
- El tiempo máximo en el cual la PQR será resuelta. - Cuando se trate de la segunda reclamación del consumidor por el mismo concepto y/o en la
cual lo solicitado sea la devolución del dinero o el cambio del automotor, el agente que se encuentre atendiendo la PQR, deberá garantizar que en el trámite de ésta se cuente con:
i. El concepto previo del fabricante, ensamblador, importador o representante de productor respectivo; **
ii. Una vez agotada la anterior etapa, si el consumidor considera que su PQR no ha sido resuelta satisfactoriamente, se le deberá informar sobre la posibilidad de acudir ante las
autoridades competentes en el tema.**
c) Contar con sistemas que permitan identificar y clasificar adecuadamente las PQR. Podría tratarse de un código de atención asignado a cada una de las PQR presentadas y respondidas. El rótulo de radicación deberá permitir ubicar e identificar fácilmente la PQR, la fecha de su presentación, el motivo del reclamo y el código que para el efecto los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor asignarán a cada uno de los concesionarios, talleres y expendedores de repuestos. A manera de ejemplo se establece el formato contenido en el anexo 1.1 Rótulo de radicación 3010-F01.
* Circular Externa N° 014 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N° 44.639 de Diciembre 7 de 2001.
* * Resolución N° 5154 del 26 de febrero de 2003. Publicada en el Diario Oficial 45.115 de Marzo 3 de 2003.
* Resolución N° 12674 del 2 de mayo de 2003. Diario Oficial N°. 45.182 de Mayo 9 de 2003.
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Circular Única
d) Llevar una relación detallada de las PQR presentadas por los consumidores del sector automotor, que incluya: *
Código asignado a cada concesionario, taller o expendedor de repuestos conforme a lo
establecido en el numeral 1.2.2.3.1
Nombre del concesionario, taller o expendedor de repuestos que recibe la PQR.
Nombre del reclamante y No del documento de identificación
Fecha de recibo de la PQR (año/mes/día.)
Datos que individualizan cada vehículo (No de motor, VIN, serie o chasis, placa, línea:
de acuerdo a la clasificación comercial).
Motivo de la PQR: Según la clasificación establecida en el anexo No 2.
Kilometraje del vehículo: Registrado al momento del ingreso que dio origen a la PQR.
Observaciones: Justificación del estado de pendiente de la reclamación.
e) Asignar un código a cada uno de los concesionarios, talleres y expendedores de repuestos, cuyos tres primeros dígitos deben corresponder a los asignados por la Superintendencia de Industria y Comercio en el anexo 1.3, y cuyos tres dígitos siguientes deben identificar el concesionario, taller autorizado y expendedor de repuestos de la siguiente manera:
Si se trata de concesionarios, los tres siguientes dígitos deberán ubicarse entre los números 100 y 199. Si se trata de talleres, los tres siguientes dígitos deberán ubicarse entre los números 200 y 299. Si se trata de expendedores de repuestos, los tres siguientes dígitos deberán ubicarse entre los números 300 y 399.
En caso que un concesionario tenga la calidad de taller y/o expendedor de repuestos simultáneamente, la prioridad para su código de identificación será la siguiente: Concesionarios o talleres o expendedores de repuestos, de forma excluyente.
Todo productor, ensamblador, importador y representante de productor a quien no se le haya asignado un código, por ser nuevo en el sector o por no encontrarse incluido en el anexo 1.3, deberá informar de su presencia a la Delegatura para la Protección del Consumidor y solicitar que le sea asignado un código para los efectos establecidos en el presente numeral.
1.2.2.3.2. Protección contractual
Los contratos celebrados con los consumidores del sector automotor, deberán indicar el derecho a presentar PQR, así como los mecanismos y procedimientos existentes para el efecto. Los contratos deberán contener igualmente la normatividad aplicable en materia de efectividad de la garantía contenida, en especial, los artículos 11, 12, 13 y 29 del decreto 3466 de 1982 y esta circular o las disposiciones que los modifiquen o adicionen. Dicha información deberá constar de forma clara, precisa y expresa.
Los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor, deberán garantizar que toda cláusula que implique limitaciones o restricciones respecto a los derechos de los consumidores, deberá ser informada previamente al perfeccionamiento del contrato.
Todo contrato deberá acompañarse del certificado de garantía al que se hace referencia en el numeral 1.2.2.2.1.
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Circular Única
1.2.2.3.3 Mecanismo de seguridad*
Los productores o fabricantes, ensambladores, importadores y representantes de productor del sector automotor, motocicletas, motonetas y motocarros deberán informar de manera inmediata al Superintendente Delegado para la Protección al Consumidor y Metrología, cuando se tengan indicios serios de que una falla en un sistema o subensamble, o un defecto en una parte o pieza de un vehículo pueda atentar contra la salud, la vida, la integridad o la seguridad de los consumidores, inclusive cuando los responsables de esta obligación conozcan de fallas que les hayan sido reportadas en el extranjero, de vehículos de marcas, líneas y modelos similares, a los que comercializan en Colombia, independientemente de sus referencias.
Simultáneamente, deberán informar el procedimiento y el plazo estimado en el cual se llevará a cabo la campaña de los vehículos puestos en circulación dentro del territorio nacional, o las razones por las cuales no aplica la campaña en el territorio colombiano. Para tales efectos, deberán tener en cuenta las siguientes reglas:
a) Los productores o fabricantes, ensambladores, importadores y representantes de productor de vehículos deberán diligenciar y remitir vía electrónica en formato Excel, al correo automotor@sic.gov.co., según corresponda, los formatos 3ID-V, ó 3ID-VCRC, 3DIV-C Y 3CRO-C los cuales conforman el formato “Remisión Campaña de Seguridad Vehículos”, contenido en el Anexo No. 1.6 de la presente Circular.
El formato “Remisión Campaña de Seguridad Vehículos” tiene por objeto fijar el mínimo de información que debe contener el reporte de la Campaña de Seguridad, en el cual se debe especificar la falla, línea y modelo del vehículo involucrado, número de unidades en circulación, cronograma de aplicación, entre otros.
b) Los productores o fabricantes, ensambladores, importadores y representantes de productor deberán disponer de un procedimiento institucional debidamente documentado que garantice que la información reportada por éstos al correo electrónico de la Superintendencia de Industria y Comercio, a través del "Responsable institucional", cuenta con la aprobación del representante legal o está firmada electrónicamente por éste.
c) Se reportará únicamente el formato 3ID-V cuando la campaña de recambio no aplique en Colombia, explicando las razones por las cuales no se hace efectiva.
d) La información reportada al Superintendente Delegado para la Protección al Consumidor y Metrología se deberá publicar en el sitio web del productor o fabricante, ensamblador, importador y representante de productor respectivo, del sector automotor, al momento en que se inicie la campaña.
Las reglas señaladas en los literales a, b, y d también se aplicarán cuando una misma falla o defecto sea el motivo de reclamo de por lo menos el cuatro por ciento (4%) de los vehículos de la misma serie y modelo en circulación, así el defecto no atente contra la salud, la vida, la integridad o la seguridad de los consumidores
e) Los productores o fabricantes, ensambladores, importadores y representantes de productor deberán informar a esta Superintendencia dentro de los primeros 8 días de cada trimestre el avance de la(s) Campaña(s) de Seguridad adoptada(s), en los formatos relacionados en el literal a) del presente numeral, sin perjuicio de que la Superintendencia pueda exigir la presentación de informes con mayor periodicidad en casos particulares. Esta obligación se mantendrá hasta el cierre de la(s)
* Circular Externa No. 17 de 19 de julio de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.137 de julio 21 de 2011.
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Circular Única
campaña(s), la(s) cual(es) sólo podrá(n) ser cerrada(s) cuando se alcance la revisión de un mínimo del 80% de los vehículos involucrados, siempre que se demuestre que se hizo lo posible para contactar a los consumidores que pudieran verse afectados.
En todo caso, la información relacionada con la(s) Campaña(s) de Seguridad, adelantada(s) por cada productor, fabricante, ensamblador, importador y representante de productor, podrá ser divulgada en la página web de esta Superintendencia conforme a la información remitida por éstos.
f) En el evento en que después de tres (3) meses de iniciada la Campaña de Seguridad, los productores o fabricantes, ensambladores, importadores y representantes de productor no cuenten con una cobertura mínima del cuarenta y cinco por ciento (45%) del total de las unidades afectadas atendidas, o del 80% en el primer año, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá emitir todas las órdenes que considere necesarias, a cargo del (los) responsable(s), para lograr un avance significativo en la Campaña.
1.2.2.4. Mecanismos de seguimiento y control
Para efectos del cumplimiento de lo dispuesto en este numeral 1.2.2, se deberán observar las siguientes instrucciones:
1.2.2.4.1. Remisión de información
Los concesionarios, talleres autorizados y expendedores de repuestos deberán remitir a la Superintendencia de Industria y Comercio la información a la que se hace referencia en los numerales siguientes, a través de los respectivos productores, ensambladores, importadores y representantes de productor.
Los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor de motocicletas, motonetas y motocarros deberán remitir a la Superintendencia de Industria y Comercio la
información a la que se refiere los numerales siguientes.*
1.2.2.4.2. Implementación
Los productores, ensambladores, importadores, representantes de productor, concesionarios, talleres autorizados y expendedores de repuestos, adoptarán e implementarán las instrucciones aquí establecidas. Los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor, procurarán que los concesionarios, talleres autorizados y expendedores de repuestos, cumplan con esta obligación.
Los concesionarios, talleres autorizados y expendedores de repuestos serán responsables de la observancia y buen funcionamiento de los mecanismos de protección al consumidor establecidos para su red autorizada, verificadas las adecuaciones a que haya lugar en función de las instrucciones impartidas por el Superintendente Delegado para la Protección del Consumidor de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor de motocicletas, motonetas y motocarros adoptarán e implementarán las instrucciones aquí establecidas e igualmente serán responsables de la observancia y buen funcionamiento de los mecanismos de protección al consumidor establecido para su red autorizada. Además, de común acuerdo con los
* Circular Externa N° 14 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N° 44.639 de Diciembre 7 de 2001.
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distribuidores y talleres autorizados adoptarán e implementarán las medidas de control necesarias para atender al cumplimiento de las normas contenidas en esta circular.*
Para el 13 de agosto de 2001,† los productores, ensambladores, importadores, representantes de productor, concesionarios, talleres autorizados y expendedores de repuestos, deberán adoptar las acciones y cronogramas a seguir para asegurar la instalación del mecanismo institucional de atención al cliente y el cumplimiento de las demás instrucciones impartidas.
El órgano directivo correspondiente de los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor, deberá designar un funcionario “responsable institucional”, encargado de la implementación y cumplimiento de lo aquí establecido y de asegurar la disposición de los medios materiales, administrativos y económicos para dar cumplimiento a los cronogramas establecidos. Constancia de lo anterior, deberá enviarse a la Delegatura de Protección al Consumidor a más tardar el 27 de septiembre de 2001.‡
Los concesionarios, talleres y expendedores de repuestos autorizados deberán designar un “responsable local” con idénticas funciones a las señaladas en el inciso anterior.
La implementación total de lo previsto en este numeral 1.2.2, deberá haberse terminado el 27 de septiembre de 2001.§
1.2.2.4.3. Información inicial
Para el 28 de agosto de 2001,** los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor, deberán enviar a la Delegatura de Protección al Consumidor:
a) Copia del documento donde consten las instrucciones y directrices en las que se definan las acciones y cronogramas a seguir, así como el “responsable institucional” para su red autorizada, en los términos del inciso tercero del numeral 1.2.2.4.2 anterior;
b) Los procedimientos administrativos internos y los formularios de presentación de PQR para cada uno de los trámites que se hayan de surtir en su red autorizada, así como el sistema de códigos de atención, a los que se hace referencia en los literales b) y c) del numeral 1.2.2.3.1; y
c) El sistema de códigos asignado a cada uno de los concesionarios, talleres y expendedores de repuestos, al que se hace referencia en el literal e) del numeral 1.2.2.3.1.
La información solicitada deberá hacerse llegar a la Superintendencia por escrito o en mensaje de datos (formato original y formato MS-WORD 95) vía Internet o en medio magnético (disquete 3 ½ ‘’ formateado con MSDOS).
† Esta obligación fue establecida en el artículo 4.2 de la circular 09 del 20 de junio de 2001, en la cual se previó que “Dentro de los 30 días siguientes a la vigencia de la presente circular...”. Dicha circular fue publicada en el Diario Oficial N° 44.468 de Junio 27 de 2001.
‡ Esta obligación fue establecida en el artículo 4.2 de la circular 09 del 20 de junio de 2001, ibídem, en la cual se previó que “Constancia de lo anterior, deberá enviarse a la Delegatura de Protección al Consumidor en el término de 3 meses contados a partir de la entrada en vigencia del presente acto”.
§ Esta obligación fue establecida en el artículo 4.2 de la circular 09 del 20 de junio de 2001, ibídem, en la cual se previó que “La implementación total de lo previsto en esta circular, deberá haberse terminado en 3 meses, contados a partir de la entrada en vigencia de la misma”.
** Esta obligación fue establecida en el artículo 4.3 de la circular 09 del 20 de junio de 2001, ibídem, en la cual se previó que “Dentro de los 40 días siguientes a la vigencia de la presente circular...”.
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Circular Única
El 15 de diciembre de 2001 los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor de motocicletas, motonetas y motocarros deberán informar a la Delegatura de Protección al Consumidor si se presentaron modificaciones al contenido del informe inicial allegado a la
Superintendencia de Industria, las cuales deberán detallarse.*
1.2.2.4.4. Información esporádica
Los concesionarios, talleres autorizados y expendedores de repuestos, deberán informar a los productores, ensambladores, importadores o representantes de productor respectivo, dentro de los siete (7) días siguientes a su ocurrencia, toda modificación que se introduzca a los esquemas y documentos adoptados y elaborados conforme a las instrucciones impartidas en este numeral 1.2.2.
En caso de apertura de un nuevo establecimiento que fabrique, importe, ensamble o comercialice vehículos automotores o servicios relacionados con éstos, el representante o propietario deberá acreditar, ante la Delegatura para la Protección del Consumidor de la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al inicio de las operaciones, la información inicial exigida en el numeral 1.2.2.4.3 anterior.
1.2.2.4.5. Información periódica
Dentro de la primera semana de cada trimestre, todo concesionario, taller autorizado y almacén de repuestos, allegará al fabricante, ensamblador, importador o representante de productor respectivo, un informe relativo al cumplimiento de los mecanismos institucionales adoptados, indicando las desviaciones que se hubiesen presentado, el responsable de la anomalía y las correcciones adoptadas. Igualmente presentará en los mismos términos, la relación detallada a que se refiere el literal d) del numeral 1.2.2.3.1.
Una vez recibida la información de su red autorizada y dentro de la segunda semana de cada trimestre, los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor, informarán al Superintendente Delegado para la Protección del Consumidor del cumplimiento de los esquemas adoptados en su red, indicando los resultados obtenidos, las desviaciones que se hubiesen presentado, el responsable de la anomalía y las correcciones adoptadas. Igualmente remitirá una relación consolidada de las variables a las que se refiere el literal d) del numeral 1.2.2.3.1. Para el efecto, se sugiere aplicar el formato detallado en el anexo 1.4 Consolidado PQR 3010-F02.
Dentro de la segunda semana de cada trimestre, los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor de motos, motonetas y motocarros deberán informar al Superintendente delegado para la protección al consumidor del cumplimiento de los esquemas adoptados en su red, indicando los resultados obtenidos, las desviaciones que se hubiesen presentado, el responsable de la anomalía y las correcciones adoptadas. Igualmente remitirá una relación consolidada de las variables a las que se refiere el literal d) del numeral 1.2.2.3.1. Para el efecto, se sugiere aplicar el
formato detallado en el anexo 1.4 Consolidado PQR 3010-F02.*
La información periódica deberá allegarse certificada por el responsable institucional de cumplimiento y el representante legal. La certificación por parte del revisor fiscal deberá realizarla anualmente, la cual deberá remitirse con el informe periódico correspondiente al mes de enero. *
El 15 de diciembre de 2001 los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor de motocicletas, motonetas y motocarros deberán informar a la Delegatura de Protección
* Circular Externa N° 014 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N° 44.639 de Diciembre 7 de 2001.
* Circular Externa N° 014 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N° 44.639 de Diciembre 7 de 2001.
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al Consumidor si se presentaron modificaciones al contenido del informe periódico allegado a la Superintendencia de Industria, las cuales deberán detallarse. ***
La información a que se refiere el literal d del numeral 1.2.2.3.1 deberá contener el detalle de la PQRS (conforme a definición antes citada). No obstante, en el anexo 1.4 Consolidado PQR 3010- F02, se indicara en la casilla de observaciones el total de las solicitudes de atención en garantía recibidas por cada concesionario, taller o expendedor de repuestos y por cada productor o ensamblador cuando no exista red de distribución o atención, sin que sea necesario clasificarlas conforme al anexo No. 1.2.**
1.2.2.4.6. Información a disposición
Los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor, deberán mantener a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, durante un término no inferior al exigido legalmente para los papeles comerciales, copia de los modelos de cláusulas a incluir en los contratos de concesión, conforme a lo establecido en el numeral 1.2.2.3.2. Igualmente deberán conservar en los mismos términos, copia del certificado de garantía de que trata el numeral 1.2.2.2.1.
La Superintendencia podrá solicitar, en cualquier tiempo, las justificaciones técnicas, administrativas, jurídicas y económicas que considere pertinentes.
1.2.2.5. Aviso de cumplimiento
A partir del primero de septiembre de 2001, el siguiente texto deberá mantenerse en cada establecimiento abierto al público de la red autorizada de los productores, ensambladores, importadores y representantes de productor, en un sitio visible al cliente de la sala de ventas y del taller de servicios, de modo que sea legible a simple vista:
“Por disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, este establecimiento debe disponer de un mecanismo institucional de recepción y trámite de las peticiones, quejas y reclamos. Como responsable del cumplimiento de estas disposiciones se ha designado a (nombre del responsable local de cumplimiento) quien atenderá sus inquietudes y reclamos. En caso de persistir la inconformidad, agradecemos informar a (nombre del responsable institucional de cumplimiento) al teléfono número (XXXXXXX o línea 9 800 si existiere)”.
1.2.3. Baterías (acumuladores de tipo plomo ácido)
La garantía de calidad, funcionamiento y servicio de las baterías, se sujetará a las siguientes reglas: a) Término de la garantía. Los fabricantes de acumuladores tipo plomo ácido (baterías) para uso en vehículos automotores, deberán otorgar garantía mínima de calidad funcionamiento y servicio a sus productos a partir de la fecha de su entrega así:
i) Seis (6) meses para baterías cuyo uso corresponda a vehículos de servicio público y demás vehículos comerciales; ii) Seis (6) meses para baterías cuyo uso corresponda a motos, motonetas y motocarros. iii) Doce (12) meses para baterías cuyo uso corresponda a vehículos de servicio particular;
*** Circular Externa N° 014 del 3 de diciembre de 2001. Publicada en el Diario Oficial N° 44.639 de Diciembre 7 de 2001.
** Resolución N° 12674 del 2 de mayo de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.182 de Mayo 9 de 2003.
* Resolución N° 2356 del 11 de febrero de 2004. Publicada en el Diario Oficial N° 45.461 de Febrero 13 de 2004.
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Circular Única
b) Tarjeta de garantía. Para asegurar al consumidor el cumplimiento de la garantía de calidad, funcionamiento y servicio de que trata el literal anterior, los fabricantes de acumuladores tipo plomo ácido (baterías) para uso en vehículos automotores, directamente o a través de sus canales de distribución, deberán hacer entrega a cada comprador de una tarjeta de garantía, debidamente diligenciada junto con la unidad vendida. El texto de la tarjeta de garantía deberá contener por lo menos los siguientes datos:
i) Identificación del producto: Marca de fábrica o comercial y número de identificación o serial;
ii) Identificación del fabricante: Nombre (razón social) y NIT;
c) Alcance de la garantía. La garantía se prestará conforme a los siguientes términos:
i) La garantía de calidad, funcionamiento y servicio amparará el producto por defectos de fabricación por el término indicado en el literal a);
ii) En cualquier caso de cambio del bien por garantía, el nuevo producto tendrá una garantía igual a la del producto inicialmente adquirido;
iii) El consumidor podrá hacer uso de la garantía en el lugar de compra o a través de los canales de distribución y venta autorizados por el fabricante;
iv) No se podrá supeditar la atención de la garantía a la presentación de la tarjeta de garantía y/o de la factura;
d) Información mínima. En el cuerpo de cada producto (batería) deberá indicarse de manera visible los datos que correspondan a capacidad nominal (corriente eléctrica-tiempo), capacidad de arranque (corriente eléctrica) y capacidad de reserva (tiempo), indicados conforme al sistema internacional de unidades;
e) Para facilitar la atención de la garantía, el fabricante o importador deberá implementar los mecanismos en toda la red de distribución que permitan contar con la información necesaria para identificar el producto, uso, fecha de venta y vigencia de la garantía;
f) Para facilitar el cumplimiento de lo dispuesto en el literal e) de este artículo, toda la cadena de distribución conformada por puntos de venta directos, distribuidores, almacenes de cadena, etc., dentro de los cinco (5) días siguientes a la venta o reemplazo por garantía, deberán reportar al fabricante los datos del producto, que permitan determinar la entrada en vigencia de la garantía de cada batería vendida.
1.2.4. Tubería y accesorios de PVC y CPCV††
(ESPACIO EN BLANCO)
†† †† El Consejo de Estado mediante sentencia del 3 de septiembre del 2004, Consejero Ponente: Doctor Gabriel Eduardo Mendoza Martelo: Declaró “la nulidad de las Resoluciones: 224 de 17 de enero de 2001, “por el cual se fijan unos requisitos técnicos para tubería y accesorios P.V.C. y C.P.V.C.; 29447 de 11 de setiembre de 2001, “por el cual se modifica parcialmente la circular externa No. 10 de 2001”, y 33064 de 4 de octubre de 2001. “por la cual se modifican parcialmente las resoluciones No. 224 y 29447 de 2001”, expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio”
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Circular Única
1.2.5. Derogado
1.2.6. Derogado
1.2.7. Computadores
Espacio en blanco
1.2.8. Electrodomésticos* y Gasodomésticos**
1.2.8.1. Definiciones
Para efectos de la presente circular, entiéndase por:
a) Electrodomésticos:*** Son aparatos que utilizan la energía eléctrica o para desarrollar tareas domésticas, actividades de esparcimiento, del cuidado del hogar y el cuidado personal, etc., tales como alisar la ropa en el caso de las planchas, las grecas para preparar un café, calentar o cocinar los alimentos, lavar o secar la ropa, lavar los platos, aspirar el polvo, recibir señales de imagen y sonido y reproducirlas, hacer trabajos en computador y reproducirlos, etc.. Los electrodomésticos utilizan diferentes componentes que pueden ser eléctricos, mecánicos, electrónicos, tecnológicos o algunos que combinan varios de los anteriores. Ejemplos de electrodomésticos son: Neveras, lavadoras, secadoras, lava-torres, lavaplatos, estufas, campanas extractoras, cocinetas, hornos (eléctricos, tostadores, microondas, etc.), aspiradoras, planchas para la ropa, cafeteras, teteras, grecas, ollas (arroceras, vaporeras, freidoras, multiusos, wook, foundue, etc.), exprimidores, licuadoras, batidoras, pica todos, tostadoras, sanducheras, abrelatas, cuchillos, televisores, reproductores de video (teatro en casa, blu ray, sistema receptores de A/V, VHS, DVD, etc.) video proyectores, computadores (de escritorio, portátiles, etc.), equipos multifuncionales, impresoras, consolas de juegos, cámaras digitales, cámaras filmadoras, equipos de sonido, minicomponentes, radios, grabadoras, reproductores MP3, MP4, IPOD, IPAD, memorias (USB, class, etc.), parlantes, teléfonos (inalámbricos, celulares, etc.) faxes, fotocopiadoras, radiadores eléctricos, calentadores, ventiladores, aires acondicionados, máquinas de coser, planchas, y secadores de cabello, masajeadores de pies, afeitadoras, depiladoras, etc.
Resolución No. 60093 del 13 de septiembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49995 del 13 de septiembre de 2016. “Por la cual se derogan unos numerales en el Capítulo Primero del Título II de la Circular Única”. Mediante la cual se resuelve derogar los numerales 1.2.5 y 1.2.6 en el Capítulo Primero del Título II de la Circular Única.
El Numeral 1.2.5. “Artefactos que funcionan con gas combustible” se derogó por cuanto en la Resolución No. 680 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se expidió el Reglamento Técnico para algunos gasodomésticos que se fabriquen nacionalmente o importen para ser comercializados en Colombia.
Resolución No. 60093 del 13 septiembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49995 del 13 de septiembre de 2016. “Por la cual se derogan unos numerales en el Capítulo Primero del Título II de la Circular Única”. Mediante la cual se resolvió derogar el numeral 1.2.6 “Requisitos mínimos de idoneidad y calidad de las instalaciones para el suministro de gas en edificaciones residenciales y comerciales”, por cuanto, por la Resolución 90902 de 2013 del Ministerio de Minas y Energía expidió el Reglamento Técnico de instalaciones internas de gas combustible, que establece los requisitos que se deben cumplir en las etapas de diseño, construcción y mantenimiento de las instalaciones para suministro de gas combustible destinadas a uso residencial, comercial e industrial.
* Circular Externa N° 004 del 28 de abril de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.182 de Mayo 9 de 2003.
** Resolución No. 9747 del 4 de mayo de 2005. Publicada en el Diario Oficial No. 45.905 de mayo 11 de 2005.
***Circular Externa No. 018 del 22 de julio de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.142 del 26 de julio de 2011.
Pág. 13 Título II
Circular Única
b) Representante de productor: Quien actúa por cuenta y en nombre o representación de un productor nacional o extranjero, de electrodomésticos, partes, componentes o accesorios originales y en tal virtud asume las responsabilidades de éste último.
c) Centro de servicio autorizado: Quien presta el servicio de mantenimiento, reparación y/o postventa de electrodomésticos, autorizado por el fabricante, ensamblador, importador o representante de productor respectivo.
d) Servicio de postventa: Servicio que asegura:
el mantenimiento preventivo y correctivo,
el cumplimiento de la garantía y
la reposición de repuestos, partes, piezas, componentes, accesorios e insumos para electrodomésticos.
e) Gasodoméstico: Artefacto de uso doméstico y/o comercial, que funciona con combustible gaseoso.
1.2.8.2. Garantía de calidad, idoneidad y servicio postventa
Independientemente de que se cumpla con las obligaciones señaladas en los numerales subsiguientes, los destinatarios de esta circular garantizarán al comprador que sus productos satisfacen las especificaciones anunciadas o las corrientes del mercado para electrodomésticos y gasodomésticos, mediante el otorgamiento de una garantía de calidad, idoneidad y servicio de postventa. Frente al consumidor, el cumplimiento de los términos de la garantía es obligación solidaria de todos los que hayan intervenido en la cadena de producción y distribución del electrodoméstico o gasodoméstico. El consumidor podrá hacer uso de la garantía de calidad, idoneidad y servicio de postventa directamente ante el expendedor o comercializador o en cualquiera de los canales establecidos y autorizados por el productor, importador o representante de productor, independientemente de las acciones que quien responda ante el consumidor tenga frente al responsable del daño.
1.2.8.2.1. Certificado de garantía
Los destinatarios de la presente circular deberán tener un documento escrito, en idioma español en letra legible, en el que consten los términos de su garantía de calidad, idoneidad y servicio de postventa, que, como mínimo, implicará los estándares aquí previstos.
El certificado de garantía deberá entregarse a cada adquirente, y contener como mínimo:
- La identificación del productor o importador; - La identificación del electrodoméstico o gasodoméstico con las especificaciones necesarias para
su correcta individualización; - Las condiciones de validez de la garantía y su plazo de vigencia; - La descripción de las partes del electrodoméstico o gasodoméstico excluidas de la garantía; - Las condiciones de atención de la garantía y del servicio de postventa especificando los canales
de atención establecidos y autorizados donde podrán hacerse efectivos; - Declaración del tiempo durante el cual se garantiza el suministro de repuestos e insumos para el
adecuado funcionamiento del bien.
Resolución No. 9747 del 4 de mayo de 2005. Publicada en el Diario Oficial No. 45.905 de mayo 11 de 2005
Pág. 14 Título II
Circular Única
Las exclusiones deberán ser expresas y se entenderán siempre de manera taxativa. Las exclusiones sólo podrán ser respecto de las partes y piezas que usualmente sufren deterioro o desgaste por la operación normal del electrodoméstico o gasodoméstico.
1.2.8.2.2. Alcance de la garantía
En desarrollo de lo señalado en el artículo 29 del decreto 3466 de 1982 y sin perjuicio de la obligación de cambiar el bien por otro o devolver el dinero, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 del citado decreto, la garantía de calidad, idoneidad y servicio de postventa, compromete a sus obligados respecto de los electrodomésticos y gasodomésticos en cuya fabricación, importación, distribución o venta haya participado, como mínimo a proporcionar la asistencia técnica, reparar y suministrar los repuestos, partes, piezas y accesorios necesarios que permitan el adecuado funcionamiento del electrodoméstico o gasodoméstico durante todo el período que ampare la garantía sin costo alguno para el consumidor.
Para los efectos previstos en este numeral, los productores, importadores, representante de productor y expendedores, deberán disponer directamente, o a través de centros de servicio autorizados o expendedores de repuestos, de un inventario representativo de los repuestos, partes y piezas de mayor rotación y garantizar el suministro oportuno de los restantes repuestos así como de unidades de reposición e insumos. En todo caso, los productores, importadores y representantes de productor deberán garantizar el suministro oportuno de los repuestos partes y piezas en todas las ciudades en que operen.
1.2.8.2.3. El servicio de postventa
El servicio de postventa deberá ser prestado por todo productor, importador o representante de productor directamente o a través de centros de servicio autorizados o por proveedores o expendedores y garantizar, como mínimo, lo siguiente:
Centros de servicio adecuados y suficientes para ofrecer el mantenimiento y reparaciones;
Personal técnico idóneo, capacitado y las herramientas mínimas y especializadas para los modelos, referencias y servicios ofrecidos;
Asegurar la disponibilidad o suministro de repuestos, unidades de reposición, partes, piezas, accesorios e insumos durante la permanencia del electrodoméstico o gasodoméstico en el mercado, que garanticen la idoneidad del mismo.
1.2.8.2.4 Término de la garantía*
Cuando el productor, distribuidor o expendedor de un electrodoméstico o de un gasodoméstico no informe al consumidor sobre el término de la garantía mínima, referida a las condiciones de idoneidad y calidad del mismo y del servicio de postventa, que ampara el producto por todos los defectos no imputables al usuario y asegura la obligación de proporcionar la asistencia técnica necesaria para el mantenimiento, se presumirá que el término de dicha garantía, es de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de entrega del electrodoméstico o gasodoméstico al comprador original. No obstante, el productor, distribuidor o expendedor que alegue haber dado una garantía por un término inferior, al de los doce (12) meses acá establecidos, deberá probar que informó el término de la garantía correspondiente al consumidor y que éste lo aceptó de manera expresa.
* Circular Externa No. 018 del 22 de julio de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.142 del 26 de julio de 2011.
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1.2.8.3. Mecanismos de protección al consumidor
1.2.8.3.1. Mecanismo institucional
Los productores, importadores, representantes de productor, proveedores o expendedores y centros de servicio autorizados deberán disponer de un mecanismo institucional de recepción y trámite de atención de garantías y suministros de repuestos, en adelante PQR, debidamente documentado.
Los productores, importadores y representantes de productor deberán contemplar de acuerdo con el tipo de relación contractual que los vincule, que los centros de servicio autorizados y expendedores de repuestos dispongan de dicho mecanismo.
El mecanismo institucional de atención al consumidor deberá, por lo menos:
a) Tener a disposición y entregar a los consumidores del sector de electrodomésticos y gasodomésticos los listados con la información impresa de las direcciones ordinarias y electrónicas, números de teléfonos y de fax de los centros de servicio que conforman su red autorizada a nivel nacional y los procedimientos aplicables a las PQR, sin perjuicio de la demás información que se considere pertinente. Igualmente deberá informárseles que la presentación de PQR no tiene que ser personal ni requiere de intervención de abogado.
b) Establecer procedimientos administrativos internos y formularios necesarios para la eficiente recepción y trámite de las PQR, en las condiciones que se destinen para su recepción. El procedimiento adoptado e informado al consumidor deberá prever, en todo caso, lo siguiente:
- Notificación inmediata al productor, importador o representante de productor respectivo de la PQR presentada directamente o a través de un centro de servicio autorizado;
- El tiempo máximo en el cual la PQR será resuelta;
- Cuando lo solicitado sea la devolución del dinero o el cambio del electrodoméstico o gasodoméstico, el proveedor o expendedor respectivo deberá solicitar el concepto del productor, importador, representante de productor o centro de servicio autorizado respectivo. Si en tres días no se ha presentado el concepto solicitado, el proveedor o expendedor decidirá la forma de hacer efectiva la garantía de conformidad con las normas que regulan la materia;
- Si el consumidor considera que su PQR no ha sido resuelta satisfactoriamente, se le informará sobre la posibilidad de acudir ante las autoridades competentes en el tema.
En el caso, en que un consumidor, esté privado del uso del electrodoméstico o gasodoméstico en garantía por cualquier causa relacionada con su reparación imputable a los responsables de efectuarla, por un término superior al tiempo máximo establecido en el cual la PQR debió ser resuelta, se interrumpirá automáticamente el plazo de la garantía otorgada debiendo computarse dicho tiempo como prolongación del mismo.
1.2.8.3.2. Mecanismo de seguridad para Gasodomésticos
Los proveedores, importadores y representantes de productos de gasodomésticos cuando tengan indicios graves de que una falla en un sistema o subensamble, o un defecto en una parte o pieza de un gasodoméstico pueda atentar contra la salud y vida o seguridad de los consumidores, deberá
Resolución No. 9747 del 4 de mayo de 2005. Publicada en el Diario Oficial No. 45.905 de mayo 11 de 2005
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informarla por escrito a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los dos días hábiles siguientes. En los mismos términos, deberá informarse el procedimiento y el plazo estimado en el cual se corregirá la falla o el defecto.
El procedimiento será similar al anterior, cuando una misma falla o defecto sea el motivo de reclamo en un cuatro por ciento (4%) de los gasodomésticos en circulación, debiéndose aportar la propuesta de los correctivos adoptados o que se implementarán para el efecto.
1.2.8.4. Mecanismos de seguimiento y control
Para efectos del cumplimiento de lo dispuesto en esta circular, se deberán observar las siguientes instrucciones:
1.2.8.4.1. Implementación
Los productores, importadores, representantes de productor, proveedor o expendedor y centros de servicio autorizados adoptarán e implementarán las instrucciones aquí establecidas y serán responsables de la observancia y buen funcionamiento de los mecanismos de protección al consumidor.
Dentro de los 3 meses siguientes a la vigencia de la presente circular, los productores, importadores, representantes de productor, talleres autorizados y expendedores, deberán adoptar las acciones y cronogramas a seguir para asegurar la instalación del mecanismo institucional de atención al cliente y el cumplimiento de las demás instrucciones impartidas.
Cada productor, importador, representante de productor y expendedores, deberán designar un funcionario “responsable institucional”, encargado de la implementación y cumplimiento de lo aquí establecido y de asegurar la disponibilidad de los medios materiales, administrativos y económicos para dar cumplimiento a los cronogramas establecidos. Constancia de lo anterior, deberá mantenerse a disposición de la Delegatura de Protección al Consumidor, de igual manera lo contenido en los literales a) y b) del numeral 1.2.8.3.1.
La implementación total de lo previsto en esta circular, deberá haberse terminado en 6 meses, contados a partir de la entrada en vigencia de la misma.
1.2.8.4.2. Información a disposición
Dentro de los 3 meses siguientes a la vigencia de la presente circular, los productores, importadores, representantes de productor, proveedores y expendedores deberán mantener a disposición de la Delegatura de Protección al Consumidor:
a) Copia del documento donde consten las instrucciones y directrices en las que se definan las acciones y cronogramas a seguir, así como el “responsable institucional” para su red autorizada, en los términos del inciso tercero del numeral 1.2.8.4.1 de la presente circular;
b) Los procedimientos administrativos internos y los formularios de presentación de PQR para cada uno de los trámites que se hayan de surtir en su red autorizada;
c) Listado de los proveedores o expendedores y talleres de servicio que conforman su red autorizada a nivel nacional, indicando dirección y nombre del propietario y/o representante legal.
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1.2.9 Término de la garantía mínima para productos no perecederos*
Por regla general, cuando el productor, distribuidor o expendedor de un producto no perecedero no informe al consumidor sobre el término de la garantía mínima, referida a las condiciones de idoneidad y calidad del mismo y del servicio de postventa, que ampara el producto por todos los defectos no imputables al usuario y asegura la obligación de proporcionar la asistencia técnica necesaria para el mantenimiento, se presumirá que el término de dicha garantía es de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de entrega del producto al comprador original. No obstante, el productor, distribuidor o expendedor que alegue haber dado una garantía por un término inferior, al de los doce (12) meses acá establecidos, deberá probar que informó el término de la garantía correspondiente al consumidor y que éste lo aceptó de manera expresa.
Sin perjuicio de lo anterior, para los siguientes productos, se presumirá el término de dicha garantía como mínimo, en las siguientes condiciones:
1. Para pisos, por doce (12) meses contados a partir de la fecha de su entrega al comprador original.
2. Para muebles y enseres, por doce (12) meses contados a partir de la fecha de su entrega al comprador original.
3. Para repuestos (de vehículos y motos), por doce (12) meses contados a partir de la fecha de su entrega al comprador original.
4. Para llantas, por seis (6) meses contados a partir de la fecha de su entrega al comprador original.
5. Para monturas y lentes, por seis (6) meses contados a partir de la fecha de su entrega al comprador original.
6. Para calzado, por dos (2) meses contados a partir de la fecha de su entrega al comprador original.
CAPÍTULO SEGUNDO INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR
2.1 Información al consumidor y propaganda comercial *
De conformidad con lo señalado en el decreto 3466 de 1982, las marcas, leyendas, propagandas comerciales y, en general, toda la publicidad e información que se suministre al consumidor sobre los componentes, propiedades, naturaleza, origen, modo de fabricación, usos, volumen, peso o medida, precios, forma de empleo, características, calidad, idoneidad y cantidad de los productos o servicios promovidos y de los incentivos ofrecidos, debe ser cierta, comprobable, suficiente y no debe inducir o poder inducir a error al consumidor sobre la actividad, productos y servicios y establecimientos. Por lo tanto se deben tener en cuenta entro otros los siguientes criterios:
2.1.1. Información engañosa
Se considera información engañosa, la propaganda comercial, marca o leyenda que de cualquier manera, incluida su presentación, induzca a error o pueda inducir a error a los consumidores o personas a las que se dirige o afecta y que, debido a su carácter engañoso, puede afectar su comportamiento económico.
* Circular Externa No. 018 del 22 de julio de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.142 del 26 de julio de 2011.
* Circular Externa N° 011 del 9 de mayo de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 44.802 de Mayo 16 de 2002.
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2.1.1.1. Elementos
Para determinar si la propaganda comercial, marca o leyenda o en general cualquier forma de publicidad es engañosa, se tendrán en cuenta entre otros los siguientes elementos:
a) Las indicaciones sobre las características de los bienes o servicios, tales como su disponibilidad, naturaleza, ejecución, composición, el procedimiento y la fecha de fabricación o de prestación, su carácter apropiado o idóneo, utilizaciones, cantidad, especificaciones, origen geográfico o comercial o los resultados que pueden esperarse de su utilización o los resultados y las características esenciales de las pruebas o controles efectuados sobre los bienes o los servicios.
b) El precio o su modo de fijación y las condiciones de suministro de bienes o de prestación de servicios.
c) La naturaleza, características y derechos del anunciante, tales como su identidad y su patrimonio, sus cualificaciones y sus derechos de propiedad industrial, comercial o intelectual, o los premios que haya recibido o sus distinciones.
2.1.1.2. Criterios
Para efectos de lo previsto en los artículos 14, 15, 16 y 17 del decreto 3466 de 1982, o de las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, se entenderá que la información o la propaganda comercial es engañosa, entre otros casos cuando:
a) Se omite información necesaria para la adecuada comprensión de la propaganda comercial.
b) Cuando la información indispensable para el adecuado manejo, mantenimiento, forma de empleo, uso del bien y/o servicio así como precauciones sobre posibles riesgos, no esté en idioma castellano.
Cuando un Reglamento Técnico establezca la obligación de dar información a los consumidores, ésta deberá venir en su integridad en idioma castellano.
Se considera que la información es suficiente cuando sea representada por símbolos reconocidos internacionalmente y/o con palabras que por costumbre son plenamente
reconocidas por los consumidores en cuanto su significado o aplicación.
c) Se establecen mecanismos para trasladar al consumidor los costos del incentivo de manera que éste no pueda advertirlo fácilmente, como cuando se disminuye la calidad o cantidad del producto o servicio o se incrementa su precio, entre otros.
d) La información sobre restricciones, limitaciones, excepciones y condiciones adicionales para la adquisición del producto o servicio, no se incluye en la propaganda comercial y no tiene similar notoriedad al ofrecimiento del producto o servicio que se anuncia.
e) Se ofrecen productos o incentivos con deficiencias o imperfectos, usados, remanufacturados, remodelados o reconstruidos, próximos a vencerse y de colecciones o modelos anteriores sin indicar tales circunstancias de manera clara y precisa en la propaganda comercial.
Circular Externa No. 004 del 14 de febrero de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 47.985 febrero 16 de 2011.
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f) Se ofrecen de manera gratuita productos, servicios o incentivos cuando la entrega de los mismos está supeditada al cumplimiento de alguna condición por parte del consumidor que no se indica en la propaganda comercial.
2.1.2. Propaganda comercial
Para efectos del cumplimiento de los requisitos de veracidad, suficiencia y no inducción a error al consumidor se imparten las siguientes instrucciones para algunos casos especiales de propaganda comercial.
2.1.2.1. Propaganda comercial con incentivos
Se entiende por propaganda comercial con incentivos, todo anuncio dirigido al público en general o a un sector específico de la población, en el cual se ofrece en forma temporal, la comercialización de productos o servicios en condiciones más favorables que las habituales las cuales pueden consistir en el ofrecimiento a través de cualquier medio de divulgación o sistema de publicidad de rifas, sorteos, cupones, vales, fotos, figuras, afiches, imágenes o cualquier otro tipo de representación de personas, animales o cosas, dinero o de cualquier retribución en especie, con el fin de inducir o hacer más atractiva la compra de un producto o servicio determinado.
No se entiende como propaganda comercial con incentivos las condiciones más favorables obtenidas de manera individual como resultado de la negociación directa del consumidor.
A continuación se señalan algunos criterios técnicos y jurídicos para la cabal aplicación de los requisitos de veracidad, suficiencia y no inducción a error exigidos por el legislador.
a) Información mínima
i. Identificación del producto o servicio promovido y del incentivo que se ofrece indicando su cantidad y calidad.
ii. Requisitos y condiciones para su entrega, como por ejemplo si no es acumulable con otros incentivos, si se limita la cantidad por persona, etc.
iii. Plazo o vigencia del incentivo, indicando la fecha exacta de iniciación y terminación de la misma.
iv. Nombre comercial o razón social del oferente. v. Gastos, descuentos, retenciones, impuestos, deducciones y, en general, los costos a
cargo del consumidor para la entrega del incentivo, si llegaren a ser aplicables. vi. Si en la propaganda comercial se utilizan imágenes de los productos o incentivos, los
elementos entregados deben tener las mismas características de los presentados en la propaganda comercial.
vii. Si el incentivo es un descuento ofrecido de manera general al público o sector determinado, en la propaganda comercial debe señalarse expresamente el monto o porcentaje, salvo cuando los descuentos son diferentes y se aplican a varios productos caso en el cual podrán señalarse los montos o porcentajes mínimos y máximos otorgados.
b) Inducción a error
Sin perjuicio de la facultad que existe para señalar libremente el precio de los productos y servicios no sometidos a régimen de control, se entenderá que se induce a error cuando:
i. Simultáneamente con el ofrecimiento del incentivo y hasta seis meses después del retiro del ofrecimiento de éstos se aumenta el precio del bien o servicio, o
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ii. Se ofrecen incentivos dentro del mes siguiente al aumento del precio del bien o servicio cuya adquisición se promociona.
c) Agotamiento de incentivos
De acuerdo con lo establecido en el artículo 16 del decreto 3466 de 1982 en la propaganda comercial con incentivos deberá indicarse la “fecha exacta hasta la cual será válido el ofrecimiento de los incentivos”.
En los casos en que la entrega del producto, servicio o incentivo se condicione a la disponibilidad de inventarios o existencias, además de la indicación de la fecha de vigencia exigida en el mencionado artículo 16 deberá indicarse el número de productos, servicios e incentivos disponibles.
Cuando se agoten los productos, servicios o incentivos ofrecidos antes de la fecha de vigencia anunciada en la propaganda comercial, deberá advertirse al público dicha circunstancia mediante avisos notorios en el establecimiento y suspenderse de manera inmediata la propaganda comercial.
En adición a lo señalado en el inciso anterior, si las existencias se agotan faltando más de tres (3) días para terminar el plazo de vigencia de la propaganda comercial, conforme con lo dispuesto en el artículo 32 del Decreto 3466 de 1982, la misma debe ser corregida tomando las medidas necesarias para evitar que se induzca a error o se cause daño o perjuicio a los consumidores. En tal sentido, deberá anunciarse el agotamiento de los productos, servicios o incentivos en forma proporcional y adecuada a las condiciones iniciales de difusión de la propaganda comercial y al lapso restante de vigencia.
2.1.2.2. Propaganda comercial de precios
Si en la propaganda comercial se indica el precio del producto o servicio deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
a) El precio debe corresponder al precio total del producto, incluido los impuestos o cualquier cargo adicional a que hubiere lugar y anunciarse en forma clara, visible y legible.
b) Cuando se afirme que el precio del producto o servicio es el más barato, el de menor precio o el más económico o se compare con el precio del mercado de otros establecimientos o empresas, dicha información deberá tener los soportes documentales pertinentes.
c) Cuando se anuncie que los bienes son vendidos al costo o a precio de fábrica el precio deberá corresponder al costo de venta, de acuerdo con la descripción definida en la clase 6 “Costo de Ventas” del plan Único de Cuentas para los Comerciantes establecido en el decreto 2650 de 1993, más los impuestos a que haya lugar.
d) Cuando en la propaganda comercial se ofrezca la venta de productos o servicios a plazo a través de sistemas de financiación y se incluya información sobre el costo de la misma, será necesario indicar la tasa de interés efectiva anual que se aplica. Si la financiación no es otorgada por el oferente debe indicarse esta circunstancia y el nombre de la persona que la otorga.
e) Se considera que se induce a error al consumidor cuando se compara el nuevo precio con el antiguo y éste último es mayor y ha sido incrementado durante el mes anterior a la fecha en la que se efectúe el anuncio.
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2.1.2.3. Propaganda comercial con imágenes
En la propaganda comercial con imágenes deberá observarse lo siguiente:
a) La imagen del producto o servicio utilizada en la propaganda comercial debe corresponder con la del producto o servicio promocionado.
b) La cantidad del producto que aparezca en la propaganda comercial debe corresponder a la que efectivamente contiene el envase o empaque del producto promocionado.
c) En las ventas por catálogo deberán indicarse las características y dimensiones o medidas de los productos.
2.1.2.4. Propaganda comercial de productos nocivos para la salud
Sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos señalados en la ley para productos específicos, como por ejemplo el tabaco y las bebidas alcohólicas, en la propaganda comercial de productos nocivos para la salud o que impliquen riesgos para la misma, deberá advertirse claramente sobre su nocividad o peligrosidad e indicarse la necesidad de consultar las condiciones para su uso correcto y las contraindicaciones, las cuales según lo dispuesto en el decreto 3466 de 1982 deben informarse en las etiquetas, envases o empaques, o en anexos que se incluyan dentro de éstos.
2.1.2.4.1. Exhibición del tabaco y sus derivados como los cigarrillos en establecimientos de
comercio‡‡ *
En concordancia con lo dispuesto en las Leyes 1109 de 2006 y 1335 de 2009 y en la Resolución 3961 de 2009 del Ministerio de Protección Social y las normas que las modifiquen o sustituyan, la exhibición de productos de tabaco y sus derivados como el cigarrillo, en los establecimientos de comercio para venta al público, tales como tiendas, minimercados, licoreras y grandes almacenes, deberá observar los siguientes criterios:
a) De conformidad con lo dispuesto en el literal b) del artículo 16 de la Ley 1109 de 2006 y el parágrafo 3 del artículo 2 de la Ley 1335 de 2009, el tabaco y sus derivados como el cigarrillo para la venta no pueden ser directamente accesibles por el público consumidor. Se hace necesario que el producto se encuentre detrás del mostrador o caja registradora del establecimiento donde no esté a libre disposición del público y no pueda ser manipulado. Está prohibido el denominado “autoservicio” para la adquisición de tabaco y sus derivados como los cigarrillos, donde el consumidor escoge, toma y paga en caja registradora los productos.
b) La exhibición de pacas, cajetillas y cartones de cigarrillos y en general todos los empaques de tabaco y sus derivados en vitrinas o mostradores y en el punto de venta de los establecimientos
‡‡ Circular Externa No. 005 del 27 de enero de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48328 del 30 de enero de 2012.
Mediante Circular Externa No. 011 de 2012 se dispuso que la Circular Externa 005 del 27 de enero de 2012, así como la No. 011, entrarán en vigor pasados tres (3) meses contados a partir de la publicación de esta última en el Diario Oficial, esto es, a partir del 26 de marzo de 2012, para Grandes Almacenes y pasados seis (6) meses para los demás destinatarios.
* Mediante la Circular 01 del 12 de marzo de 2018 publicada en el Diario Oficial No. 50535 del 14 de marzo de 2018 se
suspenden los efectos de las Circulares números 05 del 27 de enero de 2012 y 011 del 23 de marzo de 2012, dando cumplimiento a lo ordenado en el Auto del 17 de noviembre de 2017 proferido por el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera, Consejero Ponente Dr. Roberto Augusto Serrato Valdés.
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de comercio debe efectuarse de manera tal que se revele plenamente la totalidad de la cara principal del empaque, de acuerdo con la definición del artículo 2º de la Resolución 3961 de 2009 del Ministerio de Protección Social, por ser el área donde se ubican las advertencias sanitarias, las cuales deben ser completamente visibles al público de manera permanente, sin ser obstruidas, disimuladas, veladas o susceptibles de ser separadas.
c) La exhibición de las cajetillas de cigarrillos que se haga en cada establecimiento de comercio, debe implementarse de manera tal que solo sea visible al consumidor final una referencia de marca de cada producto disponible para la venta, salvo lo indicado en los parágrafos dispuestos a continuación. Cualquier repetición de exhibición de referencias de marca en el mismo establecimiento de comercio, se entenderá como promoción y se sancionará en los términos de la ley 1335 de 2009.§§ *
Parágrafo primero: En caso de que el establecimiento de comercio utilice mostradores para la exhibición de productos, cada establecimiento podrá contar con varios mostradores, siempre y cuando se cumpla con la regla anteriormente establecida, esto es, siempre que sumada integralmente la exhibición en todos los mostradores de cada establecimiento se asegure que cada referencia de marca no se exhiba más de una vez.****
Parágrafo segundo: Para el caso de cualquier local que tenga más de un punto de pago, podrán tener exhibición de productos por cada punto de pago en las condiciones señaladas en el presente literal, es decir, una sola referencia de marca por cada punto de pago.****
Parágrafo tercero: Se entiende por referencia de marca cualquier modalidad de producto diferenciable de los demás por su presentación o por su contenido. En los casos en que el expendedor venda o exhiba Cartón de cigarrillos que contengan varias cajetillas, cada Cartón se entenderá como una referencia de marca independiente, siempre y cuando el cartón se exhiba o se venda sellado y empacado, de manera tal que no se puedan apreciar las cajetillas individualmente.****
d) Se encuentra prohibida la exhibición de cajetillas de cigarrillos y empaques de tabaco o sus derivados en vitrinas exteriores de los establecimientos de comercio.
2.1.2.5. Propaganda comercial de automotores
Cuando en la propaganda comercial utilizada por los concesionarios, talleres y expendedores de repuestos autorizados del sector automotor, involucren de una u otra manera a los productores, ensambladores, importadores o representantes de productor respectivos, estos últimos deberán disponer y garantizar el cumplimiento de un reglamento que contenga las orientaciones específicas sobre la manera como la propaganda comercial, oferta, promoción, descuento o incentivo dirigido al
público debe presentarse al consumidor.
§§ Circular Externa No. 011 del 23 de marzo de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.384 del 26 de marzo de 2012. La Circular Externa 005 del 27 de enero de 2012 y la presente Circular Externa entrarán en vigor pasados tres (3) meses contados a partir de la publicación de esta última en el Diario Oficial para Grandes Almacenes y pasados seis (6) meses para los demás destinatarios.
* Mediante la Circular 01 del 12 de marzo de 2018 publicada en el Diario Oficial No. 50535 del 14 de marzo de 2018 se suspenden los efectos de las Circulares números 05 del 27 de enero de 2012 y 011 del 23 de marzo de 2012, dando cumplimiento a lo ordenado en el Auto del 17 de noviembre de 2017 proferido por el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera, Consejero Ponente Dr. Roberto Augusto Serrato Valdés.
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El reglamento adoptado por el fabricante, ensamblador, importador o representante de productor correspondiente en cada caso particular, deberá adjuntarse a la información de que trata el Título II Capítulo I numeral 1.2.2.4.6 de la presente Circular.
2.1.2.6. Propaganda comercial comparativa
Se entiende por propaganda comercial comparativa aquella en la cual se alude explícita o implícitamente a un competidor o a los bienes o servicios ofrecidos por un competidor de forma que se realice una confrontación entre la actividad, las prestaciones mercantiles, servicios o el establecimiento propios o ajenos con los de un tercero. La comparación o confrontación no podrá referirse a extremos que no sean análogos, ni comprobables, ni utilizar indicaciones o aseveraciones incorrectas o falsas, u omitir las verdaderas.
Para la cabal aplicación de los requisitos señalados en la ley, a continuación se señalan algunos criterios técnicos y jurídicos aplicables a la propaganda comercial comparativa:
a) La comparación debe ser entre bienes, servicios o establecimientos que satisfagan las mismas necesidades o tengan la misma finalidad.
b) La comparación debe referirse a características objetivas o comprobables de las actividades, los establecimientos y bienes o servicios, por lo tanto debe efectuarse entre una o más características esenciales, pertinentes, verificables y representativas de los mismos. Los juicios o apreciaciones subjetivas no constituyen término válido de comparación ante el consumidor pues corresponden a la afirmación personal de quien emite el juicio.
c) Deberán indicarse las características reales de las actividades, establecimientos, productos y servicios que se comparan y no podrá inducirse a error sobre las mismas.
d) Se considera que los extremos no son análogos y que se induce a error cuando se comparan actividades, establecimientos, productos y servicios de calidades diferentes sin indicar su precio, o en los casos en que se informa el precio y no se advierte sobre la diferencia de calidad.
2.2. Mecanismos de supervisión y medidas administrativas*
2.2.1. Información disponible
Sin perjuicio de lo dispuesto en las normas comerciales, los anunciantes, productores, importadores y comerciantes deberán conservar a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio la información y documentación relativa a la propaganda comercial por un término no inferior a tres años contados a partir de la fecha de su última publicación, y en todo caso la siguiente:
a) Copia de la propaganda comercial utilizada, esto es, del anuncio, folleto, volante, video, cassette, etiqueta, empaque y en general del medio de difusión o sistema de publicidad utilizado.
b) Constancia escrita del propietario del establecimiento o representante legal de la persona jurídica en la que manifieste que verificó el cumplimiento de las normas que regulan la propaganda comercial y en especial que estableció la veracidad de la información contenida en la misma con la realidad del producto o servicio ofrecido.
* Circular Externa N° 011 del 9 de mayo de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 44.802 de Mayo 16 de 2002.
Pág. 24 Título II
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c) En el caso de la propaganda comercial con incentivos adicionalmente deberá conservarse la siguiente información:
i. Informe que refleje las modificaciones del precio del producto o servicio en el establecimiento o empresa que realiza la propaganda comercial, desde el mes anterior a la utilización de la misma y hasta seis meses después del retiro del incentivo.
ii. Documentos que acrediten la entrega de los incentivos.
d) Cuando el anunciante, productor, importador o comerciante haya sido sancionado por violación a las disposiciones relativas a la propaganda comercial, deberá implementar en la empresa o establecimiento mecanismos administrativos para controlar que la propaganda comercial utilizada cumple con los requisitos de veracidad, suficiencia y no inducción a error señalados en la ley, los cuales deberán ser informados a la Superintendencia dentro del mes siguiente a la fecha en que quede en firme la decisión.
2.2.2. Medidas administrativas
Sin perjuicio de las sanciones contempladas en el código penal por ofrecimiento engañoso de productos y servicios de conocimiento de los jueces penales, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá adoptar las siguientes medidas:
a) Ordenar la corrección de la propaganda comercial.
b) Ordenar las medidas necesarias para evitar que se incurra nuevamente en error o que se cause daño a perjuicio a los consumidores.
2.3. Información pública de precios
El artículo 26 de la Ley 1480 de 2011 establece que todo proveedor o expendedor está obligado a informar al consumidor en pesos colombianos el precio de venta al público, incluidos todos los impuestos y costos adicionales de los productos, que el precio debe informarse visualmente y que el consumidor sólo estará obligado a pagar el precio anunciado.
En consecuencia, todo proveedor o expendedor deberá informar el precio de venta de los bienes o servicios que ofrezca al público de conformidad con lo establecido en el presente numeral, sin perjuicio de la reglamentación especial que puedan expedir otras autoridades competentes en sectores específicos de la economía.
2.3.1. Sistemas de indicación pública de precios
En cualquier sistema de información pública de precios dirigida a los consumidores, se deberá indicar en pesos colombianos el precio total del producto, incluidos todos los costos adicionales e impuestos a que hubiere lugar, sin perjuicio de su discriminación en las facturas conforme a las disposiciones tributarias.
Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 que resolvió “Modificar el numeral 2.3 y 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 que resolvió “Modificar el numeral 2.3 y 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
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Para asegurar la información visual del precio, la indicación pública de precios debe hacerse por cualquiera de los siguientes medios:
a) En el cuerpo mismo del producto, mediante impresión o con etiquetas adheridas a su envase o empaque.
b) En listas, ostensiblemente visibles al público.
c) En etiquetas colocadas en las góndolas, anaqueles o estantes, siempre y cuando el producto esté debidamente codificado en la aplicación o programa informático de facturación que se utilice en el establecimiento de comercio.
d) En forma contigua a la imagen o descripción del producto en ventas a distancia mediante catálogo, folleto o comercio electrónico.
e) En el caso de expendio de comidas y bebidas se dará aplicación a lo dispuesto en el numeral 2.4. de la presente circular.
En todos los casos y para todos los productos sin excepción, el precio debe informarse mediante caracteres perfectamente legibles, de manera clara y visible para el consumidor.
Sin perjuicio de lo anterior, el establecimiento de comercio podrá utilizar adicionalmente medios tecnológicos de lectura de códigos para verificar los precios, sin que ello elimine la obligación de informar visualmente el precio a los consumidores.
El precio informado siempre debe coincidir con el precio efectivamente cobrado al consumidor. En caso de inconsistencia entre el precio informado y el cobrado el consumidor tendrá derecho a pagar el precio más bajo, sin perjuicio de las sanciones administrativas a que haya lugar por violación al artículo 26 de la Ley 1480 de 2011.
2.3.2. Disponibilidad de vueltas correctas
En la fijación del precio al público se deberán utilizar denominaciones en moneda de curso legal. Para garantizar que el consumidor no pague más del precio anunciado, será responsabilidad del establecimiento disponer de las denominaciones necesarias para suministrar al consumidor el cambio correcto.
En ningún caso el cambio podrá ser inferior al que arroje la cuenta, por tal razón, en el evento de que el establecimiento no disponga de las denominaciones necesarias para suministrar el cambio debido o vueltas correctas, el dinero que le sea reintegrado al consumidor deberá corresponder a la cifra superior más cercana a la que tenga disponibilidad el comerciante, y en ningún caso inferior a lo que se le debía devolver a título de cambio.
Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 que resolvió “Modificar el numeral 2.3 y 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
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Circular Única
2.3.2.1. Aviso de cumplimiento
El consumidor tiene derecho a recibir información permanente sobre la disponibilidad de “vueltas” correctas. Con tal propósito, los establecimientos de comercio abiertos al público deberán colocar en la zona de cajas registradoras, por lo menos un letrero por cada tres (3) registradoras o fracción, que pueda ser leído a simple vista y sin dificultad desde cualquiera de ellas, con las dimensiones, colores, tipo de letra y diseño señalado en el anexo No. 2 de la presente Circular.
2.3.3. Indicación de Precios por Unidad de Medida (PUM)
2.3.3.1. Objeto y ámbito de aplicación
La finalidad de indicar el PUM es garantizar la efectividad del derecho a la información, el derecho a la libre e informada elección y protección de los intereses económicos de los consumidores, facilitando la comparación de los precios, no solo dentro del mismo almacén, sino también con otros almacenes.
La presente instrucción, relacionada con la indicación del PUM, es obligatoria para todos los proveedores o expendedores de bienes preempacados o a granel en todo el territorio nacional con almacenes de autoservicio y/o que utilicen métodos de venta a distancia.
2.3.3.2. Definiciones
Para los efectos del presente numeral, entiéndase por:
a) Almacén de autoservicio: Establecimiento de comercio abierto al público donde el consumidor puede acceder directamente a todos o algunos de los productos dispuestos en góndolas, estantes o anaqueles, y a la información de los mismos y su precio.
b) Lineal en almacén de autoservicio: línea horizontal de exhibición de productos que atraviesa en línea recta la zona de autoservicio de un almacén. Puede estar integrado por una o varias góndolas, estantes o anaqueles.
c) Ventas a distancia: Son las realizadas sin que el consumidor tenga contacto directo con el producto que adquiere, que se dan por medios tales como catálogos, folletos o vía comercio electrónico.
d) Unidad de medida: Magnitud de masa, longitud, área o volumen en que se expresa la cantidad de un bien. De conformidad con lo expresado en el numeral 1.2 del artículo 24 de la Ley 1480 de 2011, las unidades de medida utilizadas deberán corresponder a las establecidas en el Sistema Internacional de Unidades (SI) primarias o derivadas; en ese sentido, la unidad de masa es el
Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 que resolvió “Modificar el numeral 2.3 y 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
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Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 que resolvió “Modificar el numeral 2.3 y 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
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Circular Única
kilogramo, la de longitud el metro, la de área el metro cuadrado y la de volumen el litro o el metro cúbico, y sus múltiplos y submúltiplos, contemplando de igual manera los prefijos (kilo, mili, centi, etc.). Excepcionalmente la Superintendencia podrá determinar, para ciertos productos específicos, unidades de medida acostumbradas que no hagan parte del SI.
e) Precio por Unidad de Medida (PUM): Es la indicación de la relación precio – unidad de medida de los productos preempacados o a granel, en los cuales su precio está directamente relacionado con la cantidad, peso, volumen, longitud, área o cualquier otra magnitud que se ofrece a los consumidores.
- En productos preempacados, es la cifra en pesos resultante de dividir el precio total de cada producto preempacado entre la cantidad neta de masa, volumen, longitud o área correspondiente.
- En productos a granel, es la cifra en pesos que se cobre por cada unidad de medida en la que se comercialice el producto. - Cuando el producto se venda en paquetes que contengan varias unidades, y el precio de la unidad no tenga relación con una magnitud determinada, el Precio por Unidad de Medida corresponde al precio por unidad de producto.
f) Producto a granel: Todo bien sin envolver o empacar, que al momento de la venta debe ser pesado, medido o contado para determinar el valor final que debe pagar el consumidor.
g) Producto preempacado: Todo bien que se ofrece envuelto, empacado o embalado, en el cual la cantidad del bien contenido debe ser expresamente predeterminado e informado al consumidor en el cuerpo del empaque.
2.3.3.3. Reglas para la Indicación del PUM
Los proveedores o expendedores que comercialicen productos descritos en el literal e) del numeral 2.3.3.2 deberán indicar el PUM para cada tipo de bien que ofrezcan al público.
Para el efecto se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
a) El Precio por Unidad de Medida (PUM) deberá informarse en el mismo sistema en que se proceda a informar el precio total del producto conforme con lo dispuesto en el numeral 2.3.1 de la presente circular, y contiguo a este.
Del mismo modo, el PUM también deberá ser informado en toda la publicidad escrita o en medios electrónicos en las que se mencione el precio de los productos.
b) El PUM debe facilitar al consumidor la comparación de precios de los productos de similares características. Con tal propósito, los proveedores o expendedores deberán indicar el PUM utilizando unidades de masa, volumen, longitud, área o unidad de producto de manera idéntica para todos los productos de la misma categoría que se encuentren en el establecimiento de comercio, catálogo, folleto o canal de comercio electrónico, expresada en una misma unidad del Sistema Internacional de Unidades – SI, de la siguiente forma:
- Tratándose de masa se deberá indicar en kilogramo (kg) o gramo (g).
Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 que resolvió “Modificar el numeral 2.3 y 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
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- Tratándose de longitud se deberá indicar en metro (m) o centímetro (cm).
- Tratándose de área se deberá indicar el PUM en metro cuadrado (m2) o centímetro cuadrado (cm2).
- Tratándose de volumen se deberá indicar en litro (L, l), mililitro (mL, ml), metro cúbico (m3) o centímetro cúbico (cm3).
- Tratándose de productos por unidades como pañales, huevos, filtros para cafetera, esponjillas, etc. se deberá indicar en unidad de producto.
c) El Precio por Unidad de Medida (PUM) debe expresarse según la regla del literal b) de este numeral, en números arábigos con dos cifras decimales truncadas, continuo al signo pesos ($), y deberá estar antecedido del texto „( enidad de medida) a $XX,xx”, así por ejemplo: “Gramo a $4,05”, “Litro a $1.200,00”, “Unidad a $1.500,00”, etc.
d) El PUM debe informarse mediante caracteres perfectamente legibles, de manera clara y visible para el consumidor. Con tal propósito, deberá ser indicado de manera contigua al precio. En la información de etiquetas colocadas en góndolas o adheridas a los productos mismos, el PUM no podrá indicarse en letras y números de menos de cero punto cinco (0.5) centímetros. En catálogos, folletos o vía comercio electrónico la altura de los caracteres alfanuméricos que conforman el PUM no podrá ser inferior al cincuenta por ciento (50%) de la altura de los caracteres utilizados para informar el precio total de venta del producto.
e) Para los productos glaseados o en un medio líquido o congelado, conforme con las definiciones de la recomendación de la Organización Internacional de Metrología Legal R-87 OIML, se deberá indicar el precio por unidad de medida del peso neto escurrido o drenado.
f) El consumidor tiene derecho a recibir información permanente sobre el sistema de Precio por Unidad de Medida. Con tal propósito, para los almacenes de autoservicio en el primer año de vigencia de la presente instrucción, deberán colocar en cada lineal de productos, por lo menos un letrero en cada una de sus esquinas, con las dimensiones, colores, tipo de letra y diseño señalado en el anexo No. 1 de la presente Circular. Transcurrido el primer año de vigencia, podrá colocarse un letrero por cada tres (3) lineales o fracción, en ambas esquinas, con las mismas características del anexo No. 1 de la presente Circular. Para las ventas a distancia, los catálogos, folletos o canal de comercio electrónico, deberá incluirse de forma ostensiblemente visible por lo menos un letrero con los colores, tipo de letra y diseño señalado en el anexo No. 1 de la presente circular.
g) En promociones y combos:
- Cuando la promoción consista en ofrecer extracontenido o extraproducto gratis, la indicación del PUM solo deberá hacerse con respecto del producto base, sin incluir el extra-contenido o extra- producto.
- Cuando la promoción consista en ofrecer extracontenido o extraproducto del mismo producto en igual o diferente presentación a un precio especial, la indicación del PUM se hará sobre el precio anunciado dividido por la sumatoria del contenido total de los productos ofrecidos.
- En combos: Cuando varios productos sean vendidos en conjunto tipo “combo” se indicará un solo precio total, y respecto de cada producto, se indicará individualmente su respectivo precio por unidad de medida PUM. En los combos la información de las etiquetas colocadas en góndolas o adheridas a los productos mismos, el PUM no podrá indicarse en letras y números de menos de cero punto tres
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(0.3) centímetros. En catálogos, folletos o vía comercio electrónico la altura de los caracteres alfanuméricos que conforman el PUM no podrá ser inferior al cincuenta por ciento (50%) de la altura de los caracteres utilizados para informar el precio total de venta del producto.
2.3.3.4. Excepciones
Los bienes que se relacionan a continuación quedan exceptuados de indicar el precio por unidad de medida:
a) Diferentes productos contenidos en un solo paquete cuando, para su normal consumo, es necesario preparar la mezcla.
b) Los combos, anchetas o paquetes compuestos por 5 o más productos diferentes.
c) Los productos ensamblados o incorporados a otros productos.
d) Productos preparados ofrecidos en las cafeterías o restaurantes de los almacenes. La indicación de precios de dichos productos, deberá dar cumplimiento a lo establecido para el expendio de comidas y/o bebidas en el numeral 2.4 del presente Título.
2.4. Expendio de comidas y/o bebidas
El precio de venta al público de cada uno de los productos que se expendan en los establecimientos para el consumo de comidas y/o bebidas debe ser informado mediante el sistema de lista, fijada en un lugar suficientemente visible a los consumidores o, través del uso de cartas en las cuales se indique el precio de cada uno de los productos que se ofrecen al público.
Parágrafo: En los restaurantes que utilicen el sistema de “carta” para anunciar los alimentos que ofrecen y su precio, por lo menos una carta deberá ser visible a los consumidores de tal forma que puedan consultar los precios antes de ingresar al establecimiento de comercio.
2.4.1. Voluntariedad de la propina
La propina corresponde a una retribución por el servicio prestado y a una muestra de agradecimiento por la forma en que fue atendido por cierta persona, que tiene a su cargo el servicio en establecimientos para el consumo de comidas y/o bebidas. La propina tiene el carácter de voluntaria, por lo que obedece a la decisión del consumidor pagarla o no.
La determinación del consumidor de no pagar la propina o la de modificar su cuantía cuando ésta le sea sugerida, puede adoptarse en cualquier momento, incluso después de expedida la factura de
Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 que resolvió “Modificar el numeral 2.3 y 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
“Los numerales 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3 y 2.4.4 no fueron derogados ni objeto de modificación alguna con la presente circular”.
Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 que resolvió “Modificar el numeral 2.3 y 2.4 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
“Los numerales 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3 y 2.4.4 no fueron derogados ni objeto de modificación alguna con la presente circular”.
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venta, si al cliente no se le preguntó con antelación a su expedición, conforme a lo establecido en el numeral 2.4.2. de la presente circular.*
2.4.2. Obligación de informar sobre la voluntariedad de la propina**
Los propietarios y administradores de establecimientos para el consumo de alimentos y bebidas (Restaurantes, bares, clubes sociales o culturales, griles, discotecas, cafeterías y similares) en los que se sugiera el pago de la propina deberán informar a los consumidores acerca de la voluntariedad de la
propina, su destinación y el correlativo derecho que les asiste de no pagarla o de modificar su cuantía cuando ésta les sea sugerida, mediante avisos fijados a la entrada del establecimiento de comercio con tamaño y ubicación adecuado de forma que sea visible a los consumidores que ingresen, y en las cartas y listas de precios que se entreguen a los consumidores, con el siguiente texto:
ADVERTENCIA PROPINA: Se informa a los consumidores que este establecimiento de comercio sugiere a sus consumidores una propina correspondiente al XX% (indicar el porcentaje que se sugiere) del valor de la cuenta, el cual podrá ser aceptado, rechazado o modificado por usted, de acuerdo con su valoración del servicio prestado. Al momento de solicitar la cuenta, indíquele a la persona que lo atiende si quiere que dicho valor sea o no incluido en la factura o indíquele el valor que quiere dar como propina.
En este establecimiento de comercio los dineros recogidos por concepto de propina se destinan a (indicar si se reparte el 100% entre los trabajadores del área de servicios o si algún porcentaje o la totalidad de ese dinero se destina a otros usos diferentes, y en caso de que así sea, indicar su destino).
En caso de que tenga algún inconveniente con el cobro de la propina, comuníquese con la Línea exclusiva dispuesta en Bogotá para atender las inquietudes sobre el tema: 6 51 32 40 o a la Línea de Atención al Ciudadano de la Superintendencia de Industria y Comercio: 5 92 04 00 en Bogotá o para el resto del país línea gratuita nacional: 018000-910165, para que radique su queja”.
Sin perjuicio de la obligación de fijar los avisos señalada en el presente numeral, se deberá preguntar al consumidor al momento de solicitar la liquidación de su cuenta que manifieste si opta por pagar o no la propina o por pagar una cantidad diferente de la sugerida.***
2.4.3. Obligación de expedir la factura de venta***
Los propietarios y administradores de establecimientos para el consumo de alimentos y bebidas (Restaurantes, bares, clubes sociales o culturales, griles, discotecas, cafeterías y similares) están en la obligación legal de expedir la factura de venta o documento equivalente de conformidad con las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
Queda prohibido expedir al consumidor documentos diferentes a la factura, independientemente de que sea denominada como prefactura, cuenta de cobro, precuenta, orden de pedido o similares.†††
* Circular Externa No. 015 de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.094 del 8 de junio de 2011.
** Circular Externa No. 02 de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.321 del 23 de enero de 2012. *** Circular No. 007 del 10 de febrero de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48342 del 13 de febrero de 2012.
*** Circular Externa No. 015 de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.094 del 8 de junio de 2011.
††† Circular Externa No. 20 del 19 de septiembre de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. No.48.198 del 20 de septiembre de 2011.
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Circular Única
2.4.4 Control de consumo en los hoteles‡‡‡
De forma excepcional, la Superintendencia de Industria y Comercio autoriza a los hoteles para que cuando un huésped§§§ disfrute de los bienes y servicios que ofrece el hotel en diferentes momentos de su estadía, éste le presente al consumidor un “control de consumos parciales” como mecanismo documental o digital que permita informarle los consumos que va realizando durante su estancia para que sean aprobados por éste y totalizados al final de la prestación del servicio en una factura.
El mecanismo de “control de consumos parciales” deberá ser totalmente diferente a la factura y expresar que no constituye una factura y que su única finalidad es llevar un control de consumos.
2.5. Expendio de medicamentos
2.5.1. Regla general
La fijación de precios de los medicamentos deberá realizarse mediante la indicación en el empaque, el envase o el cuerpo del bien o en etiquetas adheridas a cualquiera de ellos.
Esta obligación corresponde al proveedor o expendedor que ofrece al público los medicamentos, entre ellos, los almacenes de cadena, las cajas de compensación familiar, boticas y droguerías en general.
Se exceptúan de la regla general, aquellos medicamentos de libre acceso al público en los que se utilice código de barras en el envase, empaque, cuerpo del bien o mediante etiquetas adheridas a los bienes, caso en el cual, el proveedor o expendedor podrá indicar el precio en la góndola, anaquel o estante donde se encuentren ubicados los bienes.
Cuando el expendio de medicamentos no sea de libre acceso al público, realizándose mediante la modalidad de farmacia atendida, el expendedor podrá optar por indicar el precio al consumidor mediante la pantalla de un verificador y/o lector electrónico, que utilizando la tecnología POS o su equivalente, procese la información del código de barras impreso o adherido al envase, empaque, o en el cuerpo del medicamento.
El precio informado al consumidor mediante las modalidades antes descritas, deberá ser claro y legible y deberá coincidir con el que efectivamente se cobre al consumidor. En caso de inconsistencia, el consumidor tendrá derecho a pagar el precio más bajo.
2.5.2. Respecto del PUM
La indicación del PUM sólo se aplica a los medicamentos de libre acceso al público, siempre y cuando dichos productos correspondan a la definición de bienes por unidad de medida establecida en el numeral 2.3.2.1 del presente título.
‡‡‡ Circular Externa No. 20 del 19 de septiembre de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. No.48.198 del 20 de septiembre de 2011.
§§§ www.rae.es, Diccionario de la Lengua Española, Real Academia de la Lengua: "Huésped: Persona alojada en un establecimiento de hostelería."
Resolución N° 34460 del 4 de diciembre 2003. Publicada en el Diario Oficial 45.399 de Diciembre 12 de 2003.
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Circular Única
2.6. Formulario único para la elaboración de informes de los agentes de policía cívica * *
Adoptar como formato único para la práctica de diligencias de los agentes de policía cívica, pertenecientes a toda liga o asociación de consumidores, el formulario N° 3000-F02 (02-11-08) contenido en el anexo número 1.8 de esta Circular. Para la práctica de toda diligencia adelantada por cualquier agente de policía cívica, será necesario el diligenciar el respectivo formulario que para el efecto elabore la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.7. Derogado*****
2.8. Equipos reproductores de sonido
2.8.1. Alcance
Los requisitos que se establecen en el presente numeral aplican a los siguientes productos: equipos de sonido, mini y midicomponentes, home theatre, radios, radiograbadoras, grabadoras y parlantes. Los requisitos establecidos serán exigibles para aquellos productos que se comercialicen en el territorio nacional a partir del 1º de junio de 2004.
2.8.2. Conceptos para la medida de salida en equipos de sonido
La potencia expresada en RMS es la razón a la cual la energía eléctrica fluye por unidad de tiempo y que realmente emite a la salida el amplificador de sonido, que representa el promedio sostenido de potencia de salida.
La potencia PMPO, potencia musical pico de salida, informa la máxima potencia que un amplificador puede suministrar o soportar, sin sufrir daños, por un corto periodo de tiempo.
2.8.3. Requisitos específicos
Los productores, importadores, proveedores y/o expendedores de productos detallados en el numeral 2.8.1, deberán utilizar la siguiente leyenda según la instrucción que se imparte más adelante: "Por expresa instrucción de la Superintendencia de Industria y Comercio se informa a los consumidores que para comparar el desempeño de los equipos reproductores de sonido, se debe utilizar la potencia expresada en términos de RMS, debido a que la potencia en PMPO no es comparable entre productos similares de fabricantes diferentes".
* * Este numeral fue adicionado a la Circular Única mediante Resolución N° 33265 del 22 de octubre de 2002, que a su vez fue modificada por la Resolución N° 40462 del 18 de diciembre de 2002,” publicada en el Diario Oficial N° 45.047 del 28 de diciembre de 2002.
* Resolución N° 19629 del 15 de julio de 2003. Publicada en el Diario Oficial 45.252 de Julio 18 de 2003.
**** La Resolución No. 93345 de 26 de diciembre de 2018 publicada en Diario Oficial No. 50818 del día 26 de diciembre
de 2018, derogó la Resolución No. 19629 del 15 de julio de 2003 “por la cual se instruye sobre suficiencia de la información suministrada a los consumidores sobre los refrigeradores y congeladores de uso doméstico”, esto teniendo en cuenta que las exigencias informativas ya se encuentran concebidas en reglamentaciones vigentes y actualizadas, tal como lo prevé la Resolución 41012 de 2015 y la Resolución 859 de 2006 y sus modificaciones.
Resolución 2357 del 11 de febrero de 2004 “Por la cual se adiciona el numeral 2.8 al Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”. Publicada en el Diario Oficial No. 45463 del 16 de febrero de 2004.
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Los productores e importadores deberán adherir y/o imprimir en los empaques de los productos detallados en el numeral 2.8.1 la leyenda anterior.
Los proveedores y/o expendedores deberán mantener la leyenda antes citada en cada establecimiento abierto al público, en sitio donde se expendan los productos detallados en el numeral 2.8.1, de modo que sea legible a simple vista.
Los productores, importadores y proveedores deberán utilizar la información de potencia expresada en RMS en todo tipo de publicidad y material POP, de igual manera en las capacitaciones dirigidas a vendedores y promotores, se les instruirá en relación con el contenido de la presente resolución.
2.8.4. Evaluación de la conformidad
La Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las facultades de vigilancia y control establecidas en los Decretos 3466 de 1982 y 2153 de 1992, podrá, en cualquier momento, verificar la conformidad de la información suministrada a los consumidores tal y como quedó establecido en el numeral 2.8.3.
2.9. Televisión Digital Terrestre -TDT-
2.9.1. Información al consumidor sobre Televisión Digital Terrestre (TDT)
2.9.1.1. Avisos en los receptores
Sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones adicionales de información y publicidad a los consumidores establecidas por la Ley y demás normas complementarias, con el fin de garantizar que el consumidor esté informado acerca de las condiciones técnicas de los receptores de televisión (televisor y/o Set Top Box-STB) al momento de la compra, a todo receptor de televisión (televisor y/o Set Top Box- STB) que se venda, distribuya o comercialice en el país se le deberá fijar tanto al equipo exhibido como a todas las cajas del producto, en lugar visible a primera vista por parte del consumidor, el aviso informativo que corresponda según las siguientes reglas:
2.9.1.1.1. Si se trata de un receptor de televisión que cuenta con un decodificador interno para el servicio de Televisión Digital Terrestre compatible con el estándar DVB-T2 adoptado en el país, se le deberá fijar el siguiente aviso:
Circular Externa No. 4 de mayo 21 de 2010, publicada en el Diario Oficial No. 47.719 del 24 mayo de 2010, modificada por la Circular Externa No. 028 del 14 de diciembre de 2011, publicada en el Diario Oficial No. 48.284 del 15 de diciembre de 2011.
Circular Externa No. 02 del 2 de febrero de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50139 del 6 de febrero de 2017. Modifica el numeral 2.9 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única.
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Tamaño mínimo de aviso 13,91 cm de diámetro
Ubicación Esquina superior derecha televisión -vista frontal
del receptor de
2.9.1.1.2. Si se trata de un receptor de televisión que no cuente con un decodificador interno para el servicio de Televisión Digital Terrestre compatible con el estándar DVB-T2 adoptado en el país, se le deberá fijar el siguiente aviso.
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Tamaño mínimo de aviso 13,91 cm de diámetro
Ubicación Esquina superior derecha televisión -vista frontal
del receptor de
2.9.1.1.3. Tratándose de receptores de televisión que sean comercializados utilizando métodos no tradicionales o a distancia, el aviso correspondiente deberá aparecer junto a la imagen del equipo ofrecido, en un tamaño que permita claramente identificar si el receptor ofrecido tiene o no un decodificador de señales TDT bajo el estándar DVB-T” adoptado en el país.
2.9.1.2. Inclusión de información en la página web
Toda persona que fabrique, importe, distribuya o comercialice aparatos receptores de televisión en el territorio nacional deberá disponer en su página web de un vínculo que dirija al consumidor a la página web www.tdtparatodos.tv o a la página que la Agencia Nacional de Televisión o la Comisión de Regulación de Comunicaciones señale para el efecto. Este vínculo deberá denominarse “TODO LO QUE DEBES SABER SOBRE LA TELEVISIÓN DIGITAL TERRESTRE” y deberá ubicarse de manera visible y fácilmente identificable en el home o página de inicio del sitio web, contiguo al vínculo de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.9.1.3. Información suministrada por asesores de venta
Toda persona que fabrique, importe, distribuya o comercialice aparatos receptores de televisión en el territorio nacional y disponga de forma permanente con asesores de ventas, deberá asegurarse de que este asesor tenga a disposición del consumidor la información contenida en la página web www.tdtparatodos.tv o en la página que la Agencia Nacional de Televisión o la Comisión de Regulación de Comunicaciones señale para el efecto, acerca del significado de la TDT, sus ventajas, su cobertura, la forma de instalación y de recepción, entre otros aspectos, de manera que a solicitud de éste, puedan ser entregadas por escrito.
2.9.2. Régimen sancionatorio
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el numeral 2.9 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio dará lugar a las sanciones previstas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, o en las normas que lo modifiquen o sustituyan”.
Anexo No. 1 PREGUNTAS Y RESPUESTAS
1.- ¿Qué es la Televisión Digital Terrestre- TDT?
La Televisión Digital Terrestre – TDT es el nuevo sistema adoptado por Colombia para transmitir la señal de televisión abierta (tanto canales públicos como privados), y se define por la tecnología que utiliza para transmitir esta señal. Contrario a la televisión tradicional, que envía sus ondas de manera analógica, la TDT codifica sus señales de forma binaria, habilitando nuevas opciones:
Multiprogramas – posibilidad de más canales Mejor calidad de video Mejor calidad de sonido
Circular Externa No. 028 del 14 de diciembre de 2011, publicada en el Diario Oficial No. 48.284 del 15 de diciembre de
2011.
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Interactividad Movilidad
2.- ¿Qué es la televisión abierta?
Es aquella en la que la señal puede ser recibida libremente por cualquier persona ubicada en el área de servicio de la estación, sin perjuicio de que, de conformidad con las regulaciones que al respecto expida la Comisión Nacional de Televisión o quien haga sus veces, determinados programas se destinen únicamente a determinados usuarios.
3.- ¿Cómo acceder a la Televisión Digital Terrestre – TDT?
Puede disfrutar de la Televisión Digital Terrestre – TDT sin cambiar el televisor que tiene actualmente; para lograrlo, debe adquirir un decodificador con el estándar para la transmisión de televisión digital terrestre escogido para Colombia (DVB-T).
Otra opción es adquirir un televisor con el estándar DVB-T incorporado desde su fabricación.
De modificarse el estándar DVB-T por el DVB-T2 (este último es una evolución tecnológica del estándar DVB-T), una vez que finalice el período de coexistencia de las tecnologías, el equipo (televisor o decodificador) adquirido para el estándar DVB-T no le permitirá recibir la señal emitida en el estándar DVB-T2; deberá, en consecuencia, adquirir un nuevo decodificador o cambiar su televisor.
4.- ¿Debo cambiar mi televisor actual?
No necesariamente. Si quiere recibir señal de Televisión Digital Terrestre –TDT puede comprar un decodificador que debe conectar a su televisor actual y así podrá recibir el servicio.
5.- ¿Cuándo disfrutaré de la Televisión Digital Terrestre – TDT?
Ya se iniciaron las primeras emisiones de Televisión Digital Terrestre – TDT, tanto para los canales públicos como privados.
La implementación se hará gradualmente y la Comisión Nacional de Televisión (CNTV), o la entidad que haga sus veces, estará informando oportunamente las fechas de inicio de las emisiones. Hasta el 2019 se podrán recibir simultáneamente señales analógicas (actuales) y digitales. Por lo tanto, para ese momento, si no tiene un decodificador o un televisor con el estándar TDT no será posible ver la señal de la televisión abierta nacional.
6.- ¿Cuál es la diferencia entre la Televisión Digital Terrestre – TDT y la televisión por suscripción?
La televisión por suscripción es un servicio pago que se puede recibir satelitalmente o por cable, en tanto que la Televisión Digital Terrestre – TDT corresponde al servicio de televisión abierta nacional que se transmite sin costo.
Si usted tiene televisión por suscripción, el operador se encargará de decodificar la señal y enviársela a su televisor sin necesidad de que usted tenga decodificador.
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Circular Única
7.- ¿Qué debo hacer si no tengo televisión por suscripción y quiero recibir la señal de Televisión Digital Terrestre – TDT con todas las opciones que ésta brinda?
Debe comprar un decodificador o televisor que esté preparado para recibir la señal del estándar escogido para Colombia (DVB-T).
8.- ¿El estándar actualmente adoptado para Televisión Digital Terrestre – TDT puede cambiar?
En la actualidad la Comisión Nacional de Televisión (CNTV) estudia la posibilidad de cambiar el estándar DVB-T por el DVB-T2, que ofrecería mayores beneficios tecnológicos.
9.- ¿Si se cambia el estándar actual (DVB-T) por el nuevo (DVB-T2), el primero desaparecerá?
Si se produce el cambio, tenga presente que, en cualquier caso, el estándar actual no desaparecerá en forma inmediata; habrá un período de transición en el que coexistirán tanto el estándar actual (DVB-T) como el nuevo (DVB-T2).
10.- ¿Si se modifica el estándar para TDT, qué pasará con el televisor o decodificador que se adquiera para el estándar actual (DVB-T)?
De modificarse el estándar DVB-T por el DVB-T2, una vez que finalice el período de coexistencia de las tecnologías, el equipo (televisor o decodificador) adquirido para el estándar DVB-T no le permitirá recibir la señal emitida en el estándar DVB-T2; deberá, en consecuencia, adquirir un nuevo decodificador o cambiar su televisor.
2.10. Espectáculos Públicos
Para efectos de la presente circular entiéndase por espectáculo público toda forma de recreación colectiva que congrega a las personas que asisten a ellos, para expresar sus emociones, disfrutar y compartir las expresiones artísticas, donde la invitación al público sea abierta, general e indiferenciada.
2.10.1 Publicación de Información
Las personas naturales o jurídicas que organicen y/o promuevan espectáculos públicos deberán proporcionar los siguientes datos al público, directamente o por medio de las personas que vendas boletería para efectos, desde la primera vez que se anuncie la realización del espectáculo y en todas las locaciones donde se realicen los actos de promoción a venta de boletería, independientemente del medio empleado para realizar dicha difusión:
a) Municipio y ubicación del lugar donde se llevará a cabo el evento; b) Clase de actividad que se realiza en el espectáculo; c) Fecha y horario en que se llevará a cabo el evento; d) Responsable del evento; Nombre, número de identificación tributaria NIT; y domicilio
del empresario, persona natural o jurídica organizador y/o promotor del espectáculo público.
e) Empresas y/o canales autorizados para la venta de boletas.
Circular Externa No. 5 de junio 17 de 2010. Publicada en el Diario Oficial No. 47744 de 18 de junio de 2010.
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Circular Única
f) Artistas principales y secundarios que se presentan en el espectáculo, si es del caso.
g) Horario de apertura al público y orden de las presentaciones. h) La dirección de Internet y/o línea de servicio al cliente donde se pueden ver todas
las condiciones particulares del evento, incluyendo precios y descripción del evento. 2.10.1.1.
Las personas naturales o jurídicas que organicen y/o promuevan espectáculos públicos deberán proporcionar en la dirección de Internet y/o línea de servicio al cliente que tengan dispuesta para la promoción del evento en forma directa o por medio de las personas que vendan boletería para estos efectos, los siguientes datos, además de la información contenida en el numeral anterior:
a) Condiciones de admisión (incluidas las restricciones en razón de edad), normas particulares o instrucciones relacionadas con el desarrollo del espectáculo.
b) Características físicas del recinto, número de sillas, número de localidades, ubicación de las localidades, modalidades de acomodación y condiciones de acceso para personas discapacitadas y mujeres embarazadas.
c) Número total de entradas disponibles. En caso de que se prevean descuentos por compras de boletas en fechas determinadas, el número de boletas disponibles para cada período. En caso de que el espectáculo prevea la disposición del público en localidades, el número de boletas disponibles por localidad.
2.10.1.2 Las personas naturales o jurídicas que vendan boletería para espectáculos públicos deberán proporcionar, además de la información que debe suministrar el organizador y/o promotor, los siguientes datos al público:
a) El precio total de las boletas (incluido el IVA), discriminando los cargos que fueran adicionados, tales como impresión de boletas y costo del servicio a domicilio;
b) Tiempo de entrega de la boleta, cuando se haya solicitado un envío a domicilio;
c) Plazo y condiciones para la declinación de compra de la boleta, por parte del consumidor, si están previstos;
d) Procedimiento para la devolución del dinero, opción de abono o recambio para otro evento, en los casos de cancelación o modificación de las condiciones inicialmente anunciadas;
2.10.2. Mecanismo de Seguridad
Las personas naturales o jurídicas dedicadas a la organización y/o promoción de espectáculos públicos y a la venta de boletería para espectáculos de este tipo, cuando ocurra su cancelación o sean modificadas las condiciones inicialmente anunciadas, deberán informar, dentro de los tres (3) días siguientes a la concurrencia del hecho, al Superintendente para la Protección al Consumidor y Metrología acerca de las medidas que se están adoptando relacionadas con:
a) Los medios utilizados para dar a conocer la novedad;
b) El procedimiento para la devolución del dinero;
c) El procedimiento para ejercer la opción de abono o recambio para asistir a otro evento, indicando la fecha de realización del mismo.
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2.10.3. Sistema y Procedimiento de peticiones, quejas y reclamos- PQR
2.10.3.1. Sistema de peticiones, quejas y reclamos-PQR
Las personas naturales o jurídicas dedicadas a la organización y/o promoción de espectáculos públicos y a la venta de boletería para espectáculos de este tipo deberán implementar un sistema de registro de peticiones, quejas y reclamos-PQR-, el cual deberá contener como mínimo la siguiente información:
a) Fecha de presentación de la PQR;
b) Media de presentación de la PQR (personas, escrito o electrónico);
c) Nombre e identificación del solicitante;
d) Teléfono, dirección y correo electrónico del solicitante;
e) Motivación de la PQR;
f) Tiempo máximo en el cual será resuelta;
g) Estado de tramitación de la queja
2.10.3.2. Procedimiento de peticiones, quejas y reclamos-PQR
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la interposición de la petición, queja o reclamo, se deberá enviar una comunicación física o electrónica al peticionario quejoso o reclamante, informándole el número bajo el cual quedó registrada su solicitud, salvo que lo haya hecho de manera personal.
La PQR será tramitada en el término fijado por el sistema anteriormente descrito, en un plazo no superior a treinta (30) días hábiles y en todo caso se deberá comunicar al peticionario, quejoso o reclamante el motivo del retraso en la respuesta, cuando ésta sea dado por fuera del término indicado para dar la respuesta.
Adicionalmente, se deberá informar al consumidor a cerca de la posibilidad de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio o a las alcaldías, cuando la inconformidad persista.
2.10.4. Garantía del Servicio de Venta de Boletería
Las empresas que se dediquen a la venta de boletas, deberán contar con un soporte de servicio al cliente que funciones de manera continua en el horario en que se realizan las ventas. Adicionalmente, deberán contar con una página web en donde se informe al consumidor los términos del servicio, los procesos de devoluciones y la línea directa de contacto para elevar preguntas que deberán ser resueltas en un tiempo inferior a 24 horas.
2.10.5. Régimen Sancionatorio
El incumplimiento de las disposiciones previstas en el numeral 2.10 del Capítulo II, del Título II, de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio dará lugar a las sanciones consagradas en el artículo 32 del Decreto 3466 de 1982.
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2.11. Procedimiento de PQR en los grandes almacenes
2.11.1. Definición de gran almacén
Todo establecimiento de comercio que venda bienes de consumo masivo al detal y cuyos ingresos brutos bimestrales sean iguales o mayores a tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, tales como almacenes de cadena, almacenes por departamentos, supermercados e hipermercados.
El gran almacén deberá adoptar un procedimiento al interior de cada uno de los puntos de venta atendiendo lo siguiente:
2.11.1.1. Disponibilidad de un formulario
El formulario deberá contener como mínimo la siguiente información:
a) Nombre del gran almacén b) Punto de venta donde sucedieron los hechos c) Fecha y hora d) Nombre completo del consumidor e) Documento de identificación f) Dirección, teléfono, email. g) Ciudad h) Espacio para que el consumidor consigne su denuncia o reclamo; con una indicación de que en este espacio el interesado debe describir los hechos sucedidos en el punto de venta. i) Firma e identificación del consumidor j) Nombre, firma e identificación de la persona que atiende la denuncia o el reclamo en el punto de venta (que es la persona designada como responsable local de cumplimiento)
El formulario se deberá poner a disposición del consumidor en el punto de pago o en el de atención al cliente durante todo el tiempo en que el almacén esté abierto al público y deberá incluir la siguiente leyenda:
“Señor consumidor, relate los motivos de su reclamo y solicite copia de este formulario debidamente firmado por el “responsable local del cumplimiento.
¡RECUERDE! En caso de tener que presentar un reclamo ante las entidades competentes (Superintendencia de Industria y Comercio o alcaldías), es recomendable que anexe fotocopia del presente formulario, ya que los hechos allí consignados pueden servirle como fundamento para su denuncia."
Circular externa No. 005 del 23 de febrero de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 47.994 del 25 de febrero de 2011.
Circular Externa No. 07 del 4 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50439 del 6 de diciembre de 2017 resolvió: “Derogar, del numeral 2.11 del Capítulo 2 del Título II de la Circular Única, la frase “La anterior definición reemplaza la señalada en el numeral 2.3.2.1., literal c), del presente título”.
“Los numerales 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3 y 2.4.4 no fueron derogados ni objeto de modificación alguna con la presente circular”.
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Circular Única
2.11.1.2. Designación responsable de cumplimiento
Los grandes almacenes deberán designar un responsable de las PQRs por establecimiento, quien deberá firmar el formulario en el cual el consumidor consigne los hechos motivo de inconformidad. El cargo del responsable que para estos efectos se haya elegido, se informará en el texto del aviso. Se debe garantizar que durante todo el tiempo en que esté abierto el establecimiento al público, haya un responsable para la recepción de las quejas y la entrega de la correspondiente copia al consumidor.
2.11.1.3. Aviso
El siguiente aviso debe publicarse en cada establecimiento abierto al público, en un lugar visible, en los puntos de pago y en el área de atención al cliente. Los números telefónicos de contacto de esta Superintendencia deben permanecer actualizados.
AVISO DE CUMPLIMIENTO
“Señor consumidor: Por disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, este establecimiento tiene a su disposición formularios de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR). Si requiere presentar una PQR, solicite el formulario al responsable (nombre del cargo), consigne los hechos motivo de inconformidad, especificando claramente la fecha y hora de los hechos y en la medida de lo posible las personas que conocieron directamente el reclamo y pida una copia firmada por el responsable del almacén para la recepción de la PQR.
En caso de que el almacén no tenga disponibles formularios o no haya responsable de la recepción de la queja o reclamo, comuníquese con la línea de atención al cliente ________(línea del almacén) e informe de tal hecho a la Superintendencia de Industria y Comercio a los siguientes teléfonos: Línea Gratuita Nacional 018000910165 y en Bogotá 6513240††††, al correo electrónico: info@sic,gov.co o en la página web www.sic.gov.co”.
2.11.2. Mecanismo de seguimiento
Los representantes legales de los Grandes Almacenes deberán remitir a la SIC dentro de los 30 días siguientes a la fecha de publicación de la circular mediante la cual se imparten las presentes instrucciones, el formato de formulario y el documento contentivo de las instrucciones impartidas al interior de la organización para cumplir con el mecanismo de PQR`s.
2.12. Comercialización de leche y de productos elaborados a base de lactosueros rehidratados u otros compuestos similares.*
En consideración a las diferencias existentes entre la leche y aquellos productos elaborados a base de lactosueros rehidratados y otros compuestos similares, en especial respecto de su composición, calidad nutricional y precio, los comercializadores y expendedores de estos dos últimos tipos de productos deberán adoptar todas las medidas que sean necesarias para evitar que los consumidores los confundan, en especial las siguientes:
†††† Nueva línea de atención al ciudadano en Bogotá 5920400 PBX: 5870000 Ext. 1190/1191
* Circular Externa No. 012 del 25 de abril de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.053 del 27 de abril de 2011
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Circular Única
2.12.1 Cuando en los supermercados y demás puntos de venta se comercialicen o expendan los productos elaborados a base de lactosueros rehidratados y otros compuestos similares, mediante la localización en góndolas, anaqueles o estantes, estos productos deberán estar claramente separados de la leche e identificados siempre con un aviso situado en lugar visible en el que se indique expresamente:
“ESTE PRODUCTO NO ES LECHE.
Su composición y calidad nutricional difieren de las propias de la leche”
En todo caso, deberá eliminarse la posibilidad de que el consumidor tenga a la vista, en forma simultánea, el PUM de la leche, enfrentado al PUM de un producto elaborado a base de lactosueros rehidratados y otros compuestos similares.
2.12.2 La leche y los productos elaborados a base de lactosueros rehidratados y otros compuestos similares no podrán ser presentados al público o promocionados en los mismos puntos de exhibición, a menos que se indique en forma claramente visible que los productos elaborados a base de lactosueros rehidratados y otros compuestos similares no son iguales a la leche en su composición y calidad nutricional. Esta obligación sólo se entenderá satisfecha con la utilización del aviso a que hace referencia el numeral 2.12.1 de la presente Circular.
2.12.3 En consonancia con lo previsto en el numeral 2.1.2.6 del Capítulo Segundo del Título II de la Circular Única, la propaganda comercial comparativa realizada entre productos elaborados a base de lactosueros rehidratados u otros compuestos similares y la leche, se considera engañosa por no tratarse de extremos análogos.
2.12.4. En los eventos en que los productos elaborados a base de lactosueros rehidratados y otros compuestos similares se comercialicen o expendan mediante la localización en góndolas, anaqueles o estantes, la fijación del precio al público no deberá incluir indicaciones o expresiones que sugieran que se trata de leche.
2.13. Información sobre garantías de vehículos usados de servicio particular*
2.13.1. Definición de vehículo automotor usado
Para efectos de aplicación de lo consagrado en esta circular, se entenderá por vehículo automotor usado aquel que tiene un kilometraje recorrido y ha sido objeto de un registro inicial.
2.13.2. Información sobre garantías
La persona natural o jurídica que venda, distribuya o provea en un establecimiento de comercio vehículos automotores usados de servicio particular deberá cumplir con lo siguiente:
a) Adoptar la “Guía sobre garantías para vehículos usados de servicio particular” que se incluye como anexo No. 2.8 de la presente circular.
b) Reglas de diligenciamiento.
* Circular Externa No. 014 del 26 de abril de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.053 del 27 de abril de 2011.
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Circular Única
i. El proveedor, expendedor o distribuidor de vehículos usados de servicio particular deberá diligenciar los espacios en blanco, en los que se consignará la información relacionada con las garantías que se ofrecen. También podrá complementar la guía con la información adicional que considere importante sobre las condiciones del vehículo; en ningún caso la guía podrá contener información menor a la determinada en la presente Circular.
ii. La guía deberá presentarse en papel tamaño oficio y su contenido en los tamaños de letra arial que se especifican a continuación: 24 para el texto, 28 para los títulos y 36 para el título principal “GUÍA SOBRE GARANTÍAS PARA VEHICULOS USADOS DE SERVICIO PARTICULAR”, el cual deberá encabezar cada una de las páginas. Los títulos deberán ir resaltados en negrilla y mayúsculas sostenidas.
c) Ubicación. Adherir la guía en un lugar visible de cada uno de los vehículos que se encuentren exhibidos (como por ejemplo el panorámico o las ventanas) de manera que sea accesible y legible para el consumidor.
d) Entrega. A solicitud del consumidor, el proveedor, expendedor o distribuidor deberá entregarle una copia de la guía.
2.13.3. Excepciones
Las instrucciones impartidas en la presente Circular, no serán aplicables a las transacciones que se realicen como resultado de un remate, venta judicial o subasta ni venta entre particulares no comerciantes.
2.15. Receptores de televisión‡‡‡‡
Todas las personas naturales o jurídicas que produzcan, ensamblen, importen y/o comercialicen receptores de televisión, deberán observar las siguientes instrucciones:
2.15.1. Medida pantallas
De acuerdo con el Sistema Internacional de Unidades, la medición de la pantalla de los receptores de televisión debe realizarse en la magnitud de longitud, cuya unidad básica es el metro.
Para expresar el resultado de la medición se deberá utilizar el submúltiplo centímetros, cuyo valor se obtiene midiendo la diagonal de la pantalla visible, en ningún caso, se podrá incluir la medida correspondiente al marco.
2.15.2. Deber de informar
En todo caso y sin perjuicio de la magnitud que se utilice para declarar o manifestar la dimensión de la pantalla de los receptores de televisión, en la información que se suministre al consumidor a través de todos los medios en que se publicite y/o promocione la venta de receptores de televisión, incluidos adhesivos, empaques o embalajes, tal dimensión deberá estar expresada en centímetros.
2.15.3. Régimen sancionatorio
‡‡‡‡ Circular Externa No. 24 del 30 de noviembre de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.270 del 1 de diciembre de 2011. La presente circular entrará en vigor pasados seis (6) meses contados a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial
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Circular Única
El incumplimiento de las disposiciones previstas en el numeral 2.15 dará lugar a las sanciones consagradas en el artículo 32 del Decreto 3466 de 1982 o la normas que lo sustituyan.
2.16. Bienes inmuebles destinados a vivienda§§§§
Todas las personas naturales o jurídicas que vendan y/o promocionen bienes inmuebles destinados a vivienda, deberán observar la siguiente instrucción:
2.16.1. Deber de informar
En la información que se brinde en la etapa de preventas en la sala de ventas y en los brochures o plegables que se utilicen para promover la venta de proyectos inmobiliarios, se deberá informar el área privada construida*****, sin perjuicio de que se indiquen otras áreas, como el área privada libre o las áreas comunes de uso exclusivo†††††. Lo anterior sin perjuicio de que éstas puedan sufrir modificaciones como consecuencia directa de modificaciones ordenadas por la curaduría o la alcaldía competente en la expedición de la licencia de construcción.
En caso de que no se identifique claramente el área que se está anunciando en la información o publicidad, se presumirá que es área privada construida.
Cuando los parqueaderos de los propietarios estén ubicados en áreas comunes de uso exclusivo, se deberá informar a los consumidores que una vez constituida la propiedad horizontal, la asamblea de copropietarios, con la decisión de más del 70% del coeficiente de la copropiedad, podrá modificar la destinación de las áreas comunes de uso exclusivo.
Así mismo, se deberá informar si el proyecto que se va a construir es o no por etapas, el valor aproximado de la cuota de administración de manera estimativa, el estrato socioeconómico que tendrá el inmueble (el cual podrá estar sujeto a modificación por parte del respectivo municipio o distrito), las características de las zonas de parqueo y, de manera general, las características de los muebles y equipos que se van a entregar y el tipo y calidad de los acabados.
En caso de que el proyecto se realice por etapas, deberá indicar claramente qué zonas comunes se entregarán con cada etapa y el estimado de cuándo se desarrollarán las etapas posteriores, sin perjuicio de que las fechas propuestas varíen.
§§§§ Circular Externa No. 006 del 8 de febrero de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48338 del 9 de febrero de 2012. La presente Circular Externa entrará en vigor pasados tres meses contados a partir de su publicación en el Diario Oficial.
***** Ley 675 de 2001, artículo 3: "Área privada construida: Extensión superficiaria cubierta de cada bien privado, excluyendo los bienes comunes localizados dentro de sus linderos, de conformidad con las normas legales".
††††† Ídem, artículo 22: "Bienes comunes de uso exclusivo. Los bienes comunes no necesarios para el disfrute y goce de los bienes de dominio particular, y en general, aquellos cuyo uso comunal limitaría el libre goce y disfrute de un bien privado, tales como terrazas, cubiertas, patios interiores y retiros, podrán ser asignados de manera exclusiva a los propietarios de los bienes privados que por su localización puedan disfrutarlos.
Los parqueaderos de visitantes, accesos y circulaciones y todas las zonas comunes que por su naturaleza o destino son de uso y goce general, como salones comunales y áreas de recreación y deporte, entre otros, no podrán ser objeto de uso exclusivo.
Los parqueaderos destinados a los vehículos de los propietarios del edificio o conjunto podrán ser objeto de asignación al uso exclusivo de cada uno de los propietarios de bienes privados de manera equitativa, siempre y cuando dicha asignación no contraríe las normas municipales y distritales en materia de urbanización y construcción."
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2.16.2. Régimen sancionatorio
El incumplimiento de las disposiciones previstas en el numeral 2.16 dará lugar a las sanciones consagradas en el artículo 32 del Decreto 3466 de 1982.
2.17. LAVADORAS‡‡‡‡‡
Alcance
Los requisitos que se establecen en el presente numeral aplican a los siguientes productos:
Máquinas lavadoras de ropa, para uso doméstico, con dispositivos de calentamiento o sin ellos, y con suministro de agua fría y/o caliente y además, se aplica a aparatos para lavado y secado de textiles (llamados lavadoras-secadoras) respecto al desempeño de su lavado. Los requisitos establecidos serán exigibles para aquellos productos que se produzcan, ensamblen, importen o comercialicen en el territorio nacional.
2.17.1. Instrucciones
Todas las personas naturales o jurídicas que produzcan, ensamblen, importen y/o comercialicen lavadoras, deberán observar las siguientes instrucciones:
2.17.1.1. Información de la capacidad de carga
Sistema Internacional de Unidades:
La declaración que se realice en relación con la capacidad de carga de las lavadoras, debe estar expresada en la magnitud de masa, cuya unidad básica es el kilogramo, independientemente que la máquina lavadora (lavadoras- secadoras) provenga de otro país en donde la capacidad de carga esté expresada en otras unidades.
En virtud de lo anterior, todas las lavadoras que se comercialicen en el país tendrán que informar su capacidad de carga en kilogramos o en sus múltiplos o submúltiplos, independientemente si conservan o no información sobre su capacidad de carga en unidades que no están cubiertas por el Sistema Internacional de Unidades – SI.
2.17.1.2. Deber de informar
En todo caso y sin perjuicio de que puedan utilizar de forma adicional otras unidades de medida diferentes, la información que se suministre a los consumidores sobre la capacidad de carga de las lavadoras a través de todos los medios en que se publicite y/o promocione la venta de lavadoras (lavadoras- secadoras), incluidos manuales, adhesivos, empaques o embalajes, deberá estar expresada en kilogramos, sus múltiplos o submúltiplos.
Se debe garantizar que durante la exhibición del producto en punto de venta se informe la capacidad de carga en lugar visible para el comprador.
‡‡‡‡‡ Numeral adicionado mediante Circular Externa No. 016 del 9 de Agosto de 2012, publicado en el Diario Oficial No. 48518 del 10 de agosto de 2012.
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2.17.1.3. Medición de la capacidad
La capacidad de carga de las lavadoras (lavadoras – secadoras) debe corresponder a la masa máxima de prendas secas en kilogramos que según el fabricante, el tanque puede contener durante la operación sin generar ningún riesgo para el usuario y el producto, según lo establecido en la NTC 4469 numerales 3.1.9. y 7.12.
En relación con lo anteriormente señalado, el ensayo de reducción del 50% de carga de prendas prevista en el numeral 3.1.9. de la NTC 4469 no aplica, y para la práctica de la prueba la temperatura del agua debe ser la ambiente.
2.18. Comercialización de bienes y servicios mediante mecanismos alternativos de venta, tales como bonos de compra, certificados o tarjetas regalo*
2.18.1. Definiciones
Sin perjuicio de lo establecido en la Ley 1480 de 2011 y de la existencia de otras modalidades de bonos, certificados o tarjetas de compra, tales como los expedidos a título de promoción y oferta, o de tarjetas de puntos redimibles como las utilizadas dentro de un sistema de fidelización de clientes, para efectos de lo previsto en el presente numeral 2.18, se entiende por:
a) Comprador. Es la persona natural o jurídica que realiza la redención del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo, indistintamente de que se trate de su mismo adquirente, de un tercero beneficiario previamente determinado por él o de su portador. Se entenderá incluido en el concepto de comprador el de beneficiario.
b) Emisor. Es la persona natural o jurídica responsable de la expedición del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo, y de la efectiva redención a favor de su adquirente, de un tercero beneficiario previamente determinado por él o de su portador.
c) Estipulante. Es la persona natural o jurídica que adquiere el bono de compra, certificado o tarjeta de regalo, y que por tal condición asume el pago anticipado de una suma de dinero a título de precio. Junto con el emisor acuerdan, de forma previa, las condiciones de compra y redención.
d) Redención. Se trata de un procedimiento a través del cual se utiliza el bono de compra, certificado o tarjeta de regalo en las tiendas y demás sitios autorizados por el emisor, con el fin de acceder a bienes y servicios.
2.18.2. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo, según sea su clase
Los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo, son documentos soporte que verifican el pago anticipado de una suma de dinero a título de precio o como parte de él, según sea el caso; no constituyen un título valor, ni un medio de pago, ni de cambio y la finalidad de su redención no es recibir una cantidad de dinero en efectivo. Tampoco se trata de documentos recargables.
Estos instrumentos dan derecho a su titular o portador, dentro del plazo en ellos señalado, a obtener bienes y servicios en los sitios previamente autorizados por el emisor, ya sea para el beneficio propio de quien lo adquiere, de un tercero previamente determinado por él o de su portador.
* Circular No. 06 del 28 de noviembre de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49349 del 28 de noviembre de 2014. “La presente Circular entra a regir tres (3) meses después de su publicación en el Diario Oficial”.
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Por sus características, los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo pueden ser nominativos o al portador, y los hay de dos tipos diferentes: i.) Los válidos por un monto determinado equiparable a una suma de dinero y ii.) Los válidos por un bien o servicio específico.
2.18.2.1. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo nominativos
Los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo nominativos son aquellos expedidos a favor de determinada persona, condición que exige del emisor la individualización del documento que soporta el pago anticipado, con el nombre y/o identificación del beneficiario previamente determinado por el estipulante.
2.18.2.2. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo al portador
Los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo al portador, son aquellos que no se expiden a favor de persona determinada; en consecuencia, la simple exhibición del instrumento legitima su redención.
2.18.2.3. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo válidos por un monto determinado equiparable a una suma de dinero
Los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo emitidos por un monto determinado, son válidos para obtener cualesquiera de los productos que se comercialicen en los sitios previamente autorizados por el emisor, hasta por un valor equivalente a la suma de dinero que representan, esto, sin perjuicio que sean tenidos como parte del precio en el evento que se prefiera un bien o servicio de mayor costo.
2.18.2.4. Bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo válidos por un bien o servicio específico
Los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo emitidos por un bien o servicio específico, son válidos para obtener el o los productos previamente determinados al momento de su adquisición.
2.18.3. Reglas generales
Por la expedición del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo, su titular o legítimo portador adquiere la condición de acreedor frente al emisor, último obligado a responder por su efectiva redención.
Cuando se trate de bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo nominativos, en caso de disputa del derecho entre quien pagó de manera anticipada el precio y el tercero beneficiario que fue previamente determinado por él, se preferirá a quien exhiba el documento soporte. Ocurrido su extravío o destrucción, y en caso de que el emisor cuente con los medios necesarios para identificarlo, se tendrá con interés legítimo en la redención, al titular del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo, es decir, al tercero beneficiario que fue previamente determinado por el estipulante. De no ser posible dicha individualización, se preferirá a quien ostente la calidad de estipulante, la cual se probará por cualquier medio.
No podrá redimirse bono de compra, certificado o tarjeta de regalo al portador sin que medie su previa exhibición, toda vez que resultan necesarios para legitimar el ejercicio del derecho que en ellos se incorpora. Sin embargo, quien logre probar su calidad de estipulante ante el emisor y en caso que la redención no hubiese sucedido, tendrá derecho a solicitar su reposición ante el emisor, ocurrido su extravío o destrucción.
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La transferencia de bienes y la prestación de servicios se tiene por perfecta una vez cumplida la redención del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo, salvo que se trate de aquellos productos sujetos a registro. En todo lo demás, este negocio jurídico se rige por las reglas generales de los contratos mercantiles y las normas de protección al consumidor.
En todo caso y sin perjuicio de lo establecido en el presente numeral, se deben entender a salvo las acciones legales que pueden instaurar los consumidores en cualquier momento para la defensa de sus derechos.
2.18.3.1. Redención de bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo
Por la redención de los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo, el comprador accede a los bienes y servicios en las condiciones que han sido fijadas previamente entre el emisor y el estipulante. Sin embargo, dichos instrumentos deberán permitir la realización de consumos parciales por el monto que se escoja hasta agotar el total de la suma de dinero que representan o hasta que se cumpla el plazo para su redención o vigencia. Lo mismo sucederá con los servicios que no requieran para su prestación de una redención total inmediata.
La redención parcial de los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo no prorroga de manera automática el plazo o vigencia previamente acordada entre el emisor y el estipulante.
En caso de que el valor del bien o servicio que se desee comprar sea superior al monto representado en el instrumento, podrá abonarse la diferencia por cualquier medio de pago que el emisor tenga autorizado. El adquirir un bien o servicio de valor inferior al monto representado en el instrumento, no da lugar a la entrega de dinero en efectivo (vueltas o cambio) salvo que las partes acuerden lo contrario.
Del mismo modo, podrán expedirse bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo válidos por un porcentaje del valor total del bien o servicio específico, según lo convengan las partes.
2.18.3.2. Vigencia de los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo
Los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo tendrán como mínimo una vigencia de un (1) año, término que se empezará a contar a partir de la fecha de su expedición y/o activación, según corresponda. Las partes podrán pactar plazos diferentes pero nunca inferiores.
En caso que los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo no se rediman en el lugar y plazo establecido para ese fin, tal situación será tenida como incumplimiento del comprador a la obligación de recibir el producto. Esta circunstancia podrá originar la pérdida total del precio pagado anticipadamente o del saldo no utilizado, según lo convenido por la partes.
En ningún caso procederá a título de indemnización, perjuicios, pena u otro concepto semejante, el pago de sumas de dinero superiores a las reportadas como saldo a favor del comprador.
El plazo de vigencia que se fije no se suspende, ni se interrumpe, ni se renueva, ni se prorroga de manera automática, cuando la redención del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo resulte de consumos parciales, salvo estipulación en contrario. Esta circunstancia debe ser expresamente informada al momento de la adquisición del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo.
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2.18.4. Información mínima que debe suministrarse
Sin perjuicio de lo previsto sobre la información mínima señalada en la Ley 1480 de 2011 –Estatuto del Consumidor- y, en regulaciones especiales, sea cual fuere la presentación del documento soporte, como por ejemplo, tarjetas con banda magnética, tarjetas regalo, certificados impresos, o similares, en dichos instrumentos, se deberá anunciar por lo menos lo siguiente:
- Nombre del emisor. - Categoría del documento soporte: Nominativo o al portador. - Para el caso del documento soporte nominativo, el nombre y/o identificación del beneficiario. - Valor, cuando son válidos por un monto determinado equiparable a una suma de dinero. - El bien o servicio, cuando son válidos para obtener un producto específico previamente
determinado. - Fecha de expedición. - El plazo para su redención o vigencia, atendiendo lo establecido en el último párrafo del numeral
2.18.3.2. - Las consecuencias derivadas del vencimiento del plazo. - Exclusiones (Establecimientos de comercio, productos, etc.)
2.18.5. Obligaciones especiales del emisor
Dentro de las obligaciones especiales a adoptar por parte del emisor se encuentran las siguientes:
- Adaptar un procedimiento que permita la habilitación, redención y consulta de los bonos de compra, certificados o tarjetas de regalo.
- Atender fielmente las instrucciones del estipulante, como adquiriente del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo.
- Entregar un comprobante que permita verificar la adquisición del bono de compra, certificado o tarjeta de regalo.
- Cumplir con el deber de informar, con observancia de lo previsto en este numeral, en la Ley 1480 de 2011 y en las demás regulaciones especiales.
- Responder por la efectiva prestación de los derechos una vez verificada la legitimidad del comprador, en los términos señalados en este numeral 2. 17.
2.18.6. Obligaciones para el estipulante y/o comprador
Son obligaciones del estipulante y/o comprador, las siguientes:
- Asumir el pago anticipado de una suma de dinero a título de precio o como parte de él, a efectos de la expedición del bono de compra, certificado o tarjetas de regalo.
- Informarse de manera suficiente, anticipada y expresa sobre la existencia, efectos y alcance de las condiciones generales que gobiernan el contrato.
- Redimir el bono de compra, certificado o tarjeta de regalo dentro de los plazos estipulados y en los sitios previamente autorizados.
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CAPÍTULO TERCERO ADQUISICIÓN DE BIENES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE
SISTEMAS DE FINANCIACIÓN
3.1. Definiciones
Para la correcta aplicación e interpretación de este capítulo se entenderá por:
a) Interés: Sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 717 del código civil, el interés corresponde a la renta que se paga por el uso del capital durante un periodo determinado. Así mismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 68 de la ley 45 de 1990, se reputarán también como intereses, las sumas que el acreedor reciba del deudor sin contraprestación distinta al crédito otorgado, aun cuando las mismas se justifiquen por concepto de honorarios, comisiones u otros semejantes. En esa medida, los seguros contratados que protejan el patrimonio de los deudores o de sus beneficiarios no se reputan como intereses. **
También se incluirán dentro de los intereses las sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito, tales como costos de administración, estudio del crédito, papelería, cuotas de afiliación, etc. Los cobros correspondientes a IVA, bien sea que se deriven del cobro de intereses o de seguros contratados, no se reputan como intereses. **
b) Interés remuneratorio: Es el que devenga un crédito mientras el deudor no está obligado a restituirlo.
c) Interés de mora: Es aquel al que el deudor queda obligado desde el momento en que se constituye en mora de pagar las cuotas vencidas o el capital debido.
d) Tasa de interés: Es una relación porcentual que permite calcular los intereses que causa un capital en un periodo.
e) Tasa de interés efectiva anual: Es la tasa de interés expresada en términos equivalentes de la tasa de interés que causaría un capital al concluir un periodo de un año.
f) Tasa de interés nominal anual: Es el interés expresado como el número de periodos en que se causa el interés en el año multiplicado por la tasa de interés del periodo de causación. Indica el periodo de causación y si el interés se causa al inicio o al final del periodo.
g) Tasa de interés vencida: Aquella que indica los intereses que se causan al final de cada periodo.
h) Periodo: Intervalo de tiempo durante el cual se causa o liquida el interés.
i) Cuota: Valor del pago periódico al que se obliga el deudor.
j) *Límite legal para el cobro de intereses: De conformidad con lo establecido por los artículos 884 del Código de Comercio, 2231 del Código Civil, y el artículo 305 del Código Penal, el límite máximo legal para el cobro de intereses tanto remuneratorios como moratorios corresponde a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Bancaria. Lo anterior, sin perjuicio de las normas que en el futuro modifiquen o adicionen las antes mencionadas.*
Resolución N° 19097 del 24 de junio de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 44.848 de Junio 27 de 2002.
* Resolución N° 22905 del 21 de agosto de 2003. Publicada en el Diario Oficial 45.292 de Agosto 27 de 2003.
** Resolución N° 41280 del 23 de diciembre de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 45.047 de Diciembre 28 de 2002.
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k) Precio de contado: Es el menor precio al que el vendedor o expendedor está dispuesto a vender el producto o servicio por pago en efectivo o cheque pagadero a la fecha de compra. No obstante lo anterior, para esta definición no se considerarán los descuentos adicionales que se obtengan por el cumplimiento de condiciones diferentes a las de pago indicado y que sólo son acreditables por algunos compradores o que se ofrezcan limitados en el tiempo para el público en general. *
l) Cláusula aceleratoria: Conforme con lo establecido en el artículo 69 de la ley 45 de 1990, se trata del pacto celebrado entre las partes del contrato en virtud del cual, ante el incumplimiento por parte del deudor del pago de uno o varios de los instalamentos o cuotas debidas, se hace exigible la totalidad de la obligación.
m) Pacto con reserva de dominio: Según lo establecido por el artículo 952 del código de comercio, corresponde a la cláusula en el contrato de compraventa en virtud de la cual, el vendedor se reserva el dominio de la cosa vendida hasta que el comprador haya pagado la totalidad de la
obligación.
3.2. Contratos objeto de la presente reglamentación
Lo dispuesto en el presente capítulo se aplica a todos aquellos contratos de adquisición de bienes muebles o prestación de servicios mediante sistemas de financiación que se celebren con el consumidor.
No estará sometida a lo dispuesto en el presente capítulo la adquisición de bienes muebles o prestación de servicios en los cuales se otorga plazo para pagar el precio sin cobrar intereses sobre el monto financiado, siempre y cuando el precio de venta sea igual al precio de contado.
3.3. Información que debe constar por escrito **
La información que se relaciona a continuación deberá constar por escrito y ser entregada al consumidor a más tardar en el momento de la celebración del contrato. Este deberá tener la firma del deudor como constancia de su recibo. *
Se exceptúa de lo anterior, el caso de los tiquetes de máquinas registradoras emitidos por el comerciante que incluyan la información básica sobre las condiciones del crédito, entendiéndose surtido con su entrega, el requisito de firma del deudor: *
a) Lugar y fecha de celebración del contrato.
b) Nombre o razón social y domicilio de las partes.
c) Descripción del bien o servicio objeto del contrato, con la información suficiente para facilitar su identificación inequívoca.
d) El precio de contado así como los descuentos concedidos. e) El valor de la cuota inicial, su forma y plazo de pago, o la constancia de haber sido cancelada.
* Resolución N° 22905 del 21 de agosto de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.292 de Agosto 27 de 2003. ** Resolución N° 41280 del 23 de diciembre de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 45.047 de Diciembre28 de 2002.
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f) El saldo del precio pendiente de pago o saldo que se financia, el número de cuotas periódicas en que se realizará el pago o plazo de financiación.
g) La tasa de interés remuneratorio que se cobrará por la financiación del pago de la obligación adquirida, expresada como tasa de interés efectiva anual y en términos nominales, si no se
liquida anual vencida.
En aquellos contratos en que se haya pactado una tasa de interés variable se deberá señalar la fuente y la fecha de referencia. Si la tasa así pactada, incluye un componente fijo, este último se deberá informar expresamente.
Deberá incluirse igualmente la tasa de interés moratorio, la cual podrá expresarse en función de la remuneratoria o de otra tasa de referencia, caso en el cual se deberá citar la fuente y fecha en que se refiere. En cualquier evento deberán observarse los máximos legales.
h) La tasa de interés máxima legal vigente al momento de celebración del contrato.
i) El monto de la cuota que deberá pagar mensualmente o con la periodicidad acordada. En el evento en que la cuota o la tasa pactada sea variable, el acreedor deberá informar el valor de la primera cuota y mantener a disposición del deudor, la explicación de cómo se ha calculado la cuota en cada período subsiguiente, así como la fórmula o fórmulas que aplicó para obtener los valores cobrados. Dichas fórmulas deberán ser suficientes para que el deudor pueda verificar la liquidación del crédito en su integridad. *
j) Si como medio de pago se extendieran títulos valores, deberá indicarse el valor o monto, número, fecha de otorgamiento, vencimiento y demás datos que identifiquen a las partes de la obligación contenida en el título.
k) Enumeración y descripción de las garantías reales o personales del crédito.
l) Indicación del monto que se cobrará como suma adicional a la cuota por concepto de contratos de seguro si se contrataren y los que corresponden a cobros de IVA.
m) Copia textual del número 3.11 de la presente circular, respecto de la facultad de retractación.
n) En la parte final del documento, en caracteres destacados, negrilla y un tamaño de letra del doble del tamaño de la utilizada en el resto del texto, se deberá consignar una advertencia para el deudor con el siguiente texto: *
Por expresa instrucción de la Superintendencia de Industria y Comercio, se informa a la parte deudora que durante el período de financiación la tasa de interés no podrá ser superior a 1.5 veces el interés bancario corriente que certifica la Superintendencia Bancaria.
Cuando el interés cobrado supere dicho límite, el acreedor perderá todos los intereses. En tales casos, el consumidor podrá solicitar la inmediata devolución de las sumas que haya cancelado por concepto de los respectivos intereses.
Se reputarán también como intereses las sumas que el acreedor reciba del deudor sin contraprestación distinta al crédito otorgado, aun cuando las mismas se justifiquen por concepto de honorarios, comisiones u otros semejantes. También se incluirán dentro de los intereses las
Resolución N° 22905 del 21 de agosto de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.292 de Agosto 27 de 2003.
* Resolución N° 22905 del 21 de agosto de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.292 de Agosto 27 de 2003.
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sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito, tales como costos de administración, estudio del crédito, papelería, cuotas de afiliación, etc. (artículo 68 de la Ley 45 de 1990).
En caso de que el comerciante no consigne la anterior advertencia por escrito, deberá mantenerla en lugar visible, en todos los puntos de pago de cada uno de los establecimientos abiertos al público.
3.4. Reglas generales para la celebración de los contratos
Para los efectos previstos en las letras g y h del artículo 43 del decreto 3466 de 1982, en los contratos a los que se refiere el presente capítulo se deberán aplicar las siguientes reglas en su celebración:
a) *Los productores o proveedores podrán pactar libremente con sus clientes la tasa de interés
tanto remuneratoria como moratoria que les será cobrada a estos últimos. La tasa de interés que se pacte al momento de la celebración del contrato, no podrá sobrepasar en ningún período de la financiación el límite máximo legal, de acuerdo con lo establecido en el literal j) del numeral 3.1 del presente capítulo.
b) El monto financiado se calculará como el precio de contado menos la cuota inicial si la hubiere. No obstante, si para determinar el monto financiado se utiliza un precio superior diferente al de contado, la diferencia cobrada se reputará intereses.
c) No será posible por parte del vendedor-acreedor el cobro simultáneo de intereses remuneratorios y moratorios respecto del mismo saldo o cuota y durante el mismo período. *
d) Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 886 del código de comercio, los intereses pendientes no generarán intereses.
e) En ningún caso se podrá exigir por adelantado el pago de intereses moratorios.
f) El deudor podrá pagar anticipadamente el saldo pendiente de su crédito, por lo tanto no podrán establecerse cláusulas penales o sanciones por pago anticipado ni exigirse el pago de intereses durante el período restante.
g) Salvo que se haya pactado la cláusula aceleratoria, de acuerdo con lo previsto en e artículo 69 de la ley 45 de 1990, los intereses moratorios sólo se causarán respeto del monto de las cuotas vencidas.
h) Se reputarán como intereses las sumas que el vendedor-acreedor reciba del deudor sin contraprestación distinta al crédito otorgado, incluyendo aquellas que se paguen por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito, tales como costos de administración, estudio del crédito, papelería, cuotas de afiliación, etc. No se incluyen los valores pagados por concepto
de los seguros a los que se hace referencia en el siguiente párrafo.
i) Podrán contratarse seguros cuyo objeto sea amparar la vida de los deudores o el bien financiado. En tales casos deberá presentarse al consumidor por lo menos dos cotizaciones de
* Resolución N° 22905 del 21 de agosto de 2003. Publicada en el Diario Oficial 45.292 de Agosto 27 de 2003.
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compañías de seguros diferentes, en las que se le informen los riesgos cubiertos, los beneficiarios, las exclusiones, la suma asegurada y el monto de la prima; así mismo deberá advertirse que no es obligación contratar con dichas compañías y que por lo tanto está en libertad de escoger otra aseguradora. Si el deudor elige una de las aseguradoras sugeridas por el vendedor éste deberá entregar al deudor un documento mediante el cual se pueda probar la existencia del contrato de seguro y en el que se indique la información antes mencionada.
3.5. Obligación de verificación de límites máximos legales de tasa de interés
Será obligación de todo proveedor o comerciante que celebre alguno de los contratos a los que se refiere el presente capítulo, revisar mensualmente si la tasa de interés que está cobrando a sus deudores se encuentra dentro de los límites máximos legales para el periodo correspondiente. De acuerdo con lo anterior deberá:
a) Verificar mensualmente que los intereses cobrados están dentro del límite máximo legal vigente para el cobro de intereses. ***
b) Concluye que la tasa de interés pactada está por encima del máximo legal permitido por la ley, la misma deberá ser reducida a dicho límite.
c) Si el límite máximo legal en un periodo siguiente vuelve a ser superior a la tasa inicialmente pactada se podrá liquidar y cobrar para dicho periodo la tasa inicialmente pactada.
3.6. Obligaciones especiales del productor o proveedor ***
Todo productor o proveedor que celebre los contratos a los que se refiere el presente capítulo deberá cumplir las siguientes obligaciones:
a) **Sin perjuicio de lo consignado en las disposiciones legales sobre conservación y archivo de documentos, se deberá conservar a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio la historia de cada crédito que se haya otorgado, por un término mínimo de tres (3) años, contados a partir de la fecha de vencimiento del último pago. La obligación de conservación se podrá cumplir con medios tecnológicos siempre y cuando se observe lo dispuesto en la parte I de la Ley 527 de 1999 y demás normas que la sustituyan o modifiquen. **
b) Tener a disposición del público puntos de información o personal específico que cuente con la información y conocimientos requeridos para informar al cliente la integridad de las obligaciones que contrae con la firma del correspondiente contrato, la forma como se van a calcular y liquidar los intereses, la cuota y el crédito. **
*En adición a lo anterior, los productores o proveedores que, además de encontrarse en alguna de las circunstancias previstas en el numeral 3.12 del presente capítulo, tengan un volumen total anual de ventas a través de sistemas de financiación, iguales o superiores a cinco mil (5000) salarios mínimos mensuales legales, deberán informar a esta Superintendencia a más tardar el 30 de septiembre de 2003, las medidas que han adoptado en su establecimiento con el fin de dar cumplimiento a esta reglamentación. *
*** Resolución N° 41280 del 23 de diciembre de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 45.047 de Diciembre 28 de 2002. ** Resolución N° 22905 del 21 de agosto de 2003. Publicada en el Diario Oficial 45.292 de agosto 27 de 2003. * Resolución N° 19104 del 7 de julio de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.244 de Julio 10 de 2003. ** Resolución N° 22905 del 21 de agosto de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.292 de Agosto 27 de 2003.
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3.7. Información sobre liquidación y pago de cuotas ***
3.7.1. Información periódica al deudor
El productor o proveedor que realice ventas a través de sistemas de financiación, deberá suministrar o tener a disposición de los deudores la información sobre liquidación y pago de cuotas que a continuación se señala:
a) El monto a cancelar por concepto de la cuota del mes o periodo correspondiente, discriminando el monto correspondiente a pago de capital, intereses y seguros si los hay.
b) El capital pendiente de pago al inicio y al final del periodo. c) La tasa de interés aplicada en dicho periodo y la tasa de referencia utilizada, en el caso en que
se haya pactado una tasa de interés variable. Se deberá además indicar si con ocasión de la revisión del limite legal se presentó modificación de la tasa de interés.
d) Una explicación acompañada de los datos necesarios para la liquidación de la respectiva cuota con el fin de que el deudor pueda verificar la exactitud de los cálculos y constatar dichos datos con el contrato y las fuentes oficiales que los producen.
3.7.2. Envío de información al domicilio del deudor**
Cuando el plazo del crédito otorgado sea superior a tres (3) meses, o la cuantía del crédito o el monto adeudado sea superior a tres (3) salarios mínimos legales mensuales, la anterior información deberá ser remitida al domicilio del deudor y entregada con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha de pago de la cuota correspondiente. Lo anterior deberá cumplirse incluso en los eventos en que haya la necesidad de reliquidar los períodos restantes cuando la tasa de financiación cambie como consecuencia de variaciones de la tasa máxima legal. En dicho informe, en caracteres destacados, negrilla y tamaño de letra del doble del tamaño de la utilizada en el resto del texto, se deberá consignar una advertencia para el deudor con el siguiente texto:
Los contratos de adquisición de bienes muebles o de prestación de servicios mediante sistemas de financiación se encuentran reglamentados por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el capítulo tercero título II de la Circular Única, la cual puede ser consultada en la página web de esta entidad www.sic.gov.co En caso de tener alguna queja relacionada con su crédito, puede dirigirla a esta Superintendencia.
No obstante lo anterior, el proveedor o expendedor podrán eximirse del envío de esta información al domicilio del deudor si:
a) *El crédito es de cuota y tasa fija y se le entrega al deudor la liquidación completa del crédito al
momento de otorgarlo lo cual se podrá hacer mediante talonarios u otro medio que incluya toda
la información señalada en los literales precedentes para cada uno de los períodos del crédito, o,
b) *Cuando en el momento y sitio de pago se le entrega al deudor la información señalada en los
literales anteriores que aplique al pago que se efectúa.*
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Circular Única
3.8. Elaboración de listas con factores**
Cuando los productores y proveedores que ofrezcan la adquisición de bienes y servicios a través de sistemas de financiación, utilicen una tabla con factores predeterminados en función de la tasa de interés y/o el periodo para efectos de ofrecerlos, deberán observar las siguientes instrucciones:
a) La tabla deberá ser revisada dentro de los cinco días siguientes a la fecha en que la Superintendencia Bancaria certifique el interés bancario corriente, señalando la fecha en la cual fue efectuada la revisión. En ella se deberá expresar con caracteres destacados y negrilla la tasa de interés en términos efectivos que para el periodo respectivo se esté cobrando al público y que haya servido para el cálculo de los factores.
b) Las tablas de factores de por lo menos los últimos (3) años, deberán permanecer a disposición de la superintendencia de Industria y Comercio.
3.9. Deber de certificación *
El gerente del establecimiento de comercio, el representante legal de la sociedad o el funcionario que tenga a cargo el área que administra los sistemas de financiación deberá emitir a 31 de diciembre de cada año una certificación que mantendrá a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, en la que se haga constar que se implementaron y revisaron durante el año, los mecanismos y procedimientos idóneos para cumplir con las obligaciones derivadas del presente capítulo y que mensualmente se verificaron que los intereses cobrados se encontraban dentro de los límites máximos vigentes. La primera de estas certificaciones deberá expedirse con corte a 31 de diciembre de 2003.
3.10. Mecanismos de información al público *
Con el propósito de que el público cuente con la información indispensable para tomar conscientemente sus decisiones de endeudamiento en las mejores condiciones que ofrezca el mercado, todo productor o proveedor que celebre contratos a los que se refiere este capítulo deberá disponer, de manera permanente, de una cartelera o tablero visible, que deberá situarse en los lugares de atención al público o de exhibición, en forma tal que atraiga su atención y resulte fácilmente legible. No obstante, podrán utilizarse mecanismos alternos que permitan el acceso indiscriminado de la información al menos con la facilidad que ofrecen las carteleras. En cualquiera de dichos medios deberá anunciarse:
a) Tasa de interés que se esté cobrando para el mes en curso, expresada en términos efectivos anuales.
b) Porcentaje mínimo que debe pagarse como cuota inicial. c) Plazos que se otorgan. d) Incentivos que se ofrezcan. Si se trata de descuentos deberán expresarse sobre el precio de
contado. e) En caso de que la financiación sea otorgada por un tercero diferente del productor o proveedor,
indicar su nombre o razón social.
** Resolución N° 41280 del 23 de diciembre de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 45.047 de Diciembre 28 de 2002
* Resolución N° 22905 del 21 de agosto de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.292 de Agosto 27 de 2003. * Resolución N° 41280 del 23 de diciembre de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 45.047 de Diciembre 28 de 2002.
§§§§§ Artículo décimo primero Resolución N° 41280 del 23 de diciembre de 2002: “Vigencia. Las modificaciones introducidas mediante la presente resolución entrarán en vigencia el 27 de diciembre de 2002, o en la fecha de su publicación si esta es posterior.” Diario Oficial N° 45047 del 28 de diciembre de 2002.
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3.11. Facultad de retractación
En todos los contratos de adquisición de bienes muebles y prestación de servicios mediante el sistema de financiación, excepción hecha de los relativos a alimentos, vestuarios, drogas, atención hospitalaria y educativa, se entenderá pactada la facultad de retractación de cualquiera de las partes, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la entrega del bien.
En el evento en que cualquiera de las partes haga uso de la facultad de retractación se resolverá el contrato y por consiguiente, las partes restablecerán las cosas al estado en que se encontraban antes de su celebración. La facultad de retractación es irrenunciable.
3.12. Base de datos de quienes desarrollan la actividad *
Todo productor o proveedor que ofrezca la adquisición de bienes muebles o la prestación de servicios a través de sistemas de financiación y que mensualmente celebre más de cien (100) contratos a los que se refiere el presente capítulo o que sus ventas a través de sistemas de financiación en el año inmediatamente anterior excedan los 1500 salarios mínimos mensuales legales vigentes, deberá reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio si se encuentra en alguna de estas condiciones, dentro de los tres meses siguientes a la entrada en vigencia de la resolución N° 41280 del 23 de diciembre de 2002****** y posteriormente durante el mes de enero de cada año, si en el anterior hubiese alcanzado esta condición. Para el efecto deberá anexar un certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio respectiva con una vigencia no superior a treinta días. La condición informada por los proveedores o productores se presumirá vigente hasta tanto no informen lo contrario.
3.13. Consecuencias legales
De acuerdo con lo establecido en la ley, cuando se cobren intereses que sobrepasen los límites fijados en la ley, el acreedor perderá todos los intereses, bien sea los remuneratorios, los moratorios o ambos según se trate. En tales casos, el consumidor podrá solicitar la inmediata devolución de las sumas que haya celebrado por concepto de los respectivos intereses.
3.14. Sanciones
Por violación a lo establecido en el Decreto 3466 de 1982 o en las normas e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre ventas o prestación de servicios mediante sistemas de financiación o bajo la condición de la adquisición o prestación de otros bienes o servicios, la sanción prevista en la letra h) del artículo 43 del decreto 3466 de 1982. Igualmente, los proveedores o expendedores estarán sujetos a las sanciones previstas en el artículo 33 del Decreto 3466 de 1982 en caso de incumplimiento a las normas relacionadas con la fijación pública de precios.
*Resolución N° 41280 del 23 de diciembre de 2002. Publicada en el Diario Oficial N° 45.047 de Diciembre 28 de 2002.
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CAPÍTULO CUARTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS QUE SUPONEN LA ENTREGA DE UN BIEN 4.1. Reglas generales aplicables
a) Toda persona o establecimiento que preste servicios que impliquen la entrega de un bien respecto del cual se desarrolla la actividad (reparación de vehículos en talleres, reparación de electrodomésticos, parqueaderos, servicio de lavandería, entre otros), debe expedir un recibo donde conste, además de las obligaciones establecidas en el artículo 39 del decreto 3466 de 1982, como mínimo, lo siguiente:
- Nombre o razón social del prestador del servicio; - Dirección y teléfono del establecimiento; - Nombre e identificación del usuario; - Dirección y teléfono del usuario; - Número de recibo; - Fecha y hora de la recepción; - Identificación del bien; - Indicación expresa de los defectos o averíos del bien y sus accesorios - Clase de servicio; - Plazo para la prestación del servicio; - Valor del servicio, así como las sumas que se abonan como parte del precio; y - Término de caducidad.
b) En caso de no existir anotación expresa en cuanto a los defectos o averíos del bien y sus accesorios, se entenderá que éste ingresó o fue entregado en perfectas condiciones y con todos los elementos inherentes a él.
c) La persona obligada a la prestación del servicio, asume la custodia del bien en depósito y, por lo tanto, de la integridad de los elementos que lo componen, así como la de sus equipos anexos o complementarios si los hubiere.
d) En caso que el bien objeto de la prestación sufra pérdida, variación o algún deterioro por causas diferentes al caso fortuito o fuerza mayor debidamente probados, deberá subsanarse el daño, cambiando el bien por otro de igual calidad y valor o pagando el valor acordado por las partes o, en su defecto, el que fije la Superintendencia de Industria y Comercio.
e) Al vencimiento del plazo indicado en el recibo procederá, en su caso, la devolución del bien al usuario, de conformidad con el artículo 39 del decreto 3466 de 1982.
CAPÍTULO QUINTO Derogado.*
CAPÍTULO SEXTO INSTRUCCIONES GENERALES PARA DETERMINADOS BIENES Y
SERVICIOS
* Capítulo Quinto, Derogado Mediante Resolución No. 35315 del 31 de Mayo de 2012, publicada en el Diario Oficial número 48.448 del 1 de Junio de 2012, así como el Anexo 2.6 Formulario General de Solicitud de Depósito.
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6.1. Reglas generales
Las decisiones adoptadas por la Delegatura para la Protección del Consumidor, la Dirección de Investigación de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones o la Dirección de Investigaciones de Protección al Consumidor de la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de actos administrativos de carácter general expedidos en materia de protección al Consumidor, se incorporarán en este Capítulo Sexto, según lo señalado en la parte resolutiva de los mismos.
6.2. Extracto de las decisiones
A continuación se presenta el extracto de las decisiones de carácter general, según se ordenó su incorporación. El texto completo de estos actos administrativos puede ser consultado en la página web de la Superintendencia www.sic.gov.co. Igualmente, copia de los mismos podrá ser solicitada en la oficina de atención al ciudadano de la Entidad.
-Resolución No. 67541 del 1 de noviembre de 2012 “Por la cual se levanta la medida preventiva impuesta mediante resolución No. 47629 del 3 de agosto de 2012 sobre el producto “Esferas Acuáticas”, “Esferas Acuáticas Inflables “, “Burbujas Acuáticas”, “Esfera para Agua”, “Acuesferas”, “Burbujas Humanas”, “Balón para caminar”, “WaterBall”, “Pealota inflable para caminar”, “Balón inflable para caminar” u otro cualquiera en el que se verifiquen iguales características y especificaciones no obstante su denominación; y se adoptan medidas definitivas para evitar que se cause daño o perjuicio a los consumidores con su uso”. Los artículos a incorporar de la parte resolutiva son el segundo, tercero, cuarto, quinto y sexto.
-Resolución No. 33 del 9 de enero de 2013 “Por la cual se levanta la medida preventiva impuesta mediante resolución No. 60220 del 12 de octubre de 2012 sobre toda “máscara” que, independientemente del material en que haya sido elaborada, obstaculice e impida ejecutar el proceso de respiración en forma normal; y se adoptan medidas definitivas para evitar que se cause daño o perjuicio a los consumidores con su uso”. Los artículos de la parte resolutiva a incorporar, son el segundo, tercero, cuarto y quinto.
-Resolución No. 11638 del 20 de marzo de 2013 “Por la cual se levanta la medida preventiva impuesta mediante Resolución No. 78644 del 19 de diciembre de 2012 sobre la producción y comercialización de todo juguete –incluido el control remoto con el que opere- que no cuente con un sistema de seguridad que restrinja al usuario la manipulación directa de pilas o baterías; y se adoptan medidas definitivas para evitar que se cause daño o perjuicio a los consumidores con su uso”. Los artículos de la parte resolutiva a incorporar son el segundo, tercero, cuarto y quinto.
-Resolución 38973 del 28 de junio de 2013 “Por la cual se adoptan medidas definitivas para evitar que se cause daño o perjuicio a la salud o integridad de los consumidores con el uso de un producto”. Los artículos de la parte resolutiva a incorporar son el primero, tercero, cuarto y quinto.
-Resolución No. 53956 del 10 de septiembre de 2013 “Por la cual se adoptan medidas definitivas para evitar que se cause daño o perjuicio a la salud o integridad de los consumidores con el uso de un producto”. Los artículos de la parte resolutiva a incorporar son el primero, tercero, cuarto y quinto.
-Resolución No. 59061 del 4 de octubre de 2013 “Por la cual se establecen las condiciones que debe reunir la información que se indica sobre un producto y la forma de suministrarla a los
Resolución No. 61959 del 16 de octubre de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49.307 del 17 de octubre de 2014.
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consumidores”. Los artículos de la parte resolutiva a incorporar son el primero, segundo, tercero, cuarto y quinto.
-Resolución No. 31229 del 25 de mayo de 2016 “Por la cual se fija un criterio de interpretación dirigido a todos los proveedores de servicios de comunicaciones móviles que a su vez comercialicen equipos terminales móviles”. El artículo de la parte resolutiva a incorporar es el primero. El cual señala:
“ARTÍCULO PRIMERO “TENER como criterio de interpretación del aparte reseñado en la parte considerativa de la presente resolución, contenido en el parágrafo 2 del artículo 56 de la Resolución CRC 3066 de 2011, que todos los proveedores de servicios de comunicaciones móviles que comercialicen equipos terminales móviles, ajusten su facturación a fin que se otorgue a los usuarios, la posibilidad de efectuar el pago del equipo terminal de manera independiente al pago de los servicios de comunicaciones adquiridos, desde el instante de la expedición de la factura.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para tal efecto, se otorga un plazo de dos (2) meses contados a partir de la publicación de la presente resolución en el Diario Oficial para que los proveedores de servicios de comunicaciones que a su vez comercialicen equipos terminales móviles procedan a dar cumplimiento a la presente medida administrativa, de acuerdo a lo expuesto en la parte motiva de la presente resolución.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo señalado en el presente acto administrativo, podrá generar la imposición de las sanciones previstas en el artículo 65 de la Ley 1341 de 2009”.
- Resolución No. 57151 del 29 de agosto de 2016 “Por la cual se levanta la medida preventiva impuesta en la Resolución No. 33767 del 31 de mayo de 2016, y se adoptan medidas definitivas para evitar que los apuntadores láser mayores e iguales 1 mW (milivatio) ocasionen daño o perjuicio a los consumidores”. Los artículos de la parte resolutiva a incorporar son: primero, segundo, tercero, cuarto, quinto, sexto, séptimo y octavo.
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TÍTULO III SERVICIOS DE COMUNICACIONES ........................................................................................... 6
CAPÍTULO PRIMERO. RÉGIMEN DE PROTECCIÓN DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES ................... 6 1.1. Objeto .................................................................................................................................. 6 1.2. Deber de información .............................................................................................................. 7 1.2.1. Información disponible al usuario.......................................................................................... 7 1.2.1.1. Oficinas físicas de atención al usuario.................................................................................. 7 1.2.1.2. Página Web............................................................................................................................... 9 1.3. Peticiones, quejas/reclamos y recursos.............................................................................. 10 1.3.1. Información sobre el trámite de las peticiones y quejas/reclamos................................... 10 1.3.2. Asignación de tipología para peticiones ............................................................................. 11 1.3.3. Peticiones, quejas/ reclamos y recursos a través de la línea telefónica gratuita ............ 11 1.3.4. Peticiones, Quejas/reclamos y recursos en página web del proveedor del servicio ...... 11 1.3.5. Información sobre oportunidad y trámite de peticiones y quejas/reclamos sobre
facturación.............................................................................................................................. 11 1.3.6. Respuesta a las peticiones, quejas/reclamos y recursos .................................................. 11 1.3.7. Conservación de respuestas y notificaciones a las peticiones, quejas/reclamos y
recursos.................................................................................................................................. 12 1.3.8. Remisión de expedientes electrónicos a la Superintendencia de Industria y Comercio
para decisión del recurso de apelación............................................................................... 12 1.4. Contratación de servicios ..................................................................................................... 14 1.4.1. Conservación de documentos contractuales...................................................................... 14 1.4.2. Reglas asociadas a la terminación del contrato de prestación de servicios de
comunicaciones..................................................................................................................... 14 1.5. Reportes de Información....................................................................................................... 15 1.5.1. Información a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio................... 15 CAPÍTULO SEGUNDO SERVICIOS POSTALES............................................................................................ 16 2.1. Disposiciones Generales ...................................................................................................... 16 2.1.1. Información disponible al usuario........................................................................................ 16 2.1.1.1. Oficinas físicas de atención al usuario................................................................................ 16 2.1.2. Página web ............................................................................................................................. 18 2.1.3. Clasificación interna de PQR y Solicitudes de Indemnización.......................................... 18 2.1.4. Publicación de los indicadores de atención al usuario...................................................... 19 2.1.4.1. Certificación sobre el control de calidad............................................................................. 19 2.1.5. Reporte de carácter eventual................................................................................................ 19 2.1.6. Información disponible para la autoridad de inspección, vigilancia y control –SIC........ 20 2.1.7. Notificación de decisiones empresariales........................................................................... 21 2.1.7.1. Mecanismos alternos de notificación .................................................................................. 21 2.1.7.1.1. Servicio de mensajería expresa............................................................................................ 21 2.1.7.1.2. Mecanismo de notificación en línea a través de internet ................................................... 22 2.1.7.1.3. Notificaciones por medio de correo electrónico................................................................. 23 2.1.7.2. Información al usuario que celebra el contrato sobre el mecanismo de notificación..... 24 2.1.8. Remisión de expedientes a la SIC para decisión del recurso de apelación ..................... 24 CAPÍTULO TERCERO Código Único Numérico -CUN-. .............................................................................. 25
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3.1 Código Único Numérico -CUN- ............................................................................................ 25 3.1.1. Estructura del Código Único Numérico -CUN- .................................................................... 26 3.2. Tipología de petición, queja/reclamo, recurso o solicitud de indemnización a la cual
debe asignársele un Código Único Numérico –CUN-......................................................... 27 3.2.1. Tipología para los servicios de comunicaciones................................................................ 27 3.2.2. Tipología para los servicios postales .................................................................................. 27 3.3. Registro de peticiones, quejas/reclamos, recursos y solicitudes de indemnización que
no requieren la asignación de un Código Único Numérico -CUN- .................................... 28 3.4. Mecanismos para informar o comunicar la asignación de un Código Único Numérico -
CUN- ........................................................................................................................................ 28 3.5. Asignación y reporte de estados del Código Único Numérico -CUN- en servicios de
comunicaciones empaquetados........................................................................................... 29 3.6. Asignación del Código Único Numérico -CUN- en servicios de comunicaciones por
operadores interconectados................................................................................................. 29 3.7. Seguimiento y estado de la Petición, Queja, Recurso o Solicitud de Indemnización ..... 30 3.8. Recuperación de Código Único Numérico -CUN- Olvidado por el usuario ...................... 31 3.9. Acumulación de Código Único Numérico -CUN- ................................................................ 32 3.10. Anulación de Código Único Numérico -CUN....................................................................... 32 3.11. Procedimiento a seguir cuando el sistema no se encuentre disponible por fallas o
mantenimientos...................................................................................................................... 32
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TÍTULO III SERVICIOS DE COMUNICACIONES*† ‡
CAPÍTULO PRIMERO. RÉGIMEN DE PROTECCIÓN DE SERVICIOS DE COMUNICACIONES
Las instrucciones impartidas en el presente Capítulo les son aplicables a los proveedores de servicios de comunicaciones.
1.1. Objeto
El contenido del presente capítulo tiene como propósito instruir las obligaciones establecidas en el Régimen de Protección de los Derechos de los Usuarios de Servicios de Comunicaciones expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones, cuyo cumplimiento corresponde a los operadores de dichos servicios.
Las instrucciones aquí impartidas, garantizan los principios orientadores del Régimen de Protección de los Derechos de los Usuarios de Servicios de Comunicaciones, y en todo caso protegen los derechos de los usuarios de dichos servicios, en el ofrecimiento de éstos, en la celebración de los contratos, durante su ejecución y en la terminación del mismo.
* Los Capítulos Primero, Segundo y Tercero del presente Titulo fueron modificados mediante Circular Externa No. 014 del 29 de junio de 2012, publicada en el Diario Oficial N° 48.487 de julio 10 de 2012.
Las disposiciones allí contenidas entran en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Para dar cumplimiento a las obligaciones previstas en el Capítulo Primero y Segundo del Título, los proveedores de servicios de comunicaciones y operadores postales tendrán un plazo de treinta (30) días contados a partir su entrada en vigencia.
Los proveedores de servicios de comunicaciones que cuenten con mecanismos alternos de notificación aprobados por la Superintendencia de Industria y Comercio podrán seguir utilizándolos durante los sesenta (60) días siguientes a la expedición de la citada Circular, fecha a partir de la cual dichos mecanismos deberán ajustarse a los parámetros establecidos en éste Título.
† El Cuarto Capítulo del presente Titulo, fue adicionado mediante Circular Externa No. 013 del 29 de junio de 2012, publicada en el Diario Oficial No. 48.476 de fecha 29 de junio de 2012.
Las disposiciones contenidas en este Capítulo entrarán en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
‡Los anexos a que hace referencia el presente Título se encuentran incluidos en el Anexo 1.7 del Título de Anexos a la Circular Única.
Circular Externa No. 06 del 17 de noviembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50424 del 21 de noviembre de 2017. Mediante la cual se modifica los Capítulos Primero, Tercero y elimina el Capítulo Cuarto del Título III de la Circular Única.
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1.2. Deber de información
Los operadores, de conformidad con el Régimen de Protección de los Derechos de los Usuarios de Servicios de Comunicaciones, tienen la obligación de brindar a sus usuarios, a través de todos los mecanismos de atención previstos para el efecto, información clara, cierta, completa, oportuna y gratuita, que les permita tomar decisiones de consumo con pleno conocimiento de las condiciones del servicio que se ofrece o se presta.
1.2.1. Información disponible al usuario
1.2.1.1. Oficinas físicas de atención al usuario
En cada oficina física de atención al usuario de que trata el Régimen de Protección de los Derechos de los Usuarios de Servicios de Comunicaciones (en adelante RPU), los operadores deben cumplir con los siguientes requerimientos:
a). Formularios de peticiones, quejas/reclamos y recursos (PQR)
Los operadores deben tener a disposición del público, en un lugar visible del establecimiento, de fácil acceso y sin que deba mediar solicitud por parte de los usuarios para su entrega, formatos para la presentación de peticiones, quejas/reclamos y recursos, cuyo contenido debe corresponder plenamente al establecido en el Anexo 2.2 del Título denominado “Anexos Título II” de la Resolución CRC 5050 de 2016 (modificado por el artículo 3 de la Resolución CRC 5111 de 2017).
Lo anterior, sin perjuicio de que el usuario opte por presentar su PQR de forma verbal, o sin la utilización de los formularios previamente descritos, o a través de los mecanismos electrónicos dispuestos para tales efectos por el proveedor del servicio.
El diligenciamiento completo del formulario debe ser suficiente para cumplir con los requisitos del trámite correspondiente, salvo que por la naturaleza del mismo se requieran para su perfeccionamiento, documentos adicionales tales como copias de los documentos de identificación y autorizaciones. La exigencia de documentos adicionales no puede servir para impedir injustificadamente el desarrollo del trámite.
b) Información a disposición
Para efectos de consulta inmediata y permanente por parte de los usuarios, la siguiente información, que según lo establecido por el RPU debe ser proporcionada por los operadores, debe estar disponible en cada oficina física de atención al usuario, en un número de documentos físicos impresos y/o dispositivos tecnológicos (tabletas, pc, etc.) ubicados en lugares visibles y de fácil acceso al público, que permita atender la demanda de los usuarios, de acuerdo a los niveles de
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tráfico de usuarios establecidos por los operadores para cada una de sus oficinas físicas de atención:
1. Devolución de equipos terminales en desuso, indicando los respectivos lugares, fechas y horarios de entrega.
2. Información relativa a la solicitud de servicios a través de SMS, incluyendo tarifa del SMS de solicitud del servicio y la tarifa del servicio; las condiciones del mismo; y el responsable de su prestación.
3. Condiciones de vigencia de las recargas.
4. Condiciones aplicables a la activación de servicios de roaming internacional, así como las tarifas que aplican para dichos servicios, en pesos colombianos con todos los impuestos incluidos, indicando la unidad de medida utilizada para el cálculo del cobro.
5. Ubicación geográfica de la totalidad de las oficinas físicas de atención con que cuenta el proveedor de servicios de comunicaciones.
6. Versiones actualizadas del formato de contrato único de prestación de servicios móviles y del formato de condiciones generales para la prestación de servicios móviles en modalidad prepago, junto con todos sus anexos.
7. Procedimiento para la presentación, recepción, atención, trámite y respuesta de peticiones, quejas/reclamos y recursos, así como mecanismos habilitados para la presentación de las PQR´s.
c) Cierres de las oficinas físicas de atención al usuario
Cuando los operadores deban realizar cierres programados de las oficinas físicas de atención al usuario, tienen la obligación de comunicar tal situación a sus usuarios por lo menos con tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha prevista para el cierre, en las oficinas físicas de atención al usuario, así como en la página web y red social de la que trata el RPU. En dicha comunicación deben informar a su vez, la fecha en la que se tiene prevista la apertura de la oficina física de atención.
Cuando se trate de cierres de oficinas no programados por razones de caso fortuito y/o fuerza mayor, los operadores deben comunicar tal situación a sus usuarios, en las oficinas físicas de atención al usuario, así como en la página web y red social de la que trata el RPU, en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas contadas a partir del momento en que tuvo lugar el cierre de la oficina.
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d) Accesibilidad para personas en situación de vulnerabilidad
Con la finalidad de garantizar y asegurar el ejercicio efectivo de los derechos de las personas en situación de vulnerabilidad, es decir, mujeres embarazadas, personas de la tercera edad, y personas en situación de discapacidad y, en cumplimiento de lo previsto en el numeral 1 del artículo 14 y artículo 16 de la Ley 1618 de 2013, en concordancia con el contenido de la Ley 1346 de 2009, los operadores, en sus oficinas físicas de atención, deben contar con mecanismos y espacios que permitan la atención prioritaria y adecuada a toda la población que se encuentre en dichas condiciones de vulnerabilidad, a través de la adopción de medidas de inclusión, de acciones afirmativas y de ajustes razonables, y la eliminación de toda forma de discriminación por razón de tales condiciones.
1.2.1.2. Página Web
En su página web, los operadores deben cumplir con lo siguiente:
a) Información a disposición
En la página de inicio del portal web principal de cada operador, éstos deben incorporar un enlace ubicado en la barra principal de navegación, consistente en un botón destacado y fácilmente identificable, que se denomine “Información importante para usuarios”. Dicho botón debe desplegar una barra de navegación con enlaces que permitan acceder a cada uno de los siguientes segmentos informativos:
1. Área de cubrimiento
Este enlace, denominado “Mapas de Cobertura”, debe llevar a una sección de mapas de contorno de cobertura, que establezcan las áreas geográficas en las que existe cubrimiento por parte del operador de servicios de comunicaciones.
Las condiciones técnicas en que se debe disponer la información, son las establecidas en el RPU.
2. Comparador de planes y tarifas
Este enlace denominado “Comparador de planes y tarifas”, debe llevar al lugar de la página web del operador donde se pueden consultar los distintos planes y tarifas de los paquetes de servicios ofrecidas por el respectivo operador, en las condiciones previstas para el efecto por el RPU.
3. Factores de limitación de la velocidad de Internet
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Este enlace denominado “Factores de limitación de la velocidad de internet” debe llevar al listado de los principales factores que pueden limitar la velocidad efectiva de los servicios de acceso a internet fijo o móvil que puede experimentar el usuario, diferenciando aquellos sobre los que tiene control el operador y los que son ajenos al mismo.
4. Indicadores de calidad del servicio de Internet
Este enlace denominado “Indicadores de calidad del servicio de Internet” debe llevar al lugar de la página web del operador donde se encuentran las mediciones de los indicadores de calidad del servicio, de acuerdo con lo establecido para el efecto por el RPU.
5. Prácticas de gestión de tráfico
Este enlace denominado “Prácticas de gestión de tráfico” debe llevar al lugar de la página web del operador donde se especifiquen las prácticas de gestión de tráfico de acuerdo con lo establecido para el efecto por el RPU.
6. Peticiones, quejas/reclamos y recursos
Este enlace denominado “Procedimiento y trámite de PQR´s”, debe llevar al lugar de la página web del operador donde se puede consultar la información sobre el derecho de los usuarios de presentar PQR´s, los medios de atención al cliente a través de los cuales se pueden radicar y el procedimiento aplicable.
1.3. Peticiones, quejas/reclamos y recursos
El trámite de las peticiones, quejas y recursos, se rige por lo dispuesto en el Título IV de la Ley 1341 de 2009 y la Sección 24 del RPU expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones o las normas que la modifiquen o la sustituyan.
1.3.1. Información sobre el trámite de las peticiones y quejas/reclamos
Dentro de la constancia de presentación de las peticiones y quejas/reclamos a la que se refiere el RPU, los operadores deben incluir el siguiente texto:
“Su petición o queja/reclamo será contestada a más tardar el día (indicar día, mes y año) a través del mismo medio de atención por el que la presentó o por el medio de su elección. Si su petición o queja/reclamo no es atendida en la fecha indicada, se entenderá que ha sido resuelta a su favor. (Esto se llama Silencio Administrativo Positivo)”.
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1.3.2. Asignación de tipología para peticiones
Cuando los usuarios presenten peticiones frente a los operadores, éstos últimos deben asignar la tipología correspondiente, de acuerdo al listado previsto en el formato 4.3 “Monitoreo de quejas” del Anexo 1 del RPU.
1.3.3. Peticiones, quejas/ reclamos y recursos a través de la línea telefónica gratuita
Las peticiones, quejas/reclamos o recursos (PQR) presentados a través de la línea telefónica gratuita de atención al usuario, deben seguir en su trámite y procedimiento aplicable, las reglas previstas para el efecto por el RPU.
La asignación del Código Único Numérico (CUN) a las peticiones, quejas/reclamos o recursos (PQR) presentados a través de la línea telefónica gratuita de atención al usuario, debe seguir los lineamientos previstos en la presente Circular.
1.3.4. Peticiones, Quejas/reclamos y recursos en página web del proveedor del servicio
Con el fin de garantizar el acceso y uso de los mecanismos electrónicos y tecnológicos para la presentación de peticiones, quejas/reclamos y recursos (PQR) según lo establecido en el RPU, los operadores deben incorporar en la página de inicio de su portal web, un enlace ubicado en la barra principal de navegación, consistente en un botón destacado y fácilmente identificable, que le indique al usuario acerca del derecho que tiene a presentar PQR’s y lo direccione al formato previsto en el RPU denominado “Formato para presentación de peticiones, quejas/reclamos y recursos a través de oficinas virtuales”.
1.3.5. Información sobre oportunidad y trámite de peticiones y quejas/reclamos sobre facturación
Cuando se trate de cualquier petición o queja/reclamo asociada con la facturación, los operadores deben informar a sus usuarios a través de los medios de atención establecidos en el RPU, (i) que éstas podrán presentarse máximo dentro de los seis (6) meses siguientes contados a partir del vencimiento del pago oportuno de la misma; (ii) que el usuario NO debe pagar las sumas que sean objeto de reclamación, siempre y cuando la PQR se presente antes de la fecha de pago oportuno.
1.3.6. Respuesta a las peticiones, quejas/reclamos y recursos
El operador debe dar respuesta a la PQR (petición, queja/reclamo o recurso) dentro de los 15 días hábiles siguientes a su presentación. Dicha actuación, para efectos del cómputo del término legal para emitir respuesta y la eventual configuración del Silencio Administrativo Positivo, se entiende surtida cuando la respuesta es enviada al usuario a través del mismo medio de atención por el que el
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usuario presentó la PQR, o por el medio elegido por éste, según corresponda, de acuerdo con lo previsto para el efecto por el RPU.
En el caso de las peticiones y quejas/reclamos, la respuesta emitida por el operador deberá incluir en su contenido el siguiente texto:
“En caso de no estar de acuerdo con la respuesta que le hemos dado, usted puede presentar ante nosotros recurso de reposición y en subsidio de apelación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación de esta decisión. Lo puede hacer a través de medios electrónicos (página web o red social), línea gratuita de atención al usuario número XXX o mediante comunicación escrita”.
1.3.7. Conservación de respuestas y notificaciones a las peticiones, quejas/reclamos y recursos
Los operadores deben conservar hasta por el término de tres (3) años contados a partir de la emisión de la respuesta, los soportes de las respuestas y notificaciones de sus decisiones empresariales.
1.3.8. Remisión de expedientes electrónicos a la Superintendencia de Industria y Comercio para decisión del recurso de apelación
De conformidad con lo establecido por el RPU, los operadores dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de la decisión que resuelve el recurso de reposición, deben remitir el expediente completo a la Superintendencia de Industria y Comercio para que la Entidad proceda a resolver el recurso de apelación.
Para el efecto, los operadores deben realizar la remisión del expediente a la Superintendencia de Industria y Comercio para la decisión del recurso de apelación, únicamente a través de: (i) “Formulario Web” o, (ii) “Web Service”; los cuales corresponden a mecanismos establecidos por esta Entidad y cuyos requerimientos técnicos están desarrollados en el Anexo Técnico denominado “Requerimientos para la implementación de la asignación del CUN, Consulta de PQR y Reporte de Apelaciones por medios electrónicos”, que hace parte integral del presente Título.
Los expedientes electrónicos remitidos a la Superintendencia de Industria y Comercio por los operadores para que sea decidido el recurso de apelación interpuesto por el usuario en sede de empresa, deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos para su admisión y trámite:
a). Carátula o portada que deberá contener:
1. Razón social del operador
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Circular Única
2. Nit. del operador
3. Nombre del representante legal del operador
4. Nombre o razón social del recurrente
5. Identificación del recurrente (Nit., C.C., C.E., etc.)
6. Código Único Numérico – CUN.
7. Fecha de la asignación del CUN
8. Dirección de notificación del recurrente
9. Ciudad de domicilio del recurrente
10. Número de teléfono relacionado con la reclamación (móvil o fijo), cuando sea procedente.
11. Tipo de PQR, de conformidad con la tipología prevista en el Formato 4.3 “Monitoreo de quejas” del Anexo 1 del RPU.
12. Número total de folios remitidos.
b). Índice de contenido con registro de cada una de las piezas que hacen parte del expediente en su respectivo orden cronológico, así como su ubicación dentro de la respetiva foliación.
c). Documento que contenga la petición o queja presentado por el usuario, que dio lugar a la iniciación del trámite en sede de empresa, con inclusión de la totalidad de los anexos aportados por el usuario al momento de su radicación ante el operador.
d). Documento que contenga la respuesta o decisión suministrada por el operador a la petición o queja presentada por el usuario, que dio lugar a la iniciación del trámite en sede de empresa, con inclusión de la totalidad de los soportes probatorios que sirvieron de fundamento para la adopción de la respuesta o decisión.
e). Documento que contenga el recurso de reposición y subsidiario de apelación presentado por el usuario, con inclusión de la totalidad de los anexos aportados por el recurrente al momento de su radicación ante el operador.
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f). Documento que contenga la decisión adoptada por el operador al recurso de reposición, con inclusión de la totalidad de los soportes probatorios que sirvieron de fundamento para la adopción de la decisión.
g). Prueba de la notificación de las respuestas o decisiones emitidas por el operador.
En caso de que algún operador remita los expedientes en medio físico, el recurso de apelación será decidido por la Superintendencia de Industria y Comercio. No obstante, el incumplimiento de la presente instrucción, dará lugar a la imposición de las sanciones legales que correspondan por el no uso de los mecanismos electrónicos establecidos por esta Entidad.
Parágrafo transitorio. A partir del primero (1) de diciembre de dos mil diecisiete (2017), y por el término de cuatro (4) meses, el operador de servicios de comunicaciones deberá trasladar – con periodicidad mensual – al menos el treinta (30) por ciento (%) de los expedientes de que trata el artículo 54 de la Ley 1341 de 2009 a esta Superintendencia, a través de los mecanismos electrónicos (i) “Formulario Web” o, (ii) “Web Service”.
La instrucción deberá ser observada por los operadores de servicios de comunicaciones que durante el primer semestre de 2017, hayan trasladado a la Superintendencia de Industria y Comercio mensualmente expedientes en un número superior a cien (100).
1.4. Contratación de servicios
1.4.1. Conservación de documentos contractuales
Los operadores, para efectos de consulta de sus usuarios, deben conservar todos los documentos que hacen parte integral del contrato de prestación de servicios de comunicaciones (contrato, anexos, modificaciones y cualquier otro documento que haya sido suscrito y/o puesto en conocimiento al usuario), durante el término y bajo las condiciones previstas por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y/o cualquier otra norma que la modifique o sustituya.
1.4.2. Reglas asociadas a la terminación del contrato de prestación de servicios de comunicaciones
En ningún caso el operador puede condicionar el trámite de una solicitud de terminación de contrato al pago de obligaciones insolutas a cargo del usuario que celebró el contrato. Sin embargo, ello no obsta para que el operador pueda perseguir el pago de éstas, así como el de los valores correspondientes a la terminación anticipada del contrato.
La solicitud de terminación del contrato o de cancelación de servicios, debe ser almacenada por el operador de servicios de comunicaciones por el término de tres (3) años calendario, contado a partir de la fecha de la terminación del contrato.
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Circular Única
La devolución o reintegro de los equipos o elementos entregados por el proveedor a título de comodato estará a cargo del operador del servicio, quien debe recoger los elementos en el lugar de la instalación del (los) servicio(s) de manera gratuita, en un término no superior a un (1) mes calendario, contado a partir de la fecha de la solicitud de la terminación del contrato. Finalizado dicho lapso, si el operador no procede a recoger tales elementos, el usuario queda exonerado de toda responsabilidad y correrá por cuenta del operador su deterioro o pérdida.
Para el efecto, el operador deberá concertar una cita con el usuario con al menos tres (3) días calendario previo a la fecha de recolección de los equipos o elementos entregados para la prestación del servicio, para lo cual deberá fijar una cita con el usuario con un rango de espera no superior a dos (2) horas.
En el evento en el que el usuario no atienda la visita programada para la recolección de los equipos o elementos entregados para la prestación del servicio, este deberá entregarlos en el lugar señalado por el operador.
1.5. Reportes de Información
1.5.1. Información a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio
a) Información de peticiones, quejas/reclamos y recursos
Los operadores deben mantener a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, un registro debidamente actualizado de las peticiones, quejas/reclamos y recursos presentadas por los usuarios a través de cada uno de sus medios de atención, que contenga – como mínimo – si se trata de una petición, queja/reclamo o recurso, el número del CUN, la causal o motivo, el nombre e identificación del usuario, resumen de la petición, queja/reclamo o recurso y, la respuesta brindada a la PQR.
Parágrafo. Dicha información debe consolidarse por cada mes calendario y debe ser conservada hasta por el término de tres (3) años.
b) Facturación y cobro de servicios de contenido comercial y/o publicitario prestados a través de SMS, MMS y USSD.
Los operadores deben mantener a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, los registros de facturación y/o evidencia del cobro que se efectúen a través de sus sistemas de facturación a los usuarios, por el consumo de servicios de contenido comercial y/o publicitario prestados a través de SMS, MMS y USSD cursados por su red, bien sea que estén vinculados en modalidad prepago o pospago.
Pag.15 Título III
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Los soportes de facturación deben estar a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio en el momento en que ésta los requiera en el ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, según la normativa aplicable.
CAPÍTULO SEGUNDO SERVICIOS POSTALES*
A los operadores de servicios postales les serán aplicables las instrucciones impartidas en el presente capítulo y atendiendo la naturaleza del servicio las disposiciones del Capítulo Tercero.
2.1. Disposiciones Generales
2.1.1. Información disponible al usuario 2.1.1.1. Oficinas físicas de atención al usuario
En cada oficina de atención al usuario de que trata el artículo 32 del Régimen de Protección de los Derechos de los Usuarios de los Servicios Postales (en adelante RPUPO) se debe cumplir lo siguiente:
a). Formulario de Peticiones, Quejas y Recursos (PQR)
Tener a disposición del público visible, de fácil acceso y sin que deba mediar solicitud por parte de los peticionarios para su entrega, cuando menos, un (1) formulario para la presentación de Peticiones, Quejas, Recursos y Solicitudes de Indemnización.
De conformidad con el artículo 23 del RPUPO, el formulario debe contener como mínimo el nombre completo e identificación del usuario, la fecha de imposición del objeto postal, el nombre completo, dirección (física y/o de correo electrónico) del remitente y del destinatario, el campo del Código Único Numérico – CUN- en el que el proveedor incluirá el número asignado y los hechos en que se fundamenta la Petición, Queja, Recurso (PQR) o la Solicitud de Indemnización.
De igual forma, el formulario debe contener información precisa sobre la oportunidad para la presentación de la PQR y solicitudes de Indemnización, según corresponda, de acuerdo con lo previsto en el artículo 25 del RPUPO.
Lo anterior, sin perjuicio de que el usuario opte por presentar su Petición, Queja, Recurso, o Solicitud de Indemnización, de forma verbal en los términos del artículo 23 del RPUPO, o cuando esté presente por escrito su solicitud sin la utilización del formulario previamente descrito.
* El Capítulo Segundo del Título III de la Circular Única fue modificado mediante la Circular No. 3 del 21 de diciembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49734 del 22 de diciembre de 2015.
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Circular Única
El formulario debe incluir la reglamentación aplicable en materia de derecho de petición y recursos, de acuerdo con las disposiciones legales, complementarias y vigentes, así como las establecidas en el RPUPO.
b). Cartelera Informativa
Tener una cartelera (mínimo de 50 x 40 cm) ubicada en un sitio visible, próximo a los lugares dispuestos para la atención de los usuarios o de su espera, con el listado legible a simple vista, de la información señalada en el artículo 4 del RPUPO.
c). Documentos de Consulta
Para efectos de consulta inmediata y permanente por parte de los usuarios, la información de que trata el artículo 4 del RPUPO, debe estar disponible en cada oficina física de atención al usuario, en un número de documentos físicos impresos y/o dispositivos tecnológicos (tabletas, pc, etc.) ubicados en lugares visibles y de fácil acceso, que resulten suficientes para atender la demanda de los usuarios.
d). Aviso en Ventanilla
En las oficinas físicas de atención al usuario, se debe fijar en un lugar visible, en cada una de las ventanillas o cubículos de atención al usuario, un letrero o aviso en el que se brinde, en letra fácilmente legible a simple vista, la siguiente información:
“Usted tiene derecho a presentar peticiones, quejas, recursos o solicitudes de indemnización relacionadas con la prestación del servicio postal contratado.
(i) Si usted es remitente: puede presentar la solicitud de indemnización por pérdida, expoliación o avería, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la recepción del objeto postal cuando se trate de servicios nacionales y seis (6) meses cuando corresponda a servicios internacionales. Lo anterior, sin perjuicio de que se pueda presentar la solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que tuvo conocimiento de la pérdida, expoliación o avería.
(ii) Si usted es destinatario: puede presentar la solicitud de indemnización por expoliación o avería dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del objeto postal”.
Si no queda conforme con la respuesta que nosotros hemos brindado a su petición, queja o solicitud de indemnización cuenta con la posibilidad de impugnarla, interponiendo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación de la respuesta, el recurso de reposición y en subsidio de apelación”.
e). Accesibilidad para personas en situación de vulnerabilidad
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Circular Única
Con la finalidad de garantizar y asegurar el ejercicio efectivo de los derechos de las personas en situación de vulnerabilidad, es decir, mujeres embarazadas, personas de la tercera edad, y personas en situación de discapacidad, los operadores postales deben adoptar medidas de inclusión, acción afirmativa y de ajustes razonables y eliminar toda forma de discriminación por razón de dichas condiciones , y de acuerdo con ello, deben garantizar que sus oficinas cuenten con mecanismos y espacios que permitan la atención prioritaria y adecuada, a toda la población que se encuentre en las condiciones de vulnerabilidad indicadas.
f). Acceso a información para personas en situación de discapacidad visual
Con la finalidad de eliminar todo obstáculo que límite el acceso a la información de las personas en situación de discapacidad, los operadores postales deben asegurarse que toda la información relacionada en los literales precedentes, se encuentre disponible en un sistema de lenguaje braille o en mecanismo de reproducción de audio, en cada una de sus oficinas físicas de atención al usuario.
2.1.2. Página web
a). Información disponible
La información de que trata el artículo 4 del RPUPO, debe estar siempre disponible y debidamente actualizada en la página web del operador postal.
b). Peticiones, Quejas, Recursos (PQR) y Solicitudes de Indemnización en página web
Con el fin de garantizar el acceso y uso de los mecanismos electrónicos y tecnológicos para la presentación de PQR y Solicitudes de Indemnización, según lo establecido en el artículo 23 de la Resolución CRC 3038 de 2011, el operador postal debe disponer en su portal en internet, un módulo o indicación fija y visible durante toda la navegación por ese portal, inclusive desde la página de inicio, que le indique al usuario acerca del derecho que tiene a presentar PQR’s y Solicitudes de Indemnización y lo direccione a un botón destacado y fácilmente identificable por el usuario, a través del cual pueda realizar la presentación de las mismas.
2.1.3. Clasificación interna de PQR y Solicitudes de Indemnización
Para el correcto cumplimiento y seguimiento de lo establecido en el presente Capítulo, los operadores de servicios postales deben:
a). Implementar sistemas que permitan identificar y clasificar internamente y de manera adecuada las peticiones, quejas, recursos (PQR) y solicitudes de Indemnización presentadas por los usuarios, debidamente actualizadas, en los cuales se encuentre el nombre e identificación del usuario; la fecha de presentación; el Código Único Numérico – CUN asignado, el motivo de la PQR o Solicitud de Indemnización; la fecha en la que el operador dio respuesta y un resumen de dicha respuesta.
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b). Llevar la relación detallada de todas las Peticiones, Quejas, Recursos y Solicitudes de Indemnización recibidas directamente por el operador o trasladadas a éste por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otro ente.
2.1.4. Publicación de los indicadores de atención al usuario
La información a que se hace referencia en el artículo 35 del RPUPO debe ser publicada dentro de los diez (10) primeros días hábiles siguientes al mes sobre el cual se realiza la respectiva medición, a través de las oficinas de atención al público y página web.
Los operadores se servicios postales que inicien nuevas operaciones deben publicar dicha información dentro de los diez (10) primeros días hábiles al mes siguiente del inicio de sus actividades.
2.1.4.1. Certificación sobre el control de calidad
Los operadores de servicios postales deben publicar, en los términos señalados en el numeral anterior, una certificación de auditor interno o externo, en que se manifieste que la información publicada a través de los mecanismos mencionados en el artículo 4 del RPUPO ha sido verificada previamente y se ajusta integralmente a los parámetros fijados en el artículo 35 del mencionado régimen.
2.1.5. Reporte de carácter eventual
a) Remisión de formularios
Para el correcto cumplimiento y seguimiento de lo establecido en el presente capítulo, los operadores de servicios postales deben enviar a la Dirección de Investigaciones de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la publicación de la presente circular, la copia de los formularios para cada uno de los trámites relacionados con peticiones, quejas, recursos y solicitudes de Indemnización.
Parágrafo primero. Los operadores de servicios postales que inicien operaciones después de la publicación de la presente circular deben enviar los formularios de que trata el inciso anterior dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al inicio de sus operaciones.
Parágrafo segundo. En todo caso, cuando se introduzca cualquier modificación a cualquiera de los formatos, el operador debe enviarlo(s) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la modificación.
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b) Remisión de contratos de prestación de servicios postales
Los operadores de servicios postales deben enviar a la Dirección de Investigaciones de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, los modelos de contratos de prestación de servicios postales que utilicen, con los respectivos anexos.
En los servicios postales en los que se utilicen guías, pruebas de admisión y pruebas de entrega, los operadores postales deben enviar a la Dirección de Investigaciones de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones de esta Superintendencia, los modelos que utilicen así como sus modificaciones.
El envío de esta información deber realizarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la entrada en vigencia de la presente Circular.
La información antes solicitada debe enviarse en mensaje de datos en archivo con extensión PDF, así como en un formato de almacenamiento que sea modificable, informando como mínimo la fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo.
Parágrafo primero. Los operadores postales que inicien operaciones después de la publicación de la presente circular en el Diario Oficial deben enviar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al inicio de sus operaciones, el (los) modelo (s) de los contratos de prestación de servicios que se encuentren utilizando, con sus respectivos anexos.
Parágrafo segundo. Los operadores postales que realicen modificaciones al (los) modelo(s) del (los) contrato(s) de prestación de servicios que se encuentren utilizando deben enviarlo(s) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la modificación, con sus respectivos anexos.
2.1.6. Información disponible para la autoridad de inspección, vigilancia y control –SIC
Los operadores de servicios postales deben mantener a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, los registros de la totalidad de las Peticiones, Quejas, Recursos y Solicitudes de Indemnización presentadas por los usuarios, debidamente actualizadas. Lo anterior, con el fin de que la Entidad pueda solicitar, en cualquier tiempo, su remisión.
Para la compilación de la información referente a las peticiones, debe emplearse el siguiente formato, en medio magnético, en archivo de Excel editable.
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1 2 3 4 5
Denominación (Petición, Queja ,
Recurso o sol ici tud de
indemnización)
Tipo de servicio postal (Mensajería expresa,
Servicios de giro nacional
y/o internacional y correo
entre otros)
Nombre del usuario Canal de recepción
(Línea gratuita , oficina
fís ica o pag web)
Tipología
6 7 8 9 10
CUN Fecha de recepción
Resumen (Petición, Queja ,
Recurso o sol ici tud de
indemnización)
Tratamiento (solución inmediata,
responder dentro del
término legal , negación
a la recepcion)
Resumen de la
respuesta
2.1.7. Notificación de decisiones empresariales
La notificación de las decisiones adoptadas por los operadores postales dentro de un trámite de una Petición, Queja, Recurso o Solicitud de Indemnización, debe realizarse de conformidad con lo señalado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). 2.1.7.1. Mecanismos alternos de notificación
De conformidad con lo previsto en el artículo 29 del RPUPO, los operadores postales pueden establecer otros mecanismos alternos de notificación que garanticen de manera efectiva el conocimiento de la decisión por el interesado.
Tales mecanismos deben cumplir con los siguientes requisitos:
2.1.7.1.1. Servicio de mensajería expresa
Los operadores postales pueden emplear, como mecanismo alterno de notificación, el servicio de mensajería expresa, el cual debe cumplir, como mínimo, con las características previstas en el numeral 2.3 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009 y los artículos 6 a 11 de la Resolución CRC 3095 de 2011 de la Comisión de Regulación de Comunicaciones.
Cuando el proveedor opte por la utilización de este mecanismo, debe emitir y enviar dentro del término de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de la PQR, la respuesta generada al usuario.
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Circular Única
2.1.7.1.2. Mecanismo de notificación en línea a través de internet
Los operadores de servicios postales, pueden implementar mecanismos alternos de notificación en línea a través de internet, en los cuales el usuario pueda acceder al contenido de la decisión empresarial mediante la asignación previa de un usuario y clave de acceso.
En relación con la notificación en línea a través de internet, los operadores de servicios postales deben observar, como mínimo, los siguientes requisitos:
a). La utilización de este tipo de mecanismo puede ser sugerida a todo usuario, pero estará siempre condicionada a la libre y expresa aceptación del mismo. Esta aceptación debe estar debidamente registrada y acompañada de la evidencia acerca de la aceptación del usuario de los términos y condiciones de uso.
b). En la implementación de este tipo de mecanismos, los operadores de servicios postales deben incluir dispositivos que permitan la confirmación de la identidad del usuario en el momento del registro.
c). Los operadores de servicios postales deben incluir, dentro del término legal para la notificación de la respuesta a la Petición, Queja, Recurso o Solicitud de Indemnización, el envío de alertas a los usuarios, bien sea por mensaje de texto, llamadas telefónicas o correos electrónicos (en este último evento, previa aceptación expresa del usuario), en las cuales les adviertan sobre la puesta a su disposición de una comunicación o respuesta de la que deban notificarse ingresando al portal de internet señalado por el operador de servicios postales. Del envío de estas alertas el operador dejará constancia.
d). La respuesta debe indicar claramente la fecha y hora en que se emite, así como la fecha y hora en que fue puesta a disposición del usuario, las cuales deben encontrarse, en todos los casos, dentro del término legal para la notificación de la respuesta a la Petición, Queja, Recurso o Solicitud de Indemnización. La respuesta debe enviarse en un formato que permita su impresión por parte del usuario, así como su descarga.
e). La notificación en línea a través de internet se entenderá surtida a partir de la fecha y hora en que el usuario acceda al contenido de la decisión o respuesta, de conformidad con lo previsto en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011.
f). El operador de servicios postales debe siempre informar de la existencia de otros mecanismos de notificación para que el usuario pueda elegir libremente. Además, de conformidad con lo previsto en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, durante el desarrollo de la actuación, el interesado puede solicitar a la Empresa que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los demás medios de notificación previstos.
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2.1.7.1.3. Notificaciones por medio de correo electrónico
Las notificaciones por medio de correo electrónico se entenderán surtidas a partir de la fecha y hora en que el usuario acceda electrónicamente al contenido de la decisión, que debe ser certificada por el operador, de conformidad con el artículo 56 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA).
En relación con la notificación por medio de correo electrónico, los operadores de servicios postales deben observar, como mínimo, los siguientes requisitos:
a). La notificación por medio de correo electrónico estará siempre condicionada a la libre y expresa aceptación del usuario, mediante el registro de una dirección de correo electrónico. Esta última debe estar debidamente registrada y acompañada de la respectiva evidencia de aceptación del usuario de los términos y condiciones de uso.
b). La notificación se realizará en todos los casos, mediante el envío de la comunicación a la dirección de correo electrónico registrada por el usuario al momento de aceptar la notificación electrónica, o a la que se indique en la PQR y Solicitud de Indemnización.
En el evento en que el usuario cuente con más de una dirección de correo electrónico registrada para la notificación de la respuesta o decisión a su PQR y Solicitudes de Indemnización el operador de servicios postales debe notificar en la última dirección electrónica por él informada.
c). El usuario puede en cualquier tiempo, modificar o actualizar su dirección de correo electrónico para recibir sus notificaciones, para lo cual debe informar del cambio el operador de servicios postales, quien debe conservar el correspondiente registro en el que conste la modificación o actualización.
d). Cuando el usuario acepte que la decisión adoptada respecto de su PQR o Solicitud de Indemnización sea notificada por medio de correo electrónico, el operador de servicios postales debe garantizar, en todos los casos, que por esa misma vía el usuario puede ejercitar los recursos de reposición y en subsidio de apelación, bien sea respondiendo al correo electrónico de origen o escribiendo a una nueva dirección de correo electrónico que señale claramente el operador en la respuesta que dé.
e). La decisión del operador debe indicar claramente la fecha y hora en que se emite, la cual debe encontrarse dentro del término legal establecido para dar respuesta de la PQR y Solicitud de Indemnización. La decisión debe enviarse en un formato que permita su impresión por parte del usuario, así como su descarga.
f). El correo electrónico enviado al usuario debe contar con mecanismos técnicos de certificación de recepción adecuada y de registro de no devolución del correo.
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g). El operador de servicios postales debe siempre informar de la existencia de otros mecanismos de notificación para que el usuario pueda elegir libremente.
2.1.7.2. Información al usuario que celebra el contrato sobre el mecanismo de notificación
En los contratos de prestación de servicios postales, los operadores deben informar claramente a los usuarios que celebren el contrato acerca de las alternativas para la notificación de las respuestas o decisiones tomadas en el marco del procedimiento para resolver PQR y Solicitudes de Indemnización.
El mecanismo alterno de notificación puede ser empleado por el operador de servicios postales respecto de los usuarios que hayan celebrado sus contratos con anterioridad a esta Circular, siempre y cuando se haya informado adecuadamente al usuario y exista aceptación expresa del mismo.
2.1.8. Remisión de expedientes a la SIC para decisión del recurso de apelación
El operador de servicios postales debe remitir a la Superintendencia de Industria y Comercio el expediente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de la decisión que resuelve el recurso de reposición, esto, de conformidad con lo previsto en el artículo 79 de la Ley 1480 de 2011- Estatuto del Consumidor -, que modificó el artículo 32 de la Ley 1369 de 2009 y el numeral 31.2 del artículo 31 del RPUPO.
Los expedientes remitidos a la Superintendencia de Industria y Comercio por los operadores de servicios postales para que sea decidido el recurso de apelación interpuesto por el usuario en sede de empresa, deben cumplir, como mínimo, con lo siguientes requisitos para su admisión y trámite:
a) Carátula o portada que deberá contener:
1. Razón social del operador postal 2. Nit. del operador postal 3. Nombre del representante legal del operador postal 4. Nombre o razón social del recurrente 5. Identificación del recurrente (Nit., C.C., C.E., etc.) 6. Código Único Numérico – CUN. 7. Fecha de la asignación del CUN 8. Dirección de notificación del recurrente 9. Ciudad de domicilio del recurrente 10. Tipo de Petición, Queja o Recurso, o Solicitud de Indemnización 11. Número total de folios remitidos
b). Índice de contenido con indicación de cada una de las piezas que hacen parte del expediente en su respectivo orden cronológico, así como su ubicación dentro de la respetiva foliación.
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c). Documento que contenga la Petición, Queja o Solicitud de Indemnización presentada por el usuario, que dio lugar a la iniciación del trámite en sede de empresa, con inclusión de la totalidad de los anexos aportados por el usuario al momento de su radicación ante el operador.
d). Documento que contenga la respuesta o decisión suministrada por el operador a la Petición, Queja o Solicitud de Indemnización presentada por el usuario, que dio lugar a la iniciación del trámite en sede de empresa, con inclusión de la totalidad de los soportes probatorios que sirvieron de fundamento para la adopción de la respuesta o decisión.
e). Documento que contenga el recurso de reposición y subsidiario de apelación presentado por el usuario, con inclusión de la totalidad de los anexos aportados por el recurrente al momento de su radicación ante el operador.
f). Documento que contenga la decisión adoptada por el operador al recurso de reposición, con inclusión de la totalidad de los soportes probatorios que sirvieron de fundamento para la adopción de la decisión.
g). Prueba de la notificación de las respuestas o decisiones emitidas por el operador.
CAPÍTULO TERCERO Código Único Numérico -CUN-.*
3.1 Código Único Numérico -CUN-*
En virtud de los regímenes de protección de los derechos de los usuarios de servicios de comunicaciones y servicios postales, los usuarios tienen derecho a presentar peticiones/quejas/reclamos, recursos y solicitudes de indemnización (servicios postales), así como a consultar el estado actualizado de su trámite, utilizando para ello el Código Único Numérico -CUN-
* Circular Externa No. 06 del 17 de noviembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50424 del 21 de noviembre de 2017. Mediante la cual se modifica los Capítulos Primero, tercero y se elimina el Capítulo Cuarto del Título II de la Circular Única.
Circular Externa 06 del 17 de noviembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50424 del 21 de noviembre de 2017. Mediante la cual se “Modifica los Capítulos Primero y Tercero y elimina el Capítulo Cuarto del Título III de la Circular Única”.
* Circular Externa No. 02 del 24 de enero de 2013. Publicada en el Diario Oficial No. 48684 del 25 de Enero de 2013. Mediante la cual se ordena “Fijar el cronograma para asignación del Código Único Numérico (CUN), la implementación de los mecanismos de consulta interactiva de las peticiones, quejas, recursos o solicitudes de indemnización presentadas por los usuarios, desde el portal de los proveedores de servicios de comunicaciones y operadores postales o desde el portal de la Superintendencia de Industria y Comercio. De igual manera, se modifica el anexo técnico del Título III de la Circular Única que contiene los requerimientos que deberán tener en cuenta los proveedores de comunicaciones y operadores postales para la implementación del Código Único Numérico (CUN) y el
reporte de apelaciones por medios electrónicos”.
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Circular Única
asignado por el proveedor de servicios de comunicaciones o el operador postal, según corresponda, al momento de la presentación de la respectiva petición, queja/reclamo, recurso y solicitud de Indemnización (servicios postales) por parte del usuario.
Para todos los efectos contenidos en el presente capítulo, entiéndase por Código Único Numérico - CUN-, el código de identificación que permitirá a los usuarios de los servicios de comunicaciones y servicios postales, hacer seguimiento sobre el estado del trámite de su petición, queja/reclamo, recurso y solicitud de Indemnización (servicios postales) ante el operador de servicios de comunicaciones o el operador de servicios postales en sede de empresa, y ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
En atención a lo anterior, el Código Único Numérico -CUN-, debe ser asignado por el proveedor de servicios de comunicaciones y/o el operador postal, a toda petición, queja/reclamo, recurso y solicitud de indemnización, esta última para los servicios postales, salvo las que esta misma Circular contemple. Dicho Código deberá comunicarse en el momento de registro del trámite de conformidad con las condiciones establecidas en el presente Capítulo.
3.1.1. Estructura del Código Único Numérico -CUN-
Los operadores, tanto de servicios de comunicaciones como de servicios postales, según corresponda deben implementar en su sistema de recepción de peticiones, quejas/reclamos, recursos o solicitudes de indemnización los dieciséis (16) dígitos del Código Único Numérico CUN que está compuesto de la siguiente estructura:
IO, Identificador Operador: Corresponde a los cuatro (4) primeros dígitos que identifican al operador de Servicios de Comunicaciones y al Operador Postal. El Identificador Operador IO será designado por la Superintendencia de Industria y Comercio en la fecha prevista en el cronograma para la implementación del Código Único Numérico – CUN-.
AA, Año de Radicación: Corresponde a los dos (2) últimos dígitos del año en el que se registra en el sistema de recepción de peticiones, quejas/reclamos, recursos y solicitudes de indemnización (servicios postales) del operador de servicios de comunicaciones u operador postal, la primera radicación de la solicitud.
CR, Consecutivo de Radicación: Es un número secuencial ascendente de diez (10) dígitos generado por el sistema de recepción de peticiones, quejas/reclamos, recursos y solicitudes de indemnización (servicios postales) de cada operador de servicios de comunicaciones u operador
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Circular Única
postal a cada asunto nuevo originado en el año en que se radicó la primera comunicación. Se inicia en 0000000001 el primer día de cada año.
3.2. Tipología de petición, queja/reclamo, recurso o solicitud de indemnización a la cual debe asignársele un Código Único Numérico –CUN-
3.2.1. Tipología para los servicios de comunicaciones
De conformidad con lo previsto en el Formato 4.3 “Monitoreo de quejas” del Anexo 1 del RPU, se debe asignar un Código Único Numérico – CUN – por parte de los operadores a las peticiones, quejas/reclamos o recursos (PQR) que presenten los usuarios de los servicios de comunicaciones, utilizando para ello las tipologías allí establecidas.
No se debe asignar – CUN – a las siguientes solicitudes:
Solicitud de reconocimiento del silencio administrativo positivo (SAP)
Solicitudes sobre las cuales el operador dé respuesta inmediata y favorable al usuario.
Sistemas de respuesta automática de llamadas o IVR (Interactive Voice Response).
Consultas y reclamos relacionados con reporte ante centrales de riesgos y tratamiento de datos personales.
Peticiones y quejas/reclamos relacionadas con garantías de equipos.
3.2.2. Tipología para los servicios postales
De conformidad con lo previsto en RPU para servicios postales, se debe asignar un Código Único Numérico -CUN- por parte de los operadores de servicios postales a las peticiones, quejas, recursos y solicitudes de indemnización de conformidad con la siguiente tipología:
TIPOLOGÍA ASIGNACIÓN DE CUN
Avería del objeto postal
Cumplimiento de una orden de la SIC
Deficiencias en la atención al usuario
Expoliación del objeto postal
Incumplimiento reexpedición
Incumplimientos en tiempo de entrega
Suplantación o fraude en la entrega de objetos postales
Perdida del objeto postal
Publicidad y/o ofertas sobre los servicios ofrecidos y tarifas
Otros
No se debe asignar –CUN- a las siguientes solicitudes:
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Solicitud de reconocimiento del silencio administrativo positivo (SAP)
Solicitudes sobre las cuales el operador dé respuesta inmediata y favorable al usuario.
Sistemas de respuesta automática de llamadas o IVR (InteractiveVoiceResponse).
Consultas y reclamos relacionados con tratamiento de datos personales.
3.3. Registro de peticiones, quejas/reclamos, recursos y solicitudes de indemnización que no requieren la asignación de un Código Único Numérico -CUN-
Los operadores de los servicios de comunicaciones y los operadores de servicios postales deben llevar una relación de las peticiones, quejas/reclamos, recursos y solicitudes de indemnización (servicios postales) que no generen la asignación del Código Único Numérico -CUN-, la cual debe mantenerse a disposición de esta Superintendencia para su consulta y eventual remisión.
3.4. Mecanismos para informar o comunicar la asignación de un Código Único Numérico -CUN-
La asignación del Código Único Numérico – CUN-, se debe efectuar al usuario que haya presentado una petición, queja/reclamo, recurso y solicitud de indemnización (servicios postales), y debe ser informada por el mismo medio que haya sido recibida inicialmente. El operador de servicios de comunicaciones y operador postal puede emplear medios electrónicos adicionales, ya sea por SMS o correo electrónico (en caso de tenerlo registrado), para informar el mencionado código.
Cuando se efectúen traslados de peticiones y/o quejas/reclamos entre operadores interconectados o que presten servicios empaquetados, el operador que traslade debe informar al operador responsable de resolverla, el medio a través del cual se presentó la petición o queja así como el número de CUN asignado inicialmente, a efectos de que en la comunicación que tendrá que emitir el operador que recibe por traslado de la petición o queja, pueda indicarle al usuario la invalidez del CUN asignado inicialmente. Por su parte, el operador responsable de resolverla deberá informar al usuario, a más tardar el día inmediatamente siguiente al de la recepción de la petición o queja/reclamo, la cancelación del Código Único Numérico -CUN- asignado inicialmente, así como el nuevo Código Único Numérico -CUN- asignado. Para tales efectos, se debe adicionar en la comunicación la siguiente información:
“(...) Le solicitamos tener en cuenta que para efectos de este trámite el Código Único Numérico [“Número CUN anterior”] asignado por el proveedor [“Nombre Proveedor que traslada”] ha sido cancelado por traslado de competencia. En consecuencia, para efecto de seguimiento a la petición o queja por usted presentada, deberá tener en cuenta a partir de la fecha, el Código Único Numérico [“Nuevo número CUN asignado”], cuyo estado podrá ser consultado a través de nuestros canales de servicio”.
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3.5. Asignación y reporte de estados del Código Único Numérico -CUN- en servicios de comunicaciones empaquetados
De conformidad con lo establecido en el RPU, cuando en el uso del servicio que el usuario ha contratado se encuentre vinculado un tercer operador, el operador de servicios de comunicaciones con el que el usuario suscribió el servicio de comunicaciones será el responsable de recibir las peticiones, quejas/reclamos y/o recursos (PQR) que hayan sido presentadas contra él o cualquiera de los otros operadores que presten alguno de los servicios empaquetados o vinculados, asignándole para tal efecto el Código Único Numérico -CUN-.
Cuando el hecho que generó la petición, queja/reclamo y/o recurso (PQR), no sea de responsabilidad del operador que la recibió, éste debe remitir la petición, queja/reclamo y/o recurso al operador responsable del servicio quien le asignará y comunicará el nuevo CUN de conformidad con las condiciones establecidas en el presente Capítulo, y tendrá la obligación de dar respuesta efectiva al usuario, sin que para ello el término de respuesta exceda los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente en que la petición, queja/reclamo y/o recurso (PQR) fuese recibida por parte del tercer operador.
El operador que recibió inicialmente la petición, queja/reclamo y/o recurso (PQR), debe informar al usuario de conformidad con las condiciones establecidas en el presente Capítulo, el traslado por competencia de la petición, queja/reclamo y/o recurso y debe etiquetar el estado del Código Único Numérico -CUN- que inicialmente hubiere asignado, como “Traslado por competencia” indicando adicionalmente el nombre del operador.
En el evento de que un operador reciba una petición, queja/reclamo y/o recurso (PQR) relacionada con servicios de comunicaciones empaquetados entre los que se encuentren el servicio de Televisión, ésta será objeto de asignación de Código Único Numérico -CUN, únicamente a lo que respecta a los servicios de comunicaciones vigilados por esta Superintendencia.
3.6. Asignación del Código Único Numérico -CUN- en servicios de comunicaciones por operadores interconectados
De acuerdo con lo previsto en el RPU, el operador que reciba la petición o queja/reclamo deberá asignar un Código Único Numérico -CUN- y comunicarlo de conformidad con las condiciones establecidas en el presente Capítulo.
Una vez verificado que la petición o queja/reclamo no tiene origen en el servicio por él prestado y habiendo agotado el trámite de traslado establecido en el RPU, debe el operador a quien le es trasladada la petición o queja, asignar un nuevo Código Único Numérico -CUN- y comunicarlo de
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conformidad con las condiciones establecidas en el presente Capítulo, siempre y cuando exista certeza de que la petición o queja tiene origen en el servicio por él prestado.
Surtido lo anterior, el operador a quien inicialmente se le presentó la petición o queja/reclamo, puede etiquetar el estado del Código Único Numérico -CUN- que inicialmente hubiere asignado, como “Traslado por competencia” indicando además el nombre del operador a quien se trasladó.
El operador a quien le es trasladada la petición o queja le asignará y comunicará al usuario el nuevo Código Único Numérico -CUN- de conformidad con las condiciones establecidas en el presente Capítulo, y tendrá la obligación de dar respuesta efectiva al usuario.
Los Códigos Únicos Numéricos que hayan sido trasladados no pueden ser objeto de nuevas asignaciones o reutilizados para trámites posteriores.
3.7. Seguimiento y estado de la Petición, Queja, Recurso o Solicitud de Indemnización
Cuando el usuario a través de la página web del operador de servicios de comunicaciones o del operador postal, según corresponda, o de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio, haciendo uso del Código Único Numérico –CUN- realice una consulta sobre una petición, queja/reclamo, recurso o solicitud de indemnización que se encuentre en trámite, debe obtener la información respecto al estado actualizado del trámite. Esta información debe estar disponible hasta un (1) año después de resuelta la actuación.
Cuando se trate de servicios de comunicaciones el operador deberá indicar los siguientes estados:
a) Traslado a operador competente ["Nombre Operador al cual se trasladó"] b) Traslado a la Superintendencia de Industria y Comercio, para resolver recurso de apelación c) Resuelto d) Acumulado con el CUN No. ["Número de CUN"]. e) Anulado f) Análisis por parte del operador de servicios de comunicaciones g) En etapa de práctica de pruebas por parte del operador de servicios de comunicaciones h) Análisis por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio i) En etapa de práctica de pruebas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando se trate de servicios postales el operador deberá indicar los siguientes estados:
a) Traslado a operador competente [“Nombre Operador al cual se trasladó”] b) Traslado a la Superintendencia de Industria y Comercio, para resolver recurso de apelación c) Resuelto d) Acumulado con el CUN No. [“Número de CUN”].
Pag.30 Título III
Circular Única
e) Anulado f) Análisis por parte del operador postal g) En etapa de práctica de pruebas por parte del operador postal. h) Análisis por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. i) En etapa de práctica de pruebas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
En aquellos casos en los cuales el trámite se hubiese agotado, ya sea porque no se presentaron los recursos, o porque se resolvió el recurso de reposición sin que se hubiere interpuesto el de apelación de forma simultánea y subsidiaria, o porque se resolvió el recurso de reposición de forma totalmente favorable, el operador debe indicar que la decisión empresarial por medio de la cual se resolvió la petición, queja/reclamo y/o recurso fue "Resuelto".
En el evento en que el usuario presente recurso de apelación de manera simultánea y subsidiaria al recurso de reposición, el usuario puede consultar en la página Web de la Superintendencia de Industria y Comercio el acto administrativo por medio del cual se resuelve el recurso de apelación, una vez la decisión haya sido notificada en los términos de ley.
En caso de que el operador resuelva el recurso de reposición de manera parcial o totalmente desfavorable al usuario, debe informarle al usuario del envío del expediente a la Dirección de Investigaciones de Usuarios de Servicios de Comunicaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, los términos en los que aquél se enviará y la forma de consultar el trámite ante esta Entidad.
3.8. Recuperación de Código Único Numérico -CUN- Olvidado por el usuario
En el evento en que el usuario haya olvidado el Código Único Numérico -CUN- que le fue asignado, el operador de servicios de comunicaciones y el operador postal deben implementar un mecanismo que le permita recuperarlo mediante el ingreso del documento de identidad que se haya relacionado en la presentación de la petición, queja/reclamo, recurso o solicitud de indemnización.
El anterior mecanismo de recuperación de Código Único Numérico -CUN-, sólo será provisto en los eventos en que el usuario que presente la petición, queja/reclamo, recurso o solicitud de indemnización sea el mismo que figure contractualmente como usuario frente al proveedor de servicios de comunicaciones u operador postal.
En el evento en que el trámite se encuentre en etapa de apelación ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el usuario podrá consultar el estado del trámite por medio del Código Único Numérico o ingresando el tipo y número de identificación asociado al usuario que presentó la Petición, Queja o Solicitud de Información que originó el recurso.
Pag.31 Título III
Circular Única
3.9. Acumulación de Código Único Numérico -CUN-
Cuando exista más de un Código Único Numérico – CUN- asignado a una misma petición, queja/reclamo, recurso o solicitud de indemnización que verse sobre los mismos hechos y pretensiones, el operador de servicios de comunicaciones u operador postal, debe acumular la PQR o Solicitud de Indemnización al primer CUN asignado.
En todo caso la acumulación de la que se hace referencia no puede superar el término de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que se presentó la primera petición, queja, recurso o solicitud de indemnización.
3.10. Anulación de Código Único Numérico -CUN
La anulación del Código Único Numérico -CUN- solo se admite en los siguientes eventos:
a). Por error involuntario, cuando se asigne Código Único Numérico -CUN- a una actuación correspondiente a las tipologías exentas de tal obligación, en cuyo caso se le debe informar al usuario de esta situación.
b). Cuando se asigne un Código Único Numérico – CUN- por un error atribuible a la plataforma tecnológica del proveedor de servicios de comunicaciones u operador postal.
En todo caso debe conservarse por parte del proveedor u operador el soporte de la causa que generó la anulación.
En ningún caso, puede reutilizarse el Código Único Numérico -CUN- que ha sido anulado.
3.11. Procedimiento a seguir cuando el sistema no se encuentre disponible por fallas o mantenimientos
Cuando el sistema no se encuentre disponible, el operador de servicios de comunicaciones u operador postal debe en todo caso garantizar a los usuarios la recepción de las peticiones, quejas/reclamos, recursos y solicitudes de indemnización. Una vez el sistema se encuentre disponible, el operador debe proceder de manera inmediata a asignar el CUN y a comunicarle la asignación al usuario, de conformidad con las condiciones establecidas en el presente Capítulo.
En todo caso, la fecha que se tendrá en cuenta para efectos legales es la correspondiente a la fecha en que el usuario presentó su PQR; en tal sentido, el reproceso de asignación y comunicación del CUN no afecta el término de respuesta.
De igual forma, en los eventos en que el sistema de consulta CUN no se encuentre disponible por fallas técnicas, el proveedor de servicios de comunicaciones u operador postal debe informar dicha situación dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la falla del sistema a la Dirección de Protección a Usuarios de Servicios de Comunicaciones.
Pag.32 Título III
Circular Única
En caso que la interrupción obedezca a mantenimientos programados, el proveedor u operador debe comunicar tal situación a los usuarios por lo menos con tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha prevista para el mantenimiento, mediante aviso que se debe publicar en sus instalaciones en un lugar visible.
Mediante Circular Externa No. 06 del 17 de noviembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50424 del 21 de noviembre de 2017, se eliminó el Capítulo Cuarto del Título III de la Circular Única.
Pag.33 Título III
Circular Única
TÍTULO IV PROMOCIÓN Y CONTROL DE NORMAS TÉCNICAS ............................... 1
CAPÍTULO PRIMERO REGISTRO DE FABRICANTES E IMPORTADORES DE PRODUCTOS Y
PROVEEDORES DE SERVICIOS SUJETOS AL CUMPLIMIENTO DE NTCOO O REGLAMENTOS
TÉCNICOS ........................................................................................................ 1
1.1 Registro de fabricantes e importadores de bienes controlados por la SIC*. .................................. 1
1.2 Mecanismo para la inscripción*. ............................................................................................... 1
1.3 Régimen sancionatorio. ........................................................................................................... 1
1.4 Excepciones y exclusiones a los reglamentos técnicos cuyo control y vigilancia están a cargo de la
SIC*....................................................................................................................................... 2
CAPÍTULO SEGUNDO CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD................................................... 10
2.1 Productos para los cuales se exige el certificado de conformidad con NTCOO o reglamento técnico
........................................................................................................................................... 10
2.2 Organismos que pueden expedir el certificado de conformidad ................................................. 10
2.2.1 Organismo nacional acreditado de certificación de productos ................................................... 11
2.2.2 Organismo de certificación reconocido.................................................................................... 11
2.2.3 Régimen de transición........................................................................................................... 11
2.2.4 Superintendencia de Industria y Comercio .............................................................................. 11
2.3 Clases y vigencias de los certificados de conformidad.............................................................. 11
2.4 Empresas con sistemas de gestión de calidad certificado en línea de productos controlados ....... 12
2.5 Convenios entre organismos de certificación acreditados ......................................................... 12
2.6 Realización de ensayos en laboratorios .................................................................................. 12
2.7 Obligación de los organismos de certificación acreditados de manejar información sobre certificado
de conformidad..................................................................................................................... 12
2.8 Cuando no exista laboratorio de ensayos acreditado................................................................ 12
2.8.1 Certificado de conformidad expedido por organismos de certificación acreditados por organismos
firmantes de IAF/MLA ........................................................................................................... 12
2.8.2 Insumos utilizados en líneas de producción que cuenten con certificados de aseguramiento del
sistema de calidad ................................................................................................................ 14
2.8.3 Convenio con la Superintendencia de Industria y Comercio para implementar el laboratorio
específico............................................................................................................................. 14
2.8.3.1 Inexistencia de laboratorio de pruebas acreditado.................................................................... 14
2.8.3.2 Presentación de la solicitud ante la Superintendencia de Industria y Comercio ........................... 14
Pág.i Título IV
Circular Única
2.8.3.3 Información sobre el proyecto a desarrollar ............................................................................. 15
2.9 Certificado provisional de conformidad emitido por el representante legal .................................. 17
2.9.1 Reglas aplicables a los importadores ...................................................................................... 17
2.9.2 Reglas aplicables a los fabricantes nacionales ........................................................................ 17
2.10 Presentación del certificado de conformidad ante el Ministerio de Comercio Exterior .................. 18
CAPÍTULO TERCERO REGLAMENTOS TÉCNICOS .............................................................. 18
3.1 Expedición de reglamentos técnicos ....................................................................................... 18
3.1.1 Definiciones ......................................................................................................................... 18
3.1.2 Criterios y condiciones materiales para la adopción de un reglamento técnico............................ 19
3.1.3 Contenido de los reglamentos técnicos ................................................................................... 20
3.1.4 Criterios y condiciones formales ............................................................................................. 21
3.1.5 Notificaciones internacionales ................................................................................................ 22
CAPÍTULO CUARTO REGISTRO DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD DE PRODUCTOS
SOMETIDOS AL CUMPLIMIENTO DE UN REGLAMENTO TÉCNICO VIGIILADO POR LA
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO ..................................................................... 22
4.1. Objeto.................................................................................................................................. 22
4.2. Registro de usuarios en el Sistema de Información de Certificados de Conformidad –SICERCO.. 23
4.2.1. Registro de los Organismos de Certificación y de Inspección .................................................... 23
4.3 Obligaciones de los organismos evaluadores de la conformidad ............................................... 24
4.3.1. Registro de certificados de conformidad de productos .............................................................. 25
4.3.2. Registro de certificados de inspección .................................................................................... 25
4.3.3. Registro documental de los certificados de conformidad y de los dictámenes de inspección ........ 26
4.3.4. Reglas comunes a los numerales precedentes ........................................................................ 26
4.3.4.1. Vigencia de la Acreditación del Organismo de Certificación y/o de inspección ............................ 26
4.3.4.2. Cumplimiento de la obligación de registro de certificados de conformidad .................................. 26
4.3.4.3. Administración y actualización de la información que se registra en SICERCO ........................... 27
4.3.4.4 Cargue masivo de certificados de conformidad ....................................................................... 27
4.4 Certificados de conformidad expedidos en el extranjero ........................................................... 27
4.5 Régimen sancionatorio.......................................................................................................... 27
Pág.ii Título IV
Circular Única
TÍTULO IV PROMOCIÓN Y CONTROL DE NORMAS TÉCNICAS
CAPÍTULO PRIMERO REGISTRO DE FABRICANTES E IMPORTADORES DE PRODUCTOS Y PROVEEDORES DE SERVICIOS SUJETOS AL CUMPLIMIENTO DE NTCOO O REGLAMENTOS TÉCNICOS
1.1 Registro de fabricantes e importadores de bienes controlados por la SIC*.
Los fabricantes e importadores de bienes y los proveedores de servicios sujetos al cumplimiento de reglamentos técnicos cuyo control y vigilancia haya sido asignado a la Superintendencia de Industria y Comercio, sean personas naturales o jurídicas, deben inscribirse en esta Superintendencia informando su número de identificación, el producto o servicio que ofrecerá al mercado y el reglamento técnico al que se encuentra sujeto.
1.2 Mecanismo para la inscripción*.
La información debe ser reportada a la Superintendencia de Industria y Comercio previamente al inicio de actividades de comercialización a través del vínculo que para tal fin estará disponible en la página web de la entidad.
Por este medio se confirmará la condición de inscrito y en la misma página se publicará la relación de inscritos en el mismo registro para consulta de cualquier interesado.
La información reportada se deberá actualizar anualmente, dentro de los dos (2) primeros meses del año calendario. Cualquier modificación en la información reportada, deberá ser actualizada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la misma.
Los importadores, fabricantes y proveedores de servicios controlados, que a la fecha de entrada en vigencia de esta resolución se encuentren inscritos en el registro de la Superintendencia de Industria y Comercio, continuarán con el código asignado y deberán actualizar su inscripción en la oportunidad prevista en esta resolución.
1.3 Régimen sancionatorio*.
La inobservancia de lo dispuesto en este capítulo, acarreará las sanciones previstas en el Decreto 2269 de 1993.
Esta Superintendencia podrá eliminar del registro a las personas naturales y jurídicas respecto de las cuales se compruebe un incumplimiento del reglamento técnico y aquellas que sean sancionadas con prohibición de comercialización.
* *Circular Externa 00001 del 30 de enero de 2008. Publicada en el Diario Oficial 46.889 de febrero 1 de 2008.
Pág.1 Título IV
Circular Única
1.4 Excepciones y exclusiones a los reglamentos técnicos cuyo control y vigilancia están
a cargo de la SIC*
Los importadores que pretendan ingresar productos al país sujetos al cumplimiento de algún reglamento técnico sin demostrar la conformidad de los mismos, amparados por alguna situación de EXCEPCIÓN establecida en el propio reglamento, deberán presentar registro de importación por la Ventanilla Única de Comercio Exterior – VUCE, informando la excepción a la cual se acogen, y las pruebas que la soporten.
Los productos que pretenden ingresar al territorio nacional por una EXCEPCIÓN, son los que en condiciones normales SÍ deben cumplir con el reglamento técnico, pero vienen con destino a una actividad que el mismo ha permitido el ingreso sin necesidad de demostrar su conformidad. Este supuesto es el que está cobijado por el artículo 2.2.1.7.5.16 del Decreto 1074 de 2015, y por tanto deben presentar registro de importación.
Los productos EXCLUIDOS son los que el propio reglamento técnico ha establecido expresamente su no aplicación para ese tipo de productos, es decir que están por fuera del campo de aplicación del reglamento técnico. En este supuesto los importadores no tienen que presentar registro de importación.
Sin perjuicio de lo anteriormente mencionado, se precisa que aunque algún producto se encuentre excluido de la aplicación de un determinado reglamento técnico, en ocasiones el mismo producto se encuentre regulado por otro reglamento técnico, y en esa medida deberá demostrar la conformidad con relación a este último.
Cada uno de los reglamentos técnicos que actualmente vigila la Superintendencia de Industria y Comercio, precisan los productos que están excluidos y las situaciones de excepción en las que se permite ingresar productos sin demostrar la conformidad, demostrando la excepción:
1. Acristalamientos de seguridad resistentes a balas para uso en vehículos automotores y sus
remolques (Resolución 934 de 2008 del MINCIT)
El reglamento técnico no tiene productos excluidos y no contempla excepciones.
2. Acristalamientos de seguridad de uso en vehículos automotores y sus remolques
(Resolución 935 de 2008 del MINCIT)
El reglamento técnico no tiene productos excluidos y no contempla excepciones.
* Resolución No. 80457 del 6 de octubre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49662 del 11 de octubre de 2015.
Pág.2 Título IV
Circular Única
3. Barras corrugadas para refuerzo de concreto en construcciones sismo resistentes (Decreto
1513 de 2012)
a) Productos excluidos: Demás productos de acero, diferentes a barras de acero corrugado, establecidos en el numeral C.3.5 del NSR-10.
b) Excepciones: Material publicitario, que ingrese al país de manera ocasional para participar en ferias, exposiciones, o que tenga por objeto promocionar mercancías, siempre que tal material no sea utilizado en construcciones públicas o privadas.
4. Cilindros y tanques estacionarios utilizados en la prestación del servicio público domiciliario de gas licuado del petróleo – GLP y sus procesos de mantenimiento (Resolución 180196 de 2006 del MINMINAS)
El reglamento técnico no tiene productos excluidos y no contempla excepciones.
5. Cinturones de seguridad para uso en vehículos automotores (Resolución 1949 de 2009 del MINCIT)
a) Productos excluidos: Cinturones de seguridad especiales que se utilicen en vehículos para competencia o para pruebas especiales, o que hayan sido diseñados para ser utilizados exclusivamente en mototriciclos, maquinaria rodante de construcción o minería, cuatrimotos, montacargas, vehículos agrícolas o forestales, coches barredera, regadores para limpieza de vías públicas, camiones de bomberos o equipos móviles como taladros o equipos de bombeo.
b) Excepciones:
i) Material publicitario, que ingrese al país de manera ocasional para participar en ferias, exposiciones, o que tengan intención por objeto promocionar mercancías, siempre que su cantidad no refleje intención alguna de carácter comercial, su presentación lo descalifique para su venta, y su FOB no supere el monto establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
ii) Donaciones, según lo establecido sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
iii) Efectos personales o equipaje de viajeros, según lo establecido sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
iv) Envíos de correspondencia, los paquetes postales y los envíos urgentes, según lo estipulado sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
v) Cinturones de seguridad para uso de la fuerza pública.
vi) Productos para ensamble o maquila que se importen en desarrollo de los Sistemas Especiales de Importación – Exportación Plan Vallejo.
Pág.3 Título IV
Circular Única
6. Dispositivos de seguridad para piscinas (Resolución 4113 de 2012 del MINSALUD)
El reglamento técnico no tiene productos excluidos y no contempla excepciones.
7. Sistemas de frenos o sus componentes para uso en vehículos automotores o en sus remolques (Resolución 4983 de 2011 del MINCIT)
a) Productos excluidos: Los sistemas de frenos o sus componentes diseñados para ser utilizados exclusivamente en bicicletas, motocicletas, motonetas, vehículos para competencia o para pruebas especiales, motocarros, mototriciclos, maquinaria rodante de construcción o minería, cuatrimotos, vehículos y/o equipos agrícolas o forestal, montacargas, equipos móviles como taladros o equipos de bombeo o que tenga configuraciones técnicas no previstas en este reglamento.
b) Excepciones:
i) Material publicitario de vehículos completos o sistemas de frenos o sus componentes, que ingrese al país de manera ocasional para participar en ferias, exposiciones, o que tengan por intención u objeto promocionar mercancías, siempre que su cantidad no refleje intención alguna de carácter comercial o su presentación lo descalifique para su venta, según lo establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, y siempre que tales vehículos o sistemas o sus componentes no sean empleados en vehículos automotores para uso en vías públicas o privadas del territorio nacional.
ii) Sistemas de frenos o sus componentes que se configuren bajo especificaciones de compra establecidas por la Fuerza Pública para las necesidades de producción o de consumo propias de dicha institución gubernamental.
iii) Los sistemas de frenos o sus componentes para modelos de vehículos antiguos, que dada su antigüedad, han sido descontinuados de las líneas de producción de sus casas matrices y por tanto no se cuenta con certificación de desempeño para los mismos. Para acceder a esta exclusión, el interesado deberá contar con una certificación de la casa matriz, en la que conste que dada la antigüedad de tales vehículos o de sus sistemas de frenos o componentes, no tienen certificaciones de desempeño y que fueron descontinuados de sus líneas de producción.
8. Gasodomésticos que funcionan con combustibles gaseosos (Resolución 0680 de 2015 del MINCIT)
a) Productos excluidos:
i) Artefactos a gas para uso industrial ii) Artefactos a gas para uso comercial
b) Excepciones:
i) Material publicitario, que ingrese al país de manera ocasional para participar en ferias, exposiciones o que tengan por objeto promocionar mercancías, siempre que su cantidad no refleje intención alguna
Pág.4 Título IV
Circular Única
de carácter comercial, su presentación lo descalifique para su venta y su valor FOB no supere el monto establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
ii) Aparatos de cocción y calientaplatos, de combustibles gaseosos o a gas, para uso en exteriores.
9. Juguetes, sus componentes y accesorios (Resolución 3388 de 2008 del MINSALUD)
a) Productos excluidos:
i) Adornos para Navidad;
ii) Armas de aire comprimido;
iii) Bicicletas, salvo las que se consideran como juguetes, es decir las que poseen un sillín cuya altura máxima regulable sea de 635 mm;
iv) Bisutería de niños;
v) Chupete de puericultura;
vi) Equipos destinados a uso colectivo en terrenos de juegos;
vii) Equipos deportivos;
viii) Equipos náuticos para uso en aguas profundas;
ix) Fuegos artificiales, incluidos los fulminantes de percusión;
x) Hondas y tirachines;
xi) Hornos eléctricos, planchas u otros productos funcionales alimentados por una tensión nominal superior a 24 voltios;
xii) Imitación fiel de armas de fuego;
xiii) Juegos de dardos con puntas metálicas;
xiv) Juegos de video que puedan conectarse a un monitor de video, alimentados por una corriente nominal superior a 24 voltios;
xv) Juguetes "Profesionales" instalados en lugares públicos (centros comerciales, estaciones, etc.);
xvi) Máquinas de vapor de juguete;
xvii) Modelos a escala reducida para coleccionistas adultos;
Pág.5 Título IV
Circular Única
xviii) Muñecas folclóricas y decorativas y otros artículos similares para coleccionistas adultos;
xix) Productos que contienen elementos que generen calor cuya utilización requiera la vigilancia de un adulto en prácticas pedagógicas;
xx) Rompecabezas con más de 500 fichas o sin modelo, destinado a los especialistas;
xxi) Vehículos con motor de combustión;
b) Excepciones: No contempla excepciones.
10. Llantas neumáticas nuevas o reencauchadas (Resolución 481 de 2009 del MINCIT)
a) Productos excluidos en llantas nuevas: Llantas para bicicletas, motocicletas, motonetas, vehículos en competencia o en pruebas especiales, motocarros, mototriciclos, maquinaria rodante de construcción o minería, cuatrimotos o vehículos agrícolas o forestales.
b) Excepciones:
i) Material publicitario, que ingrese al país de manera ocasional para participar en ferias, exposiciones, o que tengan intención por objeto promocionar mercancías, siempre que su cantidad no refleje intención alguna de carácter comercial, su presentación lo descalifique para su venta, y su valor FOB no supere el monto establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. La importación de material bajo estas condiciones sólo podrá efectuarse por cada importador, una vez en el semestre. ii) Efectos personales o equipaje de viajeros, según lo establecido sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. iii) Envíos de correspondencia, los paquetes postales y los envíos urgentes, según lo estipulado sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
En llantas reencauchadas no hay productos excluidos ni se contemplan excepciones.
11. Alambre de acero liso, grafilado y mallas electrosoldadas, para refuerzo de concreto (Resolución 0277 de 2015 del MINCIT)
a) Productos excluidos: Demás productos de acero diferentes al alambre de acero liso, grafilado y mallas electrosoldadas, establecidos en el numeral C.3.5 del NSR-10
b) Excepciones: Material publicitario que ingrese al país de manera ocasional para participar en ferias, exposiciones o que tenga por objeto promocionar mercancías, siempre y cuando dicho material no sea utilizado en construcciones públicas o privadas.
12. Ollas de presión de uso doméstico y sus accesorios (Resolución 495 de 2002 del MINCIT)
El reglamento técnico no tiene productos excluidos y no contempla excepciones.
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Circular Única
13. Pilas de zinc-carbón y alcalinas (Resolución 172 de 2012 del MINCIT)
a) Productos excluidos:
i) Pilas recargables
ii) Pilas de botón
iii) Pilas de zinc-carbón y alcalinas que vienen incorporadas en los productos, cuando el producto es lo principal y la pila es un accesorio para su funcionamiento.
b) Excepciones:
i) Material publicitario, que ingrese al país de manera ocasional para participar en ferias, exposiciones, o que tengan intención por objeto promocionar mercancías, siempre que su cantidad no refleje intención alguna de carácter comercial, su presentación lo descalifique para su venta, y su valor FOB no supere el monto establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN.
ii) Efectos personales o equipaje de viajeros, según lo establecido sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
14. Refrigeradores, congeladores y combinación de refrigeradores-congeladores para uso doméstico (Resolución 859 del MINSALUD y MINCIT).
a) Productos excluidos: No tiene productos excluidos.
b) Excepciones: Importaciones temporales o muestras sin valor comercial.
15. Instalaciones Eléctricas – RETIE (Resolución 90708 de 2013 del MINMINAS)
a) Productos excluidos:
i) Productos no contemplados en la Tabla 2.1 del Anexo General.
ii) Productos excluidos por las notas marginales para cada partida arancelaria contenida en la tabla 2.2 del Anexo General.
iii) Las puntas o terminales de captación del rayo, las bayonetas y cuernos de arco.
iv) Productos utilizados en instalaciones propias de vehículos (automotores, trenes, barcos, navíos, aeronaves). Siempre que estos no estén destinados a vivienda, comercio o vehículos de recreo.
v) Productos utilizados en instalaciones propias de los siguientes equipos: electromedicina, señales de radio, señales de TV, señales de telecomunicaciones, señales de sonido y señales de sistemas de control.
Pág.7 Título IV
Circular Única
vi) Productos utilizados en Instalaciones que utilizan menos de 24 voltios o denominadas de “muy baja tensión”, siempre que no estén destinadas a suplir las necesidades eléctricas de edificaciones o lugares donde se concentren personas, sus corrientes no puedan causar alto riesgo o peligro inminente de incendio o explosión por arcos o cortocircuitos.
vii) Productos utilizados en instalaciones propias de electrodomésticos, máquinas y herramientas, siempre que el equipo, máquina o sistema no se clasifique como instalación especial en la NTC 2050 Primera Actualización, o en el RETIE.
b) Excepciones:
i) Materias primas o componentes para la fabricación, ensamble o reparación de máquinas, aparatos, equipos u otros productos, a menos que se trate de equipos especiales que requieran que sus componentes cuenten con certificación de producto. ii) Productos utilizados como muestras para certificación o investigaciones.
iii) Muestras no comercializables, usadas en ferias o eventos demostrativos.
iv) Productos para ensamble o maquila.
v) Productos para uso exclusivo como repuestos de equipos y máquinas, siempre que se precise el destino específico del producto.
16. Iluminación y alumbrado público – RETILAP (Resolución 180540 de 2010 del MINMINAS)
a) Productos excluidos:
i) Productos no contemplados en la Tabla 110.2 a.
ii) Productos excluidos por las notas marginales para cada partida arancelaria contenida en la tabla 110.2.b del Anexo General.
iii) Productos utilizados en Instalaciones de iluminación propias de vehículos (automotores, trenes, barcos, navíos, aeronaves).
iv) Productos utilizados en Instalaciones de iluminación propias de equipos.
v) Productos utilizados en Instalaciones propias de electrodomésticos, máquinas y herramientas, siempre que el equipo, máquina o sistema no se clasifique como instalación especial, tal como ascensores, escaleras eléctricas, puentes grúas.
vi) Las fuentes y luminarias para iluminación móviles, alimentadas con baterías de menos de 25 V, que no requieren conexión permanente a la red eléctrica y no son usadas como parte de sistemas de iluminación de emergencia.
Pág.8 Título IV
Circular Única
vii) Lámparas o fuentes lumínicas de potencia menor a 10 W cualquiera que sea el tipo, siempre que se alimenten de sistemas eléctricos con tensión menor de 25 V.
viii) Lámparas especiales para salas de cirugía u odontología (de luz sin sombra o «escialíticas») de la partida arancelaria 9405.10.10.0.
ix) Anuncios, letreros y placas indicadoras, luminosos y artículos similares.
x) Fuentes luminosas para aplicaciones especiales tales como: Control de insectos, aplicaciones medicinales, de investigación, fuentes de Luz de radiación ultravioleta o infrarrojo y en general aquellos productos asociados a iluminación pero destinados exclusivamente a aplicaciones distintas a la iluminación con propósitos visuales del ser humano.
b) Excepciones:
i) Los LEDs, OLEDs y los LEPs, de potencias menores a 10 W y las fuentes con arreglos de LEDs, OLEDs o LEPs de potencia menores a 10 W.
ii) Material publicitario o muestras para ensayos de laboratorio, pruebas o estudios de mercados o que ingresen al país de manera ocasional para participar en ferias exposiciones, o que tengan intención por objeto promocionar mercancías, siempre que su cantidad no refleje intención alguna de carácter comercial, su presentación lo descalifique para su venta, y equipos de uso personal autorizado por la SIC o su valor FOB no supere el monto establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. La importación de material bajo estas condiciones sólo podrá efectuarse por cada importador en la periodicidad determinada por la normatividad vigente.
iii) Donaciones, según lo establecido sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
iv) Objetos personales o equipaje de viajeros, según lo establecido sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
v) Envíos de correspondencia, los paquetes postales y los envíos urgentes, según lo establecido sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
vi) Productos para ensamble o maquila que se importen en desarrollo de los Sistemas Especiales de Importación – Exportación.
vii) Materias primas o componentes para la fabricación o repuestos de máquinas, aparatos, equipos u otros productos distintos a las instalaciones de iluminación y alumbrado objeto de este reglamento, a menos que otro reglamento les exija el cumplimiento de RETILAP o la máquina o equipo sea una instalación clasificada como especial.
viii) Bombillos incandescentes para iluminación de espacios donde se desarrollen actividades no humanas.
Pág.9 Título IV
Circular Única
17. Utensilios de vidrio y vitrocerámica en contacto con alimentos, utensilios de cerámica empleados en la cocción en contacto con alimentos y, vajillería cerámica de uso institucional (Resolución 1900 de 2008 del MINSALUD)
a) Productos excluidos: Artesanías.
b) Excepciones:
i) Material publicitario, que ingrese al país de manera ocasional para participar en ferias, exposiciones, o que tengan intención por objeto promocionar mercancías, siempre que su cantidad no refleje intención alguna de carácter comercial, su presentación lo descalifique para su venta, y su valor FOB no supere el monto establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN. La importación de material bajo estas condiciones sólo podrá efectuarse por cada importador, una vez en el semestre.
ii) Efectos personales o equipaje de viajeros, según lo establecido sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
iii) Envíos de correspondencia, los paquetes postales y los envíos urgentes, según lo estipulado sobre este particular por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
iv) Las piezas para ensayo adicionales a la vajilla de que trata este Reglamento.”
CAPÍTULO SEGUNDO CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD*
Para efectos de lo previsto en los artículos 7 y 8 del decreto 2269 de 1993 y 1 del decreto 300 de 1995, los fabricantes e importadores de productos sujetos al cumplimiento de NTCOO o reglamentos técnicos cuyo control y vigilancia corresponden a la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán obtener certificado de conformidad.
2.1 Productos para los cuales se exige el certificado de conformidad con NTCOO o reglamento técnico
En la circular conjunta 007 anexo 7.1, se indican los productos que requieren certificado de conformidad en forma previa a su comercialización y que están controlados y vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.2 Organismos que pueden expedir el certificado de conformidad
A continuación, se enuncian los organismos que pueden expedir el certificado de conformidad de que trata el presente capítulo.
* Resolución No. 65388 del 22 de septiembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49644 del 23 de septiembre de 2015. “Por la cual se Deroga el Capítulo Segundo del Título IV de la Circular Única”.
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Circular Única
2.2.1 Organismo nacional acreditado de certificación de productos
2.2.2 Organismo de certificación reconocido Para este caso, el importador o fabricante podrá acreditar certificado de conformidad del producto con la NTCOO o con la norma técnica equivalente del país con el que se haya celebrado acuerdo de reconocimiento y validado, si fuera el caso, por la Superintendencia de Industria y Comercio.
a) Bienes importados de Ecuador con certificado del INEN: Con la solicitud del registro o licencia de importación ante el Ministerio de Comercio Exterior, se deberá presentar el certificado expedido por el Instituto Ecuatoriano para la Normalización - INEN.
b) Bienes importados de Venezuela con certificado de Fondonorma: Con la solicitud del registro o licencia de importación ante el Ministerio de Comercio Exterior se deberá presentar el certificado expedido por el Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad - Fondonorma.
2.2.3 Régimen de transición
Hasta el 30 de agosto de 2002, para los efectos previstos en el numeral 2.1 de este capítulo, serán válidos los certificados expedidos por entidades que hayan solicitado la acreditación como organismo de certificación de los productos respectivos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez se haya satisfecho la evaluación documental y ordenado la correspondiente auditoría de campo.
La Superintendencia de Industria y Comercio informará al Ministerio de Comercio Exterior los organismos cuyos certificados se encuentren habilitados de acuerdo con lo dispuesto en este numeral.
2.2.4 Superintendencia de Industria y Comercio
Sólo en el caso de importaciones de productos controlados destinados exclusiva y directamente para uso personal del importador como destinatario final de los bienes importados, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá expedir el certificado de conformidad respectivo. El importador deberá anexar a su petición copia de la solicitud de registro o licencia de importación y de la factura de compra. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá negarse a expedir el certificado de conformidad, cuando quiera que la cantidad o la frecuencia de las solicitudes permita suponer, a juicio de la Superintendencia, fines distintos al uso personal.
2.3 Clases y vigencias de los certificados de conformidad
a) Ensayo de lote, válido únicamente para el lote muestreado. b) Ensayo de tipo vigente, cuando la NTCCO o reglamento técnico lo admita. Y c) Ensayo de tipo y evaluación del sistema de calidad de la fábrica y su aceptación vigente.
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Circular Única
2.4 Empresas con sistemas de gestión de calidad certificado en línea de productos controlados
Cuando las empresas implementen sistemas de gestión de calidad en las líneas de productos controlados y el certificado de conformidad se obtenga bajo la modalidad correspondiente al literal c) del numeral 2.3 de este capítulo, la entidad certificadora podrá expedir certificado de conformidad para un lote adicional sin tomarle las muestras. Para el efecto, se deberá contar con el certificado ISO 9001, 9002, 9003 ó QS 9000 expedido por un organismo acreditado para tal fin.
2.5 Convenios entre organismos de certificación acreditados
Para efectos de este capítulo, los organismos de certificación acreditados podrán establecer convenios con organismos de certificación de reconocida idoneidad o acreditados en esos países, para realizar a través de ellos las muestras y verificaciones que fueren necesarias.
2.6 Realización de ensayos en laboratorios
Cuando los ensayos requeridos para la expedición de los certificados de conformidad establecidos en este capítulo se efectúen en Colombia, deberán ser realizados en laboratorios acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio. En caso de no existir laboratorio acreditado para la realización de estos ensayos, se podrán efectuar en laboratorios aprobados previamente por los organismos de certificación. El organismo de certificación solo podrá utilizar estos laboratorios, para los efectos previstos en este capítulo, durante dos (2) años contados a partir del primer servicio prestado. Vencido este término, no podrá continuar utilizándose sino ha obtenido la acreditación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio para el tipo de ensayos de que se trate.
2.7 Obligación de los organismos de certificación acreditados de manejar información sobre certificado de conformidad
Los organismos de certificación acreditados deberán mantener a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, la información relativa a los certificados que expidan y los certificados negados, de acuerdo con el formato que para el efecto adopte el Superintendente Delegado para la Protección al Consumidor (anexo 3.7 Remisión de información de organismos acreditados 3020- F06).
2.8 Cuando no exista laboratorio de ensayos acreditado
2.8.1 Certificado de conformidad expedido por organismos de certificación acreditados por
organismos firmantes de IAF/MLA *
a) Para los efectos previstos en este capítulo, cuando no exista en Colombia laboratorio de pruebas acreditado para la realización de un ensayo específico, serán válidos los certificados de conformidad emitidos por organismos de certificación acreditados por entidades respecto de las cuales se haya demostrado previamente ante esta Superintendencia, que son parte de acuerdos
* Resolución N° 001 del 2 de enero de 2003, Artículo 4°: “La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación”.
Publicada en el Diario Oficial N° 45.060 de Enero 11 de 2003.
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multilaterales de reconocimiento mutuo de la acreditación, promovidos o auspiciados por el Internacional Accreditation Forum (IAF).
La demostración de vinculación a los acuerdos IAF ante esta entidad deberá hacerse solo por una vez. La Superintendencia de Industria y Comercio mantendrá a disposición del público el registro de las entidades cuya demostración haya quedado hecha.
Los certificados expedidos en las condiciones de que trata este numeral no requerirán refrendación o revalidación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio y se sujetarán, en lo que a su alcance y vigencia se refiere, al texto de la certificación.
b) Los certificados expedidos en las condiciones de que trata este numeral no requerirán refrendación o revalidación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio y se sujetarán, en lo que a su alcance y vigencia se refiere, al texto de la certificación.
Si el certificado de conformidad expedido por la entidad certificadora extranjera de las que trata el literal anterior indica expresamente el cumplimiento de la norma técnica colombiana oficial obligatoria o el reglamento técnico, de alguno de sus antecedentes internacionales o de un referente normativo para el cual el interesado haya demostrado ante esta Superintendencia su equivalencia con la norma técnica obligatoria o reglamento técnico, el interesado podrá presentar dicho certificado directamente al Ministerio de Comercio Exterior, sin ningún trámite adicional ante la Superintendencia de Industria y Comercio o algún organismo de certificación de productos acreditado en Colombia.
Cuando el certificado de conformidad expedido por la entidad certificadora extranjera de las que trata el literal a) de este numeral no indique clara y expresamente el cumplimiento de la norma técnica colombiana obligatoria o del reglamento Técnico, o de su antecedente internacional, deberá acompañarse del concepto de equivalencia con los requisitos obligatorios de la norma técnica colombiana o reglamento técnico correspondiente. Dicho concepto deberá ser solicitado por el representante legal del importador ante la Superintendencia de Industria y Comercio o a los organismos nacionales de certificación acreditados, adjuntando copia del texto de la norma base de la certificación en idioma castellano o inglés, y la demostración de la equivalencia entre los referentes normativos.
El concepto de equivalencia, que se obtiene por una sola vez, se presentará ante el Ministerio de Comercio Exterior junto con la solicitud del registro o licencia de importación y la certificación expedida en el exterior.
c) Cuando el certificado de conformidad, expedido en los términos de este numeral, demuestre el cumplimiento de un referente normativo a través del cual se cumplen parcialmente los requisitos establecidos en un reglamento técnico, el cumplimiento de los requisitos restantes del reglamento técnico se deberá demostrar mediante cualquiera de las modalidades incluidas en el presente título IV de la Circular Única. En cualquier caso los productos no podrán ser comercializados ni puestos a disposición de terceros a ningún título hasta que no cuenten con el certificado definitivo que demuestre el cumplimiento del reglamento técnico, expedido por un organismo competente en los términos de esta circular.
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En el momento de la obtención de dicho certificado definitivo el importador deberá oficiar a esta Superintendencia para obtener autorización de comercialización del producto.
2.8.2 Insumos utilizados en líneas de producción que cuenten con certificados de aseguramiento del sistema de calidad
Hasta el 30 de agosto de 2002, serán válidos los certificados de conformidad emitidos por el fabricante, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio comunique al Ministerio de Comercio Exterior que se trata de insumos a ser utilizados integralmente en líneas de producción que cuenten con certificado de aseguramiento del sistema de calidad.
2.8.3 Convenio con la Superintendencia de Industria y Comercio para implementar el laboratorio específico
2.8.3.1 Inexistencia de laboratorio de pruebas acreditado
Para los efectos previstos en este capítulo, cuando no exista en Colombia laboratorio de pruebas acreditado para la realización de un ensayo específico serán válidos, hasta el 30 de agosto de 2002, los certificados de conformidad emitidos por el fabricante, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio comunique al Ministerio de Comercio Exterior que se ha cumplido uno de los siguientes supuestos:
a) La empresa o grupo de empresas han adquirido con la misma Superintendencia, a satisfacción, compromiso de:
- Instalar, poner en funcionamiento y obtener la acreditación del laboratorio requerido para la verificación de los requisitos oficializados obligatorios correspondientes, en un plazo determinado que en ningún caso superará el 30 de agosto de 2002. Este supuesto se aplicará solo respecto de las empresas que sean parte en el convenio respectivo; y
- Mantener los procedimientos de auto certificación temporal que sean individualmente aprobados por esta misma entidad.
b) Las entidades se responsabilizan de conservar la documentación relativa a los ensayos o verificaciones que realicen, a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio.
El incumplimiento de los cronogramas acordados implicará la no aplicación de lo dispuesto en este numeral.
Los certificados expedidos según lo previsto en este numeral, no requerirán refrendación o revalidación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio para su utilización en los trámites de importación.
2.8.3.2 Presentación de la solicitud ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Los interesados deberán presentar solicitud de aceptación del compromiso, mediante comunicación firmada por los representantes legales de las empresas participantes, dirigida al Superintendente
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Circular Única
Delegado para la Protección del Consumidor de la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos del anexo 2.4.
2.8.3.3 Información sobre el proyecto a desarrollar
a) Nombre: Señalar además si se trata de un fabricante o importador b) Objeto: Describir el objeto del proyecto especificando las normas técnicas colombianas
oficiales obligatorias (NTCOO) o reglamentos técnicos en referencia. c) Participantes: Indicar la (s) empresa (s) que suscriben el compromiso.
EMPRESA DIRECCIÓN REPRESENTANTE LEGAL.
d) Cronograma de actividades: El solicitante del compromiso deberá presentar anexo a este formato, un cronograma de actividades en el que se incluirá como mínimo la información presentada en el siguiente esquema, describiendo las acciones, los tiempos y los responsables en la ejecución de cada una de las etapas.
Etapa Actividad Fecha de Inicio
Fecha límite de Implementación
Responsable
1 Localización
2 Máquinas y equipos
3 Calibración
4 Manuales de procedimientos y de calidad
5 Personal
6 Solicitud de acreditación
i. Localización, instalaciones y condiciones ambientales: Esta etapa tiene como objetivo identificar el lugar o espacio físico en el cual se van a desarrollar las operaciones relacionadas con el objeto social del laboratorio de pruebas, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos oficiales obligatorios establecidos en la NTCOO o reglamento técnico, así como también las instalaciones necesarias para la operación del mismo.
ii. Máquinas y equipos: Esta etapa tiene como objetivo la adquisición e instalación de las máquinas y equipos necesarios para la realización de los ensayos que se van a acreditar.
iii. Calibración: Tiene como objetivo calibrar los equipos y máquinas cuya participación en los procedimientos del laboratorio afecte la confiabilidad de las lecturas y resultados obtenidos.
iv. Manual de procedimientos y manual de calidad: Esta etapa consiste en escribir todos los procedimientos que intervienen en la prestación del servicio así como también el manual de calidad del laboratorio.
v. Planta de personal: Para cumplir esta etapa se debe contar con el personal idóneo necesario para desarrollar las actividades relacionadas en el manual de procedimientos y en el manual de calidad.
vi. Estado actual. Cuando el proyecto cuente con condiciones de desarrollo ya incluidas, favor
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indicarlas.
e) Informe bimensual de avance: El solicitante del compromiso, una vez éste sea aceptado por la Superintendencia de Industria y Comercio, deberá remitir bimensualmente dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes par, un informe señalando el estado de ejecución del mismo.
f)Autocertificación temporal: El solicitante del compromiso deberá asegurar que los productos objeto del mismo cumplan con los requisitos obligatorios de la NTCOO o reglamento técnico en referencia. Para el efecto deberá, como mínimo, obtener los siguientes documentos:
- Si se trata de un importador, certificado de conformidad de producto expedido por el fabricante del mismo contra la NTCOO, reglamento técnico o su equivalente internacional.
- En el caso de un fabricante, certificado de conformidad expedido por los proveedores de las materias primas del producto en referencia.
Lo anterior, sin perjuicio de los demás elementos que se propongan por los solicitantes para asegurar la conformidad con la NTCOO o reglamento técnico de que se trate.
En cualquier momento, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá verificar la existencia de estos documentos.
g) Sustitución de la autocertificación temporal: En la medida en que se vayan implementando las actividades relacionadas en el cronograma de actividades, se deberá hacer uso de las mismas para asegurar que los productos objeto del compromiso, cumplen con los requisitos obligatorios de las NTCOO o reglamentos técnicos. Al presentar la solicitud de acreditación del laboratorio ante la Superintendencia de Industria y Comercio, se podrán verificar todos los requisitos obligatorios de las respectivas NTCOO o reglamentos técnicos en el mismo laboratorio objeto de la solicitud.
A manera de ejemplo y para este fin, las empresas pueden relacionar las etapas del compromiso e implantar una tabla con las siguientes características:
PROCEDIMIENTO DE AUTOCERTIFICACION TEMPORAL NORMA TÉCNICA COLOMBIANA OFICIAL OBLIGATORIA O REGLAMENTO TÉCNICO
REQUISITOS ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 ETAPA 4 ETAPA 5
PRUEBAS/ ENSAYOS DE LA NTCOO
RESPONSABLE
h) Estabilidad financiera: El solicitante deberá estar firmemente consolidado en el ámbito financiero para asegurar el cumplimiento de la implementación del laboratorio requerido. En tal sentido, se compromete a cumplir estrictamente el cronograma relacionado, no pudiéndose avocar la falta de recursos como causal para el incumplimiento de lo allí señalado.
Una vez esta Superintendencia haya dado su aceptación por escrito a la solicitud de compromiso, se
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entenderá que opera el supuesto al que se refiere esta reglamentación.
En caso de presentarse alguna observación o no conformidad como resultado de la evaluación adelantada por esta entidad, ésta será comunicada al interesado para su corrección.
La aceptación del compromiso no implica el incumplimiento de los requisitos establecidos en las NTCOO ni es impedimento para la verificación del cumplimiento de las actividades que allí se presenten, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio lo considere necesario.
2.9 Certificado provisional de conformidad emitido por el representante legal
2.9.1 Reglas aplicables a los importadores
a) Hasta el 30 de agosto de 2002, el cumplimiento de NTCOO o reglamento técnico se podrá acreditar anexando a la solicitud de registro o licencia de importación, certificado provisional de conformidad emitido por el representante legal del importador expedido con fundamento en información que obtenga del fabricante, siempre y cuando se acompañe constancia de un organismo de certificación de productos acreditados sobre la existencia de un contrato cuyo objeto sea la verificación de cumplimiento de la norma, una vez se haya producido el levante aduanero de la mercancía. La constancia deberá indicar expresamente que el contrato ha sido pagado en su integridad y que copia de los resultados de la verificación será remitida a la Superintendencia de Industria y Comercio para efectos de ejercer las funciones de vigilancia que le corresponden.
b) Los certificados expedidos en las condiciones de que trata este capítulo, no requerirán refrendación o revalidación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
c) El importador deberá mantener a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio los documentos sobre pruebas o ensayos con base en los cuales expidió la certificación.
d) En cualquier caso, los productos ingresados al país usando la posibilidad prevista en este artículo, no podrán ser comercializados ni puestos a disposición de terceros a ningún título hasta que no cuenten con el certificado definitivo, expedido por un organismo competente.
e) Cuando se comercialicen o pongan a disposición de terceros productos antes de tener resultado sobre si se cumplió la NTCOO o reglamento técnico, el respectivo importador no podrá volver a emitir certificados en las condiciones previstas en este capítulo, sin perjuicio de las sanciones legales a que haya lugar, independientemente del resultado positivo o negativo del examen.
f) Cuando con base en los resultados de las verificaciones, respecto de un producto se presentan circunstancias que a juicio de la Superintendencia de Industria y Comercio no permitan continuar aplicando el mecanismo previsto en este capítulo, se procederá a excluir dicho producto de la posibilidad de certificación emitida por el importador.
2.9.2 Reglas aplicables a los fabricantes nacionales
a) Hasta el 30 de agosto de 2002, los fabricantes nacionales podrán acreditar el cumplimiento de la NTCOO o reglamento técnico mediante certificado de conformidad emitido por el representante legal del fabricante, siempre y cuando el mismo se acompañe de la constancia de un organismo
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de certificación de productos acreditado que certifique que se encuentra en ejecución un contrato cuyo objeto es la obtención de alguna de las certificaciones previstas en el numeral 2.3 de este capítulo. La constancia debe indicar expresamente que el organismo de certificación comunicará a la Superintendencia de Industria y Comercio la obtención del certificado o su negación o la suspensión del proceso de certificación, dentro de los dos (2) días siguientes a la ocurrencia de la situación de que se trate.
b) Los certificados expedidos en las condiciones de que trata este capítulo, no requerirán refrendación o revalidación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
c) El fabricante deberá mantener a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio los documentos sobre pruebas o ensayos con base en los cuales expidió la certificación, sin perjuicio de que en cualquier tiempo la Superintendencia de Industria y Comercio pueda verificar el cumplimiento de la NTCOO o reglamento técnico a que haya lugar.
2.10 Presentación del certificado de conformidad ante el Ministerio de Comercio Exterior
Una vez obtenido el certificado de conformidad con la NTCOO o reglamento técnico expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio, los organismos de certificación acreditados o los organismos de certificación reconocidos, éste debe ser presentado conjuntamente con la solicitud de registro o licencia de importación ante el Ministerio de Comercio Exterior.
En la solicitud de registro o licencia de importación deberá indicarse expresamente en la casilla 17 la fecha de expedición y el número de certificados de conformidad. Sin el cumplimiento de este requisito, el Ministerio de Comercio Exterior se abstendrá de registrar o aprobar tales solicitudes.
CAPÍTULO TERCERO REGLAMENTOS TÉCNICOS*
3.1 Expedición de reglamentos técnicos
Para la expedición de reglamentos técnicos, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
3.1.1 Definiciones
Para la correcta aplicación e interpretación de este capítulo, se entenderá por:
a) Conformidad: Cumplimiento de un producto, proceso o servicio frente a uno o varios requisitos o
prescripciones.
b) Evaluación de la conformidad: Procedimiento utilizado, directa o indirectamente, para determinar que se cumplen los requisitos o prescripciones pertinentes de los reglamentos técnicos o normas.
c) Norma: Documento aprobado por una institución reconocida, que prevé para un uso común y
* La aplicación de éste Capítulo se encuentra suspendida por prevalencia de la Decisión 562 del 25 de julio de 2003, normativa
andina que establece las directrices para la elaboración, adopción y aplicación de Reglamentos Técnicos.
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repetido, reglas, directrices o características para los productos y métodos de producción conexos, servicios o procesos, cuya observancia no es obligatoria. También puede incluir disposiciones en materia de terminología, símbolos, embalaje, marcado o etiquetado aplicables a un producto, a la prestación de un servicio, a un proceso o método de producción, o tratar exclusivamente de ellas. Incluye norma técnica, norma técnica colombiana y norma internacional.
d) Reglamento Técnico: Documento en el que se establecen las características de un producto, servicio o los procesos y métodos de producción, con inclusión de las disposiciones administrativas aplicables y cuya observancia es obligatoria. También puede incluir prescripciones en materia de terminología, símbolos, embalaje, marcado o etiquetado aplicables a un producto, proceso o método de producción, o tratar exclusivamente de ellas. Adicionalmente, puede referirse al destino de los productos después de su puesta en circulación o
comercialización y cubrir aspectos relativos al uso, reciclaje, reutilización, eliminación o desecho.
Lo dispuesto respecto de los reglamentos técnicos se entenderá aplicable a las normas técnicas colombianas oficiales obligatorias (NTCOO).
e) Requisito: Condición que debe ser cumplida.
3.1.2 Criterios y condiciones materiales para la adopción de un reglamento técnico
La entidad competente para la expedición de un reglamento técnico, deberá verificar que el mismo cumpla todas las siguientes condiciones materiales aquí previstas. La manera como fundamente el cumplimiento de todas y cada una de las condiciones materiales previstas, debe detallarse en las consideraciones del reglamento técnico, precisando las fuentes que sustenten el cumplimiento.
a) El reglamento técnico es necesario para que se logre al menos uno de los siguientes objetivos:
i. Eliminar o prevenir adecuadamente un riesgo para la salud, la salubridad, o el medio ambiente, o para la salud o la vida vegetal o animal;
ii. Eliminar o prevenir adecuadamente riesgos para la seguridad nacional; o iii. Prevenir prácticas que puedan inducir a error.
b) El reglamento técnico no da un tratamiento menos favorable a productos provenientes de algún Estado miembro de la Organización Mundial del Comercio que el dado a los productos de nacionales o provenientes de otro Estado. A los productos de países con los cuales se hayan celebrado tratados o convenios diferentes al de la Organización Mundial de Comercio, se les dará
el tratamiento señalado en dichos convenios.
c) Se determinó el grupo o sector de personas o empresas que sería afectado por el reglamento técnico y el grado de afectación.
d) Las consecuencias de la ocurrencia de los riesgos serían irreversibles o los costos en que se debe incurrir para implementar, aplicar y evaluar la conformidad del reglamento técnico guardan una relación razonable con los gastos en que se incurriría para reparar o indemnizar los daños
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que generaría la ocurrencia de los riesgos que se pretende eliminar o prevenir.
e) Entre las alternativas posibles para eliminar o prevenir adecuadamente el riesgo, el reglamento técnico es aquella que genera menores costos de adopción, implementación y de evaluación de la conformidad.
f) Sólo se prohíbe la fabricación, importación, comercialización o uso de determinado producto, la prestación de un servicio o la aplicación o implementación de un proceso, si no es posible adoptar un reglamento técnico que cumpliendo con los demás requisitos establecidos es esta resolución elimine o prevenga adecuadamente el riesgo que motiva la promulgación del mismo.
g) El reglamento técnico está basado en normas internacionales existentes o cuya expedición sea
inminente o en normas técnicas colombianas que se basen en ellas, salvo que unas u otras sean ineficaces o inapropiadas para alcanzar los objetivos señalados en el literal a). En este último caso, el reglamento técnico deberá estar soportado en evidencia científica reconocida.
h) El reglamento técnico debe garantizar que es tecnológicamente viable y no generar restricciones significativas al comercio ni a la competencia.
i) La metodología para la evaluación de la conformidad es compatible con infraestructura disponible o que podría hacerse disponible, de manera razonable, en un tiempo prudencial. De ser el caso, el reglamento técnico dará también un plazo para permitir las adecuaciones necesarias que requieren su cumplimiento.
j) El reglamento técnico es compatible con los que regulan aspectos de la misma cadena productiva y deroga los reglamentos técnicos y NTCOO que impongan requisitos a los mismos productos, servicios o procesos con el fin de controlar los mismos riesgos y en especial aquellos con los que hubiere conflicto.
Cuando se presenten o amenazaren presentarse riesgos graves e inminentes para la salud, salubridad, medio ambiente o seguridad nacional, se podrán expedir reglamentos técnicos de emergencia.
En estos casos, podrá omitirse el cumplimiento de lo dispuesto en los literales a) y b) del numeral 3.1.4 del presente Capítulo.
Los reglamentos técnicos de emergencia deberán señalar expresamente la fecha en que perderán obligatoriedad, sin exceder de doce (12) meses. Vencido el plazo, el reglamento técnico de emergencia no se podrá prorrogar si no se cuenta con la verificación del cumplimiento de todos los requisitos aquí establecidos.
3.1.3 Contenido de los reglamentos técnicos
Los reglamentos técnicos deberán incluir:
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Circular Única
a) Objeto: La finalidad del reglamento técnico en los términos del literal a) del numeral 3.1.2.
b) Campo de aplicación: Enumeración de los productos, servicios, procesos y/o de los tipos de productos, servicios o procesos a los cuales aplicará el reglamento técnico.
c) Contenido específico del reglamento técnico:
i. Definiciones. Las necesarias para la adecuada interpretación del reglamento técnico. ii. Requisitos. Establecer en forma detallada los que debe cumplir el producto, servicio o proceso. iii. Procedimiento para evaluar la conformidad. Señalar los métodos y condiciones de los ensayos
a que debe someterse el producto, servicio o proceso para considerarse ajustado a los requisitos. Así como el documento, certificado, registro o declaración requerido para demostrar
la conformidad. iv. Entidad de vigilancia y control. Señalar la entidad a la que le compete vigilar el cumplimiento del
reglamento técnico. v. Partida arancelaria. Cuando aplique, se deberá especificar la partida arancelaria a la que
corresponde el producto. vi. Revisión y actualización. Señalar el término en el cual debe realizarse la revisión de las causas
que originaron la expedición del reglamento técnico para establecer si se mantienen, fueron modificadas o desaparecieron y, de ser necesario, proceder a actualizarlo o derogarlo. Dicho término no podrá ser superior a cinco (5) años contados a partir de la fecha de la vigencia.
vii. Si el reglamento técnico está basado o incorpora normas, la actualización o modificación de éstas no afectará el reglamento técnico. Sin embargo, dentro del año siguiente a la variación de la norma, la entidad que lo expidió, deberá efectuar una revisión del reglamento técnico.
viii. Derogatorias. Los reglamentos técnicos y NTCOO que se derogan o cuya obligatoriedad se elimina.
ix. Vigencia. Fecha a partir de la cual es exigible el cumplimiento del reglamento técnico. x. Régimen sancionatorio. Especifica las sanciones legales previstas por incumplimiento de lo
establecido en el reglamento técnico, las cuales serán impuestas por la entidad de vigilancia y control competente de acuerdo con sus facultades.
3.1.4 Criterios y condiciones formales
La entidad competente para la expedición de un reglamento técnico deberá verificar que el mismo cumpla todas las siguientes condiciones:
a) Se haya dado oportunidad a los sectores e interesados por un lapso no inferior a diez (10) días,
para formular comentarios y observaciones al proyecto de reglamento técnico.
b) Se hayan realizado las notificaciones pertinentes en virtud de los tratados y convenios internacionales suscritos por Colombia.
c) Los requisitos contenidos en el reglamento técnico deben:
i. Alternativamente:
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- Estar expresados en términos de propiedades de uso, empleo o desempeño de un producto, prestación de servicio, aplicación o implementación de procesos; o
- Exigir que un producto, proceso o prestación de servicio sea marcado o acompañado de una clara y adecuada advertencia o instrucción, o establecer la forma en que se dispongan las advertencias y las instrucciones; o
- Precisar condiciones de uso, reciclaje, reutilización, eliminación o desecho; y
ii. No estar referidos en términos de composición, contenido, descripción, diseño, construcción, terminado o empacado de los productos, a menos que resulte imposible expresarlos en los términos señalados en el literal anterior.
iii. Estar expresados en los términos previstos por el sistema internacional de unidades.
3.1.5 Notificaciones internacionales
La entidad competente enviará el proyecto de reglamento técnico al punto de contacto en materia de normalización y procedimientos de evaluación de conformidad: Dirección General de Comercio y Promoción de la Competencia del Ministerio de Desarrollo Económico o Ministerio de Salud, según corresponda; con una antelación mínima de noventa (90) días a la fecha de su firma, con el fin de que se hagan las notificaciones correspondientes a la Organización Mundial de Comercio, Comunidad Andina, Grupo de los Tres, Comité del Codex Alimentarius y demás organizaciones y países con los cuales se hubiere adquirido esta obligación. Tales Ministerios podrán verificar el cumplimiento de los requisitos aquí establecidos.
Durante este período se deberán responder las observaciones que realicen los países miembros y/o agentes económicos involucrados, las cuales serán tramitadas a través del punto de contacto.
CAPÍTULO CUARTO REGISTRO DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD DE PRODUCTOS SOMETIDOS AL CUMPLIMIENTO DE UN REGLAMENTO TÉCNICO VIGIILADO POR LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO*
4.1. Objeto
Con el objeto de implementar el Sistema de Información de Certificados de Conformidad –SICERCO, dentro del cual se incorporarán los certificados de conformidad y certificados de inspección de los productos sujetos al cumplimiento de los Reglamentos Técnicos cuya vigilancia le compete a la Superintendencia de Industria y Comercio y la demostración de la conformidad que exige este requisito, se adoptan las siguientes disposiciones.
* Resolución 41713 del 1 de julio de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49.200 del 2 de julio de 2014.
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4.2. Registro de usuarios en el Sistema de Información de Certificados de Conformidad – SICERCO
4.2.1. Registro de los Organismos de Certificación y de Inspección
Es obligación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC registrar en SICERCO, a los organismos de certificación de producto y a los organismos de inspección que hayan sido acreditados por éste, y cuyo alcance de acreditación respectivo se relacione al cumplimiento de los Reglamentos Técnicos sobre los cuales la Superintendencia de Industria y Comercio es competente para vigilar su cumplimiento. En el registro deberá ingresar la siguiente información:
a. Nombre o razón social del organismo de certificación o de inspección;
b. N.I.T.;
c. Dirección;
d. Correo electrónico;
e. Teléfono;
f. Alcance de la acreditación;
g. Clase de acreditación (de certificación de producto o de inspección);
h. Número ONAC de la acreditación;
i. Fecha del otorgamiento de la acreditación;
j. Fecha de vencimiento de la acreditación;
Parágrafo primero. Cada organismo de certificación y organismo de inspección, tendrá acceso a SICERCO únicamente a través de un (1) nombre de usuario y contraseña, y es responsable de custodiar y tomar las medidas que correspondan para administrar adecuadamente la información que por su parte sea almacenada en dicho sistema.
Parágrafo segundo. El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC es responsable de registrar en SICERCO los organismos de certificación y organismos de inspección a los cuales otorgue la acreditación correspondiente con alcance a cualquiera de los Reglamentos Técnicos cuya vigilancia compete a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a dicho reconocimiento. Asimismo, son responsables de mantener actualizado dicho registro mediante la modificación de cualquier tipo de información que afecte el estado de la acreditación otorgada.
Parágrafo tercero. La información que sea proporcionada por el ONAC, deberá soportarse mediante el registro del respectivo certificado de acreditación y sus anexos en los que se encuentre el alcance de la acreditación aprobada, en formato PDF de entre cero (0) kilobytes y cinco (5) megabytes, a través en SICERCO.
Pág.23 Título IV
Circular Única
4.3 Obligaciones de los organismos evaluadores de la conformidad*
Una vez registrados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC-, los organismos de certificación y los organismos de inspección deberán registrar en SICERCO la información correspondiente a los certificados de conformidad y los informes de inspección de aquellos bienes y servicios sujetos al cumplimiento de Reglamentos Técnicos cuya vigilancia compete a esta Entidad, así:
Organismos de inspección Informes de inspección
expedidos con posterioridad al primero de junio de 2015
Plazo
Quince (15) días hábiles a partir de la fecha de
expedición del informe de inspección
Organismos de certificación de productos
Certificados de conformidad de producto vigentes expedidos con anterioridad al primero de junio
de 2015
Tres (3) meses
Organismos de certificación de productos Certificados de conformidad de
producto expedidos con posterioridad al primero de junio
de 2015
Cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de expedición o
de la renovación del certificado de conformidad
Parágrafo primero. Los certificados de conformidad de productos que pretendan ser ingresados al país, deberán estar incorporados al SICERCO al momento de la presentación de la licencia de importación en la Ventanilla Única de Comercio Exterior –VUCE para su correspondiente validación, so pena de ser negado el visto bueno para la importación de dichos productos.
Parágrafo segundo. En relación con el cumplimiento de la obligación que hace referencia el presente numeral, de manera excepcional, se dispone que los certificados de conformidad de las conversiones/instalaciones de los equipos en los vehículos a GNCV que se expidan con alcance a la Resolución 0957 del 21 de marzo de 2012, “por la cual se expide el Reglamento Técnico aplicable a talleres, equipos y procesos de conversión a gas natural comprimido para uso vehicular”, podrán ser incorporados en SICERCO dentro del plazo establecido para los informes de inspección”.
*Resolución No. 61971 del 16 de octubre de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49307 del 17 de octubre de 2014. En
la que se resuelve actualizar los numerales 4.3 y 4.3.3 en el Capítulo Cuarto del Título IV de la Circular Única.
Resolución No. 29811 del 4 de junio de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49.533 del 4 de junio de 2015. Resuelve modificar el numeral 4.3 de la Resolución 41713 de 2014.
Resolución No. 14837 del 30 de marzo de 2017 “Por la cual se modifica la Resolución 41713 de 2014”. Publicada en el Diario Oficial No. 50192 del 31 de marzo de 2017”. Mediante la cual se modifican los numerales 4.3, 4.3.1, 4.3.2 y 4.3.3 de la Resolución 41713 de 2014, así como los consignados en las Resoluciones 61971 de 2014 y 29811 de 2015.
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Parágrafo tercero. Se exceptúan del cumplimiento de la obligación prevista en este numeral los certificados de conformidad de las instalaciones eléctricas (dictámenes de inspección) expedidos por los organismos de inspección con alcance al RETIE, los cuales deberán ser incorporados al sistema DIIE (Dictámenes de Inspección de Instalaciones Eléctricas) del Ministerio de Minas y Energía, a partir del 01 de abril de 2017”.
4.3.1. Registro de certificados de conformidad de productos
Es obligación de los organismos de certificación de productos, registrar en SICERCO la siguiente información:
a) Acreditación asociada al reglamento técnico;
b) Número del certificado;
c) Esquema de certificación;
d) Fecha de expedición del certificado;
e) Fecha de vencimiento del certificado (Si procede);
f) Nombre e identificación del productor o importador responsable del producto certificado;
g) Producto certificado;
h) Reglamento técnico asociado al proceso de certificación del producto certificado;
i) Referencias particulares del producto (no se deben incluir referencias repetidas en el certificado de conformidad);
j) Número de unidades (Si procede);
k) Nombre de la fábrica donde se elaboró el producto;
l) Dirección de la fábrica donde se elaboró el producto;
m) Fecha tentativa de seguimiento a la certificación cuando así lo exija el esquema de certificación del reglamento técnico que vigila esta Entidad (por defecto máximo al (1) año de finalización de la fecha de expedición del certificado de conformidad de producto); y,
n) Tipo de certificado. (expedido por primera vez, de renovación o actualización).
4.3.2. Registro de certificados de inspección
Es obligación de los organismos de inspección acreditados para certificar el cumplimiento de los reglamentos técnicos señalados en el numeral 4.1 de la presente resolución, registrar en el SICERCO la siguiente información:
a) Acreditación asociada al reglamento técnico;
b) Número de certificado;
c) Tipo de acreditación (A, B o C);
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d) Fecha de expedición del certificado;
e) Nombre e identificación la persona natural o jurídica responsable de la instalación inspeccionada;
f) Nombre e identificación del inspector asignado por el organismo para realizar la inspección; y
g) Dirección del inmueble o identificación de la instalación inspeccionada.
4.3.3. Registro documental de los certificados de conformidad y de los dictámenes de
inspección*
La información que sea proporcionada por el organismo de certificación y/o de inspección a través del diligenciamiento de los formularios a los que se ha hecho referencia en los numerales 4.3.1 y 4.3.2, deberá soportarse mediante la incorporación en el SICERCO del respectivo certificado de conformidad de producto y sus anexos en los que se encuentran las referencias que cobija el certificado, o del dictamen de inspección según corresponda, en formato PDF editable o consultable, de entre cero (0) kilobytes a diez (10) megabytes”.
Parágrafo. Con el fin de prevenir afectaciones a los datos personales que puedan contener los informes y/o dictámenes de inspección de los titulares de las instalaciones inspeccionadas y de evitar el acceso a información confidencial que se encuentra en los certificados de conformidad, la consulta pública del SICERCO no permitirá la visualización del dictamen de inspección y del certificado de conformidad*.
4.3.4. Reglas comunes a los numerales precedentes
4.3.4.1. Vigencia de la Acreditación del Organismo de Certificación y/o de inspección
No podrán registrar certificados de conformidad ni de inspección, aquellos organismos de certificación y/o de inspección cuyo estado de acreditación ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC esté cancelado.
4.3.4.2. Cumplimiento de la obligación de registro de certificados de conformidad
Para los efectos de la presente Resolución, se entenderá cumplida la obligación de registrar los certificados de conformidad expedidos por los organismos de certificación y/o de inspección, cuando hayan sido registrados exitosamente en SICERCO, dentro del plazo establecido para ello.
* Resolución No. 61971 del 16 de octubre de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49307 del 17 de octubre de 2014.
En la que se resuelve actualizar los numerales 4.3 y 4.3.3 en el Capítulo Cuarto del Título IV de la Circular Única.
Resolución No. 14837 del 30 de marzo de 2017 “Por la cual se modifica la Resolución 41713 de 2014”. Publicada en el Diario Oficial No. 50192 del 31 de marzo de 2017”
* Resolución No. 29811 del 4 de junio de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49533 del 4 de junio de 2015. “Resuelve
modificar el parágrafo del numeral 4.3.3 de la Resolución 41713 de 2014”.
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4.3.4.3. Administración y actualización de la información que se registra en SICERCO
Los organismos de certificación y organismos de inspección son responsables de mantener actualizada la información y documentación que registran e incorporan en SICERCO, y en tal virtud deberán registrar los cambios que afecten al certificado de conformidad.
4.3.4.4 Cargue masivo de certificados de conformidad
SICERCO, permitirá a los organismos de certificación y de inspección, cargar múltiples certificados de conformidad y certificados de inspección a través de un archivo plano por medio de un protocolo de intercambio de archivos, que será puesto a disposición mediante un vínculo en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio. En ese evento, se entenderá cumplida la obligación de registrar los información y documentación de los certificados de conformidad que expiden, con el cargue exitoso y efectivo del respectivo certificado de conformidad masivo.
Adecuación de la plataforma tecnológica de los organismos de certificación y de inspección
Es obligación de los organismos de certificación y organismos de inspección que por disposición de la presente norma tengan que registrar la información que se solicita e incorporar los certificados de conformidad que expiden en SICERCO, adoptar las medidas tecnológicas a que haya lugar para efectos de permitir una adecuada interacción y funcionalidad con dicho sistema de información.
4.4 Certificados de conformidad expedidos en el extranjero
Los certificados de conformidad y de inspección expedidos en los términos establecidos en el numeral 2.8 del Capítulo Segundo “Certificados de Conformidad” en el Título IV de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, que sean presentados por el importador a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior –VUCE, no tendrán que ser registrados en SICERCO, siempre que sean aceptados por el Reglamento Técnico específico.
4.5 Régimen sancionatorio
En desarrollo de las facultades de supervisión, control y vigilancia le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con los procedimientos y facultades establecidas en la ley y, en particular, en lo señalado en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011 y, en el numeral 23 del artículo 1 del Decreto 4886 de 2011, aplicar las sanciones pertinentes por el incumplimiento de lo establecido en la presente resolución previa investigación administrativa.
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TABLA DE CONTENIDO
TÍTULO V PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
CAPTÍTULO PRIMERO: DERECHO DE HÁBEAS DATA PARA INFORMACIÓN FINANCIERA, CREDITICIA, COMERCIAL, DE SERVICIOS Y LA PROVENIENTE DE TERCEROS PAÍSES ......... 1 1.1 Circulación de la información .................................................................................................................... 1 1.1.1. Entrega de la información a los titulares, a las personas autorizadas por éstos y a sus causahabientes 1 1.1.2. Entrega de información personal a las Entidades públicas del poder ejecutivo, a los órganos de control y
demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones ..................... 2
1.2 Deberes de los operadores ....................................................................................................................... 2 1.2.1. Deber de garantizar en todo tiempo al titular de la información el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de hábeas data.......................................................................................................................................... 2 1.2.2. Deber de adoptar una manual interno de políticas y procedimientos, para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares 3 1.2.3. Deber de solicitar la certificación a la fuente de la existencia de la autorización otorgada por el titular ... 3 1.2.4. Deber de indicar en el respectivo registro individual que determinada información se encuentra en
discusión por parte del titular .................................................................................................................... 4 1.3 Deberes de las fuentes de información..................................................................................................... 4 1.3.1. Deber de garantizar la calidad de la información que las fuentes suministran a los operadores de los
bancos de datos y/o a los usuarios ........................................................................................................... 4 1.3.2. Deber de rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los operadores ........ 5 1.3.3. Deber de solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por los titulares de la
información y de asegurarse de no entregar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado............................................................................................................................. 5
1.3.4. Deber de certificar semestralmente al operador que la información se encuentra en discusión por parte de su titular................................................................................................................................................ 6
1.3.5. Deber de informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular ......................................................................................................................................................... 6
1.3.6. Deber de comunicar al titular de la información previamente al reporte ................................................... 7 1.4 Deberes de los usuarios de información ................................................................................................... 8 1.5 Principio de favorecimiento a una actividad de interés público ................................................................. 8 1.6 Permanencia de la información negativa .................................................................................................. 8 1.7 Peticiones, consultas y reclamos .............................................................................................................. 9 1.8 Administradores de cartera y afianzadores ............................................................................................. 10 1.9 Calidad en atención al ciudadano ........................................................................................................... 10 1.9.1. Remisión de información por parte de los operadores............................................................................ 10 1.9.2. Tipología de reclamos ............................................................................................................................. 11
CAPTÍTULO SEGUNDO: REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS –RNBD ...................... 13 2.1. Información adicional que deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD......... 13 2.2. Procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD ................................ 15 2.3. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD............. 16 2.4. Consulta del Registro Nacional de Bases de Datos RNBD..................................................................... 16 2.5. ELIMINADO............................................................................................................................................ 17
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2.6. ELIMINADO ............................................................................................................................................ 17 2.7. ELIMINADO ........................................................................................................................................... 17
CAPTÍTULO TERCERO: TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES 17 3.1. Estándares de un nivel adecuado de protección del país receptor de la información personal .............. 17 3.2. Países que cuentan con un nivel adecuado de protección de datos personales ................................... 18 3.3. Declaración de conformidad.................................................................................................................... 19
TÍTULO V PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES1
CAPTÍTULO PRIMERO: DERECHO DE HÁBEAS DATA PARA INFORMACIÓN FINANCIERA, CREDITICIA, COMERCIAL, DE SERVICIOS Y LA PROVENIENTE DE TERCEROS PAÍSES
El ámbito de aplicación de las siguientes instrucciones se contrae a lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley Estatutaria 1266 de 2008, de conformidad con lo establecido por la Corte Constitucional en la sentencia C-1011 de 2008, respecto de los operadores, fuentes y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países vigilados por esta Superintendencia.
1.1 Circulación de la información
1.1.1. Entrega de la información a los titulares, a las personas autorizadas por éstos y a sus causahabientes
De conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 5 de la Ley 1266 de 2008, las Entidades que administren bases de datos deben tomar todas las medidas de seguridad razonables para garantizar que la información personal contenida en ellas, sea suministrada, únicamente, a los titulares, a las personas debidamente autorizadas por éstos o a sus causahabientes.
Para tal efecto y como mínimo, los operadores deben tener en cuenta las siguientes reglas al momento de atender las peticiones o consultas que aquellos presenten:
a) Verificar la calidad de titular de quien formula verbalmente una petición o consulta, así:
(i) Si la petición o consulta se realiza personalmente, deberá dejarse constancia de la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación.
(ii) Si la petición o consulta se realiza telefónicamente, siempre que el operador de información tenga habilitada esta opción, deberá validarse una información del titular que permita su identificación y conservarse un registro de la conversación.
b) Verificar que las peticiones o consultas escritas estén debidamente suscritas por el titular, quien debe acreditar su calidad así:
(i) Mediante la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación; o,
1 Resolución No. 76434 del 4 de diciembre de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48635 del 5 de diciembre de 2012. “por la cual se deroga el contenido del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre Acreditación, y se imparten instrucciones relativas a la protección de datos personales, en particular, acerca del cumplimiento de la Ley 1266 de 2008, sobre reportes de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, las cuales se incorporan en el citado Título”.
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(ii) A través de la presentación de documento que se encuentre debidamente autenticado mediante diligencia notarial de reconocimiento de contenido y firma (presentación personan( � o
(iii) Por cualquier otro medio que permita su identificación.
c) Verificar que se allegue el respectivo poder, otorgado con las formalidades de ley, cuando la petición o consulta se presente por escrito, a través de mandatario, apoderado o persona autorizada.
d) Verificar la calidad de causahabiente del titular de la información cuando la petición se presente por escrito por éstos.
e) Verificar que las peticiones o consultas relacionadas con las personas jurídicas se encuentren debidamente suscritas por su representante legal, quien deberá probar su condición con el respectivo documento que acredite la existencia y representación legal de la misma y la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación.
No será necesario acompañar el documento que acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica cuando el operador ya cuente con éste o cuando la información esté disponible a través del acceso a las bases de datos de las Entidades públicas o privadas que tengan a su cargo el deber de certificarla.
1.1.2. Entrega de información personal a las Entidades públicas del poder ejecutivo, a los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones
De conformidad con lo establecido en los literales d) y e) del artículo 5 de la Ley 1266 de 2008, las entidades públicas del poder ejecutivo y los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa que soliciten información a un operador, deberán indicar en la correspondiente solicitud, de manera expresa e inequívoca, la finalidad concreta para la cual requieren la información solicitada y las funciones precisas que les han sido conferidas por la ley relacionadas con dicha finalidad. Estas entidades, órganos y dependencias estarán sujetas al cumplimiento de los deberes de los usuarios de información, previstos en la ley.
1.2 Deberes de los operadores
1.2.1. Deber de garantizar en todo tiempo al titular de la información el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
Los operadores deben informar a los titulares de la información los derechos que la Ley 1266 de 2008 consagra en su favor y el procedimiento para la atención de peticiones, consultas y reclamos.
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Para tal efecto, deben publicar tal información en sus sedes, en un lugar visible ubicado en las áreas de atención al público, y en su página web. La información se publicará en lenguaje sencillo de forma que pueda ser comprendida fácilmente por los titulares.
1.2.2. Deber de adoptar una manual interno de políticas y procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares
Con el objeto de verificar el cumplimiento de la obligación establecida en el numeral 4 del artículo 7 de la Ley 1266 de 2008, los operadores de información deben remitir a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio una copia del manual de políticas y procedimientos que hayan adoptado, dentro de los treinta (30) días siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución y, posteriormente, cada vez que realicen cualquier modificación al mismo.
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá, en cualquier momento, hacer las observaciones pertinentes para que, si es del caso, el operador de información, en el término establecido por la Entidad, proceda a realizar los ajustes necesarios en aras de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley así como el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de hábeas data y de petición por parte de los titulares de información.
1.2.3. Deber de solicitar la certificación a la fuente de la existencia de la autorización otorgada por el titular
Con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 7 de la Ley 1266 de 2008, los operadores de información deben cumplir las siguientes instrucciones:
a) Dentro de los diez (10) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año deben enviar a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de esta Superintendencia una constancia, con corte a 31 de diciembre y 30 de junio, suscrita por su representante legal, en la que se manifieste expresamente que cumplieron con el deber de solicitar a las fuentes de información la certificación semestral de la existencia de la autorización previa y expresa para el reporte de información en sus bases de datos.
b) Dentro de los diez (10) primeros días hábiles de los meses de marzo y septiembre de cada año deben remitir a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de esta Superintendencia, en medio magnético, editable, en formatos de Excel, la relación de las fuentes que no cumplieron con la obligación de certificar la existencia de la autorización previa y expresa para el reporte de información de sus titulares. La citada relación debe contener, por lo menos:
(i) El nombre y/o razón social de la fuente de información incumplida.
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(ii) El número de identificación.
(iii) La última dirección registrada por la fuente.
(iv) La fecha en la cual se envió la solicitud de remisión de la certificación de la existencia de la autorización previa y expresa.
c) En caso de que las fuentes no envíen la certificación semestral establecida en el numeral 5 del artículo 7 de la Ley 1266 de 2008, dentro del término previsto en el literal a) anterior, los operadores deberán bloquear toda la información reportada sobre la cual la fuente no haya remitido la certificación de que cuenta con autorización. Los operadores procederán a efectuar el bloqueo de la información en un término máximo de veinte (20) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo respectivo. Una vez la fuente de información aporte la certificación semestral, el operador deberá desbloquear la información.
1.2.4. Deber de indicar en el respectivo registro individual que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular
Con fundamento en el deber establecido en el numeral 9 del artículo 7 de la Ley 1266 de 2008 y teniendo en cuenta que la información que reposa en las bases de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, los operadores deben incluir en el historial crediticio de los titulares todas las leyendas relacionadas con la discusión sobre su información.
Las leyendas de advertencia relacionadas con la discusión sobre la existencia y condiciones de la obligación a cargo del titular y la posible suplantación de su identidad, deben permanecer en el historial crediticio hasta que exista pronunciamiento definitivo de la autoridad judicial competente o de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando sea el caso, o cuando caduque el reporte negativo, lo que ocurra primero.
1.3 Deberes de las fuentes de información
1.3.1. Deber de garantizar la calidad de la información que las fuentes suministran a los operadores de los bancos de datos y/o a los usuarios
Las fuentes de información deberán observar los siguientes lineamientos, tendientes a garantizar la calidad de la información que suministran a los operadores de los bancos de datos y/o a los usuarios:
a) Las personas, entidades u organizaciones que actúen como fuentes de información deben tener un vínculo comercial, de servicio o de cualquier otra índole con el titular cuya información reporta y, además, tener disponibles las pruebas necesarias para demostrarlo.
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b) La información que reporten a los operadores debe corresponder a las condiciones reales de la obligación al momento del reporte, por lo que la información suministrada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable y estar sustentada mediante los soportes que permitan demostrar la existencia y las condiciones de la obligación a su favor. No puede reportarse información que carezca de los soportes que demuestren el origen, existencia y condiciones de la obligación. En caso de haberse efectuado el reporte sin contar con los soportes que permitan acreditar la existencia y condiciones de la obligación, deberá eliminarse la información una vez surtido el trámite del reclamo respectivo.
1.3.2. Deber de rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los operadores
La fuente de información que establezca que en las bases de datos de los operadores es incorrecta la información reportada, deberá rectificarla o eliminarla directamente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir del momento en que evidenció el error, o instruir al operador en dicho término para que rectifique o elimine dentro de los cinco (5) días siguientes de recibida la instrucción, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
1.3.3. Deber de solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por los titulares de la información y de asegurarse de no entregar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 5 del artículo 8 de la Ley 1266 de 2008, las fuentes de información deben garantizar que todo reporte de información positiva o negativa que repose en la base de datos de un operador de información, sin excepción alguna, cuente con la autorización otorgada por su titular. Dicha autorización debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ser expresa, es decir, contener la manifestación de una voluntad libre, específica e inequívoca que le permita a la fuente recopilar, disponer o divulgar la información crediticia del titular.
b) Ser previa, esto es, otorgada con antelación al reporte de la información.
La autorización previa y expresa a la que hace referencia el numeral 5 del artículo 8 de la Ley 1266 de 2008 puede ser otorgada de manera verbal o mediante documento físico o electrónico, siempre que cumpla con los siguientes requisitos:
(i) Que la fuente de la información identifique plenamente al titular en el momento en que se otorgue dicha autorización.
(ii) Que el titular exprese su voluntad de manera previa, libre, espontánea, específica e inequívoca en el sentido de autorizar a la fuente para recopilar, usar o divulgar su información.
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(iii) Que se informe plenamente al titular acerca de la finalidad para la cual está otorgando la autorización.
(iv) En caso de que la autorización se otorgue por medios electrónicos, que la misma se ajuste a las previsiones contempladas en la Ley 527 de 1999 y demás normas aplicables.
(v) Que se conserve copia de la misma. En los casos en que la autorización se obtenga por vía telefónica, se deberá guardarse la respectiva grabación.
Cualquier dato positivo o negativo que repose en la base de datos de un operador de información sin contar con la autorización otorgada por su titular, debe ser eliminado de manera inmediata, una vez se advierta la ausencia de la misma como consecuencia de la solicitud del titular, surtida a través del respectivo reclamo.
En los casos de enajenación de obligaciones, la autorización previa y expresa otorgada por el titular de la información a la entidad originadora de la obligación, se considera válida para efectos de realizar los reportes de información negativa y/o positiva ante los operadores, sin perjuicio del deber de la fuente de acreditar tal enajenación.
1.3.4. Deber de certificar semestralmente al operador que la información se encuentra en discusión por parte de su titular
La certificación a la que se refiere el numeral 6 del artículo 8 de la Ley 1266 de 2008 puede ser emitida en forma general por las fuentes, manifestando que la información suministrada a los operadores cuenta con la respectiva autorización. Previamente a la expedición de la certificación, la fuente debe verificar la existencia de las correspondientes autorizaciones para cada uno de los datos que informa a los operadores.
1.3.5. Deber de informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular
Con fundamento en el deber establecido en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1266 de 2008, corresponde a las fuentes informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular para que incluya la leyenda de “reclamo en trámite”. Si la fuente de información resuelve el reclamo presentado por el titular de información dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de radicación, no habrá lugar a informar al operador que el reporte se encuentra en discusión.
Al informar al operador sobre la discusión de la información por parte del titular, las fuentes de información deben indicarle la causa de la discusión, de acuerdo al cuadro de tipologías establecido en el numeral 1.9.2 del Capítulo Primero del Título V de esta Circular.
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Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio comunique a la fuente el inicio de una actuación administrativa o le notifique la apertura de una investigación tendiente a determinar la procedencia de la eliminación, actualización o rectificación del dato de un titular específico, ésta deberá informar al operador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes para que éste incluya la leyenda de “actuación administrativa o investigación en trámite”, la cual permanecerá hasta que quede en firme la decisión de la Entidad.
En los casos en que el titular reclame por suplantación de identidad, la fuente debe informar al operador para que incluya la leyenda respectiva respecto del titular y de la obligación u obligaciones que afectan a éste con la suplantación. En todo caso, la fuente debe adelantar el trámite correspondiente con el fin de establecer si hay indicios que lleven a eliminar el reporte de información, tanto positiva como negativa, en el historial crediticio. Si como resultado del trámite determina que no procede la eliminación de la información, el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que ésta se pronuncie.
1.3.6. Deber de comunicar al titular de la información previamente al reporte
En caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio requiera a la fuente para que allegue la prueba del envío de la comunicación previa a que hace referencia el artículo 12 de la Ley 1266 de 2008, ésta debe aportar lo siguiente:
a) Copia de la comunicación escrita enviada al titular de la información con la certificación de haber sido remitida a la última dirección registrada ante la fuente y la fecha de envío, o copia del extracto o de la factura enviada al titular de la información, en el cual se incluyó la comunicación previa al reporte, con la certificación de haber sido remitido a la última dirección registrada ante la fuente y la fecha de envío. En este último evento, cuando la comunicación previa se incluya en el extracto o en la factura, el texto de la misma debe ser claro, legible, fácilmente comprensible y ubicarse en un lugar visible del documento.
b) En los casos en que se utilicen otros mecanismos de remisión de la comunicación, se debe allegar la prueba que acredite que la fuente acordó previamente con el titular un mecanismo diferente para informar sobre el eventual reporte negativo a efectuar.
c) En los casos en los que las fuentes de información hayan adquirido la obligación objeto de reporte mediante compraventa, subrogación, cesión de derechos o cualquier otra forma de transferencia del derecho de dominio, se tendrá como válida la comunicación previa remitida por el cedente u originador del crédito, siempre que la información haya continuado en el tiempo y el vendedor de la obligación no la haya eliminado del historial crediticio. En los casos en los cuales el reporte efectuado por el cedente u originador del crédito haya sido realizado antes de la entrada en vigencia de la Ley 1266 de 2008, no se les exigirá dicha comunicación previa.
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Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio profiera una orden de eliminación de un reporte, como resultado de una actuación administrativa o de una investigación en la que no se haya acreditado la remisión al titular de la comunicación previa, la fuente deberá informar al operador que no cumplió con este requisito y eliminar el reporte negativo hasta tanto se cumpla con él. Cuando la eliminación del reporte tenga como causa el incumplimiento del deber de remitir la comunicación previa, la fuente no podrá reportar esa obligación con información positiva y, en consecuencia, las casillas o vectores correspondientes deberán aparecer sin información.
1.4 Deberes de los usuarios de información
El usuario de información sólo podrá consultar la historia crediticia de un titular en cumplimiento de los principios de finalidad y circulación restringida de la administración de datos personales, establecidos en los literales b) y c) del artículo 4 de la Ley 1266 de 2008. Si la finalidad para la cual consulta la información es diferente al cálculo del riesgo crediticio, deberá acreditar que cuenta con la correspondiente autorización previa y expresa del titular.
1.5 Principio de favorecimiento a una actividad de interés público
Para permitir la consulta gratuita de la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países por parte del titular, al menos una (1) vez cada mes calendario, los operadores tendrán en cuenta las siguientes instrucciones:
a) Informar, de manera clara y precisa, a través de la línea de atención al cliente, la página web y en las áreas de servicio para la atención de peticiones, consultas y reclamos, los canales con los que cuenta el titular para acceder de manera gratuita a su información.
b) Los operadores podrán habilitar un canal electrónico, como la página web, para que los titulares puedan acceder a su historia de crédito, siempre y cuando cuenten con las debidas seguridades para verificar la identidad del titular e impedir la pérdida, alteración o uso no autorizado o fraudulento de los registros almacenados.
1.6 Permanencia de la información negativa
La permanencia de la información negativa está sujeta a las siguientes reglas:
a) El término de permanencia de la información negativa no podrá exceder el doble de la mora reportada, cuando la misma sea inferior a dos (2) años.
b) En el caso en que la mora reportada sea igual o superior a dos (2) años, el dato negativo permanecerá por cuatro (4) años más, contados a partir de la fecha en que se extinga la obligación por cualquier modo.
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c) En los casos en que la obligación permanezca insoluta, el término de caducidad de los datos negativos de un titular de información será de catorce (14) años contados a partir de la fecha de exigibilidad de la obligación.
Cuando el titular de información presente un reclamo, corresponderá a la fuente pronunciarse dentro del término legal establecido para ello. Si el titular de información no está de acuerdo con la respuesta de la fuente podrá presentar su reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio para que ésta se pronuncie.
1.7 Peticiones, consultas y reclamos
En el procedimiento para atender las peticiones, consultas y reclamos, los operadores y las fuentes de información deberán atender las siguientes instrucciones:
a) Los operadores de información deben contar en sus sedes con un área de servicios para la atención de peticiones, consultas y reclamos e implementar mecanismos adicionales, como líneas de atención telefónica o medios virtuales, que garanticen la recepción de las peticiones, consultas y reclamos, de modo ágil y eficaz.
b) Las peticiones, consultas y reclamos presentados ante los operadores y/o las fuentes deben ser resueltas de fondo. La respuesta correspondiente debe ser clara, precisa y congruente con lo solicitado.
c) Las respuestas a las peticiones, consultas y reclamos presentados ante los operadores y/o las fuentes deben ser comunicadas al titular de la información, dentro del término establecido en la ley. Tales respuestas deben ser remitidas a la dirección señalada por el titular en el momento de presentar su solicitud y, en el caso de que no la haya especificado, a la última dirección registrada. En caso de que las peticiones o los reclamos se presenten por medios electrónicos o verbalmente, podrán resolverse por el mismo medio, para lo cual se debe conservar copia de la respuesta o la grabación respectiva.
De acuerdo con lo señalado en el literal b) del numeral 1.5 del Capítulo Primero del Título V de esta Circular, las consultas podrán atenderse por canales electrónicos, siempre y cuando sea posible verificar la identidad del titular y garantizar la seguridad de la información.
La remisión de las peticiones, consultas y reclamos por parte de los operadores a las fuentes de información no exime a los operadores del deber de responder al titular todas y cada una de las cuestiones planteadas dentro del término señalado en la ley. En tal sentido, los operadores deben informar al titular todo lo manifestado por la fuente expresamente.
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Parágrafo Primero: Para garantizar el ejercicio del derecho de los titulares a solicitar rectificaciones, actualizaciones o eliminaciones de sus datos contenidos en las bases de datos, los operadores y fuentes de información deben implementar un sistema para presentar reclamos utilizando diferentes medios informáticos, como internet o correo electrónico y crear formularios claros y sencillos para dicha presentación. En este sistema, además, deberá generarse un número de radicación y una confirmación automática de recepción del reclamo presentado para que el ciudadano pueda hacer seguimiento a su solicitud.
Parágrafo Segundo: Las adecuaciones ordenadas deben realizarse dentro de los seis (6) meses siguientes a la incorporación de las modificaciones introducidas al presente Título.
1.8 Administradores de cartera y afianzadores
Para efectos de dar aplicación a las instrucciones contenidas en el presente Capítulo, se entienden como administradores de cartera las personas naturales y jurídicas de derecho público o privado encargadas de la administración y recaudo de cartera, por cuenta del legítimo acreedor. Por su parte, son afianzadores las personas naturales y jurídicas de derecho público o privado encargadas de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de un contrato a través de una fianza.
Con el fin de que los reportes realizados por un administrador de cartera o una entidad afianzadora cumplan con el deber de veracidad del dato, los operadores de información deberán incluir en la respectiva historia crediticia la siguiente información:
a) El nombre o razón social de la fuente de información que deberá corresponder al acreedor actual de la obligación, es decir, a quien adquirió la cartera o a quien realizó el pago de la obligación en calidad de afianzador y se subrogó en la misma por virtud de la ley.
b) El nombre o razón social del administrador de la cartera o el afianzador, si fuera una entidad diferente.
c) El nombre o razón social del acreedor originador de la cartera, en el caso de administradores de cartera.
1.9 Calidad en atención al ciudadano
1.9.1. Remisión de información por parte de los operadores
Dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, los operadores de información deben remitir a la Dirección de Investigación de Protección de Datos
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Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio un informe en medio magnético, editable, en Excel, en el que suministren la siguiente información, relacionada con el semestre calendario inmediatamente anterior (enero – junio y julio – diciembre):
a) El número de reclamos presentados por los titulares directamente ante el operador, especificando el nombre e identificación de la fuente y/o el usuario de información y la causa del reclamo, de acuerdo con las tipologías establecidas en el numeral 1.9.2 siguiente. Cuando se trate de reclamos presentados con base en el reporte de información realizado por una fuente, se deberá informar el número total de titulares reportados por esa fuente.
b) El número de reclamos presentados por los titulares directamente ante las fuentes y/o usuarios de información y registrados en el sistema del operador, especificando el nombre e identificación de la fuente y/o usuario y la causa del reclamo, de acuerdo con las tipologías establecidas en el numeral 1.9.2 siguiente. Cuando se trate de reclamos presentados con base en el reporte de información realizado por una fuente, se deberá informar el número total de titulares reportados por esa fuente.
Para la remisión a la Superintendencia de Industria y Comercio de la información a que se refiere el literal b), el operador deberá adaptar su sistema de información con el fin de que las fuentes y/o usuarios puedan indicar la causa de la reclamación presentada por el titular ante ellos, de acuerdo con las tipologías establecidas en el numeral 1.9.2 siguiente.
Parágrafo: El primer informe que los operadores de información deberán presentar a la Superintendencia de Industria y Comercio será el correspondiente al semestre comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de 2013 y deberá ser entregado a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes del mes de agosto. A partir del primero (1) de enero de 2013 las fuentes deberán empezar a reportar a los operadores los reclamos presentados ante éstas de acuerdo con las tipologías establecidas en el numeral 1.9.2 siguiente.
1.9.2. Tipología de reclamos
Las fuentes informarán a los operadores los reclamos que les sean presentados de acuerdo con la siguiente tipología, de manera discriminada por subtipología y código numérico, con el fin de que los operadores puedan remitir a la Superintendencia de Industria y Comercio la información solicitada en los literales a) y b) del numeral 1.9.1 anterior:
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TIPOLOGÍA DE RECLAMOS
SUBTIPOLOGÍA DE RECLAMOS CÓDIGO
NUMÉRICO
Actualizar información
No actualización de la información 01
No reporte de información oportuno 02
Reporte de información incompleta o parcial 03
No inclusión de las respectivas leyendas 04
Inconformidad con la permanencia de la información negativa 05
Rectificar la información
No rectificación de información errónea 06
Inexistencia de la obligación reportada o negación de la relación contractual
07
No contar con los documentos soporte de la obligación 08
No contar con la autorización previa y expresa del titular para reportar información
09
No certificar semestralmente al operador que la información suministrada cuenta con la respectiva autorización del titular
10
No remitir la comunicación previa al reporte 11
Conocer la información
Negación de acceso a la información 12
No atender las peticiones y reclamos presentados por los titulares de fondo y oportunamente
13
No adoptar las medidas de seguridad adecuadas sobre la información obtenida en las bases de datos de los operadores
14
Utilizar la información para una finalidad diferente a aquella para la cual fue entregada
15
Consulta de información no autorizada por el titular, cuando esta sea requerida
16
No contar con medidas adecuadas de seguridad 17
No informar al titular sobre la utilización que se le está dando a su información
18
No informar al titular la finalidad de la recolección de la información
19
No guardar reserva sobre la información obtenida en las bases de datos de los operadores
20
Otros (Describir el motivo) 21
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CAPTÍTULO SEGUNDO: REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS –RNBD*
2.1. Información adicional que deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD
Los Responsables del tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y personas jurídicas de naturaleza pública deben inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD- la siguiente información, además de la establecida mediante el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015:
a) Información almacenada en la base de datos. Es la clasificación de los datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y subcategorías, de acuerdo con la naturaleza de los mismos.
b) Medidas de seguridad de la información. Corresponde a los controles implementados por el Responsable del Tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos que está registrando, teniendo en cuenta las preguntas dispuestas para el efecto en el RNBD. Tales preguntas no constituyen de ninguna manera instrucciones acerca de las medidas de seguridad que deben implementar los Responsables del Tratamiento de datos personales.
c) Procedencia de los datos personales. La procedencia de los datos se refiere a si estos son recolectados del Titular de la información o suministrados por terceros y si se cuenta con la autorización para el tratamiento o existe una causal de exoneración, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
d) Transferencia internacional de datos personales. La información relacionada con la Transferencia internacional de datos personales comprende la identificación del destinatario como Responsable del Tratamiento, el país en el que este se encuentra ubicado y si la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepción en los términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
* Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49686 del 4 de noviembre de
2015 que “Adiciona el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular Única, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD.
Circular Externa No. 03 del 1 de agosto de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50672 del 1 de agosto de 2018. Mediante la cual se Modifica los numerales 2.1 al 2.4 y elimina los numerales 2.5 al 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
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e) Transmisión internacional de datos personales. La información relacionada con la Transmisión internacional de datos comprende la identificación del destinatario como Encargado del Tratamiento, el país en el que este se encuentra ubicado, si se tiene un contrato de transmisión de datos en los términos señalados en el artículo 2.2.2.25.5.2 de la Sección 5 del Capítulo 25 del Decreto Único 1074 de 2015 o si la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) Reporte de novedades. Se reportarán como novedades los reclamos presentados por los Titulares ante los Responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD y/o sus Encargados y los incidentes de seguridad que afecten las bases de datos administradas por cualquier Responsable del Tratamiento, así:
(i) Reclamos presentados por los Titulares. Corresponde a la información de los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o el Encargado del tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero – junio y julio – diciembre). Esta información se reportará teniendo en cuenta lo manifestado por los Titulares y los tipos de reclamos prestablecidos en el RNBD. El reporte deberá ser el resultado de consolidar los reclamos presentados por los Titulares ante los Responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD y sus respectivos Encargados del Tratamiento.
(ii) Incidentes de seguridad. Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado, que deberán reportarse al RNBD por parte de los Responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.
Los Responsables del Tratamiento que no se encuentren obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD y los Encargados del Tratamiento, deberán hacer el reporte de los incidentes de seguridad que afecten la información contenida en estas mediante el aplicativo dispuesto para tal fin en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio en el micrositio de la Delegatura para la Protección de Datos Personales o mediante cualquiera de los canales habilitados por la entidad para recibir comunicaciones dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.
La información relacionada con las medidas de seguridad, los reclamos presentados por los Titulares y los incidentes de seguridad reportados en el RNBD no estará disponible para consulta pública.
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2.2. Procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD*
Los Responsables del Tratamiento de datos personales, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales o superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y personas jurídicas de naturaleza pública, deberán inscribir sus bases de datos en el RNBD, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el “Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD” publicado en el sitio Web de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co.
La inscripción se realizará en línea en el portal Web de esta entidad1.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.26.3.1 de la Sección 3 del Capítulo 26 del Decreto 1074 de 20152, dicha inscripción se llevará a cabo en los siguientes plazos:
a) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deben realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018.
b) Los Responsables del Tratamiento, sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), deben realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018.
c) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza pública, deben realizar la referida inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019.
A cada base de datos se le asignará un número de radicado, una vez se finalice el procedimiento de inscripción. La información inscrita en el RNBD estará sujeta a verificación de esta Superintendencia.
* Circular Externa No. 01 del 11 de Enero de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50114 del 12 de enero de 2017.
Que modifica los numerales 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
Circular Externa No. 03 del 1 de agosto de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50672 del 1 de agosto de 2018. Mediante la cual se Modifica los numerales 2.1 al 2.4 y elimina los numerales 2.5 al 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
1 www.sic.gov.co. Se ingresa por el micrositio de “Protección de datos personales” ubicado en la barra horizontal superior y luego por “Registro Bases de Datos”.
2 Modificado por el Decreto 1759 del 8 de noviembre de 2016.
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2.3. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD*
Los responsables de Tratamiento que de conformidad con lo establecido en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 están obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información registrada, como se indica a continuación:
(i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
(ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020.
Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal f) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2019 con la información que corresponda al primer semestre del 2019.
Los Responsables del Tratamiento que no están obligados a efectuar el registro de sus bases de datos y que realizaron dicho trámite, no están obligados a efectuar la actualización a que hace referencia este numeral y la información por ellos registrada no estará disponible para consulta pública.
2.4. Consulta del Registro Nacional de Bases de Datos RNBD
La consulta del RNBD se encuentra habilitada en el portal web de esta entidad, con el fin de que los Titulares de información y terceros puedan acceder a los registros efectuados por los Responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD.
* Circular Externa No. 01 del 11 de Enero de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50114 del 12 de enero de 2017. Que modifica los numerales 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
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2.5. ELIMINADO
2.6. ELIMINADO*
2.7. ELIMINADO *
CAPTÍTULO TERCERO: TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES
3.1. Estándares de un nivel adecuado de protección del país receptor de la información personal
El análisis para establecer sí un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos personales, a efectos de realizar una transferencia internacional de datos, estará orientado a determinar si dicho país garantiza la protección de los mismos, con base en los siguientes estándares:
a) Existencia de normas aplicables al tratamiento de datos personales.
Circular Externa No. 03 del 1 de agosto de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50672 del 1 de agosto de 2018. Mediante la cual se Modifica los numerales 2.1 al 2.4, Se eliminó el numeral 2.5. Información adicional que deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos RNBD, del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
* Circular Externa No. 01 del 11 de Enero de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50114 del 12 de enero de 2017. Que modifica los numerales 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
Circular Externa No. 03 del 1 de agosto de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50672 del 1 de agosto de 2018. Mediante la cual se Modifica los numerales 2.1 al 2.4, Se eliminó el numeral 2.6. Procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD-, del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
* Circular Externa No. 01 del 11 de Enero de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50114 del 12 de enero de 2017. Que modifica los numerales 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
Circular Externa No. 03 del 1 de agosto de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50672 del 1 de agosto de 2018. Mediante la cual se Modifica los numerales 2.1 al 2.4, Se eliminó el numeral 2.7. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD-, del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única.
Circular Externa No. 05 del 10 de agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50321 del 10 de agosto de 2017. “Que adiciona un Capítulo Tercero al Título V de la Circular Única”.
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b) Consagración normativa de principios aplicables al Tratamiento de datos, entre otros: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
c) Consagración normativa de derechos de los Titulares.
d) Consagración normativa de deberes de los Responsables y Encargados.
e) Existencia de medios y vías judiciales y administrativas para garantizar la tutela efectiva de los derechos de los Titulares y exigir el cumplimiento de la ley.
f) Existencia de autoridad (es) pública (s) encargada (s) de la supervisión del Tratamiento de datos personales, del cumplimiento de la legislación aplicable y de la protección de los derechos de los titulares, que ejerza (n) de manera efectiva sus funciones.
3.2. Países que cuentan con un nivel adecuado de protección de datos personales *
Teniendo en cuenta los estándares señalados en el numeral 3.1 anterior y el análisis efectuado por esta Superintendencia, garantizan un nivel adecuado de protección los siguientes países: Alemania; Australia, Austria; Bélgica; Bulgaria; Chipre; Costa Rica; Croacia; Dinamarca; Eslovaquia; Eslovenia; Estonia; España; Estados Unidos de América; Finlandia; Francia; Grecia; Hungría; Irlanda; Islandia; Italia; Japón; Letonia; Lituania; Luxemburgo; Malta; México; Noruega; Países Bajos; Perú; Polonia; Portugal; Reino Unido; República Checa; República de Corea; Rumania; Serbia; Suecia; y los países que han sido declarados con el nivel adecuado de protección por la Comisión Europea.
La Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá, en cualquier tiempo, su capacidad regulatoria para revisar la lista anterior y proceder a incluir a quienes no hacen parte de la misma o para excluir a quien se considere conveniente, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la ley.
Parágrafo Primero: Sin perjuicio de que las transferencias de datos personales se realicen a países que tienen un nivel adecuado de protección, los Responsables del Tratamiento, en virtud del principio de responsabilidad demostrada, deben ser capaces de demostrar que han implementado medidas apropiadas y efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales que
Circular Externa No. 08 del 15 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50448 del 15 de diciembre de 2017. Mediante la cual se modifica el numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única.
* Circular Externa No- 02 del 23 de marzo de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50544 del 23 de marzo de 2018.
Mediante la cual se modifica el numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única con el fin de incluir el país de “Australia” dentro de la lista de países contenida en este numeral.
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transfieren a otro país y para otorgar seguridad a los registros al momento de efectuar dicha transferencia.
Parágrafo Segundo: Cuando la Transferencia de datos personales se vaya a realizar a un país que no se encuentre dentro de los relacionados en el presente numeral, corresponderá al Responsable del tratamiento que efectuará la transferencia verificar sí la operación está comprendida dentro de una de las causales de excepción establecidas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, o, sí ese país cumple con los estándares fijados en el numeral 3.1 anterior, casos en los cuales podrá realizar la transferencia, o, de no cumplirse ninguna de las condiciones anteriores, solicitar la respectiva declaración de conformidad ante esta Superintendencia.
Parágrafo Tercero: El simple tránsito transfronterizo de datos no comporta una transferencia de datos a terceros países. El tránsito transfronterizo de datos se refiere al simple paso de los datos por uno o varios territorios utilizando la infraestructura compuesta por todas las redes, equipos y servicios requeridos para alcanzar su destino final.
Parágrafo Cuarto: Es posible realizar la transmisión de datos personales a los países que cuentan con un nivel adecuado de protección de datos personales, en los términos que rigen la transferencia de datos personales.
3.3. Declaración de conformidad
Para solicitar la Declaración de Conformidad para la transferencia internacional de datos personales, el Responsable del tratamiento deberá radicar una petición ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos de la Entidad, o a través del correo electrónico contactenos@sic.gov.co, en la que suministre la información contenida en la “Guía para Solicitar la Declaración de Conformidad sobre Transferencias Internacionales de Datos Personales”, publicada en la página web de esta Superintendencia. Los soportes y documentos remitidos deben estar traducidos al castellano.
Este trámite se rige por el Procedimiento Administrativo General establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En todos los casos, la Superintendencia está facultada para requerir información adicional y adelantar las diligencias que considere necesarias, tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.
Parágrafo: Cuando los Responsables del Tratamiento, que a efectos de cumplir con el principio de responsabilidad demostrada, suscriban un contrato con el Responsable del Tratamiento destinatario de los datos o implementen otro instrumento jurídico mediante el cual señalen las condiciones que regirán la transferencia internacional de datos personales y mediante las cuales garantizarán el
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cumplimiento de los principios que rigen el tratamiento, así como de las obligaciones que tienen a cargo, se presumirá que la operación es viable y que cuenta con Declaración de Conformidad.
En consecuencia, los Responsables del Tratamiento podrán realizar dicha transferencia, previa comunicación remitida a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante la cual informen sobre la operación a realizar y declaren que han suscrito el contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia, lo cual podrá ser verificado en cualquier momento por esta Superintendencia y, en caso de que se evidencie un incumplimiento, podrá adelantar la respectiva investigación e imponer las sanciones que correspondan y ordenar las medidas a que haya lugar.
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TITULO VI METROLOGÍA LEGAL .............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO PRIMERO SISTEMA LEGAL DE UNIDADES EN COLOMBIA ......................................................................... 1
1.1 Sistema Internacional de Unidades – SI...................................................................................................................... 1 1.2 Unidades básicas del Sistema Internacional de Unidades .......................................................................................... 1
CAPÍTULO SEGUNDO PRESENTACIÓN Y ROTULADO DE PRODUCTOS ENVASADOS O EMPACADOS .................. 1
2.1 Productos envasados o empacados nacionales o importados.................................................................................... 1 2.2 Rotulado de los empaques o envases respecto de su contenido neto ....................................................................... 2
CAPÍTULO TERCERO CONTROL METROLÓGICO DE LOS INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN ...................................... 3
3.1 Ámbito de aplicación.................................................................................................................................................... 3 3.2 Excepciones ................................................................................................................................................................ 3 3.3 Definiciones ................................................................................................................................................................. 4 3.4 Fases de control metrológico....................................................................................................................................... 5 3.4.1. Fase de evaluación de la conformidad ....................................................................................................................... 5 3.4.2. Fase de instrumentos de medición en servicio ........................................................................................................... 5 3.5. Responsabilidad del titular del instrumento de medición............................................................................................. 8 3.5.1. Obligación de mantener el instrumento de medición ajustado en todo momento ...................................................... 8 3.5.2. Obligación de reparación ............................................................................................................................................ 8 3.5.3. Sujeto responsable del control metrológico de instrumentos de medición en servicio ............................................... 8 3.5.4. Deber de custodia de los precintos de seguridad de un instrumento de medición..................................................... 9 3.5.5. Deber de colaboración ................................................................................................................................................ 9 3.6. Autoridad encargada de ejercer inspección, vigilancia y control en materia de metrología Legal................................. 9 3.6.1. Designación para el ejercicio de funciones de verificación metrológica ................................................................... 10 3.6.2. Socialización de las normas sobre metrología legal ................................................................................................. 10 3.6.3. Documentación de los procedimientos de control metrológico................................................................................. 10 3.7. Reparadores de instrumentos de medición ............................................................................................................... 10 3.7.1. Requisitos ................................................................................................................................................................. 10 3.7.2. Reparación y precintado del instrumento de medición ............................................................................................. 11 3.7.3. Deber de reportar la reparación a la Superintendencia de Industria y Comercio ..................................................... 11 3.8. Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM .................................................................................... 12 3.8.1. Generalidades........................................................................................................................................................... 12 3.8.2. Control y vigilancia del OAVM................................................................................................................................... 12 3.8.3. Funciones generales................................................................................................................................................. 12 3.8.4. Documentación de los procedimientos de verificación metrológica.......................................................................... 13 3.9. Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL .............................................................................................. 13 3.9.1. Objeto........................................................................................................................................................................ 13 3.9.2. Carácter público de la información registrada en SIMEL.......................................................................................... 13 3.9.3. Inscripción de productores e importadores de instrumentos de medición ................................................................ 13 3.9.4. Inscripción de Organismos Autorizados de Verificación Metrológica ....................................................................... 13 3.9.5. Inscripción de reparadores de instrumentos de medición......................................................................................... 14 3.9.6. Inscripción de titulares e instrumentos de medición en servicio sujetos al cumplimiento de reglamento técnico
metrológico ............................................................................................................................................................. 14 3.10. Régimen de infracciones y sanciones ....................................................................................................................... 14 3.10.1. Facultades administrativas...................................................................................................................................... 14
Pág. xii IndiceGeneral
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3.10.2. Régimen sancionatorio ........................................................................................................................................... 14
CAPÍTULO CUARTO CONTENIDO DE PRODUCTO EN PREEMPACADOS * ................................................................ 14
4.1 Alcance. Este reglamento especifica: ........................................................................................................................ 14 4.2 Terminología.............................................................................................................................................................. 15 4.3 Requisitos Metrológicos para preempacados............................................................................................................ 16 4.3.1 Contenido promedio ............................................................................................................................................... 16 4.3.2. Contenido de los preempacados individuales ........................................................................................................ 17 4.4 Ensayo de Referencia para requisitos metrológicos ................................................................................................. 17 4.5. Determinación de la tara............................................................................................................................................ 21 4.5.1 Generalidades ........................................................................................................................................................ 21 4.5.2 . Determinación de la tara seca sin usar o tara seca usada................................................................................... 21 4.6 Condiciones especiales de verificación ..................................................................................................................... 22 4.7 Disposiciones de preempacados engañosos ............................................................................................................ 22 4.8 Deficiencia Tolerable o Tolerancia por Defecto para el producto preempacado “panela en molde” ......................... 23 4.9 Régimen Sancionatorio ............................................................................................................................................. 23
CAPÍTULO QUINTO ORGANISMOS AUTORIZADOS DE VERIFICACION METROLÓGICA .......................................... 24
5.1. Objeto y ámbito de aplicación.................................................................................................................................... 24 5.2. Definición y naturaleza jurídica de los Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM ..................... 24 5.3. Requisitos de elegibilidad .......................................................................................................................................... 24 5.4. Obligaciones del OAVM............................................................................................................................................. 25 5.4.1 Obligación de acreditación ..................................................................................................................................... 25 5.4.2. Recursos suficientes para la verificación metrológica ........................................................................................... 26 5.4.3. Competencias en la verificación metrológica............................................................................................................ 26 5.4.4. Imparcialidad en la realización de actividades de verificación metrológica .............................................................. 26 5.4.6. Integridad del resultado de la actividad metrológica ................................................................................................. 27 5.4.7. Disponibilidad de garantías....................................................................................................................................... 27 5.4.8. Confidencialidad de la información........................................................................................................................ 28 5.4.9. Sistema de gestión de Calidad ................................................................................................................................. 28 5.4.10. Obligación de documentación y conservación de información relativa a sus funciones......................................... 28 5.5. Reglas de subcontratación........................................................................................................................................... 29 5.6. Tareas conexas a la verificación metrológica .............................................................................................................. 29 5.7. Mecanismo de supervisión y control del OAVM ........................................................................................................ 30 5.8. Deber de cooperación ............................................................................................................................................... 31 5.9. Remuneración de los servicios realizados ................................................................................................................ 31 5.10. Distribución geográfica para la designación de OAVM ............................................................................................. 31 4.10 31 5.11. Periodo de vigencia del nombramiento como Organismo Autorizado de verificación Metrológica ........................... 31
CAPÍTULO SEXTO. REGLAMENTO TÉCNICO METROLÓGICO APLICABLE A INSTRUMENTOS DE PESAJE DE FUNCIONAMIENTO NO AUTOMÁTICO (BALANZAS) ................................................. 32
6.1. Objeto ........................................................................................................................................................................ 32 6.2. Ámbito de aplicación .................................................................................................................................................... 33 6.3. Definiciones.................................................................................................................................................................. 34 6.4. Principios técnicos ....................................................................................................................................................... 34 6.4.1. Unidades de medida ................................................................................................................................................. 34 6.4.2. Principios de los requisitos metrológicos .................................................................................................................. 34 6.4.3. Principios de los requisitos técnicos ......................................................................................................................... 35
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6.4.4. Aplicación de los requisitos....................................................................................................................................... 35 6.5. Requisitos metrológicos, técnicos y generales de construcción................................................................................ 35 6.6. Marcado de instrumentos y módulos ......................................................................................................................... 35 6.6.1. Marcado de instrumentos de pesaje no sometidos a control metrológico ................................................................ 35 6.7. Demostración de la conformidad ................................................................................................................................. 36 6.7.1. Disposiciones comunes ............................................................................................................................................ 36 6.7.1.1. Normas equivalentes ............................................................................................................................................. 36 6.7.1.2. Disposición transitoria ............................................................................................................................................ 37 6.7.1.3. Requisitos para la expedición del certificado de examen de modelo .................................................................... 37 6.7.1.3.1. Ensayos y exámenes para la expedición del certificado de examen de modelo ................................................ 38 6.7.1.4. Requisitos para la expedición de la declaración de conformidad de los instrumentos de pesaje individualmente
considerados .......................................................................................................................................................... 38 6.7.1.4.1. Ensayos y exámenes para la expedición de la declaración de conformidad del instrumento de pesaje............ 39 6.7.1.5. Documentación técnica del instrumento de pesaje................................................................................................ 39 6.7.1.6. Precintado del instrumento de pesaje.................................................................................................................... 40 6.8. Obligaciones del productor e importador ................................................................................................................... 41 6.9. Prohibición de comercialización y uso de instrumentos de pesaje............................................................................ 43 6.10. Autoridad de inspección, vigilancia y control ............................................................................................................. 43 6.10.1. Designación para el ejercicio de funciones de verificación metrológica de los instrumentos de pesaje en servicio
................................................................................................................................................................................ 43 6.11. Verificación metrológica de instrumentos de pesaje en servicio ............................................................................... 44 6.11.1. Procedimiento de regularización y de verificación metrológica periódica y de después de reparación o
modificación............................................................................................................................................................ 44 6.11.1.1. Plazos de la verificación metrológica periódica y su modificación....................................................................... 45 6.11.2. Documentación del procedimiento de verificación metrológica y de la regularización de instrumentos de pesaje en
SIMEL ..................................................................................................................................................................... 46 6.11.3. Alcance del procedimiento de verificación .............................................................................................................. 47 6.11.4. Examen Administrativo ........................................................................................................................................... 47 6.11.4.1. Comprobación de los datos contenidos en la tarjeta de control metrológico del instrumento de pesaje............. 47 6.11.4.2. Comprobación de la marca de regularización...................................................................................................... 47 6.11.4.3. Placa de características del instrumento de pesaje............................................................................................. 48 6.11.4.4. Comprobación de precintos ................................................................................................................................. 49 6.11.5. Examen metrológico del instrumento de pesaje ..................................................................................................... 49 6.11.5.1. Equipos a utilizar para la realización de los ensayos........................................................................................... 49 6.11.5.2. Condiciones ambientales ..................................................................................................................................... 49 6.11.5.3. Precarga............................................................................................................................................................... 50 6.11.6. Ensayos .................................................................................................................................................................. 50 6.11.6.1. Ensayo de excentricidad ...................................................................................................................................... 50 6.11.6.2. Ensayo de pesaje................................................................................................................................................. 50 6.11.6.3. Ensayo de la exactitud del dispositivo de puesta a cero...................................................................................... 51 6.11.6.4. Ensayo de repetibilidad........................................................................................................................................ 51 6.11.6.5. Otros ensayos ...................................................................................................................................................... 51 6.12. Colocación de precintos ............................................................................................................................................ 52 6.13. Superación de la verificación metrológica ................................................................................................................. 53 6.14. No superación de la verificación metrológica ............................................................................................................ 55 6.15. Reparadores .............................................................................................................................................................. 57 6.15.1. Información de carácter administrativo y técnico .................................................................................................... 57 6.15.2. Actuaciones de los reparadores.............................................................................................................................. 58 6.15.3. Régimen de responsabilidad de los reparadores.................................................................................................... 59 6.16. Precintos de seguridad .............................................................................................................................................. 59
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6.16.1. Requisitos mínimos................................................................................................................................................. 59 6.16.2. Registro de precintos de seguridad ........................................................................................................................ 60 6.16.3. Responsabilidad en uso de los precintos................................................................................................................ 60 6.17. Régimen sancionatorio .............................................................................................................................................. 61 6.18. Régimen de transición ............................................................................................................................................... 61
CAPÍTULO SÉPTIMO. REGLAMENTO TÉCNICO METROLÓGICO APLICABLE A SURTIDORES, DISPENSADORES Y/O MEDIDORES DE COMBUSTIBLES LÍQUIDOS ........................................................... 61
7.1. Objeto ........................................................................................................................................................................ 61 7.2. Ámbito de aplicación.................................................................................................................................................. 61 7.3. Definiciones ............................................................................................................................................................... 62 7.4. Unidades de medida.................................................................................................................................................. 64 7.5. Requisitos generales ................................................................................................................................................. 64 7.5.1. Condiciones nominales de funcionamiento............................................................................................................... 64 7.5.2. Cantidad de medida mínima ..................................................................................................................................... 65 7.5.3. Intervalo del caudal del líquido.................................................................................................................................. 65 7.5.4. Errores máximos permitidos (EMP) .......................................................................................................................... 66 7.5.5. Dispositivo de eliminación de aire o gases ............................................................................................................... 67 7.5.6. Indicaciones .............................................................................................................................................................. 68 7.5.6.1. Dispositivo indicador .............................................................................................................................................. 68 7.5.6.1.1. Puesta a cero del indicador de cantidad ............................................................................................................. 68 7.5.6.1.2. Dispositivo indicador de precio ........................................................................................................................... 69 7.5.7. Dispositivo de almacenamiento de información........................................................................................................ 69 7.5.8. Dispositivo de preajuste ............................................................................................................................................ 70 7.5.9. Medidor equipado con dispositivos electrónicos....................................................................................................... 70 7.5.9.1. Efectos máximos permitidos por perturbaciones electromagnéticas ..................................................................... 70 7.5.9.2. Dispositivo de suministro de energía ..................................................................................................................... 71 7.5.9.3. Dispositivo de verificación...................................................................................................................................... 71 7.5.10. Marcado de medidores ........................................................................................................................................... 72 7.5.11. Fijación de precintos en el medidor de combustible ............................................................................................... 73 7.5.11.1. Precintado de dispositivos electrónicos ............................................................................................................... 73 7.5.11.1.1. Registro de los cambios de parámetros............................................................................................................ 74 7.6. Requisitos específicos ............................................................................................................................................... 74 7.7. Demostración de la conformidad ............................................................................................................................... 76 7.7.1. Disposiciones comunes ............................................................................................................................................ 76 7.7.1.1. Normas equivalentes ............................................................................................................................................. 76 7.7.1.2. Disposición transitoria ............................................................................................................................................ 77 7.7.1.3. Requisitos para la expedición del certificado de examen de modelo .................................................................... 78 7.7.1.3.1. Ensayos y exámenes para la expedición del certificado de examen de modelo ................................................ 78 7.7.1.4. Requisitos para la expedición de la declaración de conformidad de los medidores de combustibles
individualmente considerados ................................................................................................................................ 79 7.7.1.4.1. Ensayos y exámenes para la expedición de la declaración de conformidad del medidor de combustible ........ 79 7.7.1.5. Documentación técnica del medidor de combustibles ........................................................................................... 79 7.8. Obligaciones del productor e importador................................................................................................................... 80 7.9. Prohibición de comercialización y uso del medidor de combustibles ........................................................................ 82 7.9.1. Autoridad de inspección, vigilancia y control ............................................................................................................ 83 7.9.2. Designación para el ejercicio de funciones de verificación metrológica de los medidores de combustibles líquidos
en servicio............................................................................................................................................................... 83 7.10. Verificación metrológica ............................................................................................................................................. 83 7.10.1. Procedimiento de regularización, verificación metrológica periódica y de después de reparación o modificación 84
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7.10.1.1. Plazos de la verificación metrológica periódica y su modificación ...................................................................... 85 7.10.2. Alcance del procedimiento de verificación .............................................................................................................. 85 7.10.3. Examen Administrativo ........................................................................................................................................... 85 7.10.3.1. Comprobación de la placa de características y de los datos contenidos en la tarjeta de control metrológico del
surtidor, dispensador o medidor de combustible ................................................................................................... 86 7.10.3.2. Comprobación de la marca de regularización...................................................................................................... 87 7.10.3.3. Verificación de precintos ...................................................................................................................................... 88 7.10.3.4. Comprobación de precintos ................................................................................................................................. 88 7.10.4. Examen técnico....................................................................................................................................................... 88 7.10.4.1. Equipos a utilizar para la realización de los ensayos .......................................................................................... 88 7.10.4.2. Condiciones previas para la realización de los ensayos...................................................................................... 89 7.10.5. Ensayos ................................................................................................................................................................. 90 7.10.5.1. Ensayo de exactitud a caudal máximo Qmax ...................................................................................................... 90 7.10.5.2. Ensayo de exactitud a caudal mínimo Qmin. ......................................................................................................... 91 7.10.5.3. Ensayos de funcionamiento general .................................................................................................................... 92 7.10.5.3.1. Control de precio unitario .................................................................................................................................. 92 7.10.5.3.2. Control del dispositivo de puesta a cero ........................................................................................................... 92 7.11. Colocación de precintos ............................................................................................................................................ 92 7.12. Acta de visita e informe de verificación metrológica .................................................................................................. 93 7.13. Superación de la verificación metrológica ................................................................................................................ 94 7.14. No superación de la verificación metrológica ............................................................................................................ 96 7.15. Reparadores .............................................................................................................................................................. 98 7.15.1. Información de carácter administrativo y técnico .................................................................................................... 99 7.15.1.1. Carácter público de la información....................................................................................................................... 99 7.15.2. Actuaciones de los reparadores ............................................................................................................................. 99 7.15.3. Régimen de responsabilidad de los reparadores.................................................................................................. 100 7.16. Precintos de seguridad ............................................................................................................................................ 100 7.16.1. Requisitos mínimos .............................................................................................................................................. 100 7.16.2. Registro de precintos de seguridad ...................................................................................................................... 101 7.16.3. Responsabilidad en uso de los precintos.............................................................................................................. 101 7.17. Régimen sancionatorio ............................................................................................................................................ 102 7.18. Régimen de transición ............................................................................................................................................. 102
CAPÍTULO OCTAVO. REGLAMENTO TÉCNICO METROLÓGICO APLICABLE A TAXÍMETROS ELECTRÓNICOS.. 102
8.1. Objeto ...................................................................................................................................................................... 102 8.2. Ámbito de aplicación................................................................................................................................................ 103 8.3. Principio de operación ............................................................................................................................................. 103 8.4. Definiciones ............................................................................................................................................................. 104 8.4.1. Taxímetro electrónico ........................................................................................................................................... 104 8.4.2. Taxi ......................................................................................................................................................................... 104 8.4.3. Dispositivo metrológicamente relevante ................................................................................................................. 104 8.4.4. Construcción ........................................................................................................................................................... 104 8.4.4.1.Dispositivo ............................................................................................................................................................ 104 8.4.4.1.1. Reloj de tiempo real .......................................................................................................................................... 104 8.4.4.1.2. Contador de eventos......................................................................................................................................... 104 8.4.4.1.3. Transductor medidor de distancia..................................................................................................................... 104 8.4.4.1.4. Interfaz .............................................................................................................................................................. 105 8.4.4.1.5. Interfaz del usuario............................................................................................................................................ 105 8.4.4.1.6. Interfaz de protección........................................................................................................................................ 105 8.4.5. Software .................................................................................................................................................................. 105
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8.4.5.1. Parámetro específico de tipo ............................................................................................................................... 105 8.4.5.2. Parámetro específico de dispositivo .................................................................................................................... 105 8.4.5.3. Indicación de software ......................................................................................................................................... 105 8.4.5.4. Protección de software......................................................................................................................................... 105 8.4.5.5. Dispositivo de almacenamiento de datos............................................................................................................. 105 8.4.5.6. Número de identificación del taxi ......................................................................................................................... 106 8.4.5.7. Dispositivo de impresión (impresora)................................................................................................................... 106 8.4.5.8. Dispositivo de posición de operación................................................................................................................... 106 8.4.6. Características metrológicas................................................................................................................................... 106 8.4.6.1. Datos de medición ............................................................................................................................................... 106 8.4.6.1.1. Tarifa ................................................................................................................................................................. 106 8.4.6.1.2. Cargos complementarios .................................................................................................................................. 106 8.4.6.1.3 Tarifa inicial de contratación o cargo inicial ....................................................................................................... 106 8.4.6.1.4. Etapa de incremento de tarifa ........................................................................................................................... 106 8.4.6.1.5. Velocidad de cruce............................................................................................................................................ 106 8.4.6.1.6. Método de cálculo normal, D (aplicación doble de la tarifa). ............................................................................ 107 8.4.6.1.7. Constante de taxímetro k .................................................................................................................................. 107 8.4.6.1.8. Distancia inicial ................................................................................................................................................. 107 8.4.6.1.9. Tiempo inicial .................................................................................................................................................... 108 8.4.6.1.10. Conteo de tiempo............................................................................................................................................ 108 8.4.6.1.11. Conteo de distancia ........................................................................................................................................ 108 8.4.6.1.12. Conteo de tiempo-distancia ............................................................................................................................ 108 8.4.6.1.13. Número de pulsos de referencia ..................................................................................................................... 108 8.4.6.1.14. Tarifa ............................................................................................................................................................... 108 8.4.6.1.15. Valor de la tarifa .............................................................................................................................................. 108 8.4.6.1.16. Valor tarifa de distancia................................................................................................................................... 108 8.4.6.1.17. Valor de tarifa tiempo ...................................................................................................................................... 108 8.4.6.1.18. Posición de tarifa............................................................................................................................................. 108 8.4.6.1.19. Regulación de tarifa ........................................................................................................................................ 108 8.4.6.1.20. Posición operativa........................................................................................................................................... 108 8.4.6.1.21. Posición operativa para ser contratado (libre.................................................................................................. 108 8.4.6.1.22. Posición operativa contratado (ocupado)........................................................................................................ 109 8.4.6.1.23. Posición operativa detenido (a pagar). ........................................................................................................... 109 8.4.6.1.24. Repetibilidad ................................................................................................................................................... 109 8.4.6.1.25. Durabilidad ...................................................................................................................................................... 109 8.4.6.1.26. Rastro de auditoria.......................................................................................................................................... 109 8.4.7. Indicaciones y errores........................................................................................................................................... 109 8.4.7.1. Indicaciones de un instrumento ........................................................................................................................... 109 8.4.7.2. Indicación digital................................................................................................................................................... 109 8.4.7.3. Indicaciones primarias ......................................................................................................................................... 109 8.4.7.4. Indicación totalizadora ......................................................................................................................................... 109 8.4.8. Errores .................................................................................................................................................................... 109 8.4.8.1. Errores de indicación ........................................................................................................................................... 109 8.4.8.2. Error intrínseco..................................................................................................................................................... 110 8.4.8.3. Error máximo permitido........................................................................................................................................ 110 8.4.8.4. Fallo ..................................................................................................................................................................... 110 8.4.8.4.1. Fallo significativo............................................................................................................................................... 110 8.4.8.5. Cantidades de influencia...................................................................................................................................... 110 8.4.8.6. Perturbación......................................................................................................................................................... 110 8.4.8.7. Condiciones nominales de operación .................................................................................................................. 110
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8.4.8.8. Condiciones de referencia ................................................................................................................................... 110 8.4.8.9. Prueba de desempeño......................................................................................................................................... 110 8.5. Requisitos metrológicos........................................................................................................................................... 111 8.5.1. Función principal del taxímetro ............................................................................................................................... 111 8.5.2. Errores máximos permitidos (EMP) ........................................................................................................................ 111 8.5.2.1. EMP en la verificación inicial del instrumento ...................................................................................................... 111 8.5.2.2. EMP en la verificación del instrumento en servicio .............................................................................................. 111 8.5.3. Unidades de medida ............................................................................................................................................... 111 8.5.4. Variaciones debido a las cantidades de influencia ................................................................................................. 112 8.5.5. Temperatura............................................................................................................................................................ 112 8.5.6. Suministro de voltaje DC......................................................................................................................................... 112 8.5.7. Constante de taxímetro k ........................................................................................................................................ 112 8.5.8. Reloj de tiempo real ................................................................................................................................................ 112 8.6. Requisitos técnicos.................................................................................................................................................. 113 8.6.1. Idoneidad para el uso.............................................................................................................................................. 113 8.6.2. Seguridad de operación .......................................................................................................................................... 113 8.6.2.1. Uso fraudulento.................................................................................................................................................... 113 8.6.2.2. Inalterabilidad de la información. ......................................................................................................................... 113 8.6.2.3. Rotura accidental o ajuste incorrecto. .................................................................................................................. 113 8.6.2.4. Inspección y ajuste............................................................................................................................................... 113 8.6.2.5. Controles y teclas................................................................................................................................................. 113 8.6.2.6. Aseguramiento de funciones, hardware, software y controles preestablecidos .................................................. 114 8.6.3. Cálculo de tarifa ...................................................................................................................................................... 114 8.6.4. Programación de tarifas .......................................................................................................................................... 115 8.6.4.1. Ingreso de tarifas ................................................................................................................................................. 115 8.6.5. Dispositivo de posición de operación...................................................................................................................... 115 8.6.5.1. Posición operativa "Para ser contratado" (Libre) ................................................................................................. 116 8.6.5.2. Posición operativa “contratado” (ocupado) .......................................................................................................... 116 8.6.5.3. Posición operativa "Detenido" (A Pagar) ............................................................................................................. 117 8.6.5.4. Posición operativa "medir" para el sistema con método de cálculo normal D (doble aplicación de la tarifa) ...... 117 8.6.5.5. Requisitos adicionales del dispositivo de posición de operación......................................................................... 117 8.6.6. Totalizadores........................................................................................................................................................... 118 8.6.7. Cambio automático de tarifas ................................................................................................................................. 118 8.6.8. Indicaciones visuales, sonoras e impresión............................................................................................................ 118 8.6.9. Almacenamiento de datos....................................................................................................................................... 119 8.6.10. Software ................................................................................................................................................................ 120 8.6.10.1. Documentación del software.............................................................................................................................. 121 8.6.11. Placa de características ........................................................................................................................................ 121 8.6.11.1. Placas complementarias .................................................................................................................................... 121 8.6.11.2. Presentación de las placas de características ................................................................................................... 121 8.7. Requisitos electrónicos............................................................................................................................................ 122 8.7.1. Generales................................................................................................................................................................ 122 8.7.1.1. Condiciones nominales de operación .................................................................................................................. 122 8.7.1.2. Cantidades de influencia...................................................................................................................................... 122 8.7.1.3. Perturbaciones ..................................................................................................................................................... 122 8.7.1.4. Durabilidad ........................................................................................................................................................... 122 8.7.2. Requisitos funcionales ............................................................................................................................................ 123 8.7.2.1. Prueba de la pantalla del indicador (display ........................................................................................................ 123 8.7.2.2. Acciones sobre fallos significativos...................................................................................................................... 123 8.7.2.3. Interfaces ............................................................................................................................................................. 123
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8.7.2.3.1. Documentación de la interfaz............................................................................................................................ 123 8.7.2.3.2. Seguridad de las interfaces............................................................................................................................... 124 8.7.2.4. Conector de prueba del taxímetro........................................................................................................................ 124 8.7.2.5. Caída de voltaje por debajo del límite inferior operativo de voltaje...................................................................... 125 8.7.2.6. Repetibilidad ........................................................................................................................................................ 125 8.7.3. Inspecciones y pruebas .......................................................................................................................................... 125 8.7.3.1. Inspección ............................................................................................................................................................ 125 8.7.3.2. Prueba de desempeño......................................................................................................................................... 126 8.7.3.3. Características metrológicas a considerar ........................................................................................................... 126 8.8. Controles metrológicos y demostración de la conformidad ..................................................................................... 126 8.8.1. General ................................................................................................................................................................. 126 8.8.2. Examen de tipo y/o aprobación de modelo............................................................................................................. 126 8.8.2.1. Documentación técnica del taxímetro .................................................................................................................. 126 8.8.2.2. Examen de tipo o modelo .................................................................................................................................... 127 8.8.2.2.1. Documento para evaluar la conformidad del modelo del taxímetro.................................................................. 127 8.8.2.2.2. Determinación de los requisitos de exactitud en la certificación del tipo o la aprobación de modelo ............... 129 8.8.3. Certificación de la instalación del taxímetro en un vehículo destinado a la prestación del servicio público de taxi 129 8.8.3.1. Pruebas y ensayos de la instalación del taxímetro. ............................................................................................. 130 8.8.3.2. Talleres de instalación de taxímetros................................................................................................................... 130 8.8.4. Verificación metrológica periódica, de después de reparación y extraordinaria ..................................................... 131 8.8.4.1. Prohibición expresa para operar organismos de verificación .............................................................................. 131 8.8.4.2. Obligaciones del organismo de verificación de taxímetros .................................................................................. 131 8.9. Método de pruebas.................................................................................................................................................. 132 8.9.1. General ................................................................................................................................................................... 132 8.9.2. Pruebas funcionales de acuerdo con el método de cálculo utilizado (Anexo A numeral 4).................................... 132 8.9.2.1. Prueba de funcionamiento (numeral 4.3 Anexo A) .............................................................................................. 132 8.9.2.2. Prueba de control de funcionamiento durante y después de la exposición a influencias o perturbaciones (numeral
4.4 Anexo A) ......................................................................................................................................................... 133 8.9.2.3. Inspección visual (numeral 4.2 Anexo A)............................................................................................................. 133 8.9.2.4. Ensayo de inalterabilidad de la información......................................................................................................... 133 8.9.3. Formato de informe de pruebas.............................................................................................................................. 134 8.9.4. Programa de pruebas funcionales .......................................................................................................................... 134 8.10. Normas equivalentes ............................................................................................................................................... 135 8.11. Precintado del taxímetro .......................................................................................................................................... 135 8.12. Obligaciones del productor e importador ................................................................................................................. 136 8.13. Prohibición de comercialización y uso de taxímetros .............................................................................................. 137 8.14. Autoridad de inspección, vigilancia y control ........................................................................................................... 137 8.15. Verificación metrológica periódica o de después de reparación o modificación ..................................................... 137 8.15.1. Procedimiento de verificación metrológica periódica y de después de reparación o modificación....................... 138 8.15.2. Pruebas y ensayos de la verificación periódica .................................................................................................... 139 8.15.3. Documentación del procedimiento de verificación metrológica ............................................................................ 139 8.15.4. Alcance del procedimiento de verificación ............................................................................................................ 139 8.15.5. Examen Administrativo ......................................................................................................................................... 139 8.15.6. Inspección visual................................................................................................................................................... 139 8.15.7. Comprobación de precintos .................................................................................................................................. 139 8.16. Superación de la verificación metrológica ............................................................................................................... 139 8.17. No superación de la verificación metrológica .......................................................................................................... 140 8.18. Reparaciones y ajustes de los taxímetros ............................................................................................................... 142 8.18.1. Registro de las reparaciones ................................................................................................................................ 142 8.18.2. Régimen de responsabilidad de los talleres que efectúan reparaciones.............................................................. 143
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8.19. Sistema de Información ........................................................................................................................................... 143 8.20. Régimen sancionatorio ............................................................................................................................................ 143 8.21. Régimen de transición ............................................................................................................................................ 143
CAPÍTULO NOVENO. REGLAMENTO TÉCNICO METROLÓGICO APLICABLE A ALCOHOLÍMETROS, ETILÓMETROS O ALCOHOSENSORES EVIDENCIALES ......................................................................... 144
9.1. Objeto ...................................................................................................................................................................... 144 9.2. Ámbito de aplicación................................................................................................................................................ 144 9.3. Definiciones ............................................................................................................................................................. 145 9.4. Requisitos técnicos y metrológicos.......................................................................................................................... 148 9.4.1. Unidad de medida ................................................................................................................................................... 148 9.4.2. Requisitos metrológicos .......................................................................................................................................... 148 9.4.2.1. Intervalo de medición ........................................................................................................................................... 148 9.4.2.2. Errores máximos permitidos (EMP) ..................................................................................................................... 149 9.4.2.2.1. EMP para alcoholímetros en fase de evaluación de la conformidad (examen de tipo y/o aprobación de modelo
y verificación inicial) y de después de reparación ................................................................................................ 149 9.4.2.2.2. EMP para alcoholímetros en fase de instrumentos en servicio (para la verificación periódica y de después de
reparación)............................................................................................................................................................ 149 9.4.2.3. División de escala ................................................................................................................................................ 149 9.4.2.4. Repetibilidad ........................................................................................................................................................ 149 9.4.2.5. Deriva................................................................................................................................................................... 150 9.4.2.5.1. Deriva cero........................................................................................................................................................ 150 9.4.2.5.1.1. Deriva a corto plazo ....................................................................................................................................... 150 9.4.2.5.1.2. Deriva a largo plazo ....................................................................................................................................... 150 9.4.2.6. Efectos de memoria ............................................................................................................................................. 150 9.4.2.6.1. Efectos de memoria con grandes diferencias en la concentración de la masa ................................................ 150 9.4.2.6.2. Efecto de memoria con pequeñas diferencias en la concentración de masa ................................................... 151 9.4.2.7. Múltiples dispositivos indicadores ........................................................................................................................ 151 9.4.2.8. Requisitos mínimos para condiciones nominales de operación .......................................................................... 151 9.4.2.8.2. Condiciones de espiración ................................................................................................................................ 151 9.4.2.9. Fallo significativo.................................................................................................................................................. 152 9.4.2.10. Perturbaciones y otras cantidades de influencia................................................................................................ 152 9.4.2.10.1. Perturbaciones ................................................................................................................................................ 152 9.4.2.10.1.1. En presencia de cualquiera de las siguientes perturbaciones ..................................................................... 152 9.4.2.10.1.2. Después de haber experimentado cualquiera de las siguientes perturbaciones......................................... 153 9.4.2.10.1.3. Aplicación..................................................................................................................................................... 153 9.4.2.10.2. Cantidades fisiológicas de influencia .............................................................................................................. 153 9.4.2.11. Durabilidad. ........................................................................................................................................................ 153 9.4.2.12. Presunción de cumplimiento .............................................................................................................................. 153 9.5. Requisitos técnicos.................................................................................................................................................. 154 9.5.1. Presentación de los resultados de la medición....................................................................................................... 154 9.5.1.1. Visualización ........................................................................................................................................................ 154 9.5.1.2. Disponibilidad de los resultados de medición ...................................................................................................... 154 9.5.2. Protección contra fraude. ........................................................................................................................................ 154 9.5.3. Dispositivo de verificación de operación ................................................................................................................. 155 9.5.3.1. Tiempo de calentamiento..................................................................................................................................... 155 9.5.3.2. Disponibilidad para la toma de la medición.......................................................................................................... 155 9.5.3.3. Continuidad en la espiración................................................................................................................................ 156 9.5.3.4. Dispositivo de detección de alcohol en el tracto respiratorio superior ................................................................. 156 9.5.4. Software .................................................................................................................................................................. 156
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9.5.4.1. Identificación del software.................................................................................................................................... 156 9.5.4.2. Protección de software contra el fraude............................................................................................................... 156 9.5.5. Registro de los resultados de la medición en el tiempo .......................................................................................... 157 9.5.5.1. Dispositivo de impresión ...................................................................................................................................... 157 9.5.5.2. Almacenamiento de datos.................................................................................................................................... 158 9.5.5.3. Almacenamiento automático de datos ................................................................................................................. 158 9.6. Etiquetado del alcoholímetro ................................................................................................................................... 159 9.7. Instrucciones de uso................................................................................................................................................ 159 9.7.1. Manual de usuario................................................................................................................................................... 159 9.7.2. Instrucciones adicionales ........................................................................................................................................ 160 9.8. Precintos electrónicos.............................................................................................................................................. 160 9.9. Pruebas y ensayos .................................................................................................................................................. 160 9.9.1. Examen de tipo y/o aprobación de modelo............................................................................................................. 160 9.9.2. Documentación técnica del alcoholímetro .............................................................................................................. 161 9.9.3. Inspecciones y pruebas .......................................................................................................................................... 162 9.9.3.1. Inspección visual.................................................................................................................................................. 162 9.9.3.2. Pruebas y ensayos............................................................................................................................................... 162 9.9.3.3. Procedimiento de validación de software............................................................................................................. 162 9.9.4. Pruebas de desempeño .......................................................................................................................................... 163 9.9.4.1. Condiciones de referencia para la realización de las pruebas y ensayos de desempeño................................... 163 9.9.4.2. Perfil del aire espirado ......................................................................................................................................... 163 9.9.4.3. Aparato de entrega de muestras de prueba ........................................................................................................ 164 9.9.4.3.1. Valores de referencia característicos del gas de prueba (material de referencia) ............................................ 164 9.9.4.3.2. Competencia de los aparatos de prueba .......................................................................................................... 165 9.9.4.3.3. Tipo de aparato de prueba................................................................................................................................ 165 9.9.4.4. Errores bajo condiciones establecidas de operación........................................................................................... 165 9.9.4.4.1. Pruebas de exactitud ........................................................................................................................................ 166 9.9.4.4.2. Factores de influencia de las condiciones de inyección ................................................................................... 168 9.9.4.4.3. Prueba de calor seco ........................................................................................................................................ 170 9.9.4.4.4. Prueba de Frio .................................................................................................................................................. 171 9.9.4.4.5. Prueba de Calor húmedo, estado continúo (sin condensación) ....................................................................... 172 9.9.4.4.6. Prueba de presión atmosférica ......................................................................................................................... 173 9.9.4.4.7. Prueba de vibración aleatoria ........................................................................................................................... 173 9.9.4.4.8. Prueba de variación en el voltaje de la red central de CD ................................................................................ 174 9.9.4.4.9. Prueba de variación en el voltaje de la red central CA ..................................................................................... 175 9.9.4.4.10. Prueba de variación en la frecuencia de la red central CA ............................................................................. 176 9.9.4.4.11. Prueba de bajo voltaje de la batería interna ................................................................................................... 177 9.9.4.4.12. Prueba de variaciones en el voltaje de la batería de un vehículo terrestre .................................................... 178 9.9.4.5.11. Prueba de calor húmedo cíclico (con condensación) (OIML D 11; 10.2.2)..................................................... 188 9.9.4.5.12. Prueba de almacenamiento ............................................................................................................................ 189 9.9.4.5.13. Prueba Durabilidad ......................................................................................................................................... 190 9.10. Documentos para demostración de la conformidad ................................................................................................ 190 9.10.1. Requisitos para la expedición del certificado de examen de tipo ......................................................................... 190 9.10.2. Requisitos para la expedición de la declaración de conformidad del alcoholímetro ............................................. 192 9.10.3. Normas equivalentes ............................................................................................................................................ 192 9.10.4. Obligaciones del productor e importador .............................................................................................................. 193 9.11. Prohibición de comercialización y uso del alcoholímetro ....................................................................................... 194 9.12 Autoridad de inspección, vigilancia y control ........................................................................................................... 194 9.13. Fase de control metrológico de alcoholímetros en servicio ..................................................................................... 195 9.13.1. Verificación metrológica periódica, de después de reparación y extraordinaria ................................................... 195
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9.13.2. Requisitos de elegibilidad y obligaciones del OAVM ............................................................................................ 195 9.13.3. Obligaciones del organismo de verificación.......................................................................................................... 195 9.13.4. Procedimiento de regularización, de verificación metrológica periódica y de después de reparación o modificación
.............................................................................................................................................................................. 196 9.13.4.1. Examen administrativo....................................................................................................................................... 197 9.13.4.1.1. Comprobación de las características del alcoholímetro evidencial................................................................. 197 9.13.4.1.2. Comprobación de demostración de conformidad ........................................................................................... 197 9.13.4.1.3. Comprobación de precintos ............................................................................................................................ 197 9.13.4.2. Examen metrológico .......................................................................................................................................... 197 9.13.4.2.1. Condiciones de referencia .............................................................................................................................. 197 9.13.4.2.1.1. Valores característicos del gas utilizado para los ensayos.......................................................................... 197 9.13.4.2.1.2. Repetibilidad ................................................................................................................................................ 198 9.13.4.2.1.3. Equipos utilizados para la realización de los ensayos ................................................................................. 198 9.13.4.2.1.4. Ensayo de exactitud y repetibilidad.............................................................................................................. 198 9.13.4.2.1.5. Factores de influencia en los parámetros que caracterizan los gases de ensayo....................................... 199 9.13.4.2.1.6. Influencia del volumen liberado.................................................................................................................... 199 9.13.4.2.1.7. Influencia de la duración de la exhalación ................................................................................................... 199 9.13.4.3. Colocación de precintos..................................................................................................................................... 199 9.14. Superación de la verificación metrológica................................................................................................................ 199 9.15. No superación de la verificación metrológica........................................................................................................... 200 9.16. Reparadores ............................................................................................................................................................ 202 9.16.1. Información de carácter administrativo y técnico .................................................................................................. 203 9.16.2. Actuaciones de los reparadores............................................................................................................................ 203 9.16.3. Régimen de responsabilidad de los reparadores.................................................................................................. 204 9.17. Precintos de seguridad ............................................................................................................................................ 204 9.17.1. Requisitos mínimos............................................................................................................................................... 204 9.18. Obligaciones del titular del alcoholímetro evidencial en servicio ............................................................................. 205 9.19. Transitoriedad en el control metrológico de alcoholímetros en servicio .................................................................. 206 9.20. Régimen sancionatorio ............................................................................................................................................ 206 9.21. Régimen de transición ............................................................................................................................................. 206
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TITULO VI METROLOGÍA LEGAL
CAPÍTULO PRIMERO SISTEMA LEGAL DE UNIDADES EN COLOMBIA
Se entiende por Sistema de Unidades el conjunto de unidades básicas, junto con las unidades derivadas, definidas de acuerdo con las reglas dadas para un determinado sistema de magnitudes. La coherencia del sistema radica en que las unidades de medida derivadas se pueden expresar como un producto de potencias de las unidades básicas con un factor de proporcionalidad igual a uno.
1.1 Sistema Internacional de Unidades – SI
Es el sistema coherente de unidades adoptado y recomendado por la Conferencia General de Pesas y Medidas (NTC 2194 – numeral 1.12).
El Sistema Internacional de Medidas fue adoptado en Colombia por medio del decreto 1731 de 1967 y 3463 de 1980. La resolución 005 del 3 de abril de 1995 del Consejo Nacional de Normas y Calidades oficializó con carácter de obligatoria la norma técnica colombiana 1 000 Metrología, Sistema Internacional de Unidades (cuarta revisión).
1.2 Unidades básicas del Sistema Internacional de Unidades
Unidades básicas del SI
Magnitud Unidad Símbolo Longitud Metro M
Masa Kilogramo Kg
Tiempo Segundo S
Corriente eléctrica Ampere A
Temperatura termodinámica Kelvin K
Cantidad de sustancia Mol mol
Intensidad luminosa Candela cd
CAPÍTULO SEGUNDO PRESENTACIÓN Y ROTULADO DE PRODUCTOS ENVASADOS O EMPACADOS
2.1 Productos envasados o empacados nacionales o importados
Sin perjuicios del régimen del PUM y los casos especiales, de acuerdo con lo establecido en los artículos 14 del decreto 3466 de 1982 y 35 del decreto 2269 de 1993, los productos envasados o empacados, nacionales o importados, que se comercialicen en el territorio nacional, se podrán ofrecer al público en cualquier presentación de unidad de medida, expresada de conformidad con el SI y el contenido neto entregado deberá corresponder al contenido neto nominal anunciado.
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Excepción al principio anterior, será la establecida para la comercialización interna del café molido. En las transacciones comerciales con el petróleo y sus derivados combustibles y lubricantes, se podrán seguir utilizando las unidades de medida convencionales en este campo, pero la Superintendencia de Industria y Comercio decidirá la fecha oportuna para el paso al SI.
2.2 Rotulado de los empaques o envases respecto de su contenido neto
Los productos que se comercialicen envasados o empacados deberán llevar en el rótulo el contenido neto, expresado en caracteres visibles con una altura según lo establecido en la norma técnica colombiana NTC 512-1 (cuarta actualización) “Industrias alimentarias. Rotulado. Parte 1: norma general. Declarada oficial obligatoria mediante la resolución 009 de 1997–08-06 del Consejo Nacional de Normas y Calidades, de la cual se trascribe la tabla respectiva. En este rotulado se utilizarán siempre las unidades de medida correspondientes al SI.
Tamaño de los caracteres con respecto al área principal de exhibición:
Área de la cara principal de exhibición
Altura mínima de los números y las letras
Altura mínima de la información del rótulo soplado formado o moldeado sobre la superficie del envase
Hasta 16 cm2 2 mm 3 mm
16 cm2 a 100 cm2 3 mm 4mm
100 cm2 a 225 cm2 4mm 6 mm
225 cm2 a 400 cm2 5 mm 7 mm
400 cm2 a 625 cm2 7 mm 8 mm
625 cm2 a 900 cm2 9 mm 9 mm
900 cm2 en adelante proporcional Proporcional
Tamaño de los caracteres con respecto al contenido neto
Contenido Neto Altura Máxima de números y letras
Igual o menor que 200 g ( o cm³) 3 mm
Mayor que 200 g (o cm³) hasta 1 kg 4 mm
Mayor que 1 kg (o cm³) 6 mm
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CAPÍTULO TERCERO CONTROL METROLÓGICO DE LOS INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN*
3.1 Ámbito de aplicación
Las normas contenidas en la presente reglamentación, son aplicables a toda persona natural o jurídica que fabrique, importe y comercialice instrumentos de medición sujetos a control metrológico en el territorio nacional, a los responsables titulares o usuarios de tales instrumentos, a los organismos evaluadores de la conformidad, a los Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM- designados para tal fin por la Superintendencia de Industria y Comercio y a los reparadores de instrumentos de medición que presten sus servicios en Colombia. Asimismo, regula las obligaciones, funciones y responsabilidades de tales personas dentro del esquema de control metrológico.
De igual forma, las disposiciones contenidas en esta resolución son aplicables a los instrumentos de medición sujetos a control metrológico que sean fabricados en Colombia o importados al país.
Aquellos instrumentos de medición sujetos a control metrológico respecto de los cuales la Superintendencia de Industria y Comercio no haya expedido la reglamentación técnica metrológica correspondiente, están sujetos al cumplimiento de la Recomendación de la Organización Mundial de la Metrología Legal –OIML que le sea aplicable, para lo cual la Superintendencia de Industria y Comercio, esta facultada para verificar el cumplimiento de dichas disposiciones en cualquier momento.
3.2 Excepciones
Los instrumentos de medición cuya aplicación sea para uso personal o privado, por fuera de las actividades previstas en el artículo 2.2.1.7.7.3. del Decreto 1074 de 2015, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o aclaren, no estarán sujetos a control metrológico y podrán ser comercializados y puestos en servicio libremente, siempre que se indique de manera clara e inequívoca, mediante una etiqueta indeleble adherida en una parte visible del instrumento que cubra al menos el 30% del área del mismo, en idioma castellano, en un recuadro de fondo blanco y borde negro, que no podrá ser utilizado en actividades comerciales, y que no está sometido a control metrológico por parte de las autoridades competentes.
En cualquier caso, si por la naturaleza del instrumento de medición no es posible adherir la etiqueta de información exigida, se deberá informar al comprador del instrumento acerca de dicha circunstancia por escrito, bien sea mediante la entrega de un folleto informativo, en las instrucciones de manejo del instrumento o adherido al empaque o embalaje del instrumento de medición.
* Resolución 64190 del 16 de septiembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49637 del 17 de septiembre de 2015
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3.3 Definiciones
Para los efectos de la presente resolución y de los reglamentos técnicos metrológicos que se expidan, se deberán tener en cuenta las definiciones establecidas en el artículo 2.2.1.7.1.7 del Decreto 1074 de 2015, o de las normas que las modifiquen, adicionen o aclaren, y las siguientes:
Comercialización de instrumentos de medición. La puesta en el mercado de un instrumento de medición sujeto al cumplimiento de una norma específica para la entrega a cualquier título a un usuario final, bien sea oneroso o gratuito.
Importador. Toda persona natural o jurídica establecida en Colombia, responsable por cuenta propia de la conformidad de los instrumentos de medición sujetos a control metrológico que coloca en el mercado con miras a la comercialización, o para suplir una necesidad propia, cuando el productor de los mismos no está establecido en Colombia. Para todos los efectos el importador se reputa productor de los instrumentos de medición que ingresan al mercado nacional.
Productor de instrumentos de medición. Quien de manera habitual, directa o indirectamente, diseñe, produzca, fabrique o ensamble instrumentos de medición sujetos al cumplimiento de un reglamento técnico metrológico o en su defecto a las recomendaciones de la Organización Internacional de la Metrología Legal -OIML, para su utilización en cualquiera de las actividades enumeradas en el artículo 2.2.1.7.7.3 del Decreto 1074 de 2015.
Recomendaciones OIML. Modelos de regulación expedidos por la Organización Internacional de la Metrología Legal -OIML que establecen las características metrológicas que requiere un instrumento de medición determinado, y que especifica los métodos y procedimientos de evaluación de la conformidad de ese instrumento.
Sistema de Información de Metrología Legal -SIMEL. Conjunto de funcionalidades informáticas, enfocadas al tratamiento y administración de datos e información relativa al control metrológico de instrumentos de medición sujetos a control metrológico, ejercido por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos en que se haya determinado en el reglamento técnico metrológico correspondiente.
Tarjeta de Control Metrológico. Soporte documental almacenado en el SIMEL que contiene el historial de verificaciones metrológicas efectuadas en un instrumento de medición sometido a control metrológico.
Para efectos de la presente resolución, se presume que los instrumentos de medición que están en establecimientos de comercio, se utilizan en las actividades comerciales que se desarrollan en dicho lugar.
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3.4 Fases de control metrológico
Los instrumentos de medición respecto de los cuales se haya expedido reglamentación técnica metrológica por parte de esta Superintendencia, que sirvan para pesar, medir o contar y que sean utilizados en cualquiera de las actividades enumeradas en el artículo 2.2.1.7.7.3 del Decreto 1074 de 2015, o de las normas que las modifiquen, adicionen o aclaren, están sujetos al cumplimiento de las siguientes fases de control metrológico.
3.4.1. Fase de evaluación de la conformidad*
Previo a la comercialización o importación, todo productor o importador de instrumentos de medición sujetos a control metrológico, deberá demostrar la conformidad de sus instrumentos en la forma en que lo establezca el reglamento técnico metrológico correspondiente.
Los instrumentos de medición sujetos a control metrológico que no superen la evaluación de la conformidad correspondiente, no podrán ser producidos, importados o comercializados dentro del territorio nacional. Aquellos instrumentos de medición que no cumplan lo establecido en el presente numeral, podrán ser retirados de forma inmediata del mercado o prohibida su utilización por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o de las Alcaldías Locales, sin perjuicio de las demás sanciones administrativas a que haya lugar.
Parágrafo. Aun cuando un instrumento de medición deba cumplir con alguna de las recomendaciones de la OIML previamente a su importación o comercialización si es producido en el país, no tendrá que demostrar su conformidad con la recomendación OIML aplicable y por tanto no debe presentar registro de importación por la Ventanilla Única de Comercio Exterior –VUCE si el instrumento es de origen extranjero.
No obstante lo anterior, la Superintendencia de Industria y Comercio y las Alcaldías Locales podrán verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la recomendación OIML que corresponda al instrumento en particular, en cualquier momento, de manera directa o con el concurso de Organismos Evaluadores de la Conformidad y/o Organismos Autorizados de Verificación Metrológica, mediante la realización de las pruebas y ensayos que permitan establecer la conformidad del instrumento.
3.4.2. Fase de instrumentos de medición en servicio
Aquellos instrumentos de medición cuya evaluación de la conformidad haya sido superada con sujeción a lo dispuesto en el reglamento técnico metrológico aplicable a cada tipo de instrumento, podrán ser comercializados y utilizados libremente en el territorio nacional.
* Resolución No. 89650 del 20 de noviembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49702 del 20 de noviembre de 2015. “Por la cual se modifica el numeral 3.4.1 del Capítulo Tercero en el Título VI de la Circular Única”.
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3.4.2.1. Regularización, verificación metrológica periódica y de después de reparación o modificación
Todo instrumento de medición que a la fecha de entrada en vigencia del presente acto administrativo, esté siendo utilizado en cualquiera de las actividades enumeradas en el artículo 2.2.1.7.7.3 del Decreto 1074 de 2015, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o aclaren, así como los que hayan sido puestos en servicio luego de evaluada su conformidad satisfactoriamente, estarán sometidos a control metrológico por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio con arreglo a lo establecido en los reglamentos técnicos metrológicos aplicables a cada tipo de instrumento.
El control metrológico de los instrumentos de medición que se encuentren en servicio se efectuará así:
3.4.2.1.1. Regularización
Procedimiento que lleva a cabo el Organismo Autorizado de Verificación Metrológica –OAVM, con el objeto de establecer si un instrumento de medición que se encuentra en uso a la entrada en vigencia de la presente reglamentación, se ajusta a los requisitos esenciales, metrológicos, técnicos y administrativos dispuestos en el reglamento técnico metrológico aplicable, pese a que no se evaluó la conformidad de dicho instrumento de manera previa a su entrada al mercado o puesta en servicio, por haber ingresado al mercado antes de la entrada en vigencia del presente reglamento técnico. Para efectos de demostrar este procedimiento, el instrumento de medición que sea regularizado, deberá poseer una etiqueta con la leyenda “instrumento regularizado”.
3.4.2.1.2. Verificación metrológica periódica
Conjunto de exámenes administrativos, metrológicos y técnicos, que implican la realización de ensayos, pruebas técnicas, verificación documental e inspección visual sobre un instrumento de medición, que pueden ser realizados en un laboratorio o en el lugar de uso del instrumento, con el objeto de comprobar y confirmar que un instrumento de medición en servicio mantiene las características esenciales, metrológicas, técnicas y administrativas que le son aplicables, desde su última verificación.
En el reglamento técnico metrológico aplicable a cada instrumento de medición se dispondrá, si para efectos de esta verificación metrológica el OAVM debe apoyarse de un laboratorio acreditado para realizar pruebas y/o ensayos al instrumento con el propósito de verificar su correcto funcionamiento.
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3.4.2.1.3. Verificación metrológica de después de reparación o modificación
Conjunto de exámenes administrativos, metrológicos y técnicos, que pueden ser realizados en un laboratorio o en el lugar de uso del instrumento según lo dispuesto en el reglamento técnico metrológico correspondiente, y que implican la realización de ensayos y pruebas técnicas que tienen por objeto comprobar y confirmar que un instrumento de medición en servicio, después de efectuada una reparación o modificación que requirió rotura de precintos, conserva las características metrológicas que le son aplicables conforme a su diseño y a su reglamentación técnica específica.
En el reglamento técnico metrológico aplicable a cada instrumento de medición se dispondrá, si para efectos de esta verificación metrológica el OAVM debe apoyarse de un laboratorio acreditado para realizar pruebas y/o ensayos al instrumento con el propósito de verificar su correcto funcionamiento.
3.4.2.2. Procedimiento de verificación metrológica
La demostración de la conformidad de un instrumento de medición en servicio con los requisitos esenciales, metrológicos, técnicos y administrativos que le son exigibles, deberá realizarse con arreglo al procedimiento de verificación establecido en el reglamento técnico metrológico al cual está sujeto, y en dicha norma se define también el período de validez de la verificación metrológica, los documentos relativos al instrumento de medición que se deben conservar así como cualquier otro aspecto que, en función de las características del instrumento, se considere necesario verificar.
3.4.2.3. Marcado de conformidad metrológica de instrumentos en servicio
El instrumento de medición que haya superado la verificación metrológica efectuada por el OAVM, podrá ser utilizado dentro de la actividad en que estaba operando. En dicho evento, el OAVM hará constar la conformidad del instrumento de medición mediante la fijación de una etiqueta en un lugar visible del mismo, que posea las características e información que se determine en el reglamento técnico metrológico aplicable.
3.4.2.4. Expedición del certificado de verificación metrológica
En adición al marcado de conformidad metrológico citado en el anterior numeral, el OAVM expedirá a nombre del titular del instrumento de medición, un certificado de verificación metrológica en el cual se deberá indicar, además de la situación de conformidad del instrumento, nombre del OAVM que intervino en el procedimiento, la fecha de la verificación efectuada y el periodo de vigencia correspondiente.
3.4.2.5. Marcado de no conformidad metrológica de instrumentos en servicio
Cuando un instrumento de medición en servicio no supere el control metrológico en fase de instrumentos de medición en servicio según lo dispuesto en los numerales 3.4.2 y siguientes de la
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presente norma, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá ordenar la no utilización de ese instrumento hasta que se subsanen las deficiencias que dieron origen a dicha medida, y en caso de que la deficiencia encontrada no sea subsanada o si el instrumento de medición presenta fallas que son insubsanables, podrá adoptar las medidas necesarias para que el mismo sea retirado definitivamente del servicio.
Lo establecido en el presente numeral se hará constar mediante la fijación de una etiqueta de inhabilitación de uso en lugar visible del instrumento, cuyas características y contenido de información se definen en el reglamento técnico metrológico aplicable.
3.5. Responsabilidad del titular del instrumento de medición
3.5.1. Obligación de mantener el instrumento de medición ajustado en todo momento
Independientemente de la verificación metrológica periódica a que se ha hecho alusión en los numerales precedentes, los instrumentos de medición sujetos a control metrológico puestos en servicio dentro del territorio nacional deberán estar ajustados en todo momento con los requisitos esenciales, metrológicos, técnicos y administrativos que determine el reglamento técnico metrológico correspondiente.
Con el propósito de asegurar la calidad de las mediciones que proveen aquellos instrumentos de medición cuya reglamentación técnica metrológica aplicable no haya sido expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, el cumplimiento de la obligación a la que se hace referencia en el presente numeral lo verificará esta Entidad con alcance a la recomendación de la OIML aplicable al instrumento de medición. Para tal fin, el titular del instrumento de medición deberá conservar los soportes documentales que demuestren el cumplimiento de esta exigencia.
3.5.2. Obligación de reparación
En concordancia con lo establecido en el numeral precedente, cuando se establezca que un instrumento de medición provee resultados de medida fuera de los errores máximos permitidos incumpliendo los requisitos esenciales, metrológicos y técnicos definidos en el reglamento técnico metrológico al cual está sujeto y que por ende requiera la rotura de precintos para su ajuste, el titular de dicho instrumento deberá solicitar a un reparador inscrito como tal en el Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL la adecuación del mismo, procediendo con posterioridad a solicitar al OAVM autorizado en su zona la realización de un procedimiento de verificación metrológica de después de reparación o modificación.
3.5.3. Sujeto responsable del control metrológico de instrumentos de medición en servicio
Todo titular de un instrumento de medición sujeto a control metrológico que se encuentre en servicio, está obligado a permitir al OAVM realizar la verificación de su instrumento de medición en las
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circunstancias de modo, tiempo y lugar que se determinen en el reglamento técnico metrológico correspondiente, y a sufragar el costo del servicio de verificación de manera anticipada a la prestación del servicio.
La Superintendencia de Industria y Comercio definirá, mediante acto administrativo, el precio máximo de los servicios de verificación metrológica que prestarán los OAVM por tipo de instrumento de medición respecto del cual se haya expedido la reglamentación técnica metrológica correspondiente, dentro de las regiones que les sean asignadas al OAVM.
3.5.4. Deber de custodia de los precintos de seguridad de un instrumento de medición
Es obligación del titular del instrumento de medición sujeto a control metrológico, conservar y custodiar los precintos de seguridad que hayan sido colocados por el OAVM como resultado de la ejecución de un procedimiento de verificación metrológica periódica o de después de reparación o modificación. En consecuencia, si por circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito se desprenden o inutilizan de cualquier forma los precintos que posea un instrumento, su titular deberá informar al OAVM correspondiente para que sean colocados nuevamente.
3.5.5. Deber de colaboración
Es obligación de todo titular de instrumentos de medición sujetos a control metrológico que se encuentren en servicio, prestar su colaboración al personal que efectúe el procedimiento de inspección y verificación metrológica. Por lo tanto, deberá facilitar todos los medios necesarios para el normal ejercicio de las funciones del personal a cargo de la inspección y/o verificación, y en particular suministrar y permitir la reproducción de toda clase de información, datos y documentos de los instrumentos inspeccionados y controles metrológicos realizados, permitiendo la realización de ensayos así como practicar cualquier otra prueba dentro del marco de la ley.
3.6. Autoridad encargada de ejercer inspección, vigilancia y control en materia de metrología Legal
De conformidad con lo establecido en el artículo 62 de la Ley 1480 de 2011, y según lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 15 del Decreto 4886 de 2011, la Superintendencia de Industria y Comercio y las Alcaldías locales dentro del ámbito de su jurisdicción, están facultadas para vigilar el cumplimiento de las disposiciones sobre control metrológico de instrumentos de medición en la fase de evaluación de la conformidad, de comercialización y en servicio dispuestas en esta resolución y en los reglamentos técnicos metrológicos aplicables a cada tipo de instrumento.
En consecuencia, según lo previsto en los numerales 8 y 9 del artículo 59 de la Ley 1480 de 2011, y en el artículo 16 de la Ley 1753 de 2015, podrán ordenar: (i) que se detenga la comercialización o puesta en servicio de un instrumento de medición que no cumple con los requisitos técnicos y administrativos, (ii) la no utilización temporal o definitiva de los instrumentos de medición en servicio
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que no aprueben la verificación metrológica que se efectúe o porque se impida, obstruya o no cancele los costos de la verificación del instrumento,(iii) adoptar las medidas procedentes para asegurar que el ajuste del instrumento de medición en servicio se efectúe dentro de los errores máximos permitidos e imponer las sanciones contempladas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, a que haya lugar y previa investigación.
3.6.1. Designación para el ejercicio de funciones de verificación metrológica
Sin perjuicio de las facultades de inspección, vigilancia y control a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio y de las Alcaldías locales en materia de metrología legal, la Superintendencia de Industria y Comercio puede autorizar, mediante acto administrativo de carácter particular, a las personas jurídicas, uniones temporales y consorcios que desempeñarán funciones como Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM- encargados de llevar a cabo el control metrológico de instrumentos de medición en la fase de comercialización y en servicio, en aplicación de los reglamentos técnicos metrológicos expedidos para tal efecto.
3.6.2. Socialización de las normas sobre metrología legal
La Superintendencia de Industria y Comercio, las Alcaldías dentro de sus jurisdicciones y los OAVM deberán instruir a las personas naturales y jurídicas sujetos al cumplimiento de las disposiciones incluidas en esta norma y en los reglamentos técnicos metrológicos correspondientes, en la forma como pueden ejercer adecuadamente sus derechos.
3.6.3. Documentación de los procedimientos de control metrológico
Toda actuación iniciada en ejercicio de facultades de inspección, control y vigilancia en relación con instrumentos de medición, deberá ser documentada mediante el levantamiento del acta de inspección y el informe de verificación donde se reflejen los hechos encontrados acompañados del protocolo de inspección correspondiente. La información recaudada en el curso de la actuación administrativa correspondiente, constituye el soporte probatorio para tomar las decisiones administrativas a que haya lugar, y en dicho documento se recogerán entre otros, los datos identificativos de la persona natural o jurídica titular o usuario del instrumento de medición inspeccionado, información relativa a los instrumentos de medición sobre los que haya tenido lugar la inspección o verificación, la fase de control metrológico afectada, así como todas las deficiencias e incumplimientos que se hayan detectado durante la inspección y/o verificación.
3.7. Reparadores de instrumentos de medición
3.7.1. Requisitos
Únicamente respecto de aquellos instrumentos de medición cuyo Reglamento Técnico Metrológico regule la prestación del servicio de reparación, la persona natural o jurídica que preste sus servicios
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como reparador de estos instrumentos, deberá (i) contar con formación en el campo de la metrología o poseer experiencia comprobable en ese mismo campo respecto de los instrumentos que pretende reparar, (ii) poseer las herramientas y equipos idóneos y necesarios que le permitan desarrollar adecuadamente su labor, (iii) y estar inscrito en el Registro de Reparadores de Instrumentos de Medición del SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La reparación de instrumentos de medición sometidos a control metrológico, sólo tendrá efectos en relación con el instrumento de medición reparado y su titular, siempre que haya sido efectuada por las personas naturales y/o jurídicas que se inscriban en el registro de reparadores de instrumentos de medición del SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. La obligación de registro a que se hace referencia en el presente numeral, no constituye autorización por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio para que los reparadores de instrumentos de medición puedan prestar sus servicios. El cumplimiento de dicha obligación tiene por objeto comprobar la idoneidad técnica y experiencia del reparador respecto de los instrumentos de medición específicos que repara. Con este propósito, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá verificar la veracidad de la información y documentación que sea incorporada al registro de reparadores, y en caso de encontrar inconsistencias en la información reportada y verificada, se podrán imponer las sanciones del artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, así como remover el registro del reparador en SIMEL previa investigación administrativa.
3.7.2. Reparación y precintado del instrumento de medición
Quien desempeñándose como reparador haya intervenido un instrumento de medición para repararlo o modificarlo y con ello haya tenido que remover precintos de seguridad, deberá ajustarlo en cumplimiento de los requisitos metrológicos exigidos en el reglamento técnico metrológico correspondiente, y una vez compruebe su correcto funcionamiento, deberá precintarlo nuevamente y documentar la reparación efectuada conservando los soportes de dicho procedimiento por el mismo término que se establece para la conservación de los papeles comerciales previsto en el artículo 60 del Código de Comercio, contado a partir de la reparación efectuada, para posterior verificación por parte de la autoridad competente.
Parágrafo. Las características, funcionalidades, codificación y utilización de los precintos que deberán colocar los reparadores, se definen en el reglamento técnico metrológico aplicable a cada instrumento de medición.
3.7.3. Deber de reportar la reparación a la Superintendencia de Industria y Comercio
Efectuada la reparación de un instrumento de medición, el reparador deberá informar utilizando la plataforma SIMEL la naturaleza de la reparación, los elementos sustituidos y la fecha de la actuación. La descripción de las operaciones realizadas se deberá detallar suficientemente para que
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se pueda evaluar su alcance por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o de los entes territoriales. 3.8. Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM
3.8.1. Generalidades
Acorde con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1753 de 2015, serán Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM, las personas jurídicas, uniones temporales y consorcios que designe la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a las reglas y procedimientos transparentes y objetivos que esa misma Entidad establezca, luego de efectuado el proceso de selección correspondiente.
El nombramiento del OAVM se hará por acto administrativo en el cual se definirán, entre otras cosas, su composición, obligaciones, funciones, zonas geográficas de operación designada, los instrumentos de medición cuya verificación metrológica le corresponde, la fase de control metrológico afectada en que deberá actuar, tarifas aplicables a los procedimientos de verificación metrológica que realice, y el régimen de infracciones y sanciones al cual están sujetos.
Parágrafo. La designación del OAVM que hace la Superintendencia de Industria y Comercio para apoyar en las tareas de control metrológico a su cargo, no afectará las prerrogativas y facultades de esta Entidad ni las de las Alcaldías Locales en relación con el control metrológico que ejercen. Por lo tanto, estas entidades podrán asumir la función de verificación metrológica de instrumentos de medición a prevención en cualquier momento.
3.8.2. Control y vigilancia del OAVM
La Superintendencia de Industria y Comercio vigilará el cumplimiento, tanto de los requisitos habilitantes para ser designado como OAVM, como de las obligaciones y funciones de verificación metrológica que deberán realizar.
En el evento en que el OAVM deje de cumplir los compromisos de cobertura, transparencia y demás condiciones exigidas por el acto administrativo habilitante, independientemente de las sanciones administrativas a que haya lugar, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá revocar su designación mediante acto administrativo.
3.8.3. Funciones generales
Corresponde al OAVM adelantar las actividades de control metrológico descritas en el numeral 3.4.2 de la presente resolución, respecto de los instrumentos de medición cuya verificación metrológica se haya encomendado, con sujeción a lo dispuesto en el reglamento técnico metrológico aplicable a tales instrumentos.
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3.8.4. Documentación de los procedimientos de verificación metrológica
Todo procedimiento de verificación metrológica efectuado por el OAVM, deberá ser documentado en la forma, oportunidad y con sujeción a los requisitos de contenido de información que se establezcan en el reglamento técnico metrológico correspondiente al instrumento de medición verificado, todo lo cual deberá ser registrado en SIMEL.
3.9. Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL
3.9.1. Objeto
SIMEL tiene por objeto incorporar, mantener, custodiar, procesar y administrar la información relativa a las personas naturales y jurídicas que actúan dentro del ámbito del esquema de control metrológico a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y las actividades relacionadas con las fases de control metrológico de instrumentos de medición sujetos a control metrológico según lo dispuesto en el numeral 3.4 de la presente resolución.
SIMEL incorpora la información a que se ha hecho mención en párrafo anterior, únicamente respecto de aquellos instrumentos de medición que hayan sido objeto de regulación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio mediante la expedición del reglamento técnico metrológico correspondiente, y en dicha norma se fijarán las obligaciones a que haya lugar en relación con la interacción con dicho sistema de Información.
3.9.2. Carácter público de la información registrada en SIMEL
Salvo disposición en contrario, los datos incorporados a SIMEL relativos a los instrumentos de medición y sus titulares, los productores e importadores de los mismos, registro de reparadores y los OAVM, son de carácter público.
3.9.3. Inscripción de productores e importadores de instrumentos de medición
Todo productor y/o importador de instrumentos de medición sujeto al cumplimiento de un Reglamento Técnico Metrológico, deberá, previamente a la puesta en circulación o a la importación de tales productos al mercado nacional, inscribirse en SIMEL y registrar la información que se establezca en el reglamento técnico metrológico aplicable a cada tipo de instrumento de medición que produzca o importe al país.
3.9.4. Inscripción de Organismos Autorizados de Verificación Metrológica
Una vez nombrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, el OAVM será registrado en SIMEL por dicha Entidad con indicación de la zona geográfica designada y los tipos de instrumentos de medición autorizados para verificar.
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3.9.5. Inscripción de reparadores de instrumentos de medición
Las personas naturales y/o jurídicas que reparen instrumentos de medición sujeto al cumplimiento de un reglamento técnico metrológico, deberán inscribirse en SIMEL, y en dicho Sistema deberá registrar la información que se establezca en el reglamento técnico metrológico respectivo.
3.9.6. Inscripción de titulares e instrumentos de medición en servicio sujetos al cumplimiento de reglamento técnico metrológico
El registro en SIMEL de los instrumentos de medición en servicio, los datos de identificación de sus titulares y demás información que establezca el reglamento técnico metrológico correspondiente, estará a cargo del OAVM.
3.10. Régimen de infracciones y sanciones
3.10.1. Facultades administrativas
En ejercicio de facultades de inspección, vigilancia y control en materia de protección al consumidor y metrología legal que les son propias, la Superintendencia de Industria y Comercio y las alcaldías locales podrán, de acuerdo con lo establecido en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011 y lo señalado en el numeral 23 del artículo 1 del Decreto 4886 de 2011, imponer las sanciones y tomar las medidas que considere pertinentes frente a las infracciones en que incurran los productores y/o importadores de instrumentos de medición sujetos a control metrológico, los titulares responsables de tales instrumentos, los organismos evaluadores de la conformidad, los OAVM y los reparadores de instrumento de medición, en relación con lo dispuesto en la presente resolución y en los reglamentos técnicos metrológicos aplicables a cada tipo de instrumento de medición.
3.10.2. Régimen sancionatorio
La inobservancia a lo dispuesto en la presente resolución, dará lugar a la imposición de sanciones previstas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, previa investigación.
CAPÍTULO CUARTO CONTENIDO DE PRODUCTO EN PREEMPACADOS *
4.1 Alcance. Este reglamento especifica:
* Resolución N° 16379 del 18 de junio de 2003. Publicada en el Diario Oficial N° 45.230 de Junio 26 de 2003. Resolución N° 92672 del 21 de diciembre de 2018, publicada en Diario Oficial No. 50817 del 24 de diciembre de 2018, resolvió: Extender la vigencia de la Resolución 16379 de 2003 “por la cual se reglamenta el control metrológico del contenido de producto en preempacados”, hasta el 31 de diciembre de 2019.
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- Los requisitos metrológicos para los productos preempacados rotulados en cantidades nominales predeterminadas constantes y variables, de peso, volumen, medida lineal, área, o cantidad.
- Los planes de muestreo y procedimientos para ser utilizados por las autoridades de control metrológico en la verificación de la cantidad de productos en preempacados.
Los planes de muestreo especificados en este reglamento, no están destinados a ser utilizados en procesos de control de calidad de los empacadores.
4.2 Terminología
Para efectos del presente reglamento se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Contenido de un preempacado: La cantidad real de producto en un preempacado.
b) Contenido nominal: La cantidad de producto en un preempacado declarado en el rotulado por el empacador. Se utilizará el símbolo 'Qn' para designar el contenido nominal.
c) Deficiencia tolerable o tolerancia por defecto: Deficiencia permitida en la cantidad de producto de un preempacado. Se utilizará el símbolo 'T' para la deficiencia tolerable.
d) Error individual: Diferencia entre el contenido real de producto en un preempacado y su contenido nominal.
e) Error promedio: La suma de errores individuales de cada preempacado teniendo en cuenta el signo aritmético, dividida por el número de preempacados de la muestra.
f) Lote de inspección: Una cantidad definida de preempacados sometidos a verificación, producidos en un tiempo determinado y bajo condiciones que se presumen uniformes, de la cual se extrae e inspecciona una muestra, con el fin de determinar con un criterio específico la conformidad del lote en conjunto.
g) Material del empaque (también denominado empaque individual, tara, embalaje o material de embalaje): Todo aquello en un preempacado destinado a ser abandonado posteriormente al uso del producto, salvo los elementos incorporados naturalmente en el producto. El uso incluye consumo o sometimiento a un tratamiento. El material de empaque es el que se destina para contener, proteger, manejar, manipular, entregar, conservar, transportar, suministrar información y servir de apoyo (ej., bandeja) mientras se utiliza el producto que contiene.
h) Muestreo aleatorio: Aquel en que los preempacados de la muestra son seleccionados al azar, es decir, todos tienen la misma probabilidad de ser incluidos en la muestra.
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i) Preempacado: Combinación de un producto y el material de empaque en el cual se presenta al consumidor.
j) Preempacado engañoso: Aquel que ha sido elaborado, formado, presentado, marcado, llenado o empacado, de forma que pueda inducir en error al consumidor sobre el contenido del mismo.
k) Preempacado no conforme: Unidad de preempacado con un error individual por debajo del contenido nominal (también llamado error negativo).
1. Error T1: Unidad de preempacado no conforme, que contenga un contenido real menor que el contenido nominal menos la deficiencia tolerable permitida:
Error T1: Contenido real < Qn - T
2. Error T2: Unidad de preempacado no conforme que contenga un contenido real menor que el contenido nominal menos dos veces la deficiencia tolerable permitida:
Error T2: Contenido real < Qn - 2T
I) Producto preempacado: Unidad de producto que se presenta como tal al consumidor, que incluye el producto y el material de empaque dentro del cual fue puesto antes de ser ofrecido a la venta y en el cual la cantidad de producto contenido ha sido expresamente predeterminada, sea que el material de empaque contenga el producto completamente o parcialmente, pero en todo caso, empacado de tal manera que el contenido real de producto no pueda modificarse sin que el empaque se abra o se someta a una modificación perceptible.
II) Tamaño de la muestra: Cantidad de preempacados tomados de un lote de inspección, usados para proporcionar información que servirá como base para determinar la conformidad del lote de inspección. Se utilizará el símbolo 'n' para el tamaño de la muestra.
4.3 Requisitos Metrológicos para preempacados
Todos los preempacados deberán reunir los requisitos previstos en este numeral, en cualquier nivel de distribución, incluidos el punto de empaque, importación, punto de venta, distribución y venta al por mayor.
4.3.1 Contenido promedio
El contenido real promedio en un lote de inspección de producto preempacado, debe ser igual o superior al contenido nominal. Si el contenido real promedio de un lote de inspección de productos
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preempacados se determina por muestreo, se deben cumplir los criterios del numeral 4.4 de este Capítulo, "Ensayo de Referencia para requisitos metrológicos" para lotes de inspección.
4.3.2. Contenido de los preempacados individuales
El contenido real de producto en un preempacado deberá corresponder con el contenido nominal, observando las tolerancias permitidas en el numeral 4.4.3 letra e) de este Capítulo.
Un lote de inspección se considera no conforme cuando:
a) Existen más unidades que las permitidas en la columna 4, de la tabla 1 (numeral 4.4.3 letra d), de este Capítulo) con deficiencia mayor que la deficiencia tolerable del numeral 4.4.3, letra e), de este Capítulo.
b) Existe uno o más preempacados no conformes con error T2.
4.4 Ensayo de Referencia para requisitos metrológicos
Las incertidumbres
Las incertidumbres extendidas al 95 por ciento de nivel de confianza, asociadas con los instrumentos de medición y métodos de ensayo usados en el control metrológico para determinar contenidos, no excederán 0.2 T
Ejemplos del origen de incertidumbre incluyen: el error máximo permisible y repetibilidad en los instrumentos de pesaje y de medición; variaciones en los materiales del preempacado; y, fluctuaciones en la determinación de la densidad, causadas por las diferentes cantidades de sólidos en el líquido o cambios de temperatura.
Para las verificaciones se tendrán en cuenta los principios estadísticos y generales de control
A continuación se relacionan:
a) Los ensayos para determinación de conformidad de un lote de inspección deben considerar los siguientes parámetros:
I. Riesgo Tipo I: El asociado al error en el contenido promedio de producto en preempacados de la muestra;
II. Riesgo Tipo II: El asociado al porcentaje de unidades de preempacado de la muestra que contienen una cantidad de producto inferior a Qn – T, el cual debe ser inferior a 2.5 por ciento. Lo anterior es equivalente a que un lote de inspección se considera no conforme, cuando
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existen más unidades que las permitidas en la columna 4, de la tabla 1 (numeral 4.4.3, letra d) de este Capítulo), con deficiencia mayor que la deficiencia tolerable del numeral 4.4.3, letra e), de este Capítulo. Un lote de inspección es no conforme si uno o más preempacados de la muestra contienen una cantidad de producto inferior a Qn - 2T.
b) Nivel de representatividad de los ensayos para el Riesgo Tipo I:
El nivel de representatividad debe ser de 0.005, es decir, este es el valor de límite superior para este tipo de error. Los ensayos deben determinar si el promedio de contenido de producto en un preempacado tiene un nivel de representatividad de 99,5 por ciento, utilizando los coeficientes derivados de la distribución de t Student:
αp ≤ 0.5% para µ = Qn
donde µ corresponde a la media del contenido de la muestra.
La probabilidad de rechazar un lote de inspección correctamente empacado con µ = Qn no debe exceder de 0.5 por ciento.
c) Ensayo para el Riesgo Tipo II:
i. El ensayo para el Riesgo Tipo II debe tener un nivel de representatividad αp de:
αp ≤ 5% para p = 2.5%
La probabilidad (p) de rechazar un lote de inspección que contiene 2.5 por ciento de preempacados no conformes no excederá 5 por ciento.
ii. El nivel de representatividad en el ensayo para el Riesgo del Tipo II (porcentaje de preempacados no conformes):
En por lo menos 90 por ciento de los casos, los ensayos deben permitir encontrar lotes de inspección que reúnan las siguientes características:
- Para el promedio, lotes en los que el promedio de contenido es inferior a Qn - 0.74 σ, donde σ es la desviación estándar de la cantidad de producto en los preempacados del lote de inspección, y
- Lotes que contienen 9 por ciento de preempacados no conformes.
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Características de los planes de muestreo para el control de mercado por autoridades de metrología legal
a) Los lotes de inspección se deben asumir como homogéneos, si no existe indicación expresa en contrario.
b) La muestra de productos preempacados debe ser seleccionada aleatoriamente. Si el tamaño de un lote de inspección es inferior a 100 unidades de preempacados, se debe someter a verificación la totalidad del lote. En este caso, no se acepta que exista un solo preempacado con deficiencia superior a la deficiencia tolerable, establecida en el numeral 4.4.3, letra e), de este Capítulo.
c) Cuando las verificaciones se realizan en las instalaciones del empacador, se debe tener en cuenta la siguiente consideración:
Un lote de inspección tomado de la línea de producción, consistirá en todos los preempacados no rechazados por el sistema de verificación. Se debe evitar cualquier intervención diferente de los ajustes normales de operación, u otras medidas correctivas en los procesos de producción y de empacado. Las muestras deben ser seleccionadas después del punto de chequeo final del empacador.
El tamaño del lote de inspección debe ser igual a la entrega máxima de una hora de producción sin ninguna restricción respecto del tamaño del lote de inspección, bien que las muestras sean seleccionadas de la línea de producción, o de otro lugar en las instalaciones del empacador.
d) El tamaño de las muestras, de acuerdo con el tamaño del lote de inspección, se debe seleccionar de conformidad con lo establecido en la tabla 1:
Tabla 1 - Planes de muestreo para preempacados
Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4 Tamaño del lote Tamaño de la Cantidad de preempacados en la de inspección muestra Factor de corrección muestra que pueden exceder la
del muestreo deficiencia tolerable del numeral 4.4.3, letra e).
100 a 500 50 3 0.379
501 a 3 200 80 0.295 5
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Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4
0.234 7 Mas de 3 200 125
e) Deficiencias tolerables
i. Las deficiencias tolerables (T) para todos los preempacados se especifican en la tabla 2:
Tabla 2 – Deficiencias tolerables para el contenido real de preempacados
Contenido nominal de producto Deficiencia tolerable (T) a
(Qn) en g o mL Porcentaje de Qn G o mL
0 a 50 9 - 50 a 100 - 4.5 100 a 200 4.5 - 200 a 300 - 9 300 a 500 3 - 500 a 1 000 - 15 1 000 a 10 000 1.5 - 10 000 a 15 000 - 150 15 000 a 50 000 1 - a Los valores de T se deben redondear al siguiente decimal superior de g o mL para valores de Qn inferiores o iguales a 1 000 g o mL y al siguiente entero para valores de Qn superiores a 1 000 g o mL.
Contenido nominal (Qn) Porcentaje de Qn
expresado en longitud Qn de 5 m o inferior No se permite deficiencia en el contenido. Qn superior a 5 m 2
Contenido nominal (Qn) Porcentaje de Qn
expresado en área Todos los valores de Qn 3
Contenido nominal (Qn) expresado en cantidad de Porcentaje de Qn unidades Qn de 50 unidades o inferior No se permite deficiencia tolerable. Qn superior a 50 unidades 1b b Calcule el valor de T multiplicando el contenido nominal por 1 por ciento y redondeando el resultado al siguiente entero superior. El valor puede ser superior a 1 debido a la aproximación, pero es aceptado porque los productos son ítems enteros que no pueden ser divididos.
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ii. Ningún preempacado debe tener un error negativo mayor que dos veces la deficiencia tolerable (T2), especificada en este mismo literal e).
f) El contenido nominal debe declararse de acuerdo con las especificaciones del Capítulo Segundo este Título VI.
4.5. Determinación de la tara
4.5.1 Generalidades
Este procedimiento permite al uso de tara seca, usada o sin usar, para determinar el contenido real de producto en un preempacado.
a) En la determinación de la cantidad de producto en un preempacado se tiene en cuenta la tara de la siguiente forma:
Cantidad real de = Peso del preempacado – Peso medio del material de empaque Producto
b) Tara seca sin usar, es el peso del material de empaque que no ha sido utilizado para contener un preempacado.
c) Tara seca usada, es el material de empaque que se ha usado como parte de un preempacado, que se ha separado del producto y se ha limpiado, usando procedimientos domésticos normales usados por los consumidores del producto (Ej., el material no debe secarse en un horno).
4.5.2. Determinación de la tara seca sin usar o tara seca usada
a) Para la determinación de la tara, se selecciona aleatoriamente una muestra inicial de 10 o más materiales de empaque y se determina a través de medición el peso de cada uno.
b) Se determina el Peso Promedio de la Tara (PPT) y la desviación estándar (σ) de la muestra inicial de materiales de empaque y se procede según el criterio de la tabla 3:
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Tabla 3 – Tara
Si Entonces
El PPT ≤ 10 % del contenido Se utiliza el PPT para determinar la cantidad real de producto en los nominal preempacados. El PPT > 10 % del contenido Se utiliza un total de 25 preempacados para determinar el PPT nominal y σ < 0.25 x T El PPT >10 % del contenido El PPT no se puede utilizar. Será necesario determinar y tener en nominal y cuenta el peso de cada empaque individualmente. σ > 0.25 x T
4.6 Condiciones especiales de verificación
Cuando no se puedan realizar en el mismo lugar de muestreo las pruebas de control metrológico, por no disponer de un lugar apropiado, o porque es necesario un equipo que no se puede trasladar o no lo posee el organismo que efectúa el control, dichas pruebas se podrán realizar en las oficinas o laboratorios del organismo que efectúa el control, o en algún laboratorio acreditado dentro del Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología. Los costos de transporte y de los ensayos son de cargo del investigado.
Cuando las pruebas del control metrológico no se puedan llevar cabo en el mismo lugar de muestreo, el fabricante o importador podrá designar un representante, para hacer presencia en calidad de observador durante las pruebas.
Siempre que se establezca de común acuerdo con el fabricante o importador del producto objeto de verificación, y que dicho acuerdo se incluya dentro del protocolo de verificación, se podrán establecer tamaños de muestra superiores a los establecidos en este reglamento.
4.7 Disposiciones de preempacados engañosos
Para efectos de lo previsto en los artículos 14 a 16 del Decreto 3466 de 1982 se deberá observar lo siguiente:
a) Un preempacado no debe tener fondo, paredes, tapa o cubierta falsos, ni ser construido de esa manera, total o parcialmente, que pueda inducir a error a los consumidores.
b) Un preempacado no debe hacerse, formarse o llenarse, de forma que pueda inducir a error al consumidor. Si un consumidor no puede ver el producto en un preempacado, se asumirá que está lleno. Se califica como engañoso un preempacado que presente deficiencia de llenado no funcional. La deficiencia de llenado es la diferencia entre la capacidad real del material de
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empaque y el volumen de producto que contiene. La deficiencia de llenado no funcional, es el espacio vacío de un preempacado que se llena a menos de su capacidad.
c) Sin perjuicio de suministrar al consumidor las advertencias del caso, la deficiencia de llenado puede ser necesaria para los siguientes propósitos:
i. Protección del producto;
ii. Requerimientos de las máquinas utilizadas para acomodar el contenido de los Preempacados;
iii. Asentamiento inevitable del producto durante el manejo y transporte; y
iv. Necesidad de que el preempacado desempeñe una función específica (por ejemplo dónde el preempacado desempeña una función específica en la preparación o consumo de un alimento), dónde tal función es inherente a la naturaleza del producto y se comunica claramente a los consumidores.
4.8 Deficiencia Tolerable o Tolerancia por Defecto para el producto preempacado “panela
en molde”
La Deficiencia Tolerable o Tolerancia por Defecto para el contenido real entregado con respecto del contenido nominal anunciado para el producto preempacado “panela en molde” en cualquier presentación, es del cinco por ciento (5%), en cualquier nivel de producción o distribución, incluidos el punto de empaque, importación, punto de venta al por mayor y al detal.
Parágrafo: para efectos del presente numeral entiéndase “panela en molde”, el producto sólido obtenido por evaporación de los jugos de la caña de azúcar, fabricado de forma artesanal y que se presenta al público en cualquier forma diferente a granulado o en polvo”.
4.9 Régimen Sancionatorio*
En desarrollo de las facultades de supervisión, control y vigilancia le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio, a las gobernaciones, a las alcaldías municipales y distritales, de acuerdo con los procedimientos y facultades establecidas en la ley y principalmente lo señalado en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, en el numeral 23 del artículo 1 del Decreto 4886 de 2011 y en los artículos 39, 40 y 42 del Decreto 2269 de 1993, aplicar las sanciones pertinentes por el incumplimiento de lo establecido en el presente reglamento.
Resolución 37321 del 11 de junio de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49179 del 11 de junio de 2014. * Resolución 37321 del 11 de junio de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49179 del 11 de junio de 2014.
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CAPÍTULO QUINTO ORGANISMOS AUTORIZADOS DE VERIFICACION METROLÓGICA
5.1. Objeto y ámbito de aplicación
La presente reglamentación tiene por objeto establecer los requisitos generales de elegibilidad aplicables a los Organismos Autorizados de Verificación Metrológica (en adelante OAVM), así como los requisitos técnicos y administrativos, las obligaciones y responsabilidades que deben cumplir en ejercicio de sus funciones y el régimen de sanciones aplicables.
Las normas contenidas en la presente reglamentación son aplicables a toda persona jurídica de derecho público o privado, unión temporal o consorcio que manifieste su interés en ser designado como OAVM, dentro del esquema de control metrológico aplicable a los instrumentos de medición sujetos a dicho control.
5.2. Definición y naturaleza jurídica de los Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM
Los OAVM son Entidades designadas por la Superintendencia de Industria y Comercio para efectos de desarrollar funciones de verificación metrológica y tareas conexas en los instrumentos de medición sujetos a control metrológico que se encuentren en servicio en el país, respecto de los cuales esta Entidad haya expedido el reglamento técnico metrológico correspondiente.
Las funciones que cumplirán los OAVM son exclusivamente las de verificación administrativa, metrológica y técnica de los instrumentos de medición sujetos a control metrológico, y por tanto no podrán adelantar investigaciones administrativas ni tomar decisiones como ordenar medidas preventivas, imponer sanciones, ordenar el retiro o destrucción de los instrumentos de medición que no cumplan las disposiciones que se hayan expedido en materia de metrología legal, facultades que son exclusivas de la Superintendencia de Industria y Comercio y de los alcaldes locales, en virtud de lo establecido en la ley, y en las demás normas vigentes.
5.3. Requisitos de elegibilidad
Los OAVM realizan, dentro de su ámbito de autorización, verificaciones administrativas, metrológicas y técnicas de los instrumentos de medición sujetos a control metrológico respecto de los cuales la Superintendencia de Industria y Comercio haya expedido la reglamentación técnica metrológica respectiva y que se encuentren incorporados en el Sistema de Información de Metrología Legal SIMEL, con el fin de determinar su conformidad con los requisitos esenciales, metrológicos, técnicos y administrativos establecidos en los reglamentos técnicos metrológicos correspondientes, con sujeción a lo dispuesto en ellos y en esta reglamentación.
Resolución 64189 del 16 de septiembre de 2015. Publicada en el Diario oficial No. 49637 del 17 de septiembre de 2015.
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Podrán ser designados como Organismos Autorizados de Verificación Metrológica -OAVM-, las personas jurídicas de derecho público o privado, consorcios y uniones temporales que cumplan los siguientes requisitos:
5.3.1. Tener como objeto social exclusivo la verificación metrológica de instrumentos de medición;
5.3.2. No estar incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad señalada en la Constitución Política, en la Ley 1474 de 2011, el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el artículo 113 de la Ley 489 de 1998, y en la Ley 734 de 2002 o la que la modifique, aclare o sustituya;
5.3.3. Para efectos de la presentación de las propuestas para ser designado como OAVM, deberá presentar compromiso de acreditación ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC- como organismo de inspección de conformidad con lo dispuesto en la norma internacional ISO/IEC 17020 última versión, con alcance a esta resolución y al reglamento técnico metrológico aplicable a los instrumentos de medición respecto de los cuales pretende prestar servicios de verificación metrológica. Sin embargo, de llegar a ser designado como OAVM, deberá cumplir con el requisito de acreditación al que se hace alusión dentro del año siguiente a la expedición de acto administrativo por medio del cual es designado. El incumplimiento de este requisito dará lugar a la revocación de la designación administrativa como OAVM.
5.3.4. Poseer los recursos económicos disponibles para cumplir los requisitos financieros que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio necesarios para desempeñar las funciones a su cargo. En la convocatoria pública para presentar ofertas se determinarán estos requisitos.
5.4. Obligaciones del OAVM
Quien sea designado como OAVM debe cumplir las siguientes exigencias durante la vigencia de la designación como OAVM:
5.4.1 Obligación de acreditación
El OAVM deberá estar acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC como Organismo de Inspección durante todo el tiempo que dure la designación, de conformidad con lo dispuesto en la Norma Internacional ISO/IEC 17020 última versión, con alcance a ésta norma y al reglamento técnico metrológico aplicable a los instrumentos de medición respecto de los cuales pretende prestar servicios de verificación metrológica.
En el evento en que la norma internacional ISO/IEC 17020 haya sido actualizada con posterioridad a la fecha en que se acreditó el OAVM como organismo de inspección ante el ONAC, éste tendrá que
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acreditarse nuevamente con base en esa norma dentro del año siguiente, so pena de perder la designación otorgada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.4.2. Recursos suficientes para la verificación metrológica
El OAVM debe contar con: (i) el número suficiente de personal permanente para realizar las verificaciones metrológicas a su cargo, (ii) instrumentos y patrones de medida adecuados, (iii) con un grado de formación profesional, técnica y administrativa adecuado de su personal y, (iv) con experiencia comprobada en el campo de la metrología que garantice el desarrollo eficaz y eficiente de la atribución pública encomendada.
El número de verificadores metrológicos, personal técnico, directivo y administrativo que se requerirá para desempeñar las funciones a su cargo, y el número y tipo de instrumentos y patrones de medida que deberán ser dispuestos por el -OAVM- como mínimo por instrumento de medición objeto de verificación, será el que señale la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la convocatoria pública para presentar ofertar que haga dicha Entidad.
5.4.3. Competencias en la verificación metrológica
El OAVM esta obligado a asegurar la competencia comprobable en el campo de la metrología de las personas que operen equipos, instrumentos de medición específicos, realicen ensayos y evalúen los resultados de todas las actividades en ejercicio de sus funciones. Por consiguiente, el personal de dicho organismo deberá demostrar que su personal cumple con las siguientes calidades:
5.4.3.1 Conocimiento comprobado de los Reglamentos Técnicos Metrológicos aplicables a los instrumentos de medición a verificar y de las Recomendaciones de la Organización Internacional de Metrología Legal –OIML correspondientes;
5.4.3.2 Formación técnica y profesional que comprenda todas las áreas del procedimiento de la fase de control metrológico de instrumentos de medición en servicio para los que el organismo haya sido designado, y conocimiento sobre las normas relativas a la evaluación de la conformidad de esos mismos instrumentos de medición.
5.4.4. Imparcialidad en la realización de actividades de verificación metrológica
El personal del OAVM involucrado directamente en la realización de las actividades de verificación metrológica debe garantizar su imparcialidad, inclusive la comercial y/o financiera. Por lo tanto, la remuneración que reciban por la labor designada, no podrá depender de los resultados de las tareas efectuadas ni del número de verificaciones realizadas. Del mismo modo, la remuneración que reciban las personas que desempeñen cargos directivos o de coordinación al interior del Organismo tampoco dependerá del número de tareas verificación efectuadas ni de su resultado.
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5.4.5. Independencia en la realización de actividades de verificación metrológica
Los directivos del OAVM y quienes estén involucrados directamente en la realización de las actividades de verificación metrológica, no podrá tener ningún tipo de vínculo con el diseñador, productor, importador, comercializador, instalador, reparador ni el encargado del mantenimiento del instrumento de medición objeto de verificación, ni haber sido representante a cualquier título, de persona alguna involucrada en tales actividades.
Si en el transcurso de una visita de verificación metrológica el OAVM advierte que puede haber un conflicto de interés respecto del instrumento a evaluar, deberá suspender la realización de la visita e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio esta situación, para que esta Entidad adopte las medidas pertinentes que conduzcan a la más adecuada representación de sus intereses.
Parágrafo. No habrá conflicto de interés en la verificación metrológica de un instrumento de medición, cuando con ocasión de la misma y con el propósito de establecer la conformidad del instrumento con los requisitos esenciales, metrológicos y técnicos aplicables, se entable un intercambio de información técnica entre el OAVM y la persona involucrada directamente en el diseño, fabricación, comercialización y mantenimiento del instrumento de medición a verificar.
5.4.6. Integridad del resultado de la actividad metrológica
Los directivos del OAVM y quienes estén involucrados directamente en la realización de las actividades de verificación metrológica, no podrá tener ningún tipo de vínculo con el diseñador, productor, importador, comercializador, instalador, reparador ni el encargado del mantenimiento del instrumento de medición objeto de verificación, ni haber sido representante a cualquier título, de persona alguna involucrada en tales actividades.
Si en el transcurso de una visita de verificación metrológica el OAVM advierte que puede haber un conflicto de interés respecto del instrumento a evaluar, deberá suspender la realización de la visita e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio esta situación, para que esta Entidad adopte las medidas pertinentes que conduzcan a la más adecuada representación de sus intereses.
Parágrafo. No habrá conflicto de interés en la verificación metrológica de un instrumento de medición, cuando con ocasión de la misma y con el propósito de establecer la conformidad del instrumento con los requisitos esenciales, metrológicos y técnicos aplicables, se entable un intercambio de información técnica entre el OAVM y la persona involucrada directamente en el diseño, fabricación, comercialización y mantenimiento del instrumento de medición a verificar.
5.4.7. Disponibilidad de garantías
Los directivos del OAVM y quienes estén involucrados directamente en la realización de las actividades de verificación metrológica, no podrá tener ningún tipo de vínculo con el diseñador,
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productor, importador, comercializador, instalador, reparador ni el encargado del mantenimiento del instrumento de medición objeto de verificación, ni haber sido representante a cualquier título, de persona alguna involucrada en tales actividades.
Si en el transcurso de una visita de verificación metrológica el OAVM advierte que puede haber un conflicto de interés respecto del instrumento a evaluar, deberá suspender la realización de la visita e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio esta situación, para que esta Entidad adopte las medidas pertinentes que conduzcan a la más adecuada representación de sus intereses.
Parágrafo. No habrá conflicto de interés en la verificación metrológica de un instrumento de medición, cuando con ocasión de la misma y con el propósito de establecer la conformidad del instrumento con los requisitos esenciales, metrológicos y técnicos aplicables, se entable un intercambio de información técnica entre el OAVM y la persona involucrada directamente en el diseño, fabricación, comercialización y mantenimiento del instrumento de medición a verificar.
5.4.8. Confidencialidad de la información
Toda la información obtenida por el OAVM en ejercicio de sus funciones, no podrá ser reproducida, revelada, divulgada o utilizada en beneficio de terceros ajenos a las autoridades de control, vigilancia y al verificado. Por consiguiente, el OAVM esta obligado a conservar de manera segura la información confidencial que obtiene como resultado del ejercicio de sus funciones.
5.4.9. Sistema de gestión de Calidad
El OAVM debe operar bajo un sistema de gestión de calidad conforme con el esquema de verificación metrológica de instrumentos de medición sujetos a control metrológico para los cuales es designado. Para ello, dentro del año siguiente a la expedición del acto administrativo por medio del cual es designado, prorrogable por un año más habiéndose demostrado una justa causa valorada por la Superintendencia de Industria y Comercio, debe acreditarse ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC- como organismo de inspección según los lineamientos de la Norma Internacional ISO/IEC 17020 última versión, así como de la presente resolución y los Reglamentos Técnicos Metrológicos que sean aplicables a los instrumentos de medición que se disponga a verificar. Igualmente, debe mantener dicha acreditación activa en todo momento y durante el tiempo que dure la designación otorgada por la Superintendencia de Industria y Comercio. El retiro o la suspensión de la acreditación del OAVM por parte del ONAC, dará lugar a la suspensión o revocatoria de la designación reconocida por la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales a que haya lugar.
5.4.10. Obligación de documentación y conservación de información relativa a sus funciones
El OAVM debe documentar y conservar los soporte de todas las actuaciones relacionadas con la ejecución de las tareas propias de la verificación metrológica de los instrumentos de medición
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respecto de los cuales tenga dicha atribución, como también cualquier otra documentación que se disponga en esta Resolución o en los reglamentos técnicos metrológicos correspondientes, por el mismo término que se establece para la conservación de los papeles comerciales previsto en el artículo 60 del Código de Comercio, contado a partir de la fecha de la actuación efectuada. Esta información podrá ser solicitada y consultada por la Superintendencia de Industria y Comercio en cualquier momento.
5.4.11. Responsabilidad del OAVM
El OAVM es responsable del resultado de todas sus actuaciones y por consiguiente de los hechos y omisiones de sus empleados, contratistas y subcontratistas en la ejecución de las tareas de verificación metrológica a su cargo.
5.5. Reglas de subcontratación
El OAVM deberá realizar, por sí mismo, las verificaciones metrológicas encomendadas dentro de la zona geográfica designada. Sin embargo, por razones no previstas como carga de trabajo, conocimientos técnicos adicionales o incapacidad temporal de su personal permanente, podrá subcontratar los servicios de terceros para la realización de tareas específicas, distintas de la evaluación y validación de resultados. Para ello, deberá garantizar la idoneidad técnica y experiencia en el campo de la metrología por parte del subcontratista, así como el cumplimiento de las obligaciones y funciones a cargo del OAVM que se exigen en la presente resolución, en los Reglamentos Técnicos Metrológicos aplicables a los instrumentos de medición que verifica y en el acto administrativo de designación que se haya expedido para tal efecto. Siempre que esto se presente, el OAVM esta obligado a informar de dicha situación a la Superintendencia de Industria y Comercio, conservando la documentación que de sustento de lo aquí señalado, en la forma y por el término señalado en numeral 5.4.10 de esta resolución. Dicho sustento deberá incluir un registro de todas las subcontrataciones realizadas y las actividades realizadas por el subcontratista.
El personal subcontratado esta sujeto al cumplimiento de todos los requisitos y obligaciones exigibles al OAVM, y por consiguiente el OAVM es responsable por los hechos y omisiones de su personal subcontratado.
5.6. Tareas conexas a la verificación metrológica
De manera complementaria a las obligaciones propias de la ejecución de las verificaciones metrológicas de instrumentos de medición para las cual es designado, los OAVM debe cumplir, entre otras, las siguientes tareas:
5.6.1. Con antelación a la realización de las visitas de verificación metrológica, el OAVM debe efectuar un censo del tipo de instrumentos de medición que se encuentran en servicio dentro de la región geográfica asignada, y registrar dicha información en el Sistema de Información de Metrología
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Legal –SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio. La forma como se realizará el censo dentro de la región geográfica asignada y el tipo de información que será recaudada por instrumento de medición, será instruida por la Superintendencia de Industria y Comercio al OAVM en la ejecución de sus funciones dependiendo de las metas de coberturas que se hayan fijado en el acto administrativo de su designación.
5.6.2. De manera concomitante al levantamiento del censo de instrumentos de medición conforme a lo señalado en el literal anterior, el OAVM debe educar y sensibilizar a los titulares de los instrumentos de medición en relación con el cumplimiento de las normas que establecen la obligatoriedad de la verificación metrológica de sus instrumentos, la tarifa aplicable, la periodicidad con que se realiza y sobre los demás aspectos que sean instruidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. De la misma forma y como parte del cumplimiento de esta tarea, el OAVM hará entrega a los titulares de los instrumentos de medición, de los folletos, cartillas y cualquier otro formato de documento que sea señalado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.6.3. Es responsabilidad del OAVM, realizar una adecuada planeación de las visitas de verificación metrológica que le corresponden, asignado el personal idóneo y capacitado que ejecutara las visitas de verificación y disponiendo de los instrumentos y equipos necesarios para ello, todo bajo estricto cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.6.4. Es obligación del OAVM, generar un informe de resultados de cada visita de verificación metrológica que realice, donde debe consignar de forma exacta, clara, no ambigua y objetiva, los hallazgos, observaciones, documentación y conclusión de la visita de verificación metrológica en SIMEL; el contenido de dicho informe será determinado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.7. Mecanismo de supervisión y control del OAVM
Los OAVM son responsables de sus actuaciones y de los dictámenes metrológicos que emitan y, por tanto, deben conservar los soportes documentales de todas las actuaciones relacionadas con las verificaciones metrológicas realizadas, en la forma en que se determine en el reglamento técnico metrológico correspondiente.
En el evento en que un OAVM no cumpla con los compromisos y obligaciones adquiridas al momento de su designación, independientemente de las sanciones administrativas y contractuales a que haya lugar, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá suspender temporalmente su designación o proceder a revocarla mediante la expedición del acto administrativo respectivo.
Para el correcto ejercicio de dicha facultad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, el OAVM está obligado a cooperar, a facilitar el acceso a sus instalaciones y archivos y a exhibir todos aquellos documentos e información necesaria para la adecuada evaluación de sus funciones.
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No permitir el ejercicio de las facultades de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, será causal de revocación de la designación del OAVM.
5.8. Deber de cooperación
El OAVM deberá asistir a las reuniones, conferencias, capacitaciones y demás eventos que organice la Superintendencia de Industria y Comercio, que tengan por objeto el seguimiento y verificación del cumplimiento de sus obligaciones, la coordinación estratégica y formulación de propuestas para el mejoramiento de la función encomendada, la formación y capacitación de su personal en relación con los procedimientos de verificación que adelanta y, en general, cualquier actividad que guarde relación con la política de control metrológico dispuesta en la presente resolución y demás normas concordantes.
5.9. Remuneración de los servicios realizados
Los OAVM tienen derecho a percibir la remuneración económica respectiva por los servicios de verificación metrológica que realicen dentro de la zona geográfica designada, la cual será sufragada por el titular responsable del instrumento a evaluar. La tarifa máxima que podrán cobrar por los servicios prestados será fijada por la Superintendencia de Industria y Comercio mediante el respectivo acto administrativo de designación.
5.10. Distribución geográfica para la designación de OAVM
Para efectos de llevar a cabo la función de control metrológico de instrumentos de medición que será asignada en los OAVM, se dispone de la siguiente distribución geográfica del territorio nacional por departamentos.
Grupo No. 1. Guainía, Bogotá D.C, Caquetá y Guaviare, Vichada y Vaupés. Grupo No. 2. Antioquia, Cauca, Huila, Archipiélago de San Andrés y Risaralda. Grupo No. 3. Amazonas, Sucre, Arauca, Atlántico, Cesar y Cundinamarca. Grupo No. 4. Santander, Nariño, Putumayo, Norte de Santander y Tolima. Grupo No. 5. : Meta, Magdalena, Córdoba, Casanare y Valle del Cauca. Grupo No. 6. La Guajira, Boyacá, Caldas, Chocó, Bolívar y Quindío.
Los OAVM podrán ser designados para operar en uno (1) o más grupos, de acuerdo a la distribución señalada en el presente numeral. 4.10 5.11. Periodo de vigencia del nombramiento como Organismo Autorizado de verificación Metrológica
El periodo de vigencia de la designación que haga la Superintendencia de Industria y Comercio a los OAVM, para que operen dentro de una de las zonas geográficas descritas en el anterior numeral,
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tendrá efecto durante un tiempo de diez (10) años, al cabo de los cuales se abrirá un nuevo proceso de selección al cabo de los cuales podrán volver a participar.
5.12. Indemnidad de la Superintendencia de Industria y Comercio
EL OAVM es responsable de la totalidad de las funciones y tarea que asuma en la verificación metrológica de los instrumentos de medición. Por consiguiente, el OAVM debe mantener indemne a la Superintendencia de Industria y Comercio de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que tengan como causa sus actuaciones, como de cualquier reclamación de carácter laboral o fiscal que se originen en el incumplimiento de sus obligaciones.
5.13. Régimen sancionatorio
La inobservancia a lo dispuesto en la presente resolución, dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011.
CAPÍTULO SEXTO. REGLAMENTO TÉCNICO METROLÓGICO APLICABLE A INSTRUMENTOS DE PESAJE DE FUNCIONAMIENTO NO AUTOMÁTICO (BALANZAS)*
6.1. Objeto
El presente reglamento técnico metrológico es aplicable a los instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático (balanzas) que son utilizados en todas aquellas actividades sujetas a control metrológico de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.7.14.3 del Decreto 1074 de 2015, de tal manera que lo que se busca es reducir o eliminar la inducción a error a los consumidores y usuarios en general, y asegurar la calidad de las mediciones que proveen este tipo de instrumentos para el desarrollo de las actividades que tienen implicaciones en la salud y seguridad de las personas, en la preservación del medio ambiente, en la protección de la vida animal o vegetal, entre otras.
Con el fin de adoptar estos objetivos, el presente reglamento fija los requisitos técnicos, metrológicos y administrativos que deberán cumplir los instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático, establece el procedimiento de evaluación de la conformidad, define las obligaciones para fabricantes e importadores y especifica el procedimiento de verificación metrológica para los instrumentos de este tipo que son utilizados en actividades sujetas a control metrológico.
* Resolución No. 77506 del 10 de noviembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50058 del 15 noviembre de 2016. “Por la cual se adiciona el Capítulo Sexto en el Título VI de la Circular Única y se reglamenta el control metrológico aplicable a instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático”
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6.2. Ámbito de aplicación
Los requisitos técnicos, metrológicos y administrativos de este reglamento técnico son aplicables a los instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático (balanzas) que son utilizados para determinar la masa de un objeto en cualquiera de las actividades sujetas a control metrológico según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.7.14.3 del Decreto 1074 de 2015, y cuyas partidas arancelarias se definen a continuación:
Ítem No. Partida No. Descripción arancelaria Productos 1 90160011 Balanzas sensibles a un peso inferior o
igual a 5 cg, incluso con pesas. Eléctricas o electrónicas.
Según descripción arancelaria
2 8423810000 Aparatos e instrumentos de pesar, incluidas las básculas y balanzas para comprobar o contar piezas fabricadas, excepto las balanzas sensibles a un peso inferior o igual a 5 cg;
Los demás aparatos e instrumentos de pesar con capacidad inferior o igual a 30 kg
Balanzas liquidadoras de precio (utilizadas en tiendas, supermercados, carnicerías) con y sin impresora, solo peso, contadoras, para POS (balanzas solo peso conectables a PC para cálculo de precio) con división de escala mayor o igual a 0,1 g. Básicamente equipos clase III, aunque también puede incluir algunas configuraciones en clase II
3 8423829000 Balanzas con capacidad superior a 30 kg pero inferior o igual a 5.000 kg
Basculas de plataforma y colgantes, con capacidad entre 30 y 5 000 kg. Clase III
4 8423821000 Balanzas con capacidad superior a 30 kg pero inferior o igual a 5.000 kg: De pesar vehículos
Basculas entre 30 y 5 000 kg para pesar vehículos
5 8423891000 Las demás basculas para pesar vehículos, incluidas basculas camioneras
Básculas para pesar vehículos de más de 5 000 kg
6 9016001200 Balanzas sensibles a un peso inferior o igual a 5 cg, incluso con pesas. - Balanzas electrónicas
Balanzas con división de escala menor o igual a 0,05 g. Equipos clase II y clase I
Parágrafo primero. El presente reglamento técnico se excluye para productos que a pesar de encontrarse incluidos en las sub partidas arancelarias descritas atrás, no son instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático. No obstante, si un instrumento de pesaje de los regulados por este reglamento ingresa al país bajo una partida arancelaria distinta de aquellas descritas en este numeral, está sujeto al cumplimiento de las disposiciones contempladas en este reglamento.
Parágrafo segundo. Excepción de demostración de conformidad. Sin perjuicio de lo dispuesto en este numeral, podrán ingresar al mercado nacional instrumentos de pesaje de producción extranjera sin demostrar conformidad, cuando vayan a ser objeto de certificación en el país por parte de un organismo evaluador de la conformidad -OEC-, siempre que se haya celebrado un contrato entre productor/importador y OEC para ese propósito.
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6.3. Definiciones
Para la correcta aplicación e interpretación del presente reglamento técnico metrológico, se deberán tener en cuenta las definiciones incluidas en el artículo 2.2.1.7.2.1 del Decreto 1074 de 2015, y aquellas contenidas en el numeral 3.3 de la Resolución SIC 64190 del 16 de septiembre de 2015 que le sean aplicables.
Adicionalmente, se tendrá en cuenta la terminología sobre instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático contendida en los numerales T.1 a T.9 de la Norma Técnica Colombiana NTC 2031:2014 o de la norma que la adicione, modifique, aclare o sustituya, por lo que hacen parte integral de esta.
Para efectos de la terminología básica usada en el marco de la metrología legal, se tendrá en cuenta el Vocabulario Internacional de términos en Metrología Legal (VIML) OIML V 1:2013 o del documento OIML que lo adicione, modifique, aclare o sustituya.
En el presente reglamento siempre que se refiera al instrumento de pesaje o simplemente instrumento, se está haciendo referencia al instrumento de pesaje de funcionamiento no automático sujeto a control metrológico.
6.4. Principios técnicos
6.4.1. Unidades de medida
Las unidades de masa que deben utilizar los instrumentos de pesaje sometidos a control metrológico, son las del Sistema Internacional de Unidades (SI), según lo dispuesto en el Capítulo Primero del Título VI de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
6.4.2. Principios de los requisitos metrológicos
Los requisitos establecidos en este reglamento técnico aplican a todos los instrumentos de pesaje y a todos los modelos de esos instrumentos, independientemente de sus principios de medición. Los instrumentos se clasifican según:
- La división de escala de verificación, que representa la exactitud absoluta; y
- El número de divisiones de escala de verificación, que representa la exactitud relativa.
Los errores máximos permitidos (EMP) son del orden de magnitud de la división de escala de verificación. Estos se aplican a las cargas brutas y, cuando un dispositivo de tara está en funcionamiento, se aplican a las cargas netas. Los errores máximos permitidos no se aplican a los valores netos calculados cuando un dispositivo de tara predeterminada está en funcionamiento.
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La capacidad mínima (Min) del instrumento se utiliza para indicar que es probable que el uso del instrumento por debajo de este valor arroje errores de medición relativos considerables.
6.4.3. Principios de los requisitos técnicos
Los requisitos técnicos generales se aplican a todos los modelos de instrumentos, ya sean mecánicos o electrónicos, y son modificados o complementados con requisitos adicionales para instrumentos usados para una aplicación específica o diseñados para una tecnología especial. Tienen por objeto especificar el funcionamiento de los instrumentos, no su diseño.
6.4.4. Aplicación de los requisitos
Los requisitos de este reglamento aplican a todos los dispositivos que realizan las funciones relevantes de medición, ya sea que estén incorporadas en un instrumento o fabricados como unidades separadas. Tal es el caso de:
- Dispositivo de medición de carga;
- Dispositivo indicador;
- Dispositivo de tara predeterminada; y
- Dispositivo calculador de precio.
6.5. Requisitos metrológicos, técnicos y generales de construcción
Los requisitos que deben satisfacer los instrumentos de pesaje a los que se refiere este reglamento incluyendo los errores máximos permitidos (EMP), son definidos en los capítulos 3 “Requisitos metrológicos”, 4 “Requisitos técnicos para los instrumentos con indicación automática o indicación semiautomática”, 5 “Requisitos técnicos para los instrumentos electrónicos” y 6 “Requisitos técnicos para los instrumentos con indicación no automática” de la NTC 2031:2014, la cual hace parte integral de presente reglamento técnico metrológico.
6.6. Marcado de instrumentos y módulos
Los instrumentos de pesaje sujetos a control metrológico deben cumplir las disposiciones sobre marcado definidas en el capítulo 7 “Marcado de instrumentos y módulos” NTC 2031:2014.
6.6.1. Marcado de instrumentos de pesaje no sometidos a control metrológico
En aplicación de lo dispuesto en el numeral 3.2 del capítulo tercero del Título Sexto de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, aquellos instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático no sujetos a control metrológico, deberán ser rotulados con una etiqueta indeleble adherida en una parte visible del instrumento que cubra al menos el 30% del área del mismo, en idioma castellano, cuyas características son las siguiente:
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Esta báscula no puede ser utilizada en actividades mercantiles ni sanitarias.
Hacerlo podría acarrear la imposición de multas hasta por dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes por parte de la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 2.2.1.7.14.3 Decreto 1074 de 2015.
Si por la naturaleza del instrumento de pesaje no es posible adherir la etiqueta de información exigida, se deberá informar al comprador del instrumento acerca de dicha circunstancia por escrito en la factura de compraventa, o bien mediante la entrega de un folleto informativo o en las instrucciones de manejo del instrumento.
6.7. Demostración de la conformidad
La conformidad de los instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático de producción nacional y extranjera con los requisitos definidos en el presente reglamento técnico, se demostrará mediante (i) un certificado de examen de modelo del instrumento emitido en cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 6.7.1.3 de este reglamento técnico; más, (ii) una declaración de conformidad del productor o importador del instrumento individualmente considerado, emitida en cumplimiento de los requisitos previstos en el numeral 6.7.1.4.
6.7.1. Disposiciones comunes
6.7.1.1. Normas equivalentes
Se consideran equivalentes al presente reglamento técnico las siguientes normas internacionales:
- La Recomendación de la Organización Internacional de la Metrología Legal –OIML R-76 Parte I;
- La Directiva 2009/23/EC del Parlamento Europeo y del Consejo del 23 de abril de 2009, modificada por la Directiva 2014/31/EU del Parlamento Europeo y del Consejo del 26 de febrero de 2014 en materia de armonización de las normas de los Estados miembros de la Unión Europea, relativas a la puesta en el mercado de instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático. - La Sección 2.20 del Manual No. 44 sobre “Especificaciones, tolerancias y otros requerimientos técnicos para instrumentos de pesaje y medición” adoptado por la 99 Conferencia Nacional de Pesas y Medidas de 2014, publicado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de los Estados Unidos de América (NIST por sus siglas en inglés) del año 2015.
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6.7.1.2. Disposición transitoria
Hasta tanto exista al menos un (1) organismo de certificación acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC cuyo alcance de certificación corresponda al presente reglamento técnico metrológico, se aceptará, como medio para demostrar la conformidad del instrumento de pesaje con los requisitos establecidos en esta norma, la declaración de conformidad del productor y/o importador expedida de conformidad con los requisitos establecidos en la norma internacional ISO/IEC 17050:2004, utilizando el modelo de declaración de conformidad incluido en el Anexo No. 2 de este reglamento técnico, soportada sobre la base de (i) haberse observado las reglas y efectuado los ensayos señalados en el numeral 3.10 de la NTC 2031:2014, por parte de un laboratorio de pruebas y ensayos o de calibración, acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 cuyo alcance de acreditación corresponda a los instrumentos de pesaje y que tenga la capacidad de realizar los ensayos respectivos; o por parte de un laboratorio extranjero que efectúe los ensayos establecidos en una de las normas equivalentes a este reglamento definidas en el numeral 6.7.1.1, siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC.
Parágrafo. El productor/importador que haya demostrado la conformidad de sus instrumentos de pesaje bajo lo dispuesto en este numeral, no tendrán que demostrar nuevamente la conformidad de sus instrumentos así ya se haya acreditado el primer organismo de certificación ante el ONAC.
El certificado de conformidad de tipo o modelo del instrumento de pesaje de que trata el numeral 6.7.1.3, sólo será exigible transcurridos tres (3) meses de haberse acreditado el primer organismo de certificación de producto con alcance al presente reglamento técnico por parte del ONAC”.
6.7.1.3. Requisitos para la expedición del certificado de examen de modelo
El certificado de examen de modelo del instrumento de pesaje deberá ser emitido bajo el esquema de certificación 1A definido en la norma ISO/IEC 17067:2013, con alcance al presente reglamento técnico o sus normas equivalentes, (i) por parte de un organismo de certificación de producto acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17065:2012 con alcance al presente reglamento técnico metrológico, o (ii) por parte de un organismo evaluador de la conformidad reconocido en el marco de los acuerdos de reconocimiento multilateral de los que haga parte el ONAC, siempre y cuando el país emisor acepte los certificados colombianos para productos nacionales, o por parte de un organismo notificado.
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificaron los numerales 6.7.1.2, 6.7.1.3, 6.7.1.4.1 y 6.8.10 de la señalada Resolución 77506 de 2016.
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Adicionalmente se permite demostrar la conformidad del modelo del instrumento, mediante la aprobación de modelo emitida por una Autoridad de Metrología Legal de un país con base en los ensayos efectuados por parte de un Instituto Nacional de Metrología -INM- cuyas capacidades de calibración y medición (CMC 1) en la magnitud relacionada con el instrumento de medición, hayan sido publicadas ante la Oficina Internacional de Pesas y Medidas2.
El certificado de examen de tipo o la aprobación de modelo estará vigente mientras el productor no modifique ninguna de las características y/o propiedades del instrumento de pesaje que fueron evaluadas. En caso de que se efectúe cualquier modificación, se deberá volver a certificar o aprobar el modelo del instrumento.
6.7.1.3.1. Ensayos y exámenes para la expedición del certificado de examen de modelo
Para efectos de expedir el certificado de conformidad de modelo del instrumento de pesaje, se deberán efectuar los ensayos establecidos en el numeral 3.10 de la NTC 2031:2014 bajo las condiciones allí establecidas en laboratorios acreditados ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 cuyo alcance de acreditación corresponda al ensayo respectivo; o, practicar las pruebas y ensayos previstos en las normas equivalentes al presente reglamento técnico metrológico en laboratorios extranjeros siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation -ILAC.
6.7.1.4. Requisitos para la expedición de la declaración de conformidad de los instrumentos de pesaje individualmente considerados
Mediante la declaración de conformidad del instrumento de pesaje el productor / importador garantiza la conformidad del instrumento individualmente considerado con el modelo certificado. Esta declaración debe ser expedida de conformidad con los requisitos establecidos en la norma internacional ISO/IEC 17050:2004, utilizando el modelo de declaración de conformidad incluido en el Anexo No. 2 de esta resolución, y debe ir acompañada del informe de resultados de los ensayos que se señalan en el numeral 6.7.1.4.1.
La declaración de conformidad debe identificar individualmente cada instrumento con número serial.
1 Calibration and Measurements Capabilities -CMC.
2 Bureau International des Poids et Mesures –BIPM.
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6.7.1.4.1. Ensayos y exámenes para la expedición de la declaración de conformidad del
instrumento de pesaje
“Para efectos de expedir la declaración de conformidad del instrumento de pesaje, el productor y/o importador es responsable de la realización, en al menos el diez por ciento (10%) de los instrumentos que ingresan al mercado nacional con el mismo certificado de examen de modelo, de los ensayos establecidos en el numeral 8.3 de la NTC 2031:2014, bajo las condiciones allí descritas, (i) por parte de un laboratorio de pruebas y ensayos o de calibración, acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC- bajo la norma ISO/IEC 17025:2005, cuyo alcance de acreditación corresponda a los instrumentos de pesaje y que tenga la capacidad de realizar los ensayos respectivos; o, (ii) en laboratorios extranjeros siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation -ILAC”.
6.7.1.5. Documentación técnica del instrumento de pesaje
Para efectos de evaluar la conformidad del instrumento de pesaje, el organismo evaluador de la conformidad que sea escogido por el productor y/o importador para llevar a cabo el análisis y examen a que haya lugar, deberá estudiar la documentación técnica que prepare el productor y/o importador del instrumento, la cual deberá permitir que se comprenda e interprete el diseño, producción y funcionamiento del instrumento de pesaje y la evaluación de su conformidad con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico. Igualmente deberá ser suficientemente detallada respecto de la definición de las características metrológicas del instrumento.
La documentación técnica deberá comprender, como mínimo, los siguientes elementos necesarios para la evaluación del modelo o su identificación:
a) Una descripción general del modelo;
b) Los esquemas de diseño y fabricación del instrumento, y los planos de componentes, subconjuntos, circuitos, etc.;
c) Descripción y explicación necesaria para la comprensión de lo anterior, en particular, del funcionamiento del instrumento;
d) Descripción del procedimiento de fabricación del instrumento mediante el cual se garantiza la uniformidad de la producción;
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificaron los numerales 6.7.1.2, 6.7.1.3, 6.7.1.4.1 y 6.8.10 de la señalada Resolución 77506 de 2016.
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e) Cuando sea aplicable, una descripción de los dispositivos electrónicos del instrumento junto con sus planos, diagramas, diagramas de flujo de la lógica e información del software en general que expliquen sus características y funcionamiento;
f) Una lista de las reglamentaciones equivalentes al presente reglamento técnico, aplicadas total o parcialmente en la producción del instrumento, y una descripción de las soluciones adoptadas para cumplir los requisitos esenciales cuando no se hayan aplicado las normas equivalentes señaladas en el numeral 6.7.1.1 de este reglamento;
g) Los resultados de los cálculos de diseño, de las pruebas, etc;
h) Fotografías del instrumento;
i) Manual de instalación y de uso del instrumento;
j) Los certificados de examen y resultados de los ensayos correspondientes sobre instrumentos que contengan elementos idénticos a los del proyecto; y,
k) Esquema de precintos del instrumento donde se especifique el lugar de instalación de los mismos, sus características, codificación y ubicación para que dichos elementos sean objeto de evaluación por parte del organismo de certificación que lleve a cabo el procedimiento de evaluación de la conformidad según corresponda.
El productor / importador del instrumento debe entregar al organismo evaluador de la conformidad las muestras representativas del tipo o modelo definitivo que sean necesarias.
6.7.1.6. Precintado del instrumento de pesaje
Cuando un instrumento de pesaje haya superado satisfactoriamente la evaluación de la conformidad respectiva de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento técnico, se procederá a su precintado por parte del productor o importador quien deberá documentar dicho procedimiento mediante un esquema de precintos o documento similar que hará parte de la documentación técnica del instrumento.
En cada precinto de seguridad deberá fijarse un código de barras que cumpla con el estándar de captura de información establecido en la norma internacional ISO/IEC 18004:2015, incluyendo identificadores de aplicación y Función 1. La información que debe contener el código de barras es la siguiente:
a) Identificación única, global e inequívoca del productor y/o importador, de trece (13) números, que no sea asignado de forma unilateral.
b) Número serial del precinto de seguridad asignado en orden consecutivo, compuesto por una codificación alfanumérica que combine máximo veinte (20) caracteres escogidos por el productor y/o importador.
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6.8. Obligaciones del productor e importador
Son obligaciones del productor y/o importador, en relación con el cumplimiento del presente reglamento técnico las siguientes:
6.8.1. Introducir al mercado nacional instrumentos de pesaje que estando sujetos a control metrológico se encuentren conformes con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico.
6.8.2. Fijar un código de barras a cada instrumento de pesaje el cual deberá cumplir con el estándar de captura de información establecido en la norma internacional ISO/IEC 15417:2007. Los datos que debe contener el código de barras son los siguientes:
a) identificación única, global e inequívoca del equipo de pesaje que varíe dependiendo de las características principales del equipo, tales como modelo, clase de precisión, Max, Min, e, d, tipo de instrumentos, entre otras, de trece (13) números. b) Número serial alfanumérico de veinte (20) dígitos.
6.8.3. Elaborar y preparar la documentación técnica señalada en el numeral 6.7.1.5 de este reglamento, para efectos de evaluar la conformidad de los instrumentos de pesaje;
6.8.4. Elaborar la declaración de conformidad de que tratan los numerales 6.7.1.2 y 6.7.1.4 del presente reglamento técnico, bajo los parámetros establecidos en la norma ISO/IEC 17050:2004;
6.8.5. Conservar copia de la documentación técnica señalada en el numeral 6.7.1.5 del presente reglamento técnico, por el término que se establece para la conservación de los papeles de comercio previsto en el artículo 60 del Código de Comercio, contado a partir de la fecha de introducción al mercado del instrumento de pesaje al mercado;
6.8.6. Identificar los instrumentos de pesaje que son introducidos al mercado nacional, en su cubierta exterior, con su nombre comercial o marca, dirección física y electrónica y teléfono de contacto;
6.8.7. Entregar al titular del instrumento de pesaje las instrucciones de operación y manual de uso en castellano, como también copia de los certificados y declaraciones de conformidad obtenidos para efectos de demostrar la conformidad de sus instrumentos;
6.8.8. Tomar las medidas correctivas necesarias para recoger o retirar del mercado aquellos instrumentos de pesaje respecto de los cuales se tenga motivos para pensar que no están conformes con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico metrológico;
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6.8.9. Permitir a la Superintendencia de Industria y Comercio y/o al Organismo Autorizado de Verificación Metrológica que sea designado por este, el acceso a toda clase de información y documentación que sea necesaria para efectos de demostrar la conformidad de los instrumentos de pesaje que introdujo al mercado;
6.8.10. “Incorporar al Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio, de manera anticipada al momento de introducir los instrumentos de pesaje sujetos al mercado nacional y/o de reportar la importación de los mismos a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior -VUCE-, la información que se relaciona en los literales a, b y c de este numeral, únicamente respecto de los tipos o modelos de los instrumentos de pesaje que se utilicen: (i) para determinar el precio de un bien en transacciones comerciales, (ii) para determinar el peso de los vehículos de transporte de carga de acuerdo con la información incorporada en los manifiestos de carga o documentos equivalentes y en actividades administrativas de control de peso de vehículos en carreteras, vías y puertos del país, (iii) en transacciones comerciales de arroz paddy o su equivalente en arroz blanco según lo dispuesto en la Resolución 296 del 4 de septiembre de 2015 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, (iv) en la liquidación del valor de los servicios postales a nivel nacional y (v) en la liquidación del valor de transporte de carga en terminales de transporte de pasajeros aéreos y terrestres; como mínimo, la siguiente información:
a. Certificado de examen de tipo o aprobación de modelo;
b. Manual de instalación y de usuario del modelo de instrumento registrado; y,
c. Esquema de precintos del instrumento donde se especifique el lugar de instalación de los
mismos, sus características, codificación y ubicación.
Parágrafo. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá retirar el registro del tipo o modelo del instrumento respecto del cual no se incorporen al SIMEL cualquiera de los documentos señalados en el presente numeral”.
6.8.11. “Indicar a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior -VUCE, el número de registro en el SIMEL del tipo o modelo de instrumento de pesaje cuyos documentos incorporados en dicho sistema demuestren la conformidad de las unidades importadas”.
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificaron los numerales 6.7.1.2, 6.7.1.3, 6.7.1.4.1 y 6.8.10 de la señalada Resolución 77506 de 2016.
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se adicionó el numeral 6.8.11 de la Resolución 77506 de 2016.
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6.9. Prohibición de comercialización y uso de instrumentos de pesaje
Los instrumentos de pesaje sujetos a control metrológico que no superen la evaluación de la conformidad en los términos establecidos en este reglamento técnico, no podrán ser comercializados ni utilizados dentro del territorio nacional en cualquiera de las actividades señaladas en el artículo 2.2.1.7.14.3 del Decreto 1074 de 2015. Tampoco podrán ser comercializados, importados ni utilizados dentro del territorio nacional en actividades sujetas a control metrológico, aquellos instrumentos de pesaje cuya información descrita en el numeral 6.8.10 no haya sido incorporada a SIMEL de manera completa.
6.10. Autoridad de inspección, vigilancia y control
En concordancia con lo establecido en los numerales 3.4.1 y 3.4.2 de la Resolución SIC 64190 de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, ejercerán como autoridad administrativa encargadas de vigilar el cumplimiento del presente reglamento técnico metrológico en la fase de evaluación de la conformidad; y, serán autoridades administrativas encargadas de vigilar el cumplimiento de ese reglamento en la fase de instrumentos de medición en servicio, esta Entidad y las Alcaldías Municipales quienes podrán, según lo previsto en los numerales 8 y 9 del artículo 59 de la Ley 1480 de 2011, ordenar (i) que se detenga la comercialización o puesta en servicio de un instrumento de pesaje que no cumple con los requisitos definidos en este reglamento técnico, (ii) la no utilización temporal o definitiva de los instrumentos de medición en servicio que no aprueben la verificación metrológica descrita en el numeral 6.11 de este reglamento, (iii) adoptar las medidas procedentes para asegurar que se ajuste metrológicamente el instrumento en servicio dentro de los errores máximos permitidos e (iv) imponer las sanciones contempladas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011 a que haya lugar, previa investigación y desarrollo del procedimiento administrativo correspondiente.
6.10.1. Designación para el ejercicio de funciones de verificación metrológica de los instrumentos de pesaje en servicio
Para efectos de llevar a cabo la verificación metrológica de los instrumentos de pesaje sujeto a control metrológico según las disposiciones contenidas en este reglamento técnico, la Superintendencia de Industria y Comercio designará, de acuerdo al procedimiento de selección objetiva que se adopte para tal fin, los Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM- encargados de verificar los instrumentos en la fase de comercialización y puesta en servicio, cuyas obligaciones, regiones autorizadas para el ejercicio de sus funciones e instrumentos de medición autorizados para verificar serán señalados en el acto administrativo de autorización que expida esa Superintendencia.
Parágrafo. La designación administrativa de que trata el presente numeral, se entiende sin perjuicio de las facultades inspección, vigilancia y control que ejercen la Superintendencia de Industria y
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Comercio y las Alcaldías Municipales en materia de control metrológico, entidad que podrá reasumir sus funciones en cualquier momento y lugar.
6.11. Verificación metrológica de instrumentos de pesaje en servicio
Con independencia de la obligación que asiste a todo titular de un instrumento de pesaje sujeto a control metrológico, de mantenerlo en todo momento ajustado a los requisitos metrológicos, técnicos y administrativos establecidos en el presente reglamento técnico, únicamente aquellos que sean utilizados en las actividades señaladas en el numeral 6.8.10 de este reglamento técnico están sujetos a las verificaciones metrológicas dispuestas en este numeral.
Los demás instrumentos de pesaje sujetos a control metrológico deberán ser calibrados con la periodicidad que haya recomendado el fabricante del mismo, para lo cual la Superintendencia de Industria y Comercio y las Alcaldías Municipales podrán solicitar a su titular, el certificado que demuestre que se han realizado las calibraciones a que haya lugar en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1074 de 2015.
6.11.1. Procedimiento de regularización y de verificación metrológica periódica y de después
de reparación o modificación
“Los procedimientos de regularización, de verificación metrológica periódica o de verificación metrológica de después de reparación o modificación constan de la realización de un examen administrativo y de un examen técnico de carácter metrológico mediante la ejecución de los ensayos que se señalan más adelante. Dichas actividades metrológicas se realizan después de que el OAVM haya creado la tarjeta de control metrológico (TCM) del instrumento de pesaje en el SIMEL.
Todo titular del instrumento de pesaje de funcionamiento no automático que se encuentren en servicio a la fecha de la publicación del presente reglamento técnico en el Diario Oficial, deberá permitir y sufragar de manera anticipada el costo de la verificación metrológica de sus instrumentos por parte del Organismo Autorizado de Verificación Metrológica –OAVM designado.
Se denomina regularización a la primera verificación metrológica de un instrumento de pesaje que se encontraba en servicio a la fecha de entrada en vigencia de este reglamento técnico.
Sin perjuicio de la obligación del titular del instrumento de mantenerlo ajustado metrológicamente en todo momento según lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 2.2.1.7.14.4 del Decreto 1074 de 2015, la verificación metrológica periódica de los instrumentos de pesaje se realiza cada dos (2) años a partir de su regularización; es decir que cada verificación se debe realizar al cabo de
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó el numeral 6.11.1 de la Resolución 77506 de 2016.
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veinticuatro (24) meses, salvo que se trate de un instrumento de pesaje clases III y IIII cuya capacidad máxima sea > a 1 000 kg. Caso en el cual se deberán practicar verificaciones metrológicas cada doce (12) meses.
El OAVM podrá efectuar la verificación metrológica periódica dentro del mes anterior o hasta el último día del mes siguiente contado a partir de la fecha en que se practicó la última verificación metrológica.
Cuando con posterioridad a la regularización o a la verificación periódica se han puesto en funcionamiento nuevos instrumentos de pesaje o remplazado alguno de ellos en el mismo establecimiento de comercio, estos podrán ser verificados junto con los demás en la siguiente visita de verificación metrológica periódica del OAVM. En este evento el OAVM debe crear la TCM por cada instrumento de pesaje en el SIMEL, y para ello el titular está obligado a presentar al verificador que atiene la visita la factura de compraventa del instrumento de medición junto con los documentos que demuestran la conformidad del mismo frente al reglamento técnico de acuerdo con lo previsto en el numeral 6.7.
Siempre que se efectúe una reparación o modificación a un instrumento de pesaje que implique la rotura de precintos de seguridad, se deberá realizar un nuevo procedimiento de verificación metrológica por parte del OAVM para comprobar que ese instrumento continúa proveyendo mediciones dentro de los errores máximos permitidos señalados en este reglamento técnico por remisión al numeral 3.5 de la NTC 2031:2014.
Los instrumentos de pesaje que han sido reparados o modificados podrán ser utilizados de nuevo, únicamente cuando el reparador que los intervenga haya registrado dicha reparación en el SIMEL y retirado la etiqueta de no conformidad de que trata el numeral 6.14”.
6.11.1.1. Plazos de la verificación metrológica periódica y su modificación
“Cuando en un mismo establecimiento de comercio estén siendo utilizados dos (2) o más instrumentos de pesaje y la periodicidad de la verificación metrológica de los instrumentos es de dos (2) años, en el evento en que alguno de los instrumentos haya sido verificado después de reparación dentro de los doce (12) meses siguientes a la verificación ordinaria, la siguiente verificación metrológica del instrumento reparado se realizará al mismo tiempo de los demás instrumentos de medición en el plazo para la realización de verificación ordinaria; y, en caso de que la reparación se haya realizado entre los meses trece (13) a veinticuatro (24) de la última verificación ordinaria, el instrumento verificado después de reparación volverá a ser verificado por el
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se adicionó el numeral 6.11.1.1 de la Resolución 77506 de 2016.
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OAVM transcurrido dos años más el periodo restante, para que coincida con la siguiente fecha de verificación ordinaria.
Si la periodicidad con la que se debe verificar metrológicamente un instrumento de pesaje es de un (1) año, en el evento en que ese instrumento haya sido verificado después de reparación dentro de los seis (6) meses siguientes a la verificación ordinaria, la siguiente verificación metrológica al instrumento reparado se realizará al mismo tiempo de los demás instrumentos de medición del titular, si los hubiere, en el plazo para la realización de verificación ordinaria; y, en caso de que la reparación se haya realizado entre los meses siete (7) a doce (12) de la última verificación ordinaria, el instrumento verificado después de reparación volverá a ser verificado por el OAVM transcurrido un año más el periodo restante, para que coincida con la siguiente fecha de verificación ordinaria.
Ejemplo No. 1: El día 2 de enero de 2018, durante la verificación metrológica periódica de varios instrumentos de medición en un mismo establecimiento de comercio, se constata que dos (2) de ellos no aprueban satisfactoriamente las pruebas realizadas; los instrumentos en cuestión son reparados el 4 de enero de 2018, y verificados por el OAVM después de reparación el 25 de enero de 2018. Estos instrumentos de medición vuelven a ser verificados por el OAVM el 2 de enero de 2020.
Ejemplo No. 2: Todos los instrumentos de medición de un establecimiento de comercio son verificados metrológicamente por el OAVM el día 2 de enero de 2018, y todos aprueban el procedimiento realizado con una periodicidad de un (1) año contado a partir de esa fecha; con posterioridad, el día 2 de agosto de 2018 el titular de los instrumentos solicita a un reparador inscrito en SIMEL el ajuste y reparación de cuatro (4) de ellos, siendo verificados por el OAVM, después de la reparación efectuada, el 28 de agosto de 2018. Estos instrumentos de medición vuelven a ser verificados por el OAVM, como parte de la verificación metrológica periódica que les corresponde, el día 2 de enero de 2020”.
6.11.2. Documentación del procedimiento de verificación metrológica y de la regularización de instrumentos de pesaje en SIMEL
Es obligación del OAVM designado, documentar en tiempo real a través del Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio, la totalidad del procedimiento de verificación metrológica adelantado por cada instrumento de pesaje, así como la regularización de los mismos cuando aplique.
En la hoja de resultado del registro de verificación metrológica que se debe incorporar en el SIMEL, se deberán anotar los resultados de los ensayos descritos en este reglamento técnico, indicando de forma simultánea el error máximo permitido en cada uno.
Adicionalmente, el OAVM deberá incorporar en SIMEL todas las pruebas documentales que resulten de la visita de verificación efectuada, tales como: copia del acta de visita de verificación
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firmada y fotografías de: los establecimientos de comercio visitados, los instrumentos de medición verificados y de sus placas de características, donde conste el número serial de cada uno, los precintos instalados, cada uno de los ensayos efectuados y sus resultados, la medición de temperatura en cada caso, y todas las demás que resulten ser conducentes y/o pertinentes.
6.11.3. Alcance del procedimiento de verificación
Este procedimiento es aplicable a todo tipo de instrumento de pesaje de funcionamiento no automático en servicio, sujeto a control metrológico en los términos establecidos en este reglamento técnico.
6.11.4. Examen Administrativo. El examen administrativo constará de las siguientes actuaciones:
6.11.4.1. Comprobación de los datos contenidos en la tarjeta de control metrológico del
instrumento de pesaje
“El examen administrativo del instrumento de pesaje, comprende la comprobación, y complementación si faltarán, de los datos contenidos en la tarjeta de control metrológico –TCM del instrumento de medición en el Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL. Tales datos son:
a) Titular del instrumento;
b) Marca;
c) Modelo;
d) Número de serie del instrumento; y
e) Características técnicas del instrumento.
También se comprobará si las marcas e inscripciones corresponden con las que figuran en la documentación que demuestra la conformidad del instrumento frente a esa norma”.
6.11.4.2. Comprobación de la marca de regularización
De acuerdo con lo señalado en el numeral 3.4.2.1.1 de la Resolución 64190 de 2015, la regularización es el procedimiento que lleva a cabo el Organismo Autorizado de Verificación Metrológica -OAVM, con el objeto de establecer si un instrumento de pesaje que se encuentra en uso a la entrada en vigencia de la presente reglamentación, se ajusta a los requisitos esenciales, metrológicos, técnicos y administrativos dispuestos en este reglamentos técnico, pese a que no se
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó los numerales 6.11.4.1, 6.11.6.3, 6.12, 6.13, 6.14, 6.15.2, 6.15.3 y 6.16.1 de la Resolución 77506 de 2016.
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evaluó la conformidad de dicho instrumento de manera previa a su entrada al mercado o puesta en servicio.
Para efectos de regularizar un instrumento de pesaje el OAVM deberá realizar el examen metrológico previsto en el numeral 6.11.5 y 6.11.6 del presente reglamento, y en caso de superar satisfactoriamente las pruebas allí descritas deberá adherir una etiqueta al instrumento con las siguientes características:
Superintendencia de Industria y Comercio Regularización No. _______
Fecha: AA/MM/DD
Razón Social del OAVM:________
Instrumento regularizado
La etiqueta debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos, como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento. Tendrá forma rectangular y fondo blanco, y sus dimensiones son: sesenta (60) x setenta (70) milímetros, debiéndose mantener dichas proporciones para otros tamaños.
La realización de este procedimiento implica el pago de la tarifa asociada al servicio de verificación metrológica que presta el OAVM, y deberá ser asumida por el titular del instrumento, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.9 de la Resolución 64189 de 2015.
Parágrafo. Aquél instrumento de pesaje que se encuentre en uso a la fecha de entrada en vigencia de la presente reglamentación y que no logre ser regularizado por no estar conforme con los requisitos establecidos en este reglamento técnico, no podrá ser utilizado en ninguna de las actividades sujetas a control metrológico y deberá ser dado de baja en SIMEL.
6.11.4.3. Placa de características del instrumento de pesaje
El OAVM debe comprobar que el instrumento de pesaje posea una placa de características adherida al instrumento, que contenga como mínimo las siguientes indicaciones:
a) Marca o nombre del fabricante; b) Clase de exactitud; c) Capacidad máxima; d) Capacidad mínima; e) División de escala de verificación e; y f) División de escala real d.
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Estos datos deben ir agrupados y ser fácilmente visibles y cercanos a la visualización de los resultados de medida. Si para el momento de la regularización alguno de estos datos faltara, el OAVM deberá colocarlos en el instrumento de pesaje.
6.11.4.4. Comprobación de precintos
El OAVM debe comprobar que los precintos que son exigidos en la presente reglamentación, garanticen la integridad del instrumento frente a manipulaciones intencionales o no, y que coincidan con los especificados en el examen de tipo o modelo (si lo tiene) o en el documento de regularización así como el número consecutivo y codificación del precinto. En el caso de existir precintos electrónicos se tomará nota del número correlativo de control. Del mismo modo si el instrumento ha sido objeto de reparación o modificación por parte de un reparador en los términos señalados en el presente reglamento técnico, el OAVM deberá verificar en número y posición los precintos que fueron colocados por este último, de acuerdo con la información del procedimiento de reparación o modificación consignada en SIMEL. El OAVM deberá precintar el instrumento en su primera verificación metrológica.
6.11.5. Examen metrológico del instrumento de pesaje
6.11.5.1. Equipos a utilizar para la realización de los ensayos
Para la realización del examen metrológico del instrumento de pesaje, el OAVM debe utilizar un conjunto de pesas patrón adecuado a la clase de precisión del instrumento a verificar, siguiendo los criterios establecidos en el numeral 3.7 de la NTC 2031:2014 o de la norma que la adicione, aclare o modifique. Adicionalmente, se debe disponer de un termohigrómetro de ambiente para medir la temperatura y humedad del ensayo y sus variaciones.
Los patrones e instrumentos de medición mencionados en este numeral, deberán ser calibrados al menos cada dos (2) años por laboratorios de calibración acreditados ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC o el Instituto Nacional de Metrología –INM.
6.11.5.2. Condiciones ambientales
Las pruebas deben ser efectuadas a una temperatura ambiente estable, en general a la temperatura normal de funcionamiento del instrumento en su lugar de instalación, siempre que no se superen las especificaciones del productor y se apliquen las indicaciones y condiciones dadas por éste cuando se conozcan.
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En los instrumentos con dispositivo receptor de carga e indicador en distintos lugares, se tomarán las condiciones ambientales en los dos sitios, siempre que se encuentren dentro de las especificaciones de uso del instrumento.
Se considera que la temperatura es estable cuando la diferencia entre las temperaturas extremas anotadas durante el ensayo no sobrepasa el 1/5 del intervalo de temperatura de utilización del instrumento considerado, sin sobrepasar 5º C por hora, y que la velocidad de variación no sobrepase los 5ºC por hora.
6.11.5.3. Precarga
Antes de realizar los ensayos al instrumento de pesaje que se describen en este reglamento, este debe ser pre-cargado una vez a su capacidad máxima o su carga límite máxima, si este valor está definido.
6.11.6. Ensayos
6.11.6.1. Ensayo de excentricidad
Para la realización de este ensayo se deben aplicar las instrucciones y especificaciones establecidas en los numerales 3.6.2 y A.4.7 de la norma técnica NTC 2031:2014 o de la norma que lo adicione, aclare o modifique, a excepción de lo relacionado con la determinación de los errores de indicación lo cual se hará de la siguiente manera:
Indicación del instrumento menos el valor verdadero de la masa.
Si el instrumento está provisto de un dispositivo de ajuste a cero o de bloqueo de cero, éste no debe operar durante la realización del ensayo. Las indicaciones obtenidas al aplicar la carga sobre las diferentes posiciones en el instrumento deberán estar dentro de los máximos errores permitidos para la carga considerada.
En la hoja de resultado del registro de verificación metrológica que el OAVM debe incorporar en SIMEL, se toma nota del resultado de la prueba de pesaje indicando de forma simultánea el máximo error permitido en ese punto.
Parágrafo. Este ensayo no aplica para instrumentos de pesaje colgantes.
6.11.6.2. Ensayo de pesaje
El ensayo de pesaje se realizará siguiendo el procedimiento establecido en el numeral A.4.4.1 de la Norma Técnica Colombiana NTC 2031:2014 o de la norma que la adicione, aclare o modifique, a
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excepción de lo relacionado con la determinación de los errores de indicación lo cual se hará de la siguiente manera: Indicación del instrumento menos el valor verdadero de la masa.
En caso de realizar el ensayo con material de sustitución, éste se debe hacer según lo indicado en el numeral A.4.4.5 de la NTC 2031:2014.
En la realización de este ensayo, se debe comprobar que los errores obtenidos en todo el campo de medida del instrumento para las cargas crecientes o decrecientes consideradas, están dentro de los errores máximos permitidos.
6.11.6.3. Ensayo de la exactitud del dispositivo de puesta a cero
Para la evaluación del error en este ensayo, se deberá aplicar el procedimiento establecido en el numeral A.4.2.3 de la NTC 2031:2014 o de la norma que la adicione, aclare o modifique.
Nota: para efectos de este ensayo, se deberá tener en cuenta en la fórmula del “error antes del redondeo” la división de escala real (d).
6.11.6.4. Ensayo de repetibilidad
Para la realización de este ensayo se deberán aplicar las instrucciones y especificaciones establecidas en los numerales 3.6.1 y el tercer párrafo del A.4.10 de la NTC 2031:2014 o de la norma que la modifique, adicione o aclare.
La determinación de los errores de indicación se hará de la siguiente manera: Indicación del instrumento menos el valor verdadero de la masa.
Si durante el ensayo de pesaje del numeral 6.11.6.2 se utiliza material de sustitución, la determinación de errores de medición se adelantará con arreglo a lo establecido en el numeral A.4.4.3 de la NTC 2031:2014 o de la norma que lo adicione, aclare o modifique.
La diferencia en el valor absoluto entre el procedimiento de pesaje realizado con una misma carga, no deberá exceder del máximo error permitido para la carga considerada.
6.11.6.5. Otros ensayos
En caso de que el instrumentos de pesaje que se verifica no tengan examen de tipo o aprobación de modelo, al momento de realizar el procedimiento de regularización para comprobar el cumplimiento
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó los numerales 6.11.4.1, 6.11.6.3, 6.12, 6.13, 6.14, 6.15.2, 6.15.3 y 6.16.1 de la Resolución 77506 de 2016.
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de los requisitos esenciales de acuerdo a lo dispuesto en el presente reglamento técnico, se debe verificar que el instrumento cumpla con los siguientes requisitos: (i) medir en unidades del sistema internacional (SI); (ii) conocerse su carga límite; y, (iii) clasificarse en una clase de exactitud.
6.12. Colocación de precintos
El OAVM debe colocar los precintos de seguridad en el instrumento de pesaje en todos los procedimientos de regularización, en todas las verificaciones después de reparación o modificación y en la primera verificación metrológica periódica únicamente cuando el instrumento cuente con evaluación de la conformidad, siempre que el resultado en cada caso sea conforme.
Todo instrumento de pesaje deberá estar precintado en los puntos que se hayan definido en la fase de la evaluación de la conformidad, y en caso de efectuado un procedimiento de regularización por parte del OAVM, en los puntos que hayan sido definidos por este último los cuales como mínimo deberán ser los que se indican más adelante.
Si el reparador tuvo que romper precintos para ajustar o modificar el instrumento de pesaje, este deberá colocar sus precintos en los mismos puntos en que los removió, y encima de estos el OAVM colocará sus precintos después de verificar las condiciones de la reparación y el adecuado funcionamiento del instrumento. Durante la regularización el verificador del OAVM precintará al menos los siguientes puntos:
Mecanismos de regularización y bloqueo del acceso al modo de calibración;
Cajas sumadoras de señales de celdas de carga los potenciómetros de ajuste de las celdas y
“Switch” de ajuste; y
Computador electrónico y sus conexiones, o en su defecto la carcasa exterior.
Durante la regularización el verificador debe hacer el plano del esquema de precintos necesario para comprender la ubicación de los mismos, y registrarlo en el SIMEL junto con el número de serie de cada precinto colocado para complementar el acta de verificación correspondiente.
Únicamente se podrá modificar el número de serie de los precintos como consecuencia de la realización de un procedimiento de verificación metrológica de después de reparación o modificación”.
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó los numerales 6.11.4.1, 6.11.6.3, 6.12, 6.13, 6.14, 6.15.2, 6.15.3 y 6.16.1 de la Resolución 77506 de 2016.
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6.13. Superación de la verificación metrológica
“Cuando se hayan superado todas las fases de la verificación, se adherirá en lugar visible del instrumento de pesaje verificado, ya sea en el visor o en algún elemento de la instalación que lo soporta, la “etiqueta de verificación” cuyas características, formato y contenido serán los siguientes:
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO1
CONTROL METROLÓGICO Resolución _____ del __ de _______ de 2016
NII2:
Nombre del OAVM3: Resultado de la Verificación5:
CONFORME
Código del OAVM4:
Fecha de Verificación6: Fecha de la próxima verificación 8
Firma del Verificador7: DÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31
MES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
AÑO 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028
Descripción de los campos:
1. Encabezado. La etiqueta de marcado de conformidad metrológica siempre deberá llevar como encabezado el texto “SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO”, y a renglón seguido “CONTROL METROLÓGICO” en mayúscula.
2. NII. Hace referencia al número de identificación alfanumérico del instrumento de medición registrado en el Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL (número NII número de identificación del instrumento) de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Este número de identificación lo obtiene el OAVM al momento de crear la tarjeta de control metrológico necesaria para efectuar el control metrológico posterior.
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3. Nombre del OAVM. Este campo contiene el nombre o razón social del Organismo Autorizado de Verificación Metrológica que efectuó la verificación del instrumento de medición.
4. Código del OAVM. Corresponde al número de identificación alfanumérico que fue asignado al OAVM una vez autorizado y designado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Este número se encuentra registrado en el SIMEL.
5. Resultado de la Verificación. Este campo siempre deberá contener la palabra “CONFORME” en color verde.
6. Fecha de verificación: Corresponde a la fecha exacta en que se efectuó la verificación metrológica del instrumento de medición, la cual deberá ser fijada de la siguiente manera:
Año / Mes / Día
7. Firma del verificador. En la parte inferior izquierda de la etiqueta, deberá fijarse la firma del verificador del OAVM que efectuó el procedimiento correspondiente.
8. Fecha de la próxima verificación Corresponde a la fecha límite en la cual se deberá practicar una nueva verificación metrológica por parte del OAVM. En este campo, se deberá perforar las casillas correspondientes al día, mes y año de la siguiente visita de verificación.
Características de la Etiqueta. La etiqueta de marcado de conformidad del instrumento de medición debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento; debe tener forma rectangular, fondo de color amarillo y sus dimensiones deben ser suficientemente grandes para permitir que los consumidores y usuarios del instrumento se informen sobre su conformidad con el presente reglamento técnico.
Cuando un instrumento de medición se componga de un grupo de dispositivos que funcionen conjuntamente y que no tenga la condición de subconjuntos, el marcado se situará en el dispositivo principal del instrumento.
Si por razones de tamaño o sensibilidad del instrumento de pesaje no fuera posible aplicar la etiqueta, ésta se colocará en la periferia de su instalación y en la documentación correspondiente exigida en ésta disposición.
Se deberán mantener las proporciones de la fuente y tamaño dependiendo del instrumento de pesaje en el cual deba fijarse la etiqueta.
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6.14. No superación de la verificación metrológica
Cuando un instrumento de pesaje no supere la verificación metrológica como consecuencia de deficiencias detectadas en su funcionamiento durante las pruebas metrológicas llevadas a cabo por la Superintendencia de Industria y Comercio o por quien haga sus veces, bien sea porque provee mediciones por fuera de los errores máximos permitidos o presenta errores en la indicaciones en contra del consumidor, evidencia manipulaciones o rotura de precintos, dicho instrumento deberá ser puesto fuera de servicio hasta que se subsanen las fallas encontradas previa orden administrativa impartida por esta Superintendencia, y no tendrá que ser precintado por el verificador del OAVM.
Quedará retirado del servicio y por tanto no podrá volver a utilizarse en actividades sujetas a control metrológico, aquel instrumento de pesaje que (i) haya sido puesto en servicio con posterioridad a la entrada en vigencia del presente reglamento técnico metrológico y no haya demostrado su conformidad en los términos señalados en el numeral 6.7, o (ii) cuando no sea posible verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 6.11.6.5 “Otros ensayos.
El instrumento de pesaje que es retirado del servicio se le dará de baja en el SIMEL.
En cualquiera caso, el procedimiento a seguirá es el siguiente: Se debe entregar al titular del instrumento el acta de verificación metrológica donde consten las no conformidades encontradas y los resultados de las pruebas y los ensayos efectuados. En el acta se debe advertir al titular que la(s) no conformidad(es) de su instrumento puede generar la orden de suspensión de utilización del mismo y la posibilidad de que la Superintendencia de Industria y Comercio inicie un proceso administrativo sancionatorio en su contra. El acta debe ser impresa o entregada digitalmente, y posteriormente firmada por el verificador y quien atendió la visita. En caso de que la persona que atiende la visita se niegue a firmar el acta, se dejará constancia de dicha circunstancia en el documento.
El acta firmada debe ser incorporada al SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá, si lo considera necesario, expedir el acto administrativo de suspensión de uso del instrumento de pesaje.
En caso de que el instrumento de pesaje ya haya sido reparado o modificado, el OAVM debe realizar verificación metrológica de después de reparación y registrar dicho procedimiento en el SIMEL.
El reparador podrá retirar la etiqueta de no superación de la verificación metrológica siempre que haya actuado reparando y subsanado la deficiencia respectiva, y registrado dicho procedimiento en el SIMEL.
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Todo instrumento de pesaje que no haya superado la verificación metrológica dispuesta en este reglamento técnico metrológico, cuyos errores evidenciados sean en contra del consumidor, deberá llevar adherida una etiqueta fijada en un lugar visible del instrumento de medición, ya sea en el visor o en algún elemento de la instalación que lo soporta, cuyas características, formato y contenido, serán los siguientes:
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONTROL METROLÓGICO1
Resolución _____ del __ de _______ de 2016
NII2:
Nombre del OAVM3: Resultado de la Verificación5:
NO CONFORME Código del OAVM4:
Fecha de Verificación6:
Firma o Sello7:
Descripción de los campos:
1. Encabezado. La etiqueta siempre deberá llevar como encabezado el texto “SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO”, y a renglón seguido “CONTROL METROLÓGICO” en mayúscula.
2. NII. Hace referencia al número de identificación alfanumérico del instrumento de medición registrado en el SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Nombre del OAVM. Este campo contiene el nombre o razón social del OAVM que efectuó la verificación del instrumento de medición.
4. Código del OAVM. Corresponde al número de identificación alfanumérico que fue asignado al OAVM una vez autorizado y designado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Éste número se encuentra registrado en el SIMEL.
5. Resultado de la Verificación. Este campo siempre deberá contener la palabra “NO CONFORME”.
6. Fecha de verificación: Corresponde a la fecha exacta en que se efectuó la verificación metrológica del instrumento de medición, la cual deberá ser fijada de la siguiente manera:
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Año / Mes / Día
7. Firma o sello. En la parte inferior izquierda de la etiqueta, deberá fijarse la firma del verificador del OAVM que efectuó el procedimiento correspondiente.
Características de la Etiqueta. La etiqueta de marcado de no conformidad del instrumento de medición debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento; debe tener forma rectangular, fondo de color rojo y sus dimensiones deben ser suficientemente grandes para permitir que los consumidores y usuarios del instrumento se informen sobre su no conformidad con el presente reglamento técnico.
Cuando un instrumento de medición conste de un grupo de dispositivos que funcionen conjuntamente y que no tenga la condición de subconjuntos, el marcado se situará en el dispositivo principal del instrumento.
Si por razones de tamaño o sensibilidad del instrumento de medida no fuera posible aplicar la etiqueta, se colocará en la periferia de su instalación y en la documentación correspondiente exigida en las disposiciones de su regulación específica.
Se deberán mantener las proporciones de la fuente y tamaño dependiendo del instrumento de pesaje en el cual deba fijarse la etiqueta”.
6.15. Reparadores
Únicamente respecto de las reparaciones o modificaciones de los instrumentos de pesaje de funcionamiento no automático sujetos al cumplimiento de las disposiciones de este reglamento técnico, que impliquen la rotura de precintos, podrán ser realizadas por una persona natural o jurídica inscrita como reparador en el registro de reparadores de SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en el numeral 3.7 de la Resolución 64190 de 2015 y demás disposiciones establecidas por esta Superintendencia. El registro se hace por una sola vez.
Los titulares de los instrumentos de pesaje que deban reparar sus equipos, bien sea de manera preventiva o como consecuencia de una orden impartida por la Superintendencia de Industria y Comercio, podrán contratar los servicios de cualquier reparador que se encuentre inscrito en SIMEL.
Para efectos de las reparaciones que se propone llevar a cabo, el reparador que se inscriba en SIMEL deberá precisar, en ese mismo registro, la información que se detalla a continuación.
6.15.1. Información de carácter administrativo y técnico
En la inscripción se deberá incorporar esta información:
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a) Nombre y apellido de la persona natural o razón social de la persona jurídica; b) Número de identificación (C.C. o N.I.T); c) Domicilio principal y secundarios donde realiza sus actividades de reparación o modificación de instrumentos de pesaje; d) La(s) marca(s), modelo(s) y tipo(s) de instrumento(s) que repara, precisando sus características fundamentales; y,
e) Indicación de la experiencia y conocimientos que posee en la reparación de instrumentos de pesaje.
Adicionalmente deberá anexar en SIMEL todos los documentos que sirvan de soporte para demostrar su idoneidad, capacidad, experticia y experiencia en la reparación de instrumentos de pesaje.
Una vez inscrito, SIMEL le asignará un número de identificación. Los precintos que ponga el reparador inscrito deberán identificarse con ese número.
El registro del reparador en SIMEL tendrá carácter público respecto del nombre, dirección y teléfono del reparador.
6.15.2. Actuaciones de los reparadores
Cualquier intervención de un instrumento de pesaje que implique el remplazo o sustitución de una de sus piezas, siempre que para acceder a ella se haya tenido que romper un precinto, está supeditada a que los reparadores actúen dentro del alcance del tipo o modelo certificado o aprobado, de manera que las piezas remplazadas o sustituidas sean compatibles con el tipo o modelo cuya evaluación de conformidad ha sido demostrada frente a este reglamento técnico.
El reparador que haya reparado o modificado un instrumento de pesaje, una vez comprobado su correcto funcionamiento y que sus mediciones se hagan dentro de los errores máximos permitidos (EMP), deberá (i) dar de alta el instrumento en el SIMEL, (ii) retirar la etiqueta de no superación de la verificación metrológica de que trata el numeral 6.14 cuando haya lugar a ello y (iii) colocar nuevamente los precintos que haya tenido que levantar para llevar a cabo la reparación o la modificación.
Una vez reparado o modificado el instrumento de pesaje de manera satisfactoria, el reparador deberá registrar la actuación adelantada en el SIMEL con indicación (i) del objeto de la reparación o
Resolución No. 67759 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77506 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó los numerales 6.11.4.1, 6.11.6.3, 6.12, 6.13, 6.14, 6.15.2, 6.15.3 y 6.16.1 de la Resolución 77506 de 2016.
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modificación, (ii) especificación de los elementos sustituidos, (iii) los ajustes y controles efectuados, (iv) la indicación de los elementos precintados en el instrumento, (v) la codificación de los precintos utilizados y (vi) la fecha de la reparación o modificación. Desde SIMEL se generará una alerta al OAVM para que efectúe la verificación metrológica subsecuente, sin perjuicio de que el titular pueda utilizar el instrumento a partir de ese momento.
El reparador deberá poseer los medios técnicos adecuados y necesarios para realizar correctamente su trabajo.
Si la actuación de un reparador en un instrumento de pesaje no implica la rotura de precintos, esta operación no estará sujeta a posterior verificación por parte del OAVM.
Parágrafo. Con independencia del registro del procedimiento efectuado por el reparador en SIMEL, éste deberá conservar la documentación necesaria que soporte las reparaciones realizadas, por un término no inferior a tres (3) años contados a partir del momento en que realizó el procedimiento correspondiente.
6.15.3. Régimen de responsabilidad de los reparadores
Los reparadores inscritos en el SIMEL son responsables del cumplimiento de sus obligaciones dentro del marco establecido en este reglamento técnico.
Con independencia de la imposición de sanciones administrativas a las que haya lugar, si después de verificar la información incorporada en SIMEL por parte del reparador se establece su falsedad o inexactitud, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá cancelar el registro en SIMEL”.
6.16. Precintos de seguridad
6.16.1. Requisitos mínimos
Los precintos que sean utilizados por OAVM y reparadores de instrumentos de pesaje en el ejercicio de sus funciones, deberán ser de dos (2) clases: (i) De tipo cable con cierre rotativo hechos de policarbonato o resina; y (ii) de tipo etiqueta de papel o material plástico hechos de acetato destructible.
Asimismo deberán como mínimo cumplir los siguientes requisitos:
a) Ser fácil de usar;
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b) Debe ser durable y resistente a ruptura accidental, a los agentes externos tanto atmosféricos
como abrasivos y a los impactos;
c) Su diseño debe garantizar que sólo pueda ser utilizado una vez;
d) Debe destruirse en sus partes esenciales cuando se abra o altere, o que de cualquier forma deje
rastro del acceso al instrumento de pesaje precintado;
e) Debe ser lo suficientemente complejo para evitar la duplicación, y si ello no fuere posible, la
numeración no deberá ser reproducida en un periodo inferior a cuatro (4) años;
f) Debe poseer un código de barras que cumpla con el estándar de captura de información
establecido en la norma internacional ISO/IEC 18004:2015 incluyendo identificadores de aplicación
y Función 1.
La información que debe contener el código de barras es la siguiente:
(i) Identificación única, global e inequívoca del OAVM; de trece (13) números, que no sea asignado de forma unilateral,
(ii) Número serial del precinto de seguridad asignado en orden consecutivo, compuesto por una codificación alfanumérica que combine máximo veinte (20) caracteres escogidos por el OAVM
Parágrafo. Se exceptúan del cumplimiento del requisito señalado en la primera parte del literal f los precintos de seguridad que utilicen los reparadores. No obstante dichos precintos deberán poseer un número serial asignado en orden consecutivo, compuesto por una codificación alfanumérica que combine máximo veinte (20) caracteres, escogidos por el reparador”.
6.16.2. Registro de precintos de seguridad
El OAVM deberá registrar en el SIMEL la serie de numeración de los precintos de seguridad que utiliza en el ejercicio de sus funciones.
6.16.3. Responsabilidad en uso de los precintos
Cuando el instrumento incorpore precintos de dispositivos electrónicos como son la asignación de nombre de usuario y contraseña para efectos de ajustar los parámetros de determinación de los resultados de medición del instrumento, su titular es responsable por la custodia e integridad del precinto electrónico.
Del mismo modo el titular del instrumento también es responsable de la integridad de los precintos que fueron puestos por el fabricante del instrumento, o por el OAVM o reparador en ejercicios de sus respectivas funciones.
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Asimismo, tanto OAVM como reparadores son responsables de la custodia de los precintos que utilizan en el ejercicio de sus funciones.
6.17. Régimen sancionatorio
La inobservancia a lo dispuesto en el presente reglamento técnico, dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, previa investigación administrativa.
6.18. Régimen de transición
Los instrumentos de pesaje producidos en el país o importados antes de la fecha de entrada en vigencia del presente reglamento técnico, únicamente podrán ser comercializados hasta seis (6) meses después de la fecha señalada en el artículo 4 de esta resolución.
CAPÍTULO SÉPTIMO. REGLAMENTO TÉCNICO METROLÓGICO APLICABLE A SURTIDORES, DISPENSADORES Y/O MEDIDORES DE COMBUSTIBLES LÍQUIDOS*
7.1. Objeto
El presente reglamento técnico es aplicable a los surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos, utilizados para determinar la cantidad (volumen) de hidrocarburos que se expende y comercializa en las estaciones de servicio (EDS) vehicular y fluvial públicas de acuerdo con las definiciones previstas en los artículos 2.2.1.1.2.2.1.4 y 2.2.1.1.2.2.1.5 del Decreto 1073 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Minas y Energía, con el fin de reducir o eliminar la inducción a error a los consumidores y usuarios en general, asegurando la calidad de las mediciones que proveen este tipo de instrumentos de medición.
Para cumplir este objetivo, el presente reglamento fija los requisitos técnicos, metrológicos y administrativos que deben cumplir los surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos, establece el procedimiento de evaluación de la conformidad, define las obligaciones para fabricantes e importadores y dispone el procedimiento de verificación metrológica para los medidores de combustibles líquidos que son utilizados en estaciones de servicio (EDS).
7.2. Ámbito de aplicación
Los requisitos técnicos, metrológicos y administrativos de este reglamento técnico son aplicables a los surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos que son utilizados para
* Resolución No. 77507 del 10 de noviembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50058 del 15 de noviembre de 2016. “Por la cual se adiciona el Capítulo Séptimo en el Título VI de la Circular Única y se reglamenta el control metrológico aplicable a surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos”.
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determinar la cantidad (volumen) de combustibles líquidos que se comercializa en las estaciones de servicio (EDS) del país, y cuya partida arancelaria se define a continuación:
Ítem No. Partida No. Descripción Arancelaria Productos
1 8413110000 Bombas para líquidos, incluso con dispositivo medidor incorporado.
Bombas con dispositivo medidor incorporado o concebidas para llevarlo.
Bombas para distribución de carburantes o lubricantes, de los tipos utilizados en gasolineras, estaciones de servicio o garajes.
Parágrafo primero. El presente reglamento técnico no aplica para productos que a pesar de encontrarse incluidos en la sub partida arancelaria descrita atrás, no son surtidores, dispensadores o medidores de combustibles líquidos de los indicados en el numeral 7.1. No obstante, si un medidor de combustibles líquidos ingresa al país bajo una partida arancelaria distinta de aquella descrita en este numeral, está sujeto al cumplimiento de las disposiciones contempladas en este reglamento.
Con independencia de la clasificación o no del producto en la partida arancelaria, están sometidos a control metrológico todos aquellos surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos que sean utilizados para determinar la cantidad (volumen) del combustible líquido que se expende en las estaciones de servicio vehicular y fluvial públicas de acuerdo con las definiciones previstas en los artículos 2.2.1.1.2.2.1.4 y 2.2.1.1.2.2.1.5 del Decreto 1073 de 2015.
Parágrafo segundo. Excepción de demostración de conformidad. Sin perjuicio de lo dispuesto en este numeral, podrán ingresar al mercado nacional medidores de combustible líquidos de producción extranjera sin demostrar conformidad, cuando vayan a ser objeto de certificación en el país por parte de un organismo evaluador de la conformidad -OEC-, siempre que se haya celebrado un contrato entre productor/importador y OEC para ese propósito.
7.3. Definiciones
Para efectos de la aplicación e interpretación del presente reglamento técnico metrológico se deberán tener en cuenta las definiciones incluidas en el artículo 2.2.1.7.2.1 del Decreto 1074 de 2015, y aquellas contenidas en el numeral 3.3 de la Resolución SIC 64190 del 16 de septiembre de 2015 que le sean aplicables.
Adicionalmente, se deberán considerar las siguientes definiciones:
- Cantidad de medida mínima (CMM). La cantidad de medida mínima de líquido para la cual la medición es aceptable por el medidor de combustible desde el punto de vista metrológico.
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- Calculador. Parte del contador que recibe las señales del transductor o de los transductores de medición y, en su caso, de unos instrumentos de medición asociados, e indica los resultados de la medición.
- Condiciones base de funcionamiento. Corresponde a los valores específicos de las condiciones en que la cantidad de líquido medida es convertida (ejemplo temperatura base y presión del líquido medido).
Esta definición, que hace referencia al volumen de líquido medido o indicado por un instrumento; no debe confundirse con condiciones nominales de funcionamiento o condiciones de referencia que aplican a magnitudes de influencia.
- Contador. Instrumento concebido para medir de forma continuada, memorizar e indicar, en las condiciones de medición, la cantidad de líquido que pasa a través del transductor de medición en un circuito cerrado y a plena carga.
- Dispositivo de autoservicio: Un dispositivo específico que forma parte de una modalidad de autoservicio y que permite a uno o varios sistemas de medición funcionar dentro de dicha modalidad de autoservicio.
- Indicación directa: La indicación en volumen correspondiente a la cantidad sujeta a medición que el contador es capaz de medir físicamente.
Nota: la indicación directa puede convertirse en una indicación a otra cantidad por medio de un dispositivo de conversión.
- Instrumento de medida asociado. Un instrumento conectado al calculador para medir determinadas magnitudes que son características del líquido, con objeto de efectuar una corrección o conversión.
- Intervalo del caudal del líquido. El intervalo entre el caudal mínimo (Qmin) y el caudal máximo (Qmax).
- Modalidad de autoservicio. Una modalidad que permite al cliente usar un medidor de combustible directamente para su uso particular.
- Sistema de medida. Sistema que incluye el propio contador y todos los dispositivos necesarios para garantizar una medición correcta, o destinados a facilitar las operaciones de medición.
- Medidor de combustible. Es un sistema de medida concebido para aprovisionar de combustible a vehículos automóviles, pequeñas embarcaciones y pequeñas aeronaves. Se llama surtidor cuando en su interior se encuentra el motor y la bomba que hacen que el combustible llegue desde el tanque subterráneo hasta la pistola que despacha. Se llama dispensador cuando la
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bomba y el motor están sumergidos en el tanque subterráneo desde donde se impulsa el combustible hacia la pistola que despacha.
En la presente norma siempre que se refiera a surtidor, dispensador y/o medidor de combustibles líquidos, o simplemente medidor, se está haciendo referencia a los surtidores, dispensadores de combustibles líquidos que se utiliza para expender combustibles líquidos en las estaciones de servicio del país directamente al consumidor y que están sujetos a control metrológico.
- Medidor de combustible interrumpible o no interrumpible. Un medidor de combustible se considera interrumpible/no interrumpible cuando el flujo de líquido puede o no puede pararse fácil y rápidamente.
Para efectos de la terminología básica usada en el marco de la metrología legal, se tendrá en cuenta el Vocabulario Internacional de términos en Metrología Legal (VIML) OIML V 1:2013 o del documento OIML que lo adicione, modifique, aclare o sustituya.
7.4. Unidades de medida
Los surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos que se encuentren en operación a la entrada en vigencia de la presente reglamentación, podrán continuar proveyendo sus resultados de medida en Galones (gal). No obstante, para efectos de la demostración de la conformidad de este tipo de instrumento de medición producidos o importados al país a la fecha de entrada en vigencia de este reglamento técnico metrológico, se deben realizar las pruebas y ensayos señalados en el Anexo Técnico utilizando como unidad de medida el Litro (l, L), y el medidor a ensayar debe permitir el ajuste de la indicación del resultado de medida en Litros (l, L) y en galones (gal), teniendo en cuenta la siguiente conversión:
1 Galón (U.S) (gal) = 3,785 412 E+00 Litros (L)
7.5. Requisitos generales
7.5.1. Condiciones nominales de funcionamiento
Las condiciones nominales de funcionamiento de medidor de combustible son definidas por el productor o importador por las siguientes características:
- Cantidad de medida mínima, CMM; - Intervalo del caudal de líquido delimitado por el caudal mínimo Qmin y caudal máximo Qmax;
Nombre o tipo de líquido, o sus características relevantes cuando la indicación del nombre o tipo del líquido no es suficiente para caracterizar el líquido. El rango de presión del líquido limitado por la presión mínima del líquido Pmin y presión máxima del líquido Pmax;
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- El rango de temperatura limitado por la temperatura mínima del líquido Tmin y la temperatura máxima del líquido Tmax;
- El rango del número de Raynold (si aplica) que cuando es indicado por el medidor no es necesario especificar el intervalo de caudal del líquido;
- Niveles de gravedad que corresponden a condiciones climáticas, de electricidad y condiciones mecánicas del ambiente bajo las cuales el medidor está construido para ser expuesto; y,
- El valor nominal de la tensión alterna de alimentación, límites de tensión continua de alimentación o ambos.
El medidor debe ser utilizado exclusivamente para medir líquidos que se encuentren dentro de las condiciones nominales de funcionamiento especificadas en el certificado de examen de modelo. Del mismo modo, las condiciones nominales de funcionamiento para un medidor, están determinadas por las condiciones nominales de funcionamiento de cada uno de sus elementos constitutivos (contador, dispositivo de eliminación de gases, etc).
7.5.2. Cantidad de medida mínima
La cantidad de medida mínima (CMM) del medidor deberá corresponder a la fórmula 1 X 10n, 2 X 10n o 5 X 10n de L, donde n es un número entero positivo o negativo o cero.
La CMM debe satisfacer las condiciones de uso del medidor. En casos especiales el sistema de medición no debe ser utilizado para medir cantidades menores a la CMM.
La CMM de un medidor no debe ser inferior a la CMM más grande de cualquiera de sus elementos constitutivos como por ejemplo medidor(es), extractor de gases, extractor de gases especiales, etc.
7.5.3. Intervalo del caudal del líquido
El intervalo del caudal del líquido de un medidor de combustible deberá estar dentro del intervalo del caudal del líquido de cada uno de sus elementos constitutivos.
El intervalo del caudal del líquido deberá satisfacer las condiciones de uso del medidor de combustible. El medidor deberá ser diseñado para que el intervalo del caudal del líquido opere dentro de los límites de Qmin y Qmax, excepto al comienzo de la medición o durante las interrupciones.
La relación entre Qmin y Qmax para el medidor del combustible debe ser al menos de 10:1.
Si dos o más contadores son montados en paralelo en un mismo medidor, los límites del intervalo del caudal (Qmin y Qmax) de los diferentes contadores deberán ser considerados, especialmente la suma de sus límites de caudal del líquido para verificar el cumplimiento de la disposición contemplada en el párrafo anterior.
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7.5.4. Errores máximos permitidos (EMP)
Para cantidades igual o mayores a 0,5 gal o 2 L, los errores máximos permitidos, positivos o negativos, en indicaciones de cantidad, son los siguientes:
Tabla No. 1.
Línea EMP Clase de precisión 0,51
A(i) 0,5%
B(ii) 0,3%
C (igual a línea A – línea B 0,2%
(i) EMP aplicable en la verificación metrológica de medidores de combustible en servicio que
opera en condiciones nominales de funcionamiento.
(ii) EMP aplicable para efectos de expedir certificado de examen de modelo, y certificado de
conformidad de medidores de combustible.
Para cantidades inferiores a 0,5 gal o 2 L, los máximos errores permisibles, positivos o negativos, en indicación de cantidad, son los que se indican a continuación.
Tabla No. 2.
Cantidad medida Error máximo permitido en galones
De 0,2 a 0,5 gal Valor fijado en la Tabla 1 aplicado a 0,5 gal
De 0,1 a 0,2 gal 2 veces el valor fijado en la Tabla 1 aplicado a CMM para cálculos Emin
De 0,05 a 0,1 gal 2 veces el valor fijado en la Tabla 1 aplicado a 0,1 gal
De 0,02 a 0,05 gal 4 veces el valor fijado en la Tabla 1 aplicado a CMM para cálculos Emin
Menos de 0,02 gal 4 veces el valor fijado en la Tabla 1 aplicado a 0,02 gal
Cantidad medida Error máximo permitido en litros
De 1 a 2 L Valor fijado en la Tabla 1, aplicado a 2 L
De 0,4 a 1 L 2 veces el valor fijado en la Tabla 1 aplicado a CMM para cálculos Emin
De 0,2 a 0,4 L 2 veces el valor fijado en la Tabla 1 aplicado a 0,4 L
De 0,1 a 0,2 L 4 veces el valor fijado en la Tabla 1 aplicado a CMM para cálculos Emin
Menos de 0,1 L 4 veces el valor fijado en la Tabla 1 aplicado a 0,1 L
1 Clasificación adoptada de la Recomendación de la Organización Internacional de la Metrología Legal -OIML R-117-1 edición 2007, “Dynamic measuring systems for liquids other tan water Parte 1: Metrological and technical requirements” páginas 20 a 23.
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Las reglas expresadas en las líneas A y B de la tabla No. 1, aplican para la determinación de los máximos errores permitidos expresados en la tabla No. 2.
Sin importar cuál es la cantidad medida, la magnitud de EMP está dada por el valor absoluto positivo del EMP expresado en la tabla No. 1 o tabla No. 2, o en la desviación de la cantidad mínima especificada (Emin). Para cantidades de medida mínimas mayores o iguales a 0,5 gal, la desviación de la cantidad mínima especificada (Emin) es igual a:
- Fórmula para sistemas de medición:
Emin = (2 CMM) x (A/100) CMM = Cantidad de medida mínima (volumen) A = el valor numérico expresado en la línea A de la tabla 1.
Para cantidades de medida mínimas inferiores a 0,5 gal, Emin es igual a 2 veces el valor expresado en la Tabla No. 2 en relación con la línea A de la tabla No. 1.
Una falla significativa es aquella que es superior a cualquiera de estos valores:
- Un quinto del valor absoluto del EMP para la cantidad medida; o
- la desviación de la cantidad mínima especificada (Emin) del medidor de combustible.
7.5.5. Dispositivo de eliminación de aire o gases
Salvo que el medidor de combustibles que se pretenda ingresar al mercado nacional sea un dispensador, el medidor de combustible deberá incorporar un dispositivo que contribuya a la apropiada eliminación de aire o gases no disueltos que puedan estar presentes en el combustible antes de ingresar al contador del medidor.
El dispositivo de eliminación de aire o gases deberá ser ajustado a las condiciones de suministro del combustible de tal manera que el efecto que produce la influencia del aire o de los gases en el resultado de medición, no exceda de 0,5% de la cantidad medida.
Los dispositivos de eliminación de gases se instalarán de conformidad con las instrucciones del fabricante.
Parágrafo. Si no se prevé la instalación de un dispositivo de eliminación de gases, el fabricante o el instalador debe demostrar que no hay riesgo de entrada de aire o de liberación de gases.
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7.5.6. Indicaciones
La cantidad de combustible líquido que se expende (volumen) deberá ser indicada en el dispositivo de indicación del medidor en galones (gal), debiéndose reflejar la cantidad exacta expendida en decimales de ser necesario.
El nombre de la unidad de medida o su símbolo deberá aparecer inmediatamente después de la indicación.
7.5.6.1. Dispositivo indicador
El medidor deberá estar provisto de un dispositivo indicador que proporcione la cantidad de combustible medido en las condiciones de medición establecidas.
Si el medidor posee varios dispositivos indicadores de resultados de medida, cada uno de ellos está sujeto al cumplimiento de las disposiciones contenidas en esta norma.
Sin importar si el dispositivo indicador es mecánico o digital, la lectura de las indicaciones en el medidor debe ser precisa, fácil e inequívoca sin importar la posición en la que el dispositivo indicador entre en reposo. El signo decimal debe aparecer claramente.
7.5.6.1.1. Puesta a cero del indicador de cantidad
Un dispositivo indicador de cantidad debe contar con un dispositivo auxiliar para poner la indicación en cero, ya sea por operación manual o mediante un sistema automático.
Una vez ha iniciado la operación de puesta a cero, no debe ser posible que el dispositivo indicador de cantidad muestre un resultado diferente al de la medición hecha hasta que se complete la operación de puesta a cero.
Los dispositivos indicadores en los medidores de combustible no deben tener la capacidad de reiniciarse a cero durante la medición. En otros sistemas de medición, se debe cumplir con esta disposición o se debe incluir un aviso claramente visible en el dispositivo indicador que mencione que esta operación es prohibida.
En dispositivos indicadores análogos, la indicación residual después del reinicio a cero no deberá ser mayor que la mitad de la desviación de cantidad mínima especificada.
En dispositivos indicadores digitales, la indicación de cantidad después del reinicio a cero será cero, sin ambigüedades.
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7.5.6.1.2. Dispositivo indicador de precio
El indicador del medidor de combustible deberá estar complementado por un dispositivo indicador de precio o importe que debe mostrar la unidad de precio antes de la dispensación del combustible y el importe total a pagar después de dispensado el mismo.
La indicación de unidad de precio o importe deberá ser ajustable. Los cambios en el precio unitario pueden llevarse a cabo directa o indirectamente en el medidor o mediante dispositivos auxiliares, caso en el cual deben transcurrir al menos cinco (5) segundos entre la indicación de un nuevo precio unitario y el comienzo de la nueva operación de medición. Sin embargo, el precio unitario indicado al comienzo de la dispensación debe ser el mismo durante toda la transacción. Un nuevo precio unitario sólo será efectivo al momento de una nueva operación de medición.
La diferencia entre el precio indicado y el precio calculado con el precio unitario y la cantidad indicada no debe superar la desviación de precio mínimo especificado.
Los dispositivos de puesta en cero del dispositivo indicador de precio y el dispositivo indicador de cantidad serán diseñados de tal manera que la puesta en cero de cualquiera de estos dispositivos indicadores involucre automáticamente la puesta en cero del otro.
El medidor de combustible que tenga incorporado un dispositivo indicador de precio, puede contar con un dispositivo de preajuste del precio, y bajo este supuesto, deberá ser diseñado de tal forma que detenga el flujo de combustible líquido cuando la cantidad entregada corresponda al precio predeterminado.
7.5.7. Dispositivo de almacenamiento de información
El medidor de combustible debe estar provisto de un dispositivo de almacenamiento de información donde se guardará registro de los resultados de medición o de las transacciones comerciales realizadas de tal forma que provea evidencia de estas circunstancias.
El dispositivo utilizado para acceder a la información almacenada se considera parte integral del dispositivo de almacenamiento de información.
El dispositivo de almacenamiento de información deberá ser diseñado y construido de tal forma que en condiciones de uso normales no sea posible alterar o modificar los datos almacenados. Del mismo modo, la información memorizada debe ser protegida contra cambios intencionales o no intencionales mediante la implementación de herramientas de software.
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7.5.8. Dispositivo de preajuste
Los dispositivos de preajuste con botones o medios similares de predeterminar cantidades fijas están permitidos, siempre y cuando que estas cantidades fijas sean iguales a un número entero de unidades de volumen.
Los dispositivos de preajuste se deben instalar de tal manera que la repetición de una cantidad seleccionada no requiera una nueva configuración de los controles.
Durante la medición, la indicación de la cantidad seleccionada debe permanecer sin alteraciones o regresar progresivamente a cero. Sin embargo, para un dispositivo electrónico de preajuste se acepta indicar el valor predeterminado en el dispositivo indicador de cantidad o precio mediante una operación especial con la restricción de que este valor debe ser remplazado por cero en la indicación de cantidad o precio antes de que la operación de medición pueda comenzar.
Las cantidades predeterminadas y las cantidades mostradas por el dispositivo indicador de cantidad deben expresarse en la misma unidad. Esta unidad (o su símbolo) debe estar marcado en el mecanismo de preajuste.
7.5.9. Medidor equipado con dispositivos electrónicos
El medidor que se haya equipado con dispositivos electrónicos, deberá ser diseñado y producido de tal forma que sus funciones metrológicas se salvaguarden y que no se excedan los EMP bajo condiciones nominales de operación.
7.5.9.1. Efectos máximos permitidos por perturbaciones electromagnéticas
El surtidor, dispensador y/o medidor de combustibles líquidos no interrumpible que incorpore elementos electrónicos, debe ser diseñado y fabricado de tal manera que al ser expuesto a las perturbaciones establecidas en el numeral A.11 del Anexo A de la Recomendación OIML R - 117 parte 1 (i) no ocurran fallos significativos y (ii) los dispositivos de verificación detecten y actúen en consecuencia con lo señalado en el numeral 7.5.9.3 del presente reglamento técnico frente a fallos significativos o frente a cualquier imprecisión en la generación, transmisión, procesamiento o indicación de los resultados de medida.
En cualquier caso, el medidor de combustibles líquidos debe permitir la recuperación del resultado de la medición justo antes de que ocurra una falla y la misma sea detectada por los dispositivos de verificación.
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7.5.9.2. Dispositivo de suministro de energía
El medidor de combustible deberá estar equipado con un dispositivo que se active automáticamente para salvaguardar las funciones de medición durante la interrupción de la fuente de energía principal, al menos durante quince (15) minutos continuos, o bien estar equipados con un medio que permita salvaguardar y visualizar los datos que se obtienen de una medición actual, para permitir concluir la transacción en curso más adelante o su terminación a elección del consumidor.
Igualmente deberán incorporar un medio de interrupción del flujo de líquido cuando se presente una interrupción en el suministro de la fuente principal de energía eléctrica.
7.5.9.3. Dispositivo de verificación
El medidor de combustible deberá incorporar un dispositivo de verificación con capacidad de detectar errores en la generación, transmisión, procesamiento y/o indicación de datos que arroje la medición.
En medidores de combustibles interrumpibles, este dispositivo podrá funcionar bien mediante: (i) una alarma visible o audible que llame la atención del operador y/o titular del medidor de combustible, (ii) parando únicamente el dispositivo defectuoso cuando el sistema de medición sigue cumpliendo con los demás requisitos establecidos en este reglamento técnico, o, (ii) detención del flujo de combustible que se expende.
Tratándose de medidores de combustible no interrumpibles, el funcionamiento de este dispositivo deberá ser: (i) mediante la corrección automática del mal funcionamiento o mediante (ii) una alarma visible y audible que llame la atención del operador y/o titular del medidor la cual únicamente se puede interrumpir hasta que se elimine el error detectado o se deje el instrumento fuera de servicio. Adicionalmente, cuando el medidor de combustible transmite datos a dispositivos auxiliares, la transmisión deberá acompañarse de un mensaje que indique la presencia de un mal funcionamiento.
El dispositivo de verificación deberá ser diseñado y fabricado de tal manera que verifique la presencia del medidor, su correcta operación y la exactitud de la transmisión de datos.
Cuando las señales generadas por el medidor sean pulsos, el dispositivo de verificación deberá detectar las fallas significativas y tomar las acciones correspondientes.
Para efectos de la certificación del examen de modelo, el organismo evaluador de la conformidad respectivo deberá verificar el correcto funcionamiento de este dispositivo bien sean (i) mediante la desconexión del transductor, (ii) interrumpiendo uno de los generadores de pulsos del sensor o (iii) interrumpiendo el suministro de energía del transductor.
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Cuando el medidor de combustible sea electromagnético, porque la amplitud de las señales generadas por el medidor es proporcional al caudal de combustible del mismo, se utiliza el siguiente procedimiento de verificación:
Una señal simulada con forma similar a la señal de la medición se ingresa a la entrada del dispositivo secundario, representando un caudal entre los caudales mínimos y máximos del contador. Los dispositivos de verificación deben verificar el dispositivo primario y secundario. Se revisa el valor digital equivalente para verificar que se encuentre dentro de los límites predeterminados establecidos por el fabricante y en consistencia con los errores máximos permitidos.
Para otras tecnologías, se deben desarrollar los dispositivos de verificación que suministren niveles equivalentes de seguridad.
7.5.10. Marcado de medidores
Cada medidor de combustibles que sea fabricado o importado al país en vigencia de la presente reglamentación, deberá llevar adherida, en un lugar visible del mismo, la siguiente información:
a) Número del certificado de examen de modelo;
b) Identificación del fabricante, marca o razón social;
c) Año de fabricación;
d) Número de serie; y,
e) Condiciones nominales de funcionamiento del medidor, del contador y del dispositivo de
eliminación de gases (si aplica).
Esta información deberá ser posicionada en una o varias placas adheridas al medidor de combustible que garanticen que en condiciones normales de uso no sea posible removerla.
De la anterior información, al menos la cantidad de medida mínima deberá ser visible en todo momento en condiciones normales de uso del medidor.
La información a la que se hace referencia en el presente numeral no debe ser confundida con aquella información sobre condiciones de seguridad, particularmente los límites de presión y atmósferas explosivas.
Parágrafo. Los medidores de combustibles líquidos que se encuentren en funcionamiento a la entrada en vigencia de la presente reglamentación que no posean adherida al instrumento la información que aquí se exige, serán objeto de regularización por parte del OAVM designado y este llevará a cabo el levantamiento de dicha información, incorporando en SIMEL como mínimo la información que se relaciona en el numeral 7.10.3.1.
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7.5.11. Fijación de precintos en el medidor de combustible
Una vez el medidor de combustible haya superado satisfactoriamente la fase de evaluación de la conformidad en los términos señalados en el presente reglamento, el productor o importador deberá precintar todas aquellas partes o componentes que no puedan ser materialmente protegidas de cualquier otra manera, proveyendo una medida de seguridad contra cualquier tipo de operación que pueda afectar la precisión de las medidas que se obtienen. Para ello, se deberán utilizar precintos que, sin importar el material del que estén hechos, sean lo suficientemente durables y que dejen evidencia de su alteración o manipulación si existe.
En todos los casos, los precintos que se utilicen deben ser funcionales y de fácil acceso.
Igualmente, se deberán fijar precintos para restringir el acceso al cambio de parámetros que participan en la determinación de los resultados de medición.
El medidor deberá ser diseñado y producido de tal forma que si se desmonta o desensambla no sea posible alterar la precisión de las mediciones que provee, y particularmente, restringiendo el acceso a los parámetros que se encuentran sellados o precintados como a cualquier otro medio de ajuste.
En cada precinto de seguridad deberá fijarse un código de barras que cumpla con el estándar de captura de información establecido en la norma internacional ISO/IEC 18004:2015, incluyendo identificadores de aplicación y Función 1. La información que debe contener el código de barras es la siguiente: a) Identificación única, global e inequívoca del fabricante y/o importador, de trece (13) números, que no sea asignado de forma unilateral, y b) Número serial del precinto de seguridad, compuesto por una codificación alfanumérica que combine máximo veinte (20) caracteres escogidos por el productor y/o importador.
El productor y/o importador deberá documentar el proceso de colocación de precintos respectivo mediante un esquema que hará parte de la documentación técnica del medidor.
7.5.11.1. Precintado de dispositivos electrónicos
Si el medidor de combustible cuenta con un dispositivo mediante el cual se tiene acceso al cambio de parámetros que participan en la determinación de los resultados de medición sin que estén protegidos mecánicamente por medio de precintos, cualquiera sea el esquema de protección que se adopte deberá cumplir lo siguiente:
(i) El acceso al dispositivo por medio del cual se ajustan parámetros para determinar los resultados de la medición, sólo deberá otorgarse a personal autorizado mediante la asignación de un nombre de usuario y contraseña, y después de cambiar los parámetros de determinación de
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resultados, asegurándose de que el medidor vuelva a ser puesto en servicio bajo condiciones de precintado sin ninguna restricción; o
(ii) Reconociendo acceso sin ninguna restricción al dispositivo de ajuste de parámetros para determinar los resultados de medición, pero que, después de cambiar los parámetros de determinación de resultados, el medidor solo podrá ser puesto en servicio por parte de una persona autorizada, mediante el ingreso de un nombre de usuario y contraseña. La clave de acceso que se reconozca a la persona autorizada, deberá ser susceptible de ser modificada.
Tratándose de medidores de combustible puesto en servicio bajo la modalidad de autoservicio, no basta el uso de la clave de acceso, caso en el cual se deberá implementar un precinto mecánico como puede ser una tapa que proteja el switch o llave de encendido.
Cuando el acceso a la determinación de los parámetros de medición se obtiene por medio software en modo de configuración (modo que permite la modificación de esos parámetros), el medidor en cuestión no debe ser operado o al menos deberá indicar claramente que se encuentra en modo de configuración y deberá permanecer en ese estado hasta que el medidor sea puesto en servicio luego de bajo condiciones de precintado.
7.5.11.1.1. Registro de los cambios de parámetros
Para efectos de permitir la identificación de cambios de parámetros de determinación de resultados de medición, el dispositivo de acceso a esos parámetros deberá guardar registro de las veces en que se ha tenido acceso al mismo, fecha en que se cambiaron los parámetros, los nuevos valores ingresados y la identificación de quién efectuó la intervención.
El dispositivo de ajuste de parámetros deberá permitir recuperar el registro de la última intervención efectuada en el medidor dentro de los dos (2) años anteriores, sin perjuicio de que pueda registrar intervenciones anteriores, a menos que para guardar la última deba borrar de su memoria las anteriores.
7.6. Requisitos específicos
Cuando sea instalado el medidor, la relación entre Qmin y Qmax para el medidor de combustible podrá ser inferior a 10:1 y no menor de 5:1.
Cuando el medidor incluye su propia bomba, inmediatamente se debe instalar un dispositivo de eliminación de gases corriente arriba de la entrada del medidor.
Si el medidor cuenta con un sistema de bombeo remoto, el fabricante / importador debe garantizar que no exista riesgo de ingreso de aire o de liberación de gases. En tal caso, se deberá proveer de
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detector de nivel de aire o liberación de gases en el tanque de almacenamiento que permita evitar automáticamente la dispensación de combustibles cuando se llegue al nivel mínimo del tanque de almacenamiento. En todo caso, cuando se coloca un indicador de gases, éste no debe tener ningún dispositivo de ventilación.
El medidor de combustibles debe estar equipado con un dispositivo para reiniciar desde cero el dispositivo que indica la cantidad (volumen). Si estos sistemas incluyen también un dispositivo de indicación de precio o importe a pagar por parte del consumidor, dicho dispositivo debe contar con un mecanismo para reiniciarse desde cero.
El medidor debe ser construido de tal forma que únicamente se puede utilizar una pistola del medidor durante la dispensación de combustible, y después de haber reemplazado la pistola, sólo se podrá efectuar el siguiente abastecimiento hasta que el dispositivo indicador se haya reiniciado a cero. Cuando se puedan usar dos o más pistolas simultáneamente o alternadamente, y después de que las pistolas utilizadas han sido reemplazadas, el siguiente abastecimiento debe quedar impedido hasta que el dispositivo indicador se haya reiniciado al cero. Sin embargo, cuando se utiliza una bomba manual auxiliar este requisito no aplica.
Si el medidor de combustible posee un caudal máximo Qmax no mayor a 3,6 m3/h, su cantidad de medida mínima (CMM) no podrá superar 5 L (1,3 gal).
Si el medidor de combustibles posee un dispositivo de impresión de los resultados de medida y precio a pagar, debe ser construido de tal forma que evite automáticamente continuar dispensando combustible hasta que se haya hecho el reinicio de este dispositivo a cero. Sin embargo, la operación de impresión no debe cambiar la cantidad indicada en el dispositivo indicador.
El medidor de combustible deberá ser construido de tal forma que la dispensación de combustible sea interrumpible.
Los medidores de combustibles que incorporen elementos electrónicos, deben ser construidos para que la duración mínima de operación del dispositivo indicador del resultado de medición, funcione por lo menos cinco (5) minutos continuos y de forma automática después de que ocurra una falla en el suministro principal de la corriente eléctrica.
Para efectos de ensayar el cumplimiento del requisito anterior, se deberá suministrar energía eléctrica de manera constante al menos durante doce (12) horas antes de cortar el suministro de energía.
El medidor de combustible que incorpore elementos electrónicos deben ser diseñados y construido de modo tal que no se pueda continuar con un abastecimiento o dispensación de combustible que ha sido interrumpido, sino después de que se haya reestablecido el suministro de la corriente eléctrica si la falla del suministro duró más de 15 segundos.
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Si varios medidores de combustible tienen un dispositivo indicador común, no debe ser posible usar más de un (1) medidor simultáneamente.
El medidor de combustible deberá incorporar un dispositivo de chequeo que para cada dispensación de combustible verifique si las instrucciones memorizadas por el instrumento y los datos son correctos, como también que el proceso de transferencia y almacenamiento de los datos de medición relevantes es efectuado correctamente.
Si el medidor de combustible posee filtros, estos no deberán afectar la precisión de la medición ni la operación del medidor.
Si el medidor utiliza medios para la recuperación de vapores, estos no deberán influir en la precisión de las mediciones superando los EMP.
El medidor de combustible que incorpore un dispositivo indicador electrónico, deberá poseer un mecanismo de expiración que termine la transacción, es decir, que ordene reiniciar el medidor desde cero antes de iniciar el abastecimiento, siempre que haya trascurrido un periodo de inactividad de más de ciento veinte (120) segundos durante la transacción.
7.7. Demostración de la conformidad
La conformidad de los medidores de combustibles de producción nacional y extranjera con los requisitos definidos en el presente reglamento técnico, se demostrará mediante un (i) certificado de examen de modelo del instrumento emitido en cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 7.7.1.3, y (ii) una declaración de conformidad del productor o importador del medidor de combustible individualmente considerado, emitida en cumplimiento de los requisitos previstos en el numeral 7.7.1.4 de esta resolución.
7.7.1. Disposiciones comunes
7.7.1.1. Normas equivalentes
Se consideran equivalentes al presente reglamento técnico las siguientes normas internacionales:
-Recomendación de la Organización Internacional de la Metrología Legal –OIML R-117-1 Edición 2007 “dynamic measuring systems for liquids other tan water, Part 1 Metrological and technical requirements”;
-Anexo MI-005 de la Directiva 2004/22/EC del Parlamento Europeo y del Consejo del 31 de marzo de 2004 relativa a los “Sistemas para la medición continua y dinámica de cantidades de líquidos distintos del agua”.
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- La Sección 3.30 del Manual No. 44 sobre “Liquid-Measuring Devices” adoptado por la 99 Conferencia Nacional de Pesas y Medidas de 2014, publicado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de los Estados Unidos de América (NIST por sus siglas en inglés) del año 2015.
7.7.1.2. Disposición transitoria¥
Hasta tanto exista al menos un (1) organismo de certificación acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC- cuyo alcance de certificación corresponda al presente reglamento técnico metrológico, se aceptará, como medio para demostrar la conformidad del surtidor, dispensador y/o medidor de combustibles con los requisitos establecidos en esta norma, la declaración de conformidad del productor y/o importador expedida de conformidad con los requisitos establecidos en la norma internacional ISO/IEC 17050:2004, utilizando el modelo de declaración de conformidad incluido en el Anexo No. 2 de este reglamento técnico, soportada sobre la base de haberse observado las reglas y efectuado los ensayos señalados en los numerales 3 y 4 del Anexo Técnico de esta resolución, por parte de uno o varios laboratorios de pruebas y ensayos y/o de calibración, acreditados en la magnitud caudal ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC- bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 cuyo alcance de acreditación corresponda a medidores de flujo con características metrológicas similares a la de los surtidores y/o dispensadores de combustibles líquidos, y que tenga la capacidad de realizar los ensayos respectivos; o por parte de un laboratorio extranjero que practique las pruebas y ensayos previstos en las normas equivalentes a este reglamento técnico definidas en el numeral 7.7.1.1, siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC.
Parágrafo. El productor/importador que haya demostrado la conformidad de sus surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos bajo lo dispuesto en este numeral, no tendrán que demostrar nuevamente la conformidad de sus instrumentos así ya se haya acreditado el primer organismo de certificación ante el ONAC.
El certificado de conformidad de modelo previsto en este reglamento técnico como medio para la evaluación de la conformidad según lo señalado en el numeral 7.7.1.3, sólo será exigible transcurridos tres (3) meses de haberse acreditado el primer organismo de certificación de producto con alcance al presente reglamento técnico por parte del ONAC.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó los numerales 7.7.1.2, 7.7.1.3 y 7.7.1.4.1 de la Resolución 77507 de 2016.
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7.7.1.3. Requisitos para la expedición del certificado de examen de modelo¥
El certificado de examen de modelo deberá ser emitido bajo el esquema de certificación 1A definido en la norma ISO/IEC 17067:2013, con alcance al presente reglamento técnico o sus normas equivalentes, (i) por parte de un organismo de certificación de producto acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC- bajo la norma ISO/IEC 17065:2012 con alcance al presente reglamento técnico metrológico, o (ii) por parte de un organismo evaluador de la conformidad reconocido en el marco de los acuerdos de reconocimiento multilateral de los que haga parte el ONAC, siempre y cuando el país emisor acepte los certificados colombianos para productos nacionales, o por parte de un organismo notificado.
Adicionalmente se permite demostrar la conformidad del modelo del instrumento, mediante la aprobación de modelo emitida por una Autoridad de Metrología Legal de un país con base en los ensayos efectuados por parte de un Instituto Nacional de Metrología -INM- cuyas capacidades de calibración y medición (CMC2), en la magnitud relacionada con el instrumento de medición, hayan sido publicadas ante la Oficina Internacional de Pesas y Medidas3.
El certificado de examen de modelo estará vigente mientras el productor no modifique ninguna de las características y/o propiedades del instrumento que fueron evaluadas. En caso de que se efectúe cualquier modificación, se deberá volver a certificar el modelo del medidor de combustible.
7.7.1.3.1. Ensayos y exámenes para la expedición del certificado de examen de modelo
Para efectos de expedir el certificado de conformidad de modelo, se deberán efectuar los ensayos establecidos en los numerales 3 y 4 del Anexo Técnico de la presente resolución bajo las condiciones allí establecidas en laboratorios acreditados ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC- bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 cuyo alcance de acreditación corresponda al ensayo respectivo; o, practicar las pruebas y ensayos previstos en las normas equivalentes al presente reglamento técnico metrológico en laboratorios extranjeros siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC.
1¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó los numerales 7.7.1.2, 7.7.1.3 y 7.7.1.4.1 de la Resolución 77507 de 2016.
2 Calibration and Measurements Capabilities –CMC.
3 Bureau International des Poids et Mesures –BIPM.
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7.7.1.4. Requisitos para la expedición de la declaración de conformidad de los medidores de combustibles individualmente considerados
Con la declaración de conformidad del medidor de combustibles líquidos, el productor o importador garantiza la conformidad del instrumento individualmente considerado con el modelo certificado. Esta declaración debe ser expedida de conformidad con los requisitos establecidos en la norma internacional ISO/IEC 17050:2004, utilizando el modelo de declaración de conformidad incluido en el Anexo No. 2 de esta resolución, y debe ir acompañada del informe de resultados de los ensayos que se señalan en el numeral 7.7.1.4.1.
La declaración de conformidad debe identificar individualmente cada instrumento con número serial.
7.7.1.4.1. Ensayos y exámenes para la expedición de la declaración de conformidad del medidor de combustible ¥
Para efectos de expedir la declaración de conformidad del medidor de combustible, se deberán efectuar, en al menos el diez por ciento (10%) de los medidores que ingresan al mercado nacional con el mismo certificado de tipo o aprobación de modelo, los ensayos establecidos en los numerales 3.2 y 3.3 del Anexo Técnico de la presente resolución bajo las condiciones allí establecidas, (i) en uno o más laboratorios de pruebas y ensayos y/o de calibración, acreditados en la magnitud caudal ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC- bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 cuyo alcance de acreditación corresponda a medidores de flujo con características metrológicas similares a las de los surtidores y/o dispensadores de combustibles líquidos o (ii) en laboratorios extranjeros siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC”.
7.7.1.5. Documentación técnica del medidor de combustibles
Para efectos de evaluar la conformidad del medidor de combustibles, el organismo evaluador de la conformidad que sea escogido por el productor y/o importador para llevar a cabo el análisis y examen a que haya lugar, deberá estudiar la documentación técnica que prepare el productor y/o importador del instrumento, la cual deberá permitir que se comprenda e interprete el diseño, producción y funcionamiento del medidor de combustibles y la evaluación de su conformidad con los requisitos establecidos en el presente reglamento. Igualmente deberá ser lo suficientemente detallada respecto de la definición de las características metrológicas del medidor.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó los numerales 7.7.1.2, 7.7.1.3 y 7.7.1.4.1 de la Resolución 77507 de 2016.
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La documentación técnica deberá comprender, como mínimo, los siguientes elementos necesarios para la evaluación del modelo o su identificación:
a) Una descripción general del modelo;
b) Los esquemas de diseño y fabricación del medidor, y los planos de componentes,
dispositivos, circuitos, etc.;
c) Descripción y explicación necesaria para la comprensión de lo anterior, en particular, del
funcionamiento del medidor;
d) Descripción del procedimiento de fabricación del medidor mediante el cual se garantiza la
uniformidad de la producción;
e) Cuando sea aplicable, una descripción de los dispositivos electrónicos del medidor junto con
sus planos, diagramas, diagramas de flujo de la lógica e información del software en general que
expliquen sus características y funcionamiento;
f) Una lista de las reglamentaciones equivalentes al presente reglamento técnico, aplicadas
total o parcialmente en la producción del medidor, y una descripción de las soluciones adoptadas
para cumplir los requisitos esenciales cuando no se hayan aplicado las normas equivalentes
señaladas en el numeral 7.7.1.1 de este reglamento;
g) Los resultados de los cálculos de diseño, de las pruebas que demuestren el cumplimiento
de los requisitos, etc;
h) Manual de instalación y de uso del medidor de combustibles;
i) Los certificados de examen y resultados de los ensayos correspondientes sobre
instrumentos que contengan elementos idénticos a los del proyecto; y,
j) Esquema de precintos del medidor de combustibles donde se especifique el lugar de
instalación de los mismos, sus características, codificación y ubicación para que dichos elementos
sean objeto de evaluación por parte del organismo de certificación que lleve a cabo el procedimiento
de evaluación de la conformidad según corresponda.
El productor / importador del medidor de combustible, debe entregar al organismo evaluador de la conformidad las muestras representativa del tipo o modelo definitivo que sean necesarias.
7.8. Obligaciones del productor e importador
Son obligaciones del productor y/o importador, en relación con el cumplimiento del presente reglamento técnico las siguientes:
7.8.1. Introducir al mercado nacional únicamente medidores de combustibles que se encuentren conformes con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico;
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7.8.2. Fijar un código de barras a cada medidor de combustibles el cual deberá cumplir con el estándar de captura de información establecido en la norma internacional ISO /IEC 15417:2007. Los datos que debe contener el código de barras son los siguientes:
a) identificación única, global e inequívoca del medidor de combustibles que varíe dependiendo de las condiciones nominales de funcionamiento, de trece (13) números.
b) Número serial alfanumérico de veinte (20) dígitos.
7.8.3. Elaborar y preparar la documentación técnica señalada en el numeral 7.7.1.5 de este reglamento, para efectos de evaluar la conformidad de medidores de combustibles;
7.8.4. Elaborar la declaración de conformidad a que se refiere los numerales 7.7 y 7.7.1.4 del presente reglamento técnico según corresponda, bajo los parámetros establecidos en la norma ISO/IEC 17050:2004;
7.8.5. Conservar copia de la documentación técnica señalada en el numeral 7.7.1.5. del presente reglamento técnico, por el término que se establece para la conservación de los papeles de comercio previsto en el artículo 60 del Código de Comercio, contado a partir de la fecha de introducción al mercado del medidor de combustibles;
7.8.6. Identificar los medidores de combustibles que son introducidos al mercado nacional, en su cubierta exterior, con su nombre comercial o marca, dirección física y electrónica y teléfono de contacto;
7.8.7. Entregar al titular del medidor de combustibles las instrucciones de operación y manual de uso en castellano, como también copia de los certificados y declaraciones de conformidad obtenidos para efectos de demostrar la conformidad de sus instrumentos;
7.8.8. Tomar las medidas correctivas necesarias para recoger o retirar del mercado aquellos medidores de combustibles respecto de los cuales se tenga motivos para pensar que no están conformes con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico metrológico;
7.8.9. Permitir a la Superintendencia de Industria y Comercio y/o al Organismo Autorizado de Verificación Metrológica –OAVM- que sea designado por este, el acceso a toda clase de información y documentación que sea necesaria para efectos de demostrar la conformidad de los medidores de combustibles que introdujo al mercado; y
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7.8.10. ¥ “Incorporar al Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL- de la Superintendencia de Industria y Comercio, de manera anticipada al momento de introducir los medidores de combustibles líquidos sujetos a control metrológico al mercado nacional, y/o de reportar la importación de los mismos a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior -VUCE, la siguiente información:
a) Certificado de examen de tipo o aprobación de modelo;
b) Manual de instalación y de uso del modelo de surtidor, dispensador y/o medidor de combustibles
líquidos registrado en español; y,
c) Esquema de precintos del medidor de combustibles líquidos donde se especifique el lugar de
instalación de los mismos, sus características, codificación y ubicación.
Parágrafo. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá retirar el registro del tipo o modelo del medidor de combustibles líquidos respecto del cual no se incorporen al SIMEL cualquiera de los documentos señalados en el presente numeral”.
7.8.11.¥ “Indicar a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior -VUCE el número de registro en el SIMEL del tipo o modelo de los surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos cuyos documentos incorporados en dicho sistema demuestren la conformidad de las unidades importadas”.
7.9. Prohibición de comercialización y uso del medidor de combustibles
Los medidores de combustibles sujetos a control metrológico que no superen la evaluación de la conformidad en los términos establecidos en esta reglamentación técnica, no podrán ser comercializados ni utilizados dentro del territorio nacional en estaciones de servicio vehicular y fluvial públicas de acuerdo con las definiciones previstas en los artículos 2.2.1.1.2.2.1.4 y 2.2.1.1.2.2.1.5 del Decreto 1073 de 2015. Tampoco podrán ser comercializados, importados ni utilizados dentro del territorio nacional, aquellos medidores cuya información descrita en el numeral 7.8.10 no haya sido incorporada a SIMEL de manera completa.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó el numeral 7.8.10 de la Resolución 77507 de 2016.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se adicionó el numeral 7.8.11 a la Resolución 77507 de 2016.
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7.9.1. Autoridad de inspección, vigilancia y control
En concordancia con lo establecido en los numerales 3.4.1 y 3.4.2 de la Resolución SIC 64190 de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, ejercerán como autoridad administrativa encargadas de vigilar el cumplimiento del presente reglamento técnico metrológico en la fase de evaluación de la conformidad; y, serán autoridades administrativas encargadas de vigilar el cumplimiento de ese reglamento en la fase de instrumentos de medición en servicio, esta Entidad y las Alcaldías Municipales quienes podrán, según lo previsto en los numerales 8 y 9 del artículo 59 de la Ley 1480 de 2011, ordenar (i) que se detenga la comercialización o puesta en servicio de un medidores de combustibles que no cumplan con los requisitos definidos en esta norma, (ii) la no utilización temporal o definitiva de la(s) manguera(s) del instrumento que no apruebe(n) la verificación metrológica descrita en el numeral 7.10 de este reglamento, (iii) adoptar las medidas procedentes para asegurar que se ajuste metrológicamente el medidor en servicio dentro de los errores máximos permitidos e (iv) imponer las sanciones contempladas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011 a que haya lugar previa investigación y desarrollo del procedimiento administrativo correspondiente.
7.9.2. Designación para el ejercicio de funciones de verificación metrológica de los medidores de combustibles líquidos en servicio
Para efectos de llevar a cabo la verificación metrológica de los medidores de combustibles sujetos a control metrológico según las disposiciones contenidas en este Reglamento, la Superintendencia de Industria y Comercio designará, de acuerdo al procedimiento de selección objetiva que se adopte para tal fin, los Organismos Autorizados de Verificación Metrológica –OAVM- encargados de verificar los medidores en la fase de comercialización y puesta en servicio y de después de reparación o modificación, cuyas obligaciones, regiones autorizadas para el ejercicio de sus funciones e instrumentos de medición autorizados para verificar, serán señalados en el acto administrativo de autorización que expida esa Superintendencia.
Parágrafo. La designación administrativa de que trata el presente numeral, se entiende sin perjuicio de las facultades inspección, vigilancia y control que ejercen la Superintendencia de Industria y Comercio y las Alcaldías Municipales en materia de control metrológico, entidades que podrá reasumir sus funciones en cualquier momento y lugar.
7.10. Verificación metrológica
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7.10.1. Procedimiento de regularización, verificación metrológica periódica y de después de reparación o modificación ¥
“Los procedimientos de regularización, de verificación metrológica periódica o de verificación metrológica de después de reparación o modificación constan de la realización de un examen administrativo y de un examen técnico de carácter metrológico mediante la ejecución de los ensayos que se señalan más adelante. Dichas actividades metrológicas se realizan después de que el OAVM haya creado la tarjeta de control metrológico (TCM) del medidor de combustibles en el SIMEL,
Todo titular de medidores de combustibles líquidos que se encuentren en servicio a la fecha de la publicación del presente reglamento técnico en el Diario Oficial, deberá permitir y sufragar de manera anticipada el costo de la verificación metrológica de sus instrumentos por parte del Organismo Autorizado de Verificación Metrológica -OAVM- designado.
Se denomina regularización a la primera verificación metrológica de un medidor de combustibles líquidos que se encontraba en servicio a la fecha de entrada en vigencia de este reglamento técnico.
Sin perjuicio de la obligación del titular del instrumento de medición de mantenerlo ajustado metrológicamente en todo momento, según lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 2.2.1.7.14.4 del Decreto 1074 de 2015, la verificación metrológica periódica de los medidores de combustibles líquidos se realiza cada año; es decir que cada verificación periódica se debe realizar al cabo de doce (12) meses.
El OAVM podrá efectuar la verificación metrológica periódica dentro del mes anterior o hasta el último día del mes siguiente contado a partir de la fecha en que se practicó la última verificación metrológica.
Cuando con posterioridad a la regularización o a la verificación periódica se han puesto en funcionamiento nuevos medidores de combustibles o remplazado alguno de ellos en la misma EDS, estos podrán ser verificados junto con los demás en la siguiente visita de verificación metrológica periódica del OAVM. En este evento el OAVM debe crear la TCM por cada medidor de combustibles líquidos en el SIMEL, y para ello el titular está obligado a presentar al verificador que atiene la visita la factura de compraventa del medidor de combustibles, junto con los documentos que demuestran la conformidad del mismo frente al reglamento técnico de acuerdo con lo previsto en el numeral 7.7.
Siempre que se efectúe una reparación o modificación a un medidor de combustibles líquidos que implique la rotura de precintos de seguridad, se deberá realizar un nuevo procedimiento de verificación metrológica por parte del OAVM.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó el numeral 7.10.1 y se adicionó el numeral 7.10.1.1 en la Resolución 77507 de 2016.
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Los medidores de combustibles líquidos que han sido reparados o modificados podrán ser utilizados de nuevo, únicamente cuando el reparador que los intervenga haya registrado dicha reparación en el SIMEL y retirado la etiqueta de no conformidad de que trata el numeral 7.14.
La verificación metrológica que se efectúa después de una reparación o modificación, únicamente afecta el medidor de combustibles líquidos y la(s) manguera(s) que se hayan querido reparar o modificar.
7.10.1.1. Plazos de la verificación metrológica periódica y su modificación ¥
Cuando en una misma estación de servicio (EDS) estén siendo utilizados dos (2) o más medidores de combustibles líquidos y uno de ellos requiera ser reparado o modificado dentro de los seis (6) meses siguientes a la verificación ordinaria, la siguiente verificación metrológica al medidor reparado se realizará al mismo tiempo de los demás medidores de combustibles de la EDS, en el plazo para la realización de verificación ordinaria; y, en caso de que la reparación se haya realizado entre los meses siete (7) a doce (12) de la última verificación ordinaria, el medidor verificado después de reparación volverá a ser verificado por el OAVM transcurrido un año más el periodo restante, para que coincida con la siguiente fecha de verificación ordinaria.
Ejemplo: Todos los medidores de combustibles líquidos de una EDS son verificados metrológicamente por el OAVM el día 2 de enero de 2018, y todos aprueban el procedimiento realizado con una periodicidad para la siguiente verificación de un (1) año contado a partir de esa fecha; con posterioridad, el día 2 de octubre de 2018 el titular de los instrumentos solicita a un reparador inscrito en SIMEL el ajuste y reparación de cuatro (4) de ellos, siendo verificados por el OAVM, después de la reparación efectuada, el 28 de agosto de 2018. Estos instrumentos de medición vuelven a ser verificados por el OAVM, como parte de la verificación metrológica periódica que les corresponde, el día 2 de enero de 2020”.
7.10.2. Alcance del procedimiento de verificación
Este procedimiento es aplicable a todo tipo de medidores de combustibles líquidos en servicio, sujetos a control metrológico en los términos establecidos en esta Resolución.
7.10.3. Examen Administrativo
Consiste en la identificación del medidor de combustible y la comprobación de que reúne los requisitos para estar válidamente en servicio, tomando como base la información aportada por el OAVM en la tarjeta de control metrológico –TCM de SIMEL. Igualmente, mediante este examen se
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó el numeral 7.10.1 y se adicionó el numeral 7.10.1.1 en la Resolución 77507 de 2016.
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comprobará que el medidor superó satisfactoriamente la evaluación de la conformidad o que fue sometido a regularización con los marcados correspondientes.
A excepción de los medidores de combustibles líquidos que se encuentren en operación a la fecha de entrada en vigencia de la presente reglamentación, si el OAVM encuentra que un medidor de combustibles líquidos sujeto a control metrológico ingresó al mercado nacional sin demostrar satisfactoriamente su conformidad con el presente reglamento técnico, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio quien podrá inhabilitarlo para el servicio de manera preventiva e iniciar la investigación administrativa a que haya lugar.
Aquellos medidores de combustibles líquidos que se encuentren en operación a la fecha de entrada en vigencia de este reglamento técnico, serán sometidos a regularización por parte del OAVM en la zona geográfica donde opera el instrumento, quien verificará que el medidor provee mediciones dentro de los errores máximos permitidos en este reglamento técnico.
Asimismo se debe comprobar, por cada medidor, los datos de identificación del mismo en la tarjeta de control metrológico en SIMEL, y en caso de estar incompletos o incorrectos deberán ser actualizados por parte del OAVM.
7.10.3.1. Comprobación de la placa de características y de los datos contenidos en la tarjeta de control metrológico del surtidor, dispensador o medidor de combustible ¥
El OAVM deberá comprobar y/o complementar si faltaran, los datos contenidos en la TCM del medidor de combustibles líquidos en el SIMEL. Tales datos son:
a) Titular del medidor de combustibles;
b) Marca;
c) Modelo;
d) Número de serie del medidor de combustibles; y,
e) Condiciones nominales de funcionamiento del medidor de combustibles.
La placa de características que debe poseer el medidor de combustibles líquidos debe cumplir los requisitos e inscripciones exigibles que le sean aplicables conforme a su TCM. En cualquier caso, si faltara la placa de características el OAVM se la debe colocar.
También se debe comprobar si las marcas e inscripciones corresponden con las que figuran en la documentación que demuestra la conformidad del medidor frente a esta norma.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificaron los numerales 7.10.3.1 y 7.10.4.1 de la Resolución 77507 de 2016.
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7.10.3.2. Comprobación de la marca de regularización
De acuerdo con lo señalado en el numeral 3.4.2.1.1. de la resolución 64190 de 2015, la regularización es el procedimiento que lleva a cabo el Organismo Autorizado de Verificación Metrológica -OAVM, con el objeto de establecer si un surtidor, dispensador y/o medidor de combustible que se encuentra en uso a la entrada en vigencia de la presente reglamentación, se ajusta a los requisitos dispuestos en este reglamento técnico pese a que no se evaluó la conformidad de dicho instrumento de medición de manera previa a su entrada al mercado o puesta en servicio.
Para efectos de regularizar un medidor de combustibles el OAVM deberá realizar el examen técnico previsto en el numeral 7.10.4 y 7.10.5 de este reglamento técnico, y en caso de superar satisfactoriamente las pruebas allí descritas, éste deberá: (i) incorporar en SIMEL la información que se señala en el numeral 7.10.3.1 del presente reglamento técnico, (ii) precintar el instrumento en todas aquellas partes, electrónicas o no, que puedan afectar la determinación de los resultados de medición de combustible que se dispensa, y (iii) adherir una etiqueta al instrumento con las siguientes características:
Superintendencia de Industria y Comercio Regularización No. _______
Fecha: AA/MM/DD
Razón Social del OAVM:________
Medidor de combustible regularizado
La etiqueta debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos, como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento. Tendrá forma rectangular y fondo blanco, y sus dimensiones son sesenta (60) x setenta (70) milímetros, debiéndose mantener dichas proporciones para otros tamaños.
La realización de este procedimiento implica el pago de la tarifa asociada al servicio de verificación metrológica que presta el OAVM, y deberá ser asumida por el titular del medidor de combustibles, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.9 de la Resolución 64189 de 2015.
Parágrafo. El medidor de combustible que se encuentre en uso a la fecha de entrada en vigencia de la presente reglamentación, que no logre ser regularizado por no estar conforme con los requisitos establecidos en este reglamento técnico y que no sea reparable, no podrá ser utilizado en ninguna de las actividades sujetas a control metrológico y deberá ser dado de baja en SIMEL.
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7.10.3.3. Verificación de precintos
El OAVM deberá verificar la correspondencia en número, codificación y posición de los precintos del medidor de combustibles con los que fueron registrados en la documentación obtenida por el productor y/o importador para efectos de demostrar la conformidad del mismo o la consignada en el esquema de precintos. Del mismo modo si el medidor de combustibles ha sido objeto de reparación o modificación por parte de un reparador en los términos señalados en el presente reglamento técnico, el OAVM deberá verificar en número y posición los precintos que fueron colocados por este último, de acuerdo con la información del procedimiento de reparación o modificación consignada en SIMEL. El OAVM deberá precintar el medidor de combustible en su primera verificación metrológica.
La ruptura de los precintos implica la no superación de la verificación metrológica, sin perjuicio de las facultades en cabeza de esta Superintendencia y de las Alcaldías Municipales para adelantar la investigación administrativa que consideren pertinente.
Igualmente, el OAVM debe verificar (i) la integridad de los precintos tirando ligeramente de los alambres y de los propios precintos, como también (ii) comprobar que son funcionales.
7.10.3.4. Comprobación de precintos
El OAVM debe comprobar que los precintos que son exigidos en la presente reglamentación, garanticen la integridad del instrumento frente a manipulaciones y que coincidan con los especificados en el examen de modelo o en el documento de regularización así como el número del precinto. En el caso de existir precintos electrónicos se tomará nota del número correlativo de control.
7.10.4. Examen técnico
Consiste en la obtención de los errores en el volumen, indicados por el medidor de combustible.
7.10.4.1. Equipos a utilizar para la realización de los ensayos ¥
Para la realización de las pruebas y ensayos que componen el procedimiento de verificación metrológica, el OAVM deberá disponer de los siguientes instrumentos:
a) Recipientes volumétricos de vidrio, metálicos o hechos de fibra de carbono, graduados con trazo múltiple y debidamente calibrados por laboratorios de calibración acreditados ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC o por el Instituto Nacional de Metrología -INM, máximo
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificaron los numerales 7.10.3.1 y 7.10.4.1 de la Resolución 77507 de 2016.
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cada dos (2) años con trazabilidad a patrones nacionales, con capacidades nominales de 5 galones y 0,5 galones o 20 L y 2 L para el SI. La incertidumbre de dicha calibración no podrá exceder 1/3 del error máximo permitido aplicable. Se deberán aplicar correcciones si el error de calibración más la incertidumbre de calibración es mayor 1 x 10 -3 en prehumedecido en valor relativo. En caso de aplicar correcciones, la incertidumbre de medida debe ser menor a dicho valor. El recipiente volumétrico tiene que estar graduado en porcentajes de 0,05% (resolución) de su capacidad nominal y contar con un intervalo-rango de medición de ±1%, o mayor, de su capacidad nominal. Se deberá disponer de los siguientes recipientes volumétricos:
i. Recipiente volumétrico 5 gal o 20 L. ii. Recipiente volumétrico 0,5 gal o 2 L.
b) Termómetros debidamente calibrados con trazabilidad a patrones nacionales, por laboratorios de calibración acreditados ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC o por el Instituto Nacional de Metrología -INM, máximo cada dos (2) años, que se utilizarán para medir la temperatura del líquido de ensayo y la temperatura ambiente en el momento del ensayo, con sondas de inmersión. El termómetro debe tener una exactitud de un mínimo de 0,5ºC”.
7.10.4.2. Condiciones previas para la realización de los ensayos
Los ensayos se deberán realizar en condiciones estables, a la temperatura normal de funcionamiento del medidor en su lugar de instalación.
Se consideran condiciones estables cuando la variación máxima de la temperatura ambiental durante el ensayo es inferior a 10ºC y la diferencia entre la temperatura del líquido en el recipiente volumétrico y la temperatura a la que se ha calibrado dicho recipiente volumétrico es inferior, en valor absoluto, a 10ºC.
Las pruebas se deben realizar siempre buscando el salto del escalón del medidor.
No se deberá realizar rodajes previos de cada manguera.
Los ensayos se deben comenzar por el caudal máximo y terminar con el suministro mínimo al caudal mínimo.
De no cumplirse las condiciones de estabilidad no se llevará a cabo la verificación.
Aclaraciones para la utilización del recipiente volumétrico patrón. Se considerará escurrido el recipiente volumétrico transcurridos 30 segundos a partir de la interrupción del caudal continuo.
Asegurar una nivelación adecuada.
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7.10.5. Ensayos
7.10.5.1. Ensayo de exactitud a caudal máximo Qmax
Este ensayo tiene por objeto determinar el error del medidor al caudal principal de utilización.
El ensayo se deberá efectuar al caudal máximo Qmax que es capaz de suministrar el medidor y se deberá utilizar como medio de comparación, un recipiente volumétrico con capacidad nominal igual a 5 gal o 20 L.
El ensayo se ejecutará en condiciones normales de uso y de acuerdo con las siguientes fases:
- Se pone a cero el indicador; - Se escurre la pistola; - Se vierte combustible en el recipiente volumétrico al caudal máximo permitido por la pistola, al
volumen correspondiente a la capacidad nominal de la vasija utilizada; y, - Se calcula el error.
es: Error medidor % Vind: Volumen indicado por el medidor. Vp: Volumen medido por el recipiente volumétrico. K: Factor de corrección del recipiente volumétrico.
ep: Error del recipiente volumétrico patrón en tanto por uno. Vindicado: Volumen indicado por el recipiente volumétrico. vcalibración: Volumen real indicado en el certificado de calibración.
El error máximo permitido para este ensayo es: ± 0,5 %.
En la práctica, si las indicaciones del medidor son exactas en 5 gal o 20 L y como el recipiente volumétrico esta graduado en porcentaje de error del medidor, el error es el siguiente:
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es: Error medidor % Lm: Lectura obtenida en recipiente % Ep: Error del recipiente %(ep x 100)
7.10.5.2. Ensayo de exactitud a caudal mínimo Qmin.
Este ensayo tiene por objeto determinar el error del medidor al caudal mínimo de utilización.
El ensayo se deberá efectuar al caudal mínimo Qmin que es capaz de suministrar el medidor y se deberá utilizar como medio de comparación, un recipiente volumétrico con capacidad nominal igual a 0,5 gal o 2 L.
es: Error medidor % Vind: Volumen indicado por el medidor. Vp: Volumen medido por el recipiente volumétrico. K: Factor de corrección del recipiente volumétrico.
ep: Error del recipiente volumétrico patrón en tanto por uno. Vindicado: Volumen indicado por el recipiente volumétrico. vcalibración: Volumen real indicado en el certificado de calibración.
El error máximo permitido para este ensayo es: ± 1 %.
En la práctica, si las indicaciones del medidor son exactas en 0,5 gal o 2 L y como el recipiente volumétrico esta graduado en porcentaje de error del medidor, el error es el siguiente:
es = -Lm + Ep es: Error medidor % Lm: Lectura obtenida en recipiente % Ep: Error del recipiente %(epx 100)
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7.10.5.3. Ensayos de funcionamiento general
7.10.5.3.1. Control de precio unitario
En cualquiera de los ensayos anteriormente descritos, se tomará nota del precio indicado por el medidor o dispensador y se multiplicará el volumen indicado por el precio unitario. Luego se resta el resultado anterior del precio indicado.
El error máximo permitido en valor absoluto debe ser igual al precio del 1% del suministro mínimo en 2 L o 0,5 gal. Ensayo a efectuar, al menos durante el ensayo de una manguera (preferentemente durante el ensayo al máximo caudal).
7.10.5.3.2. Control del dispositivo de puesta a cero
Para la realización de este ensayo, se descuelga la pistola y se verifica que los indicadores de volumen y precio se sitúen correctamente en cero.
Durante el suministro de combustibles no será posible activar el dispositivo de puesta cero, y en tal caso el suministro se deberá iniciar previa puesta a cero de medidor de combustible.
Error máximo permitido EMP del dispositivo de puesta a cero. Si el medidor de combustible cuenta con indicador discontinuo, el error máximo permitido es igual a 0%.
Si el medidor de combustible cuenta con indicador continuo, el error máximo permitido es 0,5% del suministro mínimo en 2 L o 0,5 gal.
7.11. Colocación de precintos¥
El OAVM debe colocar los precintos de seguridad en el medidor de combustibles líquidos en todos los procedimientos de regularización, en todas las verificaciones después de reparación o modificación y en la primera verificación metrológica periódica únicamente cuando el instrumento cuente con evaluación de la conformidad, siempre que el resultado en cada caso sea conforme.
Todo surtidor, dispensador y/o medidor de combustibles deberá estar precintado en los puntos que se hayan definido en la fase de la evaluación de la conformidad, y en caso de efectuado un procedimiento de regularización por parte del OAVM, en los puntos que hayan sido definidos por este último, los cuales como mínimo deberán ser los que se indican más adelante.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificó el numeral 7.11 de la Resolución 77507 de 2016.
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Si el reparador tuvo que romper precintos para ajustar o modificar el medidor de combustibles líquidos, este deberá colocar sus precintos en los mismos puntos en que los removió, y encima de estos el OAQVM colocará sus precintos después de verificar las condiciones de la reparación y el adecuado funcionamiento del instrumento.
Durante la regularización del medidor de combustibles líquidos, el OAVM precintará al menos los elementos que se indican a continuación:
a) Medidor: tornillo de regulación y tapas;
b) Emisor de impulsos y totalizador mecánico /electromecánico;
c) Memoria Eprom o memoria flash;
d) Pantalla de datos medidos;
e) Interfaces (conexiones emisor, de baja etc.);
f) Computador;
g) Emisor de impulsos al chasis;
h) Caja de conexiones; y,
i) Separador de gases.
Además de los elementos mencionados atrás, el OAVM podrá precintar otros elementos del medidor de combustible cuando lo considere necesario para garantizar los resultados de medida, siempre y cuando presente una justificación técnica al respecto.
Durante la regularización del verificador debe hacer el plano del esquema de precintos y registrarlo en el SIMEL junto con el número de serie de cada precinto colocado para complementar el acta de verificación correspondiente. Cuando se requiera, en posteriores verificaciones se debe actualizar el esquema de precintos.
Únicamente se podrá modificar el número de serie de los precintos como consecuencia de la realización de un procedimiento de verificación metrológica de después de reparación o modificación”.
7.12. Acta de visita e informe de verificación metrológica
Todo procedimiento de verificación metrológica que se adelante en cumplimiento del presente reglamento técnico, deberá quedar adecuadamente documentado en SIMEL por parte del OAVM. Para ello, la toma de datos relativos al medidor y su titular deberán ser recogidos a través de los dispositivos portátiles que se exijan en el proceso de selección y designación correspondiente, con los cuales se conectará directamente al SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Adicionalmente, el OAVM deberá incorporar en SIMEL todas las pruebas documentales que resulten de la visita de verificación efectuada, tales como: copia del acta de visita de verificación firmada y
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fotografías de: los establecimientos de comercio visitados, los instrumentos de medición verificados y de sus placas de características, donde conste el número serial de cada uno, los precintos instalados, cada uno de los ensayos efectuados y sus resultados, la medición de temperatura en cada caso, y todas las demás que resulten ser conducentes y/o pertinentes.
7.13. Superación de la verificación metrológica ¥
Cuando se hayan superado todas las fases de la verificación metrológica a que haya lugar, se adherirá en lugar visible del surtidor o dispensador de combustible y la manguera verificada, o en algún elemento de la instalación que lo soporta, la “Etiqueta de verificación” cuyas características, formato y contenido serán los siguientes:
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO1
CONTROL METROLÓGICO Resolución ____ del __ de________ de 2016
NII2:
Nombre del OAVM3: Resultado de la Verificación5:
CONFORMECódigo del OAVM 4:
Fecha de Verificación6: Fecha próxima verificación8
Firma del Verificador7: DÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31
MES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
AÑO 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028
Descripción de los campos:
1. Encabezado. La etiqueta de marcado de conformidad metrológica siempre deberá llevar como encabezado el texto “SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO”, y a renglón seguido “CONTROL METROLÓGICO” en mayúscula.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificaron los numerales 7.13, 7.14, 7.15.2 y 7.16.1 de la Resolución 77507 de 2016.
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2. NII. Hace referencia al número de identificación alfanumérico del medidor de combustibles registrado en SIMEL (número NII número de identificación del instrumento). Este número de identificación lo obtiene el OAVM al momento de crear la tarjeta de control metrológico del medidor necesaria para efectuar el control metrológico posterior.
3. Nombre del OAVM. Este campo contiene el nombre o razón social del OAVM que efectuó la verificación del medidor de combustibles.
4. Código del OAVM. Corresponde al número de identificación alfanumérico que fue asignado al OAVM una vez autorizado y designado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Este número se encuentra registrado en SIMEL.
5. Resultado de la Verificación. Este campo siempre deberá contener la palabra “CONFORME en color verde”.
6. Fecha de verificación: Corresponde a la fecha exacta en que se efectuó la verificación metrológica del medidor de combustible, la cual deberá ser fijada de la siguiente manera:
Año / Mes / Día
7. Firma del verificador. En la parte inferior izquierda de la etiqueta, deberá fijarse la firma del verificador al servicio del OAVM que efectuó el procedimiento correspondiente.
8. Fecha próxima verificación. Corresponde a la fecha límite en la cual se deberá practicar una nueva verificación metrológica periódica por parte del OAVM. En este campo, se deberán perforar las casillas correspondientes al día, mes y año de la siguiente visita de verificación.
Características de la Etiqueta. La etiqueta de marcado de conformidad del medidor de combustibles debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento; debe tener forma rectangular, fondo de color amarillo y sus dimensiones deben ser suficientemente grandes para permitir que los consumidores y usuarios del instrumento se informen sobre su conformidad con el presente reglamento técnico.
Cuando un instrumento de medición se componga de un grupo de dispositivos que funcionen conjuntamente y que no tenga la condición de subconjuntos, el marcado se situará en el dispositivo principal del instrumento.
El color de fondo de esta etiqueta es amarillo.
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7.14. No superación de la verificación metrológica
“Cuando un surtidor, dispensador o medidor de combustibles líquidos no supere la verificación metrológica como consecuencia de deficiencias detectadas en su funcionamiento durante las pruebas metrológicas llevadas a cabo por la Superintendencia de Industria y Comercio o por quien haga sus veces, bien sea porque provee mediciones por fuera de los errores máximos permitidos o presenta errores en las indicaciones en contra del consumidor, evidencia manipulaciones o rotura de precintos, dicho medidor de combustibles deberá ser puesto fuera de servicio hasta que se subsanen las deficiencias encontradas previa orden administrativa impartida por esta Entidad y no tendrá que ser precintado por el verificador del OAVM.
Quedará retirado del servicio y por tanto no podrá volver a utilizarse en la dispensación de combustibles líquidos a nivel nacional, aquel surtidor o dispensador (i) que haya sido puesto en servicio con posterioridad a la entrada en vigencia de este reglamento técnico y no haya demostrado su conformidad en los términos señalados en el numeral 7.7. En este evento, dicho surtidor o dispensador será dado de baja en el SIMEL.
En cualquier caso, el procedimiento a seguir es el siguiente: Se debe entregar al titular del medidor de combustibles líquidos el acta de verificación metrológica donde consten las no conformidades encontradas y los resultados de las pruebas y los ensayos efectuados. En el acta se debe advertir al titular que la(s) no conformidad(es) de su medidor puede generar la orden de suspensión de utilización del mismo y la posibilidad de que la Superintendencia de Industria y Comercio inicie un proceso administrativo sancionatorio en su contra. El acta debe ser impresa o entregada digitalmente, y posteriormente firmada por el verificador y quien atendió la visita. En caso de que la persona que atiende la visita se niegue a firmar el acta, se dejará constancia de dicha circunstancia en el documento.
El acta firmada debe ser incorporada al SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá, si lo considera necesario, expedir el acto administrativo de suspensión de uso del medidor de combustible.
En caso de que el medidor de combustibles ya haya sido reparado o modificado, el OAVM debe realizar verificación metrológica de después de reparación o modificación y registrar dicho procedimiento en el SIMEL.
El reparador podrá retirar la etiqueta de no superación de la verificación metrológica siempre que haya actuado reparando y subsanado la deficiencia respectiva, y registrado dicho procedimiento en el SIMEL.
Cada manguera del surtidor o dispensador de combustibles líquidos que no haya superado la verificación metrológica dispuesta en este reglamento técnico metrológico, y cuyos errores
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evidenciados sean en contra del consumidor, deberá llevar adherida una etiqueta fijada en un lugar visible del instrumento o en algún elemento de su instalación, cuyas características, formato y contenido, serán los siguientes:
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONTROL METROLÓGICO1
Resolución ____ del __ de________ de 2016
NII2:
Nombre del OAVM3: Resultado de la Verificación5:
NO CONFORME
Código del OAVM4:
Fecha de Verificación6:
Firma o Sello7:
Descripción de los campos:
1. Encabezado. La etiqueta siempre deberá llevar como encabezado el texto “SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO”, y a renglón seguido “CONTROL METROLÓGICO” en mayúscula.
2. NII. Hace referencia al número de identificación alfanumérico del medidor de combustibles registrado en el SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio, al momento de crear la tarjeta de control metrológico necesaria para efectuar el control metrológico posterior.
3. Nombre del OAVM. Éste campo contiene el nombre o razón social del OAVM que efectuó la verificación del medidor de combustibles.
4. Código del OAVM. Corresponde al número de identificación alfanumérico que fue asignado al OAVM una vez autorizado y designado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Éste número se encuentra registrado en SIMEL.
5. Resultado de la Verificación. Este campo siempre deberá contener la palabra “NO CONFORME”.
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6. Fecha de verificación: Corresponde a la fecha exacta en que se efectuó la verificación metrológica del medidor de combustibles, la cual deberá ser fijada de la siguiente manera:
Año / Mes / Día
7. Firma o sello. En la parte inferior izquierda de la etiqueta, deberá fijarse la firma del verificador del Organismo Autorizado de Verificación Metrológica que efectuó el procedimiento correspondiente.
Características de la Etiqueta. La etiqueta de marcado de no conformidad del medidor de combustibles debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento; debe tener forma rectangular, fondo de color rojo y sus dimensiones deben ser suficientemente grandes para permitir que los consumidores y usuarios del medidor se informen sobre su no conformidad con el presente reglamento técnico.
Cuando un instrumento de medición conste de un grupo de dispositivos que funcionen conjuntamente y que no tenga la condición de subconjuntos, el marcado se situará en el dispositivo principal del instrumento.
Se deberán mantener las proporciones de la fuente y tamaño de la etiqueta dependiendo del surtidor, dispensador o medidor de combustibles en el cual deba fijarse la etiqueta”.
El color de fondo de esta etiqueta es rojo.
7.15. Reparadores
Únicamente respecto de las reparaciones o modificaciones de los medidores de combustibles que impliquen la rotura de precintos, podrán ser realizadas por una persona natural o jurídica inscrita como reparador en el registro de reparadores de SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en el numeral 3.7 de la Resolución SIC 64190 de 2015. El registro se hace por una sola vez.
Los titulares de los medidores, surtidores y/o dispensadores de combustibles líquidos que deban reparar sus equipos, bien sea de manera preventiva o como consecuencia de una orden impartida por la Superintendencia de Industria y Comercio, podrán contratar los servicios de cualquier reparador que se encuentre inscrito en SIMEL.
Para efectos de las reparaciones que se propone llevar a cabo, el reparador que se inscriba en SIMEL deberá precisar, en ese mismo registro, la información que se detalla a continuación.
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7.15.1. Información de carácter administrativo y técnico
En la inscripción se deberá incorporar esta información:
a) Nombre y apellido de la persona natural o razón social de la persona jurídica;
b) Número de identificación (C.C. o N.I.T);
c) Domicilio principal y secundarios donde realiza sus actividades de reparación o modificación de
surtidores, dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos;
d) La(s) marca(s), modelo(s) y tipo(s) de medidor(es) que repara, precisando sus características
fundamentales;
e) Indicación de la experiencia y conocimientos que posee en la reparación de surtidores,
dispensadores y/o medidores de combustibles líquidos.
Adicionalmente, deberá anexar en SIMEL todos los documentos que sirvan de soporte para demostrar su idoneidad, capacidad, experticia y experiencia en la reparación de medidores de combustible.
Una vez inscrito, SIMEL le asignará un número de identificación. Los precintos que ponga el reparador inscrito deberán identificarse con ese número.
7.15.1.1. Carácter público de la información
El registro del reparador en SIMEL tendrá carácter público respecto del nombre, dirección y teléfono del reparador.
7.15.2. Actuaciones de los reparadores ¥
Cualquier intervención de un medidor de combustibles líquidos que implique el remplazo o sustitución de una de sus piezas, siempre que para acceder a ella se haya tenido que romper un precinto, está supeditada a que los reparadores actúen dentro del alcance del tipo o modelo certificado o aprobado, de manera que las piezas remplazadas o sustituidas sean compatibles con el tipo o modelo cuya evaluación de conformidad ha sido demostrada frente a este reglamento técnico.
El reparador que haya reparado o modificado un medidor de combustibles líquidos, una vez comprobado su correcto funcionamiento y que sus mediciones se hagan dentro de los errores máximos permitidos (EMP), deberá (i) dar de alta el instrumento en el SIMEL, (ii) retirar la etiqueta de no superación de la verificación metrológica de que trata el numeral 7.14 cuando haya lugar a ello
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificaron los numerales 7.13, 7.14, 7.15.2 y 7.16.1 de la Resolución 77507 de 2016.
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y (iii) colocar nuevamente los precintos que haya tenido que levantar para llevar a cabo la reparación o la modificación.
Una vez reparado o modificado el medidor de combustibles líquidos de manera satisfactoria, el reparador deberá registrar la actuación adelantada en el SIMEL con indicación (i) del objeto de la reparación o modificación, (ii) especificación de los elementos sustituidos, (iii) los ajustes y controles efectuados, (iv) la indicación de los elementos precintados en el instrumento, (v) la codificación de los precintos utilizados y (vi) la fecha de la reparación o modificación. Desde el SIMEL se generará una alerta al OAVM para que efectúe la verificación metrológica subsecuente, sin perjuicio de que el titular pueda utilizar el instrumento a partir de ese momento.
El reparador deberá poseer los medios técnicos adecuados y necesarios para realizar correctamente su trabajo.
Si la actuación de un reparador en un medidor de combustibles líquidos no implica la rotura de precintos, esta operación no estará sujeta a posterior verificación por parte del OAVM.
Parágrafo. Con independencia del registro del procedimiento efectuado por el reparador en SIMEL, éste deberá conservar la documentación necesaria que soporte las reparaciones realizadas, por un término no inferior a tres (3) años contados a partir del momento en que realizó el procedimiento correspondiente”.
7.15.3. Régimen de responsabilidad de los reparadores
Los reparadores son responsables del cumplimiento de sus obligaciones dentro del marco establecido en esta Resolución.
Con independencia de la imposición de sanciones administrativas a las que haya lugar, si después de verificar la información incorporada en SIMEL por parte del reparador se establece su falsedad o inexactitud, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá cancelar el registro en SIMEL.
7.16. Precintos de seguridad
7.16.1. Requisitos mínimos ¥
Los precintos que sean utilizados por los OAVM y los reparadores de medidores de combustibles en el ejercicio de sus funciones, deberán ser de dos (2) clases: (i) De tipo cable con cierre rotativo hechos de policarbonato o resina; y (ii) de tipo etiqueta de papel o material plástico autoadhesivo.
¥ Resolución No. 67760 del 13 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50715 del 13 de septiembre de 2018. “Por la cual se modifica la Resolución 77507 del 10 de noviembre de 2016”. Mediante la cual se modificaron los numerales 7.13, 7.14, 7.15.2 y 7.16.1 de la Resolución 77507 de 2016.
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Asimismo deberán como mínimo cumplir los siguientes requisitos:
a) Ser fácil de usar;
b) Debe ser durable y resistente a ruptura accidental, a los agentes externos tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos;
c) Su diseño debe garantizar que sólo pueda ser utilizado una vez; d) Debe destruirse en sus partes esenciales cuando se abra o altere, o que de cualquier forma deje
rastro del acceso al surtidor, dispensador y/o medidor de combustibles precintado; e) Debe ser lo suficientemente complejo para evitar la duplicación, y si ello no fuere posible, la
numeración no deberá ser reproducida en un periodo inferior a cuatro (4) años; f) Debe poseer un código de barras que cumpla con el estándar de captura de información
establecido en la norma internacional ISO/IEC 18004:2015 incluyendo identificadores de aplicación y Función 1.
La información que debe contener el código de barras es la siguiente:
(i) Identificación única, global e inequívoca del OAVM; de trece (13) números, que no sea asignado de forma unilateral,
(ii) Número serial del precinto de seguridad asignado en orden consecutivo, compuesto por una codificación alfanumérica que combine máximo veinte (20) caracteres escogidos por el OAVM.
Parágrafo. Se exceptúan del cumplimiento del requisito señalado en la primera parte del literal f los precintos de seguridad que utilicen los reparadores. No obstante dichos precintos deberán poseer un número serial asignado en orden consecutivo, compuesto por una codificación alfanumérica que combine máximo veinte (20) caracteres, escogidos por el reparador”.
7.16.2. Registro de precintos de seguridad
El OAVM debe registrar en SIMEL la serie de numeración de los precintos de seguridad que utilizará en el ejercicio de sus funciones.
7.16.3. Responsabilidad en uso de los precintos
Cuando el medidor de combustible incorpore precintos de dispositivos electrónicos como son la asignación de nombre de usuario y contraseña para efectos de ajustar los parámetros de determinación de los resultados de medición del instrumento, su titular es responsable por la custodia e integridad del precinto electrónico. Del mismo modo, el titular del instrumento también es responsable de la integridad de los precintos que fueron puestos por el fabricante del medidor, o por el OAVM o reparador en ejercicios de sus respectivas funciones. Asimismo, tanto OAVM como reparadores son responsables de la custodia de los precintos que utilizan en el ejercicio de sus funciones.
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7.17. Régimen sancionatorio
La inobservancia a lo dispuesto en el presente reglamento técnico, dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, previa investigación administrativa por esta Entidad.
7.18. Régimen de transición
Los surtidores, dispensadores o medidores de combustibles producidos en el país o importados antes de la fecha de entrada en vigencia del presente reglamento técnico, únicamente podrán ser comercializados hasta seis (6) meses después de la fecha señalada en el artículo 4 de esta resolución.
CAPÍTULO OCTAVO. REGLAMENTO TÉCNICO METROLÓGICO APLICABLE A TAXÍMETROS
ELECTRÓNICOS
8.1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el reglamento técnico metrológico aplicable a los taxímetros electrónicos que se utilizarán para liquidar el precio del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi en el nivel básico, según la definición establecida en el artículo 2 del Decreto 2297 de 2015 que modificó el artículo 2.2.1.3.3 del Decreto Único 1079 de 2015 del Sector Transporte.
La norma se adopta con el fin de asegurar la calidad de las mediciones que proveen este tipo de instrumentos, en aras de generar credibilidad y confianza a los usuarios del servicio público de taxi, frente a la precisión y exactitud con que se liquida la tarifa a pagar en términos de tiempo y distancia por un viaje o recorrido en taxi.
Para cumplir este objetivo, el presente reglamento establece los requisitos técnicos, metrológicos y administrativos que debe cumplir el taxímetro electrónico, el procedimiento de evaluación de la conformidad; define las obligaciones para productores e importadores y señala cuáles son las disposiciones a cumplir frente a la verificación metrológica de este tipo de instrumentos, una vez se encuentre en servicio.
Resolución No. 88918 del 28 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50461 del 29 de diciembre de 2017. “Por la cual se adiciona el Capítulo Octavo en el Título VI de la Circular Única y se reglamenta el control metrológico aplicable a taxímetros electrónicos”.
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8.2. Ámbito de aplicación
Se someten a control metrológico, los taxímetros electrónicos, sus dispositivos complementarios y accesorios que son utilizados en el servicio público terrestre automotor individual de pasajeros en el territorio nacional, cuya sub partida arancelaria sea:
Ítem No. Partida No. Descripción Arancelaria Productos
1 9029.10.10.00 Taxímetros Taxímetros
Parágrafo 1. Se exceptúa de la aplicación del presente reglamento técnico los productos que a pesar de encontrarse incluidos en la sub partida arancelaria descrita atrás, no sean taxímetros. No obstante, si un taxímetro ingresa al país bajo una sub partida arancelaria distinta de aquella descrita en este numeral, estará sujeto al cumplimiento de las disposiciones contempladas en este reglamento.
También se exceptúan del cumplimiento de los requisitos aquí establecidos, a los taxímetros mecánicos.
Los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico metrológico tampoco aplican a los sistemas de geo referenciación que se utilizan para determinar el precio del servicio de transporte individual de pasajeros los cuales no son instrumentos de medición sujetos a control metrológico.
Parágrafo 2. Excepción de demostración de conformidad. Sin perjuicio de lo dispuesto en este numeral, podrá ingresar al mercado nacional una cantidad determinada de taxímetros electrónicos de producción extranjera sin demostrar conformidad, cuando vayan a ser objeto de certificación en el país por parte de un organismo evaluador de la conformidad -OEC-, siempre que se haya celebrado un contrato entre productor/importador y OEC para ese propósito.
En aplicación de esta excepción, el productor/importador deberá declarar bajo la gravedad de juramento, que ninguno de los instrumentos ingresados al país será utilizado en actividades sujetas a control metrológico, o puestos en circulación, hasta que obtenga los certificados de conformidad correspondientes.
8.3. Principio de operación
El taxímetro electrónico funciona a través de un transductor medidor de distancia instalado en el vehículo taxi, proporcionando al taxímetro la información de la distancia recorrida. El taxímetro recibe la señal de salida del transductor medidor de distancia y la señal de medida de tiempo, la analiza y convierte la(s) señal(es) en una señal de medida de distancia. Junto a la señal de medida de tiempo, el taxímetro calcula la tarifa y totaliza, muestra y registra los resultados obtenidos por un viaje en taxi con base en las tarifas establecidas por la autoridad competente y/o la longitud y/o duración del viaje.
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Circular Única
8.4. Definiciones. Para efectos de la aplicación del presente reglamento técnico se tendrán en cuenta las definiciones incluidas en el artículo 2.2.1.7.2.1 del Decreto 1074 de 2015 y aquellas contenidas en el numeral 3.3 de la Resolución SIC 64190 del 16 de septiembre de 2015.
Para efectos de lograr un mejor entendimiento de la terminología básica usada en el marco de la metrología legal, también se deberán tener en cuenta las definiciones incluidas en el Vocabulario Internacional de términos en Metrología Legal (VIML), Documento OIML V 1:2013.
8.4.1. Taxímetro electrónico. Instrumento utilizado para medir tiempo y distancia con base en una señal entregada por un transductor de medida de distancia, y para calcular e indicar la tarifa a ser pagada con base en la distancia y/o duración por viaje o recorrido medido.
En este reglamento técnico, siempre que se haga referencia a taxímetro o simplemente instrumento, debe entenderse que se hace referencia al taxímetro electrónico.
8.4.2. Taxi. Para todos los efectos se deberá entender por taxi, la definición de “Taxi Básico” prevista en el artículo 3 del Decreto 2297 de 2015, que modificó el artículo 2.2.1.3.4 del Decreto Único 1079 de 2015 Reglamentario del Sector Transporte.
8.4.3. Dispositivo metrológicamente relevante. Cualquier dispositivo, instrumento, función o software (de un taxímetro) que afecta el resultado de la medición o cualquier otra indicación primaria, es considerado como metrológicamente relevante.
8.4.4. Construcción
8.4.4.1. Dispositivo. En este reglamento, el término "dispositivo" es utilizado para cualquier medio por el cual se realiza una función específica del taxímetro, independientemente de su realización física, es decir, por un mecanismo o llave que inicia una operación. El dispositivo puede ser una parte pequeña o una porción mayor de un instrumento.
8.4.4.1.1. Reloj de tiempo real. Dispositivo incorporado al taxímetro que registra la hora y fecha actuales.
8.4.4.1.2. Contador de eventos. Dispositivo contador, no reiniciable, que aumenta cada vez que se cambian los parámetros específicos del dispositivo. El número de referencia del contador al momento de la verificación inicial o subsiguiente es fijo, y está asegurado con medios apropiados de hardware o software.
8.4.4.1.3. Transductor medidor de distancia. Dispositivo instalado en un taxi, que convierte la distancia a ser medida en pulsos o datos digitales que son enviados al taxímetro.
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8.4.4.1.4. Interfaz. Conexión de tipo electrónica, óptica, de radio o de otro tipo de hardware o software, que permite enviar la información automáticamente entre varios instrumentos o dispositivos de medición, o entre varios módulos de software diferentes del mismo instrumento taxímetro.
8.4.4.1.5. Interfaz del usuario. Interfaz que permite intercambiar información entre un usuario humano y el instrumento de medición o sus componentes de hardware o software, es decir, interruptores, teclado, ratón, pantalla, monitor, impresora, pantalla táctil o una ventana en una pantalla, incluyendo el software que la genera.
8.4.4.1.6. Interfaz de protección. Interfaz que solo permite la introducción de datos en el dispositivo de procesamiento de datos del taxímetro, el cual no puede:
- Mostrar los datos que no están claramente definidos y que se podrían considerar como el resultado de una medición; - Falsificar los resultados o indicaciones primarias de mediciones mostrados, procesados o almacenados; - Ajustar el instrumento o cambiar cualquier factor de ajuste.
8.4.5. Software. Programas, datos, parámetros específicos de tipo y específicos de dispositivo que pertenecen al taxímetro y definen o cumplen funciones que están sujetas a control metrológico.
8.4.5.1. Parámetro específico de tipo. Parámetro legalmente relevante con un valor que depende únicamente del tipo o modelo de taxímetro. Se fijan a la aprobación de modelo o al examen de tipo del taxímetro. Ejemplos de parámetros específicos de tipo incluyen identificación de software y parámetros utilizados para calcular la tarifa y redondear.
8.4.5.2. Parámetro específico de dispositivo. Parámetro legalmente relevante que depende del taxímetro individual. Los mismos incluyen parámetros de ajuste y configuración. Estos son ajustables o seleccionables únicamente en modo de servicio del taxímetro y pueden clasificarse como los que deberían estar asegurados y a los que se puede acceder (parámetros configurables).
8.4.5.3. Indicación de software. Secuencia de caracteres legibles de un software, y que están conectados intrínsecamente al software (por ejemplo, número de versión, suma de verificación).
8.4.5.4. Protección de software. Seguridad del software de un instrumento de medición un sello implementado por hardware o software que debe ser removido, dañado o roto para obtener acceso para cambiar el software.
8.4.5.5. Dispositivo de almacenamiento de datos. Almacenamiento en el instrumento o dispositivo de almacenamiento externo utilizado para mantener los datos de la medición disponibles después de terminada la medición, para propósitos legalmente relevantes.
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8.4.5.6. Número de identificación del taxi. Números y/o letras que identifican al taxi o el número de matrícula nacional específico para el taxi.
8.4.5.7. Dispositivo de impresión (impresora). Dispositivo utilizado para producir copias físicas (impresiones) de los resultados de medición.
8.4.5.8. Dispositivo de posición de operación. Dispositivo para cambiar el taxímetro a posiciones operativas específicas. El dispositivo de posición de operación podrá, por ejemplo, estar conformado por teclas o interruptores específicos, táctiles o no, para funciones específicas.
8.4.6. Características metrológicas
8.4.6.1. Datos de medición
8.4.6.1.1. Tarifa. Precio definido por la autoridad competente que es calculado, indicado y mostrado como la tarifa en el taxímetro, y el cual es adeudado por un usuario del servicio en contraprestación a un viaje en taxi basado en la tarifa inicial fija (excepto por cualquier cargo complementario) y/o la longitud y/o la duración del viaje.
8.4.6.1.2. Cargos complementarios. Precio definido por la autoridad competente, por un servicio extra, ingresado por comandos manuales, debidamente identificado, indicado y mostrado por separado de la tarifa en las posiciones operativas "Contratado" (ocupado) y "Detenido" (A Pagar), con la posibilidad de añadir la tarifa temporalmente y mostrar el valor total de la tarifa, incluyendo el cargo complementario al finalizar un viaje.
8.4.6.1.3 Tarifa inicial de contratación o cargo inicial. Primer incremento de la indicación de la tarifa tras la activación del taxímetro.
8.4.6.1.4. Etapa de incremento de tarifa. Monto de dinero más pequeño por el que una tarifa puede aumentar en pasos iguales en la posición operativa "Contratado" (Ocupado), de conformidad con las tarifas definidas por la autoridad de tránsito correspondiente.
8.4.6.1.5. Velocidad de cruce. Es la velocidad en la cual el taxímetro debe cambiar su método de cálculo de tiempo a distancia (y viceversa). A una velocidad igual o superior, el taxímetro realiza su cálculo basado en la distancia; a una velocidad inferior el taxímetro realiza su cálculo basado en el tiempo.
La velocidad de cruce se calcula como:
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Método de cálculo de la tarifa
Por ejemplo:
Tarifa de tiempo: $ 80,00/h Tarifa de distancia: $ 3,00/km
Velocidad de cruce [km/h]:
Método de cálculo normal, S (aplicación única de la tarifa)
Cálculo de la tarifa basado en la aplicación de la tarifa de tiempo por debajo de la velocidad de cruce y la aplicación de la tarifa de distancia por encima de la velocidad de cruce.
La autoridad de tránsito es competente para definir a través de la fijación de las tarifas respectivas, la manera en que debe operar la velocidad de cruce de un taxímetro en términos de velocidad del vehículo y tiempo.
8.4.6.1.6. Método de cálculo normal, D (aplicación doble de la tarifa). Cálculo de la tarifa basado en la aplicación combinada de la tarifa de tiempo y la tarifa de distancia durante la totalidad del viaje.
La autoridad de tránsito es competente para definir a través de la fijación de las tarifas respectivas, si los taxímetros que operan dentro de su jurisdicción deben operar bajo este método de cálculo.
8.4.6.1.7. Constante de taxímetro k. Constante expresada en pulsos por kilómetro, que representa el número de pulsos que el taxímetro debe recibir para indicar correctamente la distancia recorrida en un kilómetro.
La autoridad de tránsito es competente para definir a través de la fijación de las tarifas respectivas, la equivalencia de pulsos por kilómetro con que debe operar los taxímetros dentro su jurisdicción.
8.4.6.1.8. Distancia inicial. Distancia que se puede viajar según la tarifa del cargo inicial, considerando únicamente el conteo de distancia.
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8.4.6.1.9. Tiempo inicial. Periodo durante el cual el taxi puede ser utilizado con la tarifa inicial de contratación, considerando únicamente el conteo de tiempo.
8.4.6.1.10. Conteo de tiempo. Conteo de tiempo es el método de cálculo en el que la tarifa aumenta en proporción a la duración del viaje.
8.4.6.1.11. Conteo de distancia. Conteo de distancia es el método de cálculo en el que la tarifa aumenta en proporción a la distancia del viaje.
8.4.6.1.12. Conteo de tiempo-distancia. Método de conteo en el cual las dos (2) variables de cálculo incrementan gradualmente, una proporcionalmente a la distancia recorrida y la otra en proporción a la duración del viaje.
8.4.6.1.13. Número de pulsos de referencia. Número teórico de pulsos de una señal de medición de tiempo y/o distancia, que puede calcularse utilizando los datos de tarifa y la constante del taxímetro, k, que debe llevar a un cierto cambio en la indicación de la tarifa.
8.4.6.1.14. Tarifa. Conjunto de valores de tarifa (incluyendo tiempo inicial/ distancia inicial) que representa una lista de cargos o tasas operativas en el taxímetro durante posiciones de tarifa específicas.
8.4.6.1.15. Valor de la tarifa. Valores con los que el taxímetro calcula la tarifa y que son definidos por la autoridad de tránsito respectiva.
8.4.6.1.16. Valor tarifa de distancia. Valor de tarifa expresado como un monto de dinero por una distancia determinada.
8.4.6.1.17. Valor de tarifa tiempo. Valor de tarifa expresado como un monto de dinero por un periodo de tiempo determinado.
8.4.6.1.18. Posición de tarifa. Posición a la cual el taxímetro puede ajustarse en la posición operativa "Contratado" (Ocupado).
8.4.6.1.19. Regulación de tarifa. Regulación qué establece que tarifas y complementos se aplicarán bajo condiciones específicas.
8.4.6.1.20. Posición operativa. Posición operativa específica en la que el taxímetro cumple con las diferentes partes de su funcionamiento.
8.4.6.1.21. Posición operativa para ser contratado (libre). Posición operativa en la que el taxímetro no está calculando una tarifa y ningún cliente que paga está realizando un viaje en taxi.
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8.4.6.1.22. Posición operativa contratado (ocupado). Posición operativa en la que el taxímetro está indicando y calculando una tarifa basada en una posible tarifa inicial de contratación y la tarifa por el tiempo del viaje y/o la distancia viajada.
8.4.6.1.23. Posición operativa detenido (a pagar). Posición operativa en la que el taxímetro está indicando el valor a pagar al final de un viaje o recorrido.
8.4.6.1.24. Repetibilidad. Capacidad que un taxímetro tiene para suministrar resultados que concuerden entre sí bajo las mismas condiciones operativas de medición.
8.4.6.1.25. Durabilidad. Capacidad de un taxímetro de mantener sus características de funcionamiento a lo largo de un periodo de uso determinado.
8.4.6.1.26. Rastro de auditoria. Archivo continúo de datos que contiene un registro de información o contador de eventos de los cambios en los valores de parámetros específicos del dispositivo, o actualizaciones de software u otras actividades o eventos que son legalmente relevantes, y que pueden afectar las características metrológicas del taxímetro. Cada entrada en el registro tiene una marca de fecha y hora única.
8.4.7. Indicaciones y errores
8.4.7.1. Indicaciones de un instrumento. Valor de la cantidad suministrada por un instrumento de medición.
"Indicación", "indicar" o "indicando" incluyen mostrar y/o imprimir.
8.4.7.2. Indicación digital. Indicación en la que la salida o visualización de los resultados de la medición es digitalizada.
El término "digitalizada" se relaciona con la forma de presentación de la salida o visualización, no con el principio de operación del instrumento.
8.4.7.3. Indicaciones primarias. Indicaciones, señales y símbolos diseñados para o que pueden ser utilizados para mostrar la tarifa y que están sujetos a los requisitos de esta reglamentación.
8.4.7.4. Indicación totalizadora. Modo de indicación para mostrar los valores totales, claramente diferenciados de otros valores.
8.4.8. Errores
8.4.8.1. Errores de indicación. Indicación de un instrumento menos el valor real de la cantidad de entrada correspondiente.
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8.4.8.2. Error intrínseco. Error de un instrumento determinado bajo las condiciones de referencia.
8.4.8.3. Error máximo permitido. Valor extremo de un error permitido por las especificaciones y requisitos establecidos en este reglamento técnico.
8.4.8.4. Fallo. Diferencia entre el error de indicación y el error intrínseco de un taxímetro. Principalmente, un fallo es el resultado de un cambio no deseado en los datos contenidos en o que fluyen por el instrumento de medición. Un "fallo" es un valor numérico.
8.4.8.4.1. Fallo significativo. Fallo de magnitud mayor al error máximo permitido del taxímetro.
Los siguientes no son considerados como fallos significativos:
-Fallos que resulten de causas simultáneas y mutuamente independientes del instrumento; -Fallos que hagan imposible la realización de cualquier medición; -Fallos transitorios que causen variaciones temporales en las indicaciones, de manera que no puedan ser interpretadas, memorizadas o transmitidas como el resultado de una medición; -Fallos que siendo graves, inevitablemente serán percibidos por aquellos interesados en la medición.
8.4.8.5. Cantidades de influencia. Cantidad de magnitud que no es el mensurando pero que afecta el resultado de la medición.
8.4.8.6. Perturbación. Cantidad de influencia que tiene un valor dentro de los límites especificados en esta reglamentación, pero por fuera de las condiciones nominales de operación especificadas para el taxímetro.
8.4.8.7. Condiciones nominales de operación. Condiciones de uso (por ejemplo, condiciones de referencia aplicables en la Norma IEC, que dan el rango de valores de los factores de influencia, para los cuales los errores (de indicación) del taxímetro bajo prueba deben estar dentro de los errores máximos permitidos).
8.4.8.8. Condiciones de referencia. Conjunto de valores de referencia o rangos de referencia de cantidades de influencia establecidas para probar el desempeño del taxímetro o la comparación interna de los resultados de las mediciones.
8.4.8.9. Prueba de desempeño. Prueba diseñada para verificar si los taxímetros bajo prueba cumplen con sus funciones previstas.
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8.5. Requisitos metrológicos
8.5.1. Función principal del taxímetro. El taxímetro debe estar diseñado para medir la duración y calcular la distancia de un viaje que paga tarifa, con base en la señal enviada por un transductor medidor de distancia.
Un taxímetro muestra la tarifa a ser pagada con base en la tarifa inicial registrada en el taxímetro antes de que se recorra la distancia, con la tarifa aumentando a intervalos fijos a medida que transcurre el viaje, es decir, según la distancia y duración del servicio.
8.5.2. Errores máximos permitidos (EMP). El taxímetro debe estar diseñado de tal manera que cumpla con los errores máximos permitidos, sin ningún ajuste durante un periodo de al menos un (1) año de uso normal.
Cualquier mal funcionamiento del taxímetro que surja de fallos significativos, debe indicarse automática y claramente por medio de una indicación visible o audible del fallo, o mediante un apagado automático del instrumento. La documentación presentada por el productor al OEC debe incluir una descripción de cómo se cumple con este requisito.
8.5.2.1. EMP en la verificación inicial del instrumento. Para un taxímetro no instalado en el vehículo o que estando instalado aún no se ha puesto en servicio:
(a) Para el tiempo transcurrido, 0,2 s o 0,1%, cualquiera que sea mayor; (b) Para la distancia recorrida, 4 m o 0,2%, cualquiera que sea mayor; (c) Para la tarifa calculada, 0,1%. Se debe tener en cuenta el redondeo del dígito menos significativo de la indicación de la tarifa.
8.5.2.2. EMP en la verificación del instrumento en servicio. Para un taxímetro instalado y en servicio en el vehículo:
(a) Para el tiempo transcurrido, 0,2%. (b) Para la distancia recorrida, 2%. (c) Ajustar la constante del taxímetro, k, al vehículo en el que el taxímetro está montado lo más cerca posible a error cero, cuando aplique, con la respectiva compensación por el uso y desgaste de los neumáticos del vehículo.
8.5.3. Unidades de medida. Las unidades de medida a ser utilizadas en un taxímetro son:
a) Tiempo: en segundos, minutos y horas; b) Distancia: en metros (m) o kilómetros (km); y, c) Tarifa con la unidad monetaria, según lo previsto por la autoridad de tránsito respectiva.
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8.5.4. Variaciones debido a las cantidades de influencia. A menos que se indique lo contrario, y en la medida en que sea aplicable, un taxímetro debe operar dentro de los máximos errores permitidos señalados en este reglamento técnico bajo las condiciones establecidas en este numeral, y a menos que se indique lo contrario, las pruebas no se deben combinar.
8.5.5. Temperatura. El taxímetro debe mantener sus propiedades metrológicas dentro de un rango de temperatura nominal de -25 °C a +55 °C. Habrá un rango mínimo de temperatura de entre 80 °C con valores a ser elegidos de los límites inferiores de entre -40 °C, -25 °C o -10 °C y los límites superiores de +40 °C, +55° C o +70 °C.
8.5.6. Suministro de voltaje DC. El taxímetro debe mantener sus requisitos técnicos y metrológicos si el suministro de voltaje varía de los límites inferiores y superiores (Umin, Umax) del suministro de voltaje nominal para:
a) Suministro de voltaje para batería de vehículo terrestre de 12 V: el límite inferior es 9 V y el límite superior es 18 V,
b) Otro suministro de voltaje de batería indicado por el productor con límites inferiores y superiores específicos.
El taxímetro debe continuar funcionando correctamente si hay una caída temporal en el voltaje por debajo del límite de voltaje operativo inferior, o abortar una medición si la caída de voltaje es por un periodo más largo (8.7.2.5).
8.5.7. Constante de taxímetro k. El taxímetro debe ser diseñado y producido de tal forma que sea posible ajustar la constante k del taxímetro dentro del error máximo permitido. Igualmente, debe permitir mostrar la constante del taxímetro, k, en el taxímetro como un número decimal fácilmente accesible.
Cada cambio en la constante k del taxímetro será asegurado de conformidad con el instrumento dentro de los errores máximos permitidos. El uso del taxímetro no debe ser posible cuando se ha excedido la capacidad de registro de cambios. Dicha capacidad será definida por el productor.
8.5.8. Reloj de tiempo real. El reloj de tiempo real realizará seguimiento a la hora del día y la fecha. Uno o ambos valores podrán ser utilizados para cambios automáticos en la tarifa. Aplican los siguientes requisitos:
a) La exactitud de cronometraje será del 0,02% del tiempo; b) La posibilidad de corrección del reloj será de máximo 2 minutos por semana. c) Otras correcciones de tiempo, sean automáticas o manuales, no deben ser susceptibles de cambios durante un viaje a menos que se realicen durante un proceso de verificación.
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En caso de una interrupción de energía, el reloj de tiempo real debe continuar funcionando correctamente y mantener la hora y fecha correcta en el taxímetro durante al menos un año.
8.6. Requisitos técnicos
8.6.1. Idoneidad para el uso. El taxímetro debe estar diseñado para adaptarse al método de operación y los vehículos para los cuales está destinado. Debe ser de construcción robusta y adecuada de manera que mantenga sus características metrológicas.
8.6.2. Seguridad de operación
8.6.2.1. Uso fraudulento. El taxímetro no debe poseer características que puedan facilitar su uso fraudulento y debe ser seguro de tal manera que garantice la inviolabilidad de los datos, parámetros de operación y programación interna. La vulneración de los dispositivos de seguridad debe ocasionar la rotura de precintos o de los elementos de seguridad, bien sean físicos o electrónicos (de software).
8.6.2.2. Inalterabilidad de la información. La información del taxímetro proveniente del transductor debe ser fiel y única, por lo cual el sistema de medición o de cálculo del taxímetro debe reconocer y rechazar cualquier impulso o dato que altere la información real y normal recibida por el taxímetro en funcionamiento.
8.6.2.3. Rotura accidental o ajuste incorrecto. El taxímetro debe estar construido de tal manera que una rotura accidental o ajuste incorrecto de los dispositivos que puedan afectar su correcto funcionamiento, no ocurra sin que su efecto sea evidente (por ejemplo, mediante aseguramiento apropiado, indicación de fallos audible o visible o apagado automático).
Si el taxímetro no está provisto de un dispositivo de esta naturaleza, se deberá activar la ausencia o funcionamiento indebido de los instrumentos conectados automáticamente. Este ajuste del taxímetro debe asegurarse de conformidad con los máximos errores permitidos.
8.6.2.4. Inspección y ajuste. El taxímetro debe diseñarse de tal manera que permita la fácil inspección y ajustes del taxímetro con el fin de evaluar su funcionamiento y de ajustarlo a los cambios en sus funciones y de tarifas de acuerdo con lo que prevea la autoridad de tránsito respectiva. El acceso a las funciones de inspección y ajuste debe estar asegurado según las partes relevantes.
8.6.2.5. Controles y teclas. Los controles y teclas en taxímetros que realicen mediciones deben ser diseñados de tal manera que normalmente no puedan ubicarse en posiciones de descanso distintas a las consideradas por diseño, a menos que toda indicación sea imposible durante dicha maniobra. Las teclas se marcarán inequívocamente. Los controles deben estar asegurados de acuerdo con lo previsto en el numeral 8.6.2.6.
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8.6.2.6. Aseguramiento de funciones, hardware, software y controles preestablecidos. Se deben suministrar medios para asegurar las funciones del taxímetro, los datos de medición, el hardware, el software y los controles preestablecidos que tienen el acceso, ajuste o remoción prohibidos. La seguridad se suministrará en todas las partes del sistema de medición que no puedan ser selladas de cualquier otra manera en contra de operaciones que puedan afectar la exactitud de la medición.
La seguridad del instrumento debe ser la adecuada para garantizar que:
a) Cualquier dispositivo para cambiar los parámetros de datos de medición legalmente relevantes,
particularmente para la corrección y ajuste, debe asegurarse con medios apropiados de hardware o
software en contra de cambios no intencionales o accidentales.
b) El acceso a las funciones legalmente relevantes estará restringido a la autoridad metrológica, por
ejemplo, mediante hardware y/o software tales como un dispositivo especial (llave física, escáner de
identidad, etc.).
c) Debe ser posible registrar las intervenciones por medio de un rastro de auditoría o un contador de
eventos, y debe ser posible acceder y mostrar esta información. Los registros deben incluir la fecha
y medios para identificar la persona autorizada que realiza la intervención; la trazabilidad de las
intervenciones se debe garantizar durante al menos el periodo de tiempo entre las verificaciones
periódicas que es de un (1) año.
d) Los registros no podrán sobrescribirse, y si se agota las capacidades de almacenamiento de
registros, no será posible ninguna intervención adicional sin romper un precinto físico.
e) Se suministrará protección de software contra cambios intencionales, no intencionales o
accidentales, de conformidad con los requisitos señalados en el numeral 8.6.10.
f) Se deben suministrar medios para detectar la manipulación física o la remoción de hardware del
taxímetro.
g) La transmisión y actualización de datos y software de medición legalmente relevantes estará
asegurada contra cambios intencionales, no intencionales y accidentales de conformidad con los
requisitos apropiados previstos en los numerales 8.6.9, 8.6.10 y 8.7.2.3.2, respectivamente.
h) Las posibilidades de aseguramiento disponibles en un taxímetro serán tales que sea posible
asegurar los datos de tarifa por separado.
i) Las posibilidades de aseguramiento disponibles en un taxímetro podrán ser tales que sea posible
asegurar las configuraciones por separado.
8.6.3. Cálculo de tarifa. El intervalo de la tarifa a pagar, el método de cálculo de tarifa en uso y los símbolos monetarios deben ser parametrizables de conformidad con las disposiciones de la autoridad de tránsito municipal.
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No obstante, el taxímetro debe tener la capacidad de calcular la tarifa con ambos métodos de cálculo, con la posibilidad de elegir entre estos métodos de cálculo mediante una configuración asegurada:
a) Método de cálculo normal S (aplicación única de la tarifa). La tarifa se calcula desde el conteo de tiempo por debajo de la velocidad de cruce y del conteo de distancia por encima de la velocidad de cruce de conformidad con la tarifa seleccionada.
b) Método de cálculo normal D (aplicación doble de la tarifa). La tarifa se calcula del conteo de tiempo y el conteo de distancia combinados, de conformidad con la tarifa seleccionada. Las indicaciones del cálculo de la tarifa deben cumplir con los requisitos establecidos en esta reglamentación técnica.
8.6.4. Programación de tarifas. Cada tarifa asignada debe incluir al menos los siguientes valores:
-Cargo inicial de contratación (banderazo); -Tiempo inicial; -Distancia inicial; -Valor de tarifa por tiempo; -Valor de tarifa por distancia; -Incremento por cargo complementario, si aplica. -Carrera mínima.
8.6.4.1. Ingreso de tarifas. El taxímetro debe ser fabricado y diseñado de tal forma que sea posible asegurar el acceso al nivel en el que las tarifas se pueden cambiar, suministrando protección al software y hardware de conformidad con lo establecido en el numeral 8.6.2.6.
Las tarifas se podrán ingresar individualmente o mediante interfaces de protección del usuario.
Debe asegurarse la no reprogramación no autorizada o no intencional de la tarifa debido a la interfaz con otro equipo.
Si el taxímetro tiene capacidad de tener sus tarifas reprogramadas antes de la fecha efectiva, dichas tarifas no entrarán en efecto hasta esa fecha.
Cuando aplique, las tarifas tendrán la identificación y firma de los correspondientes parámetros de tarifa.
8.6.5. Dispositivo de posición de operación. El dispositivo de posición de operación es utilizado para llevar el taxímetro a las posiciones operativas indicadas abajo, para los resultados de medición basados en la tarifa asignados a registros individuales del taxímetro.
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Este dispositivo debe incorporar las medidas de aseguramiento contempladas en el numeral 8.6.2.6 de este reglamento.
8.6.5.1. Posición operativa "Para ser contratado" (Libre). En la posición operativa "Para ser contratado" (Libre), el cálculo de la tarifa está desactivado, es decir, el conteo de tiempo y el conteo de distancia por servicio o viaje están inactivos.
Al cambiar a la posición operativa "Para ser contratado" (Libre), la indicación de tarifa y la indicación complementaria deben llevarse a cero.
En la posición operativa "Para ser contratado" (Libre) debe ser posible mostrar la siguiente información cuando sea relevante:
a) Todos los elementos de la pantalla del indicador; b) El contenido de los totalizadores; c) La constante del taxímetro, k, expresada en pulsos por kilómetro o unidad por kilómetro o metro recorrido; d) Los contenidos de los contadores de eventos; e) Los valores de cada tarifa asignada; f) Las firmas de los valores correspondientes a las tarifas; g) Fecha y hora; y, h) Número de versión y/o suma de verificación de software.
La anterior información no se mostrará durante más de 10 segundos cuando el taxi esté en movimiento, no debe interpretarse como la indicación de la tarifa o una indicación complementaria y su uso debe cumplir con los requisitos de seguridad de operación del taxímetro de acuerdo con lo señalado en el presente reglamento técnico.
8.6.5.2. Posición operativa “contratado” (ocupado). En la posición operativa "Contratado" (Ocupado), el cálculo de la tarifa tiene lugar con base en el posible cargo inicial y la tarifa por la distancia recorrida y/o la duración del viaje (es decir, el conteo de tiempo y el conteo de distancia están activos).
Las indicaciones en la posición operativa "Contratado" (Ocupado) al comienzo del viaje deben estar en el siguiente orden:
a) El cargo inicial (banderazo); b) La primera indicación de tarifa, seguida por cambios subsiguientes en la indicación de tarifa correspondientes a los intervalos de tiempo o distancias iniciales y sucesivas especificadas en la tarifa aplicada.
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Las indicaciones en la posición operativa "Contratado" (Ocupado) también podrán mostrar la distancia y el tiempo, siempre y cuando cumplan con los requisitos de calidad en la indicación del numeral 8.6.8.
8.6.5.3. Posición operativa "Detenido" (A Pagar). En la posición operativa "Detenido" (A Pagar), el cálculo de la tarifa con base en el tiempo y en la distancia se desactivan; es decir, el conteo de tiempo y distancia está inactivo. Las indicaciones en la posición operativa "Detenido" (A Pagar) debe incluir como mínimo lo siguiente:
a) El valor a ser pagado por el viaje; o b) Si hay un cargo suplementario por un servicio extra, digitado mediante comando manual, este debe mostrarse por separado de la tarifa indicada. Sin embargo, en este caso, un taxímetro podrá indicar temporalmente el valor de la tarifa incluyendo el cargo complementario. En este caso, la indicación del complemento se hará por cifras con una altura que no sea mayor a la de las cifras que indican la tarifa.
Las indicaciones en la posición operativa "Detenido" deben cumplir con los requisitos de señalados en el numeral 8.6.8.
8.6.5.4. Posición operativa "medir" para el sistema con método de cálculo normal D (doble aplicación de la tarifa). Si el cálculo de la tarifa se hace según el método normal de cálculo D, el taxímetro podrá estar equipado con la posición de operación "Medir", en la que la distancia y duración del viaje se miden y muestran en tiempo real en un indicador separado, de la siguiente manera:
a) Tiempo medido en horas, con el incremento más pequeño siendo de 30 segundos; b) La distancia medida debe tener una resolución igual a, o mejor que, 0,1 km; c) Las lecturas de tiempo y distancia se pueden dar en cualquier momento, o se pueden mostrar
una después de la otra por medio de un dispositivo de posición de operación; d) El periodo de uso será mostrado como hh:mm:ss y la unidad de medición indicada debe cumplir
con los requisitos del numeral 8.6.8 de manera que no haya confusión respecto a la cantidad indicada.
8.6.5.5. Requisitos adicionales del dispositivo de posición de operación. El dispositivo de posición de operación está sujeto a los siguientes requisitos:
a) En la posición operativa "Detenido" (A Pagar), la indicación de la tarifa debe ser legible durante al menos veinte (20) segundos. Durante este periodo, no debe ser posible cambiar a la posición operativa "Para ser Contratado" (Libre); b) El diseño y configuración del dispositivo de posición de operación debe garantizar que cualquier cambio en las posiciones operativas y sus indicaciones cumplan con los respectivos requisitos de aseguramiento de 8.6.2.6 y 8.6.8;
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c) No debe ser posible cambiar el dispositivo de posición de operación a cualquier otra posición operativa, excepto por las mencionadas anteriormente.
8.6.6. Totalizadores. Un taxímetro debe contar con totalizadores no reiniciables que muestren clara e inequívocamente los siguientes valores:
a) Distancia total recorrida por el taxi; b) Distancia total recorrida en viajes; c) Número total de viajes; d) Monto total de dinero cobrado como complementos; y, e) Monto total de dinero cobrado como tarifa.
Los valores guardados bajo condiciones de pérdida de suministro de energía deben incluirse en el total y deben almacenarse durante al menos un año para su uso subsiguiente. En todos los casos aplican los requisitos de almacenamiento de datos, establecidos en el numeral 8.6.9.
Los valores totalizados se deberán mostrar durante un máximo de 10 segundos.
Los totalizadores deberán tener un mínimo de 8 dígitos.
8.6.7. Cambio automático de tarifas. El taxímetro debe ser diseñado y producido de tal manera que sea posible el cambio automático de las tarifas, mediante activación por:
a) Distancia del viaje; b) Duración del viaje; c) Hora del día; d) Fecha; e) Día de la semana; u, f) Otros parámetros de programación de acuerdo con las tarifas establecidas por la autoridad de tránsito municipal.
8.6.8. Indicaciones visuales, sonoras e impresión. Las indicaciones primarias se presentarán por medio de una pantalla. La lectura de las indicaciones primarias debe ser confiable, fácil e inequívoca bajo condiciones de uso normal, incluyendo la luz del día y la baja luminosidad de la noche.
Las cifras que forman las indicaciones deberán tener una altura igual a o mayor que 10 mm, y una forma y claridad que permita su fácil lectura. Las indicaciones primarias deben contener los nombres o símbolos de las unidades de medición y cumplir con los requisitos señalados en el numeral 8.5.3.
La pantalla indicadora debe estar diseñada de manera que las indicaciones de interés para el pasajero sean suficientes para una aplicación en particular, estén identificadas apropiadamente y sean legibles desde una distancia de al menos 2 metros.
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Una indicación digital mostrará al menos una cifra, comenzando en el extremo derecho, para diferenciar adecuadamente los dígitos subordinados.
El valor de una fracción decimal debe separarse de su entero por un signo decimal (punto o coma), con la indicación mostrando al menos una cifra a la izquierda del signo decimal y todas las cifras a la derecha del signo decimal.
El taxímetro debe ser diseñado de manera que si se presenta una caída o salto, se debe producir una señal sonora o audible en la posición operativa contratado.
El taxímetro puede estar provisto de una impresora para obtener una copia física de los resultados al final de la medición, un registro del rastro de auditoria de los cambios a las características y cambios de medición, etc. La impresión debe ser clara y permanente. Las cifras impresas tendrán una altura mínima de 2 mm y serán claras, legibles e inequívocas.
El recibo impreso deberá incorporar el nombre o símbolo de la unidad de medida la cual debe estar a la derecha del valor o encima de una columna de valores.
Las copias del impreso que contienen la misma información deben estar marcadas como "copia" o "duplicado". La información del impreso deberá incluir lo siguiente:
- Identificación de la tarifa; - Tarifa; - Cargo complementario; - Distancia y duración del viaje; - Fecha y hora del viaje; y, - Número de identificación del taxi.
Parágrafo. Corresponde a la autoridad de tránsito municipal establecer la obligatoriedad o no de la implementación del dispositivo de impresión en el taxímetro. Si así lo establece, dicho dispositivo deberá cumplir los requisitos establecidos en este reglamento técnico. No obstante, el taxímetro debe tener la capacidad para permitir acceder, consultar o entregar los resultados finales de la medición al usuario del servicio por cualquier medio ya sea impreso o electrónico o incluso vía internet.
8.6.9. Almacenamiento de datos. Los datos legalmente relevantes almacenados en una memoria del taxímetro o en un almacenamiento externo (por ejemplo, un disco duro), deben protegerse adecuadamente contra cambios intencionales y no intencionales durante el proceso de almacenamiento y transmisión de datos.
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Para efectos de garantizar la seguridad de los datos almacenado en el instrumento, el taxímetro deberá poseer las siguientes características de funcionamiento:
a) La seguridad del software legalmente relevante almacenado o transmitido entre dispositivos de almacenamiento debe cumplir con los requisitos previstos en el numeral 8.6.10. b) Los datos de medición legalmente relevantes almacenados o transmitidos deben estar acompañados de toda la información relevante necesaria para reconstruir una medición anterior para su futuro uso legalmente relevante. c) La identificación del dispositivo de almacenamiento interno y los atributos de seguridad de ese tipo de dispositivos debe verificarse para garantizar su integridad y autenticidad. d) Los medios intercambiables de almacenamiento deben estar sellados contra remoción no autorizada de conformidad con los requisitos señalados en el numeral 8.6.2.6. e) Para el almacenamiento a largo plazo de datos legalmente relevantes, los datos deben ser almacenados automáticamente una vez se termine la medición. El almacenamiento a largo plazo debe tener una capacidad que sea suficiente para su uso previsto. f) Cuando el almacenamiento esté lleno, los datos nuevos deben reemplazar los datos más antiguos siempre y cuando el propietario de los datos antiguos haya autorizado la sobre escritura de los datos antiguos, y cumpla con los requisitos señalados en los numerales 8.6.2.6 y 8.6.10.
8.6.10. Software. Debe existir una clara distinción entre el software legalmente relevante del que no lo es en el taxímetro. El software legalmente relevante de un taxímetro debe estar identificado por el productor, por ejemplo, el software que es crítico para las características de medición, datos de medición y parámetros metrológicamente importantes, sean almacenados o transmitidos, y el software programado para detectar fallas en el sistema (de software y hardware), es considerado como una parte esencial del taxímetro y debe cumplir con los requisitos para asegurar software indicados abajo.
El taxímetro debe ser diseñado y producido de tal manera que garantice que:
a) El software legalmente relevante esté protegido adecuadamente contra cambios accidentales o intencionales por medio de un rastro de auditoría o un contador de eventos que suministre un registro de información de los cambios hechos al software; b) El software legalmente relevante posee una identificación, la cual se adaptará en caso de cada cambio en el software que pueda afectar las funciones y exactitud del taxímetro. El taxímetro debe suministrar con facilidad la identificación de software; c) La transmisión, cambio y actualización del software legalmente relevante debe asegurarse, por ejemplo, mediante el uso de interfaces de protección conectadas al taxímetro, y deben cumplir con los requisitos y condiciones relevantes de 8.7.2.3. d) Debe ser posible acceder y mostrar la información en los rastros de auditoría. Estos registros deben incluir la fecha y un modo de identificar a la persona autorizada que hizo la intervención (ver arriba); la trazabilidad de las intervenciones se debe garantizar durante al menos el periodo de tiempo entre las verificaciones periódicas. No debe permitirse que los registros legalmente
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relevantes se puedan sobrescribir, y si se agotan las capacidades de almacenamiento para registros legalmente relevantes, no debe ser posible ninguna intervención adicional sin romper un sello físico.
8.6.10.1. Documentación del software. La documentación de software presentada con el instrumento para efectos de ser evaluada su conformidad, de acuerdo con lo establecido en la presente resolución, debe incluir:
a) Una descripción del software legalmente relevante; b) Una descripción de la exactitud de los algoritmos (por ejemplo, algoritmos de redondeo al calcular la distancia o precio); c) Una descripción de la interfaz del usuario, de los menús y los diálogos; d) La identificación inequívoca de software; e) Una visión general del sistema de software; f) Medios de aseguramiento del software; g) El manual de operación; h) Otra información relevante para las características de software del taxímetro.
8.6.11. Placa de características. Los taxímetros deben llevar una placa descriptiva con la siguiente información:
-Nombre o marca de identificación del productor; -Nombre o marca de identificación del importador (si aplica); -Número de serie del taxímetro; -Número de certificado de tipo o modelo; -Datos relevantes respecto a las condiciones de uso; -Año de fabricación; -Rango específico de la constante del taxímetro, k, en pulsos por kilómetro o unidades por metro o kilometro; -Identificación de software.
8.6.11.1. Placas complementarias. Dependiendo del uso particular del taxímetro, una o más marcas complementarias pueden ser necesarias, por ejemplo, aquellas que incluyan:
-datos relevantes respecto a las condiciones de uso; -cuando un taxímetro en particular sea verificado utilizando un tipo particular de vehículo (únicamente para sistemas de suspensión de aire).
8.6.11.2. Presentación de las placas de características. Las marcas descriptivas serán indelebles y de un tamaño, forma y claridad que permitan su legibilidad bajo condiciones normales de uso del instrumento. La placa debe estar ubicada en un lugar claramente visible del instrumento, ya sea fijada cerca del dispositivo indicador o en el dispositivo indicador mismo.
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Las placas mencionadas podrán ser mostradas simultáneamente mediante una solución de software, ya sea permanentemente o mediante un comando manual. En este caso, se considera que las marcas son parámetros específicos del dispositivo, y aplicará lo siguiente:
-La constante del taxímetro, k, y la fecha se mostrarán siempre que el taxímetro esté encendido. -El acceso y la visualización de las otras placas podrá ser mediante un simple comando manual (por ejemplo, espichar una tecla específica); -Así lo debe mencionar el certificado de conformidad de tipo o de aprobación de modelo; -Dichas placas deben estar aseguradas de conformidad con los requisitos de seguridad mencionados en los numerales 8.6.2.6 y 8.6.10.
No es necesario que se repita la visualización de las placas controladas por software en la placa de datos si estas se muestran en o indican cerca de la pantalla del resultado de la medición, con la excepción de las siguientes marcas, las cuales deben mostrarse en la placa de datos:
-k y la fecha se mostrarán en la pantalla; -La firma de aprobación de tipo o modelo; -Nombre o marca de identificación del productor.
8.7. Requisitos electrónicos
8.7.1. Generales
8.7.1.1. Condiciones nominales de operación. El taxímetro deberá estar diseñado y fabricado de tal manera que no exceda los errores máximos permitidos bajo condiciones nominales de operación.
8.7.1.2. Cantidades de influencia. El taxímetro debe cumplir con los requisitos bajo una humedad relativa por encima del 93%, cuando se combina con cambios cíclicos de temperatura y condensación.
8.7.1.3. Perturbaciones. Los taxímetros también deben ser diseñados y fabricados de tal manera que cuando se expongan a perturbaciones:
a) No ocurran fallos significativos (es decir, la diferencia entre la indicación debido a la perturbación y la indicación sin la perturbación (error intrínseco), no debe exceder el valor dado en el numeral 8.4.8.1; o b) Se detecta se actúa sobre los fallos significativos. La indicación de fallos significativos en la pantalla no debe ser confusa con otros mensajes que aparezcan en la pantalla.
8.7.1.4. Durabilidad. Los requisitos señalados en los numerales 8.7.1.1. 8.7.1.2 y 8.7.1.3 deben permitir la durabilidad según el uso previsto del instrumento. Se presume que un tipo o modelo de
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taxímetro cumple con los requisitos establecidos en estos numerales si aprueba satisfactoriamente las pruebas e inspecciones establecidas en el anexo A de la presente resolución.
8.7.2. Requisitos funcionales
8.7.2.1. Prueba de la pantalla del indicador (display). Al ser encendida (la indicación), se realizará un procedimiento de prueba de visualización que muestre todos los signos relevantes del indicador en su estado activo y no activo durante un tiempo suficiente para ser verificados por el operador. Esto no aplica para pantallas no segmentadas, en las que los fallos son evidentes, por ejemplo, pantallas digitales, pantallas matriz, etc.
8.7.2.2. Acciones sobre fallos significativos. Cuando ocurra un fallo significativo, el taxímetro debe quedar inoperativo o se debe proporcionar una indicación visual o audible automática, la cual continuará hasta que se tome alguna acción o el fallo desaparezca.
8.7.2.3. Interfaces. Un taxímetro debe estar equipado con interfaces que permitan el acoplamiento del taxímetro a otros instrumentos del vehículo o externos, para la transmisión automática de información y una interfaz del usuario que permita el intercambio de información entre un usuario humano y el taxímetro.
Un taxímetro debe tener la capacidad de transmitir, entre otros, los siguientes datos mediante interfaces de protección apropiadas:
-Posición operativa: "Para ser Contratado", "Contratado" o "Detenido"; -Totalizador de datos, según lo previsto en el numeral 8.6.6; -Información general: constante del transductor medidor de distancia, fecha de aseguramiento, identificación del vehículo, tiempo real, identificación de tarifa; -Información de la tarifa por un viaje: total cargado, tarifa, calculación de la tarifa, cargo complementario, fecha, hora de inicio, hora de terminación, distancia recorrida; -Información relevante de la tarifa: parámetros de la tarifa. -
8.7.2.3.1. Documentación de la interfaz. La documentación que presente el productor importador para efectos de la evaluación de la conformidad de su taxímetro debe incluir:
a) Descripción de la interfaz y su identificación (por ejemplo, RS232, USB, número o etiqueta de interfaz, etc.); b) Una lista de todos los comandos (por ejemplo, partes del menú en caso de una interfaz del usuario o comandos aceptados por el software del dispositivo, recibidos por medio de cada interfaz de comunicación); c) Una breve descripción de su significado y del efecto que tienen sobre las funciones y datos del instrumento de medición; d) Otra información relevante respecto a las características de interfaz del taxímetro.
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8.7.2.3.2. Seguridad de las interfaces. No es necesario que el taxímetro incorpore una interfaz por medio de la cual se impida la realización o inicio de las funciones mencionadas en el numeral 8.7.2.3. Sin embargo, el taxímetro debe asegurar las demás interfaces para garantizar que:
a) Las funciones metrológicas del taxímetro y su software y datos legalmente relevantes no se vean afectados inadmisiblemente por otros instrumentos interconectados, o por perturbaciones que actúan sobre la interfaz. b) Los datos legalmente relevantes y las funciones metrológicas deben estar protegidas contra cambios accidentales o intencionales por una interfaz de protección. c) Las funciones legalmente relevantes en las interfaces del taxímetro están sujetas a los requisitos apropiados para asegurar hardware señalados en el numeral de 8.6.2.6 y software de 8.6.10. d) Las partes legalmente relevantes del instrumento conectado, y las funciones realizadas o iniciadas por el instrumento conectado se deben incluir en la verificación inicial o subsiguiente. e) Debe ser fácil verificar la autenticidad e integridad de los datos transmitidos a y/o desde el taxímetro y el instrumento conectado.
8.7.2.4. Conector de prueba del taxímetro. El taxímetro debe tener un conector de prueba que tenga la capacidad de procesar, al menos, las señales de la Tabla 1. El funcionamiento de este conector de prueba se verificará una vez para garantizar que tenga la capacidad de procesar las señales de la Tabla 1.
Tabla 1 - Señales de prueba de conexión del taxímetro
Entrada: Salida:
Pulsos de distancia a una tasa equivalente a una velocidad de hasta 200 km/h.
Pulsos de distancia
Pulsos de tiempo a una tasa equivalente a hasta 10 veces el tiempo real
Pulsos de tiempo
Señal para bloquear el conteo de tiempo Una señal para indicar incrementos en la tarifa.
Los datos eléctricos de las señales deben ser compatibles con lo siguiente:
Señal BAJA (lógica 0) – 12 V < UI < 0,8 V Señal BAJA (lógica 0) 0 V< UI < 1 V (1)
Señal ALTA (lógica 1) 3 V < UI < 12 V Señal ALTA (lógica 1) – 3 V < UI < 5 V(1)
Resistencia de entrada, R > 4.7 kΩ Resistencia de fuente, Rs < 10 kΩ(1)
(1) Sin carga en la terminal de prueba. (2) Las señales se refieren a la conexión a tierra del conector de prueba, generalmente una línea negativa en
el Notas: suministro de energía del taxímetro. (3) Todas las señales deben ser de forma rectangular, con un ancho de pulso de al menos 25 μs y un tiempo
de subida y bajada de máximo 20% del ancho del pulso.
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El conector de prueba del taxímetro debe ser fácilmente accesible después de su instalación en un vehículo, siempre y cuando esté asegurado contra acceso no autorizado.
Si el taxímetro está conectado a una red en el automóvil (por ejemplo, bus CAN), existirá la posibilidad para una entrada y salida de la información de distancia. En dicho caso, el taxímetro no opera con pulsos pero con información digital de la distancia.
8.7.2.5. Caída de voltaje por debajo del límite inferior operativo de voltaje. En caso de una caída de voltaje por debajo del límite inferior operativo de voltaje, el taxímetro debe, automáticamente:
a) Continuar funcionando correctamente o reanudar su correcto funcionamiento sin perder los datos disponibles antes de la caída de voltaje si la caída de voltaje es temporal (de menos de 20 segundos), por ejemplo, debido al reinicio del motor del vehículo; b) Abortar una medición existente y regresar a la posición operativa "Para ser Contratado" (Libre), si la caída de voltaje fue por un periodo más largo (más de 20 segundos). En este caso, el taxímetro debe reanudar su correcto funcionamiento y los datos almacenados relacionados con el viaje abortado deben ser correctos; c) Muestra un fallo significativo o queda fuera de servicio automáticamente, si la caída de voltaje es por un periodo largo.
Si se desconecta del suministro de voltaje, el taxímetro debe almacenar los valores totalizados durante al menos un año.
8.7.2.6. Repetibilidad. La aplicación del mismo taxímetro bajo las mismas condiciones de medición debe resultar en una concordancia entre mediciones sucesivas. La diferencia entre los resultados de las mediciones sucesivas debe ser menor que el respectivo error máximo permitido mencionado en el numeral 8.5.2.
8.7.3. Inspecciones y pruebas. Los taxímetros y cualquier dispositivo que tenga influencia metrológica sobre este, serán inspeccionados y sometidos a pruebas y ensayos con el fin de verificar su cumplimiento con los requisitos establecidos en este reglamento técnico.
8.7.3.1. Inspección. Los taxímetros son inspeccionados para obtener una evaluación general de su diseño y construcción.
Los dispositivos podrán ser inspeccionados y probados mientras están conectados a un taxímetro y podrán ser declarados aptos para su conexión a cualquier taxímetro verificado que tenga una interfaz de protección adecuada.
El certificado de aprobación de tipo incluirá una descripción del tipo y operación de los dispositivos fijados al taxímetro.
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8.7.3.2. Prueba de desempeño. Para determinar el correcto funcionamiento del taxímetro, deberá ser probado en la forma dispuesta en el numeral 8.9 y en el Anexo A de esta resolución. En las pruebas se debe determinar la influencia derivada del uso de interfaces electrónicas en otros equipos.
8.7.3.3. Características metrológicas a considerar. Todas las características y funciones metrológicamente relevantes deben ser probadas al menos una vez en un taxímetro en tanto sea aplicable, y tantas como sean posibles en el mismo taxímetro. Las variaciones en las características y funciones metrológicamente relevantes, tales como diferentes cubiertas, rangos de temperatura y humedad, funciones de instrumentos, indicaciones, etc., pueden requerir pruebas parciales adicionales de esos factores que son afectados por dicha característica. Preferiblemente, estas pruebas adicionales deben llevarse a cabo en el mismo taxímetro, pero si esto no es posible, se pueden realizar pruebas en uno o más taxímetros adicionales bajo responsabilidad del laboratorio de pruebas y ensayos respectivo.
8.8. Controles metrológicos y demostración de la conformidad
8.8.1. General
Los controles metrológicos de los taxímetros que podrán poner en marcha la Superintendencia de Industria y Comercio y las autoridades de tránsito correspondientes, consistirán de:
a) Examen de tipo o aprobación de modelo;
b) Certificación de la instalación del taxímetro en un vehículo destinado a la prestación del servicio público de taxi y verificación inicial del taxímetro una vez instalado en el vehículo;
d) Verificación periódica del instrumento en servicio;
e) Verificación después de reparación o modificación; y,
f) Verificación extraordinaria.
8.8.2. Examen de tipo y/o aprobación de modelo
8.8.2.1. Documentación técnica del taxímetro. Para efectos de evaluar la conformidad del modelo o tipo del taxímetro, el OEC que sea escogido por el productor y/o importador, debe estudiar la documentación técnica que prepare el productor y/o importador del instrumento, la cual debe permitir que se comprenda e interprete el diseño, producción y funcionamiento del taxímetro y la evaluación de su conformidad con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico. Asimismo, dicha documentación debe ser lo suficientemente detallada respecto de la definición de las características metrológicas del instrumento.
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La documentación técnica debe comprender, como mínimo, los siguientes elementos necesarios para la evaluación del tipo o modelo y su identificación:
a) Características metrológicas del taxímetro; b) Especificaciones técnicas y electrónicas; c) Descripción funcional del taxímetro y sus dispositivos; d) Dibujos, diagramas y fotos del instrumento, explicando su construcción y operación; e) Descripción y aplicación de los componentes de aseguramiento, controles, función de indicación de fallos, etc.; f) Interfaces (tipos, uso previsto, instrucciones de inmunidad a influencias externas); g) Información general de software; h) Dispositivos de impresión (si aplica); i) Dispositivos de almacenamiento de datos; j) Esquema o fotografía del instrumento, mostrando el principio y ubicación de las marcas de control, las marcas de aseguramiento, precintos y las marcas descriptivas y de verificación; k) Lista de parámetros de tarifas suministradas por el taxímetro; l) Cualquier documento u otra evidencia que muestre que el diseño y construcción del taxímetro y dispositivos cumple con los requisitos de esta Recomendación; m) Instrucciones operativas, manual de operación.
El cumplimiento de los requisitos para los que no hay una prueba disponible, tales como las operaciones basadas en software, se podrá demostrar mediante una declaración específica del productor (por ejemplo, para interfaces como las que se prevén en los numerales 8.7.2.3 y para el acceso protegido a las operaciones de configuración y ajuste según lo dispuesto en el numeral 8.6.2.6).
8.8.2.2. Examen de tipo o modelo. La evaluación del tipo o modelo del instrumento se llevará a cabo en uno o más taxímetros enviados de forma apropiada a los laboratorios de pruebas y ensayos respectivos, a cargo del productor y/o importador. Los documentos enviados serán examinados y se realizarán las pruebas para verificar que el taxímetro cumple con: (i) los requisitos metrológicos, técnicos y electrónicos señalados en este reglamento técnico, particularmente en referencia a los EMP y (ii) las condiciones operativas indicadas por el productor.
8.8.2.2.1. Documento para evaluar la conformidad del modelo del taxímetro. Para expedir el certificado de examen de tipo o aprobación de modelo del taxímetro, con los requisitos establecidos en este reglamento técnico metrológico o sus normas equivalentes, y en consideración a los riesgos que se pretenden prevenir, mitigar o evitar, el productor/importador deberá demostrar el cumplimiento de los requisitos exigidos a través de un certificado de conformidad del modelo de taxímetro examinado bajo el esquema de certificación 1A definido en la norma ISO/IEC 17067:2013, y en concordancia con las opciones de evaluación de la conformidad de producto previstas en el artículo 2.2.1.7.9.2 del Decreto 1074 de 2015.
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Adicionalmente, se permite demostrar la conformidad del modelo del instrumento, mediante la aprobación de modelo que emita un Instituto Nacional de Metrología -INM, cuyas capacidades de calibración y medición1, hayan sido publicadas ante la Oficina Internacional de Pesas y Medidas2.
El certificado de examen de tipo o la aprobación de modelo estará vigente mientras el productor no modifique ninguna de las características y/o propiedades del taxímetro que fueron evaluadas. En caso de que se efectúe cualquier modificación se deberá volver a certificar el modelo del taxímetro.
Parágrafo 1. Pruebas y ensayos para el examen de tipo o la aprobación de modelo. Para efectos de expedir el certificado de examen de tipo o la aprobación de modelo del taxímetro, se deben realizar las pruebas y ensayos definidos en el numeral 8.9 y Anexo A del presente reglamento técnico, bajo las condiciones nominales de operación normales para las que el taxímetro fue diseñado, bien sea (i) en laboratorios acreditados ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 cuyo alcance de acreditación corresponda al ensayo respectivo, o practicar las pruebas y ensayos previstos en las normas equivalentes al presente reglamento técnico metrológico, o (ii) en laboratorios extranjeros siempre que ostenten acreditación vigente emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC.
Los factores de influencia se aplicarán al taxímetro en los términos establecidos en el numeral 8.5.4 y en el Anexo A de esta resolución.
Las pruebas y ensayos podrán realizarse bien sea en las instalaciones del organismo evaluador de la conformidad ante el cual se presentó la solicitud, o en cualquier otro lugar apropiado en las que se garanticen las condiciones nominales de operaciones normales para las que el taxímetro fue diseñado.
El organismo evaluador de la conformidad podrá exigir al solicitante que suministre equipos y personal para realizar la prueba.
En ausencia de laboratorios acreditados por el ONAC para realizar los ensayos establecidos en este numeral, se procederá de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.7.9.5 del Decreto 1595 de 2015.
Parágrafo 2. Certificado de examen de tipo o modelo. El certificado de examen de tipo o la aprobación de modelo debe contener como mínimo la siguiente información: a) Nombre y dirección del solicitante del certificado; b) Nombre y dirección del productor, si es diferente al solicitante; c) Tipo de instrumento y número del certificado numerado;
1 Calibration and Measurements Capabilities (CMC). 2 Bureau International des Poids et Mesures –BIPM.
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d) Características metrológicas y técnicas; e) Marca de aprobación de modelo o examen de tipo; f) Información sobre la ubicación de las marcas de aprobación de tipo o modelo; g) Lista de documentos que acompañan el certificado de aprobación de tipo tales como el informe de ensayos respectivo; y h) Comentarios específicos.
Cuando sea aplicable, la versión de la parte metrológica en la evaluación de un software debe indicarse en el certificado de aprobación de tipo o en sus anexos.
Parágrafo 3. Disposición transitoria. Declaración de conformidad del tipo o modelo. Hasta tanto exista al menos un (1) organismo de certificación acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC cuyo alcance de certificación corresponda al presente reglamento técnico metrológico, se aceptará, como medio para demostrar la conformidad del tipo o modelo del taxímetro con los requisitos establecidos en esta norma, la declaración de conformidad del productor y/o importador emitida bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma internacional ISO/IEC 17050:2004, y soportada sobre la base de (i) haberse observado las reglas y efectuado los ensayos señalados en el parágrafo primero del numeral 8.8.2.2.1 de este reglamento técnico, por parte de un laboratorio de pruebas y ensayos acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17025:2005, o por parte de un laboratorio extranjero siempre que ostenten acreditación vigente emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC; o, (ii) con base en el certificado de conformidad del instrumento con el presente reglamento técnico, expedido por parte de un organismos evaluador de la conformidad de origen extranjero que a su vez sea reconocido por un organismo de certificación con acreditación vigente ante el ONAC.
8.8.2.2.2. Determinación de los requisitos de exactitud en la certificación del tipo o la aprobación de modelo. Los requisitos de exactitud se determinarán a partir de los EMP definidos en el numeral 8.5.2.1 en cumplimiento de los requisitos metrológicos en la verificación inicial del taxímetro.
8.8.3. Certificación de la instalación del taxímetro en un vehículo destinado a la prestación del servicio público de taxi
Este procedimiento tiene por objeto certificar la instalación del taxímetro antes de ser utilizado por primera vez, para asegurar las propiedades de funcionamiento y uso del instrumento, garantizando la parametrización de las características del vehículo en el cual está acoplado así como las tarifas reguladas por la autoridad de tránsito local respectiva.
El taller que instala el taxímetro debe certificar que el taxímetro opera de conformidad con los requisitos establecidos en este reglamento técnico metrológico.
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En la instalación el taller debe ajustar la constante k del taxímetro al vehículo en el que está acoplado, lo más cerca posible a error cero, cuando aplique, con la respectiva compensación aplicable para uso y desgaste de los neumáticos del vehículo.
8.8.3.1. Pruebas y ensayos de la instalación del taxímetro.
Las pruebas se realizan para verificar el cumplimiento de lo siguiente:
a) Que el taxímetro provea mediciones dentro de los errores máximos permitidos señalados en el numeral 8.5.2.1; b) El correcto funcionamiento de todos los dispositivos, es decir, el transductor de distancia, el taxímetro, el reloj de tiempo real; c) Material de construcción y diseño en la medida en que tengan relevancia metrológica; d) Una lista de las pruebas realizadas; e) Tarifas aseguradas de acuerdo con lo previsto por la autoridad de tránsito respectiva.
Las pruebas se deben realizar en el taxímetro, incluyendo todos los dispositivos que forman el montaje según su diseñado para uso operativo normal.
8.8.3.2. Talleres de instalación de taxímetros. La instalación del taxímetro cuyo tipo o modelo ha sido certificado o aprobado en la forma prevista en este reglamento técnico, debe ser efectuada por parte de un taller de instalación que haya sido certificado por un organismo de certificación acreditado por el ONAC, con alcance al presente reglamento técnico siempre que cumpla los siguientes requisitos:
a) Disponer de las herramientas necesarias para instalar adecuadamente el instrumento en el vehículo. Asimismo, el taller debe garantizar la calibración periódica de los equipos o instrumentos de medición que son utilizados en la instalación de taxímetros, y mantener los registros correspondientes que den certeza de la trazabilidad metrológica de los mismos. Estas calibraciones deberán hacerse como mínimo una (1) vez al año o cada que se requiera de acuerdo con el uso de los mismo; b) El personal del taller que instale los taxímetros en los vehículos debe poseer certificación de sus competencias laborales por parte de un organismo de certificación de personas acreditado por el ONAC bajo la norma ISO/IEC 17024.
Los requisitos de competencia se deben establecer de acuerdo con las actividades desarrolladas en virtud de lo dispuesto en este reglamento técnico y/o en las normas de competencia laboral colombianas, o por el Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA.
c) Debe incorporar al sistema de información que determine la Superintendencia de Industria y Comercio mediante acto administrativo, los datos de cada una de las instalaciones de taxímetros
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efectuadas una vez realizadas las pruebas correspondientes, en el cual se incluya como mínimo la siguiente información:
- Información general del propietario del vehículo en el cual se instala el taxímetro; - Número de Matrícula del vehículo en el cual se instaló el taxímetro; - Copia del certificado de examen de tipo o de la aprobación de modelo del taxímetro instalado; - Número serial del taxímetro instalado en el vehículo; - Características del vehículo con las cuales se parametrizó el taxímetro instalado tales como radio y
presión de aire en las llantas y tarifas preconfiguradas; - Identificación del software del taxímetro instalado; - Copia del certificado de conformidad de la instalación del taxímetro entregado al titular del mismo; - Copia de la garantía de la instalación del taxímetro; - Registros de mantenimientos y cambios de piezas del taxímetro instalado; y, - Registro de las revisiones efectuadas a los taxímetros, si es el caso. - Copia del esquema de los precintos puestos en el taxímetro.
d) En las áreas de montaje de los taxímetros no se debe permitir el acceso al público, y el taller debe disponer de una zona para el recibo y entrega del vehículo. Para tal fin, en las áreas del taller se debe disponer y señalizar las zonas de circulación peatonal y vehicular.
8.8.4. Verificación metrológica periódica, de después de reparación y extraordinaria. La verificación metrológica periódica, de después de reparación y extraordinaria se realiza de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8.15, bajo el cumplimiento de los EMP definidos en el numeral 8.5.2.2 para un taxímetro en operación. Esta verificación la debe realizar un organismo de verificación acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17020:2012 con alcance al presente reglamento técnico, de acuerdo con los requisitos que establezca el ONAC para ese efecto.
8.8.4.1. Prohibición expresa para operar organismos de verificación. No podrán operar ni constituirse en organismos de verificación de taxímetros las empresas que realicen actividades de transporte público terrestre automotor ni los propietarios de los vehículos taxis.
8.8.4.2. Obligaciones del organismo de verificación de taxímetros. Son obligaciones del organismo de verificación de taxímetros las siguientes:
a) Expedir el certificado de inspección del taxímetro examinado, únicamente cuando se haya agotado el procedimiento de verificación establecido en el numeral 8.15 de este reglamento técnico, habiendo aprobado la totalidad de las pruebas administrativas y técnicas; b) Documentar en el sistema de información que determine la Superintendencia de Industria y Comercio mediante acto administrativo, la totalidad del procedimiento de verificación metrológica adelantado por cada taxímetro, para lo cual deberá anotar los resultados de los ensayos descritos en este reglamento técnico, indicando de forma simultánea el error máximo permitido en cada uno;
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c)Reportar a las autoridades de control (Superintendencia de Industria y Comercio y Secretaría de Movilidad del municipio donde opera el Organismo), las eventuales inconsistencias encontradas en el taxímetro inspeccionado y el nombre e identificación del titular del instrumento; d)Mantener vigente la acreditación reconocida por el ONAC para efectos de permitirse su operación; e) Almacenar y custodiar la información de los resultados de la verificación metrológica de los taxímetros, y dar acceso a dicha información a la autoridad competente cuando así se requiera; f) Constituir y mantener vigente, una póliza de responsabilidad civil extracontractual en la forma que lo defina el ONAC para efectos de reconocer la acreditación; y, g) Las demás que determine el ONAC dentro del ámbito de sus competencias.
8.9. Método de pruebas
8.9.1. General. Un taxímetro será sometido a examen de tipo o aprobación de modelo, de conformidad con los requisitos señalados en el numeral 1 del Anexo A. En cada prueba se debe registrar toda la información, indicaciones y desempeño funcional relevante de las pruebas. Se podrán utilizar otras pruebas o información de ellas para verificar que el desempeño del taxímetro cumple con los requisitos de este reglamento técnico.
La verificación inicial de un taxímetro incluyendo todos los dispositivos que forman el conjunto según lo previsto para su uso operativo normal, y consiste en la constatación del cumplimiento del taxímetro con el tipo certificado o modelo aprobado, y la verificación de los requisitos técnicos y metrológicos de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del Anexo A en situaciones apropiadas y para permitir pruebas duplicadas realizadas anteriormente al taxímetro bajo la aprobación de tipo.
8.9.2. Pruebas funcionales de acuerdo con el método de cálculo utilizado (Anexo A numeral 4). Las siguientes pruebas funcionales se realizan según los métodos de cálculo S y D utilizados en el taxímetro y se realizan de conformidad con el programa de pruebas de la Tabla 2:
a) Prueba de funcionamiento (numeral 8.9.2.1.); b) Prueba de control de funcionamiento durante y después de la exposición a influencias o perturbaciones (numeral 8.9.2.2.); c) Inspección visual en (numeral 8.9.2.3.); y d) Prueba o ensayo de inalterabilidad de la información (numeral 8.9.2.4.).
8.9.2.1. Prueba de funcionamiento (numeral 4.3 Anexo A). Las pruebas de funcionamiento para los métodos de cálculo utilizados S y D, en el taxímetro, consisten en una verificación inicial de la exactitud del taxímetro y se realiza al comienzo del programa de pruebas (ver Tabla 2) en condiciones ambiente y de conformidad con lo señalado en el numeral 4.3 del Anexo A para los siguientes parámetros:
a) Prueba de la distancia inicial y el tiempo inicial;
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b) Valores bajos, medios y altos de: - El rango de frecuencia de pulso indicado (de 5 km/h a una velocidad máxima de al menos 200 km/h, según lo indique el productor);- Niveles de voltaje de pulso;- Tres o más valores de k deben ser probados (cada uno con un número mínimo y máximo de pulsos por kilómetro, indicado por el productor); c) Selección de cambios automáticos, si aplica (ver numeral 8.6.7.); d) Variaciones en el suministro de voltaje.
Los tiempos de inicio y final, la fecha de la prueba de funcionamiento y la lista de verificación para la operación y tareas del taxímetro (ver Anexo B) se deben completar durante la prueba de funcionamiento.
8.9.2.2. Prueba de control de funcionamiento durante y después de la exposición a influencias o perturbaciones (numeral 4.4 Anexo A). Las pruebas de control de funcionamiento de los métodos de cálculo utilizados, S y D, en el taxímetro, se llevan a cabo para verificar la exactitud del taxímetro para la tarifa apropiada durante y/o después de las condiciones de influencia o de perturbación según lo indicado en la Tabla 2 y en el numeral 4.4 del Anexo A.
8.9.2.3. Inspección visual (numeral 4.2 Anexo A). El taxímetro sometido a prueba se debe verificar cuidadosamente en busca de cualquier deterioro visible antes y después de cada prueba. Los detalles de las observaciones deben anotarse y registrarse.
8.9.2.4. Ensayo de inalterabilidad de la información. El ensayo de inalterabilidad de la información se debe realizar a través de un cable de entrada o recepción de los pulsos generados externamente.
Este ensayo se realiza teniendo en cuenta los siguientes datos:
a) La constante W en un rango determinado por el vehículo desde el menor hasta el mayor valor (relación) y un valor intermedio característico del mercado local. Se debe programar el taxímetro con la constante k = w y no se debe modificar ningún otro parámetro.
b) Frecuencias correspondientes a las velocidades entre 30 k/h hasta 130 k/h en pasos de 10 k/h. La frecuencia se obtiene de la siguiente fórmula:
En donde: F = frecuencia V = velocidad (k/h) K = constante del vehículo (pulsos por k)
Haciendo uso del generador de frecuencia se llevan a cabo las siguientes operaciones:
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a) Se conecta el generador a la entrada de pulsos del taxímetro; b) Estando el taxímetro debidamente conectado y en estado libre se aplica con el generador una señal simulada a 30 k/h o mayor, y enseguida se cambia estado “en servicio”. El taxímetro no debe acumular o debe permanecer bloqueado; y, c) En cada velocidad por medir, sumar a la entrada del transductor una frecuencia correspondiente a la mitad, igual y el doble de la frecuencia equivalente a la velocidad de ensayo que den como resultado frecuencias de 1,5 dos y tres veces la inicial. El tipo de señal (analógica, digital, etc.) debe estar acorde con las especificaciones definidas por el productor.
Resultado. En cada caso el sistema de medición y/o cálculo debe detectar el evento como una anomalía, con lo cual el taxímetro debe emitir una señal visual y/o auditiva y debe proceder a detener la contabilización del servicio, pero mantendrá el valor mantendrá el valor acumulado hasta el instante anterior a la recepción de la señal externa. La velocidad máxima de contabilización debe ser de 130 k/h, límite a partir del cual se debe detener la contabilización del taxímetro.
Solo una vez detenido el vehículo, el taxímetro podrá reiniciar su contabilización. Además de este ensayo y en función de los avances del estado del arte en la fabricación de taxímetros, se puede utilizar cualquier otro dispositivo que se considere pertinente para garantizar la inalterabilidad e inviolabilidad del taxímetro.
8.9.3. Formato de informe de pruebas. Los resultados de las pruebas se deben registrar en el formato de informe de pruebas dispuesto en el Anexo B y en el sistema de información que determine la Superintendencia de Industria y Comercio mediante acto administrativo.
8.9.4. Programa de pruebas funcionales
Tabla 2 - Programa de pruebas
Categoría de prueba
Prueba Referencia de
prueba Notas
1 Inspección visual inicial y prueba de funcionamiento.
A.4.3 Verificación inicial de la exactitud del taxímetro en condiciones ambiente.
(a) Pruebas de control de funcionamiento a temperaturas estáticas. A.5.4.1
Pruebas de control de funcionamiento durante pruebas de calor seco y frío.
2
(b) Pruebas de control de funcionamiento en calor húmedo cíclico (condensante) A.5.4.2
Pruebas de control de funcionamiento durante pruebas de calor húmedo cíclico.
(c) Inspección visual y prueba de control de funcionamiento.
A.4.4
Repetir la prueba de control de funcionamiento a condiciones ambiente después de terminar la prueba de calor húmedo cíclico. Verificar la información registrada.
3 (a) Prueba de control de funcionamiento
con variaciones en el suministro de A.5.4.3 Prueba de control de funciones durante las pruebas de
variación de voltaje
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voltaje.
(b) Control de función e inspección visual. A.4.4
Repetir la prueba de control de función a condiciones ambiente después de terminar la prueba de variación en el voltaje. Verificar la información registrada.
4
(a) Prueba de control de función de vibración aleatoria o sinusoidal.
A.5.4.4.1 o A.5.4.4.2 Control de funcionamiento durante prueba de vibración.
(b) Control de función e inspección visual. A.4.4
Repetir la prueba de control de funcionamiento a condiciones ambiente después de terminar la prueba de vibraciones aleatorias o sinusoidales. Verificar la información registrada.
(a) Inmunidad a campos electromagnéticos radiados.
A.5.4.5.1
Repetir la prueba de control de funcionamiento a condiciones ambiente después de terminar la prueba de descargas electroestáticas. Verificar la información registrada.
5
(b) Inmunidad a campos electromagnéticos conducidos.
A.5.4.5.2
(c) Prueba de descarga electroestática. A.5.4.6
(d) Inspección visual y prueba de control de funcionamiento.
A.4.4
(a) Conducción de transitorios eléctricos a lo largo de las líneas de suministro.
A.5.4.7.1 Repetir la prueba control de funcionamiento en condiciones ambiente después de terminar la prueba para la conducción de transitorios eléctricos por medio de otras líneas de suministro. Verificar la información registrada.
6 (b) Conducción de transitorios eléctricos por líneas diferentes a las de suministro.
A.5.4.7.2
(c) Control de función e inspección visual. A.4.4
8.10. Normas equivalentes. Se consideran equivalentes al presente reglamento técnico las siguientes normas internacionales:
-La Recomendación de la Organización Internacional de la Metrología Legal –OIML R-21 Parte I, “Taxímetros, Requisitos metrológicos y técnicos, procedimiento de ensayo y formato de informe de ensayo”;
-Anexo MI-007 de la Directiva 2004/22/EC del Parlamento Europeo y del Consejo del 31 de marzo de 2004 relativa a los “Taxímetros”.
-La Sección 5.54 del Manual No. 44 sobre “Especificaciones de los taxímetros” adoptada por la 99 Conferencia Nacional de Pesas y Medidas de 2014, publicado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de los Estados Unidos de América (NIST por sus siglas en inglés) del año 2015.
8.11. Precintado del taxímetro. Cuando un taxímetro haya superado satisfactoriamente la evaluación de la conformidad respectiva de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento técnico, el productor y/o importador es responsable de su precintado, y este procedimiento deberá ser documentado mediante un esquema de precintos o escrito de similares características que hará parte de la documentación técnica del instrumento.
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En cada precinto de seguridad deberá fijarse un código de barras que cumpla con el estándar de captura de información establecido en la norma internacional ISO /IEC 18004:2015, incluyendo identificadores de aplicación y Función 1. La información que debe contener el código de barras es la siguiente:
c) Identificación única, global e inequívoca del productor y/o importador, de trece (13) números, que no sea asignado de forma unilateral. d) Número serial del precinto de seguridad asignado en orden consecutivo, compuesto por una codificación alfanumérica que combine máximo veinte (20) caracteres escogidos por el productor y/o importador.
8.12. Obligaciones del productor e importador. Son obligaciones del productor y/o importador, en relación con el cumplimiento del presente reglamento técnico las siguientes:
8.12.1. Introducir al mercado nacional taxímetros que se encuentren conformes con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico.
8.12.2. Fijar un código de barras a cada taxímetro el cual deberá cumplir con el estándar de captura de información establecido en la norma internacional ISO /IEC 15417:2007. Los datos que debe contener el código de barras son los siguientes:
- identificación única, global e inequívoca del taxímetro que varíe dependiendo de las características principales del equipo, tales como modelo, clase de precisión, Max, Min, e, d, tipo de instrumentos, entre otras, de trece (13) números.- Número serial alfanumérico de veinte (20) dígitos.
8.12.3. Elaborar y preparar la documentación técnica señalada en el numeral 8.8.2.1 de este reglamento, para efectos de evaluar la conformidad de los taxímetros.
8.12.4. Conservar copia de la documentación técnica señalada en el numeral 8.8.2.1 del presente reglamento técnico, por el término que se establece para la conservación de los papeles de comercio previsto en el artículo 60 del Código de Comercio, contado a partir de la fecha de introducción al mercado del taxímetro al mercado.
8.12.5. Identificar los taxímetros que son introducidos al mercado nacional, en su cubierta exterior, con su nombre comercial o marca, dirección física y electrónica y teléfono de contacto.
8.12.6. Entregar al titular del taxímetro las instrucciones de operación y manual de uso en castellano.
8.12.7. Tomar las medidas correctivas necesarias para recoger o retirar del mercado aquellos taxímetros respecto de los cuales se tenga motivos para pensar que no están conformes con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico metrológico.
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8.12.8. Permitir a la Superintendencia de Industria y Comercio, la autoridad de tránsito local respectiva y/o al organismo evaluador de la conformidad que efectúe la verificación periódica o de después de reparación, el acceso a toda clase de información y documentación que sea necesaria para efectos de demostrar la conformidad de los taxímetros que introdujo al mercado.
8.12.9. Incorporar al sistema de información que determine la Superintendencia de Industria y Comercio mediante acto administrativo, de manera anticipada al momento de introducir los taxímetros electrónicos al mercado nacional, y/o de reportar la importación de los mismos a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior -VUCE, la información que se relaciona a continuación:
a. Certificado de examen de tipo o aprobación de modelo; b. Manual de instalación y de usuario del modelo de instrumento registrado, en español; y, c. Esquema de precintos del instrumento donde se especifique el lugar de instalación de los mismos, sus características, codificación y ubicación.
8.13. Prohibición de comercialización y uso de taxímetros
Los taxímetros que no superen la evaluación de la conformidad en los términos establecidos en este reglamento técnico, no podrán ser comercializados, ni importados al país, ni utilizados dentro del territorio nacional en la prestación del servicio público de transporte individual de personas.
8.14. Autoridad de inspección, vigilancia y control
En concordancia con lo establecido en los numerales 3.4.1 y 3.4.2 de la Resolución 64190 de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, ejercerán como autoridades administrativas encargadas de vigilar el cumplimiento del presente reglamento técnico metrológico en la fase de evaluación de la conformidad; y, serán autoridades administrativas encargadas de vigilar el cumplimiento de este reglamento en la fase de instrumentos de medición en servicio, la Superintendencia de Industria y Comercio y las Alcaldías Municipales a través de su(s) Secretaría(s) de Movilidad, quienes podrán, según lo previsto dentro de sus ámbitos de competencia, ordenar que (i) que se detenga la comercialización o puesta en servicio de un taxímetro que no cumple con los requisitos definidos en esta norma, (ii) la no utilización temporal o definitiva de los instrumentos de medición en servicio que no aprueben la verificación metrológica periódica o de después de reparación, (iii) adoptar las medidas procedentes para asegurar que se ajuste metrológicamente el instrumento en servicio dentro de los errores máximos permitidos e (iv) imponer las sanciones contempladas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011 o en el Decreto 1079 de 2015, previa investigación y desarrollo del procedimiento administrativo sancionatorio correspondiente.
8.15. Verificación metrológica periódica o de después de reparación o modificación Con independencia de la obligación que asiste a todo titular de un taxímetro, de mantenerlo en todo momento ajustado a los requisitos metrológicos, técnicos y administrativos establecidos en la
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presente norma, los taxímetros que se encuentre en servicio, es decir que esté siendo utilizados para determinar el valor a pagar por el servicio público de transporte individual de pasajeros en la modalidad básica en vehículos tipo taxi, están sujetos a las verificaciones metrológicas dispuestas en este numeral.
8.15.1. Procedimiento de verificación metrológica periódica y de después de reparación o modificación. Todo titular de un taxímetro que se encuentren en servicio a partir de la fecha de entrada en vigencia del presente reglamento técnico, deberá permitir y sufragar el costo de la verificación metrológica de su instrumento por parte de los organismos evaluadores de la conformidad señalados en el numeral 8.8.4, cada año.
La primera verificación metrológica de un taxímetro puesto en servicio con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de este reglamento técnico, se deberá realizar máximo al año siguiente de su verificación inicial.
Aquél taxímetro que no supere la verificación metrológica periódica, no podrá ser utilizado en el servicio público de transporte individual de personas de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.1.7.14.3 del Decreto 1074 de 2015. El plazo de validez de la verificación metrológica es de un (1) año al cabo del cual se deberá realizar una nueva verificación metrológica por parte del organismo evaluador de la conformidad respectivo. Lo anterior se entiende, sin perjuicio de la obligación del titular del instrumento de mantenerlo ajustado metrológicamente en todo momento de conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 2.2.1.7.14.4 del Decreto 1074 de 2015.
Siempre que se efectúe una reparación o modificación en un taxímetro que implique la rotura de precintos, se deberá realizar una verificación metrológica por parte del organismo evaluador de la conformidad respectivo para comprobar su correcto funcionamiento y que los resultados de las mediciones se encuentren dentro de los errores máximos permitidos señalados en el presente reglamento.
En este caso, es responsabilidad del taller reparador informar al organismo de verificación sobre la reparación efectuada a través del sistema de información que determine la Superintendencia de Industria y Comercio mediante acto administrativo. Una vez informado el organismo verificador, a este corresponde informar al titular del instrumento sobre la necesidad de verificar nuevamente el taxímetro, quien a su vez dispondrá de un plazo de quince (15) días hábiles para proceder a ejecutar la verificación metrológica correspondiente. El plazo de validez de la verificación metrológica bajo este supuesto, comenzará a contarse a partir del momento en que se compruebe por parte del organismo verificador, la reparación o modificación del taxímetro de manera satisfactoria.
Parágrafo. Para efectos de lo previsto en este numeral, los Centros de Diagnóstico Automotriz que se constituyan en organismos de verificación de taxímetros en servicio, deberán ampliar su alcance
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de acreditación al presente reglamento técnico metrológico ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.
8.15.2. Pruebas y ensayos de la verificación periódica. La verificación metrológica periódica del taxímetro en servicio comprende la realización de las pruebas y ensayos establecidos en el numeral 8.9.2 de este reglamento técnico metrológico, para determinar si el instrumento mide dentro de los errores máximos permitidos previstos en el numeral 8.5.2.2.
8.15.3. Documentación del procedimiento de verificación metrológica. Es obligación del Organismo de verificación documentar a través del sistema de información que determine la Superintendencia de Industria y Comercio, la totalidad del procedimiento de verificación metrológica adelantado por cada taxímetro según lo previsto en literal b del numeral 8.8.4.2 de este reglamento técnico. Dicha información podrá ser objeto de inspección y análisis por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio y de la autoridad de tránsito municipal correspondiente.
8.15.4. Alcance del procedimiento de verificación. Este procedimiento es aplicable a todo tipo de taxímetros en servicio en los términos establecidos en esta resolución.
8.15.5. Examen Administrativo. El examen administrativo constará de las siguientes actuaciones:
8.15.6. Inspección visual. Antes de la realización de las pruebas, el taxímetro se inspeccionará visualmente para verificar:
a) Las características metrológicas físicas, es decir, unidades de medición, reloj de tiempo real; b) Identificación de software; c) Marcas prescritas y posiciones para la verificación y marcas de control. d) Si la ubicación y condición de uso del instrumento son conocidas, se debe considerar si son
apropiadas.
8.15.7. Comprobación de precintos. El organismo verificador debe comprobar que los precintos que son exigidos en la presente reglamentación, garanticen la integridad del taxímetro frente a manipulaciones intencionales o no, y que coincidan con los especificados en el examen de tipo o aprobación de modelo. Igualmente debe comprobar que el número consecutivo y codificación de los precintos coincidan con los que fueron proporcionados por el productor / importador al momento de la evaluación de la conformidad. En el caso de existir precintos electrónicos se tomará nota del número correlativo de control.
8.16. Superación de la verificación metrológica. Cuando se hayan superado todas las fases de la verificación, se adherirá en lugar visible del taxímetro verificado, ya sea en el visor o en algún elemento de la instalación que lo soporta, la “Etiqueta de verificación” cuyas características, formato y contenido serán los siguientes:
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SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO1
CONTROL METROLÓGICO Resolución _____ del __ de _______ de 2017
Organismo Verificador: Resultado de la Verificación:
CONFORME Fecha de Verificación: Plazo de validez
Nombre y firma del Verificador:
DÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31
MES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
AÑO 2017 20 18
2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028
Características de la Etiqueta. La etiqueta de marcado de conformidad del taxímetro debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento; tendrá forma rectangular y fondo de color amarillo. Sus dimensiones son: (60) x setenta (70) milímetros, debiéndose mantener dichas proporciones para otros tamaños.
Si por razones de tamaño o sensibilidad del taxímetro no fuera posible aplicar la etiqueta, ésta se colocará en la periferia de su instalación y en la documentación correspondiente exigida en ésta disposición.
Se deberán mantener las proporciones de la fuente y tamaño dependiendo del taxímetro en el cual deba fijarse la etiqueta.
El color de fondo de esta etiqueta debe ser amarillo.
8.17. No superación de la verificación metrológica
Cuando un taxímetro no supere la verificación metrológica; (i) como consecuencia de deficiencias detectadas en su funcionamiento durante las pruebas metrológicas llevadas a cabo (errores, indicaciones de dispositivos, manipulaciones, etc.), o porque le (ii) falte algún precinto colocado por el productor/importador, dicho instrumento deberá ser puesto fuera de servicio hasta que se subsanen las deficiencias encontradas previa orden administrativa impartida por esta Superintendencia o por las Alcaldías Locales.
Igualmente quedará retirado del servicio, definitivamente, aquel taxímetro respecto del cual no se tenga constancia de que fue puesto en servicio con posterioridad a la demostración de su conformidad en los términos señalados en esta norma.
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El proceso a seguir en cualquiera de los casos es el siguiente: Se debe entregar al titular del instrumento el informe de verificación metrológica donde consten las no conformidades encontradas y se indiquen los resultados de las pruebas de ensayo. En el informe del organismo verificador se advierte al titular, que la no conformidad puede generar la orden de suspensión del taxímetro y la posibilidad de que la Superintendencia de Industria y Comercio o la Alcaldía Municipal correspondiente, inicie un proceso administrativo sancionatorio en su contra. El informe debe ser impreso y firmado por el verificador y por quien permitió el procedimiento de verificación. En caso de que el titular del instrumento se niegue a firmar el informe, se dejará constancia de dicha circunstancia en el acta.
Dentro de los cinco (5) días siguientes a la verificación, el organismo verificador deberá remitir copia del informe de inspección a la Secretaría de Movilidad del municipio donde se utiliza e taxímetro para el servicio de transporte público de pasajeros junto con todos los soportes de la realización de los ensayos, fotografías, planos, etc.
En caso de que el taxímetro haya sido reparado, el titular del instrumento deberá permitir una nueva verificación por parte del organismo verificador denominada verificación metrológica de después de reparación. Sin embargo, una vez reparado y ajustado el instrumento, su titular podrá volverlo a utilizar siempre que haya enviado los soportes de reparación respectivos a la Alcaldía Municipal correspondiente. Lo anterior se entiende, sin perjuicio de la realización de la verificación metrológica de después de reparación por parte del organismo verificador la cual deberá ser efectuada dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de la verificación inicial.
Todo taxímetro que no haya superado la verificación metrológica dispuesta en la presente norma, deberá llevar adherida una etiqueta fijada en un lugar visible del instrumento, ya sea en el visor o en algún elemento de la instalación que lo soporta, cuyas características, formato y contenido, serán los siguientes:
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONTROL METROLÓGICO
Resolución _____ del __ de _______ de 2017
Nombre del Organismo: Resultado de la Verificación:
NO CONFORMEFecha de Verificación6:
Nombre y firma del verificador:
Características de la Etiqueta. Ésta etiqueta debe estará confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento. Tendrá forma rectangular, sus dimensiones son (40) x setenta (70) milímetros, debiéndose mantener dichas proporciones para otros tamaños y fondo de color rojo.
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Si por razones de tamaño o sensibilidad del taxímetro no fuera posible aplicar la etiqueta, se colocará en la periferia de su instalación y en la documentación correspondiente exigida en las disposiciones de su regulación específica.
Se deberán mantener las proporciones de la fuente y tamaño dependiendo del instrumento de pesaje en el cual deba fijarse la etiqueta.
El color de fondo de esta etiqueta debe ser rojo.
8.18. Reparaciones y ajustes de los taxímetros
Las reparaciones de los taxímetros que se encuentren en servicio, únicamente podrán ser realizadas por los talleres de instalación de este tipo de instrumentos de medición, en los términos establecidos en el numeral 8.8.3 de este reglamento técnico.
Los titulares de los taxímetros deberán reparar sus instrumentos de medición, bien sea de manera preventiva o como consecuencia de una orden impartida por la Superintendencia de Industria y Comercio o de la autoridad de tránsito respectiva.
8.18.1. Registro de las reparaciones. El taller que haya reparado o modificado un taxímetro, una vez comprobado su correcto funcionamiento y que sus mediciones se hagan dentro de los máximos errores permitidos (EMP), deberá levantar un acta en donde se incorpore información sobre la naturaleza de la reparación efectuada, indicación de los elementos sustituidos, los ajustes y controles efectuados, la identificación de la persona que ha realizado la intervención técnica del instrumento y la firma y/o sello que identifique al taller certificado.
El taller certificado conservará una copia del acta de reparación correspondiente, y entregará otra al titular del instrumento. Estos documentos podrán ser requeridos por esta Entidad y por la autoridad de tránsito correspondiente.
Sin perjuicio de lo anterior, es obligatorio que los talleres de instalación incorporen al sistema de información que determine la Superintendencia de Industria y Comercio, la información relativa a las reparaciones y ajustes que efectúan.
Antes de poner en servicio el instrumento nuevamente, el titular es responsable de permitir y sufragar una nueva verificación metrológica por parte del organismo verificador. No obstante, si la actuación del taller que efectuó la reparación de un taxímetro no implica la rotura de precintos que hayan sido puestos por el organismo de verificación, esta operación no estará sujeta a posterior verificación por parte del mismo organismo de verificación.
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Parágrafo. El reparador deberá conservar la documentación necesaria que soporte las reparaciones realizadas, por un término no inferior a tres (3) años contados a partir del momento en que realizó el procedimiento. Esta información podrá ser objeto de inspección y análisis por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.18.2. Régimen de responsabilidad de los talleres que efectúan reparaciones. Los talleres certificados de reparación son responsables del cumplimiento de sus obligaciones dentro del marco establecido en esta resolución.
8.19. Sistema de Información
La Superintendencia de Industria y Comercio reglamentará mediante acto administrativo, la forma cómo deberá operar el sistema de información a través del cual productores e importadores de taxímetros, talleres de instalación y de reparación de este tipo de instrumentos y organismos de verificación deberán reportar sus actividades de acuerdo con lo previsto en el presente reglamento técnico.
Este sistema de información estará a cargo de las Secretarias de Movilidad competentes dentro del ámbito de sus jurisdicciones, y a él tendrá acceso la Superintendencia de Industria y Comercio para los fines de control metrológico pertinentes.
8.20. Régimen sancionatorio
La inobservancia a lo dispuesto en la presente resolución, dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, previa investigación administrativa a que haya lugar.
8.21. Régimen de transición
Las autoridades de tránsito establecerán la gradualidad con la que entrará a regir el presente reglamento técnico en sus respectivos municipios, plazo que en todo caso no podrá superar dos (2) años posteriores a la fecha de entrada en vigencia, según lo establecido en el artículo 4 de esta Resolución.
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CAPÍTULO NOVENO. REGLAMENTO TÉCNICO METROLÓGICO APLICABLE A ALCOHOLÍMETROS, ETILÓMETROS O ALCOHOSENSORES
EVIDENCIALES
9.1. Objeto
El presente reglamento técnico metrológico es aplicable a los alcoholímetros, etilómetros o alcohosensores evidenciales que son utilizados en todas aquellas actividades de naturaleza pericial, judicial o administrativa, destinados a determinar la concentración de alcohol en sangre a través de la medición de alcohol en aire espirado. Esta norma se adopta con el fin de asegurar la calidad de las mediciones que proveen este tipo de instrumentos, y con ello brindar confianza a la ciudadanía frente a las mediciones que sirven de fundamento para tomar decisiones de tipo administrativo y judicial.
Para cumplir este objetivo, el presente reglamento fija requisitos técnicos, metrológicos y administrativos que deben cumplir los alcoholímetros, etilómetros o alcohosensores evidenciales, establece el procedimiento de evaluación de la conformidad, define las obligaciones para productores e importadores y dicta disposiciones frente a la verificación metrológica de estos instrumentos cuando se encuentran en servicio en actividades judiciales, periciales o administrativas.
9.2. Ámbito de aplicación
Los requisitos técnicos, metrológicos y administrativos de este reglamento técnico son aplicables a los alcoholímetros, etilómetros o alcohosensores evidenciales que son utilizados en todas aquellas actividades de naturaleza pericial, judicial o administrativa, para determinar la concentración de alcohol en sangre a través de la medición de alcohol en aire espirado de una persona, y cuya sub partida arancelaria se define a continuación:
Ítem No.
Partida No. Descripción Arancelaria Productos
1 9027.80.90.00 Instrumentos de medida, control o precisión; Instrumentos y aparatos para análisis físicos o químicos.
Alcoholímetro, etilómetros alcohosensores evidenciales.
o
2 9027.10.90.00 Instrumentos de medida, control o precisión; Instrumentos y aparatos para análisis físicos o químicos. Analizadores de gases o de humos.
Alcoholímetro, etilómetros alcohosensores evidenciales.
o
Parágrafo 1. El presente reglamento técnico no aplica para productos que a pesar de encontrarse incluidos en la sub partida arancelaria descrita atrás, no son alcoholímetros, etilómetros o
Resolución No. 88919 del 28 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50461 del 29 de diciembre de 2017. “Por la cual se adiciona el Capítulo Noveno en el Título VI de la Circular única y se reglamenta el control metrológico aplicable a alcoholímetros, etilómetros o alcohosensores evidenciales”.
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alcohosensores evidenciales. No obstante, si un alcoholímetro, etilómetro o alcohosensor evidencial ingresa al país bajo una sub partida arancelaria distinta de aquella descrita en este numeral, está sujeto al cumplimiento de las disposiciones contempladas en este reglamento.
Parágrafo 2. Se exceptúan de la aplicación del presente reglamento técnico a alcohosensores o etilómetros que suministren un resultado preliminar, o que indiquen un resultado cualitativo, verbigracia “pasa” o “no pasa”, o a aquellos que no suministren resultados suficientemente exactos para determinar la concentración de alcohol en sangre a través del alcohol en aliento como los denominados alcohosensores o etilómetros para “screening”.
Para estos efectos, los etilómetros no evidenciales, cuyos resultados no podrán ser utilizados con fines periciales, judiciales ni administrativos por no encontrarse sujetos a control metrológico, deberán ser rotulados con una etiqueta indeleble adherida en una parte visible del instrumento que cubra al menos el 30% del área del mismo, en idioma castellano, cuyas características son las siguientes:
Este instrumento de medición no podrá ser utilizado con fines periciales,
judiciales ni para imponer sanciones administrativas.
Los efectos fisiológicos asociados con el alcohol, tampoco están dentro del alcance de este reglamento técnico.
Parágrafo 3. Excepción de demostración de conformidad. Sin perjuicio de lo dispuesto en este numeral, podrán ingresar al mercado nacional una cantidad determinada de etilómetros evidenciales de producción extranjera sin demostrar conformidad, cuando vayan a ser objeto de certificación por parte de un Organismo de Evaluación de la Conformidad -OEC-, siempre que se haya celebrado un contrato en el productor / importador y el OEC respectivo para este propósito.
En aplicación de esta excepción, el productor/importador deberá declarar bajo la gravedad de juramento, que ninguno de los instrumentos ingresados al país será utilizado en actividades sujetas a control metrológico, o puesto en circulación, hasta que obtenga los certificados de conformidad correspondientes.
9.3. Definiciones
Para efectos de la aplicación e interpretación del presente reglamento técnico metrológico, se deberán tener en cuenta las definiciones incluidas en el artículo 2.2.1.7.2.1 del Decreto 1074 de 2015, y aquellas incluidas en el numeral 3.3 de la Resolución SIC 64190 de 2015 que le sean aplicables.
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También se deben considerar las definiciones contenidas en el Vocabulario Internacional de Términos en Metrología Legal (VIML) OIML V1:2013, así como las siguientes:
- Alcohol. Para los propósitos de este reglamento la palabra “alcohol” es usada para referirse al alcohol etílico o al etanol.
- Alcoholímetro. Instrumento que mide y muestra la concentración en masa de alcohol en el aliento humano espirado dentro de límites de error específicos.
Siempre que en este reglamento técnico se haga referencia al alcoholímetro, etilómetro, alcohosensor, instrumento de medición o simplemente instrumento, se está haciendo referencia indistintamente al instrumento alcoholímetro evidencial.
- Alcoholímetro estacionario. Alcoholímetro diseñado únicamente para su uso en ubicaciones fijas al interior de edificios o lugares, que proporcionen condiciones ambientales estables.
- Alcoholímetro móvil. Alcoholímetro diseñado para su uso en aplicaciones móviles (por ejemplo, en vehículos).
- Alcoholímetro portátil. Alcoholímetro diseñado para su uso dentro o fuera de edificios y en aplicaciones móviles (por ejemplo, dispositivos manuales, generalmente alimentados con una batería autónoma).
- Aire alveolar. Aire contenido en los alvéolos pulmonares, donde el intercambio gaseoso entre sangre y los gases contenidos dentro de los alveolos tiene lugar.
- Aliento aspiratorio final. Aire considerado lo suficientemente representativo del aire alveolar (en oposición al volumen anatómico muerto).
- Volumen anatómico muerto. Área de conducción de flujo de gas conocida como el área de conducción sin intercambio significativo de un volumen definido. Este volumen varía según el individuo.
- Material de referencia. Material suficientemente homogéneo y estable con respecto a propiedades especificadas, establecido como apto para su uso previsto en una medición o en un examen de propiedades cualitativas. Generalmente se usa en la verificación y en la calibración de un instrumento, la evaluación de un método de medición o para la asignación de valores a los materiales
- Material de referencia certificado (MRC). material de referencia acompañado por la documentación emitida (certificado) por un organismo autorizado, que proporciona uno o varios valores de propiedades especificadas, con incertidumbres y trazabilidades asociadas, empleando procedimientos validados.
- Modo de medición. Modo claramente definido en el que el alcoholímetro puede hacer mediciones a la tasa que normalmente se esperaría durante la operación y en el cual debe cumplir con los requisitos de desempeño de este reglamento técnico.
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- Modo de mantenimiento: Modo en el cual el alcoholímetro se puede ajustar y está sujeto a control metrológico.
- Modo de espera: Modo del alcoholímetros en el que únicamente ciertos circuitos están activados con el fin de conservar energía y/o prolongar la vida del componente, y de lograr el modo de medición más rápidamente de lo que sería posible si se inicia desde el estado sin energía.
- Dispositivo de ajuste: Dispositivo para ajustar el alcoholímetro cuando está en modo de mantenimiento.
- Error de medición: Valor de la magnitud medida menos el valor de cantidad de referencia.
- Equipo bajo prueba (EBP): Muestra(s) del modelo de alcoholímetro evidencial que es entregado por el productor/importador al Organismo Evaluador de la Conformidad –OEC, con el fin de ser sometido a las pruebas y ensayos establecidos en este reglamento técnico.
- Perturbación: Magnitud de influencia que tiene un valor dentro de los límites especificados en este reglamento, pero por fuera de las condiciones de operación especificadas para el instrumento de medición.
Nota: Una magnitud de influencia es una perturbación si las condiciones de operación establecidas para esa magnitud no están especificadas.
- Dispositivo de verificación automática: Dispositivo o proceso interno que verifica si el alcoholímetro está ajustado adecuadamente. Dicho dispositivo puede incluir elementos internos de verificación (por ejemplo, de estabilidad de la señal o estabilidad de la temperatura) o elementos externos adicionales que se conectan al instrumento, tales como filtros ópticos o eléctricos o un cilindro con un gas de prueba con concentración conocida.
- Deriva: Cambio en las indicaciones del instrumento para la misma concentración de alcohol que ocurre durante un periodo de tiempo determinado, a una concentración de masa de alcohol en el aire específica.
- Efecto residual de la memoria: Diferencia entre los resultados de la medición para la misma concentración de alcohol cuando las muestras entregadas se intercalan con una muestra que contiene una concentración de alcohol más alta específica.
- Fallo significativo: Diferencia entre el error (en la indicación) y el error intrínseco que sea mayor que el valor especificado en esta norma. Los fallos significativos solo son relevantes para los sistemas de medición electrónicos.
- Estabilización del alcohol: La estabilización comienza cuando la concentración de alcohol (representativa del aire alveolar) alcanza el 99% del valor de referencia del gas utilizado para la prueba y permanece estable.
- Error intrínseco: Error de un instrumento de medición, determinado bajo las condiciones de referencia.
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9.4. Requisitos técnicos y metrológicos
9.4.1. Unidad de medida. Las unidades de medida que debe utilizar el alcoholímetro evidencial deben ser aquellas que están contempladas en el Sistema Internacional de Unidades (SI).
El alcoholímetro debe ser capaz de expresar la medición de alcohol en aire espirado en unidades equivalentes de contenido de alcohol en masa por unidad de volumen de sangre.
En concordancia con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1696 de 2013, el alcoholímetro debe permitir el ajuste de la unidad de medida en miligramos de alcohol por decilitro de sangre, equivalente igual a miligramos de etanol por cien mililitros de sangre (mg etanol/100 mL de sangre), en adelante denominada concentración de alcohol en sangre equivalente.
Esta función únicamente debe estar habilitada en el modo de mantenimiento o ajuste del alcoholímetro.
Para transformar las unidades de masa de alcohol por volumen de aire espirado en unidades de masa de alcohol por volumen de sangre, se debe aplicar la siguiente fórmula:
Caire = 2100 C sangre equivalente
El marcador decimal en la pantalla o en el impreso, será una coma sobre el renglón o un punto sobre el renglón.
Parágrafo. Para efectos de la demostración de la conformidad de este tipo de instrumentos de medición producidos o importados al país, se podrán realizar las pruebas y los ensayos establecidos en este reglamento técnico, o en sus normas equivalentes, utilizando como unidad de medida la prevista en el numeral 4 de la norma técnica internacional OIML R-126.
9.4.2. Requisitos metrológicos
9.4.2.1. Intervalo de medición. El alcoholímetro debe tener la capacidad de medir, como mínimo, todas las concentraciones de masa en el intervalo de 0 mg/100 mL hasta 200 mg/ 100 mL de alcohol en sangre equivalente o total.
En el modo de operación para medición, se permite que el alcoholímetro indique los resultados de medición en un valor de 0 mg/100 mL en sangre equivalente para concentraciones menores o
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iguales a 10 mg de etanol / 100 mL de sangre. Sin embargo, el alcoholímetro debe permitir que se cancele esta función de ocultamiento en el modo de operación en mantenimiento.
Sin perjuicio de lo anterior, el productor/importador puede definir un límite superior mayor al intervalo de medición mínimo requerido.
El alcohosensor debe indicar cuando se haya excedido su límite superior de medición.
9.4.2.2. Errores máximos permitidos (EMP). Los siguientes EMP aplicarán dentro de las condiciones nominales de operación.
9.4.2.2.1. EMP para alcoholímetros en fase de evaluación de la conformidad (examen de tipo y/o aprobación de modelo y verificación inicial) y de después de reparación. El error máximo permitido, positivo o negativo, es 0,020 mg/L o 5% del valor de referencia de la concentración de masa, cualquiera que sea mayor.
Si el límite superior del intervalo de medición es mayor a 2,00 mg/L, el error máximo permitido será:
para todas las concentraciones de masa mayores de 2 mg/L.
9.4.2.2.2. EMP para alcoholímetros en fase de instrumentos en servicio (para la verificación periódica y de después de reparación). El error máximo permitido, positivo o negativo, es 0,030 mg/L o 7,5% del valor de referencia de la concentración de masa, cualquiera que sea mayor.
Si el límite superior del intervalo de medición es mayor a 2,00 mg/L, el error máximo permitido será:
para las concentraciones de masa mayores de 2
mg/L.
9.4.2.3. División de escala. La división de escala del alcoholímetro debe ser al menos 0,01 mg/L en el modo de medición. Sin embargo, en el modo de mantenimiento, debe ser posible mostrar un intervalo de escala igual a 0,001 mg/L. Este intervalo de escala es utilizado para la prueba metrológica.
Un valor de medición de tres decimales debe ser redondeado hacia abajo a dos decimales. Es decir, un valor de medición de 0,427 mg/L se redondea hacia abajo a 0,42 mg/L.
9.4.2.4. Repetibilidad. La repetibilidad del instrumento se expresa como la desviación estándar experimental de un número determinado de resultados de medición.
La desviación estándar experimental se da según la siguiente fórmula:
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Donde:
n = el número de mediciones realizadas a cualquier concentración de masa específica, Yi = la medición x (de n) para la concentración de masa específica,
Ȳ = La media aritmética de los valores de n.
La desviación estándar experimental para todas las concentraciones de masa será menor o igual a un tercio del error máximo permitido.
El alcoholímetro debe cumplir con los requisitos de este reglamento para la totalidad del Intervalo de medición especificado.
El productor podrá definir un intervalo de medición más amplio.
El alcoholímetro debe indicar un error cuando se exceda su límite superior de medición.
9.4.2.5. Deriva
9.4.2.5.1. Deriva cero. La deriva medida bajo condiciones de referencia (numeral 9.9.4.1. Condiciones de referencia para la realización de pruebas y ensayos) a 0,00 mg/L será menor que 0,010 mg/L en 4 horas.Deriva a 0,40 mg/L
9.4.2.5.1.1. Deriva a corto plazo. La deriva medida bajo condiciones de referencia (numeral 9.9.4.1. Condiciones de referencia para la realización de pruebas y ensayos) a 0,40 mg/L será menor que 0,010 mg/L en 4 horas.
9.4.2.5.1.2. Deriva a largo plazo. La deriva medida bajo condiciones de referencia (numeral 9.9.4.1. Condiciones de referencia para la realización de pruebas y ensayos) a 0,40 mg/L será menor que 0,020 mg/L en dos meses.
9.4.2.6. Efectos de memoria
9.4.2.6.1. Efectos de memoria con grandes diferencias en la concentración de la masa.
El efecto de memoria será menor que 0,010 mg/L cuando la prueba se realice de conformidad con lo señalado en el literal c) del numeral 9.9.4.4.1.
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9.4.2.6.2. Efecto de memoria con pequeñas diferencias en la concentración de masa. El efecto de memoria será menor que 0,010 mg/L cuando la prueba se realice de conformidad con lo establecido en el literal c) del numeral 9.9.4.4.1.
9.4.2.7. Múltiples dispositivos indicadores. Si el alcoholímetro está provisto de varios dispositivos indicadores, todos deben mostrar el mismo resultado.
9.4.2.8. Requisitos mínimos para condiciones nominales de operación
9.4.2.8.1. Factores de influencia física. Los alcoholímetros deben estar diseñados y fabricados de tal manera que sus errores no superen los EMP indicados en el numeral 9.4.2.2 bajo las siguientes condiciones nominales de operación:
a Temperatura ambiente
Baja +5 °C para alcoholímetros estacionarios, -10 °C para alcoholímetros móviles -10 °C para alcoholímetros portátiles
Alta
+30 °C para alcoholímetros estacionarios +40 °C para alcoholímetros móviles +40 °C para alcoholímetros portátiles
b Humedad relativa Hasta 85% durante 2 días para alcoholímetros móviles y portátiles
c Presión atmosférica 500 hPa – 1 060 hPa
d Vibración aleatoria
Despreciable para alcoholímetro estacionario
10 Hz – 150 Hz, 7 m.s-2, 1 m2.s-3, –3 dB/octava únicamente para alcoholímetros móviles y portátiles
e Voltaje de CC Según lo indicado por el productor
f Voltaje de CA. Unom – 15 % a Unom + 10 % g Frecuencia de la red de CA fnom – 2 % a fnom + 2 %
h Voltaje de la batería interna
Todos los voltajes entre una batería nueva o recientemente cargada, hasta el voltaje más bajo al que el instrumento funcione correctamente dentro de los EMP de conformidad con las especificaciones dadas por el productor.
i Voltaje de la batería de un vehículo terrestre.
Batería de 12 V 9 V – 16 V Batería de 24 V 16 V – 32 V
j Fracción total por volumen de hidrocarburos (como equivalente de metano) en el ambiente
5 mg/L
k Concentración de masa de dióxido de carbono 10 %
Estas disposiciones aplican por separado a cada factor de influencia y a cada determinación de error.
9.4.2.8.2. Condiciones de espiración. El alcoholímetro debe proporcionar un mensaje de error si las condiciones de exhalación (ejemplo continuidad y flujo) indicadas por el productor para garantizar la medición no se cumple; verbigracia continuidad y flujo del aire exhalado
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Estas condiciones, especificadas por el productor, deben cumplir con los siguientes valores:
Volumen espirado: Igual o mayor a 1,2 L; Contrapresión: No excede 25 hPa (a un caudal de 12 L/min); Caudal: Igual o mayor a 6 L/min; Tiempo de espiración: Igual o mayor a 5 s.
9.4.2.9. Fallo significativo. Es el Fallo mayor a la magnitud del EMP definido en el numeral 9.4.2.2.1.
9.4.2.10. Perturbaciones y otras cantidades de influencia
9.4.2.10.1. Perturbaciones
Los alcoholímetros deben ser diseñados y fabricados de tal manera que cuando se expongan a las perturbaciones indicadas a continuación, (a) no ocurran fallos significativos o (b) se detecten dichos fallos y se actúe conforme a ello por medio de un dispositivo de verificación, así:
9.4.2.10.1.1. En presencia de cualquiera de las siguientes perturbaciones
a Radiofrecuencia radiada, campos electromagnéticos
De 80 MHz a 3,000 MHz, 10 V/m En caso de que el alcoholímetro no cuente con entrada de conexión a la red eléctrica o puertos de entrada, el intervalo de frecuencia aplicable es de 26 MHz a 3,000 MHz.
b Campos de radiofrecuencia conducidos
De 0,15 MHz a 80 MHz, 10 V/m
c Descargas electroestáticas
6 kV descarga de contacto 8 kV descarga de aire
d Picos en líneas de suministro
Amplitud 1 kV Tasa de repetición 5 kHz
e Picos en señales, datos y líneas de control
Amplitud 1 kV Tasa de repetición 5 kHz
f Picos en señales, datos y líneas de control
Líneas no equilibradas Línea a línea 1 kV
Línea a tierra 2 kV
Líneas equilibradas Línea a tierra 2 kV
g Caídas en el voltaje de CA, cortas interrupciones y variación de voltaje.
Reducción 100 % 100 % 30 % > 95 %
Duración 0,5 ciclo 1 ciclo
25 ciclos 250 ciclos
h Conducción eléctrica transitoria para las baterías externas de un
Pulso 1 Pulso 2 Pulso 3 Pulso 4
Nivel -100 V
2ª 2b 3ª 3b -7 V+50 V +10 V -150 V +100 V
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vehículo Número mínimo de pulsos o tiempo de prueba
5,000 pulsos
5,000 pulsos
10 pulsos
1 hora 1 pulso
9.4.2.10.1.2. Después de haber experimentado cualquiera de las siguientes perturbaciones
a Choques mecánico Estacionario Móvil Portátil
Altura de la caída 25 mm 50 mm 1 m
Número de caídas
1 1 3
b Sacudidas 10 g, 6 ms, 2 Hz, en 3 ejes, 1,000 sacudidas para cada eje
c Calor húmedo, cíclico (con condensación)
Móvil Portátil
Temperatura 55 °C 55 °C
Duración 2 ciclos 4 ciclos
d Prueba de almacenamiento
-25 ° C, 6 horas +70 ° C, 6 horas
9.4.2.10.1.3. Aplicación. El alcoholímetro debe operar conforme a lo establecido en los literales a y b del numeral 9.4.2.10.1 a elección del productor, por separado frente a cada causa individual de perturbación y/o frente a cada parte del instrumento de medición.
9.4.2.10.2. Cantidades fisiológicas de influencia. Los alcoholímetros evidenciales deben ser diseñados y fabricados de manera que cuando se expongan a las cantidades fisiológicas de influencia indicadas a continuación, la variación en la indicación no supere 0,1 mg/L.
Sustancia de Interferencia Valor nominal para masa de vapor Concentración mg/L (± 5 %)
Acetona 0,5
Metanol 0,1
Isopropanol 0,1
Monóxido de carbono 0,2
9.4.2.11. Durabilidad. El alcoholímetro deberá cumplir de manera permanente, durante la vida útil del instrumento, con las disposiciones contenidas en los numerales 9.4.2.2, 9.4.2.4, 9.4.2.5, 9.4.2.6, 9.4.2.8 y 9.4.2.10.
El alcoholímetro debe ser diseñado para mantener la estabilidad de sus características metrológicas durante un periodo de tiempo (a ser especificado por el productor) el cual será al menos tan largo como la vigencia de la verificación periódica.
9.4.2.12. Presunción de cumplimiento. Será conforme con este reglamento técnico el tipo o modelo de alcoholímetro evidencial que cumpla con los requisitos metrológicos definidos en los
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numerales 9.4.2.1 a 9.4.2.11, y que haya aprobado satisfactoriamente el procedimiento de evaluación de la conformidad conforme a lo dispuesto en este reglamento técnico.
9.5. Requisitos técnicos
9.5.1. Presentación de los resultados de la medición
9.5.1.1. Visualización. La lectura de los resultados en la pantalla del instrumento y en el soporte impreso debe ser confiable, fácil e inequívoca bajo condiciones normales de uso.
El resultado de la medición se mostrará digitalmente mediante cifras alineadas.
En el modo de medición, lo mínimo que la pantalla del alcoholímetro debe mostrar es dos cifras decimales. Por ejemplo, un valor medido de 0,427 mg/L será mostrado como 0,42 mg/L en modo de medición, es decir, redondeado hacia abajo.
En modo de mantenimiento debe ser posible mostrar al menos tres cifras decimales (por ejemplo, un valor medido de 0,427 mg/L será mostrado como 0,427 mg/L en el modo de mantenimiento).
La altura de las cifras en la pantalla debe ser igual a, al menos
5 mm para pantallas iluminadas, y 10 mm en todos los demás casos.
El nombre de la unidad de medida o su símbolo deben aparecer cerca de la indicación de la medición. El carácter utilizado debe tener una altura de al menos 3 mm.
Si los caracteres no están iluminados, la pantalla debe tener un dispositivo de iluminación. Cuando el resultado de una medición es cero, no debe ser posible confundir dicho resultado con la indicación de cero antes de una medición.
9.5.1.2. Disponibilidad de los resultados de medición. Debe ser posible que el alcoholímetro conserve los resultados en una forma legible o accesible durante al menos 5 minutos. Si se pueden realizar otras mediciones durante este periodo, el resultado anterior debe ser accesible sin ambigüedades.
Si este requisito solo se puede cumplir mediante la impresión de los resultados, el instrumento debe ser diseñado y fabricado de tal forma que la ausencia de papel en la impresora debe impedir que se realicen mediciones adicionales.
9.5.2. Protección contra fraude. El alcoholímetro debe ser diseñado y construido de tal manera que al ser utilizado de manera normal, no posea características que puedan facilitar su uso fraudulento,
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bien sea de manera accidental o deliberada, y debe garantizar que las posibilidades de mal uso intencional sean mínimas. El requisito general esencial de evitar el uso fraudulento del instrumento se debe cumplir de manera tal que se protejan los intereses de todas las partes involucradas en la operación.
Específicamente, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Excepto en el modo de mantenimiento (con acceso restringido), no debe ser posible realizar ajustes sin romper los sellos o precintos; La posibilidad de cambiar el software debe cumplir con el requisito previsto en el numeral 9.5.4; El riesgo de la influencia (deliberada) con teléfonos digitales o imanes estáticos debe minimizarse. (para perturbaciones por campos electromagnéticos radiados de radiofrecuencia, ver también el numeral 9.4.2.10.1.1); La transmisión de datos debe cumplir con el requisito señalado en el numeral 9.5.5; El acceso al modo de mantenimiento debe ser restringido.
9.5.3. Dispositivo de verificación de operación. Al encenderse, el alcoholímetro debe verificar su correcto funcionamiento de manera automática. Cuando se detecte cualquier defecto o señal de error en su operación, el instrumento debe generar un mensaje de error y no debe permitir mediciones adicionales.
El alcoholímetro debe verificar su correcta operación de manera automática tanto antes de cada medición como después de cualquier medición que de un resultado mayor que un valor predeterminado de concentración de masa (este valor puede ser cero).
9.5.3.1. Tiempo de calentamiento. Bajo condiciones de referencia (ver numeral 9.9.4.1), el alcoholímetro debe tener la capacidad de alcanzar el modo de medición después de un periodo de calentamiento especificado por el productor, sin que sea mayor a 15 minutos después de encenderse, o en menos de 5 minutos después de pasar de modo en espera a modo de medición.
9.5.3.2. Disponibilidad para la toma de la medición. Después de efectuado un proceso de verificación de operaciones del alcoholímetro, como el que se realiza antes de ser utilizado en actividades sujetas a control metrológico por parte del operador del instrumento, (incluyendo la verificación automática del ajuste) utilizando el dispositivo de verificación automática incorporado desde el momento en el que el alcoholímetro indique que está listo para recibir la exhalación, el alcoholímetro debe estar disponible durante al menos un minuto.
El alcoholímetro debe indicar su disposición para iniciar una medición y o debe realizar mediciones hasta que esté listo para hacerlo. Cuando, después de un periodo de tiempo específico, el instrumento ya no esté listo para realizar mediciones, debe indicar su estado.
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9.5.3.3. Continuidad en la espiración. El alcoholímetro debe monitorear la continuidad de la espiración en las condiciones nominales de operación del instrumento, y debe indicar si el flujo de aire espirado se interrumpe entre el comienzo y el final de la toma de la muestra. Mediante una señal el alcoholímetro debe indicar la continuidad de la espiración o exhalación. La espiración se considerará interrumpida si el flujo se encuentra por debajo del establecido en el numeral 9.4.2.8.2.
9.5.3.4. Dispositivo de detección de alcohol en el tracto respiratorio superior. El alcoholímetro puede estar equipado con una función para detectar automáticamente si el resultado de una medición es afectado por la presencia de alcohol en el tracto respiratorio superior.
9.5.4. Software. La totalidad del software del alcoholímetro evidencial está sujeto a control metrológico.
9.5.4.1. Identificación del software1. El software del alcoholímetro debe estar claramente identificado, por lo menos mediante una comprobación de sus características. La identificación debe estar inexorablemente relacionada con el software mismo y se debe calcular, presentar o imprimir a solicitud o mostrarse durante la operación o durante el encendido.
El algoritmo de suma de comprobación será un algoritmo normalizado. Los algoritmos CRC16, MD5, SHA-1 y SHA-2 son soluciones aceptables para este cálculo.
El certificado de examen de tipo o la aprobación de modelo debe indicar claramente la identificación de software y los medios de identificación.
9.5.4.2. Protección de software contra el fraude. El software debe estar asegurado contra modificación, carga o cambios no autorizados de programación mediante el intercambio del dispositivo de memoria. Además del precinto mecánico, pueden ser necesarios otros medios mecánicos para asegurar los instrumentos de medición que tienen un sistema operativo o la opción de cargar software.
La protección de software incluye el sellamiento por medios mecánicos, electrónicos y/o criptográficos, haciendo que cualquier intervención no autorizada sea imposible o evidente.
El instrumento sólo puede permitir activar las funciones claramente documentadas a través de la interfaz del usuario, lo cual debe ocurrir de tal manera que no facilite su uso fraudulento.
Para efectos del examen de tipo o de la aprobación de modelo, el productor del instrumento de medición debe declarar y documentar todas las funciones del programa que pueden activarse a través de la interfaz del usuario. No deben existir funciones escondidas. El productor debe declarar
1 Ver OIML D 31:2008; 5.1.1).
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exhaustivamente en la documentación que prepara para este efecto, la totalidad de estas funciones de programación de software del instrumento.
Los parámetros que fijan las características metrológicas de un alcoholímetro deben estar protegidos contra modificaciones no autorizada. Para los efectos de la verificación periódica, el alcoholímetro debe permitir mostrar o imprimir la configuración de los parámetros que posee en ese momento.
9.5.5. Registro de los resultados de la medición en el tiempo
9.5.5.1. Dispositivo de impresión. Si el alcoholímetro está equipado con un dispositivo de impresión, este deberá cumplir con los siguientes requisitos:
La información impresa debe incluir, al menos:
- Número serial del alcoholímetro con el que se tomó la muestra; - Los resultados de la medición y sus unidades; - Las cifras de los resultados de la medición al utilizar papel pre impreso; y, - La hora y fecha de la medición.
Cuando el símbolo de la unidad de medida esté pre impreso, se utilizará un papel específico para el dispositivo de impresión según especificaciones del productor.
La altura mínima de las cifras del dispositivo de impresión es de 2 mm.
La división de escala impresa debe ser al menos 0,01 mg/L en el modo de medición, y debe ser posible imprimir a un intervalo de escala igual a 0,001 mg/L en el modo de mantenimiento.
El alcoholímetro debe ser diseñado y producido de tal manera que los resultados de la medición impresos no deben ser diferentes a los resultados de la medición suministrados por el dispositivo indicador.
El dispositivo de impresión debe contar con dispositivos de verificación y cumplir con los requisitos definidos en el numeral 9.4.2.10, y en caso de fallo de este dispositivo, el instrumento debe dar una advertencia o en su defecto no permitir la impresión de los resultados de la medición.
En particular, la verificación de un dispositivo de impresión busca garantizar que los datos recibidos por el dispositivo de impresión correspondan con los mostrados por el dispositivo indicador del instrumento. Se debe verificar, al menos, lo siguiente:
- La presencia de papel y tinta (si aplica); y - Los circuitos electrónicos de control (excepto por los circuitos principales del mecanismo de impresión).
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9.5.5.2. Almacenamiento de datos. El alcoholímetro deberá almacenar datos de medición para su uso posterior. En dicho caso, aplicarán los requisitos definidos a continuación:
Los resultados de las mediciones deben estar acompañados de toda la información que sea relevante y necesaria para su posterior utilización con fines judiciales y administrativos.
Los datos (resultados de las mediciones) deben protegerse por medio de funciones de software que garanticen la autenticidad, integridad y exhaustividad de la información recolectada al momento de la medición.
El software debe verificar la hora de la medición, la autenticidad y la integridad de los datos. Si se detecta alguna irregularidad, la información debe descartarse o marcarse como no útil.
Las funciones de acceso o claves de ingreso a los resultados de medición almacenados en el alcoholímetro, deben mantenerse secretas y aseguradas en todo momento para garantizar la confidencialidad de la información. Para ello, el alcohosensor debe poseer medios que identifiquen y hagan evidente cualquier acceso no autorizado mediante el rompimiento de un sello o precinto, electrónico o no.
9.5.5.3. Almacenamiento automático de datos. El alcoholímetro debe almacenar de forma automática los datos de las mediciones una vez se complete el ensayo. Cuando los resultados finales provengan de un cálculo, toda la información que sea necesaria para el cálculo debe almacenarse automáticamente con el resultado final.
El dispositivo de almacenamiento debe garantizar que (i) los datos no se estropeen bajo condiciones normales de almacenamiento y (ii) que tenga suficiente memoria de almacenamiento para cualquier aplicación particular.
Los datos almacenados podrán ser eliminados una vez no se requieran por la autoridad competente.
Si los datos ya no son requeridos y la capacidad de almacenamiento del instrumento está llena, se debe permitir, eliminar datos memorizados cuando se cumplan las siguientes dos condiciones:
-La información se borra en el mismo orden en el que se registró, respetando las reglas establecidas para la aplicación particular; -La eliminación se lleva a cabo automáticamente o después de una operación manual especial que puede requerir derechos de acceso específicos.
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9.6. Etiquetado del alcoholímetro
El alcoholímetro evidencial debe estar marcado con una etiqueta o placa ubicada en una parte visible del instrumento, que sea resistente a la manipulación, confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos, como abrasivos y a los impactos; y que contenga como mínimo la siguiente información:
a) marca comercial/ razón social del productor y/o importador; b) año de fabricación; c) Identificación del tipo o número de modelo; d) Número serial del instrumento; e) intervalo de medición; f) detalles de la energía eléctrica; y,
- en caso de conexión a la red eléctrica: el voltaje nominal, frecuencia y energía requerida; - en caso de alimentación mediante una batería de vehículos terrestres: el voltaje nominal de la batería y la energía requerida; y - en caso de una batería interna removible: el tipo y voltaje nominal de la batería.
g)Rango de temperatura ambiente.
La identificación del software debe aparecer a solicitud en el dispositivo indicador. Si el tamaño del instrumento no es suficiente, la información indicada en los literales (f) y (g) podrá ser ubicada en el manual de instrucciones.
9.7. Instrucciones de uso
9.7.1. Manual de usuario. El comercializador, importador y/o productor del instrumento debe proporcionar un manual de instrucciones por cada alcoholímetro individualmente considerado.
El manual de usuario debe contener las instrucciones para el uso del instrumento en idioma español, debe ser de fácil comprensión y como mínimo debe desarrollar los siguientes temas:
a) Instrucciones de uso; b) Temperaturas de almacenamiento máximas y mínimas; c) Condiciones de operación establecidas por el productor; d) Tiempo de calentamiento después del encendido del alcoholímetro; e) Todas las otras condiciones mecánicas, electromagnéticas y ambientales relevantes; f) Clases de ambientes mecánicos y electromecánicos; g) Condiciones de seguridad; e, h) Identificación del software e instrucciones sobre su utilización.
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9.7.2. Instrucciones adicionales. El alcoholímetro debe ser diseñado y producido para ser utilizado bajo condiciones higiénicas satisfactorias. En tal sentido, debe estar equipado para utilizar una boquilla desechable para cada medición y las boquillas deben estar empaquetadas individualmente.
El sistema de muestreo del alcoholímetro, incluyendo la boquilla, debe estar diseñado de tal manera que la persona que es sujeto de la medición no pueda inhalar aire contaminado de mediciones previas y que se evite la entrada de gotas al alcoholímetro.
Sin perjuicio de que el alcoholímetro posea una función automática que detecta si el resultado de una medición fue afectado por la presencia de alcohol en el tracto respiratorio superior o no, los productores deben estipular en sus procedimientos operativos, cuando así se requiera por el tipo de tecnología que incorpore el alcoholímetro, que el sujeto sometido a la toma de la muestra no debe introducir nada en su boca durante al menos 15 minutos antes de la recolección de la muestra de aire espirado.
9.8. Precintos electrónicos
El productor y/o importador del alcoholímetro debe suministrar, en cada instrumento, dispositivos de sellamiento efectivos para todas las partes del alcoholímetro que no estén protegidas materialmente de otra manera en contra de operaciones que puedan afectar su precisión o integridad.
Esto aplica en particular a:
a) Medios de ajuste del alcoholímetro; b) El remplazo de partes específicas si se espera que dicho remplazo cambie las características metrológicas; y, c) la integridad del software.
Si el alcoholímetro cuenta con filtros de aire, el productor debe diseñar el dispositivo de manera tal que sea posible cambiar los filtros sin romper un sello de seguridad.
Cuando no haya filtros de aire instalados, el alcoholímetro debe mostrar un mensaje de error y la medición no debe ser posible.
Todos los demás tipos o filtros deben estar en una parte sellada del alcoholímetro.
9.9. Pruebas y ensayos
9.9.1. Examen de tipo y/o aprobación de modelo. El examen de tipo y/o aprobación de modelo se llevará a cabo en al menos una unidad que represente el tipo o modelo definitivo del productor. La evaluación consistirá de la inspección y la realización de las pruebas indicadas en los numerales 9.9.3 y 9.9.4.
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El solicitante debe suministrar una o varias muestras de producción del instrumento para el examen de tipo o modelo.
Con el fin de acelerar el procedimiento de pruebas, el laboratorio de pruebas y ensayos podrá llevar a cabo diferentes pruebas simultáneamente en dos unidades representativas del mismo tipo o modelo. En este caso, el laboratorio debe garantizar que todos los instrumentos presentados cumplan con el tipo o modelo evaluado.
Todas las pruebas de precisión e influencia se deben realizar en la misma unidad. Sin embargo las pruebas de perturbación se podrán realizar en uno o más instrumentos adicionales. Este instrumento adicional debe ser presentado con anterioridad a las pruebas.
Si una determinada unidad cuyo modelo o tipo está siendo evaluada no aprueba un ensayo específico, y como resultado de esto tiene que modificarse o repararse, el solicitante tiene que realizar esta modificación a todos los instrumentos enviados para ser probados. Si el laboratorio tiene motivos razonables para concluir que la modificación tiene una influencia negativa sobre las pruebas que ya han tenido un resultado positivo, se deben repetir estas pruebas.
Con el fin de minimizar los errores de medición, puede ser necesario ajustar el alcoholímetro antes de que comiencen las pruebas de examen de tipo o aprobación de modelo. Posteriormente, no se realizará ningún ajuste hasta que se completen las pruebas de aprobación de tipo.
9.9.2. Documentación técnica del alcoholímetro. La documentación que debe presentar el productor/importador ante el organismo de evaluación de la conformidad para el examen de tipo y/o aprobación de modelo debe incluir como mínimo lo siguiente:
a) Una descripción de su principio general de medición, b) Una lista de las piezas y componentes esenciales, junto con sus características; c) Planos mecánicos, d) Diagramas eléctricos/electrónicos, e) Requisitos de instalación, f) Esquema de precintos de seguridad, g) Disposición del panel, h) Información general sobre el software (en particular cubriendo los requisitos expresados en el numeral 9.5.5), i) Salidas de prueba, su uso y su relación con los parámetros siendo medidos, j) Instrucciones de operaciones, k) Documentos u otra evidencia que apoye la suposición de que el diseño y características del instrumento de medición cumplen con los requisitos de este reglamento técnico l) La documentación solicitada en OIML D 31:2008, 9.5.1.1 y m) Una muestra de impresión.
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Si el alcoholímetro cuenta con un dispositivo de impresión, el productor debe presentar información sobre la calidad del papel de impresión para cumplir con los requisitos de legibilidad definidos en el numeral 9.5.5.1. Si el laboratorio de prueba y ensayos lo considera necesario, puede exigir documentación más detallada, ya sea para poder estudiar la calidad del instrumento, o para fijar el tipo aprobado, o ambos.
9.9.3. Inspecciones y pruebas
9.9.3.1. Inspección visual. El instrumento y la documentación serán estudiados y sometidos a una inspección visual para obtener una valoración general de su diseño y construcción. En particular, se examinarán los siguientes aspectos:
a) Unidades de medida y signo decimal (numeral 9.4.1); b) Intervalos de medición (numeral 9.4.2.1); c) División de escala (numeral 9.4.2.3); d) Presentación del resultado (numeral 9.5.1); e) Dispositivos de ajuste (numeral 9.5.2); f) Protección contra fraude (numeral 9.5.2); g) Dispositivos de verificación (numeral 9.5.3); h) Protección de durabilidad (numeral 9.5.2); i) Software (numeral 9.5.4); j) Dispositivo de impresión (numeral 9.5.5.1); k) Almacenamiento de resultados de medición (numerales 9.5.5.2 y 9.5.5.3); l) Transmisión de datos (numerales 9.4.2.7 y 9.5.5); m) Etiquetado (numeral 9.6); n) Instrucciones de uso (numeral 9.7.); o) Precintos electrónicos (numeral 9.8); y p) Aptitud para pruebas (numerales 9.9.1 y 9.9.2).
9.9.3.2. Pruebas y ensayos. Las pruebas y ensayos definidos aquí, constituyen los procedimientos mínimos de prueba para efectos de examinar el tipo o aprobar el modelo del instrumento. En caso de ser necesario, se pueden realizar pruebas adicionales con el fin de clarificar problemas de cumplimiento del alcoholímetro con los requisitos de esta resolución.
Adicionalmente, el/los instrumento(s) que entrega el solicitante para el examen de tipo o para la aprobación de modelo, será(n) sometidos a la realización de las pruebas mencionadas en el numeral 9.9.4 de este reglamento técnico.
9.9.3.3. Procedimiento de validación de software. El procedimiento de validación para las funcionalidades relacionadas con el software del alcoholímetro se establece en la siguiente tabla:
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Requisito Procedimiento de validación Inspección Nivel
Identificación de software 9.5.4.1 AD + VFTSw A
Protección contra fraude 9.5.4.2 AD+VFTM A
Almacenamiento de datos 9.5.5.2 AD + VFTSw A
Almacenamiento automático 9.5.5.3 AD + VFTSw A
Donde: AD: Análisis de la documentación y validación del diseño.
(ver Documento OIML D 31:2008; 6.3.2.1) VFTM: Validación mediante prueba funcional de las funciones de software.
(ver Documento OIML D 31:2008; 6.3.2.2) VFTSw: Validación mediante prueba funcional de las funciones de software.
(ver Documento OIML D 31:2008; 6.3.2.3)
9.9.4. Pruebas de desempeño
9.9.4.1. Condiciones de referencia para la realización de las pruebas y ensayos de desempeño
Temperatura ambiente 23 °C ± 5 °C
Humedad relativa 50 % ± 30 %
Presión atmosférica Presión ambiente dentro nominales de operación
de las condiciones
Fracción total por volumen de hidrocarburos (como metano equivalente) en el ambiente
≤ 2 mg/L
Durante cada prueba llevada a cabo en condición de referencia, la temperatura, la humedad relativa y la presión atmosférica no deben cambiar en más de 5 °C, 10% y 20 hPa, respectivamente, dentro del intervalo de referencia. El voltaje de CA y la frecuencia (si aplica) se mantendrán en sus valores nominales.
9.9.4.2. Perfil del aire espirado. El aire espirado por el hombre con contenido de alcohol será considerado según las siguientes características:
- Evolución de la curva de flujo de la exhalación de aliento1; - Evolución de la concentración de alcohol durante la exhalación de aliento; y, - La evolución del aire espirado por un ser humano se caracteriza por una planicie en la curva de concentración de masa en contra del tiempo durante la última parte de la espiración. La
1 El Anexo B1 de la Recomendación OIML R 126 publicado en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio, incluye información explicativa y curvas de flujo generalmente aceptadas para ser utilizadas al establecer el desempeño del aparato de prueba.
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concentración de masa de está planicie, representa la concentración de masa en el final de la espiración de aliento.
9.9.4.3. Aparato de entrega de muestras de prueba. El aparato que se utilice para la realización de la pruebas debe tener la capacidad de entregar un valor objetivo para la concentración de masa con una incertidumbre menor o igual que un tercio del error máximo permitido (por ejemplo, expresado con un nivel de confianza de cerca del 95%, calculado con k = 2).
Teniendo en cuenta el ciclo de trabajo del aparato de prueba, las pruebas se realizarán con la máxima frecuencia permitida por el alcoholímetro.
9.9.4.3.1. Valores de referencia característicos del gas de prueba (material de referencia) A menos que se indique lo contrario, el gas de prueba inyectado continuamente al alcoholímetro se caracterizará por los siguientes valores parametrizados:
a) Volumen entregado: 2 L ± 0,3 L; b) Duración total de la inyección (al alcoholímetro): 5 s ± 0,5 s; c) Tipo de perfil: caudal constante; d) Humedad relativa del gas: 95 % ± 5 % RH (sin condensación); e) Temperatura del gas 34 °C ± 0,5 °C; y, f) Gas portador: aire que contiene concentraciones insignificantes de impurezas relevantes con una fracción de volumen de CO2: 5 % ± 0,5 % vol.
Los informes de prueba o ensayos que han sido practicados, deben indicar qué clase de medios de prueba han sido utilizados para cada prueba.
Los informes de pruebas o ensayos deben indicar cuándo se utilizaron otros gases y cómo se estableció su equivalencia con los gases de referencia.
Para efectos de la realización de los ensayos, se permite el uso de gases de calibración producidos por medios simplificados para algunas pruebas. Dichos medios pueden consistir en el uso de gases secos o húmedos generados mediante métodos simples de prueba (por ejemplo, la ausencia de CO2 en gases de prueba para la concentración de masa constante durante la inyección). Los informes de pruebas o ensayos que han sido realizados deben indicar si se implementaron pruebas alternativas.
Los medios simplificados (un gas o gases sin CO2) pueden ser utilizados después de las pruebas y para demostrar la capacidad del alcoholímetro de realizar mediciones sobre el aire espirado final:
- Gases secos para las pruebas definidas en los numerales 9.9.4.4.2, 9.9.4.4.6 a 9.9.4.4.14, 9.9.4.4 (excepto aquellas establecidas en los numerales 9.9.4.5.11 y 9.9.4.5.12) y el numeral 9.9.4.6 con la prueba de repetibilidad preliminar realizada con gases húmedos;
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- Gases sin CO2 que se puedan utilizar para las pruebas definidas en 9.9.4.4.2. a 9.9.4.4.13 y 9.9.4.5. En todos los casos (excepto en 9.9.4.4.2), la evolución de la concentración y el caudal durante la inyección puede ser constante.
Para casos que involucran gases secos en cilindros;
- Se deben tener en cuenta las variaciones en la presión atmosférica y en el factor de compresibilidad entre las condiciones de uso y llenado, - Se debe tener en cuenta la calidad de los reguladores de gases y la manera en la que el gas es enviado al alcoholímetro para minimizar la contaminación y el cambio en la composición de etanol durante su ciclo, y - Se deben tener encuentra las incertidumbres de medición del aparato de pruebas en los cálculos de incertidumbres en la medición.
9.9.4.3.2. Competencia de los aparatos de prueba. Con el fin de demostrar la competencia del alcoholímetro para hacer mediciones sobre el aliento espiratorio final, el aparato utilizado por el laboratorio debe tener la capacidad de proporcionar una muestra de prueba según lo señalado en el numeral 9.9.4.3, y un perfil de aire espirado de acuerdo con lo previsto en el numeral 9.9.4.2.
9.9.4.3.3. Tipo de aparato de prueba. El aparato debe ser de alguno de los siguientes tipos:
- Tipo 1: El aparato entrega gases de prueba constantes con concentraciones de masa de alcohol constantes;
- Tipo 2: El aparato entrega un gas de prueba que es capaz de cumplir con el perfil de aire espirado definido en el numeral 9.9.4.2. Ambos tipos son necesarios para un programa de prueba completo.
Nota: Para ciertas pruebas, los procedimientos de prueba pueden especificar el uso de uno de los tipos específicos arriba mencionados.
9.9.4.4. Errores bajo condiciones establecidas de operación. Se presume que el tipo de instrumento de medición cumple con las disposiciones establecidas en los numerales 9.4.2.2. a 9.4.2.10 de esta resolución si aprueba satisfactoriamente las pruebas señaladas en los numerales 9.9.4.4.1 a 9.9.4.4.13, confirmando que el error del instrumento de medición no supere los EMP tras la verificación inicial indicada en el numeral 9.4.2.2 bajo las condiciones de referencia mencionadas en el numeral 9.9.4.1.
Condición previa: Energía eléctrica normal suministrada y el instrumento “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Para los alcoholímetros que tienen más de una opción de suministro de energía, las pruebas indicadas en los numerales 9.9.4.4.1 a 9.9.4.4.14 se realizarán con cada una de las opciones.
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9.1.1.1.1. Pruebas de exactitud
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Condición del instrumento alcoholímetro que se está sometiendo a las pruebas y ensayos del reglamento técnico: El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
El alcoholímetro bajo prueba no debe ser reajustado en ningún momento durante las pruebas. La siguiente información debe ser registrada durante la realización de cada prueba:
a) Fecha y hora; b) Temperatura c) Humedad relativa d) Los valores del mensurando e) Indicaciones f) Errores g) Desempeño funcional.
9.9.4.4.1. Pruebas de exactitud
a)Errores máximos permitidos y repetibilidad.
El cumplimiento con los requisitos previstos en los numerales 9.4.2.2 y 9.4.2.4 para los errores máximos permitidos y repetibilidad se verificará, al menos, con los siguientes valores nominales:
Gas de prueba No. Concentración de masa (mg/L)
1 0 a 0,05
2 0,10
3 0,25
4 0,40
5 0,70
6 0,95
7 1,50
8 1,95
9 Si el valor superior especificado por el productor es mayor que 2 mg/L, la concentración de masa del gas de prueba debe ser igual a 90% del límite superior.
Se deben realizar al menos 20 mediciones consecutivas para cada concentración de gas.
Para cada gas de prueba, cada uno de los 20 resultados de la medición debe cumplir con los EMP definidos en el numeral 9.4.2.2.1.
b) Deriva
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El cumplimiento con los requisitos de deriva debe ser probado a las siguientes concentraciones de gas:
I.Deriva cero: gas de prueba No. 1. II.Deriva a 0,4 mg/L: gas de prueba No. 4.
Procedimientos de prueba para cada gas de prueba:
I. 10 mediciones subsiguientes. II. Después de los intervalos de tiempo indicados en 9.4.2.5, otras 10 mediciones subsiguientes.
Para cada prueba de deriva, la diferencia entre la media de los errores de medición de dos series de mediciones debe cumplir con los requisitos de deriva.
Durante las pruebas de deriva se podrán realizar otras pruebas para la aprobación de tipo.
c) Efectos de memoria
Efecto de memoria con grandes diferencias en la concentración de masa.
El alcoholímetro está sujeto a una prueba inicial que incluye 10 mediciones utilizando el gas de prueba No. 2. Se calcula el valor medio de estas 10 mediciones.
Luego, el alcoholímetro será sometido 10 veces al siguiente ciclo:
- Una medición utilizando el gas de prueba No. 7 o No. 8. - Una medición utilizando el gas de prueba No. 2.
Cada medición individual debe cumplir con los EMP definidos en 9.4.2.2.1.
Se calcula el valor medio de las 10 mediciones con el gas de prueba No. 2 durante el ciclo.
Para el gas No. 2 la diferencia entre dos valores medios calculados debe ser menor que el límite indicado en el numeral 9.4.2.6.1.
Nota: El gas de prueba No. 7 se usa en caso de que la concentración máxima del intervalo de medición del alcoholímetro sea 2 mg/L. El gas No. 8 se utiliza cuando es mayor que 2 mg/L.
- Efecto de memoria con pequeños cambios en la concentración de masa.
El alcoholímetro estará sujeto a una prueba inicial que incluye 10 mediciones utilizando el gas de prueba No. 3. Se calcula el valor medio de estas 10 mediciones.
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Luego, el alcoholímetro será sometido 10 veces al siguiente ciclo:
- una medición utilizando el gas de prueba No. 4. - una medición utilizando el as de prueba No. 3. Cada medición individual debe cumplir con los EMP definidos en 9.4.2.2.1.
Se calcula el valor medio de estas 10 mediciones con el gas de prueba No. 3 durante el ciclo.
Para el gas de prueba No. 3 la diferencia entre dos valores medios calculados debe ser menor que el límite indicado en el numeral 9.4.2.2.2.
9.9.4.4.2. Factores de influencia de las condiciones de inyección. Para cada prueba se realizarán 10 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4. Cada una de estas 10 mediciones debe cumplir con el requisito del error máximo permitido definido en el numeral 9.4.2.2.1. Cada prueba se caracteriza por 4 parámetros:
- volumen entregado; - duración de la inyección; - variación de la presión como una función de tiempo; - variación de la concentración de alcohol como una función de tiempo.
a) Influencia del volumen entregado y duración de la espiración
Primera prueba:
- volumen entregado: 1,5 L ± 0,1 L; - duración de la inyección: 5 s ± 0,5 s; - variación de la presión como función de tiempo: sin variación; - variación de la concentración de alcohol como función de tiempo: sin variación (aparato de prueba tipo 1) o planicie en la curva de duración igual a 3 s (aparato de prueba tipo 2).
Segunda prueba:
- volumen entregado: 4,5 L ± 0,3 L; - duración de la inyección: 15 s ± 0,5 s; - variación de la presión como función de tiempo: sin variación; - variación de la concentración de alcohol como función de tiempo: sin variación (aparato de prueba tipo 1) o planicie en la curva de duración igual a 3 s (aparato de prueba tipo 2).
b) Influencia del caudal y la duración de la inyección
Primera prueba:
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- volumen entregado: 1,5 L ± 0,1 L; - duración de la inyección: 10 s ± 0,5 s; - variación de la presión como función de tiempo: sin variación; - variación de la concentración de alcohol como función de tiempo: sin variación (aparato de prueba tipo 1) o planicie en la curva de duración igual a 4,5 s (aparato de prueba tipo 2).
Segunda prueba:
- volumen entregado: 3 L ± 0,2 L: - duración de la inyección: 15 s ± 0,5 s: - variación de la presión como función de tiempo: sin variación: - variación de la concentración de alcohol como función de tiempo: sin variación (aparato de prueba tipo 1) o planicie en la curva de duración igual a 6 s (aparato de prueba tipo 2).
Tercera prueba:
- volumen entregado: 4,5 L ± 0,3 L: - duración de la inyección: 7,5 s ± 0,5 s: - variación de la presión como función de tiempo: sin variación: - variación de la concentración de alcohol como función de tiempo: sin variación (aparato de prueba tipo 1) o planicie en la curva de duración igual a 3,5 s (aparato de prueba tipo 2).
c) Influencia de las variaciones en el caudal durante la espiración Primera prueba:
- volumen entregado: 3 L ± 0,2 L; - caudal 0,6 L/s; - variación del caudal como función del tiempo: sin variación; - variación de la concentración de alcohol como función de tiempo: sin variación (aparato de prueba tipo 1) o la misma duración de la planicie en la curva en la primera y segunda pruebas (aparato de prueba tipo 2).
Segunda prueba:
- volumen entregado: 3 L ± 0,2 L; - variación en el caudal como función del tiempo: Caudal inicial: 0,6 L/s durante 1,5 s, entre 1,5 s y 5 s de inyección el caudal se reduce hasta 0,2 L/s. Después de 5 s, el caudal permanece igual a 0,2 L/s hasta el final de la inyección; - variación de la concentración de alcohol como función de tiempo: sin variación (aparato de prueba tipo 1) o la misma duración de la planicie en la curva en la primera y segunda pruebas (aparato de prueba tipo 2).
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d) Influencia de la duración de la planicie en la curva durante la inyección
Primera prueba:
- volumen entregado: 3 L ± 0,2 L; - duración de la inyección: 5 s ± 0,5 s; - variación en la presión como función del tiempo: sin variación; - duración de la planicie en la curva: 3 s (aparato de prueba tipo 1)
Segunda prueba:
- volumen entregado: 3 L ± 0,2 L; - duración de la inyección: 5 s ± 0,5 s; - variación en la presión como función del tiempo: sin variación; - duración de la planicie en la curva: 1,5 s (aparato de prueba tipo 1)
e) Influencia de una interrupción en el flujo de aire espirado
Primera prueba: La inyección de gas usualmente requerida para las condiciones de referencia indicadas en el numeral 9.9.4.3.1 se detendrá 1 s ± 0,5 s después del comienzo de la inyección. El caudal es 0,4 L/s.
Segunda prueba: La inyección de gas usualmente requerida durante al menos 15 s se detendrá 6 s ± 1 s después del comienzo de la inyección. El caudal es 0,2 L/s.
Tercera prueba: Verificación del final de la detección de una espiración. La inyección de un gas suministrado a un caudal igual a 0,15 L/s se reduce a un caudal igual a 0,03 L/s.
Cuarta prueba: Interrupción de flujo corto. La inyección del caudal de gas a las condiciones de flujo mencionadas en el numeral 9.9.4.3.1 se interrumpirá durante un corto periodo (por ejemplo, 0,5 s) y luego continuará.
Para estas cuatro pruebas, el alcoholímetro no debe entregar ningún valor.
9.9.4.4.3. Prueba de calor seco. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal a) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de calor seco (alta temperatura ambiente).
La prueba se realiza según lo establecido en la norma internacional IEC 60068-2-2 [9] e IEC 60068- 3-1 [23]. Además de la información en los procedimientos de prueba IEC se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
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Condición previa Energía eléctrica normal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
Estabilización 2 horas a cada temperatura bajo condiciones al “aire libre”.
Temperatura Alta temperatura, según se indica en el literal a) numeral 9.4.2.8.1.
Secuencia de temperatura Temperatura de referencia, Temperatura especificada.
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de la estabilización a la temperatura relevante, realizar 5 mediciones con el gas de prueba No. 4 definido en el literal a) del numeral 9.9.4.4.1, y bajo las condiciones definidas en el numeral 9.9.4.4.2 primera prueba y registrar:
fecha y hora;
temperatura;
humedad relativa;
mensurandos
a) indicaciones,
b) errores,
c) desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2.
9.9.4.4.4. Prueba de Frio. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal a) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de frío (baja temperatura ambiente).
La prueba se realiza según lo establecido en la norma internacional IEC 60068-2-1 [8] e IEC 60068- 3-1 [23].
Además de la información en los procedimientos de prueba IEC se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa Energía eléctrica normal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
Estabilización 2 horas a cada temperatura bajo condiciones al “aire libre”.
Temperatura Baja temperatura, según se indica en el literal a) del numeral 9.4.2.8.1.
Secuencia de temperatura
Temperatura de referencia, Temperatura especificada.
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Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de la estabilización a la temperatura relevante, realizar 5 mediciones con el gas de prueba No. 4 definido en el literal a) del numeral 9.9.4.4.1, y bajo las condiciones definidas en el numeral 9.9.4.4.2 primera prueba y registrar:
fecha y hora,
temperatura,
humedad relativa,
a) mensurandos,
b) indicaciones,
c) errores,
d) desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2
9.9.4.4.5. Prueba de Calor húmedo, estado continúo (sin condensación). Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal b) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de humedad en el ambiente sin condensación.
La prueba se realiza según lo establecido en la norma internacional IEC 60068-2-78 [13].
Además de la información en los procedimientos de prueba IEC se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa Energía eléctrica normal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba. El EBP se debe manejar de tal manera que no ocurra condensación de agua en su interior.
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. El EBP se mantiene bajo las condiciones definidas en el numeral 9.4.2.8.1 literal b). Al final de este periodo, y continuando bajo esta condición, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el numeral 9.9.4.4.1 y registrar:
fecha y hora,
temperatura,
humedad relativa,
mensurandos,
indicaciones,
errores,
desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
El error del alcoholímetro se determina una vez al día bajo condiciones de prueba y al final de una prueba después de un periodo de recuperación de una hora. Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2.
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9.9.4.4.6. Prueba de presión atmosférica. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal c) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de cambio en la presión atmosférica.
Se aplicará el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa Energía eléctrica normal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
Estabilización 10 minutos a cada presión.
Secuencia de presión
Presión de referencia (presión del ambiente ver numeral 9.9.4.1; 860 hPa ± 10 hPa, 1.060 hPa ± 10 hPa, Presión de referencia (presión del ambiente, ver numeral 9.9.4.1).
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de estabilizar a la presión relevante, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el numeral 9.9.4.4.1 y registrar:
fecha y hora,
temperatura,
humedad relativa,
mensurandos,
indicaciones,
errores,
desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2.
9.9.4.4.7. Prueba de vibración aleatoria. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal d) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de vibraciones moderadas.
La prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC 60068-2-1 [8], IEC 60068-2-64 [12] e IEC 60068-3-8 [14].
Además de la información en los procedimientos de prueba IEC se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Prueba preliminar Se deben determinar los EMP antes de las vibraciones.
Condición del EBP El suministro de energía debe estar “apagado” durante toda la prueba.
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de apagarlo, se debe aplicar el siguiente nivel de vibración en 3 ejes mutuamente perpendiculares durante al menos 2 minutos por eje, con el EBP montado en una estructura rígida mediante sus medios normales de montaje, de manera que la fuerza gravitacional actúe en la misma dirección en la que lo haría en
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condiciones normales de uso.
- Intervalo total de frecuencia 10 Hz – 150 Hz - Nivel RMS total: 7 m·s-2
- Nivel ASD 10 Hz – 20 Hz: 1 m2.s-3
- Nivel ASD 20 Hz – 150 Hz: - 3 dB/octava Después de las vibraciones, el EBP debe encenderse y, después de un tiempo de estabilización, se deben realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el literal a) del numeral 9.9.4.4.1.
Registrar:
a)fecha y hora, b)temperatura, c)humedad relativa, d)mensurandos, e)indicaciones, f)errores, g)desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
El error del alcoholímetro se determina después de haber realizado la prueba completa. Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2.
9.9.4.4.8. Prueba de variación en el voltaje de la red central de CD. Esta prueba aplica únicamente a EBP que pueden alimentarse con CD.
Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal e) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de variaciones en el voltaje de la red central de CD.
La prueba se realiza de acuerdo con lo señalado en la norma internacional IEC 60654-2 [29].
Además de la información en los procedimientos de prueba IEC se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa Energía eléctrica normal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
Secuencia de voltaje Voltaje de referencia (voltaje nominal especificado por el productor). Alto voltaje: el límite inferior es el nivel de CD al cual se ha fabricado el EBP para detectar automáticamente condiciones de niveles altos. Bajo voltaje: el nivel de CD al cual se ha fabricado el EBP para detectar automáticamente condiciones de niveles bajos. Voltaje de referencia (voltaje nominal especificado por el productor).
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Circular Única
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de estabilizar al voltaje relevante, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4definidio en el numeral 9.9.4.4.1 y registrar:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) voltaje de referencia al comienzo y al final, alto voltaje y bajo voltaje; d) Mensurandos; e) Indicaciones; f) Errores; y, g) desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Los errores se determinarán al encender el alcoholímetro al nivel superior de voltaje y al encenderlo al nivel inferior de voltaje. Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en 9.4.2.2.
9.9.4.4.9. Prueba de variación en el voltaje de la red central CA. Esta prueba aplica únicamente a EBP que pueden alimentarse con CA.
Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal f) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de variaciones en el voltaje de la red central de energía.
La prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC/TR 61000-2-1 [26] e IEC 61000-4-1 [28].
Además de la información en los procedimientos de prueba IEC se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa Energía eléctrica normal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
Secuencia de voltaje
Voltaje nominal (de referencia), Voltaje alto: Unom + 10 %,
Bajo voltaje: Unom – 15 %, Voltaje nominal (de referencia),
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de estabilizar al voltaje relevante, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 y registrar:
a)fecha y hora; b)temperatura; c)voltaje de referencia al comienzo y al final, alto voltaje y bajo voltaje; d)mensurandos; e)indicaciones, f)errores; y, g)desempeño funcional.
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Circular Única
Variaciones máximas permitidas
Los errores se determinarán al encender el alcoholímetro al nivel superior de voltaje y al encenderlo al nivel inferior de voltaje. Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2.
Notas
Los valores de Unom son aquellos marcados en el instrumento de medición En caso de que se especifique un intervalo, el “-“ se relaciona con el valor más bajo y el “+” con el valor más alto del Intervalo.
9.9.4.4.10. Prueba de variación en la frecuencia de la red central CA. Esta prueba aplica únicamente a EBP que pueden alimentarse con CA (directamente o mediante un generador).
Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal g) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de variaciones la frecuencia de energía de CA.
La prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC/TR 61000-2-1 [26], IEC 61000-2+-2 [27] e IEC 61000-4-1 [28].
Además de la información en los procedimientos de prueba IEC se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa Energía eléctrica normal de voltaje y frecuencia nominal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
La alimentación de energía debe estar “encendida” durante la prueba, y el voltaje se debe mantener al voltaje nominal.
Secuencia de voltaje
Frecuencia nominal (de referencia),
Voltaje alto: fnom +2 % Voltaje bajo: fnom -2 %
Frecuencia nominal (de referencia).
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de estabilizar a la frecuencia relevante, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el numeral 9.9.4.4.1 y registrar:
a) fecha y hora, b) temperatura, c) voltaje, d) frecuencia de referencia al comienzo y al final, frecuencia alta y frecuencia baja, e) mensurandos, f) indicaciones, g) errores, h) desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2.
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Circular Única
Los valores de fnom son aquellos marcados en el instrumento de medición. En caso de que se Notas especifique un intervalo, el “-“se relaciona con el valor más bajo y el “+” con el valor más alto del
intervalo.
9.9.4.4.11. Prueba de bajo voltaje de la batería interna. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal h) del numeral 9.4.2.8.1 cuando el alcoholímetro se alimenta con una batería interna.
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
Límite inferior del voltaje de prueba
El voltaje más bajo al cual el EBP funciona correctamente según las indicaciones dadas por el productor.
Procedimiento de prueba
La prueba consiste en la exposición a la condición especificada de la batería durante un periodo suficiente para lograr estabilidad en la temperatura y para realizar las mediciones requeridas.
Secuencia de prueba: Estabilizar la fuente de energía a un voltaje dentro de los límites definidos y aplicar la medición y/o condición de carga. Después de estabilizar al voltaje relevante, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el numeral 9.9.4.4.1 y registrar:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) voltaje de suministro de energía; d) modo funcional; e) mediciones y/o condición de carga; f) Indicaciones; g) Errores; y, h) desempeño funcional.
Reducir el voltaje de energía al EBP hasta que el equipo claramente deje de funcionar correctamente de conformidad con las especificaciones y requisitos metrológicos, y anotar la siguiente información:
a) voltaje de suministro de energía; b) Indicaciones; c) Errores; d) otras respuestas relevantes del instrumento;
Variaciones máximas permitidas
Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2.
Notas Si una fuente de energía alterna (suministro de energía estándar con suficiente capacidad de corriente) es utilizada en las pruebas de referencia para simular una batería, es importante que la impedancia interna del tipo de batería especificado también se simule.
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9.9.4.4.12. Prueba de variaciones en el voltaje de la batería de un vehículo terrestre. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal i) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de voltaje alto y bajo en la batería (durante la carga).
La prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional ISO 16750-2 [30]. Además de la información en los procedimientos de prueba ISO, se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
La prueba consiste de dos pruebas separadas. Entre estas, el suministro de energía debe estar apagado.
Condición previa
Antes de cada prueba, el EBP se apaga durante un periodo de tiempo lo suficientemente largo para estar térmicamente estable a la temperatura ambiente. Para cada prueba (bajo voltaje y alto voltaje, respectivamente) el suministro de energía se enciende a dicho voltaje de prueba.
Condición del EBP
El EBP se enciende al voltaje de prueba durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Voltajes de prueba Voltajes según se indica en el literal i del numeral 9.4.2.8.1.
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de estabilizar al voltaje relevante, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el numeral 9.9.4.4.1 y registrar:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) Voltaje; d) Mensurandos; e) Indicaciones; f) Errores; y g) desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Los errores se determinarán al encender el alcoholímetro al nivel superior de voltaje y al encenderlo al nivel inferior de voltaje. Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en 9.4.2.2.
9.9.4.4.13. Prueba de fracción total por volumen de hidrocarburos (como equivalente de metano) en el ambiente. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal j) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de hidrocarburos en el ambiente.
Se aplicará el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa Energía eléctrica normal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
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Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de estabilizar a 5 mg/L de hidrocarburos, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido el numeral 9.9.4.4.1 y registrar:
a)fecha y hora; b)temperatura; c)humedad relativa; d)mensurandos; e)indicaciones; f)errores; y, g)desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en 9.4.2.2.
9.9.4.4.2. Prueba de influencia de la concentración de masa de CO2. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal k) del numeral 9.4.2.8.1 bajo condiciones de CO2 en el gas de prueba.
Condición previa Energía eléctrica normal suministrada y “encendido” durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP: El suministro de energía debe estar “encendido” durante toda la prueba.
Prueba
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba. Después de estabilizar a 10% del CO2, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido el numeral 9.9.4.4.1 con 10% (concentración de masa) de CO2 y registrar: a) fecha y hora; b) temperatura; c) humedad relativa; d) mensurandos; e) indicaciones; f) errores; y, g) desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Todas las funciones deben operar según su diseño. Todos los errores deben estar dentro de los EMP especificados en el numeral 9.4.2.2.
9.9.4.5. Pruebas de perturbación. Las pruebas se realizarán utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el numeral 9.9.4.4.1.
Para cada prueba de perturbación, el error intrínseco se determina como la media de los errores de cinco mediciones.
La aplicación de cada prueba será lo suficientemente larga para aplicar un ciclo completo de medición del alcoholímetro.
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Se asume que el tipo de instrumento de medición cumple con las disposiciones especificadas en el numeral 9.4.2.10 si aprueba las siguientes pruebas.
9.9.4.5.1. Prueba de campos electromagnéticos radiados de radiofrecuencia (Ver OIML D 11; 12.1.1). Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal a) del numeral 9.4.2.10.1.1 bajo condiciones de campos electromagnéticos radiados.
Esta prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC 61000-4-3 [16].
El procedimiento de prueba aplicado por el laboratorio de pruebas será informado detalladamente en el Informe de ensayos, incluyendo la definición del ciclo de medición y el método utilizado para cubrir el intervalo de frecuencia.
Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se deben aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados:
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP: El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
Campo Electromagnético Radiado 10 V/m, modulado 80% AM, onda sinusoidal.
Intervalo de frecuencia De 80 MHz a 3.000 MHz
Prueba de Desempeño
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1. Registrar lo siguiente con y sin los campos electromagnéticos radiados:
a)fecha y hora; b)temperatura; c)humedad relativa; d)valor del mensurando; e)indicaciones y errores; y, f)desempeño funcional.
Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación.
Es aceptable que el alcoholímetro no de ningún resultado durante la prueba de perturbación.
9.9.4.5.2. Prueba de campos de radiofrecuencia conducidos (Ver OIML D 11; 12.1.2) .Esta prueba no aplica si el alcoholímetro no tiene puertos de conexión a la red central u otros puertos de entrada. En caso contrario, se realizará sobre las líneas de suministro y sobre todos los cables de conexión si el instrumento está compuesto por varios elementos conectados entre sí. Para los cables de conexión, la prueba se realizará en cada extremo de los cables si ambos elementos son parte del instrumento.
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Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal b) del numeral 9.4.2.10.1.1 bajo condiciones de campos electromagnéticos conducidos.
Esta prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC 61000-4-6 [19].
Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se deben aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados:
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP: El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
Campo Electromagnético Radiado 10 V/m, modulado 80% AM, onda sinusoidal.
Intervalo de frecuencia De 0,15 MHz a 80 MHz
Prueba de Desempeño
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1. Registrar lo siguiente con y sin los campos electromagnéticos radiados:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) humedad relativa; d) valor del mensurando; e) fuerza del campo; f) indicaciones y errores; y, g) desempeño funcional.
Por convención se realizan 3 ciclos de prueba, comenzando cada prueba en un punto diferente del ciclo de medición.
Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación. Es aceptable que el alcoholímetro no de ningún resultado durante la prueba de perturbación.
9.9.4.5.3. Prueba de descargas electrostáticas (Ver OIML D 11; 12.2). Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal c) del numeral 9.4.2.10.1.1 bajo condiciones de descargas electrostáticas.
Esta prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC 61000-4-2 [15]. Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se debe aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados.
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
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Circular Única
Descargas Modo de contacto: 6 kV, modo de aire: 8 kV.
Prueba de Desempeño
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1.
La prueba consiste en exponer el EBP a descargas electrostáticas directas e indirectas.
Las descargas de contacto son el método de prueba preferido. No obstante, se utilizarán descargas de aire cuando no se pueda aplicar la descarga de contacto (por ejemplo, en superficies no conductoras).
Se aplicarán al menos diez descargas sucesivas con un intervalo de tiempo entre descargas de al menos diez segundos en cada punto de aplicación. El número de puntos de aplicación en cada superficie depende del tamaño del instrumento y se definirá de conformidad con IEC 61000-4-2. Los puntos probados se describirán en el informe de prueba.
Las descargas se aplicarán sobre cada superficie accesible durante la operación normal. Se realizarán 5 mediciones en cada superficie.
Registrar lo siguiente con y sin descargas:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) humedad relativa; d) valor del mensurando; e) Descargas; f) indicaciones y errores; y, g) desempeño funcional.
Por convención se realizan 3 ciclos de prueba, comenzando cada prueba en un punto diferente del ciclo de medición.
Desempeño del Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación. Es aceptable que el alcoholímetro no de
instrumento ningún resultado durante la prueba de perturbación.
9.9.4.5.4. Prueba de picos de energía en las líneas de suministro (Ver OIML D 11: 13.5)
Esta prueba solo aplica a alcoholímetros alimentados por conexión a la red de CA o CD.
Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal d) del numeral 9.4.2.10.1.1 bajo condiciones de picos en las líneas de suministro.
Esta prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC 61000-4-1 [28] e IEC 61000-4-4 [17]. Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se deben aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados:
Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor Condición previa
que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Pág. 182 Título VI
Circular Única
Condición del EBP
El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
Prueba de Desempeño
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1. La prueba consiste en exponer el EBP a picos de voltaje de 1 kV con una tasa de repetición d e5 kHz. Se aplicarán por lo menos 10 picos positivos y negativos con fases aleatorias.
Registrar lo siguiente:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) humedad relativa; d) valor del mensurando; e) indicaciones y errores; y, f) desempeño funcional.
Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación. Es aceptable que el alcoholímetro no de ningún resultado durante la prueba de perturbación.
9.9.4.5.5. Prueba de picos en las líneas de señal, datos y control (Ver OIML D 11; 12.4)
Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal e) del numeral 9.4.2.10.1.1 bajo condiciones de picos en las líneas de señal, datos y control.
Esta prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC 61000-4-1 [28] e IEC 61000-4-4 [17]. Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se deben aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados:
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
Prueba de Desempeño
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1. La prueba consiste en exponer el EBP a picos de voltaje de 1 kV con una tasa de repetición d e5 kHz. Se aplicarán por lo menos 10 picos positivos y negativos con fases aleatorias.
Registrar lo siguiente:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) humedad relativa; d) valor del mensurando; e) indicaciones y errores; y, f) desempeño funcional.
Pág. 183 Título VI
Circular Única
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten Desempeño del
y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación. Es aceptable que el alcoholímetro no de instrumento
ningún resultado durante la prueba de perturbación.
9.9.4.5.6. Prueba de subidas de tensión en las líneas de señal, datos y control (Ver OIML D 11; 12.5). Esta prueba se aplica para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con las disposiciones contenidas en el literal f) del numeral de 9.4.2.10.1.1 bajo condiciones de subidas de tensión en las líneas de señal, datos y control.
Esta prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC 61000-4-5 [18]. Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se debe aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados.
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
Prueba de Desempeño
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1.
La prueba consiste en exponer el EBP a subidas de tensión de la siguiente manera:
Línea a línea 1 kV Líneas
Línea a tierra Desequilibradas 2 kV
Línea a tierra Líneas equilibradas 2 kV
Se aplicarán por lo menos 3 subidas de tensiones positivas y negativas.
Registrar lo siguiente:
a)fecha y hora; b)temperatura; c)humedad relativa; d)valor del mensurando; e)línea; f)indicaciones y errores; y, g)desempeño funcional.
Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación. Es aceptable que el alcoholímetro no de ningún resultado durante la prueba de perturbación.
9.9.4.5.7. Prueba de caídas del voltaje de CA, cortas interrupciones y variaciones en el voltaje (Ver OIML D 11; 13.4). Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal g) del numeral 9.4.2.10.1.1 bajo condiciones de caídas en el voltaje de CA, interrupciones cortas y variaciones de voltaje.
Pág. 184 Título VI
Circular Única
La prueba se realiza de acuerdo con lo establecido en la norma internacional IEC 61000-4-11 [20], IEC 61000-6-1 [21] e IEC 61000-6-2 [22]. Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se debe aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados.
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1.
La prueba consiste en exponer el EBP reducciones en el voltaje principal de la siguiente manera:
Reducción 100 % 100 % 30 % > 95 %
Duración 0,5 ciclo 1 ciclo 25 ciclos 250 ciclos
Prueba de Desempeño
Las reducciones del voltaje de la red central se repetirán 10 veces, con un intervalo de al menos 10 segundos.
El error del alcoholímetro se determina para cada configuración de la prueba. Registrar lo siguiente:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) humedad relativa; d) valor del mensurando; e) reducción del voltaje; f) indicaciones y errores; y, g) desempeño funcional.
Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación. Es aceptable que el alcoholímetro no de ningún resultado durante la prueba de perturbación.
9.9.4.5.8. Prueba de conducción de transitorios eléctricos para baterías externas de vehículos (Ver OIML D 11; 14.2.2). Esta prueba se aplicará a los alcoholímetros alimentados por baterías externas de vehículos terrestres de 12 V o de 24 V.
Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal h) del numeral 9.4.2.10.1.1 bajo condiciones de conducción de transitorios eléctricos para las baterías externas de un vehículo.
La prueba se realiza de conformidad según lo establecido en la norma internacional ISO 7637-2 [31]. Además de la información en los procedimientos de prueba ISO, se debe aplicar el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el
Pág. 185 Título VI
Circular Única
tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP:
El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
Prueba de Desempeño
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1.
Esta prueba consiste en exponer el EBP a perturbaciones en el voltaje de energía mediante el acoplamiento directo a las líneas de suministro de la siguiente manera: Unom = 12 V
Pulso 1 Pulso 2 Pulso 3 Pulso 4
2ª 2b 3ª 3b Nivel -100 V +50 V +10 V -150 V +100 V -7 V
Número mínimo 5.000 10 pulsos de pulsos o tiempo de 5.000 pulsos pulsos 1 hora 1 pulso prueba
Unom = 24 V
Pulso 1 Pulso 2 Pulso 3 Pulso 4
2ª 2b 3ª 3b Nivel -600 V +50 V +20 V -200 V +200 V -16 V
Número mínimo 5.000 10 pulsos de pulsos o tiempo de 5.000 pulsos pulsos 1 hora 1 pulso prueba
Registrar lo siguiente:
a) fecha y hora; b) Temperatura; c) humedad relativa; d) valor del mensurando; e) Voltaje; f) indicaciones y errores; y, g) desempeño funcional.
Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral.9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación.
Es aceptable que el alcoholímetro no de ningún resultado durante la prueba de perturbación.
9.9.4.5.9. Prueba de choques mecánicos (Ver OIML D 11; 11.2). Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal a) del numeral 9.4.2.10.1.2 bajo condiciones de choques mecánicos.
Esta prueba se realiza de acuerdo con lo señalado en la norma internacional IEC 60068-2-31 [10]. Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se deben aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados:
Pág. 186 Título VI
Circular Única
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP:
El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
Si el instrumento se opera desde un estuche portátil entonces está prueba se debe realizar con el instrumento en su interior.
Prueba de Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1. Desempeño
La prueba consiste en exponer el EBP a choques mecánicos de la siguiente manera:
Para alcoholímetros estacionarios y/o móviles: El alcoholímetro se coloca en una superficie rígida en la posición en la que se utiliza normalmente, inclinado sobre una esquina inferior y luego se deja caer libremente sobre la superficie de prueba. Esta prueba se repetirá para cada esquina sucesivamente (sujeto a una inclinación máxima de 30°).
Para alcoholímetros portátiles: Se eligen 3 posiciones arbitrarias.
La altura de la caída mencionada a continuación es la de la esquina opuesta
estacionario Móvil Portátil
Altura de la caída 25 mm 50 mm 1 m
Número de caídas 1 1 3
Registrar lo siguiente:
a)fecha y hora; b)temperatura; c)humedad relativa; d)valor del mensurando; e)altura de la caída; f)indicaciones y errores; y, g)desempeño funcional.
Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación.
9.9.4.5.10. Prueba de agitaciones. Esta prueba s se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal b) del numeral 9.4.2.10.1.2, bajo condiciones de agitaciones.
Esta prueba simula los golpes en la cajuela de un automóvil, y se aplicará el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa
El suministro de energía debe estar “apagado” durante toda la prueba.
Pág. 187 Título VI
Circular Única
Prueba
Los factores de influencia se fijarán a las condiciones de referencia definidas en el numeral 9.9.4.1. Después de apagarlo, el EBP se coloca en la posición de referencia sobre una mesa que puede generar agitaciones en las siguientes condiciones:
forma de onda: semi-sinusoidal amplitud: 10 g (g = 9.81 m/s2) pulso: 6 ms frecuencia: 2 Hz número de ejes: 3 ejes perpendiculares número de agitaciones: 1.000 por cada eje Después de las agitaciones, se enciende el EBP y se realizan 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el numeral 9.9.4.4.1 Registrar:
a)fecha y hora; b)temperatura; c)humedad relativa; d)valor del mensurando; e)indicaciones; f)errores; y, g)desempeño funcional.
Variaciones máximas permitidas
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación.
9.9.4.5.11. Prueba de calor húmedo cíclico (con condensación) (OIML D 11; 10.2.2). Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal c) del numeral 9.4.2.10.1.2 bajo condiciones de calor húmedo cíclico (con condensación).
Esta prueba se efectúa de acuerdo con lo señalado en la norma internacional IEC 60068-2-30 [25] e IEC 60068-3-4 [24]. Además de la información en los procedimientos de prueba de IEC, se debe aplicar los siguientes procedimientos de prueba abreviados.
Condición previa Antes de la prueba, se debe encender el alcoholímetro durante un periodo de tiempo igual o mayor que el tiempo de calentamiento indicado por el productor.
Condición del EBP
El EBP no podrá ser reajustado en ningún momento durante la prueba, excepto para reiniciarla si se ha encontrado un fallo significativo.
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El alcoholímetro se debe exponer a una variación cíclica de entre 25 °C y la temperatura indicada a continuación. La humedad relativa debe estar por encima del 95% durante el cambio en la temperatura y las fases de baja temperatura y en 93% en las fases de temperatura superior.
Debe haber condensación sobre el alcoholímetro durante el aumento de temperatura. El ciclo de 24 horas consiste de: 1) aumento de temperatura durante 3 h, 2) la temperatura se mantiene en el valor superior durante 9 h. 3) la tempera se reduce al valor inferior durante 3 h. 4) la temperatura se mantiene en el valor inferior durante 9 h.
Prueba de Desempeño Móvil Portátil
Temperatura 55 °C 55 °C
Duración 2 ciclos 4 ciclos
Registrar lo siguiente:
a) fecha y hora; b) temperatura; c) humedad relativa; d) valor del mensurando; e) indicaciones y errores; y, f) desempeño funcional.
Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación.
9.9.4.5.12. Prueba de almacenamiento. Esta prueba se realiza para verificar la conformidad del tipo o modelo de instrumento con el requisito establecido en el literal d) del numeral 9.4.2.10.1.2 bajo condiciones de almacenamiento. Se aplicará el siguiente procedimiento de prueba abreviado:
Condición previa El suministro de energía debe estar “apagado” durante toda la prueba.
Condición del EBP
El EBP no debe ser reajustado en ningún momento durante la prueba.
Prueba de Desempeño
Después de haberlo apagado, el EBP se expone a una temperatura baja de -25 °C durante no menos de 2 horas y a una temperatura alta de 70 °C durante no menos de 2 horas.
El cambio en la temperatura no debe superar 1 °C/min durante el calentamiento y el enfriamiento.
Después, se enciende el EBP. Después de un periodo de estabilización de una hora bajo condiciones de referencia, realizar 5 mediciones utilizando el gas de prueba No. 4 definido en el numeral 9.9.4.4.1 y registrar:
a)fecha y hora, b)temperatura, c)humedad relativa, d)valor del mensurando, e)indicaciones y errores, f)desempeño funcional.
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Desempeño del instrumento
Que cada uno de los fallos significativos definidos en el numeral 9.4.2.9 no ocurra, o que se detecten y se tomen acciones mediante un dispositivo de verificación.
9.9.4.5.13. Prueba Durabilidad. El instrumento se considera conforme con el requisito definido en el numeral 9.4.2.11, si aprueba satisfactoriamente cada una de las pruebas de precisión y perturbaciones establecidas en este reglamento técnico.
9.9.4.6. Cantidades fisiológicas de influencia. El alcoholímetro será probado según el siguiente procedimiento:
- Determinación de la indicación de un gas seco y un gas húmedo con un contenido de etanol de 0,4 mg/L ± 5 % sin ninguna sustancia de interferencia; - Determinar la indicación para el mismo gas de prueba con una y solo con una de las sustancias de interferencia relacionadas en la tabla del numeral 9.4.2.10.2 a la concentración de masa indicada.
Si la variación en la indicación no es mayor que el valor máximo definido en el numeral 9.4.2.10.2 (0,1 mg/L para las sustancias de interferencia actuales de la tabla anterior), el alcoholímetros ha aprobado la prueba para la respectiva sustancia de interferencia.
Si la variación es mayor que el valor definido en el numeral 9.4.2.10.2 y no se da ningún mensaje de error, el alcoholímetro no ha pasado la prueba. Si se muestra un mensaje de error, se debe realizar otra prueba con la misma sustancia de interferencia a una concentración de masa 5 veces menor. En dicho caso, la variación no debe ser mayor que un quinto del valor máximo definido en el numeral 9.4.2.10.2.
Esta prueba se debe realizar al menos 5 veces para cada sustancia de interferencia. El requisito debe cumplirse cada una de estas veces.
9.10. Documentos para demostración de la conformidad
La conformidad de los alcoholímetros evidenciales de producción nacional y extranjera con los requisitos definidos en el presente reglamento técnico, se demostrará mediante un (i) certificado de examen de tipo o aprobación de modelo del instrumento emitido en cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 9.10.1 de este reglamento técnico, y (ii) una declaración de conformidad del productor o importador del alcoholímetro individualmente considerado, basada en la verificación inicial de acuerdo con los requisitos previstos en el numeral 9.10.2 de esta resolución.
9.10.1. Requisitos para la expedición del certificado de examen de tipo
El certificado de examen de tipo del alcoholímetro deberá ser emitido bajo el esquema de certificación 1A definido en la norma ISO/IEC 17067:2013, con alcance al presente reglamento
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técnico o sus normas equivalentes y en concordancia con las opciones de evaluación de la conformidad de producto previstas en el artículo 2.2.1.7.9.2 del Decreto 1074 de 2015.
Adicionalmente, se permite demostrar la conformidad del modelo del instrumento, mediante la aprobación de modelo que emita el Instituto Nacional de Metrología de Colombia –INM, o un Instituto de Metrología cuyas capacidades de calibración y medición1, hayan sido publicadas ante la Oficina Internacional de Pesas y Medidas2.
El certificado de examen de tipo o la aprobación de modelo estará vigente mientras el productor no modifique ninguna de las características y/o propiedades del alcoholímetro que fueron evaluadas. En caso de que se efectúe cualquier modificación, se deberá volver a certificar o aprobar el modelo del instrumento.
Parágrafo 1. Pruebas y ensayos para el examen de tipo o la aprobación de modelo. Para efectos de expedir el certificado de conformidad de modelo del alcoholímetro, se deberán efectuar los ensayos establecidos en el numeral 9.9 del presente reglamento técnico bajo las condiciones allí establecidas. El organismo de certificación debe soportar el certificado que emite en los resultados de los ensayos realizados en laboratorios acreditados ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 cuyo alcance de acreditación corresponda al ensayo respectivo; o en las pruebas y ensayos previstos en las normas equivalentes al presente reglamento técnico metrológico en laboratorios extranjeros siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC, salvo que para un requisito en particular no exista al menos un (1) laboratorio acreditado, caso en el cual el organismo de certificación podrá actuar conforme a lo establecido en el artículo 2.2.1.7.9.5 del Decreto 1074 de 2015.
Parágrafo 2. Disposición transitoria (Declaración de conformidad del tipo o modelo de alcoholímetro evidencial). Hasta tanto exista al menos un (1) organismo de certificación acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC cuyo alcance de certificación corresponda al presente reglamento técnico metrológico, se aceptará, como medio para demostrar la conformidad de los alcoholímetros evidenciales con los requisitos establecidos en este reglamento técnico, la declaración de conformidad del productor y/o importador soportada sobre la base de (i) haberse verificado que el instrumento de medición provee mediciones dentro de los errores máximos permitidos establecidos en el numeral 9.4.2.2.1, mediante la ejecución de la totalidad de los ensayos establecidos en el numeral 9.9 por parte de un laboratorio de pruebas y ensayos acreditado, o de calibración acreditado, por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17025:2005, cuyo alcance de acreditación corresponda a alcoholímetros, etilómetros y/o alcohosensores, o por parte de un laboratorio extranjero que practique las pruebas y ensayos
1 Calibration and Measurements Capabilities (CMC). 2 Bureau International des Poids et Mesures –BIPM.
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previstos en las normas equivalentes a este reglamento técnico definidas en el numeral 9.10.3, siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC.
El productor/importador que haya demostrado la conformidad de sus alcoholímetros evidenciales bajo lo dispuesto en este numeral, no tendrá que demostrar nuevamente la conformidad de sus instrumentos así ya se haya acreditado el primer organismo de certificación de este tipo de productos ante el ONAC.
El certificado de conformidad de tipo o modelo del alcoholímetro evidencial de que trata este numeral, sólo será exigible transcurridos tres (3) meses de haberse acreditado el primer organismo de certificación de producto con alcance al presente reglamento técnico por parte del ONAC.
9.10.2. Requisitos para la expedición de la declaración de conformidad del alcoholímetro
Con la declaración de conformidad del alcoholímetro, el productor o importador garantiza la conformidad del instrumento individualmente considerado con el modelo certificado. Esta declaración debe ser expedida de conformidad con los requisitos establecidos en la norma internacional ISO/IEC 17050:2004, utilizando el modelo de declaración de conformidad incluido en el Anexo No. 1 de esta resolución.
Los errores máximos permitidos aplicables para estos ensayos son los definidos en el numeral 9.4.2.2.1.
La declaración de conformidad debe identificar individualmente cada etilómetro evidencial, con número serial.
Parágrafo. Pruebas y ensayos para la verificación inicial del alcoholímetro. Se deben realizar los ensayos del numeral 9.9.4.4.1 (i) en laboratorios acreditados para la realización del ensayo respectivo por parte del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 cuyo alcance de acreditación corresponda a alcoholímetros, etilómetros y/o alcohosensores evidenciales, o (ii) en el Instituto Nacional de Metrología –INM, o (iii) en laboratorios extranjeros siempre que ostenten acreditación vigente bajo la norma ISO/IEC 17025:2005 emitida por un miembro signatario del acuerdo de reconocimiento mutuo del International Laboratory Acreditation Cooperation –ILAC.
9.10.3. Normas equivalentes Se consideran equivalentes al presente reglamento técnico las siguientes normas internacionales:
a) Recomendación de la Organización Internacional de la Metrología Legal –OIML R-126 “Evidential Breath Analyzers”;
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b) La Orden Española ITC/3707/2006, de 22 de noviembre, “por la que se regula el control metrológico del Estado de los instrumentos destinados a medir la concentración de alcohol en el aire espirado”. c) WELMEC Software Guide (Measuring Instruments Directive 2014/32/EU)1.
9.10.4. Obligaciones del productor e importador
Son obligaciones del productor y/o importador, en relación con el cumplimiento del presente reglamento técnico las siguientes:
9.10.4.1. Introducir al mercado nacional únicamente etilómetros que se encuentren conformes con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico;
9.10.4.2. Fijar un código de barras a cada alcoholímetro el cual deberá cumplir con el estándar de captura de información establecido en la norma internacional ISO /IEC 15417:2007. Los datos que debe contener el código de barras son los siguientes:
a) Número serial alfanumérico de veinte (20) dígitos.
9.10.4.3. Elaborar y preparar la documentación técnica señalada en el numeral 9.9.2 de este reglamento, para efectos de evaluar la conformidad de alcoholímetros;
9.10.4.4. Elaborar la declaración de conformidad a que se refiere el numerales 9.10.2 del presente reglamento técnico según corresponda, bajo los parámetros establecidos en la norma ISO/IEC 17050:2004;
9.10.4.5. Conservar copia de la documentación técnica señalada en el numeral 9.9.2 del presente reglamento técnico, por el término que se establece para la conservación de los papeles de comercio previsto en el artículo 60 del Código de Comercio, contado a partir de la fecha de introducción al mercado del alcoholímetro al mercado;
9.10.4.6. Identificar los alcoholímetros que son introducidos al mercado nacional, en su cubierta exterior, con su nombre comercial o marca, dirección física y electrónica y teléfono de contacto;
9.10.4.7. Entregar al titular del alcoholímetro las instrucciones de operación y manual de uso en castellano, como también copia de los certificados y declaraciones de conformidad obtenidos para efectos de demostrar la conformidad de sus instrumentos;
1 Únicamente en relación con el cumplimiento de los requisitos de software que de acuerdo con este reglamento técnico debe cumplir el alcoholímetro.
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9.10.4.8. Tomar las medidas correctivas necesarias para recoger o retirar del mercado aquellos alcoholímetros respecto de los cuales se tenga motivos para pensar que no están conformes con los requisitos establecidos en el presente reglamento técnico metrológico;
9.10.4.9. Permitir a la Superintendencia de Industria y Comercio o a la Entidad que haga sus veces, el acceso a toda clase de información y documentación que sea necesaria para efectos de demostrar la conformidad de los alcoholímetros que introdujo al mercado.
9.10.4.10. Incorporar al Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio, de manera anticipada al momento de introducir los alcoholímetros evidenciales al mercado nacional, y/o de reportar la importación de los mismos a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior –VUCE, la información que se relaciona a continuación:
a) Certificado de conformidad de modelo; b) Manuel de instalación y de usuario del modelo del instrumento registrado; y, c) Esquema de precintos del alcoholímetro evidencial donde se especifique el lugar de instalación de los mismos, sus características, codificación y ubicación.
9.10.4.11. Indicar a través de la Ventanilla Única de Comercio Exterior –VUCE, el número de registro en el SIMEL del tipo o modelo del alcoholímetro evidencial cuyos documentos incorporados en dicho sistema demuestren la conformidad de las unidades importadas.
9.11. Prohibición de comercialización y uso del alcoholímetro
Los alcoholímetros sujetos a control metrológico que no superen la evaluación de la conformidad en los términos establecidos en esta reglamentación técnica, no podrán ser utilizados dentro del territorio nacional en actividades de naturaleza pericial, judicial y/o administrativa.
9.12 Autoridad de inspección, vigilancia y control
En concordancia con lo establecido en los numerales 3.4.1 y 3.4.2 de la Resolución SIC 64190 de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, ejercerán como autoridades administrativas encargadas de vigilar el cumplimiento del presente reglamento técnico metrológico en la fase de evaluación de la conformidad; y será autoridad administrativa que vigile el cumplimiento de este reglamento técnico respecto de los alcoholímetros en servicio, esta Entidad, y, en ejercicio de esas facultades podrá, según lo previsto en los numerales 8 y 9 del artículo 59 de la Ley 1480 de 2011, ordenar; (i) que se detenga la comercialización o puesta en servicio de un alcoholímetro que no cumpla con los requisitos definidos en este reglamento técnico, (ii) la no utilización temporal o definitiva de lo(s) alcoholímetro(s) que no apruebe(n) la verificación metrológica descrita en el numeral 9.13 de este reglamento, (iii) adoptar las medidas procedentes para asegurar que se ajuste metrológicamente el instrumento que se encuentre en servicio fuera de los errores máximos permitidos e (iv) imponer las
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sanciones contempladas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011 a que haya lugar previa investigación administrativa, sin perjuicio de las competencias que en esta materia poseen los entes territoriales.
9.13. Fase de control metrológico de alcoholímetros en servicio
El control metrológico de los alcoholímetros en uso, tiene por objeto comprobar y confirmar que el instrumento que aprobó satisfactoriamente la etapa de evaluación de la conformidad, mantiene sus características metrológicas y continúa proveyendo mediciones de calidad y dentro de los errores máximos permitidos definidos en el presente reglamento técnico.
9.13.1. Verificación metrológica periódica, de después de reparación y extraordinaria
La verificación metrológica periódica, de después de reparación y extraordinaria se realiza de conformidad con lo dispuesto en el numeral 9.13.4, teniendo en consideración el cumplimiento de los EMP definidos en el numeral 9.4.2.2.2 para un alcoholímetro evidencial en servicio. Esta verificación está a cargo del Organismo Autorizado de Verificación Metrológica –OAVM designado por la Superintendencia de Industria y Comercio mediante convocatoria pública, quien deberá acreditarse ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia –ONAC con alcance al presente reglamento técnico, de acuerdo con los requisitos que establezca el ONAC a través del Criterio Específico de Acreditación –CEA correspondiente.
9.13.2. Requisitos de elegibilidad y obligaciones del OAVM
El OAVM designado para verificar alcoholímetros, etilómetros y/o alcohosensores evidenciales en servicio, debe cumplir las obligaciones establecidas en la Resolución SIC 64189 del 16 de septiembre de 2015 así como los demás requisitos que defina la Superintendencia de Industria y Comercio a través de convocatoria pública.
9.13.3. Obligaciones del organismo de verificación
Son obligaciones del organismo de verificación de alcoholímetros evidenciales las siguientes:
a) Expedir el certificado de verificación del alcoholímetro examinado, únicamente cuando se haya agotado el procedimiento de verificación establecido en el numeral 9.13.4 de este reglamento técnico, y haya aprobado la totalidad de las pruebas administrativas y técnicas; b) Reportar a través del Sistema de Información de Metrología Legal –SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio, las actividades de verificación metrológica que realiza, identificando plenamente las eventuales inconsistencias encontradas en el alcoholímetro inspeccionado y el nombre e identificación del titular del mismo; c) Mantener vigente la acreditación reconocida por el ONAC para efectos de permitirse su operación;
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d) Almacenar y custodiar la información de los resultados de la verificación metrológica de los alcoholímetros, y dar acceso a dicha información a la autoridad competente cuando así se requiera; e) Constituir y mantener vigente, una póliza de responsabilidad civil extracontractual en la forma que lo defina el ONAC para efectos de reconocer la acreditación. f) Las demás que determine el ONAC en el CEA correspondiente.
9.13.4. Procedimiento de regularización, de verificación metrológica periódica y de después de reparación o modificación
Los procedimientos de regularización, de verificación metrológica periódica o de verificación metrológica de después de reparación o modificación constan de la realización de un examen administrativo y de un examen técnico de carácter metrológico mediante la ejecución de los ensayos que se señalan más adelante.
Todo titular del alcoholímetro evidencial que se encuentren en servicio a la fecha de entrada en vigencia del presente reglamento técnico, deberá permitir y sufragar de manera anticipada el costo de la verificación metrológica de sus instrumentos por parte del OAVM designado, de acuerdo con el precio que determine la Superintendencia de Industria y Comercio mediante acto administrativo.
Se denomina regularización a la primera verificación metrológica de un alcoholímetro evidencial que se encontraba en servicio a la fecha de entrada en vigencia de este reglamento técnico, y se realiza después de que el OAVM ha creado la tarjeta de control metrológico (TCM) de dicho instrumento de en el SIMEL.
Sin perjuicio de la obligación del titular del instrumento de mantenerlo ajustado metrológicamente en todo momento según lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 2.2.1.7.14.4 del Decreto 1074 de 2015, la verificación metrológica periódica de los alcoholímetros en servicio se realiza cada año a partir de su regularización.
El OAVM podrá efectuar la verificación metrológica periódica dentro del mes anterior o hasta el último día del mes siguiente contado a partir de la fecha en que se practicó la última verificación metrológica.
Siempre que se efectúe una reparación o modificación a un alcoholímetro evidencial que implique la rotura de precintos de seguridad, se deberá realizar un nuevo procedimiento de verificación metrológica por parte del OAVM para comprobar que ese instrumento continúa proveyendo mediciones dentro de los errores máximos permitidos señalados en este reglamento técnico.
Los alcoholímetros evidenciales que han sido reparados o modificados podrán ser utilizados de nuevo, únicamente cuando el reparador que los intervenga haya registrado dicha reparación en el SIMEL y retirado la etiqueta de no conformidad de que trata el numeral 9.15.
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Parágrafo. Todo procedimiento de regularización, de verificación metrológica periódica y/o de verificación metrológica de después de reparación o modificación, genera la obligación de pagar dichos servicios a cargo del titular del instrumento y a favor del OAVM designado, de manera anticipada a la realización de los mismos y de conformidad con los precios que sean establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio a través de acto administrativo.
9.13.4.1. Examen administrativo. El examen administrativo constará de las siguientes actuaciones:
9.13.4.1.1. Comprobación de las características del alcoholímetro evidencial. El organismo de verificación debe comprobar que el alcoholímetro analizado posee la placa de características señalada en el numeral 9.6 de este reglamento técnico.
9.13.4.1.2. Comprobación de demostración de conformidad. El organismo de verificación debe comprobar que el alcoholímetro evidencial inspeccionado demuestra conformidad en la forma establecida en el numeral 9.10 del presente reglamento técnico.
9.13.4.1.3. Comprobación de precintos. El organismo de verificación debe comprobar que se mantiene la integridad de los precintos de seguridad que son exigidos en la presente reglamentación de manera que no se ha puesto en riesgo la integridad del instrumento frente a manipulaciones intencionales o no, y que estos coinciden con los especificados en el examen de tipo o aprobación de modelo (si lo tiene) o en la declaración de conformidad de acuerdo con lo señalado en el numeral 9.10.1.2.
En el caso de existir precintos electrónicos se tomará nota del número correlativo de control. Del mismo modo si el instrumento ha sido objeto de reparación, ajuste o modificación, el organismo de inspección deberá verificar en número y posición los precintos que fueron colocados por el reparador.
9.13.4.2. Examen metrológico
9.13.4.2.1. Condiciones de referencia. El examen metrológico debe realizarse bajo las siguientes condiciones de referencia:
Temperatura ambiente: 20 ºC ± 5 ºC. Humedad relativa: 60 % ± 15 %. Tensión de alimentación: tensión nominal (Vnom). Frecuencia de alimentación: Frecuencia nominal (Fnom). Fracción total de hidrocarburos en ambiente (equivalente en metano): 2.10-6.
9.13.4.2.1.1. Valores característicos del gas utilizado para los ensayos. El gas de ensayo inyectado de forma continua en el alcoholímetro a verificar deberá tener los siguientes parámetros:
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a) Volumen liberado: 3 L ± 0.3 L. b) Duración total de la inyección: 5 s ± 1 s. c) Humedad relativa del gas: al menos 95 %. d) Temperatura del gas: 34 ºC ± 0.5 ºC. e) Gas portador: aire puro con una fracción de CO2 del 5 % ± 1 %.
9.13.4.2.1.2. Repetibilidad. Ver el numeral 9.4.2.4 de este reglamento técnico metrológico.
Requerimientos de cumplimiento:
a) La desviación típica experimental para toda concentración menor o igual de 1 mg/L debe ser menor de 0.007 mg/L; y, b) La desviación típica experimental para toda concentración mayor de 1 mg/L debe ser menor de 1.75 % del valor verdadero de la concentración másica.
9.13.4.2.1.3. Equipos utilizados para la realización de los ensayos. Los medios utilizados para la verificación de los alcoholímetros deben proveer de un gas de ensayo con la adecuada concentración másica de etanol, con un caudal de entre 0.2 L/s y 1 L/s, durante un tiempo mínimo de 5 s, así como permitir determinar el valor verdadero de la concentración con una incertidumbre expandida (k = 2) menor o igual de un tercio del error máximo permitido.
Teniendo en cuenta el alcoholímetro a verificar, los ensayos se deben realizar con la máxima frecuencia que permita el instrumento.
9.13.4.2.1.4. Ensayo de exactitud y repetibilidad. Para la comprobación de los errores máximos permitidos de alcoholímetros en servicio, los ensayos deben realizarse en los intervalos de concentración que se encuentren en la siguiente tabla, en concordancia con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1696 de 2013:
Gas de prueba No. Concentración en unidades equivalentes de mg de etanol/100 mL de sangre
1 20
2 40
3 100
4 150
5 200
En el caso de la verificación periódica se realizarán cinco inyecciones de cada gas de ensayo y para la verificación después de reparación o modificación diez inyecciones
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9.13.4.2.1.5. Factores de influencia en los parámetros que caracterizan los gases de ensayo. Para estos ensayos los valores de los parámetros que no están especificados deben ser los establecidos en el numeral 9.13.4.2.1.3 de esta resolución, modificándose solamente el parámetro objeto del ensayo especificado. Para cada ensayo se realizarán cinco medidas usando el gas de ensayo n.º 4 del numeral 9.13.4.2.1.4. Cada una de estas medidas debe respetar los errores máximos permitidos.
9.13.4.2.1.6. Influencia del volumen liberado
a) Volumen liberado: 1.5 L ± 0.3 L
b) Volumen liberado: 4.5 L ± 0.3 L
9.13.4.2.1.7. Influencia de la duración de la exhalación
Duración total de la inyección: 15 s ± 1 s.
9.13.4.3. Colocación de precintos. Al finalizar el procedimiento de regularización, el OAVM debe precintar el instrumento en los puntos definidos en el examen de tipo o aprobación de modelo, o en todos aquellos que sea necesario para impedir el acceso a la parametrización de funciones metrológicas.
9.14. Superación de la verificación metrológica. Cuando el resultado de la verificación metrológica sea satisfactorio, el OAVM adherirá en lugar visible del alcoholímetro evidencial una “etiqueta de verificación” cuyas características, formato y contenido serán los siguientes:
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO1
CONTROL METROLÓGICO
Resolución _____ del __ de _______ de 2017
OAVM: Resultado de la Verificación3:
CONFORME Fecha de Verificación4:
Próxima verificación5
Número serial del alcoholímetro6:
DÍA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31
Nombre y firma del Verificador7:
MES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
AÑO 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028
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Descripción de los campos:
1. Encabezado. La etiqueta de marcado de conformidad metrológica siempre deberá llevar como encabezado el texto “SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO”, y a renglón seguido “CONTROL METROLÓGICO” en mayúscula.
2. Organismo de verificación. Este campo contiene el nombre o razón social del OAVM que efectuó la verificación metrológica del alcoholímetro.
3. Resultado de la Verificación: Este campo siempre deberá contener la palabra “CONFORME” en color verde.
4. Fecha de verificación: Corresponde a la fecha exacta en que se efectuó la verificación metrológica del alcoholímetro, la cual deberá ser fijada de la siguiente manera:
Año / Mes / Día
5. Próxima verificación: Corresponde a la fecha límite en la cual se vence la verificación metrológica periódica practicada por el OAVM. En este campo, se deberá perforar las casillas correspondientes al día, mes y año en que se vence la verificación periódica.
6. Número serial del alcoholímetro: Este campo debe contener el número de serie del alcoholímetro evidencial verificado, el cual debe corresponder con la información consignada en los documentos que demuestran la conformidad del instrumento de medición frente al reglamento.
7. Nombre y firma del verificador. En la parte inferior izquierda de la etiqueta, deberá fijarse el nombre y firma del verificador del OAVM que efectuó el procedimiento correspondiente.
Características de la Etiqueta. La etiqueta debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento; debe tener forma rectangular, fondo de color amarillo y sus dimensiones deben ser suficientemente grandes para permitir que los usuarios del instrumento se informen sobre su conformidad con el presente reglamento técnico.
Se deberán mantener las proporciones de la fuente y tamaño dependiendo del alcoholímetro en el cual deba fijarse la etiqueta.
9.15. No superación de la verificación metrológica. El alcoholímetro evidencial que no supere el procedimiento de verificación como consecuencia de deficiencias detectadas, deberá ser puesto fuera de servicio hasta que se subsanen las fallas encontradas previa orden administrativa impartida por esta Superintendencia.
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Quedará retirado del servicio y por tanto no podrá volver a utilizarse en actividades sujetas a control metrológico, aquel alcoholímetro que (i) haya sido puesto en servicio con posterioridad a la entrada en vigencia del presente reglamento técnico metrológico y no haya demostrado su conformidad en los términos señalados en el numeral 9.10, y también (ii) cuando no se haya informado de la realización de una reparación o modificación que implicó la rotura de precintos y se detecten irregularidades en los precintos instalados por el organismo de inspección.
En este caso el procedimiento a seguir es el siguiente:
Se debe entregar al titular del alcoholímetro el acta de verificación metrológica donde consten las no conformidades encontradas y los resultados de las pruebas y los ensayos efectuados. En el acta se debe advertir al titular que el instrumento no puede ser utilizado con fines periciales, judiciales y/o administrativos.
El acta debe ser impresa y posteriormente firmada por el verificador.
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá, si lo considera necesario, expedir el acto administrativo de suspensión de uso del instrumento.
En caso de que el alcoholímetro ya haya sido reparado o modificado, el OAVM debe realizar la verificación metrológica de después de reparación o modificación antes de ser puesto en servicio por parte de su titular.
Todo alcohosensor que no haya superado la verificación metrológica dispuesta en este reglamento técnico metrológico, deberá llevar adherida una etiqueta fijada en un lugar visible del instrumento de medición, ya sea en el visor o en algún elemento de la instalación que lo soporta, cuyas características, formato y contenido, serán los siguientes:
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CONTROL METROLÓGICO1
Resolución _____ del __ de _______ de 20171
OAVM2: Resultado de la Verificación3:
NO CONFORME Fecha de Verificación4:
Nombre y firma del verificador5:
Número serial del alcoholímetro6:
Pág. 201 Título VI
Circular Única
Descripción de los campos:
1. Encabezado. La etiqueta siempre deberá llevar como encabezado el texto “SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO”, y a renglón seguido “CONTROL METROLÓGICO” en mayúscula.
2. Organismo de verificación. Éste campo contiene el nombre o razón social del OAVM que efectuó el procedimiento de verificación del alcoholímetro.
3. Resultado de la Verificación. Éste campo siempre deberá contener la palabra “NO CONFORME”.
4. Fecha de verificación: Corresponde a la fecha exacta en que se efectuó la verificación metrológica del instrumento de medición, la cual deberá ser fijada de la siguiente manera:
Año / Mes / Día
5. Nombre y firma del verificador. En la parte inferior izquierda de la etiqueta, deberá fijarse el nombre y firma del verificador del OAVM que efectuó el procedimiento correspondiente.
6. Número serial del alcoholímetro: Este campo debe contener el número de serie del alcoholímetro evidencial verificado, el cual debe corresponder con la información consignada en los documentos que demuestran la conformidad del instrumento de medición frente al reglamento.
Características de la Etiqueta. La etiqueta de marcado de no conformidad del instrumento de medición debe estar confeccionada con un material resistente a los agentes externos, tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos. Será de tipo adhesivo y autodestructiva al desprendimiento; debe tener forma rectangular, fondo de color rojo y sus dimensiones deben ser suficientemente grandes para permitir que los usuarios del instrumento se informen sobre su no conformidad con el presente reglamento técnico.
Se deberán mantener las proporciones de la fuente y tamaño dependiendo del alcoholímetro en el cual deba fijarse la etiqueta.”
9.16. Reparadores
Únicamente respecto de las reparaciones o modificaciones de los alcoholímetros evidenciales que impliquen la rotura de precintos, deben ser realizadas por una persona natural o jurídica inscrita como reparador en el registro de reparadores de SIMEL de la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en el numeral 3.7 de la Resolución 64190 de 2015 y demás disposiciones establecidas por esta Superintendencia. El registro se hace por una sola vez.
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Circular Única
Los titulares de los alcoholímetros evidenciales que deban reparar sus equipos, bien sea de manera preventiva o como consecuencia de una orden impartida por la Superintendencia de Industria y Comercio, podrán contratar los servicios de cualquier reparador que se encuentre inscrito en SIMEL.
Para efectos de las reparaciones que se propone llevar a cabo, el reparador que se inscriba en SIMEL deberá precisar, en ese mismo registro, la información que se detalla a continuación.
9.16.1. Información de carácter administrativo y técnico. En la inscripción se deberá incorporar la siguiente información: a) Nombre y apellido de la persona natural o razón social de la persona jurídica; b) Número de identificación (C.C. o N.I.T); c) Domicilio principal y secundarios donde realiza sus actividades de reparación o modificación de alcoholímetros evidenciales; d) La(s) marca(s), modelo(s) y tipo(s) de instrumento(s) que repara, precisando sus características fundamentales; y, e) Indicación de la experiencia y conocimientos que posee en la reparación de alcoholímetros evidenciales.
Adicionalmente deberá anexar en SIMEL todos los documentos que sirvan de soporte para demostrar su idoneidad, capacidad, experticia y experiencia en la reparación de alcoholímetros evidenciales.
Una vez inscrito, SIMEL le asignará un número de identificación. Los precintos que ponga el reparador inscrito deberán identificarse con ese número.
El registro del reparador en SIMEL tendrá carácter público respecto del nombre, dirección y teléfono del reparador.
9.16.2. Actuaciones de los reparadores. El reparador que haya reparado o modificado un alcoholímetro evidencial, una vez comprobado su correcto funcionamiento y que sus mediciones se hagan dentro de los errores máximos permitidos (EMP), deberá retirar la etiqueta de no superación de la verificación metrológica cuando haya lugar a ello y colocar nuevamente los precintos que haya tenido que levantar para llevar a cabo la reparación o la modificación.
Una vez reparado o modificado el alcoholímetro evidencial de manera satisfactoria, el reparador deberá registrar la actuación adelantada en SIMEL con indicación del objeto de la reparación o modificación, especificación de los elementos sustituidos, los ajustes y controles efectuados, la indicación de los elementos precintados en el instrumento, la codificación de los precintos utilizados y la fecha de la reparación o modificación. Desde SIMEL se generará una alerta al OAVM para la realización de la verificación metrológica subsecuente.
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Circular Única
El reparador deberá poseer los medios técnicos adecuados y necesarios para realizar correctamente su trabajo.
Si la actuación de un reparador en un alcoholímetro evidencial no implica la rotura de precintos que hayan sido puestos por el OAVM, esta operación no estará sujeta a posterior verificación por parte del OAVM ni a registro en SIMEL.
Parágrafo. Con independencia del registro del procedimiento efectuado por el reparador en SIMEL, éste deberá conservar pruebas documentales de la reparación efectuada tales como copia del acta de reparación donde se incorporen los resultados de los ensayos efectuados, piezas remplazadas si las hubo, fotografías de los instrumentos reparados y de los precintos colocados, etc. Esta documentación deberá conservarse por un término no inferior a tres (3) años contados a partir del momento en que realizó el procedimiento de reparación.
9.16.3. Régimen de responsabilidad de los reparadores. Los reparadores son responsables del cumplimiento de sus obligaciones dentro del marco establecido en este reglamento técnico.
Con independencia de la imposición de sanciones administrativas a las que haya lugar, si después de verificar la información incorporada en SIMEL por parte del reparador se establece su falsedad o inexactitud, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá cancelar el registro del reparador en el SIMEL.
9.17. Precintos de seguridad
9.17.1. Requisitos mínimos. Los precintos utilizados por el OAVM y los reparadores deberá ser de tipo etiqueta de papel o material plástico hechos de acetato destructible.
Asimismo deberán como mínimo cumplir los siguientes requisitos:
a) Ser fácil de usar; b) Debe ser durable y resistente a ruptura accidental, a los agentes externos tanto atmosféricos como abrasivos y a los impactos; c) Su diseño debe garantizar que sólo pueda ser utilizado una vez; d) Debe destruirse en sus partes esenciales cuando se abra o altere, o que de cualquier forma deje rastro del acceso al alcoholímetro precintado; e) Debe ser lo suficientemente complejo para evitar la duplicación, y si ello no fuere posible, la numeración no deberá ser reproducida en un periodo inferior a cuatro (4) años; f) Debe Poseer un código de barras que cumpla con el estándar de captura de información establecido en la norma internacional ISO /IEC 18004:2015 incluyendo identificadores de aplicación y Función 1. La información que debe contener el código de barras es la siguiente:
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Circular Única
(i) Identificación única, global e inequívoca del OAVM o reparador; de trece (13) números, que no sea asignado de forma unilateral, (ii) Número serial del precinto de seguridad asignado en orden consecutivo, compuesto por una codificación alfanumérica que combine máximo veinte (20) caracteres escogidos por el OAVM.
9.18. Obligaciones del titular del alcoholímetro evidencial en servicio
Son obligaciones del titular del alcoholímetro evidencial en servicio, las siguientes:
a. Crear una hoja de vida de cada alcoholímetro evidencial en servicio la cual debe contener como mínimo los siguientes datos:
Descripción del equipo (marca, modelo y número de serie);
Fecha en que se ha puesto en servicio;
Documentos que demuestran la conformidad del instrumento antes de ser puesto en servicio
(certificado de examen de tipo o aprobación de modelo y declaración de conformidad junto con los
resultados de los ensayos de la verificación inician( �
Informes de mantenimiento; y,
Informe sobre las verificaciones intermedias hechas al instrumento antes de ser utilizado.
b. Efectuar periódicamente los mantenimientos y ajustes que se requieran en el alcoholímetro evidencial a fin de asegurar la calidad de la medición en todo momento, y guardar registro documental de cada procedimiento efectuado.
c. Realizar verificaciones metrológicas intermedias a los alcoholímetros evidenciales, o al menos en las fechas en que son utilizados en actividades periciales, judiciales o administrativas, las cuales deben quedar registradas en la hoja de vida del instrumento con indicación de la fecha de la verificación, la identificación del material de referencia certificado que fue utilizado y el resultado de esa validación.
d.Permitir y sufragar el costo del procedimiento de verificación metrológica periódica y de después de reparación o modificación.
Parágrafo. Los alcoholímetros que venían siendo utilizados en actividades sujetas a control metrológico, antes de la fecha de entrada en vigencia de este reglamento técnico metrológico, podrán continuar proporcionando los resultados de medida en las unidades en que se encuentran configurados, salvo que el instrumento permita el ajuste de la unidad de medida en mg de etanol/100mL de sangre con el factor de conversión señalado en el numeral 9.13.1.
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9.19. Transitoriedad en el control metrológico de alcoholímetros en servicio
Hasta tanto se haya acreditado el primer organismo de verificación de alcoholímetros evidenciales ante el ONAC, los alcoholímetros evidenciales que se utilizan en actividades sujetas a control metrológico deberán ser calibrados en la forma y periodicidad que se establece en la Resolución 1844 de 2015 del Instituto Colombiano de Ciencias Forenses y Medicina Legal.
A partir del 30 de junio de 2020 todos alcoholímetros que sea utilizado en actividades periciales, judiciales y/o administrativas, deberán ser verificados metrológicamente en la forma que se señala en este reglamento técnico.
9.20. Régimen sancionatorio
La inobservancia a lo dispuesto en la presente Resolución, dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, previa investigación administrativa.
9.21. Régimen de transición
Los alcoholímetros, etilómetros y/o alcohosensores evidenciales producidos en el país o importados antes de la fecha de entrada en vigencia del presente reglamento técnico, únicamente podrán ser comercializados hasta seis (6) meses después de la fecha señalada en el artículo 3 de esta resolución.
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TITULO VII PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIA CAPÍTULO PRIMERO. PRÁCTICAS COMERCIALES RESTRICTIVAS 1
1.1. Sector básico de la producción de bienes y servicios 1
1.2. Descripción del acuerdo, convenio, práctica, procedimiento o sistema 1
1.3. Precisión sobre normas de competencia 1
1.4. Mecanismos de vigilancia 2
1.5. Casos en los que no podrá solicitarse autorización para acuerdos o convenios que limiten la libre competencia 2
1.6. Inobservancia de la autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio 2 CAPITULO SEGUNDO. CONCENTRACIONES ECONÓMICAS* 2
2. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE AUTORIZACION DE CONCENTRACIONES ECONÓMICAS 2
2.1. Operaciones sujetas a este trámite 2
2.1.1. Supuesto subjetivo 3
2.1.2. Supuesto objetivo 4
2.2. Presentación de solicitud 5
2.2.1. Contenido de la solicitud de pre-evaluación 6
2.2.2. Requisitos formales de la información presentada 7
2.2.3. Reserva de los documentos o la información 7
2.2.4. Petición de no publicación de la solicitud de pre-evaluación por razones de orden público 8
2.3. Estudio formal de la solicitud de pre-evaluación 8
2.3.1. Requerimiento de corrección o aclaración 8
2.3.2. Publicación 8
2.3.2.1. Contenido 9
2.3.2.2. Constancia de publicación 9
2.3.2.3. Término para suministrar información por parte de terceros 9
2.3.3. Orden de publicación 10
2.3.4. Inexistencia de la obligación de informar la operación 10
2.4. Estudio preliminar y decisión 10
2.5. Estudio de fondo de la solicitud 11
2.5.1. Comunicación a otras autoridades 11
2.5.2. Concepto técnico por parte de las autoridades 11
2.5.3. Comunicación a las empresas intervinientes 11
2.5.4. Proposición de condicionamientos por parte de las empresas intervinientes 12
2.6 Decisión final 12
2.7. Separación del negocio en Colombia mientras la Superintendencia de Industria y Comercio profiere su decisión 13
2.7.1. Requisitos para la separación del negocio en Colombia 13
2.7.2. Procedimiento para la separación del negocio en Colombia 14
2.8. Silencio administrativo positivo 14
2.9. Desistimiento de la solicitud 15 3. TRÁMITE DE NOTIFICACIÓN DE CONCENTRACIONES ECONÓMICAS 15
3.1. Operaciones sujetas a este trámite 15
3.2. Documento de notificación 15
3.3. Respuesta de la Superintendencia de Industria y Comercio 16 4. Operaciones exentas del control previo de concentraciones económicas 17
5. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN DE CONDICIONAMIENTOS 17
5.1. Solicitud y requisitos mínimos 18
5.2. Pruebas adicionales 18
5.3. Comentarios a las pruebas y decisión 18
Título VII
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Anexo N. 1 19
GUÍA DE PRE-EVALUACIÓN DE INTEGRACIONES EMPRESARIALES 19
1 De la operación proyectada 19
2 De las empresas intervinientes solicitantes 19
3. Del mercado producto 20
4. Del mercado geográfico 21
5. De los competidores 22
6. De los distribuidores y comercializadores 22 Anexo N. 2 23
GUÍA DE ESTUDIO DE FONDO DE CONCENTRACIONES ECONÓMICAS 23
1. Estructura del Mercado 23
2. De las condiciones de entrada 23
3. De las materias primas e insumos 24 CAPÍTULO TERCERO COMPETENCIA DESLEAL 25
CAPÍTULO CUARTO NORMAS GENERALES 25
4.1. Reserva en las investigaciones en materia de prácticas comerciales restrictivas y competencia desleal 25
Título VII
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TITULO VII PROTECCIÓN DE LA COMPETENCIA
CAPÍTULO PRIMERO. PRÁCTICAS COMERCIALES RESTRICTIVAS
Los criterios que se tendrán en cuenta para el estudio de la petición tendiente a obtener la autorización de acuerdos o convenios que limiten la libre competencia de que trata el parágrafo del artículo 1 de la Ley 155 de 1959, serán los siguientes:
1.1. Sector básico de la producción de bienes y servicios
El interesado deberá demostrar que se trata de un sector básico de la producción de bienes y servicios de interés para la economía nacional. Para el efecto se estiman relevantes:
- Ubicación del sector de acuerdo a la clasificación internacional CIIU a 4 dígitos;
- Porcentaje del PIB asociado con el sector durante los últimos dos (2) años;
- Número de empleos generados por el sector y la explicación de su representatividad en el mercado laboral nacional o regional, según corresponda; e
- Interdependencia con otros sectores económicos.
1.2. Descripción del acuerdo, convenio, práctica, procedimiento o sistema
La petición deberá contener una descripción del acuerdo, convenio, práctica, procedimiento o sistema. Para
el efecto, se deberá indicar:
- Empresas que participan;
- Objeto del acuerdo y condiciones que serán aplicadas;
- Duración;
- Normas específicas cuya inaplicación temporal se pretende; y
- Justificación del acuerdo, pormenorizando su efecto en defensa de la estabilidad del sector.
1.3. Precisión sobre normas de competencia
Se debe indicar cómo se afecta el objetivo de las normas de competencia. Al respecto deberá precisarse:
- Eficiencia de la cadena productiva del sector objeto del acuerdo;
- Libre escogencia y acceso a los mercados de los bienes y servicios ofrecidos por las diversas empresas que integran el sector, por parte de los consumidores;
- Que las empresas puedan participar libremente en los mercados de la cadena productiva del sector objeto del acuerdo;
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- Existencia de variedad de precios y calidad de bienes y servicios; y
- Alternativamente, la cuantificación de los beneficios para el país que justifiquen la afectación de alguno de los objetivos antes enumerados.
1.4. Mecanismos de vigilancia
Deberá señalarse el mecanismo que permita que la Superintendencia vigile el comportamiento de las variables económicas del sector, con detalle de la información que deben suministrar los participantes en el acuerdo. En caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio considere que las condiciones del mercado que llevaron a la celebración del acuerdo han sido superadas y el sector se encuentra estable, podrá dar por terminado el acuerdo aun antes del plazo previsto.
1.5. Casos en los que no podrá solicitarse autorización para acuerdos o convenios que limiten
la libre competencia
En ningún caso podrá solicitarse autorización para acuerdos o convenios en proceso o ejecución, ni podrá versar respecto de conductas que sean objeto de investigación, que hayan sido sancionadas o respecto de las cuales haya existido orden de terminación o compromiso de modificación.
1.6. Inobservancia de la autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio
La inobservancia de los términos de la autorización que la Superintendencia de Industria y Comercio imparta, implicará una contravención de las normas de promoción de la competencia y prácticas comerciales restrictivas.
CAPITULO SEGUNDO. CONCENTRACIONES ECONÓMICAS*
2. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE AUTORIZACION DE CONCENTRACIONES ECONÓMICAS
2.1. Operaciones sujetas a este trámite
Las operaciones empresariales de fusión, consolidación, adquisición de control o concentración, cualquiera que sea la forma jurídica de la operación proyectada, deben ser informadas a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando concurran en ellas los siguientes supuestos:
* Resolución No. 12193 del 21 de marzo de 2013, publicada en el Diario Oficial No. 48739 del 21 de marzo de 2013. “Por la cual se señala el
procedimiento para la autorización de las operaciones de integración empresarial y se adoptan unas guías”.
Resolución No. 10930 del 11 de marzo de 2015, publicada en el Diario Oficial No. 49451 del 12 de marzo 2015. “Por la cual se modifica el Capítulo Segundo del Título VII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
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2.1.1. Supuesto subjetivo
El supuesto subjetivo se configura cuando ocurre al menos una de las siguientes situaciones:
a) Las empresas intervinientes en la operación realizarán la misma actividad económica;
b) Las empresas intervinientes en la operación se encuentran en la misma cadena de valor.
Se entiende por empresas intervinientes: aquellas que: i) hacen parte de una operación de concentración que se proyecta realizar y que puede tener efectos en el mercado nacional.
Se entiende por cadena de valor: el conjunto de actividades a partir de las cuales es posible generar un ordenamiento en el que el producto1 obtenido en una actividad resulta ser insumo para otra. De esta manera, cada actividad o eslabón le agrega sucesivamente valor al producto, desde su creación hasta que llega al consumidor final.
1. Conforme al artículo 45 del Decreto 2153 de 1992, entiéndase por producto “todo bien o servicio”.
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2.1.2. Supuesto objetivo*¥ **
El supuesto objetivo se configura cuando ocurre al menos una de las siguientes situaciones:
a) Las empresas intervinientes, conjunta o individualmente consideradas, hayan obtenido durante el año fiscal anterior a la operación proyectada, ingresos operacionales superiores al monto que en salarios mínimos legales mensuales vigentes haya establecido la Superintendencia de Industria y Comercio.
b) Al finalizar el año fiscal anterior a la operación proyectada las empresas intervinientes tuviesen, conjunta o individualmente consideradas, activos totales superiores al monto que en salarios mínimos legales mensuales vigentes haya establecido la Superintendencia de Industria y Comercio.
* La Resolución No. 79228 del 21 de diciembre de 2012 fijó a partir de 1 de enero de 2013 hasta el 31 de diciembre de 2013 en 100.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes los ingresos operacionales y los activos que se tendrán en cuenta para efectos de lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1340 de 2009.
Resolución No. 82295 del 20 de diciembre de 2013. Publicada en el Diario Oficial No. 49.010 del 20 de diciembre de 2013. Resuelve en el artículo primero: “fijar a partir del 1 de enero de 2014 y hasta el 31 de diciembre de 2014, en Cien Mil Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (100.000 SMLMV), los ingresos operacionales y los activos que se tendrán en cuenta para efectos de lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1340 de 2009”.
¥ Resolución No. 82040 del 26 de diciembre de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49376 del 26 de diciembre de 2014. Fijó a partir del 1 de enero de 2015 y hasta el 31 de diciembre de 2015, en Cien Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (100.000 SMLMV), los ingresos operacionales y los activos que se tendrán en cuenta para efectos de lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1340 de 2009.
Resolución No. 103189 del 30 de diciembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49741 del 30 de diciembre de 2015. Resolvió fijar a partir de 1 de enero de 2016 y hasta el 31 de diciembre de 2016, en cien mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (100.000 SMLMV), los ingresos operacionales y los activos que se tendrán en cuenta para efectos de lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1340 de 2009.
Resolución No. 10930 del 11 de marzo de 2015, publicada en el Diario Oficial No. 49451 del 12 de marzo 2015. “Por la cual se modifica el Capítulo Segundo del Título VII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
* Resolución No. 90556 del 29 de diciembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50101 del 29 de diciembre de 2016 “Por la cual se establecen los ingresos operacionales y los activos que se tendrán en cuenta para informar una operación de concentración durante el año 2017”. Se resuelve fija a partir del 1 de enero de 2017 y hasta el 31 de diciembre de 2017, en sesenta mil SMLMV ($60.000 SMLMV) los ingresos operacionales y los activos que se tendrán en cuenta para efectos de lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1340 de 2009.
Resolución No. 88920 del 28 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50461 del 29 de diciembre de 2017 “Por la cual se establecen los ingresos operacionales y los activos que se tendrán en cuenta para informar una operación de concentración durante el año 2018”. Mediante la cual se resuelve fijar los ingresos operacionales y los activos a tener en cuenta a partir del 1 de enero de 2018 y hasta el 31 de diciembre de 2018 en 60.000 SMLMV.
* Resolución No. 93503 del 27 de diciembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50820 del 28 de diciembre de 2018 “Por la cual se establecen los ingresos operacionales y los activos totales que se tendrán en cuenta para informar una operación de integración durante el año 2019”. Resuelve fijar los ingresos operacionales y los activos a tener en cuenta a partir del 1 de enero de 2019 y hasta el 31 de diciembre de 2019 en 60.000 SMLMV.
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Circular Única
Para determinar los ingresos operacionales a que se refiere el literal anterior, únicamente se tendrán en cuenta aquellos obtenidos en el territorio nacional, tanto por las empresas intervinientes, como por aquellas empresas que cumplan las siguientes condiciones: i) se encuentren vinculadas en virtud de una situación de control con las empresas intervinientes; y ii) desarrollen la misma actividad económica o se encuentren en la misma cadena de valor de las empresas intervinientes.
Para determinar los activos totales a que se refiere el literal b) del presente numeral, se tendrán en cuenta aquellos ubicados en el territorio nacional, tanto de las empresas intervinientes, como aquellas empresas que cumplan las siguientes condiciones: i) se encuentren vinculadas en virtud de una situación de control con las empresas intervinientes; y ii) desarrollen la misma actividad económica o se encuentren en la misma cadena de valor de las empresas intervinientes.
Cuando las empresas intervinientes participen en el mercado colombiano exclusivamente a través de exportaciones hacia Colombia, y no tengan ingresos operacionales o activos totales en el territorio nacional, se deberán contabilizar los activos totales e ingresos operacionales de dichas empresas en el extranjero, y los de aquellas que cumplan las siguientes condiciones: i) se encuentren vinculadas en virtud de una situación de control con las empresas intervinientes; y ii) desarrollen la misma actividad económica o se encuentren en la misma cadena de valor de las empresas intervinientes.
Para las empresas intervinientes que participen en el mercado únicamente a través de establecimientos permanentes en los términos del Estatuto Tributario Colombiano, de tal forma que no tengan una persona jurídica constituida en el territorio nacional, se deberán contabilizar los activos totales e ingresos operacionales vinculados a dichos establecimientos.
Así mismo, se deberán contabilizar los ingresos operacionales obtenidos en el territorio nacional y los activos totales ubicados en el territorio nacional de las empresas que cúmplanlas siguientes condiciones: i) se encuentren vinculadas en virtud de una situación de control con las empresas intervinientes; y ii) desarrollen la misma actividad económica o se encuentren en la misma cadena de valor de las empresas intervinientes.
De conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 45 del Decreto 2153 de 1992, se entiende por control: “[l]a posibilidad de influenciar directa o indirectamente la política empresarial, la iniciación o terminación de la actividad de la empresa, la variación de la actividad a la que se dedica la empresa o la disposición de los bienes o derechos esenciales para el desarrollo de la actividad de la empresa”.
2.2. Presentación de solicitud
Cualquiera de las empresas intervinientes podrá cumplir el deber de informar una operación de concentración. En caso de que sólo una de las empresas intervinientes cumpla tal deber, únicamente se requerirá la presentación del poder otorgado por dicha empresa, cuando actúe mediante apoderado, o la firma del representante legal, cuando actúe directamente.
Lo anterior, no exime a las empresas intervinientes que presenten la solicitud de pre-evaluación, de allegar la totalidad de la información requerida para dar inicio al trámite. Adicionalmente, el documento de
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presentación deberá contener la declaración expresa del apoderado o del representante legal, según sea el caso, de que la información confidencial aportada fue obtenida de manera legítima y con la debida autorización de las demás empresas intervinientes en la operación.
La solicitud de pre-evaluación de la operación proyectada debe ser presentada ante la Superintendencia de Industria y Comercio cumpliendo con la totalidad de los requisitos previstos en la Guía de Pre- evaluación incluida en el Anexo No. 1 de la presente Resolución.
En caso de que las empresas intervinientes lo requieran, la Superintendencia de Industria y Comercio realizará una reunión preliminar para la revisión de las condiciones de la operación y la documentación requerida, con el fin de orientar y facilitar la presentación posterior de la operación. Dicha reunión de revisión será coordinada por el Grupo de Integraciones Empresariales de la Delegatura para la Protección de la Competencia, previa solicitud realizada con cinco (5) días hábiles de anticipación a su celebración, y no exime a las empresas del cumplimiento de lo dispuesto en la Guía de Pre-evaluación contenida en el Anexo No. 1 de esta Resolución.
Las empresas intervinientes deberán manifestar inequívocamente en el documento inicial presentado ante la Superintendencia de Industria y Comercio, si están:
a) Solicitando una pre-evaluación de la operación proyectada o, b) Notificando la operación.
Parágrafo primero. En el evento en el que no se haga la manifestación arriba señalada, la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, requerirá a las empresas intervinientes para que señalen el trámite que solicitan iniciar ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
La solicitud de pre-evaluación de la operación proyectada debe contener la declaración expresa de la intención de llevarse a cabo, así como la totalidad de la información solicitada en el Anexo No. 1 de esta Resolución. De no darse total cumplimiento a lo anterior, se suspenderá el término hasta tanto no esté la información completa.
Parágrafo segundo. Cuando la operación se realice a través de una toma hostil y la interviniente que informa la operación demuestre que a pesar de haber realizado las actuaciones encaminadas a obtener la información contenida en los Anexos No. 1 y No. 2 de esta Resolución de parte de la empresa objetivo, si que ello haya sido posible debido a la renuencia de esta última, así se lo hará saber a la Superintendencia de Industria y Comercio. En este caso la Superintendencia de Industria y Comercio requerirá a la empresa objetivo para que suministre la información.
2.2.1. Contenido de la solicitud de pre-evaluación
En desarrollo de lo previsto en el numeral 1 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009, las solicitudes de pre- evaluación presentadas por las empresas intervinientes deben incluir la información de la Guía de Pre- evaluación incluida en el Anexo No. 1 de la presente Resolución.
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Parágrafo. En caso que las empresas intervinientes lo consideren necesario podrán, adicionalmente, aportar la información contenida en el Anexo No. 2 de la presente Resolución. Del mismo modo, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá solicitar aquellos elementos o documentos adicionales que permitan dar por terminado el procedimiento dentro del plazo que contempla el numeral 2.4 de la presente Resolución, con el fin de evidenciar que la operación proyectada no genera riesgos sustanciales para la competencia en el mercado.
2.2.2. Requisitos formales de la información presentada
La información que se remita a la Superintendencia de Industria y Comercio con la solicitud de pre- evaluación deberá presentarse en idioma castellano. La información cuantitativa deberá adjuntarse en medio magnético en hoja de cálculo electrónica con formato de celdas numérico.
La solicitud de pre-evaluación podrá ser presentada por las empresas intervinientes a través de la página web www.sic.gov.co en la plataforma electrónica dispuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio para tal fin.
2.2.3. Reserva de los documentos o la información
Con el objetivo de salvaguardar la reserva que se pueda predicar sobre los documentos o la información aportada al trámite de solicitud de pre-evaluación, las intervinientes y los terceros deberán solicitar de forma explícita y motivada, que la información relativa a secretos empresariales u otros elementos sobre los cuales exista norma legal de reserva o confidencialidad, y que deban suministrar dentro del trámite, tenga el carácter de reservado. Para ello deberán presentar, junto con el documento contentivo de la información sobre la que solicitan la reserva, un resumen no confidencial del mismo.
En los casos en que no sea posible presentar un resumen confidencial de la información reservada, bien porque la información por su naturaleza no puede ser resumida, o porque la presentación de su resumen implique total o parcialmente la revelación de la información reservada, las intervinientes o los terceros no tendrán que cumplir con dicho requisito*.
Para cada documento frente al cual se solicite reserva se deberá presentar una justificación, así sea sumaria, de por qué el documento ostenta tal calidad.
En teste caso, la Superintendencia de Industria y Comercio deberá incluir los resúmenes en el expediente público, y abrir otro expediente de carácter reservado en el que se incluirán los documentos completos. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá objetar el carácter reservado de los documentos que las empresas intervinientes señalen como tales, cuando no se consideren reservados conforme a la Constitución Política y a la ley, caso en el cual indicará el porqué de su objeción.
* Así por ejemplo, las listas de clientes o información numérica referente a costos, estructuras de precios, entre otras, no deberán ser resumidas ya que por su naturaleza no es posible hacerlo.
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La información aportada por terceros que tenga carácter reservado conforme a la Constitución Política y a la ley, no podrá ser conocida por las empresas intervinientes o por otros terceros. Las empresas intervinientes tendrán acceso al resumen no confidencial que aporten los terceros.
Parágrafo. La información reservada que reciba la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de un procedimiento de autorización de una concentración no podrá ser compartida con autoridades de competencia extranjeras, salvo que el titular de la información lo autorice de forma expresa en su solicitud.
2.2.4. Petición de no publicación de la solicitud de pre-evaluación por razones de orden público
De manera simultánea con la solicitud de pre-evaluación y mediante escrito motivado, las empresas intervinientes podrán solicitar la no publicación de la solicitud de pre-evaluación por razones de orden público.
De conformidad con lo previsto en el numeral 2 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009, la Superintendencia de Industria y Comercio se abstendrá de publicar en su página web y de ordenar la publicación del aviso cuando las empresas intervinientes hayan solicitado, mediante escrito motivado anexo a la solicitud de pre- evaluación, la no publicación de su solicitud por razones de orden público.
La aceptación o rechazo de esta solicitud deberá ser decidida en el término de los tres (3) días hábiles que contempla el numeral 2.3 de la Presente Resolución.
2.3. Estudio formal de la solicitud de pre-evaluación
La Superintendencia de Industria y Comercio examinará, dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de presentación de la solicitud, si la misma cumple con los supuestos de que trata el numeral 2.1 de la presente Resolución, y si está acompañada de la información establecida en el Anexo No. 1 de la misma.
2.3.1. Requerimiento de corrección o aclaración
Si del examen de forma realizado por la Superintendencia de Industria y Comercio resulta que la solicitud no cumple con los requisitos señalados en el numeral 2.2 de la presente Resolución, o sus anexos no fueren claros, se requerirá a las empresas intervinientes conforme a lo dispuesto en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
No obstante lo anterior, tal y como lo establece el numeral 6 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009, se entenderá que existe desistimiento tácito cuando el peticionario no dé respuesta al requerimiento efectuado por la Entidad en un plazo mayor a dos (2) meses contados desde la fecha de expedición del mismo.
2.3.2. Publicación
La Superintendencia de Industria y Comercio publicará el inicio del procedimiento de autorización de una integración en su página web.
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Circular Única
Esta publicación se hará dentro del término establecido en el numeral 2 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009, siempre y cuando las empresas intervinientes hayan manifestado inequívocamente que están solicitando una pre-evaluación o están notificando una operación, y si contiene la información señalada en el Anexo No. 1 de esta Resolución.
2.3.2.1. Contenido
El aviso efectuado en la página web por la Superintendencia de Industria y Comercio contendrá las siguientes menciones:
a) El texto: “Por instrucción de la Superintendencia de Industria y Comercio se informa que se ha presentado ante esta Entidad la siguiente operación de concentración”.
b) La descripción de la operación presentada precisando: (i) el tipo de operación que se llevará a cabo y (ii) la relación de productos afectados de cada una de las empresas intervinientes.
c) El nombre completo de las empresas intervinientes, el número de identificación tributaria y su domicilio.
d) Las marcas comerciales de las empresas intervinientes.
e) El número de radicación y la fecha de presentación de la solicitud ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
f) La advertencia de que dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la publicación del aviso en el diario de amplia circulación nacional o regional, según el caso, los terceros cuentan con la posibilidad de suministrar a esta Entidad, pruebas o elementos de utilidad para el análisis de la operación proyectada.
Parágrafo. La publicación del aviso en el periódico por parte de las empresas intervinientes contendrá las menciones del presente artículo, salvo la prevista en el literal e).
2.3.2.2. Constancia de publicación
Una vez publicado el aviso en el diario de amplia circulación, las empresas intervinientes deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio una copia de la página respectiva donde conste su publicación.
2.3.2.3. Término para suministrar información por parte de terceros
Cualquier persona podrá suministrar información a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la publicación del inicio del procedimiento de autorización en la página web de la Entidad, o dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la publicación del aviso en el diario de amplia circulación nacional o regional, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio lo haya ordenado, con el objetivo de aportar las pruebas o elementos de juicio para el análisis de la operación proyectada.
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Circular Única
La información aportada dentro de éste término será conocida por las empresas intervinientes y podrá ser
controvertida de conformidad con lo previsto en el numeral 2.5.3 de la presente Resolución.
En todo caso, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá requerir a terceros con el fin de obtener información suficiente sobre el mercado objeto de evaluación. La información será sujeta a reserva siguiendo los términos establecidos en el numeral 2.2.3 de la presente Resolución.
2.3.3. Orden de publicación
Las empresas intervinientes que hayan recibido la orden de publicación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, deberán publicar el anuncio de la operación en un diario de amplia circulación nacional, salvo que la Superintendencia determine la región donde debe realizarse la publicación.
En caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio considere que la operación proyectada podría afectar alguno de los propósitos previstos en el artículo 3 de la Ley 1340 de 2009, procederá a emitir la orden de publicación del aviso previsto en el numeral 2 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009, de conformidad con lo establecido en el numeral 2.3.2 de la presente Resolución.
2.3.4. Inexistencia de la obligación de informar la operación
Si del examen de forma de la solicitud de pre-evaluación que realiza la Superintendencia de Industria y Comercio se obtienen elementos suficientes para establecer que no existe el deber de informar la operación, esta Superintendencia comunicará dicha decisión a las empresas intervinientes, dentro del término de los tres (3) días hábiles que contempla el numeral 2.3 de la presente Resolución.
2.4. Estudio preliminar y decisión
De conformidad con lo consagrado en el numeral 3 del artículo 10 de la Ley 1340 del 2009, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la presentación de la información a que se refiere el numeral 2.2.1 de la presente Resolución, la Superintendencia de Industria y Comercio determinará mediante acto administrativo:
a) Continuar con el procedimiento de autorización o,
b) Dar por terminado el procedimiento, autorizando la operación. Para ello, la Superintendencia deberá contar con elementos suficientes para establecer que no existen riesgos sustanciales para la competencia que puedan derivarse de la operación propuesta por las empresas intervinientes.
En todo caso, la Superintendencia de Industria y Comercio no proferirá el acto administrativo referido mientras no haya corrido el término para la intervención inicial de terceros, contemplado en el numeral 2.3.2.3 de la presente Resolución.
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2.5. Estudio de fondo de la solicitud
2.5.1. Comunicación a otras autoridades
La decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de continuar con el proceso de autorización de concentraciones económicas se comunicará a las entidades de regulación, vigilancia o control competentes en el sector o sectores afectados con la operación presentada, especificando lo siguiente:
a) La identificación de la Entidad de regulación, vigilancia o control a la cual se comunica la operación de
concentración;
b) La identificación de las empresas involucradas en la concentración;
c) La descripción de la operación presentada, precisando: (i) el tipo de operación que se llevará cabo y (ii)
la relación de productos afectados de cada una de las empresas intervinientes;
d) La determinación de los productos afectados con la operación que se proyecta realizar.
e) La indicación expresa del término de diez (10) días hábiles que tienen las autoridades de regulación, vigilancia o control para allegar el respectivo concepto técnico, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1340 de 2009.
2.5.2. Concepto técnico por parte de las autoridades
Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación de que trata el literal e) del numeral anterior, las autoridades podrán emitir concepto técnico en relación con el asunto sobre el cual se les requiere. No obstante, dichas autoridades tienen la posibilidad de intervenir de oficio o a solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, en cualquier momento de la actuación.
2.5.3. Comunicación a las empresas intervinientes
La decisión adoptada por la Superintendencia de Industria y Comercio de continuar con el procedimiento de autorización de concentraciones económicas se comunicará a las empresas intervinientes.
Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al envío de dicha comunicación, las empresas intervinientes:
a) Deberán allegar la información solicitada en la Guía de Estudio de Fondo contenida en el Anexo No. 2 de esta Resolución. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá, cuando según su criterio no se requiera la totalidad de dicha información, exceptuar a las intervinientes de presentar cierta información cuando no se requiera para el análisis, en cuyo caso se aclarará la información que deba ser aportada.
b) Podrán controvertir la información aportada por terceros a que hace referencia el numeral 2.3.2.3 de esta Resolución, mediante escrito que podrá incluir la solicitud de decreto y práctica de las pruebas que se consideren necesarias tal efecto.
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En caso de que la información aportada por terceros tenga carácter reservado, las empresas intervinientes únicamente tendrán acceso al resumen no confidencial que del documento reservado se aporte.
Lo anterior, sin perjuicio de los requerimientos adicionales de complementación y aclaración que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En caso que las empresas lo requieran, la Superintendencia de Industria y Comercio realizará una audiencia para la revisión general de la documentación incluida en el Anexo No. 2 con el fin de orientar y facilitar su posterior presentación. Dicha audiencia de revisión será coordinada con el Grupo de Integraciones Empresariales de la Delegatura para la Protección de la Competencia, previa solicitud realizada con cinco (5) días hábiles de anticipación a su celebración y no exime a las empresas del cumplimiento de lo dispuesto en la Guía de Estudio de Fondo contenida en el Anexo No. 2 de la presente Resolución.
2.5.4. Proposición de condicionamientos por parte de las empresas intervinientes
Previo a la expedición del acto administrativo que determine la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio, la Entidad informará mediante oficio a las empresas intervinientes sobre los posibles efectos anticompetitivos de la concentración informada, si los hubiera, que ameritan el condicionamiento de la misma.
Con posterioridad a dicha comunicación, las empresas intervinientes podrán proponer acciones o comportamientos de su parte, tendientes a neutralizarlos las posibles restricciones de la competencia derivadas de la operación.
En todo caso, la propuesta de condicionamientos de las empresas intervinientes no interrumpirá el término para objetar o condicionar una concentración establecido en el numeral 5 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009.
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá, cuando lo considere pertinente, solicitar la opinión de terceros en relación con los condicionamientos ofrecidos por las empresas intervinientes.
2.6 Decisión final
La Superintendencia de Industria y Comercio, mediante acto administrativo, se pronunciará en relación con la operación de concentración proyectada, de conformidad con lo previsto en los artículos 11 y 12 de la Ley 1340 de 2009, en cualquiera de los siguientes sentidos:
a) Autorizar la concentración;
b) Autorizar la concentración con condicionamientos;
c) Objetar la concentración.
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Parágrafo primero. En los casos en que se autorice la operación de concentración con condicionamientos, o se objete, una vez el acto administrativo esté en firme, la Superintendencia de Industria y Comercio publicará en su página web, un aviso dando cuenta de la parte resolutiva de la decisión. En los casos que se autorice la operación sin condicionamientos, el estudio económico público se entenderá incorporado a la decisión.
Parágrafo segundo. Con el fin de calcular la contribución de seguimiento establecida en el artículo 22 de la Ley 1340 de 2009, en los casos en que se autorice la operación de concentración con condicionamientos, las empresas intervinientes deberán reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los estados financieros aprobados para la vigencia fiscal inmediatamente anterior. Esta información deberá ser allegada a más tardar el 30 de junio de cada año, durante la vigencia de los compromisos.
2.7. Separación del negocio en Colombia mientras la Superintendencia de Industria y Comercio
profiere su decisión
En los casos en que una transacción deba ser analizada y aprobada por autoridades de competencia de varias jurisdicciones, las empresas intervinientes podrán proponer, previo a la ejecutoria del acto administrativo de la Superintendencia de Industria y Comercio que decide la concentración, mecanismos para que el cierre de la transacción en otras jurisdicciones en las cuales ya se ha obtenido una aprobación no implique una concentración económica en Colombia.
Los mecanismos propuestos por las empresas intervinientes estarán encaminados a que los negocios en Colombia se mantengan separados a pesar de que la transacción se haya concluido en otras jurisdicciones, y mientras la Superintendencia de Industria y Comercio profiere su decisión respecto de la concentración.
Para efectos de poder integrar los negocios en el extranjero previo el pronunciamiento de la Superintendencia de Industria y Comercio respecto de la concentración, la Superintendencia dará su visto bueno respecto del mecanismo propuesto por las empresas intervinientes para la separación del negocio.
2.7.1. Requisitos para la separación del negocio en Colombia
Los mecanismos que decidan estructurar las empresas intervinientes para que se separe el negocio en Colombia deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) Garantizar que no se dará un cambio en la situación de control societario entre las empresas intervinientes.
b) Garantizar la ausencia de influencia competitiva por parte de una o más de las empresas intervinientes, en la asamblea general de accionistas de una o más de las demás empresas intervinientes, o en cualquier otro órgano de la administración.
c) Impedir que se presente el intercambio de información estratégica, confidencial o sensible entre una o más de las empresas intervinientes.
d) Tener vocación de permanencia, de tal forma que se garantice la independencia del negocio en Colombia, en caso de objeción de la operación proyectada por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
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2.7.2. Procedimiento para la separación del negocio en Colombia
Los mecanismos que decidan estructurar las empresas intervinientes para la separación del negocio en Colombia serán sometidos a la aprobación de la Superintendencia de Industria y Comercio, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:
a) En el momento en que las empresas intervinientes opten por la separación del negocio en Colombia, lo informarán previamente a la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante un documento que contenga la estructura de la separación del negocio en Colombia y el detalle de los mecanismos que pretendan implementar para tal fin. En dicho documento justificarán cómo la estructura propuesta garantizará el cumplimiento de los requisitos contemplados en el numeral 2.7.1 de la presente Resolución.
b) La Superintendencia de Industria y Comercio se pronunciará por escrito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la propuesta por las empresas intervinientes, manifestando si los mecanismos propuestos para la separación del negocio en Colombia garantizaran o no el cumplimiento de los requisitos contemplados en el numeral 2.7.1 de la presente Resolución.
c) Si la Superintendencia de Industria y Comercio considera que los mecanismos propuestos no garantizan el cumplimiento de los requisitos contemplados en el numeral 2.7.1 de la presente Resolución, otorgará un término a las empresas para presentar una segunda propuesta.
d) La Superintendencia de Industria y Comercio, emitirá su pronunciamiento final sobre la segunda propuesta en los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la misma.
Parágrafo. Cuando las intervinientes no se acojan al procedimiento previsto en el numeral 2.7.2 de la presente Resolución para efectos de separar su negocio en Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio solo iniciará investigaciones por el incumplimiento de lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1340 de 2009, cuando compruebe que el negocio no fue adecuadamente separado en el territorio nacional.
2.8. Silencio administrativo positivo
El término a que hace referencia el numeral 5 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009 solamente empezará a contar a partir de que las intervinientes hayan allegado la totalidad de la información allí prevista en el Anexo No. 2, incluyendo las aclaraciones que sobre la misma se soliciten.
No obstante lo anterior, en caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio considere necesario requerir información adicional a la prevista en el Anexo No. 2, el término establecido en el numeral 5 del artículo 10 de la Ley1340 de 2009 solo empezará a correr a partir de que las intervinientes alleguen dicha información. Para efectos del conteo del término, se tendrá como fecha de inicio la del día siguiente a la respuesta a tal requerimiento.
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Si después de contestado el primer requerimiento de información adicional a la prevista en el Anexo No. 2, la Superintendencia de Industria y Comercio realiza un nuevo requerimiento de información adicional, tal requerimiento no interrumpirá ni implicará el reinicio del término previsto en el numeral 5 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009.
2.9. Desistimiento de la solicitud
En cualquier momento del trámite, las empresas intervinientes podrán desistir de su solicitud.
Así mismo, se entenderá desistida la solicitud cuando trascurridos dos (2) meses desde el requerimiento efectuado por la Superintendencia de Industria y Comercio, las intervinientes no se hayan manifestado, solicitado prórroga o entregado una respuesta efectiva a la Superintendencia a la solicitud de la Entidad.
3. TRÁMITE DE NOTIFICACIÓN DE CONCENTRACIONES ECONÓMICAS
3.1. Operaciones sujetas a este trámite
Estarán obligadas a notificar una operación de concentración a la Superintendencia de Industria y Comercio, con anterioridad a su concurrencia, las empresas intervinientes que:
a) Se dediquen a la misma actividad económica y pretendan realizar operaciones empresariales de fusión, consolidación, adquisición de control o cualquiera sea su forma jurídica, siempre y cuando cumplan cualquiera de los criterios del supuesto objetivo, previstos en el numeral 2.1.2 de la presente Resolución, pero que en conjunto cuenten con menos del veinte por ciento (20%) del mercado relevante al momento de notificarse la operación, o
b) Participen en la misma cadena de valor y pretendan realizar operaciones empresariales de fusión, consolidación, adquisición de control o cualquiera sea su forma jurídica, siempre y cuando cumplan cualquiera de los criterios del supuesto objetivo, previstos en el numeral 2.1.2 de la presente Resolución, pero que en cada uno de los segmentos de la cadena de valor cuenten con menos del veinte por ciento (20%) al momento de notificarse la operación.
3.2. Documento de notificación
El deber de notificación a que se refiere el numeral anterior, se cumplirá presentando un documento que contenga la siguiente información:
a) Número de Identificación Tributaria (NIT) de las empresas intervinientes y el nombre exacto como aparece en los certificados de cámara de comercio y/o el documento respectivo que acredite la existencia de la empresa.
b) Balance General y Estado de Resultados del año fiscal inmediatamente anterior, elaborados de conformidad con lo previsto en la ley, debidamente certificados o dictaminados por el Revisor Fiscal. En caso de no contar con estos estados financieros, aportar los últimos balances de prueba correspondientes. Cuando se trate de una persona jurídica recién constituida, aportar el respectivo balance inicial de apertura.
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En caso de ser una persona natural aportar la declaración de renta del año fiscal anterior.
c) Descripción de la operación (tipo de operación y cronograma de la misma)
d) Definición del mercado (mercado producto y mercado geográfico relevante) o los mercados afectados,
según corresponda y los criterios utilizados para definirlo(s).
e) Competidores del mercado relevante.
f) Participación porcentual dentro de cada mercado afectado definido. Para cada mercado afectado
definido, los interesados deberán indicar la cuota de participación de los competidores y de las empresas
intervinientes dentro del mismo.
g) Indicar si existen norma del sector que establezcan cuotas de mercado o que restrinjan la participación
en el mercado de alguna de las empresas intervinientes en la operación de concentración.
Para los literales d) a f) las empresas intervinientes deberán indicar claramente la metodología y las fuentes de información utilizadas.
La notificación para ser remitida por parte de las empresas intervinientes a través de la página web www.sic.gov.co en la plataforma electrónica dispuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio para tal fin.
Cualquiera de las empresas intervinientes podrá cumplir el deber de notificar una concentración económica. En caso de que sólo una de las empresas intervinientes cumpla tal deber, únicamente se requerirá la presentación del poder otorgado por dicha interviniente, en caso de que actúe mediante apoderado, o la firma del representante legal cuando actúe directamente.
Lo anterior, no exime a la empresa interviniente que presente la notificación de la concentración de allegar la totalidad de la información requerida para dar inicio al trámite. Adicionalmente, el documento de presentación deberá contener la declaración expresa del apoderado, o del representante legal, según sea el caso, de que la información aportada fue obtenida de manera legítima y con la debida autorización de las demás empresas intervinientes en la operación.
Parágrafo Primero. Si el documento de notificación no es claro o está incompleto, no se podrá dar por iniciado el trámite hasta tanto no se aporte la totalidad de la información. La Superintendencia de Industria y Comercio requerirá a las empresas intervinientes para que alleguen la información necesaria.
3.3. Respuesta de la Superintendencia de Industria y Comercio
La Superintendencia de Industria y Comercio contará con diez (10) días hábiles para revisar la información aportada por las empresas intervinientes en el documento de notificación y emitir el acuse de recibo del mismo.
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Si con la revisión realizada la Superintendencia de Industria y Comercio no encuentra elementos suficientes que permitan la validación de que las cuotas de mercado aportadas son inferiores al 20%, en los términos establecidos en los literales a) y b) anteriores, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación del documento de notificación, informará a las empresas intervinientes para que presenten una solicitud de pre-evaluación, de conformidad con el procedimiento establecido en la presente Resolución.
En cualquier caso, si con posterioridad al acuse de recibo la Superintendencia de Industria y Comercio encuentra motivos suficientes para cuestionar la veracidad de la información presentada por las empresas intervinientes, podrá iniciar las actuaciones administrativas a las que haya lugar.
Parágrafo. Si las intervinientes deciden integrarse después de notificada la operación, pero con anterioridad a que la Superintendencia de Industria y Comercio se pronuncie sobre si existen dudas frente a que las intervinientes tienen menos del 20 % del mercado relevante, así podrán hacerlo. No obstante lo anterior, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá iniciar el procedimiento sancionatorio por incumplimiento del deber de someter a pre-evaluación una concentración empresarial, cuando tenga indicios de que las intervinientes contaban con el 20 % o más del mercado relevante.
4. Operaciones exentas del control previo de concentraciones económicas
De conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1340 de 2009, se encuentran exentas del deber de información (pre-evaluación y notificación) previa ante la Superintendencia de Industria y Comercio, las siguientes:
a) Las operaciones de concentración que no cumplan con alguno de los supuestos establecidos en los numerales 2.1.1 y 2.1.2 de la presente Resolución.
b) Las operaciones de concentración en las que las intervinientes se encuentren en subordinadas a un mismo agente de mercado, por encontrarse en una de las situaciones descritas en el artículo 261 del Código de Comercio.
c) Las operaciones de concentración en las que exista relación de subordinación entre las intervinientes, por encontrarse en una de las situaciones descritas en el artículo 261 del Código de Comercio.
5. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN, SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN DE
CONDICIONAMIENTOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las solicitudes de modificación, suspensión y terminación de condicionamientos se consideran un procedimiento general administrativo. Por lo anterior, se seguirán las siguientes directrices:
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5.1. Solicitud y requisitos mínimos
La solicitud de modificación, suspensión y terminación de condicionamientos, requerirá además de las pruebas que sustenten la solicitud, la información prevista en los numerales 3 (mercado producto), 4 (mercado geográfico), 5 (competidores) y 6 (distribuidores y comercializadores) de la GUÍA DE PRE- EVALUACIÓN DE CONCENTRACIONES ECONÓMICAS (Anexo No. 1) y la GUÍA DE ESTUDIO DE FONDO DE CONCENTRACIONES ECONÓMICAS (Anexo No. 2), actualizadas para el periodo comprendido entre la fecha de autorización de la concentración y condicionamientos y la fecha de la solicitud en aquellos casos en que hayan transcurrido más de seis meses desde la firmeza de la decisión proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.2. Pruebas adicionales
Una vez recibida de manera completa la documentación de la solicitud, la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la solicitud, podrá decretar pruebas mediante acto contra el cual no proceden recursos, de conformidad con lo establecido en el artículo 40 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
5.3. Comentarios a las pruebas y decisión
Una vez practicada la totalidad de las pruebas, la Superintendencia de Industria y Comercio comunicará dicha circunstancia a las empresas intervinientes para que dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a dicha remisión, manifiesten sus opiniones frente a las pruebas practicadas.
Una vez vencido dicho plazo, la Superintendencia de Industria y Comercio tendrá un término de treinta (30) días hábiles para decidir.
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ANEXO N. 1†
GUÍA DE PRE-EVALUACIÓN DE INTEGRACIONES EMPRESARIALES
Por medio de la presente Guía se establecen las instrucciones que deberán seguir las empresas que pretendan fusionarse, consolidarse, adquirir el control o integrarse, cualquiera sea la forma jurídica de la operación proyectada y que se encuentren dentro de los supuestos señalados en el artículo 9 de la Ley 1340 de 2009.
Las instrucciones de la presente guía comprenden la información que debe acompañar la solicitud de pre- evaluación de que trata el numeral 2.2 de esta Resolución, en concordancia con el numeral 1 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009, que se denominará en adelante GUÍA DE PRE-EVALUACIÓN.
En desarrollo de lo previsto en el artículo 9 y el numeral 1 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009, las solicitudes de pre- evaluación presentadas por las empresas intervinientes deberán adjuntar la información que a continuación se señala:
1 De la operación proyectada
1.1 Señalar la forma jurídica que revestirá la operación de concentración, describiendo la misma e indicando las empresas intervinientes.
1.2 Precisar el cronograma en el que se dará la concentración.
1.3 Indicar si existen regulaciones y/o normas específicas respecto de este tipo de operación de concentración.
1.4 Señalar ante qué autoridades de competencia se han o se están adelantando, se están adelantando o se pretenden adelantar trámites similares al que se está presentado ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
2 De las empresas intervinientes solicitantes
Cada una de las empresas intervinientes en la operación se debe aportar la siguiente información de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2.2.2 de esta Resolución:
2.1. Identificar y describir detalladamente las actividades económicas desarrolladas, sin limitarse al objeto social consignado en registros públicos. Para cada actividad descrita se debe indicar el Código Industrial Internacional Uniforme (CIIU) vigente en Colombia al momento de solicitar la pre-evaluación.
† Resolución No. 12193 del 21 de marzo de 2013, publicada en el Diario Oficial No. 48739 del 21 de marzo de 2013.
Resolución No. 10930 del 11 de marzo de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49451 del 12 de marzo de 2015. “Por la cual se modifica el Capítulo Segundo del Título VII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
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2.2. Identificar el NIT de las intervinientes y el nombre exacto como aparece en los certificados de cámara de comercio y/o el documento respectivo que acredite la existencia de la empresa.
2.3. Allegar el Balance General y el Estado de Resultados del año fiscal inmediatamente anterior, elaborados de conformidad con lo previsto en la ley, debidamente certificados o dictaminados por el Revisor Fiscal, para el caso de las empresas que lo tienen. En caso de no contar con estos estados financieros, aportar los últimos balances de prueba correspondientes. En caso de ser persona natural aportar la declaración de renta del año fiscal anterior.
2.4. Para las personas jurídicas que lleven más de un (1) año de constituidas y en funcionamiento, adjuntar el informe de gestión del año inmediatamente anterior.
2.5. Anexar la relación de socios o accionistas especificando el porcentaje de participación en el capital social.
2.6. Suministrar una relación de las personas jurídicas pertenecientes al mismo Grupo Empresarial en los términos del artículo 28 de la Ley 222 de 1995, siempre que dichas personas jurídicas se dediquen a la misma actividad económica o misma cadena de valor. Para el efecto, se deberá anexar la estructura u organigrama, señalando la razón y objeto social de cada una de las empresas que forman parte de la organización, porcentajes de participación y si aplica para el caso, las actividades económicas desarrolladas en el territorio nacional.
2.7. Indicar las empresas que ejercen control, directamente o indirectamente, sobre las empresas intervinientes, en los términos del numeral 4 del artículo 45 del Decreto 2153 de 1992 o en la norma que lo modifique, siempre que dichas empresas se dediquen a la misma actividad económica o misma cadena de valor. Para este caso se deberá indicar la actividad de esas empresas y el respectivo porcentaje de participación en el capital de las empresas intervinientes.
2.8. Allegar una relación de inversiones permanentes de las empresas en las cuales las intervinientes ejercen control, directa o indirectamente, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 45 del Decreto 2153 de 1992, y que se dediquen a la misma actividad económica o participen en la misma cadena de valor, indicando la actividad económica de cada una y el respectivo porcentaje de participación.
3. Del mercado producto
3.1. Relacionar de manera detallada los productos ofrecidos‡.
3.2. Allegar la lista de los productos ofrecidos de manera coincidente§ y aquellos que formen parte de
‡ Conforme al artículo 45 del Decreto 2153 de 1992, entiéndase por producto “todo bien o servicio”.
§ Cuando se trate de una operación de concentración horizontal.
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una misma cadena de valor** por las empresas intervinientes (en adelante “productos afectados”). Respecto de cada producto afectado señalar lo siguiente:
a) Descripción;
b) Presentaciones disponibles o modalidades de servicio;
c) Marcas;
d) Principales usos y aplicaciones;
e) Población objetivo, describiendo sus características;
f) Estudios de mercado con que se cuente. Debe adjuntarse copia completa del estudio, la ficha técnica y copia de los informes internos realizados por el área comercial o semejante;
g) Relación de los diez (10) principales clientes para cada uno de los productos involucrados en la operación proyectada, con fundamento en sus volúmenes de compra para cada segmento de cliente, señalando datos de contacto y la cantidad de producto adquirido por cada uno para el año fiscal inmediatamente anterior;
h) Relacionar los productos que pueden reemplazarlo por tener uso, características, aplicaciones y precios similares, explicando sucintamente para cada uno las razones por las cuáles cumple tal condición;
i) Describir el proceso de fabricación de los productos ofrecidos, en los casos en que la interviniente sea quien fabrica el producto.
j) Relacionar las ventas mensuales de los productos ofrecidos (en pesos colombianos y volumen, indicando la unidad de medida) realizadas en cada departamento del país durante los tres (3) años fiscales anteriores a la presentación de la operación.
4. Del mercado geográfico
4.1. Describir la zona de influencia o radio promedio (en kilómetros) de cubrimiento, relacionando los municipios y departamentos atendidos en orden de importancia. Para el caso de servicios, indicar la ubicación geográfica de las oficinas de atención y su cobertura por departamento.
4.2. Para cada una de las plantas de producción o bodegas de abastecimiento de los productos
afectados en el territorio nacional, perteneciente a las empresas intervinientes, señalar:
a) Su ubicación en el territorio nacional;
b) Para el caso de servicios, la ubicación geográfica de las oficinas de atención y su cobertura por departamento;
c) El peso porcentual que representa el costo de transporte sobre el precio de fábrica de cada producto
** Cuando se trate de una operación de concentración vertical.
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afectado desde la planta de producción a las distintas zonas de influencia. Indicar expresamente si el costo de transporte es asumido por el cliente o por la empresa.
4.3. Aportar los proyectos de expansión de nuevas plantas, bodegas u oficinas que se tengan para los tres (3) años siguientes a la fecha de presentación de la solicitud.
5. De los competidores
Para cada una de las empresas competidoras respecto de los productos afectados, en caso de conocerlas,
indicar:
5.1. Razón social completa y datos de contacto.
5.2. Relación de los productos ofrecidos y las marcas que los identifican.
5.3 Indicar la participación de mercado estimada de cada una de las empresas intervinientes y la de sus competidores que producen o comercializan los productos afectados y los productos sustitutos, durante los últimos tres (3) años fiscales anteriores, por producto afectado. Se debe indicar la metodología y las fuentes empleadas para las estimaciones. Aportar los estudios utilizados para tal fin con sus fichas técnicas.
6. De los distribuidores y comercializadores
6.1. Indicar los canales de distribución y comercialización utilizados para los productos afectados, señalando las condiciones comerciales, políticas de precios y requerimientos mínimos necesarios para la distribución y la comercialización de los mismos.
6.2. Allegar una relación de las empresas distribuidoras y comercializadoras de los productos afectados de las empresas intervinientes, señalando para cada una lo siguiente:
a) Razón social y datos necesarios para el contacto;
b) Zona geográfica atendida.
No obstante la información señalada en esta Guía, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá realizar los requerimientos adicionales que considere necesarios para complementar la información allegada, en atención a las características especiales del caso concreto objeto de estudio.
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ANEXO N. 2
GUÍA DE ESTUDIO DE FONDO DE CONCENTRACIONES ECONÓMICAS
La presente Guía comprende la información que deberá allegarse una vez se comunique, por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, la decisión de continuar con el procedimiento de autorización, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.5.3 de que hace parte el presente Anexo, en concordancia con los numerales 3 y 4 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009 y que en adelante se denominará GUIA PARA EL ESTUDIO DE FONDO.
Una vez comunicada la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de continuar con el proceso de autorización de concentraciones económicas (si ello es procedente) y dentro del término de los quince (15) días hábiles siguientes que establece el numeral 4 del artículo 10 de la Ley 1340 de 2009, las empresas intervinientes solicitantes deberán aportar la totalidad de información que a continuación se señala, sin perjuicio de otros requerimientos concretos que pueda realizar posteriormente la Superintendencia:
1. Estructura del Mercado
1.1 Respecto de cada producto afectado, una relación de los precios de fábrica o los precios al público, según el caso, durante los tres (3) años fiscales anteriores a la presentación de la operación, discriminados mensualmente. Así mismo, los precios a los distribuidores mayoristas y minoristas y al consumidor durante el mismo periodo. La relación de precios al consumidor debe discriminarse por departamento. En cuanto a la información relacionada con precios que sea remitida, deberá indicarse las unidades del producto a las que hace referencia el respectivo precio.
1.2 La estructura de costos para el año fiscal anterior a la presentación de la operación, explicando el costo por unidad. Si han existido cambios a la misma, indicarlos y aportar la modificación.
1.3 La relación de patentes en Colombia de los productos afectados.
1.4 Para cada uno de los productos afectados, el porcentaje de producción que las empresas intervinientes exportaron anualmente durante los tres (3) años fiscales anteriores a la presentación de la operación.
1.5 Para cada uno de los productos afectados relacionar las importaciones efectuadas durante los tres (3) años fiscales anteriores a la presentación de la operación, indicando el país de procedencia, aranceles, subpartida arancelaria y costos de transporte e importador”.
2. De las condiciones de entrada
2.1 Señalar la inversión mínima (en pesos colombianos) y el tiempo necesario que requeriría un nuevo competidor para participar en el territorio nacional, con un volumen similar de productos afectados al que poseen las empresas intervinientes.
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2.2 Señalar las limitaciones de orden legal que deben ser tenidas en cuenta para entrar al mercado de productos afectados, en el que participan las empresas intervinientes.
2.3 Capacidad total de producción anual (en volumen, indicando la unidad de medida) para cada uno de los productos afectados, durante el año fiscal inmediatamente anterior a la presentación de la operación.
2.4 Producción anual (en volumen, indicando la unidad de medida) de cada uno de los productos afectados en la fecha que se presente la operación.
2.5 Relacionar las empresas que han entrado y salido del mercado de los productos afectados con la operación, durante los últimos tres (3) años fiscales.
2.6 Relacionar las empresas que se encuentran en otros mercados y que cuenten con la capacidad, en un corto o mediano plazo, de adecuar sus instalaciones productivas de manera que puedan iniciar actividades, en el territorio nacional, en los mercados de los productos afectados. Indicar su razón social y la información general de contacto de la empresa.
3. De las materias primas e insumos
Para cada una de las materias primas e insumos empleados por la empresa participante en el proceso de
fabricación de los productos afectados, señalar:
3.1 La relación de materias primas e insumos empleados, señalando el peso porcentual que
representan dentro del costo total de fabricación del producto.
3.2 La relación de las empresas proveedoras de materias primas e insumos de los cuales se
abastecen las empresas intervinientes, señalando los datos necesarios para su contacto.
Pág. 24 Título VII
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CAPÍTULO TERCERO COMPETENCIA DESLEAL
CAPÍTULO CUARTO NORMAS GENERALES*
4.1. Reserva en las investigaciones en materia de prácticas comerciales restrictivas y competencia
desleal
* Circular Externa No. 005 del 5 de mayo de 2003. Publicada en el Diario Oficial No. 45.179 de Mayo 6 de 2003.
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INDICE
TÍTULO VIII. CÁMARAS DE COMERCIO........................................................................................... 1
CAPÍTULO PRIMERO REGISTROS PÚBLICOS A CARGO DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO.. 1
1. Aspectos generales.................................................................................................... 1
1.1. Deberes...................................................................................................................... 1
1.2. Deber de información................................................................................................. 2
1.3. Prohibiciones a las Cámaras de Comercio ................................................................ 3
1.4. Archivos de registros públicos.................................................................................... 3
1.5. Áreas de atención al público e infraestructura disponible .......................................... 4
1.5.1. Área física .................................................................................................................. 4
1.5.2. Infraestructura física y virtual y asignación de personal ............................................. 4
1.6. Cobertura del registro en la jurisdicción ..................................................................... 4
1.7. Formulario del registro único empresarial y social -Rues- y sus anexos.................... 5
1.8. Certificados expedidos por las Cámaras de Comercio............................................... 5
1.9. Formalidades de los documentos sujetos a registro .................................................. 5
1.10. Solicitudes de inscripción en los registros públicos.................................................... 6
1.11. Abstención de registro por parte de las Cámaras de Comercio ................................. 7
1.11.1. Instrucciones específicas ........................................................................................... 7
1.12. Tarifas de los registros y su publicidad ...................................................................... 8
1.13. Instrucciones para la liquidación de derechos de inscripción de actos y documentos sujetos a registro ............................................................................................................................. 9
1.14. Sistema preventivo de fraudes -SIPREF-................................................................... 9
1.14.1. Aspectos generales del SIPREF .............................................................................. 10
1.14.2. Aspectos Especiales del SIPREF ............................................................................ 10
1.14.2.1. Publicidad del SIPREF............................................................................................. 10
1.14.2.2. Procedimiento aplicable cuando se solicite la renovación, la inscripción de actos y documentos y la modificación de la información de los registros públicos .................................... 11
1.14.2.3. Alertas que deben enviar las Cámaras de Comercio y actuaciones que pueden adelantar los interesados............................................................................................................... 11
1.14.2.4. Procedimiento para solicitudes que modifiquen la información de matrículas e inscripciones inactivas................................................................................................................... 12
1.14.2.5. Seguridad en los certificados expedidos por medios virtuales o físicos ................... 13
1.15. Inscripción mediante mensajes de datos ................................................................. 14
1
1.16. Trámite de las cámaras de comercio para traslado y entrega de documentos de registros públicos cuando hay cambio de jurisdicción por efecto de un cambio normativo ........... 14
1.17. Actos y documentos que una norma legal ordene inscribir en los registros públicos15
CAPÍTULO SEGUNDO ASPECTOS ESPECIALES DE CADA REGISTRO .................................... 15
2.1. Registro mercantil .................................................................................................... 15
2.1.1. Publicación de la noticia mercantil ........................................................................... 15
2.1.2. Procedimiento para llevar el Registro Mercantil ....................................................... 16
2.1.3. Aspectos atinentes a la matrícula mercantil y su renovación ................................... 17
2.1.4. Aspectos relativos a la inscripción de embargos y otras órdenes de autoridad competente ................................................................................................................................. 22
2.1.5. Aspectos relativos a otras inscripciones................................................................... 22
2.1.5.1. Sobre la inscripción del cambio de domicilio del comerciante.................................. 22
2.1.5.2. Definiciones.............................................................................................................. 24
2.1.6. Instrucciones para la certificación en el registro mercantil ....................................... 25
2.1.7. Reporte de información sobre la inscripción de empresas que prestan el servicio público de transporte terrestre automotor en la modalidad de carga............................................. 26
2.1.8. Reportes sobre concentraciones económicas.......................................................... 27
2.1.9. Libros necesarios del registro mercantil ................................................................... 28
2.1.9.2. Respecto de los libros de comercio ......................................................................... 38
2.1.9.2.1. Registro de libros de comercio en medio electrónicos ............................................. 38
2.1.9.2.2. Procedimiento para efectuar registro de los libros de comercio registrables en medios electrónicos....................................................................................................................... 39
2.1.9.2.3. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos............................... 40
2.1.9.2.4. Procedimiento para efectuar el registro de actuaciones sujetas a registro que consten en libros electrónicos ....................................................................................................... 40
2.1.9.2.5. Servicios adicionales................................................................................................ 40
2.1.10. Depósito de estados financieros .............................................................................. 41
2.1.11. Lista de peritos......................................................................................................... 41
2.2. Registro de entidades sin ánimo de lucro, de veedurías, sector solidario, apoderados de entidades extranjeras privadas................................................................................................. 41
2.2.1. Aspectos generales.................................................................................................. 41
2.2.1.1. Formulario del Registro Único Empresarial y Social –RUES- y sus anexos ............ 41
2.2.1.2. Prueba de existencia y representación legal............................................................ 41
2.2.1.2.1. Entidades sin ánimo de lucro y del sector solidario.................................................. 42
2.2.1.2.2. Veedurías ciudadanas.............................................................................................. 42
2
2.2.1.2.3. Apoderados judiciales de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro ................................................................................................................................. 42
2.2.1.3. Nombramientos........................................................................................................ 42
2.2.1.4. Intercambio de información ...................................................................................... 42
2.2.2. Registro de entidades sin ánimo de lucro del artículo 40 del Decreto 2150 de 199543
2.2.2.1. Libros necesarios del registro de entidades sin ánimo de lucro ............................... 43
2.2.2.2. Procedimiento para hacer el registro........................................................................ 44
2.2.2.2.1. Del control de legalidad en la inscripción de la constitución de las entidades sin ánimo de lucro del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995.............................................................. 44
2.2.2.2.2. Control de legalidad en las inscripciones de las entidades sin ánimo de lucro del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995............................................................................................ 45
2.2.3. Registro de la economía solidaria ............................................................................ 45
2.2.3.1. Libros necesarios del registro de la economía solidaria........................................... 45
2.2.3.2. Procedimiento para hacer el registro........................................................................ 46
2.2.3.2.1. Del control de legalidad en la inscripción de la constitución de las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario ................................................................................................ 46
2.2.3.2.2. Del control de legalidad en la inscripción del nombramiento de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales de las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario ................................................................................................................ 47
2.2.3.2.3. Del control de legalidad en la inscripción de reformas, disolución y aprobación de la cuenta final de liquidación de las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario...................... 48
2.2.4. Registro de veedurías ciudadanas........................................................................... 48
2.2.4.1. Libro necesario del Registro de Veedurías Ciudadanas .......................................... 48
2.2.4.2. Procedimiento de Inscripción ................................................................................... 48
2.2.4.2.1. Del control de legalidad en la inscripción de las veedurías ciudadanas y de las redes de veedurías ciudadanas, que se constituyan a través de organizaciones comunitarias, profesionales, juveniles, sindicales, benéficas o de utilidad común, no gubernamentales, sin ánimo de lucro ................................................................................................................................. 48
2.2.4.3. Traslado de Registros .............................................................................................. 49
2.2.4.3.1. Integración e incorporación de las operaciones del registro público de veedurías ciudadanas al registro único empresarial y social (RUES) ............................................................ 49
2.2.4.3.2. Especificaciones técnicas para el reporte de información........................................ 49
2.2.4.3.3. Proceso de autorización de las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales en el aplicativo web .................................................................................................... 50
2.2.4.3.4. Revocación de los permisos .................................................................................... 50
2.2.4.3.5. Constancia de la información recibida...................................................................... 50
2.2.4.3.6. Formato utilizado para el envío de la información.................................................... 51
2.2.4.3.7. Reporte .................................................................................................................... 51
3
2.2.4.3.8. Información de la veeduría o red de veedurías ........................................................ 51
2.2.4.3.9. Manejo de la información recibida por el RUES....................................................... 52
2.2.5. Registro de apoderados judiciales de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro ............................................................................................................................... 52
2.2.5.1. Libro necesario para el registro de apoderados judiciales de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro.......................................................................................... 52
2.2.5.2. Procedimiento de Inscripción ................................................................................... 53
2.2.5.3. Del control de legalidad en la inscripción de los apoderados judiciales de las Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro ................................................... 53
CAPÍTULO TERCERO RECURSOS ADMINISTRATIVOS.............................................................. 53
3.2. Aspectos importantes............................................................................................... 54
3.3. Negativa y rechazo de los recursos administrativos................................................. 54
3.4. Certificación de los recursos .................................................................................... 55
3.5. Publicidad del recurso.............................................................................................. 55
3.7. Conformación del expediente de recurso................................................................. 55
3.8. Recurso de queja ..................................................................................................... 56
CAPÍTULO CUARTO REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES..................................................... 57
4.1. Libros de Registro de Proponentes.......................................................................... 57
4.2. Procedimiento para llevar el Registro Único de Proponentes .................................. 58
4.2.1. Instrucciones generales ........................................................................................... 58
4.2.2. Función de verificación de las Cámaras de Comercio ............................................. 60
4.2.2.1. Capacidad Jurídica .................................................................................................. 60
4.2.2.2. Experiencia .............................................................................................................. 62
4.2.2.3. Capacidad financiera y Capacidad Organizacional .................................................. 63
4.2.2.4. Clasificación ............................................................................................................. 64
4.2.2.5. Actualización ............................................................................................................ 64
4.2.2.6. Cancelación ............................................................................................................. 65
4.2.3. Inscripción sociedades extranjeras con sucursal en el país..................................... 65
4.2.4. Trámites realizados en forma virtual ........................................................................ 66
4.2.5. Vigencia de los documentos .................................................................................... 66
4.2.6. Determinación de decimales en las cifras y reglas para el resultado de los indicadores ................................................................................................................................. 66
4.2.7. Certificaciones de Contador, auditor o revisor fiscal ................................................ 66
4.2.8. Cambio de domicilio del proponente ........................................................................ 67
4.2.9. Recursos e impugnaciones ...................................................................................... 67
4
4.2.9.1. Recurso de reposición.............................................................................................. 67
4.2.9.2. Impugnaciones presentadas por entidades estatales .............................................. 68
4.2.10. Reporte de información de las entidades estatales sobre contratos, multas, sanciones e inhabilidades, así como el reporte de las sanciones por incumplimiento de las que trata el Decreto 1516 de 2016 ....................................................................................................... 68
4.2.10.1. Especificaciones técnicas para el reporte de información sobre contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes .............................................................................. 68
4.2.10.1.1. Envío de información................................................................................................ 68
4.2.10.1.2. Aspectos generales para el reporte de información ................................................. 68
4.2.10.1.4. Ejemplo del reporte en formato XML........................................................................ 98
4.2.10.1.5. Causales de rechazo por parte de la Cámara de Comercio................................... 101
4.2.10.1.6. Manejo de la información recibida por parte de las Cámaras de Comercio ........... 105
4.2.10.1.7. Corrección o modificación del reporte de contratos, multas, sanciones e inhabilidades, ya reportados e inscritos con anterioridad ................................................................................... 106
4.2.10.1.8. Certificación de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, que se encuentren en trámite de registro ........................................................................................... 107
4.2.10.1.9. Certificación de inhabilidad por incumplimiento reiterado ...................................... 107
4.2.10.1.10. Apoyo a los procesos de transparencia en la contratación y la lucha anticorrupción... ............................................................................................................................... 108
4.2.11. Horario y lugar de atención al público .................................................................... 108
4.2.12. Información contenida en el Registro Único de Proponentes................................. 108
4.2.13. Certificaciones........................................................................................................ 108
CAPÍTULO QUINTO REGISTRO NACIONAL DE TURISMO -RNT- ............................................. 109
5.1. Libro para el registro nacional de turismo -RNT-.................................................... 109
5.3. Requisitos generales para la inscripción en el registro nacional de turismo .......... 110
5.4. Requisitos específicos para determinados prestadores de servicios turísticos a efectos de su inscripción en el registro nacional de turismo -RNT- ............................................. 111
5.4.1. Establecimientos de alojamiento............................................................................ 111
5.4.2. Empresas de transporte terrestre automotor especializado ................................... 111
5.4.3. Arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional ......................... 111
5.4.4. Empresas captadoras de ahorro ............................................................................ 112
5.4.5. Establecimientos de gastronomía, bares y negocios similares .............................. 113
5.4.6. Parques temáticos ................................................................................................. 113
5.4.7. Guías de turismo.................................................................................................... 113
5.4.8. Constitución de garantías....................................................................................... 114
5.4.8.1. Prestadores de servicios turísticos obligados a constituir garantías ...................... 114
5
5.4.9. Prestadores de servicios turísticos que realicen actividades relacionadas con el turismo de aventura..................................................................................................................... 114
5.4.9.1. Requisitos adicionales para los prestadores de servicios turísticos que realicen actividades relacionadas con el turismo de aventura .................................................................. 115
5.4.10. Requisitos adicionales para los prestadores de servicios turísticos que dispongan de normas técnicas sectoriales relacionadas con la sostenibilidad turística..................................... 115
5.5. Modificación de la información del registro nacional de turismo -RNT-.................. 115
5.6. Inscripción de sucursales y agencias ..................................................................... 115
5.7. Plazo para decidir respecto de una solicitud de inscripción ................................... 116
5.8. Causales de devolución ......................................................................................... 116
5.9. Control de homonimia ............................................................................................ 116
5.10. Función de certificación registral ............................................................................ 116
5.11. Derechos por la prestación de los servicios registrales.......................................... 117
5.12. Actualización anual de la inscripción en el Registro Nacional de Turismo -RNT- .. 117
5.13. Suspensión y Cancelación del registro nacional de turismo -RNT-. (Artículo 72 de la Ley 300 de 1996, modificado por el artículo 47 de la Ley 1429 de 2010).................................... 118
5.14. Intercambio de información .................................................................................... 118
CAPÍTULO SEXTO REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA –RUNEOL- ................................................................................................................... 118
6.1. Anotaciones electrónicas en el registro único nacional de entidades operadoras de libranza – RUNEOL-.................................................................................................................... 119
6.2. Renovación anual del registro único nacional de entidades operadoras de libranza - RUNEOL- ............................................................................................................................... 119
6.4. Información del RUNEOL....................................................................................... 119
CAPÍTULO SÉPTIMO ASPECTOS CORPORATIVOS DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO ...... 119
7.1. Reformas a los estatutos........................................................................................ 119
7.1.1. Autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio ............................... 120
7.1.1.1. Contenido de los estatutos:.................................................................................... 120
7.1.1.2. Información de las reformas adoptadas: ................................................................ 120
7.2. Creación y cierre de oficinas seccionales de las Cámaras de Comercio ............... 120
7.3. Aspectos del régimen de afiliados.......................................................................... 120
7.3.1. Incentivos para la afiliación .................................................................................... 122
7.3.2. Tarifas por concepto de afiliación que cobran las Cámaras de Comercio.............. 122
7.4. Certificación de firmas de secretarios estampadas en los certificados de existencia y representación legal .................................................................................................................... 122
7.5. Aspectos relacionados con la elección de Directores de las Juntas Directivas de las Cámaras de Comercio................................................................................................................. 123
6
CAPÍTULO OCTAVO ASPECTOS FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS................................... 126
8.1. Aspectos financieros .............................................................................................. 126
8.2.2. Revisoría fiscal....................................................................................................... 131
8.2.2.1. Procedimiento de elección de revisor fiscal ........................................................... 131
8.2.2.2. Calidades del revisor fiscal..................................................................................... 131
8.2.2.3. Funciones de la Revisoría Fiscal ........................................................................... 131
8.2.3. Manuales de Procedimientos ................................................................................. 133
8.2.4. Gestión Documental............................................................................................... 133
8.2.5. Pólizas.................................................................................................................... 133
CAPÍTULO NOVENO SISTEMA DE EVALUACIÓN DE CÁMARAS DE COMERCIO - SECC...... 133
9.1. Reportes de información por las Cámaras de Comercio a la SIC .......................... 134
9.1.1. Plan Anual de Trabajo............................................................................................ 134
9.1.2. Encuesta de Evaluación......................................................................................... 134
9.1.3. Información financiera ............................................................................................ 134
9.1.4. Relación de Ingresos y Egresos............................................................................. 135
9.1.5. Estudios Económicos de las Zonas........................................................................ 135
9.1.6. Informe Estadístico de Registros Públicos ............................................................. 135
9.2. Información a disposición de usuarios internos y externos .................................... 135
9.2.1. Informe de Gestión................................................................................................. 135
9.2.2. Estudio Económico de las Zonas ........................................................................... 135
9.3. Requisitos para el reporte de la información .......................................................... 135
9.4. Periodicidad ........................................................................................................... 136
7
TÍTULO VIII. CÁMARAS DE COMERCIO*
CAPÍTULO PRIMERO REGISTROS PÚBLICOS A CARGO DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO
1. Aspectos generales
1.1. Deberes
Las Cámaras de Comercio en todas sus actuaciones deben aplicar los principios que establece el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, cumplir con los deberes de las autoridades públicas, en ejercicio de las funciones encomendadas a ellas por parte del Estado, entre las que se pueden mencionar el trato respetuoso, atención personal al público por lo menos 40 horas a la semana, atención preferencial efectiva a quienes la ley protege para estos eventos, establecer un sistema de turnos para todos sus trámites, utilizar medios tecnológicos para las peticiones.
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de implementar los mecanismos electrónicos necesarios para garantizar que los usuarios de los registros públicos que administran puedan realizar los trámites de registro, inscripción de actos y documentos, modificaciones, obtener certificaciones, acceder a la información que reposa en los expedientes y en general que todas las gestiones se puedan adelantar por internet y otras formas electrónicas.
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de promover y dar a conocer la utilización de los servicios por internet, garantizando el acceso de todas las personas a los canales virtuales, y establecer herramientas que permitan, sin costo a los usuarios, verificar la identidad de quien realiza el trámite por medios electrónicos.
La prestación de los servicios por internet y otras formas electrónicas y los mecanismos de seguridad y validación que se implementen, no podrán generar costos a los usuarios.
Así mismo, deben adoptar e implementar un sistema de peticiones, quejas y reclamos, que debe comprender como mínimo: Infraestructura física suficiente y recurso humano adecuado cualitativa y cuantitativamente, que permitan la recepción, tramitación y respuesta oportuna, el establecimiento de procedimientos y formatos de presentación, y la adopción de mecanismos de difusión y conocimiento del sistema por parte de los usuarios. Adicionalmente, las Cámaras de Comercio están en la obligación de hacer seguimiento estadístico y cualitativo de este sistema, verificar los resultados y tomar las medidas correctivas que corresponda.
Atenderán a todas aquellas personas que hayan ingresado a sus instalaciones dentro del horario de atención al público. Están en la obligación de tener manuales de todos los procedimientos de los registros públicos en los cuales deben relacionar cada uno de los servicios, la forma de prestarlos, los requisitos y los tiempos de respuesta ofrecidos al público.
* Circular Externa No. 02 del 23 de noviembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50067 del 24 de noviembre de 2016.
1
1.2. Deber de información
Las Cámaras de Comercio deben tener a disposición del público la siguiente información, garantizando que la misma sea de fácil acceso, bien sea por medios físicos o a través de su consulta en la página web:
- Normas que definen su competencia;
- Funciones de sus dependencias, servicios que prestan, localización y horarios, incluyendo los días hábiles para el conteo de términos. Las Cámaras de Comercio están en la obligación de informar en todos sus medios de comunicación, si los días sábados se tienen en cuenta para el conteo de términos, de acuerdo con su organización administrativa. Si por circunstancias extraordinarias y de manera temporal, las Cámaras de Comercio deben modificar sus horarios habituales en las áreas de atención al público, lo informarán a sus usuarios (colocando avisos en las puertas de acceso a las oficinas, en su página web y por cualquier otro medio que considere adecuado para que la información sea efectiva) y a la Superintendencia de Industria y Comercio (enviando una comunicación o un correo electrónico) con una antelación no menor a cinco (5) días hábiles, previos al cambio del horario. Esta instrucción no opera en casos de fuerza mayor o caso fortuito;
- Procedimientos, trámites, requisitos y documentos que deben presentar los usuarios;
- Dependencia y nombre de quien se encarga de las quejas;
- Números telefónicos, direcciones físicas y electrónicas oficiales, destinadas a recibir las solicitudes de información o solicitudes en general de los registros públicos y tendrán un sistema que le permita a los solicitantes hacer el seguimiento a su solicitud de información.
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de cumplir con la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y sus decretos reglamentarios.
Información del RUES.- Las Cámaras de Comercio, como administradoras del RUES, están en la obligación de garantizar que la plataforma tecnológica utilizada sea una herramienta confiable de información unificada de todos los registros a su cargo que hacen parte del mismo.
La estructura de la plataforma del RUES debe permitir a cualquier persona la consulta a todos los registros que hacen parte del mismo, creando un link por cada registro, que permita acceder de manera ágil a la información que ordena la normativa vigente.
Las Cámaras de Comercio darán acceso gratuito a cualquier persona a través de la plataforma del RUES como mínimo a la siguiente información: Cámara de Comercio que hace el registro; razón social; número de identificación tributaria; fecha de renovación; fecha de matrícula, fecha de vigencia; tipo de organización; categoría de la matrícula; estado de la matrícula; actividad económica; establecimientos, agencias o sucursales; representantes legales principales y suplentes y limitaciones de su capacidad de contratar.
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La plataforma del RUES debe tener un sistema operativo que permita hacer la consulta a partir de varias opciones, haciendo más ágil la consulta.
Todos los trámites que se realicen a través de la plataforma RUES deben tener una trazabilidad en el sistema que permita su consulta en las páginas web de las Cámaras de Comercio.
Adicionalmente, las Cámaras de Comercio están en la obligación de tener a disposición de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos, a través de la plataforma RUES, la información de los registros públicos en los términos que definan las normas vigentes que rigen esta materia, sin que esto genere costo alguno. Para cumplir con esta obligación de información, establecerán planes de divulgación y capacitación para que los beneficiarios tengan real acceso a este derecho.
1.3. Prohibiciones a las Cámaras de Comercio
Las Cámaras de Comercio no pueden negarse a recibir peticiones, recursos o solicitudes de revocatoria directa dirigidos a ellas, ni exigir documentos que ya reposen en sus archivos. En caso de requerir algún documento que repose en el archivo de registros de otra Cámara de Comercio, deben solicitarlo a través del RUES y en ningún caso pueden solicitarlo al usuario. Tampoco pueden cobrar tarifas diferentes a las señaladas en la norma legal o reglamentaria, exigir requisitos que la normativa vigente no establezca y no pueden exceder los términos legales para el cumplimiento de sus funciones en materia de registros públicos.
Las Cámaras de Comercio pueden implementar servicios de revisión previa de documentos, como una alternativa de servicio a los usuarios, pero no pueden exigir que sea un procedimiento obligatorio para la radicación de los documentos sujetos a registro. Los requerimientos que se efectúen a los usuarios en virtud de esta revisión previa, deben hacerse por escrito, de manera que el usuario tenga constancia del mismo. Al ser un servicio alternativo, las cámaras de comercio deberán informar a los usuarios los términos de uso del servicio. En estos casos, si el usuario insiste en que le reciban el documento, la Cámara de Comercio así lo hará.
1.4. Archivos de registros públicos
Los archivos de los registros públicos a cargo de las Cámaras de Comercio son públicos, por lo tanto cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que se lleva el registro, tomar anotaciones, obtener copias de los mismos y recibir esta información por medios electrónicos. Las Cámaras de Comercio deben garantizar a cualquier persona el fácil acceso a los documentos que reposan en sus archivos, aun cuando se encuentren sistematizados.
Las Cámaras de Comercio registrarán copias de los documentos y actas (en ningún caso podrán exigir originales ni fotocopias autenticadas). En el caso de las actas bastará con la fotocopia simple de las copias de las actas o de sus extractos, en ambos casos, autorizados por el secretario o por algún representante de la sociedad y siempre cuando cumplan con los demás requisitos legales (por ejemplo: convocatoria, quórum, aprobación del acta, firma o constancia de firma de presidente y secretario, entre otros).
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Los documentos y actas inscritas, podrán destruirse siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado, en los términos de las disposiciones legales sobre la materia. Por lo anterior, debe entenderse que todo documento radicado por cualquier canal para inscripción en las Cámaras de Comercio es una copia del original, salvo los formularios que se usan para los trámites en los registros públicos a cargo de las Cámaras de Comercio.
Las Cámaras de Comercio están obligadas a cumplir a cabalidad con las normas que regulan la materia archivística y la manera en que deben llevar sus archivos y deben adelantar programas de gestión documental que garanticen la adecuada conservación de sus archivos, llevando una organización responsable y técnica que le permita un almacenamiento adecuado, íntegro, inmodificable y permanente y una recuperación ágil para que cualquier persona pueda acceder fácilmente a los documentos que allí se archivan, independientemente del soporte en el cual se encuentren.
Las Cámaras de Comercio, entre otras obligaciones, deben implementar la consulta virtual de expedientes a través de su página WEB o del RUES, para que los usuarios accedan fácilmente a estos archivos, sin costo alguno.
1.5. Áreas de atención al público e infraestructura disponible
Las Cámaras de Comercio tendrán áreas de atención al público, adecuadas para prestar un servicio eficiente y dispondrán, como mínimo, de:
1.5.1. Área física
El espacio, dotación mobiliaria, la forma de acceso y los implementos disponibles deberán estar acorde con el número y tipo de usuarios con que cuente cada área de atención al público, de tal manera que sean suficientes y adecuados para, de una parte, el diligenciamiento de los documentos necesarios para adelantar los trámites de registro y, de otra, a fin de que cualquier persona pueda examinar los libros, los archivos en que sean llevados los registros públicos o los documentos emanados de éstos y tomar anotaciones de los mismos y colocarán un aviso visible que indique con claridad que la consulta directa de toda la información de los registros públicos es gratuita.
1.5.2. Infraestructura física y virtual y asignación de personal Las Cámaras de Comercio están obligadas a contar con la infraestructura, el personal suficiente y debidamente capacitado para atender a los usuarios de los registros públicos, de manera que se garantice un servicio ágil y de alta calidad en todos los trámites registrales y se respete el derecho de turno. Para este efecto se deberán hacer capacitaciones permanentes en la operación registral y además tener en cuenta la demanda de cada servicio soportado en estudios y análisis de cargas de trabajo realizados por lo menos cada tres años.
1.6. Cobertura del registro en la jurisdicción
Las Cámaras de Comercio deben adoptar las medidas necesarias que garanticen que en sus oficinas se presten todos los servicios de los registros púbicos a su cargo, y que a estos servicios, puedan acceder los usuarios de todos los municipios que conforman su jurisdicción.
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Esta cobertura será aceptable si se hace directamente, lo mismo que si se verifica en asocio con otras Cámaras de Comercio, mediante la implementación de acuerdos de colaboración.
Para efectos de determinar la cobertura del registro, las Cámaras de Comercio actualizarán, por lo menos cada dos (2) años, la estimación del potencial de comerciantes de su jurisdicción, el cual podrá realizarse en asocio o a través de convenios con otras entidades interesadas en la misma información, o sustituirse por otros medios idóneos de información que permitan determinar dicho potencial, tales como las bases de datos del DANE o de autoridades tributarias nacionales o locales.
1.7. Formulario del registro único empresarial y social -Rues- y sus anexos
El Formulario del Registro Único Empresarial y Social -RUES- y sus anexos, corresponde al Anexo No. 4.1 que hace parte de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, el cual deben aplicar de manera uniforme todas las Cámaras de Comercio del país. Este formulario y sus anexos se diligenciarán y presentarán de acuerdo con las instrucciones que se establezcan para el efecto y entrará a regir a partir del 1 de agosto de 2017.
Hasta tanto se realicen los ajustes tecnológicos necesarios para implementar el Formulario del Registro Único Empresarial y Social – RUES - correspondiente al Anexo No. 4.1, las Cámaras de Comercio aplicaran de manera uniforme el Formulario correspondiente al Anexo No. 4.2 que hace parte de la Circular Única.
1.8. Certificados expedidos por las Cámaras de Comercio
Los certificados que expidan las Cámaras de Comercio en los registros públicos serán uniformes y deben ser definidos y autorizados por la Superintendencia de industria y Comercio.
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de incorporar en los certificados que expidan, toda la información que se relaciona en el Anexo No. 2 que hace parte de la presente Circular y deberán implementar el esquema gráfico unificado que determine la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.9. Formalidades de los documentos sujetos a registro
De acuerdo con las normas anti-trámites que se han expedido, las Cámaras de Comercio no podrán exigir originales o fotocopias autenticadas de los documentos que se presentan a registro, ni podrán exigir que se autentiquen las firmas de quienes suscriben los documentos sujetos a registro, salvo las excepciones previstas en la ley. (Por ejemplo, se pueden radicar copias simples, (sin autenticación) de los documentos que informen situación de control, grupo empresarial, certificados de revisor fiscal, mutaciones, cancelaciones de matrícula, los documentos que se adjuntan al formulario del RUP para soportar los datos que se relacionan en el formulario, incluyendo en este último caso, los estados financieros de las sociedades nacionales y extranjeras, etc.)
Circular Externa No. 03 del 24 de mayo de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50243 del 24 de mayo de 2017. “Por la cual se modifica el numeral 1.7 “Formulario Único Empresarial y Social -RUES- y sus anexos” del Capítulo Primero “Registros Públicos a cargo de las Cámaras de Comercio” del Título VIII de la Circular Única.
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Para el caso de los poderes especiales que se radiquen para inscripción o cuando se adjunten para adelantar alguna actuación ante la Cámara de Comercio, es necesario que anticipadamente se presenten autenticados ante la respectiva Cámara de Comercio y posteriormente se podrán allegar en copia simple después de que se haya surtido la citada diligencia.
No obstante, si se trata de documentos en los cuales conste transacción, desistimiento o disposición de derechos, éstos deben haber cumplido con todas las formalidades que exigen sus normas especiales y posteriormente se podrá radicar para registro en copia simple de los mismos. Para una mejor comprensión y a manera de ejemplo: Si se trata de una compraventa de establecimiento de comercio, el documento original en el que conste este negocio jurídico, debe estar suscrito por el vendedor y el comprador y haber sido reconocidas las firmas y el contenido ante funcionario competente por ambas partes. Para su registro se puede radicar copia simple de este documento, después de haber surtido las formalidades exigidas por las normas especiales. Por ejemplo, si se trata de la constitución de una SAS, en el documento original debe constar la diligencia de autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante notario o presentación personal ante la cámara de comercio de los otorgantes o apoderados, para registro se podrá radicar copia simple de este documento, después de haber surtido esas formalidades que exigen sus normas especiales.
1.10. Solicitudes de inscripción en los registros públicos
El trámite de la inscripción en los registros públicos se realizará siguiendo el procedimiento previsto para las actuaciones iniciadas como derecho de petición en interés particular establecido en la ley, y las Cámaras de Comercio están en la obligación de resolver dichas peticiones de registro en los plazos que indiquen en sus medios de comunicación, incluyendo la página web, teniendo en todo caso como máximo plazo el establecido en las normas vigentes que regulen este tema.
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de respetar el derecho de turno, entendiendo que deben estudiar las peticiones de registro en el orden cronológico en que han sido radicadas en la respetiva Cámara de Comercio.
Si la petición de registro está incompleta o el interesado debe hacer previamente una gestión, la Cámara de Comercio dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud, como plazo máximo, requerirá al peticionario por una sola vez para que en el término máximo de un (1) mes, la complete o realice la gestión requerida.
Una vez se reingrese la petición de registro, a partir del día siguiente se reactivará el término para resolverla.
Por lo anterior, las Cámaras de Comercio están en la obligación de reactivar el turno inicial y resolver la petición de registro, como máximo en el plazo establecido para el efecto, descontando el tiempo que el usuario tuvo el documento para completarlo o corregirlo.
En el evento de que el peticionario no satisfaga el requerimiento dentro del plazo legal, las Cámaras de Comercio están en la obligación de aplicar el desistimiento tácito previsto en la ley.
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En todo caso, las Cámaras de Comercio deben respetar los términos especiales para resolver los diferentes tipos de peticiones, de conformidad con las normas legales vigentes y aplicables.
Todo lo anterior debe aplicarse para todas las peticiones de registros públicos que se radiquen por cualquier canal, incluyendo el RUES.
1.11. Abstención de registro por parte de las Cámaras de Comercio
Las Cámaras de Comercio deben abstenerse de efectuar la inscripción de actos, libros y documentos en los siguientes casos:
- Cuando la ley las autorice a ello. Por lo tanto, si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidan la inscripción, ésta se efectuará.
- Cuando al hacer la verificación de identidad de quien radicó la solicitud de registro, de quien fue nombrado en alguno de los cargos o de los socios, se genere una inconsistencia en su identidad.
- Cuando no exista constancia de aceptación de los nombrados como representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales y/o cuando no se indique el número del documento de identidad y la fecha de expedición.
- Cuando no se adjunte el acta o documento en que conste la posesión ante el organismo que ejerce la vigilancia y control para la inscripción de los nombramientos de representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales en los eventos en que la ley lo establezca.
- Cuando se presenten actos o decisiones ineficaces o inexistentes, de conformidad con lo dispuesto en las normas legales vigentes y aplicables que rijan esta materia.
1.11.1. Instrucciones específicas
Las Cámaras de Comercio para hacer la inscripción respectiva, no podrán solicitar requisitos que no estén previstos en la normativa vigente, y en las cartas de devolución siempre debe existir un fundamento jurídico específico.
Si el documento sujeto a registro, desde el primer ingreso, definitivamente no puede inscribirse porque no cumple con los requisitos exigidos por las normas vigentes, o porque no es un acto sujeto a registro, la Cámara de Comercio, dentro de un plazo no superior a los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud debe hacer una devolución de plano, indicando de manera precisa y clara los motivos para rechazar la solicitud de registro, el sustento legal en que fundamenta su decisión y los recursos administrativos que proceden contra la misma. En estos casos se devuelve el importe de lo pagado.
Si el documento sujeto a registro, debe aclararse o complementarse o debe hacerse alguna gestión previa para que pueda registrarse, la Cámara de Comercio, dentro de un plazo no superior a los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud le hará el requerimiento al interesado - por
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una sola vez - indicando de manera precisa y clara el motivo del requerimiento y el sustento legal en que se fundamenta.
La Cámara de Comercio, al estudiar los documentos sujetos a registro debe revisarlos en su integridad y al efectuar un requerimiento, está en la obligación de informarle al interesado todo lo que debe hacer, ya que no le es posible hacer una segunda devolución para que subsane nuevamente el documento por otras razones que no se le informaron en el primer requerimiento. Si esto ocurre, la Cámara de Comercio debe contactar al usuario e informarle los requisitos adicionales que le faltan para que se pueda inscribir el documento, dejando evidencia de esta gestión, de manera que una vez se subsane todo lo requerido, pueda efectuar la inscripción o si definitivamente el usuario no subsana lo requerido o no realiza la gestión previa, la Cámara debe hacer una devolución de plano, sin perjuicio de las sanciones que este requerimiento incompleto le pueda acarrear a la respectiva Cámara de Comercio.
Si hecho el requerimiento completo, el interesado, al hacer el reingreso, no subsana o no complementa lo que se le ha solicitado, la Cámara de Comercio, podrá contactar al usuario para que complete lo que le faltó y si no se logra, hará una devolución de plano.
1.12. Tarifas de los registros y su publicidad
Con el fin de dar estricto cumplimiento a las disposiciones sobre tarifas asignadas por la ley a las Cámaras de Comercio para la prestación del servicio público de registro, los valores allí establecidos son los únicos derechos que las Cámaras de Comercio están autorizadas para recaudar.
Por consiguiente, no está permitido que bajo denominaciones diferentes u otros conceptos, tales como credenciales mercantiles, estampillas, carné mercantil, etc., se cobren valores adicionales a los usuarios de los registros asignados a las Cámaras de Comercio.
El valor de las tarifas que de acuerdo con la ley se cobre por las fotocopias físicas de los documentos inscritos y/o archivados en los registros y las solicitudes de información que no generen ningún cobro, deberán publicarse en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atención al público y de fácil acceso en la página web de cada Cámara de Comercio.
Las Cámaras de Comercio deberán indicar en los recibos de pago de los servicios de registros públicos, el valor que sirvió de base para el respectivo cobro.
El cobro de las tarifas de los registros públicos es responsabilidad exclusiva de las Cámaras de Comercio, sin que pueda exonerarse de la misma, por haber delegado en un tercero los mecanismos que permitan hacer esos cobros.
Las órdenes emanadas de autoridad competente no generan cobro de derechos de inscripción.
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de utilizar un procedimiento ágil y expedito para efectuar las devoluciones de dinero en los servicios de los registros públicos, de manera que el interesado reciba esa devolución en el menor tiempo posible, y utilizando de manera preferente los medios electrónicos que existen y que aseguran su debida entrega.
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1.13. Instrucciones para la liquidación de derechos de inscripción de actos y documentos sujetos a registro
La inscripción de cada acto o documento sometido a la formalidad del Registro Mercantil, causa, en favor de la Cámara de Comercio respectiva, los derechos de inscripción correspondientes.
Para determinar los derechos de inscripción, debe analizarse si la ley ordena la inscripción de un acto o la inscripción de un documento, para establecer, en cada caso, si se generan uno o más derechos de inscripción.
Cuando la ley prevea la inscripción de un acto, se inscribirán todos los actos sujetos a registro contenidos en el documento presentado, generándose por cada acto un derecho de inscripción. Un ejemplo puede ser la radicación de un acta en la que se apruebe el nombramiento de representante legal y junta directiva: En este evento se harán dos cobros de derechos de inscripción y se harán dos inscripciones (una de representante legal y la otra de la junta directiva).
Cuando la ley establezca la inscripción de un documento, se hará una sola inscripción, sin tener en cuenta el número de actos sujetos a registro contenidos en el mismo, generándose un solo derecho de inscripción por el documento. Un ejemplo puede ser la radicación de un documento de reforma estatutaria, en el cual se relacione una (s) cesión (es) de cuotas y una reforma del objeto social de la compañía y facultades del representante legal: En este evento se hará el cobro de un derecho de inscripción y se efectuará una sola inscripción, en la cual se relacionará la (s) cesión (es) de cuotas y las reformas de objeto y facultades.
Otro ejemplo es la radicación de un documento donde consten varias cesiones de cuotas, en este caso, sólo se hará el cobro de un derecho de inscripción independientemente del número de cesiones.
En el Anexo No. 3 que hace parte de la presente Circular se presenta, a manera de ejemplo, un cuadro en donde se indican los derechos de inscripción que deben cobrar las Cámaras de Comercio.
1.14. Sistema preventivo de fraudes -SIPREF-
Se creó el Sistema Preventivo de Fraudes -SIPREF- a cargo de las Cámaras de Comercio, para prevenir y evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.
Las Cámaras de Comercio deberán evaluar el perfil de riesgo en las operaciones de registros, con el fin de identificar vulnerabilidades internas y externas, así como establecer políticas de administración de riesgos que establezcan acciones de mitigación y responsabilidades para su cumplimiento.
Las Cámaras de Comercio harán una verificación formal de la identidad de las personas que presenten o reingresen peticiones registrales e implementarán un sistema de alertas que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas.
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La presente Circular rige también en lo que sea aplicable a las peticiones registrales presentadas a través del intercambio electrónico de mensaje de datos.
Cuando las Cámaras de Comercio habiliten el canal virtual para los trámites de registros, deberán implementar un sistema de alerta temprana que se envíe automáticamente al correo electrónico registrado en la Cámara de Comercio por el inscrito o matriculado, en la que se le informe que se ha ingresado al canal virtual. Las Cámaras de Comercio deberán adoptar e implementar otros mecanismos y herramientas para garantizar la seguridad de la operación registral siempre y cuando sean previamente informados a la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.14.1. Aspectos generales del SIPREF
Los mecanismos y controles del SIPREF se implementarán, sin perjuicio del control de legalidad que deben ejercer las Cámaras de Comercio respecto de los actos y documentos sujetos a registro y, no sustituye los procedimientos previstos en el ordenamiento jurídico para las actuaciones administrativas y los recursos administrativos, respecto de los cuales debe darse estricto cumplimiento.
En consecuencia, las Cámaras de Comercio deberán seguir cumpliendo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 962 de 2005 (o las normas que la modifiquen o deroguen), respecto de todas las peticiones o reingresos de registro, mediante la publicación de las mismas, en un medio electrónico público de fácil acceso para los interesados. Cualquier interesado en el trámite de inscripción, si tiene objeciones, podrá hacer uso de los mecanismos que le otorga el SIPREF y las normas vigentes que rigen la materia.
Los mecanismos y herramientas del SIPREF no generarán costo alguno para los matriculados o inscritos.
Se exceptúan del SIPREF el Registro Nacional de Turismo, Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza los libros electrónicos, y las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, entre otras.
1.14.2. Aspectos Especiales del SIPREF
1.14.2.1. Publicidad del SIPREF
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de informar permanentemente a los inscritos y matriculados, la finalidad, los beneficios del Sistema, la gratuidad del mismo, la necesidad de actualizar la información de los registros públicos, la importancia de revisarlos periódicamente y las implicaciones legales que conlleva suministrar información falsa.
Para el efecto, las Cámaras de Comercio deberán:
- Fijar permanentemente avisos visibles en las carteleras de sus sedes, seccionales y oficinas.
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- Informar permanentemente a través de su página web, boletines y cualquier otro medio que considere pertinente.
- Adelantar trimestralmente campañas pedagógicas.
1.14.2.2. Procedimiento aplicable cuando se solicite la renovación, la inscripción de actos y documentos y la modificación de la información de los registros públicos
El funcionario que recepciona los documentos en las Cámaras de Comercio, debe solicitar el original del documento de identidad (no se admiten contraseñas) y dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de actos y documentos o la petición de modificar información de los registros públicos y debe validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica y, si justificadamente no es posible hacer la validación con estos mecanismos, debe hacerla con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil disponible.
Cuando se trate de la inscripción de la constitución de una persona jurídica, o el documento sujeto a registro implique la inscripción o el ingreso de nuevos socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración o de revisores fiscales, se procederá a la verificación del documento de identidad de cada uno de ellos, en el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para lo cual deben informarle a la Cámara de Comercio, el número del documento, junto con la fecha de expedición del documento de identidad, sin que se requiera de su presentación física. (Si el nombrado es un extranjero y tiene cédula de extranjería debe indicar el número y fecha de expedición para verificar en la página de Migración Colombia y si no tiene cédula de extranjería, deberá adjuntar copia simple del pasaporte).
Las Cámaras de Comercio no se abstendrán de recibir la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, cuando se presente la imposibilidad de verificar el documento de identidad por fallas técnicas, no obstante deberá enviar la alerta correspondiente al titular de la información. Una vez superada la falla técnica, se efectuará la verificación de la identidad y de presentarse inconsistencias en la identidad, la Cámara de Comercio se abstendrá de realizar la modificación o inscripción solicitada.
Para efectuar trámites de renovación de matriculados o inscritos activos, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud. Lo anterior, sin perjuicio de enviar las respectivas alertas, en los términos que se definen en la presente Circular.
Para las renovaciones de matrículas y/o inscripciones inactivas, se dará aplicación al numeral 1.14.2.4 de la presente Circular.
1.14.2.3. Alertas que deben enviar las Cámaras de Comercio y actuaciones que pueden adelantar los interesados
En todos los casos, radicada la solicitud de renovación, inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, las Cámaras de Comercio deberán enviar una “alerta” a los
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correos electrónicos que aparecen en el RUES, en las casillas de “correo electrónico” y “correo electrónico de Notificación”, que informe de la presentación de la solicitud o petición, y de los mecanismos con que cuenta para evitar el fraude en los registros públicos. La alerta se enviará al último correo electrónico reportado y al último número de teléfono celular reportado, y deben dejar evidencia en el expediente de estos envíos. Adicionalmente, la entidad registral podrá hacer uso de cualquier otro mecanismo que considere efectivo para enterar al matriculado o inscrito. Si un trámite (inscripción, renovación, o la petición de modificar información de los registros públicos) implica la modificación del correo electrónico o el número de teléfono celular del inscrito, la “alerta” se enviará a los datos que reposan en el registro respecto a los dos (2) últimos correos electrónicos reportados, a los dos (2) últimos correos de Notificación Judicial reportados y al último número de teléfono celular reportado (se entiende por últimos correos electrónicos reportados los informados antes de la modificación solicitada).
Si realizado el control formal a su cargo, la Cámara de Comercio procede a realizar la renovación, inscripción o la modificación de información solicitada, o se abstiene de ello, deberá también surtir el procedimiento de “alerta” descrito.
Para la viabilidad del sistema, los campos de “correo electrónico” y “correo electrónico de notificación" previstos en el formulario RUES serán de obligatorio diligenciamiento en todos los registros.
El titular de la información tiene el derecho a oponerse del trámite cuando advierta que el acto o documento que pretende modificar su registro, no es de su procedencia. La oposición puede efectuarse verbalmente o por escrito y en el término de dos (2) días hábiles contados a partir del momento en que se manifieste la oposición, el titular de la información debe aportar la denuncia penal correspondiente, para que la Cámara de Comercio pueda abstenerse de realizar el registro o la modificación solicitada. Si el titular de la información no se opone o no allega la denuncia correspondiente, la Cámara de Comercio deberá continuar la actuación.
Cuando la persona que aparece firmando la petición de modificación de información o el acta o documento del cual se solicita su registro, concurre personalmente a la Cámara de Comercio y manifiesta no haberlo suscrito, la entidad cameral se abstendrá de realizar la inscripción o la modificación de información solicitada.
Si alguna persona tiene otro tipo de reparo en relación con el documento que se radicó para que modifique el registro, éste debe debatirse utilizando los medios que le otorga la normativa vigente, dentro de los que pueden mencionarse, a manera de ejemplo, los recursos administrativos, las denuncias penales por posibles delitos y las demandas de impugnación de actas ante los jueces de la República y/o autoridades competentes.
1.14.2.4. Procedimiento para solicitudes que modifiquen la información de matrículas e inscripciones inactivas
En el caso de que los matriculados o los inscritos en el registro, no hayan realizado actualización de sus datos por la no inscripción de actos o documentos o por la omisión de la renovación de la matrícula mercantil o inscripción en un término de tres (3) años o más, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de realizar la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de
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información de la matrícula o inscripción, mientras no sean solicitadas por las siguientes personas y en los siguientes términos:
-En las personas naturales, la solicitud la efectuará la persona natural matriculada. Si la persona natural ha fallecido, la petición la podrán formular su cónyuge supérstite y/o cualquiera de su(s) heredero(s), quienes deberán acreditar su calidad con copia simple del registro de matrimonio y/o del registro civil de nacimiento y adjuntar copia simple del registro civil de defunción. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.
- En las sociedades de personas, la solicitud la efectuará el representante legal inscrito o alguno de los socios previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite. Si la compañía tiene órganos colegiados de administración o revisores fiscales inscritos, cualquiera de sus miembros podrá hacer la solicitud. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.
- En las sociedades por acciones, la solicitud podrá ser presentada por alguno de los miembros de los órganos de administración o fiscalización interna, previamente inscritos en el registro, al momento de la presentación del trámite, esto es, por el representante legal, alguno de los miembros de la junta directiva o por el revisor fiscal. La petición se formulará de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto.
- En las entidades sin ánimo de lucro se seguirá el mismo procedimiento de las sociedades por acciones.
- Las entidades de vigilancia y control pueden hacer esta solicitud, si es del caso, y,
- Por orden de autoridad competente.
En estos dos últimos casos no se requiere de la presentación personal.
El procedimiento de que trata el presente numeral debe incluir la validación de la identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica del solicitante y cuando el documento sujeto a inscripción implique la inscripción o el cambio de socios en sociedades de personas, el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos colegiados de administración o de revisores fiscales, se hará la verificación del documento de identidad de todos ellos, así como el envío de las respectivas alertas.
1.14.2.5. Seguridad en los certificados expedidos por medios virtuales o físicos
Para efectos de evitar la defraudación a terceros, mediante la adulteración de los certificados de los registros públicos, las Cámaras de Comercio están obligadas a adoptar mecanismos de seguridad.
Estos mecanismos de seguridad permitirán que los terceros (notarías, compañías de telefonía móvil, bancos, entre otros) puedan verificar que el certificado reúna unas condiciones mínimas o que la información pueda ser corroborada.
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Las Cámaras de Comercio están en la obligación de implementar mecanismos electrónicos seguros para la expedición de los certificados que le permitan al público acceder fácilmente a ellos con las seguridades que las nuevas TICs proporcionan.
1.15. Inscripción mediante mensajes de datos
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de prestar todos sus servicios a través de Internet y otras formas electrónicas, para facilitarle a los administrados los trámites registrales y darle una mayor seguridad a los registros públicos.
Procede efectuar la petición de matrícula, renovación, certificados o la solicitud de inscripción de cualquier documento sujeto a la formalidad registral, mediante el envío adjunto de la copia de los documentos que se van a registrar o mediante el intercambio electrónico de mensajes de datos firmados, de acuerdo con las normas vigentes que regulen estas materias.
Para el caso de la transmisión de mensajes de datos de copias auténticas de escrituras públicas expedidas electrónicamente, la firma digital debe corresponder a la del notario que ha expedido la respectiva copia electrónica de la escritura.
Para el caso de la transmisión de mensajes de datos de copias auténticas de oficios o providencias judiciales o administrativas expedidas electrónicamente, la firma digital debe corresponder a la del funcionario que ha expedido el respectivo documento electrónico que contiene el oficio o providencia.
1.16. Trámite de las cámaras de comercio para traslado y entrega de documentos de registros públicos cuando hay cambio de jurisdicción por efecto de un cambio normativo
El trámite, traslado y entrega de documentación relacionada con los registros públicos cuando haya cambio de jurisdicción en una de ellas, se hará con sujeción a las siguientes reglas:
La Cámara de Comercio cancelará las matrículas e inscripciones y enviará a través del RUES a la Cámara de Comercio competente por el cambio de jurisdicción, los formularios de matrícula y/o inscripción y/o renovación, de las matrículas o inscripciones, los documentos inscritos, la relación de todas las inscripciones y el último certificado de existencia y representación legal de la sociedad o de matrícula de la persona natural o establecimiento, sucursal o agencia, antes de que se hubiera dado el cambio de jurisdicción.
La Cámara de Comercio no enviará la documentación de las matrículas o inscripciones que hubieran sido canceladas por cualquier causa antes del cambio normativo que modificó la jurisdicción.
La Cámara de Comercio que recibe la documentación, oficiosamente asignará nueva matrícula o inscripción, con base en el último formulario diligenciado por el matriculado y/o inscrito, deberá hacer la inscripción de todos los documentos enviados en los mismos tiempos de respuesta que ofrece para los trámites de inscripción. No se efectuará un nuevo control de legalidad y por esta razón, estos actos administrativos de registro se consideran de ejecución. Para este último efecto, la cámara que recibe, dejará constancia en el certificado de que los documentos ya habían sido inscritos en la Cámara de
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origen y que la nueva inscripción se efectúa con ocasión del cambio de jurisdicción ocurrido por un cambio normativo. Estas actuaciones se entienden como una orden de autoridad competente, ya que operan por mandato legal y/o reglamentario.
La Cámara de Comercio que envió a través del RUES los documentos inscritos, debe dejar constancia en los registros o en sus controles de la causa que motivó el traslado. Las certificaciones serán expedidas por la Cámara de Comercio de la nueva jurisdicción, indicándose el cambio ocurrido y la norma que lo determinó.
Las Cámaras de Comercio que intervienen en el cambio de jurisdicción deben suscribir un acta de entrega con su respectiva copia en donde estén los datos básicos de los matriculados y/o inscritos que se trasladan, la cual se enviará a través del RUES junto con toda la documentación ya descrita y cada Cámara de Comercio archivará un ejemplar.
1.17. Actos y documentos que una norma legal ordene inscribir en los registros públicos
Las Cámaras de Comercio inscribirán en los libros correspondientes todos aquellos actos o documentos que la ley ordene inscribir en los registros públicos a su cargo y así no estén relacionados en la presente Circular, en todo caso deben inscribirse en el libro que por su naturaleza les corresponda.
CAPÍTULO SEGUNDO ASPECTOS ESPECIALES DE CADA REGISTRO
2.1. Registro mercantil
2.1.1. Publicación de la noticia mercantil
Las Cámaras de Comercio del país deberán hacer la publicación de la noticia mercantil, mediante boletines u otros medios escritos, incluidos los mensajes de datos, por lo menos una vez al mes a los cuales pueda acceder con facilidad cualquier persona.
La noticia mercantil deberá expresar con claridad lo que se inscribe para que cualquier persona que ingrese a consultar quede informada. Se debe incluir la relación de la matrícula mercantil de los comerciantes y su renovación, lo mismo que de todas las inscripciones y modificaciones, cancelaciones o mutaciones que se haga de las mismas, de acuerdo con lo dispuesto en las normas vigentes que rigen la materia.
Las Cámaras de Comercio deberán dedicar en su boletín mensual, una sección, en donde se mencione el registro de personas que tengan previstas actividades propias de las casas de cambio, y compradores y vendedores de divisas. Copia de la misma deberá ser remitida a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
Las Cámaras de Comercio quedan relevadas de la obligación de enviar copia del boletín a las demás Cámaras de Comercio y a las Superintendencias de Industria y Comercio y Sociedades.
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Las Cámaras de Comercio están en la obligación de tener la noticia mercantil para consulta ágil de los usuarios, por cualquier medio que la permita.
Las Cámaras de Comercio que publiquen la noticia mercantil en forma de mensaje de datos o por medios no impresos, deben ofrecer los mecanismos necesarios para permitir la consulta de la noticia mercantil en cada una de sus sedes. Adicionalmente, las Cámaras de Comercio, deben publicar a través de su página WEB, la noticia mercantil de por lo menos los dos últimos años, a partir del momento que comiencen a generarla en forma de mensaje de datos.
Las Cámaras de Comercio podrán asociarse entre sí para efectos del cumplimiento de la función de dar la noticia mercantil, sin perjuicio de lo previsto anteriormente.
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de entregar en forma oportuna a las entidades estatales que así los requieran, una copia de la noticia mercantil, en el medio solicitado.
2.1.2. Procedimiento para llevar el Registro Mercantil
Al momento de ser presentados los documentos para la inscripción, las Cámaras de Comercio los radicarán con indicaciones de la hora y fecha de recepción.
La inscripción de los actos y documentos se efectuará en estricto orden cronológico, de acuerdo con la radicación de los mismos, mediante extracto de su texto en los libros respectivos y en la noticia que se publica de acuerdo con las normas vigentes.
Si en un mismo documento existen varios actos sujetos a inscripción y no procede el registro respecto de todos, la Cámara de Comercio devolverá el documento solicitando la autorización para realizar la inscripción parcial e informando de sus consecuencias y, si en el reingreso el interesado autoriza por escrito la inscripción parcial, ésta se efectuará dejando constancia en la noticia y si no la autoriza, se hará una devolución de plano.
Las Cámaras de Comercio deberán proceder a efectuar la matrícula de las casas de cambio y los compradores y vendedores de divisas, en la forma y para los efectos previstos en la ley.
Una vez efectuada la inscripción, el secretario insertará y firmará una constancia clara y precisa en el documento registrado que contendrá los siguientes datos:
- Cámara de Comercio;
- Nombre del titular del registro;
- Fecha, número de inscripción y libro en el cual se efectuó;
- Noticia precisa y clara de lo que se inscribió;
- Nombre del secretario de la Cámara de Comercio;
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En la noticia se debe indicar claramente el (los) acto (s) que se inscribe (n) para que cualquier persona interesada quede informada al hacer la consulta en cualquiera de los medios que determine la Cámara de Comercio para darle publicidad a la respectiva noticia. Por ejemplo: nombramiento de gerente y suplente del gerente; constitución y nombramiento de gerente, junta directiva y revisor fiscal principal y suplente, embargo de cuotas sociales, inscripción de la demanda de X contra Y, entre otros.
Para la inscripción de la designación de representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales será necesario informar a la respectiva Cámara de Comercio el número, y la fecha de expedición del documento de identificación del designado, así como la constancia de que el mismo aceptó el cargo, so pena de que la Cámara se abstenga de hacer la inscripción, si no le suministran esa información.
Cuando se trate de la elección de cuerpos colegiados, si el documento cumple con todos los requisitos exigidos, bastará con que un solo miembro acepte el nombramiento o adjunte el documento de posesión, indique su número y fecha de expedición de su documento de identificación y la verificación ante la Registraduría resulte satisfactoria para que se realice la inscripción del cuerpo colegiado. Las aceptaciones que no se presentaren al momento del registro, no serán objeto de inscripción posterior, ni causarán derechos de inscripción, sino que bastará con que solamente se radiquen y, si tienen la información requerida, serán archivadas en el respectivo expediente, después de que la Cámara de Comercio actualice el certificado del afectado y por el medio que se defina le comunique al interesado que su solicitud ha sido atendida. Estas constancias de aceptación por si solas, no serán objeto de inscripción, ni causarán ningún derecho.
En el caso anterior, respecto de los miembros del órgano colegiado que no hayan aceptado, no conste su posesión o respecto de los cuales no haya podido realizarse la verificación de identidad, la Cámara de Comercio dará cuenta de dicha situación en el certificado de existencia y representación legal.
Las Cámaras de Comercio exigirán el acta o documento donde conste la posesión que se surtió ante el organismo que ejerce la vigilancia y control para la inscripción de los nombramientos de los administradores y revisores fiscales en los eventos en que la ley lo establezca y si no se aporta el citado documento, deberán abstenerse de hacer la inscripción.
2.1.3. Aspectos atinentes a la matrícula mercantil y su renovación
2.1.3.1. Para conservar los beneficios indicados en el artículo 7 de la Ley 1429 de 2010, respecto de la progresividad en la matrícula y su renovación, se debe cumplir con la obligación de renovar la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses de cada año, el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social integral y demás contribuciones de nómina y cumplir con las obligaciones en materia de impuesto de renta, según la autoridad competente. En consecuencia, las Cámaras de Comercio, deberán efectuar la verificación relacionada con el cumplimiento de la obligación de renovar la matrícula mercantil dentro del plazo establecido en la ley, esto es, desde el día 01 de enero hasta el día 31 de marzo de cada año, por lo que, renovar por fuera de este período se considera un cumplimiento extemporáneo de la obligación, lo que se traduce en la pérdida de las prerrogativas estipuladas en la norma y se deberá proceder a excluirlos de dichos beneficios.
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De igual forma, las Cámaras de Comercio procederán a la exclusión de dicho beneficio, cuando las autoridades administrativas competentes le reporten el incumplimiento, respecto de las demás obligaciones contenidas en la ley.
2.1.3.2. Tal como lo señala el segundo inciso del artículo 2.2.2.41.4.4 del Decreto 1074 de 2015, y dentro del ámbito de sus competencias, corresponde a las Cámaras de Comercio adelantar las acciones tendientes al cobro de los valores dejados de pagar por aquellas personas que accedieron a los beneficios sin tener derecho a los mismos, por encontrarse incursas en alguna causal de exclusión de que trata el artículo 48 de la Ley 1429 de 2010.
En el evento en el cual se determine que las pequeñas empresas accedieron a los beneficios sin tener derecho a los mismos, las Cámaras de Comercio las requerirán para el pago de la tarifa plena de la matrícula y/o renovación, según el caso. Para estos efectos, al momento de efectuar la renovación, las Cámaras de Comercio deberán liquidar al pequeño empresario los valores adeudados, pudiendo acordar modalidades para el pago de las sumas adeudadas.
Lo anterior, sin perjuicio de requerir por escrito a la pequeña empresa deudora, a la última dirección de correo electrónico o a la última dirección de notificación judicial reportada, en caso de no contar con correo electrónico, así como en avisos publicados en la página web y en su sitio visible en el área de atención al público de las Cámaras de Comercio, pudiendo además emplear otros medios que considere idóneos para tal efecto.
2.1.3.3. En el caso en que las pequeñas empresas suministren información falsa a las Cámaras de Comercio, para acceder a los beneficios otorgados por la Ley 1429 de 2010, éstas deberán dar aplicación a lo establecido en el artículo 38 del Código de Comercio y, una vez determinada la falsedad por la autoridad competente, deberán adelantar las actuaciones necesarias, con el fin de recuperar los valores dejados de pagar e imponer la sanción de que trata el artículo 49 de la misma ley, esto es, el cobro correspondiente al doscientos por ciento (200%) del valor de tales beneficios, tal y como lo establece el artículo 2.2.2.41.4.5 del Decreto 1074 de 2015.
2.1.3.4. La obligación de renovar la matrícula mercantil de persona natural cesa con la muerte del comerciante. Este hecho se acreditará ante la Cámara de Comercio, con copia del certificado de defunción. No se causará la obligación de renovar la matrícula desde la fecha de su muerte.
2.1.3.5. La información sobre la pérdida de la calidad de comerciante por parte de una persona natural y/o sobre el cierre definitivo de los establecimientos de comercio, se inscribirá en Cámara de Comercio como una mutación. Esta inscripción no genera automáticamente la cancelación de la matrícula mercantil.
A partir de la inscripción de estas mutaciones ya no se causan más derechos de renovación de la matrícula mercantil y las Cámaras de Comercio están obligadas a informar a los interesados a través de sus medios de comunicación la posibilidad que tienen de inscribir estas mutaciones y sus efectos.
La matrícula mercantil de la persona natural se puede reactivar y en este evento siguen con la obligación de renovar los años que no habían pagado antes de comunicar la pérdida de la calidad de comerciante y tan pronto se inscriba la reactivación, deberán seguir pagando en adelante la renovación
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de matrícula. Las cámaras de comercio deben dejar constancia en los certificados que expidan de la inscripción de la mutación y de la reactivación de la matrícula mercantil. La reactivación no operará cuando la matrícula haya sido cancelada.
No es posible reactivar la matrícula de los establecimientos de comercio a los cuales se les inscribió el cierre definitivo.
Para el cómputo de los últimos cinco años de no haber renovado la matrícula mercantil o el registro, previstos para la depuración de la base de datos del RUES definida en la Ley 1727 de 2014, no se tendrán en cuenta aquellos años en los que no se tenía la obligación de hacer la respectiva renovación.
2.1.3.6. Para renovar la matrícula mercantil de los comerciantes, se debe diligenciar como dato obligatorio el NIT.
2.1.3.7. Cuando un comerciante solicite la cancelación de su matrícula mercantil, deberá proceder a cancelar los derechos correspondientes a los años no renovados, inclusive la del año en el que solicita su cancelación, salvo que se encuentre dentro del plazo que la ley le ha otorgado para renovar, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de marzo.
Si un comerciante renueva su matrícula mercantil antes del 31 de marzo y luego, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que hizo la renovación, solicita la cancelación de esa matrícula, puede pedir que le devuelvan lo pagado por esa renovación, siempre que esa solicitud de cancelación se presente antes del 31 de marzo.
Por el contrario, si la solicitud de cancelación se presenta después de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que hizo la renovación o después del 31 de marzo, no habrá lugar a devolución alguna.
2.1.3.8. Procede la cancelación de la matrícula mercantil de la persona natural, aun cuando figure como titular de un establecimiento de comercio matriculado.
2.1.3.9. Se matriculan en el Registro Mercantil, las personas naturales o jurídicas comerciantes y los establecimientos de comercio. Las sociedades civiles no se matriculan en el Registro Mercantil, sino que se inscriben y deben renovar su inscripción en la respectiva Cámara de Comercio.
Las Cámaras de Comercio se abstendrán de matricular en el Registro Mercantil a las personas naturales que desarrollen profesionalmente y de manera exclusiva alguna de las actividades que la ley define como “no mercantiles”. Tampoco deben matricular las empresas industriales y comerciales del Estado.
2.1.3.10. La matrícula mercantil o su renovación, no requiere presentación personal del respectivo formulario. Las Cámaras de Comercio aplicarán el artículo 36 del Código de Comercio atendiendo criterios objetivos y uniformes, en los casos en los que necesariamente se requiera probar sumariamente los datos suministrados en la petición de matrícula o renovación.
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Para efectos de la matrícula o su renovación, las Cámaras de Comercio no podrán solicitar requisitos que no estén previstos en la normativa vigente.
2.1.3.11. La carátula única del formulario RUES, no requiere ser diligenciada en el caso de sucursales o agencias, ni establecimientos de comercio cuando ya existe la matrícula del propietario.
2.1.3.12. La matrícula del comerciante, persona natural, y de su establecimiento de comercio, así como la renovación de la matrícula del comerciante, persona natural o jurídica, y de su establecimiento de comercio, se entenderán efectuadas desde el momento en que se entregue el formulario firmado, sin errores y debidamente diligenciado en la Cámara de Comercio y se reciba el valor correspondiente a la tarifa.
Las Cámaras de Comercio receptoras remitirán a través del RUES a la Cámara competente y, a más tardar al día hábil siguiente de la recepción, la documentación recibida.
En el caso de personas jurídicas, la matrícula se efectuará cuando el documento de constitución sea inscrito en el Registro Mercantil.
2.1.3.13. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de recibir el pago de la renovación de la matrícula de las personas jurídicas en estado de liquidación desde la fecha en que se inició el proceso de liquidación, según la causal que produzca la disolución atendiendo para ello las prescripciones legales a que haya lugar.
Para determinar la fecha en que se inició el proceso de liquidación, se seguirán las siguientes reglas:
- Cuando se trate de una causal que no requiere declaración del órgano competente, la liquidación iniciará a partir de: la expiración del término de duración de la sociedad, el registro de copia de la providencia que declara la disolución y liquidación de la compañía (artículo 220 del Código de Comercio) y, al vencimiento del término de dos meses después de haberse inscrito el acto en virtud del cual la sociedad de responsabilidad limitada excedió de 25 el número de socios, sin que la sociedad hubiera adoptado las medidas necesarias para ajustar el número de socios a su límite máximo (artículo 356 Código de Comercio).
- De otra parte, cuando se trata de causales distintas a las anteriormente expresadas, los asociados deben declarar disuelta la sociedad por ocurrencia de la causal respectiva y registrarán el acta en la cual conste esa determinación. En estos casos, la liquidación inicia a partir de la fecha en que se surta la inscripción en el Registro Mercantil del acta que dé cuenta de tal hecho (artículo 220 Código de Comercio).
En consecuencia, es necesario que las Cámaras de Comercio revisen los pagos efectuados por concepto de renovación de la matrícula mercantil de las sociedades en estado de liquidación, que fueron realizados a partir de la vigencia de la Ley 1429 de 2010 y en el evento en que se hayan cancelado valores por los años correspondientes al periodo liquidatario, deberán proceder a devolver dichas sumas, para lo cual deberán informar a las referidas sociedades, mediante comunicación escrita dirigida a la dirección de correo electrónico y a la última dirección de notificación judicial reportada, así como avisos publicados en la página web y en un sitio visible en el área de atención al
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público de las Cámaras de Comercio, pudiendo además, emplear, otros medios que considere idóneos.
Las entidades registrales también podrán acordar con el comerciante, métodos de compensación los cuales deberán ser informados a la Superintendencia de Industria y Comercio en la misma fecha.
Si el documento contentivo de la decisión de disolver la sociedad se radica en debida forma en las Cámaras de Comercio hasta el 31 de marzo, aunque la Cámara de Comercio realice la inscripción con posterioridad, esta sociedad no tendrá la obligación de renovar la matrícula mercantil del año en que presentó el documento, ni de los años posteriores.
Si el documento de disolución se radica e inscribe con posterioridad al 31 de marzo del respectivo año, deberán renovar la matrícula por ese año, al haberse causado.
Cuando se inscriba el documento de reactivación o la cuenta final de liquidación de la sociedad, ésta no estará obligada a pagar los años de renovación de matrícula, mientras estuvo en estado de liquidación.
2.1.3.14. En el proceso de depuración del Registro Único Empresarial y Social, las Cámaras de Comercio están en la obligación de aplicar las siguientes instrucciones:
Las personas jurídicas que tengan inscrita una medida cautelar, orden de autoridad competente y/o contrato sobre bienes de las mismas, o de sus asociados, pueden ser objeto de la depuración y en tal evento quedaran disueltas y en estado de liquidación. Lo anterior por cuanto se considera que, de conformidad con lo dispuesto por el legislador, la medida continúa surtiendo sus efectos al no cancelarse la matrícula.
Para efectos de la depuración, debe tenerse en cuenta que las matrículas del propietario y del establecimiento de comercio son independientes, por lo que los derechos de terceros derivados deberán evaluarse sobre cada una de ellas.
No se realizará la depuración en los siguientes casos:
- A las personas jurídicas que se encuentren disueltas y en estado de liquidación por cualquier causa.
- A las personas jurídicas que estén en acuerdo de reestructuración, insolvencia empresarial, concordato preventivo u obligatorio, intervención, toma de posesión y en general, sujetas a cualquier otra medida adoptada por autoridad competente.
- A las personas naturales cuando en su matrícula se encuentre inscrita una medida cautelar, orden de autoridad competente, suspensión de la actividad mercantil, inhabilidad y/o contrato.
- A los establecimientos de comercio, agencias o sucursales cuando en su matrícula se encuentre inscrita una medida cautelar, orden de autoridad competente y/o contrato.
Sin perjuicio de lo anterior, la Cámara de Comercio deberá evaluar cada caso de manera particular, para tomar las decisiones a las que haya lugar.
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2.1.4. Aspectos relativos a la inscripción de embargos y otras órdenes de autoridad competente
2.1.4.1. La razón social de las personas jurídicas, no constituye un bien cuya mutación esté sujeta a inscripción en el Registro Mercantil. En tal sentido, no es procedente la inscripción de la orden de su embargo en dicho registro, lo cual deberá informarse al Juez por parte de la Cámara de Comercio que recibe la solicitud. 2.1.4.2. Solo procede la inscripción del embargo de los bienes dados en prenda cuando la mutación de estos bienes esté sujeta a inscripción en el Registro Mercantil (establecimientos de comercio, cuotas o partes de interés). En caso que la mutación de los bienes dados en prenda no esté sujeta a inscripción en el Registro Mercantil, la Cámara se abstendrá de inscribir la medida e informará al juez de tal situación.
2.1.4.3. El embargo del establecimiento de comercio no impide la inscripción en el Registro Mercantil de la información sobre el cambio de dirección, nombre comercial, cierre definitivo del establecimiento de comercio y demás mutaciones relacionadas con su actividad comercial, que no impliquen cambio en la propiedad del establecimiento. La Cámara de Comercio responsable de la inscripción deberá informar tales modificaciones al juez competente. Si está inscrito el cierre definitivo del establecimiento de comercio, mientras no se cancele la matrícula mercantil, es posible inscribir cualquier orden de autoridad competente.
2.1.4.4. Las Cámaras de Comercio no inscribirán los embargos sobre establecimientos de comercio no matriculados.
2.1.4.5. Las Cámaras de Comercio deben inscribir otras órdenes de autoridad competente, diferentes a los embargos, que afecten a algún matriculado o inscrito, en los términos que señale la autoridad, sin que les sea permitido cuestionar la legalidad de la respectiva orden (en todo caso, si no es una medida cautelar, deben verificar que se encuentre ejecutoriada, salvo aquellas que sean de CÚMPLASE). Cualquier inconformidad de los afectados sobre estas órdenes, debe ser debatida ante la autoridad que profirió la medida.
Los actos administrativos de registro de las órdenes de autoridad competente, incluyendo los embargos, son actos de ejecución, contra los cuales no procede recurso alguno.
2.1.5. Aspectos relativos a otras inscripciones
2.1.5.1. Sobre la inscripción del cambio de domicilio del comerciante
- La inscripción del cambio de domicilio, no comprende la cancelación de su número único de identificación nacional al que se refiere el numeral 2.1.5.2 del Capítulo Segundo del Título VIII de la Circular Única.
- El cambio de domicilio no implicará control de homonimia; no causará derechos de cancelación de matrícula local, ni derechos de matrícula en la Cámara del nuevo domicilio.
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- Cuando se inscriba el cambio de domicilio, la Cámara de Comercio de origen deberá cancelar el número de matrícula local y la cámara de destino asignará un nuevo número de matrícula local.
- Para proceder a la inscripción de la cancelación de la matrícula local, la Cámara de Comercio de origen deberá verificar que el comerciante se encuentre al día en el pago de su renovación, inclusive en el año en que solicita su cancelación, salvo que realice la petición dentro de los tres primeros meses del año, por cuanto en este evento puede no renovar la matrícula de ese último año en la Cámara de origen, pero si lo debe hacer en la Cámara del nuevo domicilio. Los derechos de renovación que se paguen en la Cámara de origen, le pertenecen a ella.
- La reforma de cambio de domicilio se inscribirá en la Cámara de Comercio de origen (esta Cámara cobrará los derechos de inscripción correspondientes) y en la Cámara de Comercio del nuevo domicilio. Al momento de efectuar la solicitud de inscripción del traslado de domicilio, el comerciante deberá indicar, so pena de que no se radique su solicitud, los datos de dirección y teléfono en el nuevo domicilio, sin que esto genere un cobro adicional. Si el usuario insiste en que se reciba la petición sin cumplir con esa exigencia, se radicará, sin embargo, se emitirá una carta de requerimiento, en la que se le solicitará como requisito para el registro que indique los datos del nuevo contacto.
Contra la inscripción del cambio de domicilio en la Cámara de origen, proceden los recursos administrativos de reposición y en subsidio de apelación en los términos que definen las normas vigentes sobre la materia. Por el contrario, la inscripción de ese cambio de domicilio en la Cámara del nuevo domicilio, por ser un acto administrativo de trámite, no es sujeto a recurso alguno.
Si la Cámara de origen decide tramitar el recurso interpuesto contra la inscripción del cambio de domicilio, debe informar esta decisión a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio de manera inmediata para que ésta proceda a abstenerse de efectuar la inscripción y en caso de haberla efectuado, dentro de los certificados dejará constancia de los recursos que se tramitan contra el registro del cambio de domicilio y omitirá la expedición de certificados de la entidad o la persona natural hasta tanto se decidan los recursos administrativos.
En atención a que los recursos administrativos se tramitan en el efecto suspensivo, mientras se desatan estos, la competencia para la expedición de los certificados será de la Cámara de Comercio de origen, para lo cual ésta actualizará los mismos, dejando constancia de los recursos y del efecto suspensivo en que se tramitan.
Una vez se resuelvan los recursos, la Cámara de Comercio de origen informará a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio para que proceda, según sea del caso:
Si finalmente se confirma la inscripción del cambio de domicilio, la Cámara de Comercio de origen inscribirá la resolución quedando en firme las inscripciones efectuadas y enviará de manera inmediata a través del RUES la resolución a la Cámara del nuevo domicilio para que proceda de conformidad.
Si finalmente se revoca la inscripción del cambio de domicilio, inscribirá la resolución y enviará de manera inmediata a través del RUES la resolución a la Cámara del nuevo domicilio para que se abstenga de inscribir (si no lo había hecho) o para que revoque la inscripción efectuada.
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La asignación de la nueva matrícula local y la inscripción del cambio de domicilio en la Cámara de Comercio del nuevo domicilio, no generará ningún derecho de inscripción.
Una vez inscrito el cambio de domicilio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la Cámara de Comercio de origen enviará a través del RUES a la Cámara del Comercio del nuevo domicilio, los formularios de matrícula y/o renovación, los documentos inscritos, la relación de todas las inscripciones y el último certificado de existencia y representación legal de la sociedad, antes de que se hubiera inscrito el cambio de domicilio. La Cámara de Comercio del nuevo domicilio, deberá hacer la inscripción del documento de cambio de domicilio, sin costo alguno para el peticionario y a esta inscripción quedarán asociados todos los documentos inscritos en la Cámara de origen.
No se efectuará un nuevo control de legalidad y por esta razón, este acto administrativo de registro se considera de trámite, contra el cual no procede recurso alguno. Para este último efecto, la Cámara que recibe dejará constancia en el certificado de que los documentos ya habían sido inscritos en la Cámara de origen.
La Cámara de Comercio que recibe, asignará nuevo número de matrícula local sobre el último formulario diligenciado por el comerciante y la dirección y teléfono que éste relacionó cuando radicó el traslado en la Cámara de origen. La Cámara de Comercio que envió a través del RUES los documentos ya mencionados, debe dejar constancia de este hecho en los registros o controles que para el efecto tenga establecido. Las certificaciones serán expedidas por la Cámara de Comercio de la nueva jurisdicción.
- En los cambios de domicilio de las personas naturales, la Cámara de Comercio de origen inscribirá en el libro XV la novedad, entendiéndose el mismo como una mutación, (esta Cámara cobrará los derechos de inscripción correspondientes). No causará derechos de cancelación de matrícula local, ni derechos de matrícula en la Cámara del nuevo domicilio y, en general, se aplicarán las mismas reglas anteriormente señaladas para las personas jurídicas, en lo que sea compatible.
- El cambio de domicilio no implica el traslado automático de los establecimientos de comercio. Por lo tanto, conservarán su matrícula mercantil hasta tanto se solicite su cancelación.
2.1.5.2. Definiciones
Para la aplicación de las instrucciones impartidas en el numeral 2.1.5.1, entiéndase por:
Matrícula mercantil. La información que el comerciante, persona natural o jurídica, entrega a la Cámara de Comercio en el formulario previsto para el efecto.
Número de matrícula local. El número que la Cámara de Comercio respectiva podrá asignar internamente al expediente de cada comerciante y que, hasta la fecha de la presente Circular, figuraba como su número de matrícula mercantil.
Número único de identificación nacional. El cual contiene como parte principal el número de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o el número de identificación tributaria NIT u otro
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número de identificación nacional adoptado de manera general, si es persona jurídica. Dicho número, se entenderá, en adelante, como el número de matrícula nacional del comerciante.
2.1.6. Instrucciones para la certificación en el registro mercantil
- Las Cámaras de Comercio en los certificados deben indicar el documento inscrito y los datos del registro.
- Las Cámaras de Comercio en ningún caso podrán suspender la expedición de certificados.
- Si hay algún trámite en estudio, las Cámaras de Comercio así lo certificarán, mientras éste se resuelve.
- Las Cámaras de Comercio tienen el deber de incluir en los certificados de existencia y representación legal en un lugar visible, la constancia sobre la condición de pequeña empresa de acuerdo con la Ley 1429 de 2010 o las normas que la modifiquen, adicionen o deroguen, salvo que deje de cumplir con alguno de los requisitos u obligaciones para conservar los beneficios (renovación de matrícula mercantil oportunamente, número de empleados y valor de activos totales) y/o exista orden de una entidad o autoridad competente en contrario.
- En los certificados de existencia y representación de las personas jurídicas en estado de liquidación se debe indicar que las mismas no tienen el deber de renovar la matrícula mercantil desde la fecha en que se inició el proceso de liquidación.
- En los certificados de existencia y representación de las personas naturales y jurídicas que hayan trasladado su domicilio, la Cámara de Comercio del nuevo domicilio deberá indicar expresamente cuando la información corresponda a la inscrita en la Cámara de Comercio de origen.
- Las Cámaras de Comercio certificarán la vigencia o el término de duración de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia que se encuentren matriculadas en el Registro Mercantil, teniendo como fundamento para la certificación, el acto de constitución o la última reforma estatutaria inscrita en el Registro Público.
- Las Cámaras de Comercio, una vez inscriban en el Registro Mercantil el acto administrativo que habilita a los prestadores del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, deberán certificar la respectiva inscripción, así:
“MEDIANTE INSCRIPCIÓN No. -- DE FECHA -- SE REGISTRÓ EL ACTO ADMINISTRATIVO No. -- DE FECHA -- EXPEDIDO POR EL MINISTERIO DE TRANSPORTE QUE LO HABILITA PARA PRESTAR EL SERVICIO PÚBLICO DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR ESPECIAL”.
- Las Cámaras de Comercio una vez inscriban en el Registro Mercantil el acto administrativo que habilita a los prestadores del Servicio Público de Transporte Automotor en la Modalidad de Carga, deberán certificar la respectiva inscripción, así:
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“MEDIANTE INSCRIPCIÓN No. -- DE FECHA -- SE REGISTRÓ EL ACTO ADMINISTRATIVO No. -- DE FECHA -- EXPEDIDO POR -- QUE LO HABILITA PARA PRESTAR EL SERVICIO PÚBLICO DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR EN LA MODALIDAD DE CARGA”.
- Respecto de las empresas (personas naturales, sociedades, entidades sin ánimo de lucro) que prestan el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor en la Modalidad de Carga, que no hayan inscrito el acto administrativo que las habilita para prestar dicho servicio, las Cámaras de Comercio deberán certificar que no obra la inscripción del citado acto, así:
“ ----------- NO HA INSCRITO EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO HABILITA PARA PRESTAR EL SERVICIO PUBLICO DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR EN LA MODALIDAD DE CARGA”.
Esta misma constancia deberá incorporarse en los certificados de los establecimientos de comercio.
2.1.7. Reporte de información sobre la inscripción de empresas que prestan el servicio público de transporte terrestre automotor en la modalidad de carga
- Una vez se realice la inscripción de una empresa (persona natural, sociedad, entidad sin ánimo de lucro) cuya actividad sea la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor en la Modalidad de Carga, la respectiva Cámara de Comercio deberá informar de dicho registro al Ministerio de Transporte y a la Superintendencia de Puertos y Transporte.
- El reporte de la inscripción citada deberá realizarse cada tres (3) meses.
- Los mecanismos para el suministro de dicha información deberán establecerse en coordinación con el Ministerio de Transporte y con la Superintendencia de Puertos y Transporte.
- Por cada empresa que se reporte deberán incluirse los siguientes datos:
Número de inscripción
Nombre del matriculado
Nit
Actividad económica
Dirección judicial
Municipio
Correo electrónico
Teléfono
Nombre e identificación del Representante Legal
Para los efectos de cumplir la presente Circular, las Cámaras de Comercio identificarán las empresas que prestan el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor en la Modalidad de Carga,
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atendiendo la Codificación Internacional Industrial Uniforme (CIIU), estableciendo como código de identificación: H4923.
- Esta instrucción no aplica para aquellas empresas (personas naturales, sociedades, entidades sin ánimo de lucro) que prestan el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial.
2.1.8. Reportes sobre concentraciones económicas
Al recibir solicitud de inscripción en el Registro Mercantil de operaciones relacionadas con una fusión, escisión, consolidación, obtención de control de empresas e integraciones entre ellas, cualquiera sea la forma jurídica de la operación proyectada, la respectiva Cámara de Comercio deberá aplicar los siguientes criterios para decidir si remite o no dicha información a la Superintendencia de Industria y Comercio:
2.1.8.1. Verificar si la operación supera el umbral señalado en la Resolución que para el efecto expide anualmente la Superintendencia de Industria y Comercio, en virtud de lo dispuesto en el Parágrafo 1 del artículo 9 de la Ley 1340 de 2009 para informar sobre las operaciones realizadas, teniendo en cuenta:
- Los ingresos operacionales que en conjunto o individualmente hayan tenido durante el año fiscal inmediatamente anterior a la fecha de la operación proyectada, las empresas participantes en la operación y, - Los activos totales que en conjunto o individualmente hayan tenido las empresas al finalizar el año fiscal inmediatamente anterior a la operación proyectada.
2.1.8.2. En los eventos en los que la operación supere el umbral señalado anualmente mediante Resolución por la Superintendencia de Industria y Comercio, la Cámara de Comercio realizará el respectivo reporte a la Delegatura para la Protección de la Competencia, el cual deberá contener la siguiente información:
- Razón social, número de matrícula y NIT de las personas jurídicas involucradas.
- Monto de los activos totales a 31 de diciembre del año fiscal inmediatamente anterior.
- Monto de los ingresos totales a 31 de diciembre del año fiscal inmediatamente anterior.
- Datos del documento o acto frente al cual se solicita la inscripción: Clase (escritura pública, documento privado, acta), número y fecha.
- Manifestación inequívoca sobre si se inscribió o no el documento y, en caso afirmativo reporte de los datos de la inscripción: Fecha y número de registro, así como del acto inscrito (situación de control, grupo empresarial, fusión, escisión, entre otros, según sea el caso).
La información deberá presentarse de la manera dispuesta en el formulario que para tal fin se encuentra en el sitio web: www.sic.gov.co, así:
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Operación
(Escisión,
fusión,
situación de
Fecha de
operación
Intervinientes No. matricula NIT Objeto social Activos totales Ingresos
operacionales
Datos del documento Inscripción de la operación
control,
grupo
empresarial
Razón social A Clase (Escritura
Pública, documento
privado, acta) Número y
fecha.
Los montos de los activos totales y los ingresos operacionales deberán ser escritos en letras y en números. Las cifras numéricas, deberán expresarse haciendo uso de decimales, miles, millones y miles de millones según sea el caso.
2.1.8.3. Con el fin de hacer más eficiente el control de integraciones empresariales por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, las Cámaras de Comercio no le remitirán información sobre las operaciones que no superen el umbral señalado en la resolución que expide anualmente la Superintendencia, de acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 9 de la Ley 1340 de 2009, comoquiera que estas operaciones no requieren ser sometidas a estudio por parte de esta Entidad.
2.1.9. Libros necesarios del registro mercantil
Libro I. De las capitulaciones matrimoniales y liquidaciones de sociedades conyugales. Se
inscribirán en este libro:
- La escritura pública o el documento privado mediante el cual se celebren, modifiquen o revoquen capitulaciones matrimoniales, cuando el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante matriculado(s) en la respectiva Cámara de Comercio; y
- La providencia, auto o la escritura pública por la cual se liquide la sociedad conyugal o la sociedad patrimonial de hecho, o la sentencia debidamente ejecutoriada que apruebe la liquidación de la misma, siempre que el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante matriculado(s) en la respectiva Cámara de Comercio.
Libro II. De las incapacidades e inhabilidades. Se inscribirán en este libro:
- La providencia o el oficio por el cual se declare o decrete la inhabilidad o incapacidad para ejercer el comercio;
- La providencia o el oficio por el cual se suspende, revoque o dé por terminada la inhabilidad o incapacidad;
- El acta o diligencia de posesión o certificado expedido por el funcionario ante quien se surtió la diligencia del comerciante matriculado que tome posesión de un cargo que lo inhabilite para ejercer el comercio; y - El documento que acredite la cesación de la inhabilidad para ejercer el comercio.
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- La providencia o el oficio que dispone la sanción de inhabilidad para ejercer el comercio por parte de personas naturales comerciantes matriculadas (artículo 83 de la Ley 1116 de 2006).
Libro III. Del concordato y la liquidación obligatoria. Se inscribirán en este libro los documentos que se relacionan a continuación, proferidos en aquellos procesos que aún están en curso:
- La providencia de apertura del concordato;
- La providencia de aprobación del acuerdo concordatario con la parte pertinente del acta que contenga el acuerdo concordatario;
- La parte pertinente del acta cuando el acuerdo concordatario tenga por objeto transferir, modificar, limitar el dominio u otro derecho real sobre los bienes cuya mutación esté sujeta al registro, constituir gravámenes o cancelarlos;
- La providencia en el que se declare cumplido el acuerdo concordatario;
- La providencia de apertura del trámite de liquidación obligatoria, así como la providencia contentiva del nombramiento o remoción del liquidador;
- La providencia por el cual se declare terminada la liquidación obligatoria;
- La providencia que remueva los administradores y/o al revisor fiscal dentro del concordato o la liquidación obligatoria.
Libro IV. De las autorizaciones a menores de edad y revocaciones. Se inscribirá en este libro:
- La autorización que conforme a la ley, se otorgue a menores para ejercer el comercio, y la revocación de la misma.
Libro V. De la administración de los bienes del comerciante. Se inscribirá en este libro:
- Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de los bienes o negocios del comerciante.
Libro VI. De los establecimientos de comercio. Se inscribirán en este libro:
- La apertura y cierre de sucursales y agencias de sociedades y entes cooperativos de grado superior de carácter financiero;
- Los actos que afecten o modifiquen la propiedad de los establecimientos de comercio o su administración, incluyendo el usufructo;
- El acto de conversión de agencia en sucursal o viceversa o de establecimiento de comercio en agencia o sucursal y viceversa.
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- La oposición de los acreedores del enajenante del establecimiento de comercio a aceptar al adquirente como su deudor;
- El documento suscrito por el acreedor opositor que comunique la finalización de la oposición de los acreedores del enajenante del establecimiento de comercio a aceptar al adquirente como su deudor.
- El documento en el que se protocolicen los documentos necesarios para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios en Colombia y sus modificaciones; - El documento en el que se protocolice el acto de designación o remoción de los representantes y revisores fiscales de una sucursal de sociedad extranjera en el país;
- La liquidación de los negocios en Colombia de las sucursales de sociedades extranjeras;
- La providencia por medio del cual se apruebe la liquidación de una sucursal de una sociedad extranjera;
- El documento de constitución y las reformas de las sociedades que establezcan sucursales, cuando el domicilio de la sociedad corresponda a otra jurisdicción;
- La providencia de apertura, de aprobación y terminación del concordato, acuerdo de reorganización, liquidación obligatoria y/o judicial, en las Cámaras de Comercio con jurisdicción en el lugar de ubicación de las sucursales, agencias y establecimientos de comercio;
-La providencia que decrete la revocación o la simulación de actos o contratos relacionados con establecimientos de comercio, sucursales o agencias, demandados dentro del proceso de insolvencia, y la inscripción del deudor como nuevo titular de los derechos que le correspondan.
- La parte pertinente del acuerdo de reorganización o de adjudicación, proferido conforme a lo previsto en el Régimen de Insolvencia de que trata la Ley 1116 de 2006, cuando dicho acuerdo contenga la transferencia, modificación o limitación del dominio u otro derecho real sobre un establecimiento de comercio de su propiedad.
- El documento por medio del cual se haga constar la configuración y modificación de una situación de control o de grupo empresarial, en las Cámaras de Comercio con jurisdicción en el lugar de ubicación de las sucursales de las vinculadas; y
- El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situación de control o de grupo empresarial, en las Cámaras de Comercio con jurisdicción en el lugar de ubicación de las sucursales de las vinculadas.
- El acto de reactivación de los negocios en Colombia de las sucursales de sociedades extranjeras.
Libro VII. De los libros. Se inscribirá en este libro:
- Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.
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- La dirección de la página web y sitios de Internet, respecto de personas naturales, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva Cámara de Comercio la referida dirección.
Libro VIII. De las medidas cautelares y demandas civiles. Se inscribirán en este libro:
- Los oficios, autos o providencias que comuniquen medidas cautelares, embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a Registro Mercantil, así como la cancelación de los mismos;
- Las demandas u otras medidas cautelares dentro del proceso de liquidación obligatoria y/o judicial así como la cancelación de las mismas.
- La parte pertinente de la providencia de inicio del proceso de reorganización en la que se decreten medidas cautelares respecto de bienes del deudor sujetos a Registro Mercantil.
- La parte pertinente de la providencia de confirmación del acuerdo de reorganización o de adjudicación en la que se ordena el levantamiento de las medidas cautelares vigentes respecto de los bienes del deudor sujetos a Registro Mercantil.
- La providencia de inicio del proceso de liquidación judicial en la que se dispongan medidas cautelares sobre bienes del deudor sujetos a Registro Mercantil.
Libro IX. De las sociedades comerciales e instituciones financieras. Se inscribirán en este libro:
- El documento de constitución, reforma y disolución de las sociedades comerciales e instituciones financieras;
- El acto o acuerdo en que conste la designación, reelección o remoción de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) o revisores fiscales.
- Las ordenes de autoridad competente que se refieran a los matriculados o inscritos.
- El documento de renuncia de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados o revisores fiscales).
- Las escrituras públicas por las cuales se delegue la administración en las sociedades colectivas y en comandita, así como aquellas en virtud de las cuales se reasuma la administración;
- El acta en que conste la remoción del administrador como consecuencia de la decisión de iniciar la acción social de responsabilidad.
- El usufructo de cuotas sociales. - La resolución por la cual se conceda, prorrogue, suspenda o revoque el permiso de funcionamiento de una institución financiera, así como la que aprueba la liquidación de la misma;
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- La aprobación de la cuenta final de liquidación de las sociedades comerciales;
- La certificación del revisor fiscal y/o contador público sobre capital suscrito y pagado;
- La resolución por la cual se autorice la emisión de bonos;
- El nombramiento del representante legal de los tenedores de bonos, con la copia del acto administrativo en el cual conste que la entidad fue designada como representante de los tenedores;
- El nombramiento del representante de los accionistas con dividendo preferencial sin derecho a voto;
- El documento de escisión de una sociedad o institución financiera;
- El acuerdo de adquisición de una entidad financiera;
- La comunicación del representante legal de la sociedad o del socio que ejerce el derecho de retiro;
- La comunicación del representante legal de la sociedad o del socio que ejerció el retiro informando que readquiere sus derechos en virtud de la revocación de la decisión que lo originó;
- El acto administrativo mediante el cual se determine la improcedencia del derecho de retiro;
- El documento por medio del cual el controlante haga constar la configuración y modificación de la situación de control respecto de sus vinculados;
- El documento por medio del cual se haga constar la configuración y modificación de grupos empresariales;
- El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situación de control o de grupo empresarial;
- El programa de fundación y el folleto informativo de promoción de las acciones objeto de oferta, en los casos de constitución de sociedades anónimas;
- Copia de la escritura pública y/o documento privado de conversión de sociedad a empresa unipersonal;
- Copia de la escritura pública y/o documento privado de conversión de empresa unipersonal a sociedad;
- El documento de constitución de la empresa unipersonal;
- El documento de reforma, disolución y liquidación de la empresa unipersonal; - El documento mediante el cual el titular de la empresa unipersonal ceda total o parcialmente las cuotas sociales;
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- El documento por el cual se delega la administración de la empresa unipersonal, así como la reforma y la revocación de la delegación.
- La dirección de la página web y sitios en internet, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva Cámara de Comercio la referida dirección.
- La parte pertinente del acuerdo de reorganización o de adjudicación, proferido conforme a lo previsto en las normas vigentes del Régimen de insolvencia, cuando dicho acuerdo contenga la transferencia, modificación o limitación del dominio u otro derecho real sobre cuotas o partes de interés de las cuales sea titular el deudor.
- La parte pertinente del acta correspondiente a la audiencia pública en la que se realice el sorteo de designación del promotor dentro de un proceso de reorganización, cuando éste asuma la representación legal del deudor.
- La parte pertinente del acuerdo que contenga la decisión de fusión o escisión de sociedades sometidas al Régimen de insolvencia.
- La parte pertinente del acuerdo de reorganización que contenga cláusulas que reformen los estatutos del deudor persona jurídica.
- La providencia de adjudicación de cuotas o partes de interés proferida dentro del proceso de liquidación judicial.
- La providencia que decrete la revocación o la simulación de la cesión de cuotas o partes de interés demandada dentro del proceso de insolvencia, y la inscripción del deudor como nuevo titular de los derechos que le correspondan.
Las providencias que se profieran en los procesos de disolución y liquidación judicial, cuyo registro se ordene en las normas que los regulan.
- El acta que contenga la determinación de reactivar la sociedad.
- El acto administrativo mediante el cual se habilita a una empresa para prestar el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor en la Modalidad de Carga.
- El acto administrativo mediante el cual se habilita a una empresa para prestar el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial.
- El documento privado suscrito por el representante legal de la entidad cuyo objeto social principal sea la prestación de servicios jurídicos, en donde conste la designación de los profesionales del derecho adscritos a ésta.
Libro X. De la reserva de dominio. Se inscribirán en este libro:
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- La cancelación del contrato de compraventa comercial de bienes muebles con pacto de reserva de dominio que se hubiera inscrito en el Registro Mercantil.
Libro XI. De la prenda sin tenencia. Se inscribirán en este libro:
- La cancelación del contrato de prenda sin tenencia que se hubiera inscrito en el Registro Mercantil.
- La parte pertinente del acuerdo de reorganización, proferido conforme a lo previsto en el Régimen de insolvencia, cuando dicho acuerdo contenga la cancelación de prendas sin tenencia que se hubieran inscrito en el Registro Mercantil. (numeral 5, artículo 43 de la Ley 1116 de 2006).
Libro XII. De la agencia comercial. Se inscribirá en este libro:
- El contrato de agencia comercial, su modificación o cancelación.
Libro XIII. De las sociedades civiles. Se inscribirán en este libro:
- La constitución, reforma, disolución y aprobación de la cuenta final de liquidación de sociedades civiles, así como las providencias referentes a estos actos;
- El acta o acuerdo en que conste la designación, reelección o remoción de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados), o revisores fiscales;
- Las ordenes de autoridad competente que afecten a las sociedades inscritas;
- La certificación del revisor fiscal sobre los aumentos de capital suscrito y pagado; El usufructo de cuotas sociales;
- El cambio de los datos del formulario de inscripción y/o renovación del registro. (Mutaciones)
- El documento por medio del cual se haga constar la configuración y modificación de grupos empresariales;
- El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situación de control o de grupo empresarial;
- El documento privado suscrito por el representante legal de la entidad cuyo objeto principal sea la prestación de servicios jurídicos, en donde conste la designación de los profesionales del derecho adscritos a ésta;
- Los demás actos que de conformidad con el inciso 2 del artículo 100 de la Ley 222 de 1995 deberán registrarse respecto de las sociedades civiles”.
Libro XIV. De las empresas asociativas de trabajo. Se inscribirán en este libro:
- El acta de constitución acompañada de los estatutos, las reformas, disoluciones y liquidación de las empresas asociativas de trabajo;
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- Las órdenes de autoridad competente que afecten a las empresas asociativas de trabajo inscritas;
- El acta en que conste la designación o remoción del director ejecutivo; y
- La comunicación emanada del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social mediante la cual se solicite la cancelación de la personería jurídica. Libro XV. De los matriculados. Se inscribirán en este libro:
- La matrícula, las mutaciones referentes a la actividad comercial, tales como la pérdida de la calidad de comerciante, el cierre definitivo del establecimiento de comercio, el cambio de los datos del formulario de matrícula y/o renovación, salvo la razón social y la ciudad del domicilio principal de las personas jurídicas,
- Las órdenes de autoridad competente que afecten a los comerciantes y/o establecimientos de comercio matriculados siempre y cuando no tengan que ver con la propiedad o administración de éstos;
- El acto administrativo mediante el cual se habilita para prestar el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor en la Modalidad de Carga.
- La cancelación de la matrícula mercantil.
Libro XVI. De las sociedades comerciales de hecho. Se inscribirán en este libro:
- Copia de las providencias judiciales relacionadas con la disolución, nombramiento de liquidador y liquidación de sociedades de hecho.
Libro XVII. De los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. Se inscribirán en este libro:
- La escritura pública por la cual se constituyen los fondos de pensiones de jubilación e invalidez y demás actos que las normas legales ordenen inscribir en relación con dichos fondos.
Libro XVIII. De los acuerdos de reestructuración. Se inscribirán en este libro:
- EI aviso que informe sobre la promoción del acuerdo de reestructuración.
- El aviso que informe la convocatoria a la reunión de determinación de votos y acreencias.
- La convocatoria a reunión para la reforma del acuerdo de reestructuración.
- La noticia de celebración del acuerdo. - La parte pertinente del acuerdo de reestructuración donde se establezca la obligación a cargo del empresario de someter a la autorización del comité de vigilancia la enajenación de los bienes de la empresa.
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- La constancia de terminación del acuerdo.
- El aumento de capital proveniente de la capitalización de pasivos.
Libro XIX. De las providencias jurisdiccionales y de los actos y documentos proferidos en
desarrollo de los procesos de reorganización, adjudicación y liquidación judicial. Se inscribirán
en este Libro:
- La providencia que decreta el inicio del proceso de reorganización, así como el aviso que informa su expedición.
- La providencia que confirma el acuerdo de reorganización o adjudicación con la parte pertinente del acta que contiene el acuerdo.
- La providencia que valida un acuerdo extrajudicial de reorganización.
- La providencia que decreta la terminación del proceso de insolvencia.
- El auto y aviso informativo sobre la expedición de la providencia que da inicio al proceso de liquidación judicial.
- El auto que dispone el archivo del expediente una vez terminado el proceso de liquidación judicial.
-El acuerdo de reorganización o adjudicación.
El auto que da inicio al proceso de insolvencia (reorganización o liquidación judicial), así como el aviso que informa sobre el inicio del proceso (artículo 2.2.2.10.2.1 del Decreto 1074 de 2015) de la persona natural no comerciante cuando esta es controlante en una sociedad. Esto se inscribe en la matrícula de la sociedad controlada.
La providencia que ordena la celebración del acuerdo de adjudicación en la cual se fija la fecha de extinción de la persona jurídica.
Las demás providencias, actos y documentos que las leyes que regulan los procesos de reorganización e insolvencia, ordenen que se registren en el registro mercantil.
Libro XX. De los contratos de fiducia mercantil. Se inscribirán en este Libro:
- La cancelación y/o terminación de los contratos de fiducia mercantil que se hubieran inscrito en el Registro Mercantil.
Libro XXI. De la representación legal de las sucursales del Banco de la República. Se
inscribirán en este Libro:
- El acto o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación del representante legal.
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- El acto que afecte o modifique la representación legal y sus facultades.
Libro XXII. Del Registro de personas naturales y jurídicas que ejerzan las actividades de
vendedores de juegos de suerte y azar. Se inscribirán en este libro:
La matrícula de una persona natural se hará en el libro XV y en este libro, cuando desarrolle este tipo de actividades.
Los actos y documentos de los Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, respecto de los cuales la ley exija su inscripción, de la misma forma y con la misma tarifa que se hace en el Registro Mercantil, entre los que se pueden mencionar:
- El documento de constitución, reforma y disolución de personas jurídicas;
- El acto o acuerdo en que conste la designación, reelección o remoción de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados), o revisores fiscales;
- Las órdenes de autoridad competente que se refieran a los inscritos;
- El documento de renuncia de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) o revisores fiscales; El usufructo de cuotas sociales;
- La aprobación de la cuenta final de liquidación;
- La certificación del revisor fiscal y/o contador público sobre capital suscrito y pagado;
- Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de sus bienes o negocios, incapacidades e inhabilidades, incluyendo el usufructo;
- La dirección de la página web y sitios de Internet, respecto de personas naturales, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva Cámara de Comercio la referida dirección;
- Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; y
- El cambio de los datos del formulario (mutaciones);
- La providencia que decreta el inicio del proceso de reorganización, así como el aviso que informa su expedición. - La providencia que confirma el acuerdo de reorganización o adjudicación con la parte pertinente del acta que contiene el acuerdo;
- La providencia que valida un acuerdo extrajudicial de reorganización;
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- La providencia que decreta la terminación del proceso de insolvencia;
- El auto y aviso informativo sobre la expedición de la providencia que da inicio al proceso de liquidación judicial;
- El auto que dispone el archivo del expediente una vez terminado el proceso de liquidación judicial; El auto que da inicio al proceso de insolvencia (reorganización o liquidación judicial), así como el aviso que informa sobre el inicio del proceso (artículo 2.2.2.10.2.1 del Decreto 1074 de 2015) de la persona natural no comerciante cuando esta es controlante en una sociedad. Esto se inscribe en la matrícula de la sociedad controlada.
Las demás providencias, actos y documentos que las leyes que regulan los procesos de reorganización e insolvencia, ordenen que se registren en el registro mercantil.
2.1.9.1. En general, se inscribirán en el libro que por su naturaleza corresponda, todos los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción en el respectivo registro.
2.1.9.2. Respecto de los libros de comercio
Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la Cámara de Comercio insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado que contendrá los siguientes datos:
- Cámara de Comercio;
- Nombre de la persona a quien pertenece;
- Fecha, número de inscripción y libro en el cual se efectuó;
- Nombre del libro o uso al que se destina; y
- Código del libro y número de hojas útiles de que está compuesto.
Las Cámaras de Comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
Para efectos de inscripción de nuevos libros (físicos o electrónicos) será necesario acreditar ante la respectiva Cámara de Comercio que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar, o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal, cuando exista el cargo o, en su defecto del contador público.
2.1.9.2.1. Registro de libros de comercio en medio electrónicos
Teniendo en cuenta que la ley facultó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos, es necesario que las Cámaras de Comercio implementen dentro de sus servicios virtuales, en los términos y condiciones señalados en las normas que rijan la materia, la posibilidad de
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efectuar el registro de estos libros, para lo cual deberán habilitar en sus plataformas electrónicas o sistemas de información, dicho servicio, garantizando su disponibilidad y fácil acceso para su posterior consulta.
Las Cámaras de Comercio deberán dar publicidad al servicio de registro de libros de comercio en medios electrónicos y establecer los controles respectivos que impidan el registro en forma simultánea de un mismo libro, en medios electrónicos o de forma física, a fin de evitar su duplicidad.
Las Cámaras de Comercio podrán facilitar la utilización de los mecanismos de firma digital o electrónica, no obstante, corresponde al comerciante la elección de cualquiera de estos siempre y cuando cumplan con los requisitos previstos en las normas que rijan la materia.
El servicio de registro de libros en medios electrónicos deberá estar disponible para las entidades sin ánimo de lucro inscritas en las Cámaras de Comercio, en los mismos términos y condiciones de las sociedades comerciales, de acuerdo con las normas que rijan esta materia.
2.1.9.2.2. Procedimiento para efectuar registro de los libros de comercio registrables en medios electrónicos
De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables, en medios electrónicos, deberán solicitarlo de manera expresa ante la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio, indicando una dirección de correo electrónico a la cual se le puedan remitir las inscripciones efectuadas y aceptando los términos y condiciones por ella establecidas para el efecto.
Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables, por parte del interesado, la Cámara de Comercio correspondiente deberá efectuar una inscripción por cada uno de los libros en el Libro respectivo del registro de que se trate, debiendo devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
De conformidad con lo establecido en las normas que rigen la materia, la constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, deberá tener la siguiente información:
- Cámara de Comercio receptora; - Fecha de presentación del libro para registro; - Fecha de inscripción; - Número de inscripción; - Identificación del comerciante o persona obligada a registrar; - Nombre del libro, y; - Uso al que se destina.
A su vez, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberán ser anuladas de acuerdo con lo previsto en las normas que rigen la materia.
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2.1.9.2.3. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos
Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.
Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas digitales o electrónicas y, estampas cronológicas necesarias.
Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio correspondiente, deberá devolver al solicitante el archivo electrónico al correo electrónico que tenga reportado el comerciante o inscrito. Para ello, la Cámara de Comercio deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible.
Aunado a lo anterior, la Cámara de Comercio correspondiente, le informará al comerciante o inscrito, la fecha límite para el envío de archivos electrónicos destinados al libro.
2.1.9.2.4. Procedimiento para efectuar el registro de actuaciones sujetas a registro que consten en libros electrónicos
Las Cámaras de Comercio deberán informar a los comerciantes e inscritos que soliciten la inscripción de libros de comercio en medios electrónicos, que cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, que adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico debe solicitar expresamente el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara.
El comerciante o inscrito podrá solicitar que el registro del acto se haga electrónica o físicamente, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción.
2.1.9.2.5. Servicios adicionales
Las Cámaras de Comercio que ofrezcan aplicaciones y servicios basados en plataformas electrónicas o sistemas de información que permitan al comerciante crear libros electrónicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, deberán, previo al ofrecimiento del servicio, ponerlo
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en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio con el fin de que verifique las condiciones para la prestación del mismo.
Para estos efectos, se deberá dar cumplimiento a las normas que rijan la materia. 2.1.10. Depósito de estados financieros
Al momento de presentarse para depósito los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiese, las Cámaras de Comercio los radicarán con la indicación de la hora, fecha de la recepción y número de folios que lo conforman y los incorporarán al expediente del comerciante.
2.1.11. Lista de peritos
Para efectos de lo dispuesto en el artículo 231 de la Ley 222 de 1995, las Cámaras de Comercio mantendrán actualizada una lista de peritos.
Cuando se presente solicitud de avalúo de acciones, cuotas o partes de interés, las Cámaras de Comercio designarán al(os) perito(s) para cada caso en particular, mediante sorteo, dentro de los tres (3) días hábiles a la solicitud.
2.2. Registro de entidades sin ánimo de lucro, de veedurías, sector solidario, apoderados de entidades extranjeras privadas
2.2.1. Aspectos generales
La inscripción y los certificados de los actos, libros y documentos de estas entidades, se efectuará en los mismos términos y condiciones y pagando los mismos derechos previstos para el Registro Mercantil. Por lo anterior, debe entenderse que las normas registrales generales de las sociedades se aplican al registro de las entidades sin ánimo de lucro, entre las que se puede mencionar el artículo 189 del Código de Comercio, que determina el valor de prueba suficiente que se le otorga a las actas cuando cumplen los requisitos que la misma norma determina.
Por norma general, no será procedente acudir a las normas sustanciales especiales previstas en el Código de Comercio para las sociedades, ya que no existe norma aplicable a las entidades sin ánimo de lucro de que trata esta Circular que remita a dicha preceptiva ni permita su integración normativa. Por lo tanto, no le son aplicables las normas de inexistencias ni de ineficacias del Código de Comercio.
2.2.1.1. Formulario del Registro Único Empresarial y Social –RUES- y sus anexos
Para renovar el Registro de las Entidades Sin Ánimo de Lucro se utilizará el Formulario del Registro Único Empresarial y sus anexos ya definido en la presente Circular en el numeral 1.7, en lo que sea compatible.
2.2.1.2. Prueba de existencia y representación legal
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2.2.1.2.1. Entidades sin ánimo de lucro y del sector solidario
La existencia y representación legal de las personas jurídicas sin ánimo de lucro de que trata el artículo 40 y 143 del Decreto 2150 de 1995, se probará con certificación expedida por la Cámara de Comercio del domicilio principal en los mismos términos y condiciones del Registro Mercantil, en lo que sea compatible.
En los certificados de las entidades del sector solidario debe indicarse en forma visible en la primera hoja que se trata de una entidad del sector solidario.
Cuando se soliciten certificados especiales históricos respecto de actos o documentos de entidades del Sector Solidario inscritos con anterioridad a su registro en la Cámara de Comercio, esta última expedirá una copia textual del documento que entregó la entidad que ejerce vigilancia y control de la misma, en el que conste la información solicitada por el usuario.
2.2.1.2.2. Veedurías ciudadanas
En relación con las Veedurías Ciudadanas y Redes de Veedurías Ciudadanas, las Cámaras de Comercio expedirán certificados de acuerdo con sus normas especiales, salvo, que se constituyan como una entidad de las que trata el Decreto 2150 de 1995, evento en el cual certificarán sobre los actos y documentos inscritos como se prevé para el registro de entidades sin ánimo de lucro. Las veedurías deben renovar anualmente su registro en las Cámaras de Comercio.
2.2.1.2.3. Apoderados judiciales de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro
Las Cámaras de Comercio en estos casos certificarán la siguiente información:
El nombre de la entidad extranjera y su domicilio, nombre y documento de identificación del apoderado y las facultades asignadas.
Cuando se soliciten certificados especiales históricos respecto de documentos inscritos en el Ministerio del Interior, las Cámaras de Comercio expedirán copias textuales de los documentos remitidos en su oportunidad cuando se hizo el traslado del registro.
2.2.1.3. Nombramientos
Las Cámaras de Comercio solo inscribirán los nombramientos de representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creados en los estatutos de las entidades sin ánimo de lucro de que trata la presente Circular. En consecuencia, no será procedente la inscripción del nombramiento de personas u órganos colegiados que no tengan el carácter de representantes legales, administradores y revisores fiscales, v.gr. juntas de vigilancia y fiscales.
2.2.1.4. Intercambio de información
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Las Cámaras de Comercio establecerán mecanismos ágiles de interoperabilidad que permitan el suministro eficaz de la información requerida por la Entidad que ejerza control y vigilancia sobre estas entidades.
A su vez, enviarán un reporte mensual informándole sobre las entidades del sector de la economía solidaria, que hayan sido inscritas durante dicho periodo, en la forma en que lo acuerden las Cámaras de Comercio y la entidad que ejerza el control y vigilancia.
2.2.2. Registro de entidades sin ánimo de lucro del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995
2.2.2.1. Libros necesarios del registro de entidades sin ánimo de lucro
Libro I. De las personas jurídicas sin ánimo de lucro
Documentos que deben inscribirse:
- El certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente para efectos del registro de las personas jurídicas actualmente reconocidas.
- La escritura pública, documento privado o acta de constitución.
- Las órdenes de autoridad competente.
- La escritura pública o documento privado que contenga los estatutos o las reformas.
- El acta o documento en que conste la designación, reelección o remoción de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) o revisores fiscales.
- El documento de renuncia de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados), miembros de juntas directivas o revisores fiscales.
- La disolución y/o la aprobación de la cuenta final de liquidación.
- Los actos administrativos expedidos por los organismos encargados de la vigilancia de las personas jurídicas a que se refiere el presente libro que requieran de esta inscripción. - Las providencias que comuniquen medidas cautelares, embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro, así como la cancelación de las mismas.
- Las providencias, los actos y documentos proferidos dentro de los procesos de reorganización, adjudicación y liquidación judicial de las entidades sin ánimo de lucro no excluidas expresamente en los artículos 1 y 2 de la Ley 1116 de 2006.
- La dirección de la página web y sitios de internet, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva Cámara de Comercio la referida dirección.
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- El cambio de los datos del formulario de inscripción y/o renovación del registro (mutaciones). Los poderes en los que se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de los bienes o negocios de la entidad sin ánimo de lucro.
- El documento por medio del cual la entidad controlante haga constar la configuración y modificación de la situación de control respecto de sus vinculados;
-El documento por medio del cual se haga constar la configuración y modificación de grupos empresariales;
- El acto administrativo por medio del cual se declare la existencia de la situación de control o de grupo empresarial.
- El acto administrativo mediante el cual se habilita a una empresa para prestar el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor en la Modalidad de Carga.
Todos los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro.
Libro II. De los libros de las entidades sin ánimo de lucro
- Los libros de registro de asociados, de actas del máximo órgano social y demás libros respecto de
los cuales la ley establezca esta formalidad.
2.2.2.2. Procedimiento para hacer el registro
2.2.2.2.1. Del control de legalidad en la inscripción de la constitución de las entidades sin ánimo de lucro del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995
Adicional a lo establecido en el numeral 1.11. de la presente Circular, las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir el documento de constitución de la entidad sin ánimo de lucro o el certificado especial de que trata el artículo 2.2.2.40.1.7 del Decreto 1074 de 2015, en los siguientes casos:
1. Cuando tales documentos no expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, así como el nombre de la persona o entidad que desempeñará la función de revisoría fiscal, si alguna norma especial lo exige o si dicho cargo estuviere creado en los estatutos.
2. Cuando el certificado especial no contenga toda la información exigida en la ley.
3. Cuando en las Corporaciones y Asociaciones no se determine la duración precisa y determinada.
4. Cuando en las Fundaciones no se establezca que su duración es indefinida.
5. Cuando en las Fundaciones no se establezca un patrimonio determinado.
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6. Cuando en el formulario RUES no se relacionen por lo menos el nombre y clase de entidad, códigos de actividad económica, dirección, teléfono, correo electrónico, entidad que ejerce vigilancia y control y datos financieros de la entidad sin ánimo de lucro.
7. Cuando al hacer control de homonimia, se encuentre inscrita una entidad sin ánimo de lucro (incluyendo las del sector solidario) con el mismo nombre de la que se quiere inscribir. El tipo de entidad no sirve como diferenciador para efectos del control de homonimia.
8. Cuando tengan como objeto principal alguna de las actividades que están exceptuadas de este registro en las Cámaras de Comercio. (Por ejemplo la actividad de educación formal o no formal)
2.2.2.2.2. Control de legalidad en las inscripciones de las entidades sin ánimo de lucro del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995
Para las inscripciones del nombramiento de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados), revisores fiscales, reformas, disolución y aprobación de la cuenta final de liquidación de las Corporaciones, Asociaciones y Fundaciones, las Cámaras de Comercio, deberán observar lo siguiente:
- Adicional a lo establecido en el numeral 1.11 de la presente Circular, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de efectuar la inscripción cuando no se hayan observado las prescripciones previstas en sus estatutos, relativas a órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías o cuando el acta no cumpla con lo previsto en el artículo 189 del Código de Comercio o la norma que lo modifique o reemplace.
- Si en los estatutos de la entidad sin ánimo de lucro no se regulan los aspectos relativos al órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías las Cámaras de Comercio, se abstendrán de efectuar la inscripción, cuando: a) No estuviere presente o representada en la respectiva reunión, la mayoría de los miembros de dicha corporación o asociación que, conforme a la ley, tengan voto deliberativo, b) cuando la decisión no haya sido adoptada por la mayoría de los votos de los miembros presentes o representados o, c) Cuando el acta no cumpla con los requisitos previstos en el artículo 189 del Código de Comercio o la norma que lo modifique o reemplace.
- Cuando los estatutos no contemplen previsión alguna para la adopción de las decisiones, no será procedente acudir a lo previsto en el Código de Comercio en relación con las sociedades comerciales, ya que no existe norma aplicable a las entidades sin ánimo de lucro de que trata esta circular, que remita a dicha preceptiva ni permita su integración normativa.
2.2.3. Registro de la economía solidaria
2.2.3.1. Libros necesarios del registro de la economía solidaria
Libro III. Registro de la economía solidaria. Se inscribirán en este Libro:
- El certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente para efectos del registro de las personas jurídicas actualmente reconocidas.
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- La escritura pública o documento privado o acta de constitución.
- Las órdenes de autoridad competente.
- La escritura pública o documento privado que contenga las reformas.
- El acta o acuerdo en que conste la designación, reelección o remoción de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) o revisores fiscales.
- El documento de renuncia de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados), o revisores fiscales.
- La disolución y/o la aprobación de la cuenta final de liquidación.
- Las providencias y los actos y documentos proferidos dentro de los procesos de reorganización, adjudicación y liquidación judicial de las entidades sin ánimo de lucro no excluidas expresamente en los artículos 1 y 2 de la Ley 1116 de 2006.
- La dirección de la página web y sitios de internet, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva Cámara de Comercio la referida dirección.
- El cambio de los datos del formulario de inscripción y/o renovación del registro (mutaciones).
- El acto administrativo mediante el cual se habilita a una empresa para prestar el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor en la Modalidad de Carga.
- Los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción en este registro.
2.2.3.2. Procedimiento para hacer el registro
Las Cámaras de Comercio inscribirán todas las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario, independientemente de que se encuentren relacionadas en los artículos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 2.2.2.40.1.3. del Decreto 1074 de 2015, siempre y cuando las mismas se constituyan, cumpliendo con las prescripciones referidas en esta Circular Única.
2.2.3.2.1. Del control de legalidad en la inscripción de la constitución de las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario
En las entidades del sector solidario, adicional a lo establecido en el numeral 1.11 de la presente Circular, las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir el documento de constitución cuando:
- Tales documentos no expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995.
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- No se establezca que la vigencia es indefinida.
- No haya designación del revisor fiscal, excepto en los casos en los que exista una norma que establezca lo contrario.
- En las pre-cooperativas, no se establezca una vigencia de cinco (5) años, prorrogables como lo ordenan las normas que regulan este tema.
- Al hacer control de homonimia en los registros mercantil, de entidades sin ánimo de lucro y del sector solidario, se encuentre inscrita otra con el mismo nombre de la que se quiere inscribir, mientras no se cancelen estos registros. El tipo de la entidad no sirve como diferenciador para efectos del control de homonimia.
- No se adjunte el certificado de acreditación en educación solidaria expedido por la autoridad competente.
- En el formulario RUES no se relacionen por lo menos el nombre y clase de entidad, códigos de actividad, dirección, teléfono, correo electrónico, entidad que ejerce vigilancia y control y datos financieros de la entidad del sector solidario.
- No se adjunte la autorización previa de la autoridad competente, cuando la nueva entidad maneje, aproveche o invierta recursos de asociados o terceros o que desarrolle alguna actividad que así lo requiera, salvo que exista norma expresa en contrario.
- El certificado especial no contenga toda la información requerida.
- No se adjunte la constancia suscrita por el representante legal donde manifiesta que se ha dado cumplimiento a las normas especiales legales y reglamentarias que regulen a la entidad constituida.
2.2.3.2.2. Del control de legalidad en la inscripción del nombramiento de los representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales de las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario
- En las entidades del sector solidario, adicional a lo establecido en el numeral 1.11 de la presente Circular, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir el documento mediante el cual se apruebe el nombramiento de representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales, cuando no se hayan observado respecto de tales nombramientos las prescripciones previstas en sus estatutos que las regulan relativas a órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías, para lo cual se deberá dejar constancia de dichos presupuestos en la respectiva acta, la cual debe encontrarse debidamente firmada y aprobada.
- Si en los estatutos de las entidades del sector solidario no se definieron requisitos para los nombramientos de representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales, las Cámaras de Comercio, se abstendrán de inscribir estos nombramientos cuando no se hayan observado respecto de tales nombramientos las prescripciones previstas en las normas especiales de estas entidades y a las que ellas remitan, relativas a órgano competente, convocatoria, quórum y
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mayorías, para lo cual se deberá dejar constancia de dichos presupuestos en la respectiva acta, la cual debe encontrarse debidamente firmada y aprobada. 2.2.3.2.3. Del control de legalidad en la inscripción de reformas, disolución y aprobación de la cuenta final de liquidación de las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario
- En las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario, adicional a lo establecido en el numeral 1.11 de la presente Circular, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir el documento mediante el cual se apruebe una reforma estatutaria, la disolución y/o la aprobación de la cuenta final de liquidación cuando: a) En la reunión en la que se adopten tales decisiones no se encuentre presente o representado el quórum deliberatorio previsto en los estatutos o en sus leyes especiales para tal efecto, b) Cuando en los documentos de transformación, fusión, conversión, escisión y cesión de activos, pasivos y contratos, de estas entidades no se adjunte la autorización previa del organismo encargado de su vigilancia y control, y c) cuando el acta no cumpla con los requisitos que exigen sus leyes especiales.
- En los Fondos de Empleados, adicional a lo establecido en el numeral 1.11 de la presente Circular, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir el documento mediante el cual se apruebe una reforma estatutaria, la disolución y/o la aprobación de la cuenta final de liquidación, cuando a) En la reunión en la que se adopte la decisión no se cumpla con la convocatoria y/o el quórum deliberatorio previsto en los estatutos o en sus leyes especiales, o b) cuando el acta no cumpla con los requisitos que exigen sus normas especiales que rigen esta materia.
2.2.4. Registro de veedurías ciudadanas
2.2.4.1. Libro necesario del Registro de Veedurías Ciudadanas
Libro IV. De las Veedurías Ciudadanas. Se inscribirán en este libro:
- Documento de constitución de la veeduría.
- Documento de constitución de la red de veedurías ciudadanas.
- Documento de cancelación de la veeduría o red de veedurías.
- Los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción.
2.2.4.2. Procedimiento de Inscripción
2.2.4.2.1. Del control de legalidad en la inscripción de las veedurías ciudadanas y de las redes de veedurías ciudadanas, que se constituyan a través de organizaciones comunitarias, profesionales, juveniles, sindicales, benéficas o de utilidad común, no gubernamentales, sin ánimo de lucro
Las Cámaras de Comercio sólo podrán abstenerse de inscribir el documento de constitución de una veeduría o de una red de veedurías, cuando tales documentos no expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 3 de la Ley 850 de 2003 y las normas que la complementen
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o modifiquen, excepto cuando se constituya bajo la naturaleza jurídica de una entidad sin ánimo de lucro, evento en el cual se dará cumplimiento a las disposiciones legales sobre la materia. 2.2.4.3. Traslado de Registros
2.2.4.3.1. Integración e incorporación de las operaciones del registro público de veedurías ciudadanas al registro único empresarial y social (RUES)
Para efectos de integrar las operaciones del Registro Público de Veedurías Ciudadanas al Registro Único Empresarial y Social (RUES), las personerías municipales y distritales y las autoridades indígenas respecto de las veedurías y Redes de Veedurías inscritas en estas entidades, deberán remitir al RUES la información correspondiente para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
2.2.4.3.2. Especificaciones técnicas para el reporte de información
- Envío de información
El envío de la información de las veedurías y Redes de Veedurías inscritas en las personerías municipales o distritales o autoridades indígenas se debe llevar a cabo a través del aplicativo que para estos efectos disponga la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio -Confecámaras-, en cumplimiento de la normativa vigente que rige el Registro Único Empresarial y Social –RUES-.
- Aspectos para el reporte de información
1. Nombre de la veeduría o red de veedurías
Cada personería o autoridad Indígena que reporte información deberá informar el nombre de la veeduría o Red de Veedurías.
2. Datos obligatorios de la veeduría
Cada personería o autoridad Indígena que reporte información deberá garantizar el envío de los siguientes datos mínimos obligatorios: nombre de la veeduría o Red de Veedurías, número de inscripción, nombre e identificación de los integrantes de la veeduría, duración o vigencia, domicilio, nivel territorial y objeto de la vigilancia.
3. Estructura del reporte o red de veedurías
Hace referencia a la forma como se organiza la información para el correspondiente reporte, a través del diligenciamiento en un formato virtual de captura de datos que deberá estar habilitado en la página web del RUES. La adopción de este proceso le permitirá a las personerías municipales o distritales y a las autoridades indígenas capturar y enviar la información de las veedurías.
4. Medio utilizado para el envío de la información
La remisión de la información de las veedurías y Redes de Veedurías al RUES deberá realizarse a través de Internet. Para el efecto, Confecámaras habilitará el acceso a la página web del RUES, a la cual podrán conectarse las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales para
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diligenciar y enviar el reporte correspondiente, para tal fin estas entidades deberán poder acceder a las conexiones y navegadores en Internet de mayor uso en el país.
5. Seguridad
Confecámaras establecerá los mecanismos de seguridad para la recepción de la información, teniendo en cuenta los avances tecnológicos existentes que hay para ello. Se podrán utilizar algoritmos para encriptar la información, protocolos para transferencia segura de datos utilizando contraseñas seguras, certificados de firmas digitales y firmas electrónicas, esta última según lo establecido por el Decreto 2364 del 2012, o cualquier otro método que a juicio de esta entidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para la implementación de los procedimientos descritos en este numeral, no podrá generarse costo alguno.
2.2.4.3.3. Proceso de autorización de las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales en el aplicativo web
Las autoridades indígenas y personerías enviarán por medios virtuales a Confecámaras, la “Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información de Veedurías y Redes de Veedurías”, la cual debe ser firmada por el personero o por el representante de la autoridad indígena, adjuntando a esta solicitud los documentos que acrediten tal condición e indicando la (s) personas (s) autorizadas para realizar el reporte. En estos casos no se requiere firma digital.
Confecámaras, una vez verificada la información del anexo y sus documentos adjuntos, incluirá en el RUES los datos del anexo y enviará la respuesta a la dirección de correo electrónico relacionada en el anexo, indicando el nombre de usuario y la clave o contraseña asignada y las instrucciones para el reporte de la información. Esta respuesta deberá ser remitida máximo tres (3) días hábiles después de haber recibido la solicitud.
2.2.4.3.4. Revocación de los permisos
Cuando a la persona autorizada le sean revocados los permisos para el envío del reporte, sea por retiro, por cambio de funciones o por cualquier otro motivo que implique la eliminación de esta responsabilidad, el personero o responsable de la autoridad indígena deberá hacer llegar a Confecámaras por medios virtuales, una comunicación en la cual le indique que el permiso de acceso al RUES para el reporte de información de veedurías ha sido revocado.
Si las funciones de reporte son asignadas o trasladadas a otra persona (s) diferente (s) de la (s) autorizada (s) inicialmente, deberá seguirse el procedimiento establecido en esta Circular en el punto “Proceso de autorización de las autoridades indígenas y las personerías municipales y distritales en el aplicativo web”.
2.2.4.3.5. Constancia de la información recibida
Como constancia de la remisión de la información relacionada con las veedurías y Redes de Veedurías por parte de las autoridades indígenas y personerías, Confecámaras a través del Registro Único Empresarial –RUES-, enviará la constancia de recibo de la misma, al correo electrónico informado en
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la “Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información de veedurías y Redes de Veedurías” a la persona designada de reportar esta información.
De todas formas, el mecanismo implementado por Confecámaras a través del RUES para el reporte de las veedurías, debe permitirle a la persona designada realizar la consulta histórica de todos los reportes realizados previamente.
2.2.4.3.6. Formato utilizado para el envío de la información
Para el envío de la información de las veedurías y Redes de Veedurías, se establece el proceso de captura de datos a través de internet. El formato está compuesto por 2 elementos: Encabezado e información de veedurías y Redes de Veedurías.
2.2.4.3.7. Reporte
Una vez el interesado ingresa con su usuario y contraseña y éste sea autorizado, podrá visualizar las veedurías y Redes de Veedurías que han sido anteriormente reportadas (si las hay) y que se encuentren vigentes.
Al frente de cada veeduría y Red de Veedurías el usuario podrá editar o eliminar.
Existirá la opción de ingresar información de una nueva veeduría o Red de Veedurías.
El formulario de adición o edición de las veedurías y Red de Veedurías deberá presentar los siguientes datos:
2.2.4.3.8. Información de la veeduría o red de veedurías
- Número de inscripción de la veeduría o Red de Veedurías (Obligatorio)
- Nit (Opcional)
- Nombre de la Veeduría o Red de Veedurías (Obligatorio)
Objeto de la vigilancia (Obligatorio)
- Dirección y Municipio de la Veeduría o Red de Veedurías (Obligatorio)
-Nivel territorial (Obligatorio)
- Teléfono fijo y/o celular de la Veeduría o Red de Veedurías (Obligatorio)
- Fax (Opcional)
- Correo electrónico de la Veeduría o Red de Veedurías (Obligatorio)
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Fecha de constitución o de creación de la veeduría o Red de Veedurías (Formato AAAMMDD) (obligatorio)
Fecha de vigencia o duración (Formato AAAMMDD) (Obligatorio)
- Nombre(s)/apellido(s) y documento de identificación del(os) Representante(s) legal(es) de la Veeduría o Red de Veedurías (Obligatorio)
- Nombre(s)/apellido(s) y documento de identificación de los integrantes de la Veeduría o Red de Veedurías (Obligatorio)
Los datos de la Veeduría o Red de Veedurías se actualizarán a través de reportes de modificación enviados virtualmente por la entidad que las reportó inicialmente.
2.2.4.3.9. Manejo de la información recibida por el RUES
La plataforma del RUES debe tener una base de datos única y centralizada de todas las veedurías y Red de Veedurías inscritas en las Cámaras de Comercio y reportadas por las personerías y autoridades indígenas, que sea de fácil acceso para su consulta.
La información remitida por las personerías o autoridades indígenas no será verificada por Confecámaras. Por lo tanto, las controversias respecto de la información remitida por las personerías o autoridades indígenas deberán surtirse ante la personería o autoridad indígena correspondiente y no podrán debatirse ante Confecámaras ni ante las Cámaras de Comercio.
Confecámaras deberá almacenar en el RUES la información capturada, sin alteraciones de la misma y garantizar su permanencia en el tiempo.
Cuando la personería o autoridad indígena determine que se deba corregir o modificar una veeduría o Red de Veedurías reportada con anterioridad, deberá reportar una modificación.
Las correcciones o modificaciones que realicen las personerías o autoridades indígenas serán responsabilidad directa de las personerías o autoridades indígenas.
Para efectos del reporte de veedurías o Red de Veedurías, Confecámaras deberá prestar el servicio dentro del mismo horario de atención al público previsto para el RUES.
2.2.5. Registro de apoderados judiciales de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro
2.2.5.1. Libro necesario para el registro de apoderados judiciales de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro
Libro V. Registro de apoderados judiciales de entidades extranjeras de derecho privado sin
ánimo de lucro. Se inscribirán en este libro:
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- El certificado especial expedido por el Ministerio del Interior. - La escritura pública en la que se protocolice la designación de los apoderados con facultades para representar judicialmente a una entidad sin ánimo de lucro extranjera u ONG que establezcan negocios permanentes en Colombia.
- La escritura pública en la que se protocolice la cancelación o revocatoria de la designación de los apoderados con facultades para representar judicialmente a la entidad sin ánimo de lucro extranjeras y ONG que establezcan negocios en Colombia.
- La escritura pública en la que se protocolice la modificación de las facultades otorgadas a los apoderados.
- Los demás actos respecto de los cuales la ley exija su inscripción en este Libro.
2.2.5.2. Procedimiento de Inscripción
La inscripción de estos documentos se hará en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar de domicilio de los negocios en Colombia y cuando este no puede determinarse, el registro se efectuará en la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en la ciudad del Circulo Notarial donde se protocolizaron los documentos de los apoderados judiciales de las Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro.
2.2.5.3. Del control de legalidad en la inscripción de los apoderados judiciales de las Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro
Adicional a lo establecido en el numeral 1.11 de la presente Circular, las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de inscribir los documentos antes mencionados cuando:
- En la escritura pública presentada no se protocolicen los documentos citados.
- No pueda establecer su competencia territorial.
- El apoderado no tenga facultades para representar judicialmente a la persona jurídica.
En ningún caso las Cámaras de Comercio tendrán facultad para realizar control de legalidad sobre la adecuación del contenido de los documentos a las normas sustantivas que los regulan.
CAPÍTULO TERCERO RECURSOS ADMINISTRATIVOS
3.1. Oportunidad para la interposición de recursos
Los recursos contra el acto administrativo podrán interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se efectuó la anotación en el registro respectivo y también pueden interponerse contra las devoluciones de las solicitudes de registro.
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Transcurridos los términos, sin que se hubieren interpuesto los recursos procedentes, el acto administrativo quedará en firme.
3.2. Aspectos importantes
Los recursos administrativos pueden interponerse ante cualquier Cámara de Comercio del país y la Cámara de Comercio receptora, debe enviarlo inmediatamente a través del RUES a la Cámara de Comercio responsable de su resolución.
Las Cámaras de Comercio deben informar a los interesados al momento de interponer los recursos, que pueden autorizar que los notifiquen personalmente por medio electrónico, para lo cual deben indicar un correo electrónico, salvo que en la Cámara de Comercio repose ese dato en los archivos de los registros públicos.
Para definir si quien interpone un recurso es “interesado”, las Cámaras de Comercio están en la obligación de verificar que el solicitante señale y acredite el interés que le asiste y presente una prueba sumaria de la calidad en que actúa, salvo que en el archivo de registros públicos repose esta prueba.
Cuando se presente el recurso de apelación ante la Cámara de Comercio, ésta debe verificar los requisitos de procedibilidad y mediante acto administrativo debe decidir si lo envía a la Superintendencia para su trámite o si lo rechaza.
En la Resolución que resuelva un recurso y al momento de hacer la notificación, debe informarse si procede(n) recurso(s) y la oportunidad para interponerlo(s).
Contra la resolución que resuelva un recurso de reposición y/o apelación, no procede recurso alguno.
Las Cámaras de Comercio, una vez reciban la resolución de la Superintendencia de Industria y Comercio en la que resuelve el recurso de apelación, si se refiere a una inscripción, procederán de inmediato a inscribirla y actuarán de conformidad con la decisión del superior.
3.3. Negativa y rechazo de los recursos administrativos
3.3.1. Las Cámaras de Comercio deben negar los recursos administrativos por improcedentes cuando:
- Se interponen contra un acto de ejecución o trámite (por ejemplo, órdenes de autoridad competente
y desistimientos.)
- La Cámara de Comercio no es competente.
3.3.2. Las Cámaras de Comercio sólo pueden rechazar los recursos administrativos cuando:
- No lo interponga el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido;
- No los interpongan dentro del plazo legal;
- No se sustenten con expresión concreta de los motivos de inconformidad; o
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- No se indique el nombre y dirección del recurrente.
El acto administrativo de negativa o rechazo del recurso, debe proferirse el día en que se recibió el recurso y, si justificadamente no es posible, debe proferirse máximo al día hábil siguiente a su interposición y en este evento no se suspenden los efectos del registro, ya que no se va a dar trámite al recurso.
3.4. Certificación de los recursos
Las Cámaras de Comercio certificarán el recurso que no va a negarse o rechazarse, el día en que se recibió y, si justificadamente no es posible, debe certificarse el efecto suspensivo del acto recurrido máximo al día hábil siguiente a su interposición.
Tan pronto se resuelva el recurso de reposición y si se concede el recurso de apelación, la Cámara de Comercio certificará los datos de la Resolución que resolvió la reposición e indicará que está en trámite la apelación.
Una vez resueltos definitivamente los recursos administrativos y debidamente notificados, la Cámara de Comercio inscribirá la respectiva resolución cuando se refiera a una inscripción y dejará de certificar los recursos. Si alguien necesita que le certifiquen los recursos interpuestos en alguna fecha en particular, deberá solicitar un certificado histórico.
Los recursos contra los actos de abstención de registro no se certifican.
3.5. Publicidad del recurso
Una vez interpuestos los recursos de reposición o de apelación contra los actos registrales, si no se van a negar o a rechazar, las Cámaras de Comercio, además de la certificación del efecto suspensivo del acto recurrido, comunicarán a los interesados tal actuación a la dirección de notificación judicial reportada a la Cámara de Comercio y ese mismo día archivarán copia del recurso interpuesto en el expediente de la sociedad o persona natural afectada con el recurso, de manera que cualquier interesado pueda acceder a esta información.
Adicionalmente, la Cámara de Comercio informará de la presentación del recurso mediante la publicación en cualquier medio electrónico de que disponga.
3.6. Notificación de la decisión del recurso
Cuando la decisión del recurso de reposición confirma el acto administrativo impugnado, y procede el trámite del recurso de apelación, no es obligatoria la notificación personal de dicha decisión. En caso de que la decisión del recurso ponga fin al procedimiento administrativo, aquélla deberá ser notificada en los términos previstos en el Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo (personal y/o mediante aviso)
3.7. Conformación del expediente de recurso
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Resuelto por la Cámara de Comercio el recurso de reposición interpuesto frente a un acto registral, y si fuere procedente el trámite del recurso de apelación, la Cámara de Comercio deberá remitir el expediente del recurso a la Superintendencia de Industria y Comercio -Grupo de Trabajo de Trámites Administrativos-, debidamente foliados en la parte superior derecha, iniciando desde la carta de remisión a esta Entidad y hasta la última hoja, en el orden que a continuación se indica:
- Carta de remisión del expediente a la Superintendencia de Industria y Comercio. Tal documento deberá contener la relación del material que se envía, con la indicación de los folios que componen el expediente.
- Escrito del recurso.
- Acto administrativo objeto del recurso.
- Cuando se trate de abstención registral, la cámara deberá remitir el oficio respectivo. En caso de
haber procedido la inscripción, deberá remitir copia de la anotación en el libro respectivo.
- Actos y documentos presentados para registro.
- Resolución mediante la cual la Cámara de Comercio decide el recurso de reposición.
- Estatutos de la persona jurídica inscritos en la respectiva Cámara de Comercio y vigentes al momento
de la adopción de la decisión materia de registro.
- Certificado de existencia y representación legal o de matrícula mercantil, donde conste la anotación
registral del acto impugnado, si el recurso es contra una inscripción.
- Constancia de la publicación de la solicitud de inscripción registral, efectuada por la Cámara de
Comercio.
- Constancia del traslado del recurso a los interesados.
- Escritos de respuesta de los interesados al traslado de los recursos.
- La remisión del recurso de apelación por parte de la Cámara de Comercio a la Superintendencia de
Industria y Comercio, deberá ser realizada dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a aquel en
que se expida la respectiva Resolución por correo físico o electrónico.
3.8. Recurso de queja
Cuando se rechace el recurso de apelación, puede interponerse el recurso de queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación del rechazo.
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Cuando se interponga recurso de queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, contra un acto administrativo de una Cámara de Comercio, se solicitará el expediente a la Cámara de Comercio respectiva.
Una vez notificada la decisión que resuelva el recurso de queja, la Superintendencia de Industria y Comercio remitirá copia del acto administrativo correspondiente a la Cámara de Comercio respectiva, la cual procederá de inmediato a inscribirla y actuará de conformidad con la decisión del superior.
CAPÍTULO CUARTO REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES
4.1. Libros de Registro de Proponentes
Para efectos del Registro Único de Proponentes, las Cámaras de Comercio llevarán el Libro I denominado “De los Proponentes”, en el cual se inscribirá:
- El formulario RUES mediante el cual la persona natural o jurídica efectúe su inscripción en el Registro
Único de Proponentes.
- El formulario RUES a través del cual, el proponente renueve su inscripción en el Registro Único de
Proponentes.
- El formulario RUES contentivo de la actualización de los datos que figuren en el Registro Único de
Proponentes.
- El formulario RUES mediante el cual la persona natural o jurídica cancele su inscripción en el Registro
Único de Proponentes.
- El formulario RUES mediante el cual la persona natural o jurídica cambia su domicilio.
- El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se
modifique la clasificación o los requisitos habilitantes del proponente.
- El acto administrativo debidamente ejecutoriado, en que se ordene la cancelación del Registro Único
de Proponentes.
- El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se
aclare, modifique, adicione o revoque parcial o totalmente la inscripción contenida en el Registro Único
de Proponentes.
- El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se
inhabilite al proponente.
- Los formatos en los cuales las entidades estatales suministren la información concerniente a
contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas, sanciones e inhabilidades en firme.
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- La cesación de efectos del Registro Único de Proponentes y,
- Los demás actos que la ley o el reglamento prevea.
4.2. Procedimiento para llevar el Registro Único de Proponentes
4.2.1. Instrucciones generales
- Los formularios y modelos de certificación serán uniformes en todas las Cámaras de Comercio.
Un ejemplar de los instructivos para el diligenciamiento del formulario deberá ser suministrado gratuitamente junto con el mismo. Adicionalmente, las Cámaras de Comercio podrán ofrecer a los proponentes, el diligenciamiento de los formularios a través de medios virtuales y la información requerida para que puedan realizar cualquiera de los trámites enunciados en el numeral anterior.
- Las Cámaras de Comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio – Confecámaras-, podrán determinar modelos estándar para las certificaciones que el interesado debe anexar a la solicitud de registro ante el Registro Único de Proponentes, los cuales, estarán a disposición de los proponentes en el Portal del Registro Único Empresarial y Social –RUES- y en los portales de las Cámaras de Comercio. Sin embargo su uso no es obligatorio.
- Al momento de ser presentado el formulario y los documentos soporte para registro, las Cámaras de Comercio los radicarán con la indicación de la hora y la fecha de recepción. - Los proponentes personas jurídicas nacionales o extranjeras deberán presentar junto con el formulario RUES, copia simple de los estados financieros, sin que se requiera autenticación alguna, debidamente auditados con sus notas, por el Revisor Fiscal, Contador o Auditor, según el caso y la certificación de cuentas principales.
- Constancia del registro
Una vez efectuada la inscripción, el secretario o quién haga sus veces insertará una constancia en el
formulario que contendrá los siguientes datos:
- Cámara de Comercio correspondiente;
- Fecha de inscripción;
- Número de inscripción en el libro respectivo
- Noticia de la inscripción, renovación, actualización, (aclaración o modificación y/o revocatoria, que
sean el resultado de un recurso de reposición, de una impugnación o de una orden de autoridad
competente) o cancelación según él caso.
La constancia a insertar en el formulario podrá ser realizada en forma digital haciendo uso de medios electrónicos si así lo estima conveniente y si se dispone de los mecanismos tecnológicos adecuados para llevar a cabo en forma segura esta actividad.
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Todos los actos y en general todas las actuaciones que se inscriban en el Registro Único de Proponentes deben publicarse en el RUES, incluidos los pronunciamientos que resultan de los recursos, las solicitudes de revocatoria directa o de las impugnaciones y la cesación de efectos.
Las Cámaras de Comercio asignarán a cada proponente persona natural o jurídica, nacional o extranjera un número único a nivel nacional, el cual corresponderá al número de identificación tributaria - NIT.
En el caso de cambio de domicilio el proponente conservará este número, con independencia de que cada Cámara de Comercio asigne un número de inscripción y registro interno a los proponentes de su jurisdicción.
A cada proponente se le abrirá un expediente en el cual se archivarán en orden cronológico, el formulario y los documentos relacionados con su inscripción, renovación, actualización o cancelación, y demás documentos que sean objeto de inscripción en el Registro.
Los proponentes podrán solicitar su inscripción ante cualquier Cámara de Comercio, pero la inscripción la realizará aquella donde esté fijado su domicilio principal. En este caso, las Cámaras de Comercio receptoras remitirán a través del RUES y por tarde al día siguiente hábil de la recepción, la documentación a la Cámara competente.
La recepción que realicen las Cámaras de Comercio de los formularios, anexos y documentos soporte en la caja, no implica la aceptación del registro de la actuación del proponente por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación documental que sobre el particular se haga con el fin de cotejar los documentos soporte frente a la información del formulario de los requisitos habilitantes y la clasificación que se certifica, así como su correcto diligenciamiento y que se allegue la documentación completa, según lo establecido para cada caso en las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
La Cámara de Comercio verificará la correcta aplicación de los criterios establecidos en las normas vigentes para el Registro Único de Proponentes para la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes constatando que la información suministrada, provenga de los documentos aportados por el interesado.
La inscripción en el Registro Único de Proponentes no implica la inscripción en el Registro Mercantil, ni en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro ni en los demás registros públicos administrados por las Cámaras de Comercio.
Las Cámaras de Comercio conservarán los documentos de soporte de la información suministrada por los proponentes; en aquellos casos en los que se almacenen de manera digital, se podrá prescindir de los documentos físicos y la Cámara podrá destruirlos en cualquier tiempo siempre que garantice su reproducción exacta de acuerdo con lo establecido en las normas archivísticas que expida el Archivo General de la Nación.
La Cámara de Comercio liquidará los derechos a que haya lugar por concepto del registro del formulario de inscripción, de renovación, y actualización del proponente y de las certificaciones o copias físicas correspondientes.
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Los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, independientemente de su nivel, tienen ocho dígitos. En consecuencia, aquella información que deba reportarse a tercer nivel de dicho Clasificador, deberá terminar con dos ceros “00".
Las Cámaras de Comercio deben capturar y certificar la información utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de acuerdo con la versión definida por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente al tercer nivel del clasificador.
Las Cámaras de Comercio, deberán incluir en el texto del certificado, además de los 6 dígitos del Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel, reportado por el proponente en el Formulario del Registro Único Empresarial y Social RUES - ANEXO 2 REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES, los dígitos 7 y 8 con valor 0.
Las sociedades extranjeras, con sucursal en Colombia podrán solicitar su inscripción ante cualquier Cámara de Comercio, pero la inscripción la realizará aquella donde esté fijado el domicilio principal de su sucursal.
En este caso, las Cámaras de Comercio receptoras remitirán a través del RUES y por tarde al día siguiente hábil de la recepción, la documentación a la Cámara competente.
Cuando una persona natural tenga más de un domicilio, deberá inscribirse ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios.
Cuando el proponente actualice la información en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, que no requiera de la verificación documental establecida en las normas que rigen la materia (tales como cambios de razón social, representantes legales, facultades y otros), las Cámaras de Comercio actualizarán la información de manera automática, sin requerir actuación por parte del proponente. Las demás actualizaciones deberán realizarse a través del diligenciamiento del formulario y previo pago de los derechos correspondientes.
En los sitios de atención al público, las Cámaras de Comercio mantendrán a disposición de los usuarios un número suficiente de todos los documentos ilustrativos necesarios para el diligenciamiento de los formularios y las tarifas actualizadas. La legislación sobre el Registro Único de Proponentes estará a disposición de los usuarios en la página Web de las Cámaras de Comercio.
4.2.2. Función de verificación de las Cámaras de Comercio
Para adelantar la función de verificación de los requisitos habilitantes del proponente, deberán tener en cuenta lo siguiente:
4.2.2.1. Capacidad Jurídica
En los casos de las personas naturales y jurídicas inscritas en el Registro Mercantil o aquellas inscritas en el Registro de las Entidades sin Ánimo de Lucro o en cualquiera de los registros que llevan las Cámaras de Comercio, para la verificación de la información sobre la capacidad jurídica, las Cámaras de Comercio recurrirán a la información existente en dichos registros según sea el caso.
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Cuando se trate de personas jurídicas no inscritas en el Registro Mercantil, de Entidades sin ánimo de lucro o en cualquiera de los registros que llevan las Cámaras de Comercio, el proponente deberá adjuntar un certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad correspondiente, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses de antelación a la fecha de solicitud del respectivo trámite en el Registro Único de Proponentes, el cual deberá incluir cuando menos los siguientes datos:
- Nombre o razón social completa del proponente.
- Modificaciones de la razón social.
- Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.
- Fecha, clase de documento y Entidad que reconoce la personería jurídica.
- Duración de la persona jurídica.
- Domicilio de la persona jurídica.
- Nombre e identificación del representante legal.
- Facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere.
Cuando el certificado aportado por el proponente no reúna los datos citados en el presente literal, deberá anexarse la copia de los estatutos certificados por la entidad competente en donde conste la información faltante.
Cuando la autoridad no tenga dentro de sus funciones la de certificar los estatutos de sus vigiladas, éstos se harán acompañar de una certificación expedida por el representante legal en la que se declare que los mismos corresponden fielmente a los estatutos vigentes de la persona jurídica.
Cuando la duración de la entidad no se encuentre en el certificado de existencia y representación legal o en los estatutos, se deberá acreditar con una certificación expedida por el representante legal del proponente.
Las personas de derecho público que hayan sido creadas mediante Ley o acto administrativo y que no cuenten con la documentación señalada en el presente literal, deberán adjuntar copia del acto administrativo de creación y el documento idóneo que acredite el nombramiento, facultades y limitaciones del representante legal.
Por cada representante legal que tenga la entidad debe aportarse un anexo del formulario donde consten las facultades y limitaciones de cada uno de ellos.
Las personas naturales deberán adjuntar copia de su documento de identidad. Así mismo, todas los proponentes -personas naturales o jurídicas-, deberán acreditar su inscripción en el Registro Único Tributario RUT, salvo que repose en el registro que lleva la Cámara de Comercio respectiva.
Parágrafo: El proponente deberá informar el tamaño de la empresa mediante certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o por el contador
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o auditor. A su turno, las personas naturales podrán certificar el tamaño de su empresa, directamente o a través de su contador.
4.2.2.2. Experiencia
Los proponentes deberán acreditar su experiencia en la provisión de bienes, obras o servicios, mediante certificados de los contratos ejecutados directamente o a través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación o, copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal certificado.
Para ello, el proponente podrá acreditar su experiencia presentando cualquiera de los siguientes documentos:
- Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio en donde conste que el contrato se encuentra ejecutado; la identificación de las partes (contratante y contratista); el valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) a la fecha de terminación del contrato; los bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, así como los códigos de clasificación con los cuales se identifican, para lo cual hará uso del clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel; y, la fecha de terminación. En el evento que en la certificación no se indiquen los códigos de clasificación relacionados con los bienes, obras o servicios ejecutados, o que el valor del contrato no esté expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), el representante legal o el proponente persona natural según el caso, deberá acompañar certificación en la que indiquen dichas clasificaciones, y la conversión a SMMLV, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad de juramento;
La certificación debe contener la información necesaria del contrato que el interesado desea acreditar como experiencia y, provenir del tercero que recibió el servicio.
- Acta de liquidación del contrato suscrita por el tercero contratante acompañada de una declaración expedida por el proponente, que se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, en la que certifique que le consta que la información del acta de liquidación esta en firme, o,
- Copia del contrato ejecutado suscrito por las partes en el que conste la información antes señalada, junto con la declaración escrita suscrita por el proponente persona natural o el representante legal de la persona jurídica donde conste el valor del contrato a la fecha de terminación, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); los bienes, obras o servicios ejecutados, así como los códigos de clasificación con los cuales se identifican, para lo cual hará uso del clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel.
Los contratos de tracto sucesivo se considerarán ejecutados en la porción efectivamente cumplida. Para proceder al registro de la experiencia de un contrato de tracto sucesivo en curso, es necesario que el tercero que recibió los bienes, obras o servicios relacionados certifique expresamente la cuantía y objeto del contrato efectivamente ejecutados.
- Órdenes de compra, órdenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes.
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Las personas jurídicas con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la experiencia directa de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes.
Las Cámaras de Comercio, al hacer el cotejo documental de la experiencia, están en la obligación de verificar la información que reposa en los registros a su cargo y si hay inconsistencias entre los documentos presentados en el RUP y la información que reposa en sus registros, debe abstenerse de hacer el registro. Ejemplo: las Cámaras de Comercio verificarán que el nombre y NIT del contratante, entre otros, corresponda con la información que obra en los registros a su cargo.
4.2.2.3. Capacidad financiera y Capacidad Organizacional
Los proponentes deberán acreditar su capacidad financiera y organizacional de acuerdo con lo dispuesto en las normas que rijan la materia. Las Cámaras de Comercio verificarán que la información financiera sea coherente con la reportada por el proponente en el Registro Mercantil o Registro de Entidad sin Ánimo de Lucro o en los demás registros que llevan las Cámaras de Comercio, salvo cuando se trate de sociedades extranjeras, entidades no inscritas en la Cámara de Comercio o personas naturales no matriculadas.
- Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, deberán presentar sus estados financieros debidamente certificados.
- Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad tales como los no comerciantes, los que no pertenecen al régimen común, los asalariados, los que ejercen profesiones liberales, los agricultores o ganaderos que enajenen los productos en su estado natural, y en general todas aquellas personas naturales que conforme las normas especiales no estén obligadas a llevar contabilidad, acreditarán los indicadores de capacidad financiera y organizacional aportando una certificación suscrita por el Contador o Auditor y el proponente, en la que se revelen de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen sus indicadores.
- Las personas jurídicas deben adjuntar copia simple de los estados financieros suscritos por el representante legal, sin que se requiera autenticación alguna, debidamente auditados y certificados por el contador o auditor o revisor fiscal según el caso. Los estados financieros tendrán como fecha de corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, salvo que el interesado no tenga suficiente antigüedad para preparar estados financieros con corte al 31 de diciembre, evento en el cual deberá inscribirse con estados financieros de corte trimestral o con estados financieros de apertura.
- Las personas jurídicas que estén sometidas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades deben allegar también a las Cámaras de Comercio los documentos por ella exigidos.
- En el evento en que de los estados financieros presentados por el proponente no puedan determinarse los indicadores previstos en las normas que rijan la materia, deberán anexar junto con la información financiera, certificación suscrita por el contador o por el auditor o por el revisor fiscal según el caso, en la que establezca las distintas cuentas.
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- Las sociedades extranjeras con sucursal registrada en el país, deberán presentar copia simple de los estados financieros de la casa matriz, sin que se requiera autenticación alguna ni apostilla, con corte que corresponda al cierre fiscal del país de origen, con la conversión a moneda colombiana, y la traducción oficial al español, cuando a ello haya lugar. En ningún caso serán admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad establecida en Colombia.
- Cuando la persona jurídica pertenezca a un grupo empresarial y por ley deba preparar y difundir estados financieros consolidados, también presentará copia simple de éstos como soporte para su inscripción en el RUP. Sin embargo, la capacidad financiera y organizacional del proponente, se determinará en atención a sus estados financieros individuales.
- Los estados financieros aportados al RUP deberán cumplir con los requisitos exigidos por las normas contables para su preparación y presentación. Igualmente, deberán adjuntarse en moneda colombiana.
4.2.2.4. Clasificación
Los proponentes deberán indicar los bienes, obras y servicios que ofrecerán a las Entidades Estatales, identificados con el clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel. Por tratarse de una auto clasificación, esta información es responsabilidad exclusiva del proponente.
4.2.2.5. Actualización
Los proponentes podrán actualizar en cualquier momento la información relativa a su experiencia y capacidad jurídica reportada al Registro Único de Proponentes, para lo cual deberán presentar el formulario debidamente diligenciado y los documentos soportes respectivos, previo pago de los derechos de inscripción del documento.
En las actualizaciones, los proponentes no podrán modificar la información financiera reportada en la inscripción o en la renovación, salvo en los siguientes casos:
- Cuando se trate de sociedades extranjeras, las normas vigentes definen en qué casos pueden presentar la actualización de los datos financieros o,
- Cuando sea una orden de autoridad competente.
Parágrafo 1: Las Cámaras de Comercio solo verificarán documentalmente la información exigida en el formulario, confrontándola con sus respectivos soportes documentales, siempre que dicha información sea objeto de certificación. Esto, sin perjuicio de que el interesado deba acreditar los documentos previstos en las normas vigentes.
Parágrafo 2: Adicional a lo establecido en el numeral 1.11 de la presente Circular, las Cámaras de Comercio se abstendrán de efectuar la inscripción, renovación o actualización de los proponentes cuando:
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- La información del formulario no esté completa o le falten documentos de soporte que exijan las
normas vigentes.
- La información del formulario sea diferente a la información de los documentos soporte.
- Los documentos soporte no cumplan con las formalidades que exijan las normas vigentes.
- La información financiera no sea coherente con la información financiera reportada en los registros
públicos a cargo de las Cámaras de Comercio.
- Se pretenda actualizar la información financiera, salvo los casos relacionados en esta Circular.
4.2.2.6. Cancelación
El proponente inscrito en el RUP que desee cancelar el registro deberá diligenciar el formulario con la indicación de sus datos básicos, señalar con una (x) el campo correspondiente a cancelación y radicarlo en cualquier Cámara de Comercio, dicho trámite no genera costo para el usuario. La Cámara de Comercio del domicilio del proponente procederá con la revisión del formulario y generará la inscripción por cancelación. Contra este acto administrativo de trámite no procede recurso alguno.
4.2.3. Inscripción sociedades extranjeras con sucursal en el país
Cuando se trate de sociedades extranjeras, estas se inscribirán en el Registro Único de Proponentes ante la Cámara de Comercio donde haya establecido el domicilio de su sucursal, aportando los documentos requeridos en la normativa vigente.
Cuando las personas jurídicas extranjeras no tengan Número de Identificación Tributaria, podrán inscribirse con el NIT de su sucursal en Colombia.
La Cámara de Comercio competente para inscribir la persona jurídica extranjera, deberá verificar documentalmente los requisitos habilitantes mencionados en la Ley y en la presente Circular, adicionalmente:
Se deberán aportar los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la sociedad extranjera en el país de origen. Para el caso de las facultades del representante legal, este debe contar como mínimo con la representación legal de la casa matriz.
El documento que acredite la personería jurídica de la sociedad extranjera, deberá contar como mínimo con los siguientes datos:
- Nombre o razón social completa del proponente.
- Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.
- Fecha y clase de documento por el cual se reconoce la personería jurídica.
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- Duración.
Cuando el documento aportado que acredita la existencia y representación legal de la persona jurídica extranjera no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera o en su defecto del mandatario de la sucursal con los datos que faltan.
Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia. Las Cámaras de Comercio solamente pueden pedir la legalización de estos documentos de acuerdo con la Convención de la Apostilla o cuando se deban consularizar los documentos públicos otorgados en el extranjero.
Al igual que para las personas jurídicas nacionales, las sociedades extranjeras deben soportar su capacidad financiera con la copia simple de sus estados financieros, sin que se requiera autenticación alguna, ni apostilla.
Las sociedades extranjeras pueden ser representadas por el mandatario y/o representante de su sucursal o por un tercero. Para el caso de las facultades del representante legal, este debe contar como mínimo con la representación legal de la casa matriz.
4.2.4. Trámites realizados en forma virtual
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de habilitar mecanismos tecnológicos necesarios para permitir que el proponente realice los trámites de manera virtual, tales como la presentación del formulario, el anexo de los documentos requeridos y el pago. En todo caso para hacer uso de este servicio, deberá verificarse la identidad de la persona que realiza el trámite no presencial.
4.2.5. Vigencia de los documentos
Para efectos de renovación y actualización se considera que los documentos no pierden su vigencia salvo disposición legal en contrario. Por lo anterior, las Cámaras de Comercio no podrán abstenerse de realizar la inscripción argumentando el vencimiento de los documentos de soporte.
4.2.6. Determinación de decimales en las cifras y reglas para el resultado de los indicadores
El resultado final de los indicadores correspondientes a la capacidad financiera y capacidad organizacional se expresa con dos decimales, sin aproximaciones.
El resultado de las operaciones para determinar los indicadores de la capacidad financiera y capacidad de organización, cuando se trate de divisiones de cifras en donde el divisor es “0” será igual a “indeterminado". Cuando el dividendo y el divisor sean “0” su resultado será "Indeterminado".
4.2.7. Certificaciones de Contador, auditor o revisor fiscal
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Los certificados expedidos por el Contador, Auditor o Revisor Fiscal, según corresponda, deberán acompañarse de copia de la tarjeta profesional y de la certificación expedida por la Junta Central de Contadores sobre su vigencia.
4.2.8. Cambio de domicilio del proponente
En el caso de cambio de domicilio del proponente (voluntario o por cambio normativo) se procederá de la siguiente forma:
Una vez en firme la inscripción del cambio del domicilio del proponente en el registro correspondiente (a cargo de las Cámaras de Comercio), la Cámara de Comercio de origen, sin costo alguno para el proponente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, enviará a través del RUES a la Cámara del Comercio del nuevo domicilio, todos los documentos del expediente del proponente, incluyendo el archivo XML del reporte de entidades estatales, la relación de todas las actuaciones inscritas en el RUP y el último certificado del RUP.
La Cámara de Comercio del nuevo domicilio, deberá hacer la actualización por traslado de domicilio en el RUP, sin costo alguno para el proponente y sin hacer ningún cotejo documental, ni verificación, mantendrá la información respectiva inscrita en la Cámara de origen, conservándose la firmeza del registro trasladado.
Una vez inscrito el proponente en la Cámara de Comercio del nuevo domicilio, ésta deberá informar a la Cámara de Comercio del domicilio de origen sobre el estado del trámite para que dicha Cámara proceda con la cancelación del número local del RUP.
En el evento en que el proponente no esté inscrito en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio, si cambia su domicilio, deberá solicitar la actualización del RUP por traslado de domicilio.
4.2.9. Recursos e impugnaciones
4.2.9.1. Recurso de reposición
Recurso de reposición interpuesto por particulares. Cualquier persona podrá presentar recurso de reposición contra el acto de inscripción, actualización, y renovación, que haya publicado la Cámara de Comercio, con la finalidad de que éste se aclare, modifique, adicione o revoque. El recurso deberá referirse exclusivamente respecto de la función de verificación documental que les asiste a las Cámaras de Comercio. Dicho recurso deberá presentarse y decidirse en los términos previstos en la ley.
Contra los actos de cancelación y cesación de efectos no procede recurso alguno, ya que no hay ninguna función de cotejo por parte de las Cámaras de Comercio.
En consecuencia, cuando el motivo del recurso esté fundado en tachas u objeciones a los documentos de soporte de la inscripción cuya definición sea competencia de las autoridades jurisdiccionales, las Cámaras de Comercio lo rechazarán por no ser de su competencia.
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La Cámara de Comercio competente para conocer del recurso y de la impugnación, será aquella en la que se haya inscrito la información respecto de la cual esta se presenta.
Parágrafo. En el evento en que prospere el recurso de reposición, la Cámara de Comercio, inscribirá y publicará en el RUES esta decisión.
Contra la decisión que decida el recurso de reposición, no procederá apelación.
4.2.9.2. Impugnaciones presentadas por entidades estatales
Cuando en desarrollo de un proceso de selección una entidad estatal advierta la existencia de posibles irregularidades en el contenido de la información del Registro Único de Proponentes que pueda afectar el cumplimiento de los requisitos exigidos al proponente dentro del proceso que se trate, podrá suspender el proceso de selección e impugnarlo ante la Cámara de Comercio.
La impugnación deberá referirse exclusivamente a la función de verificación documental que le asiste a la Cámara. En consecuencia, cuando el motivo de la impugnación se funde en tachas u objeciones a los documentos de soporte de la inscripción cuya definición sea competencia de las autoridades jurisdiccionales, las Cámaras de Comercio la rechazarán por no ser de su competencia.
Para hacer uso de esta facultad, la entidad estatal deberá presentar ante la Cámara de Comercio un memorial en el que se indiquen las posibles irregularidades en el contenido del registro, las razones de derecho en que fundamenta su solicitud y las pruebas documentales que la soportan.
4.2.10. Reporte de información de las entidades estatales sobre contratos, multas, sanciones e inhabilidades, así como el reporte de las sanciones por incumplimiento de las que trata el Decreto 1516 de 2016
4.2.10.1. Especificaciones técnicas para el reporte de información sobre contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes
4.2.10.1.1. Envío de información
El diligenciamiento o envío de los reportes concernientes a los contratos, multas y sanciones, se debe llevar a cabo a través del aplicativo que para estos efectos dispongan las Cámaras de Comercio a través de Confecámaras en cumplimiento de la normativa vigente que rige el Registro Único Empresarial y Social (RUES).
4.2.10.1.2. Aspectos generales para el reporte de información
- Identificación del contrato
Cada entidad obligada a realizar el reporte de información deberá garantizar que la identificación o número de contrato sea único, es decir, no debe repetirse por entidad. La identificación del contrato, en conjunto con el Nit de la entidad, seccional y la fecha de adjudicación del mismo, garantizarán la
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unicidad de un contrato entre el universo que reportarán las entidades, teniendo en cuenta que varias entidades pueden manejar la misma estructura de numeración.
- Estructura del reporte
Hace referencia a la forma como se organiza la información para el correspondiente reporte. Al respecto, se define que sea un formato XML (Extensible Markup Language («lenguaje de marcas ampliable››)) como estándar de intercambio de información para contratos, multas, sanciones e inhabilidades. La adopción de un reporte en formato XML le permitirá a las entidades utilizar diferentes mecanismos de generación del mismo, desde la utilización de editores de texto (wordpad, notepad, edit), pasando por la implementación de mecanismos en sus sistemas internos para la generación de los XML y/o elaborando el software que les permita controlar y generar este tipo de reportes. - Medio utilizado para el envío de la información
La remisión de la información relacionada con los contratos, multas, sanciones e inhabilidades, deberá
realizarse a través de Internet.
Para lograr este alcance, las Cámaras de Comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio –Confecámaras- proveerán en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES), un servicio Web al cual podrán conectarse las entidades para diligenciar o enviar el reporte correspondiente.
Confecámaras deberá implementar en el aplicativo la opción para que las entidades puedan subir el archivo de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales impusieron multas, sanciones y de las inhabilidades resultantes de los contratos que haya suscrito, y de la información de los procesos de contratación.
Dicho archivo podrá subirse al aplicativo siempre y cuando sea elaborado en archivos con extensión pdf o tif, y su tamaño no supere 2 megabyte (2048 Kb).
- Seguridad
Las Cámaras de Comercio establecerán los mecanismos de seguridad para la recepción de la información, teniendo en cuenta los avances tecnológicos existentes que hay para ello. Podrán utilizar algoritmos para encriptar la información, protocolo para transferencia segura de datos HTTPS utilizando un cifrado basado en SSL (Secure Socket Layers validando su origen y su contenido), contraseñas seguras, certificados de firma digital expedidos por una entidad de certificación abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, o cualquier otro método que a juicio de esta entidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para la implementación de los procedimientos descritos en este numeral que involucren costos que tengan que asumir las entidades, estos deben estar aprobados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Proceso de registro de personas autorizadas para realizar el reporte de Contratos, Multas,
Sanciones e inhabilidades
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Las entidades, que en virtud de los artículos 2.2.1.1.1.5.7 del Decreto 1082 de 2015, artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, artículo 22 de la Ley 537 de 2012, artículo 75 de la Ley 842 de 2003 y artículo 2.1.6.2.2 del Decreto 1516 de 2016, deban reportar a las Cámaras de Comercio información de contratos, multas, sanciones e inhabilidades, deberán enviar a la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio de la misma, el “Anexo solicitud de uso de medios electrónicos” para el servicio de remisión de información de los contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, Anexo No. 4 que hace parte de la presente Circular, documento que deberá ser descargado de la página Web de la Superintendencia de Industria y Comercio o del RUES, para que sea diligenciado en su totalidad, firmado por el Representante Legal y por la persona encargada de reportar la información a la Cámara de Comercio competente, adjuntando a esta solicitud los documentos de acreditación requeridos. La documentación anteriormente mencionada podrá ser enviada a la Cámara de Comercio por medios electrónicos y firmada digitalmente. Para los casos que corresponda entiéndase por servidor público lo establecido en el literal a, del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.
Así mismo, el nombre de la entidad indicado en el Anexo No. 4 que hace parte de la presente Circular deberá corresponder al informado en el Registro Único Tributario.
La Cámara de Comercio una vez verificada la información del Anexo No. 4 que hace parte de la presente Circular y sus documentos adjuntos, incluirá en el RUES los datos indicados en el mismo.
La Cámara de Comercio enviará la respuesta con el nombre de usuario y la clave o contraseña asignada y las instrucciones para el reporte de la información a la dirección de correo electrónico indicada en el Anexo No. 4 que hace parte de la presente Circular. Esta respuesta deberá ser remitida máximo tres (3) días hábiles después de recibida la solicitud enviada por la entidad.
Las entidades deberán acompañar al “Anexo solicitud de uso de medios electrónicos” los siguientes documentos: a.) Solicitud de uso de medios electrónicos debidamente diligenciada y firmada por quien corresponda. b.) Documento que acredite la representación legal; c.) Documento en el cual se certifique la delegación expresa de la función de reporte por parte del Representante Legal al funcionario asignado para el efecto, haciendo claridad en que el funcionario asignado debe tener la calidad de servidor público, cuando a ello haya lugar, d.) Documentos de identidad del Representante Legal y del funcionario asignado y, e.) copia del RUT de la entidad.
- Revocación de los permisos a un servidor o persona autorizada para el reporte de contratos,
multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes
Cuando al usuario autorizado le sean revocados los permisos para el reporte, sea por retiro de la entidad, por cambio de funciones al interior de la entidad o por cualquier otro motivo que implique la eliminación de esta responsabilidad, el Representante Legal de la entidad deberá hacer llegar a la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio de la misma, una comunicación en la cual le indique a la Cámara de Comercio que a la persona autorizada se le suspenda el acceso al RUES para el reporte de información de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, y que por la misma razón, debe ser revocada.
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Si las funciones de reporte son asignadas o trasladadas a otra persona autorizada, deberá seguirse el procedimiento establecido en esta Circular.
- Constancia de la información recibida
Como constancia de la remisión de la información relacionada con los contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, por parte de las entidades obligadas a realizar el reporte, la Cámara de Comercio receptora, a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES), enviará al correo electrónico informado en el Anexo No. 4, la constancia de recibo de la información y las inconsistencias o errores encontrados al momento de validarla. Se debe indicar como mínimo la siguiente información:
- Cámara de Comercio receptora.
- Entidad que remitió la información (Nit y nombre y seccional).
- Nombre de la persona autorizada que reportó la información.
- Fecha y hora de envío de la información.
- Periodo al que corresponde el reporte (año y mes).
- Número total de contratos reportados.
- Número total de multas reportadas.
- Número total de sanciones reportadas.
- Número total de sanciones disciplinarias reportadas
- Relación de inconsistencias o errores:
o Tipo de error
o Número de registro en donde se encuentra el error, identificando la etiqueta.
- Total de errores presentados.
- Número total de contratos rechazados.
- Relación total de contratos rechazados.
- Número total de multas rechazadas.
- Relación de multas rechazadas.
- Número total de sanciones rechazadas.
- Relación de sanciones rechazadas.
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- Número total de sanciones disciplinarias rechazadas
- Relación de sanciones disciplinarias rechazadas
- Relación de reportes inscritos.
- Número total de contratos inscritos.
- Relación de contratos inscritos.
- Número total de multas inscritas.
- Relación de multas inscritas.
- Número total de sanciones inscritas.
- Relación de sanciones inscritas.
- Número total de declaratorias de incumplimiento contractual.
- Relación de declaratorias de incumplimiento contractual.
De todas formas el mecanismo implementado por las Cámaras de Comercio a través del RUES para el reporte de los contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, deberá permitirle a la persona autorizada de la entidad, realizar la consulta histórica de todos los reportes realizados previamente y conocer el estado de los mismos. De igual manera podrán consultar las multas y sanciones de los proponentes.
- Formato utilizado para el envío de la información
Para el envío de la información de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, se estableció el formato estructurado XML (Extensible Markup Language «lenguaje de marcas ampliable››). EI siguiente formato XML está compuesto por 4 elementos: encabezado, contratos, multas y sanciones (que incluye incumplimientos), que permitirán el envío de la información estructurada de los contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, por parte de las entidades a las Cámaras de Comercio de su respectivo domicilio.
Encabezado
Contratos
Contrato no. 1
Contrato no. 2
Contrato no. 3
…
Multas
Multa no. 1.
72
Multa no. 2.
…
…
Sanciones
Sanciones no. 1
Sanciones no. 2
SancionesDisciplinarias
SancionesDisciplinarias no. 1
SancionesDisciplinarias no. 2
a. El documento deberá cumplir con la especificación 1.0 tercera edición;
b. Se deberá utilizar un conjunto de caracteres ISO-8859-1 (Encoding);
c. El archivo debe contener un formato XML bien formado y válido con el esquema XSD que se incluye
en esta especificación;
d. El elemento debe contener un elemento único raíz llamado “reporte” que a su vez contendrá toda
la información del archivo, tanto el encabezado como los demás registros.
4.2.10.1.3. Estructura del archivo
- Formato del encabezado
El encabezado del archivo viene en el elemento “encabezado” y contiene los siguientes datos, todos
de carácter obligatorio;
Etiqueta Denominación Tipo Longitud máxima
Observaciones
fechaReporte Fecha de envío del reporte
Numérico 8 Formato AAAAMMDD
codigoCamara Código de la Cámara de Comercio Numérico 2
Código de la Cámara de Comercio destinataria del reporte
nitEntidad Nit de la entidad Numérico 20
Nit de la entidad incluyendo el dígito de verificación. Solo números, sin comas, puntos,
73
ni guiones. Justificado a la izquierda
nombreEntidad Nombre de la entidad Alfanumérico 255
seccionalEntidad
Seccional, división, departamento Unidad, área dentro de la entidad contratante
Alfanumérico 128
En caso de entidades con seccionales/regionales, unidades de contratación distribuidos, indicarán el nombre respectivo. Por ejemplo, una entidad tiene 3 unidades en Bogotá, denominadas Bogotá- Centro, Bogotá sur y Bogotá-norte y la que está remitiendo es Bogotá-sur, entonces en esta parte debe ir Bogotá-sur.
municipioEntidad Código DANE del Municipio de la entidad
Alfanumérico 5
Corresponde al código asignado por el DANE al municipio donde se encuentra la entidad o la seccional o área que está haciendo el reporte.
direccionEntidad Dirección de la entidad Alfanumérico 128
Corresponde a la Dirección de la entidad o de la seccional o área que está haciendo el reporte
identificacionPersonaAutoriza da
Número de identificación de la persona autorizada
Alfanumérico 20 Número de cédula de la persona autorizada para remitir la información la cual debe corresponder al indicado en el anexo respectivo
nombrePersonaAutorizada Nombre de la Persona autorizada para el reporte de información
Alfanumérico 128
Nombre de la persona autorizada de remitir la información la cual debe corresponder al indicado en el anexo respectivo
74
cargoPersonaAutorizada Cargo de la persona autorizada para el reporte de información
Alfanumérico 128
Cargo de la persona autorizada para remitir la información el cual debe corresponder al indicado en el anexo
periodoReportado Año y mes al cual Corresponde la Información que se está reportando
Numérico 8 En formato AAAAMM
totalContratos Número de registros tipo “contrato” reportados Numérico 3
Sumatoria total de los registros tipo “contrato” que viene en el reporte
totalMuItas Número de registros tipo “multa” reportados Numérico 3
Sumatoria total de los registros tipo “multa” que viene en el reporte
totalSanciones
Número de registros de tipo “sanciones” reportados Numérico 3
Sumatoria total de los registros tipo “sanción” que viene en el reporte
totalIncumplimientos
Número de registros de sanción que tienen la característica de ser “incumplimientos”
Numérico 3
Contiene la cantidad de registros tipo “sanción” que tienen la característica de “declaración de incumplimiento total o parcial"
totalSancionesIncumplimiento sProyectosVivienda
Número total de sanciones reportadas por incumplimiento en proyectos de vivienda de interés social
Numérico 3 Campo que indica el total de sanciones por incumplimiento en proyectos de vivienda de interés social (Decreto 1516 de 2016) reportados por el Fondo Nacional de Vivienda o quien deba reportar este tipo de sanciones
totalSancionesDisciplinarias Número de registros de sanción disciplinaria que se reportan en cumplimiento de lo establecido en el artículo 75 de la Ley 842 de 2003
Numérico 3 Contiene la cantidad de registros tipo “sancionDiscipIinaria" en cumplimiento de lo establecido en el artículo 75 de la Ley 842 de 2003
Todos los campos del registro tipo “encabezado” son de obligatorio diligenciamiento.
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- Formato de Contratos
Por cada contrato que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “contrato” que contiene los siguientes datos:
Etiqueta Denominación Tipo Longit Ud Maxim a
Observaciones
numeroContrato Número del contrato Alfanumérico 120 Número del contrato. Campo obligatorio.
numeroContratoSECOP Número del contrato de acuerdo al SECOP
Alfanumérico 20 Número del contrato asignado por el SECOP. Campo obligatorio
tipoldentificacion Tipo de identificación del proponente. Alfabético 2
Indique el Tipo de identificación así: Nl. Nit Campo Obligatorio.
numeroldentificacion Número de identificación del proponente
Numérico 20
Número de Nit del proponente a quien se adjudico el contrato. Se incluye el digito de verificación. Solo números, sin comas, puntos, ni guiones. Justificado a la derecha. Campo obligatorio.
nombreProponente Nombre del proponente
Alfanumérico 128 Nombre o razón social del proponente a quien se adjudicó el contrato
fechaAdjudicacion Fecha en que se adjudicó el contrato
Alfanumérico 8 En formato AAAAMMDD. Este campo es obligatorio.
fechaPerfeccionamiento Fecha en que se da por perfeccionado el contrato
Alfanumérico 8 En formato AAAAMMDD Este campo es obligatorio.
fechalnicio
Fecha del acta de inicio del contrato si la hay. En su defecto fecha en que se da por iniciado el contrato
Alfanumérico 8
En formato AAAAMMDD. Fecha del acta de inicio del contrato.
fechaTerminacion_Ejecutado
Fecha en que el contrato se da por terminado o ejecutado o fecha
Alfanumérico 8
En formato AAAAMMDD. Reporte esta fecha siempre y cuando el
76
del acta de entrega final
contrato se hubiere terminado o ejecutado.
fechaLiquidacion
Fecha en que el Contrato se Iiquidó, Si es un contrato de los que necesitan ser Iiquidados,
Alfanumérico 8
En formato AAAA.MMDD. Podrá venir en blanco si el contrato no necesita serliquidado. En caso contrario deberá ser igual o posterior a la fecha de terminación reportada
clasificadorBienesyServicios
Código del Clasificador de Bienes y Servicios en el que se clasifica el contrato reportado.
Alfanumérico 512
Indique el o los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios en que se clasifica el contrato, separados por comas. Los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, independientemente de su nivel, tienen ocho dígitos. En consecuencia, aquella información que deba reportarse a tercer nivel de dicho clasificador, deberá terminar con dos ceros 00, de acuerdo con la versión manejada por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente. Este campo es de obligatorio diligenciamiento.
codigoCllU Códigos CllU que describen el objeto del contrato
Alfanumérico 126
Para ser utilizado en procesos de contratación durante la vigencia del Decreto 734 de 2012.
descipcionObjetoContrato descripción del objeto del contrato por parte de la entidad
Alfanumérico 512 Describa brevemente el objeto del contrato.
tipoContratista Tipo de contratista Numérico 1 1.- Contratación individual
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2.- Consorcio 3.- Unión temporal
valorContrato Valor total del contrato Numérico 20
Indique el valor del contrato en pesos, sin puntos, ni comas, ni decimales. (Valor inicial del contrato). El valor del contrato puede ser 0. El valor del contrato reportado debe incluir el IVA.
valorPagadoContrato Valor que se ha pagado del contrato Numérico 20
Valor final pagado del contrato, EN PESOS, sin puntos, comas, ni decimales. En este valor se incluyen las adiciones o disminuciones a que tuvo lugar el contrato. Si no hubo adiciones ni disminuciones, se reportará el mismo valor del contrato. Este valor debe reportarse únicamente cuando el estado del contrato sea “Terminado” para aquellos contratos que no necesitan ser liquidados, o cambie a liquidado si debe hacerlo. Si el contrato es de los que necesita ser liquidado, mientras no lo sea, el valor de esta etiqueta deberá enviarse con contenido vacío. Si la fecha de terminación del contrato coincide con la de la liquidación este campo es de obligatorio diligenciamiento. El valor pagado puede ser 0. El valor pagado del contrato reportado debe incluir el IVA.
0 - Adjudicado.
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estadoContrato Estado del contrato Numérico 1
1 - Perfeccionado. 2 - En ejecución. 3- Terminado o Ejecutado 4 - Liquidado 5 - Terminación anticipada 6 - Cesión del contrato.
motivoTerminaciónAnticipada Motivo de la terminación anticipada del contrato
Alfanumérico 512
Solo se reporta en caso de que el estado del contrato sea el estado número 5 'Terminación anticipada".
FechaActoTerminaciónAnticipa da
Fecha del acto administrativo o providencia judicial mediante la cual se declara la terminación anticipada.
Numérico 8
En formato AAAAMMDO. Solo debe ser reportado en caso que el contrato se reporte en estado 5 (terminación anticipada)
MotivoCesionContrato
Motivo de la cesión del contrato por parte de la anterior entidad
Alfanumérico 512
Solo se reporta en caso que el estado del contrato sea el estado número 6 “Cesión del Contrato" debe ser reportado en caso que el contrato se reporte en estado 6 (Cesión del contrato)
FechaActoCesiónContrato Fecha del acto administrativo por el cual la entidad anterior cedió el contrato.
Numérico 8 En formato AAAAMMDD. Solo debe ser reportado en caso que el contrato se reporte en estado 6 (Cesión del contrato)
contratoRelacionadoConstruccion Indique S o N en caso que el contrato esté o no relacionado con la construcción. Esta identificación se hace necesaria en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1537 de 2012 y en el decreto 1077 de 2015
Alfabético 1 N.- No es relacionado con la construcción
S.- Si es relacionado con la construcción
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indicadorEnvio Indicador de envío del contrato Numérico 1
0.- Nuevo reporte. El contrato se reporta por primera vez. 1.- Modificación o actualización de un contrato previo. 2.- Eliminación del contrato.
Observaciones Observaciones en caso de eliminación del contrato
Alfanumérico 512
Indique el motivo por el cual el contrato se debe quitar del proponente. Se envía solo en caso que el “indicadorEnvio” se reporte como 2.
Tenga en cuenta las siguientes condiciones
a. El “numeroContrato“ es la llave de acceso y almacenamiento. Por lo tanto cuando se reporten
modificaciones a un contrato deberá hacerse referencia en FORMA EXACTA al contrato reportado
originalmente. Se determinará que hay una inconsistencia en el reporte cuando enviado un
“indicadorEnvio“ en 1 o 2 el contrato no hubiere sido reportado previamente como nuevo.
b. Dado que el “numeroContrato” es la llave de acceso y almacenamiento el primer reporte que se
haga de un contrato en particular deberá indicar claramente en “indicadorEnvio“ en O (Nuevo reporte).
Si un registro tipo “contrato” que se reporte como “indicadorEnvio" en 0 hace referencia a un contrato
enviado previamente, se determinará que hay una inconsistencia y el reporte no será recibido.
c. El campo “numeroContratoSECOP“ es de obligatorio diligenciamiento y deberá corresponder al
número de contrato que asigna el portal SECOP cuando la entidad radica un nuevo proceso de
contratación.
d. En caso de contratos adjudicados a Consorcios o Uniones Temporales, se deberán incluir tantos
registros tipo “Contrato” como proponentes hagan parte del consorcio o unión temporal, teniendo en
cuenta el porcentaje de participación de cada uno de ellos al momento de indicar el valor del contrato
y el valor pagado.
e. En el campo DescripcionObjetoContrato la entidad deberá hacer una breve descripción del objeto
del contrato, y así complementarse con el código del clasificador de bienes y servicios que se relacionó
previamente.
f. En el campo MotivoCesionContrato la entidad estatal deberá hacer una breve descripción la razón
de la cesión del contrato.
80
g. La “fechaTerminacion_Ejecutado" deberá ser reportada cuando la ejecución del contrato hubiere
terminado (cuando el estado del contrato sea 3 o 4).
h. La “fechaLiquidacion” solo deberá ser enviada cuando el contrato se hubiere liquidado (estado del
contrato en 4).
i. Todos los contratos que se envíen en un reporte deberán estar marcados en un tag maestro
denominado <contratos>
j. Para efectos de certificación se entenderán por ejecutados los contratos que se encuentren en
estado 3 o 4.
k. En los casos de cesión de contratos, la entidad debe ingresar al aplicativo, realizar la modificación
del estado del contrato a estado “cedido” y después elaborar un nuevo reporte con los datos del nuevo
contratista.
l. Para los contratos que no necesitan ser liquidados, la entidad informará hasta el estado “terminado”, pero en el certificado debe aparecer el valor inicial del contrato o el finalmente pagado, si hubo algún cambio.
- Formato de Multa
Por cada multa que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “multa” que contiene los
siguientes datos:
Etiqueta Denominación Tipo Longitud máxima
Observaciones
numeroContrato Número del contrato afectado
Alfanumérico 120
Número del contrato afectado por la multa. Campo obligatorio.
numeroContratoSECOP Número del contrato de acuerdo al SECOP Alfanumérico 20
Número del contrato asignado por el SECOP. Campo Obligatorio
tipoldentificacion Tipo de identificación del proponente. Alfabético 2
Indique el tipo de identificación así: NI Nit Campo obligatorio.
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numeroldentificacion Número de identificación del proponente.
Numérico 20
Número de Nit del proponente a quien se adjudico el contrato. En el Nit se incluye el digito de verificación. Solo números, sin comas, puntos, ni guiones, Justificado a Ia Derecha Campo obligatorio
nombreProponente Nombre del proponente
Alfanumérico 128
Nombre del proponente afectado con la multa. Es un campo obligatorio
imagenActoadministrativo
Imagen en formato binario base64 del acto administrativo a través del cual se impuso la multa
Alfanumérico 2MB
imagen en formato .tif o pdf convertido a base64 que contenga el acto administrativo a través del cual se impuso la multa con la constancia de ejecutoria.
numeroActoAdministrativo Número del acto administrativo con el cual se impone la multa
Alfanumérico 40 Se debe relacionar el acto administrativo que la impuso.
fechaActoAdministrativo Fecha del acto administrativo
Numérico 8
En formato AAAAMMDD. Es un campo obligatorio .Corresponde a la fecha del acto administrativo a través del cual se impone la multa
numeroActoAdministrativoEjecu Número del acto administrativo con el
Número del acto administrativo a través del cual se confirma la imposición de la
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toria cual se confirma la ejecución de la multa impuesta (Acto que resuelve el recurso de reposición, si lo hay).
Alfanumérico 40 multa luego de haberse surtido los trámites de recursos de reposición correspondientes.
fechaActoAdministrativoEjecuto ria
Fecha del acto Administrativo a través del cual se confirma la ejecución o imposición de la multa
Numérico 8
AAAAMMDD. Fecha del acto administrativo a través del cual se confirma la imposición de la multa luego de haberse surtido los trámites de recursos de reposición correspondientes.
valorMulta Valor de la multa Numérico 20
Valor en pesos de la multa impuesta. Sin comas, ni puntos, ni decimales. Es un campo obligatorio
valorPagadoMulta
Valor de la multa que ha sido pagado por el proponente
Numérico 20
Valor en pesos que ha pagado el proponente con cargo a la multa. Sin decimales, ni comas, ni puntos. Este campo puede estar en blanco si a la fecha del reporte no se ha pagado el valor de la multa.
estadoMulta Estado de la multa Numérico 1
0 – En firme (la multa se certifica)
1 – Suspensión temporal.
2 – Confirmada.
3 – Revocada (la multa no se
83
certifica)
Es un campo obligatorio
numeroActoSuspensión Tempor al
Número del acto a través del cual se ordena la suspensión temporal de la multa Alfanumé rico 40
Deberá se reportado solo en los casos en los cuales la multa se suspende temporalmente mientras se determina si realmente la multan impuesta debe ser ejecutoriada. Normalmente por orden de juez competente.
fechaActoSuspensionTemporal
Fecha del acto a través del cual se ordena la suspensión temporal de la multa
Numérico 8
AAAA:MM:DD Deberá se reportada solo en los casos en los cuales la multa se suspende temporalmente mientras se determina si realmente la multa impuesta debe ser ejecutoriada. Normalmente por orden de juez competente.
numeroActoConfirmacion
Número del acto administrativo a través del cual se confirma la multa impuesta y que hubiere sido previamente suspendida
Alfanumérico 40
Número del acto que confima la multa, solo en aquellos casos en los cuales la multa hubiere sido suspendida con anterioridad.
Fecha del acto administrativo a
Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el acto de
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fechaActoConfirmacion través del cual se confirma la multa impuesta y que hubiere sido previamente suspendida
Numérico 8 confirmación de la multa. Solo en aquellos casos en los cuales la multa hubiere sido suspendida con anterioridad.
numeroActoRevocacion Número del Acto de revocación
Alfanumérico 40
Solo debe ser reportado en caso que la multa se reporte en estado 3 (revocada)
fechaActoRevocacion Fecha del acto de revocación
Numérico 8
En formato AAAAMMDD. Solo debe ser reportado en caso que la multa se reporte en Estado 3 (revocada)
IndicadorEnvio Indicador de envio Numérico 1
0.- Nuevo reporte de multa (se envia la multa por primera vez) 1.- Modificación. Se debe reportar cuando se desee cambiar algún campo de la multa reportada previamente
2.- Eliminación de la multa. Reporte este indicador cuando la multa deba ser eliminada del historial de un proponente.
Indique el motivo por el cual la multa se le debe quitar al
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Observaciones Observaciones en caso de eliminación de la multa
Alfanumérico 256 proponente. Se envía solo en caso que el “indicadorEnvio” se reporte como 2
Tenga en cuenta las siguientes condiciones:
a. El campo “numeroContrato" es de obligatorio diligenciamiento y debe corresponder con el contrato
sobre el cual se impone la multa.
b. El campo “numeroContratoSECOP" es de obligatorio diligenciamiento y deberá corresponder al
número de contrato que asigna el portal SECOP cuando la entidad radica un nuevo proceso de
contratación. En este caso deberá corresponder al número asignado por SECOP al contrato sobre el
cual se impone la multa.
c. En caso de requerirse la eliminación de una multa, deberá enviarse un registro tipo “multa” en el
cual se identifique claramente el número del contrato, el Nit del proponente, el nombre del
proponente y el número del acto administrativo a través del cual se impuso la multa a eliminar;
igualmente en el campo indicador de envío deberá informarse el número `2” y en el campo
Observaciones deberá describirse el motivo por el cual se hace la eliminación.
d. Cuando la multa se encuentre en estado de “Suspensión temporal" o “Revocada“ o “anulada” no
deberá ser certificada ni tenida en cuenta para la declaración de inhabilidad por incumplimiento
reiterado estipulada en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.
e. Cuando la multa se encuentre en estado “En firme" o “Confirmada”, se debe certificar por el término de un año contado a partir de la publicación de la misma y será tenida en cuenta para el cálculo de la inhabilidad por incumplimiento reiterado de que trata el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, siempre que cumpla con los supuestos establecidos en la ley. Cuando la multa haya sido impuesta con anterioridad a la Ley 1474 de 2011 no será tenida en cuenta para efectos de esta inhabilidad aun cuando su ejecutoria se produzca con posterioridad a la entrada en vigencia de dicha Ley, es decir del 12 de julio de 2011.
f. En caso de multas impuestas a Consorcios o Uniones Temporales, se deberán incluir tantos registros tipo “multa” como proponentes hagan parte del consorcio o de la unión temporal.
g. Subir al aplicativo en un solo archivo el acto de imposición de la multa y el acto que resuelve el recurso de reposición si lo hay. Si el peso del archivo formado supera el límite permitido, solo debe subirse al sistema el acto que resuelve el recurso de reposición.
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h. Al relacionar los datos del acto administrativo con el cual se confirma la ejecución de la multa, se debe indicar los datos del acto que resuelve el recurso de reposición y su fecha si existe..
i. Todas las multas que se envíen en un reporte deberán estar enmarcadas en un tag maestro denominado <multas>
- Formato de sanción
Por cada sanción que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “sanción” que contiene los
siguientes datos:
Etiqueta Denominación Tipo Longitud máxima
Observaciones
numeroContrato Número del contrato afectado
Alfanumérico 120
Número del contrato afectado por la sanción. Campo obligatorio.
numeroContratoSECOP Número del contrato de acuerdo al SECOP
Alfanumérico 20
Número del contrato asignado por el SECOP. Campo obligatorio. Este campo es opcional en el caso de las sanciones por incumplimiento en proyectos de vivienda de interés social según lo establecido en la Ley 1537 de 2012, en el decreto 1077 de 2015 y en el decreto 1516 de 2016.
tipoIdentificacion Tipo de identificación del proponente.
Alfabético 2
Indique el tipo de identificación as!: NI Nit Campo obligatorio
numeroIdentificacion Número de identificación del proponente.
Numérico 20 Numero del Nit del proponente a quien se adjudico el contrato.
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En el Nit se Incluye el digtto de verificación. Solo números, sin comas, puntos, ni guiones, Justificado a la derecha. Campo obligatorio.
nombreProponente Nombre del proponente
Alfanumérico 128
Nombre del proponente afectado con la sanción. Es un campo obligatorio
lmagenActoAdministrativo Imagen en formato binario base64 del acto administrativo a través del cual se impuso la sanción
Alfanumérico 2MB
imagen en formato .tif o pdf convertido a base64 que contenga el acto administrativo a través del cual se impuso la sanción con la constancia de ejecutoria.
numeroActoAdministrativo Número del acto administrativo con el cual se impone la sanción
Alfanumérico 40
Se debe relacionar el número del acto administrativo que la impuso. Es un campo obligatorio
fechaActoAdministrativo
Fecha de la ejecutoria del acto administrativo Fecha en que la sanción queda en firme
Numérico 8
En formato AAAAMMDD. Es un campo obligatorio
NumeroActoAdministrativoEjecutoria
Número del acto administrativo con el cual se confima la imposición de la
Alfanumérico 40
Número del acto administrativo a través del cual se confirma la imposición de la sanción luego de
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sanción. haberse surtido los trámites de recursos de reposición correspondientes.
FechaActoAdministrativo Ejecutoria
Fecha del acto administrativo a través del cual se confirma la imposición de la sanción
Numérico 8
AAAAMMDD. Fecha del acto administrativo a través del cual se confirma la imposición de la sanción luego de haberse surtido los trámites de recursos de reposición correspondientes
descripcionSancion Descripción de la sanción
Alfanumérico 512 Describa en forma resumida la sanción
vigenciaSancion Fecha hasta cuando la sanción está vigente.
Numérico 8 En formato AAAAMMDD. Es un campo obligatorio
FundamentoLegal Fundamento Legal Alfanumérico 512 Describa en forma resumida el fundamento legal
estadoSanción Estado de la sanción Numérico 1
0 - En firme (la sanción se certifica) 1 - Suspensión temporal. 2 - Confirmada 3 - Revocada (la sanción no se certifica) 4 – Eliminación (no se certifica) Es un campo es de obligatorio diligenciamiento.
Explica si la sanción debe ser manejada
N - No es un incumplimiento. S - Si es un
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condicionIncumplimiento como un incumplimiento de los indicados en la Ley 1474 de2011.
Alfanumérico 1 incumplimiento y debe ser tenido en cuenta para el cálculo de la inhabilidad por incumplimiento reiterado de los que habla la Ley 1474 de 2011 en su articulo 90.
contratoRelacionadoConstruccion Indique S o N en caso que el contrato afectado esté o no relacionado con la construcción. Esta identificación se hace necesaria en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1537 de 2012, en el decreto 1077 de 2015 y en el decreto 1516 de 2016
Alfabético 1 N.- No es relacionado con la construcción
S.- Si es relacionado con la construcción
incumplimientoViviendaInteresSocial Si la sanción corresponde a un contrato de construcción de vivienda de interés social y esta implica la inhabilidad para contratar proyectos de esta naturaleza de acuerdo con lo establecido en la Ley 1537 de 2012, en el decreto 1077 de 2015. En los términos establecidos en el decreto 1516 de 2016
Alfabético 1 De acuerdo con lo establecido en la Ley 1537 de 2012, en el decreto 1077 de 2015 y en el Decreto 1516 de 2016, indicar:
N.- No es un incumplimiento.
S.- Si es un incumplimiento..
numeroActoSuspensionTemporal Alfanumérico 40 Número del acto que ordena la suspensión temporal de la sanción.
fechaActoSuspensiónTemporal Numérico 8
Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el
90
acto de suspensión temporal.
NumeroActoConfirmacion Alfanumérico 40
Número del acto que confirma la sanción, solo en aquellos casos en los cuales la sanción hubiere sido suspendida con anterioridad.
fechaActoConfirmacion Numérico 8
Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el acto de confirmación de la sanción. Solo en aquellos casos en los cuales la sanción hubiere sido suspendida con anterioridad.
númeroActoRevocacion Número del acto de revocación
Alfanumérico 40
Solo debe ser indicado en caso que la sanción se reporte en estado 3 (revocado)
fechaActoRevocacion Fecha del acto de revocación
Numérico 8
En formato AAAAMMDD. Solo debe ser reportado en caso que la sanción se reporte en estado 3 (revocado)
indicadorEnvio Indicador de envío Numérico 1 0.- Nuevo reporte de sanción (cuando se envía la sanción por primera vez)
1.- Modificación. Se debe reportar cuando se desee cambiar algún
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campo de una sanción reportada previamente.
2.- Eliminación de una sanción. Reporte este indicador cuando la sanción deba ser eliminada del historial de un proponente.
Observaciones Observaciones en caso de eliminación de la sanción
Alfanumérico 256
Indique el motivo por el cual la sanción se le debe quitar al proponente. Se envía solo en caso que el “indicadorEnvio” se reporte como 2.
Tenga en cuenta las siguientes condiciones:
a. El campo “numeroContrato” es de obligatorio diligenciamiento y debe corresponder con el contrato
sobre el cual se impone la sanción.
b. El campo “numeroContratoSECOP" es de obligatorio diligenciamiento y deberá corresponder al número de contrato que asigna el portal SECOP cuando la entidad radica un nuevo proceso de contratación. En este caso deberá corresponder al número asignado por SECOP al contrato sobre el cual se impone la sanción. Este campo podrá ser reportado vacío cuando se trate de sanciones por incumplimiento en contratos de vivienda de interés social (Ley 1537 de 2012, decreto 1077 de 2015, Decreto 1077 de 2015 y Decreto 1516 de 2016) que son reportados por FonVivienda y las entidades otorgantes del subsidio familiar de vivienda.
c. En caso de requerirse la eliminación de una sanción, deberá enviarse un registro tipo “sanción” en el cual se identifique claramente el número del contrato, el Nit del proponente, el nombre del proponente y el número del acto administrativo a través del cual se impuso la sanción a eliminar; igualmente en el campo indicador de envío deberá informarse el número “2” y en el campo Observaciones deberá describirse el motivo por el cual se hace la eliminación.
92
d. En todo caso, cuando la sanción se encuentre en estado de “Suspensión temporal" o “Revocada", o “anulada” no deberá ser certificada ni tenida en cuenta para la declaración de inhabilidad estipulada en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.
e. Cuando la sanción se encuentre en estado “En firme" o “Confirmada”, se debe certificar por el término de la vigencia de la misma y si la sanción tiene características de incumplimiento reiterado o de incumplimiento de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1516 de 2016, será tenido en cuenta para el cálculo de la inhabilidad de que trata el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, siempre que cumpla con los supuestos establecidos en la ley. Cuando la sanción haya sido impuesta con anterioridad a la Ley 1474 de 2011 no será tenida en cuenta para efectos de esta inhabilidad aun cuando su ejecutoria se produzca con posterioridad a la entrada en vigencia de dicha Ley, es decir del 12 de julio de 2011.
f. La entidad estatal que efectúa el reporte deberá verificar el término señalado en las normas para cada una de las sanciones y así poder establecer el periodo que deberá certificarse. En caso de las sanciones reportadas por incumplimiento en proyectos de vivienda de interés social, la fecha de vigencia de la sanción (campo vigenciaSancion) deberá corresponder con el periodo de inhabilidad de los 10 años indicados en la norma.
g. El campo denominado “contratoRelacionadoConstruccion” se deberá reportar en S o N dependiendo si el contrato tiene o no relación con la construcción.
h. El campo “incumplimientoViviendaInteresSocial “, deberá reportarse en “S”, cuando se trate de una sanción por incumplimiento de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.1.6.2.1 del decreto 1516 de 2016. En caso contrario se reportará “N”.
i. Subir al aplicativo en un solo archivo el acto de imposición de la sanción y el acto que resuelve el recurso de reposición si lo hay. Si el peso del archivo formado supera el límite permitido, solo debe subirse al sistema el acto que resuelve el recurso de reposición si existe.
j. Al relacionar los datos del acto administrativo con el cual se confirma la ejecución de la sanción, se debe indicar los datos del acto que resuelve el recurso de reposición y su fecha.
k. Todas las sanciones que se envíen en un reporte deberán estar enmarcados en un tag maestro denominado <sanciones>
- Formato de sanción Disciplinaria
Las sanciones disciplinarias deberán ser reportadas única y exclusivamente por aquellos estamentos autorizados por la ley para impartirlas en cumplimiento de lo establecido en el artículo 75 de la Ley 842 de 2003 y demás normas vigentes.
Por cada sanción de carácter disciplinario que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “sancionDisciplinaria” que contiene los siguientes datos:
93
Etiqueta Denominación Tipo Longitud máxima
Observaciones
tipoldentificación Tipo de identificación del Proponente Alfabético 2
Indique el tipo de identificación as!: Nl. Nit Campo obligatorio.
numeroldentificacion Número de identificación del proponente.
Numérico 20 Número de Nit del proponente a quien se adjudico el contrato. En el Nit se incluye el digito de verificación. Solo números, sin comas, puntos, ni guiones, Justificado a la derecha. Campo obligatorio.
nombreProponente Nombre del proponente Alfanumérico 128
Nombre del proponente afectado con la sanción disciplinaria. Es un campo obligatorio
imagenActoAdministrativo
Imagen en formato binario base64 del acto administrativo a través del cual se impuso la sanción disciplinaria
Alfanumérico 2MB
Imagen en formato .tíf o pdf convertido a base64 que contenga el acto administrativo a través del cual se impuso la sanción con la constancia de ejecutoria.
numeroActoAdministrativo Número del acto administrativo con el cual se impone la sanción disciplinaria
Alfanumérico 40
Se debe relacionar el número del acto administrativo que la impuso
Es un campo obligatorio
94
fechaActoAdministrativo
Fecha de la ejecutoría del acto administrativo . Fecha en que la sanción disciplinaria queda en firme
Numérico 8 En formato AAAAMMDD. Es Un campo obligatorio
numeroActoAdministrativ oEjecutoria
Número del acto administrativo con el cual se confirma la imposición de la sanción disciplinaria.
Alfanumérico 40
Número del acto administrativo a través del cual se confirma la imposición de la sanción disciplinaria luego de habersen surtido los trámites de recursos de reposición correspondientes.
fechaActoAdministrativo Ejecutoria
Fecha del acto administrativo a través del cual se confirma la imposición de la sanción disciplinaria
Numérico 8
En formato AAAAMMDD. Fecha del acto administrativo a través del cual se confirma la imposición de la sanción disciplinaria luego de haberse surtido los trámites de recursos de reposición correspondientes.
descripcionSancion Descripción de la sanción Alfanumérico 512 Describa en forma resumida la sanción disciplinaria
vigenciaSancion Fecha hasta cuando la sanción está vigente.
Numérico 8 En formato AAAAMMDD. Es un campo obligatorio
fundamentoLegal Fundamento Legal Alfanumérico 512 Describa en forma resumida el fundamento legal
95
estadoSanción Estado de la sanción Numérico 1
0 – En firme (Ia sanción se certifica) 1 - Suspensión temporal. 2 - Confirmada. 3 - Revocada (la sanción no se certifica) Es un campo es de obligatorio diligenciamiento.
numeroActoSuspension Temporal Alfanumérico 40
Número del acto que ordena la suspensión temporal de la sanción disciplinaria.
fechaActoSuspensiónTe mporal
Numérico 8
Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el acto de suspensión temporal.
numeroActoConfirmacion Alfanumérico 40
Número del acto que confirma la sanción, solo en aquellos casos en los cuales la sanción disciplinaria hubiere sido suspendida con anterioridad.
fechaActoConfirmacion Numérico 8
Fecha en formato AAAAMMDD en que se genera el acto de confirmación de la sanción. Solo en aquellos casos en los cuales la sanción hubiere sido suspendida con anterioridad.
Solo debe ser
96
númeroActoRevocacion Número del acto de revocación
Alfanumérico 40 indicado en caso que la sanción disciplinaria se reporte en estado 3 (revocado)
fechaActoRevocacion Fecha del acto de revocación
Numérico 8
En formato AAAAMMDD. Solo debe ser reportado en caso que la sanción disciplinaria se reporte en estado 3 (revocado)
indicadorEnvío Indicador de envío Numérico 1
0,- Nuevo reporte de sanción (cuando se envía la sanción por primera vez) 1.- Modificación. Se debe reportar cuando se desee cambiar algún campo de una sanción reportada previamente.
2.- Eliminación de una sanción. Reporte este indicador cuando la sanción deba ser eliminada del historial de un proponente.
Observaciones Observaciones en caso de eliminación de la sanción disciplinaria
Alfanumérico 256
Indique el motivo por el cual la sanción disciplinaria se le debe quitar al proponente. Se envía solo en caso que el “indicadorEnvio”
97
se 2
reporte como
Tenga en cuenta las siguientes condiciones:
a. En caso de requerirse la eliminación de una sanción disciplinaria, deberá enviarse un registro tipo sancionDisciplinaria" en el cual se identifique claramente el proponente, el Nit, del proponente, el nombre del proponente y el número del acto administrativo a través del cual se impuso la sanción disciplinaria a eliminar; igualmente en el campo indicador de envió deberá informarse el número “2" y en el campo Observaciones deberá describirse el motivo por el cual se hace la eliminación.
b. En todo caso, cuando la sanción disciplinaria se encuentre en estado de “Suspensión temporal" o “Revocada", o “Anulada" no deberá ser certificada.
c. Cuando la sanción disciplinaria se encuentre en estado “En firme" o “Confirmada”, se debe certificar por el término de su vigencia. Estas sanciones de carácter disciplinario no serán tenidas en cuenta para el cálculo de la inhabilidad por incumplimiento reiterado de que trata el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.
d. La entidad que efectúa el reporte deberá verificar el término señalado en las normas para cada una de las sanciones y así poder establecer el periodo de vigencia que deberá certificarse.
e. Subir al aplicativo en un solo archivo el acto de imposición de la sanción disciplinaria y el acto que resuelve el recurso de reposición si lo hay. Si el peso del archivo formado supera el límite permitido, solo debe subirse al sistema el acto que resuelve el recurso de reposición si existe.
f. Al relacionar los datos del acto administrativo con el cual se confirma la ejecución de la sanción disciplinaria, se debe indicar los datos del acto que resuelve el recurso de reposición y su fecha.
g. Todas las sanciones disciplinarias que se envíen en un reporte deberán estar enmarcados en un tag maestro denominado <sancionesDisciplinarias>
4.2.10.1.4. Ejemplo del reporte en formato XML
A continuación se presenta un ejemplo de reporte de entidades estatales:
<?xmi versión = '1.0' encoding = 'iso-8859-1' ?> <reporte> <encabezado> <fechaReporte>20090417</fechaReporte> <codigocamara>21</codigoCamara> <nitEntidad>6503503201</nitEntidad> <nombreEntidad>SERVlClO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA</nombreEntidad> <seccionalEntidad>NlVEL CENTRAL</seccionalEntidad> <municipioEntidad>11001</municipioEntidad> <direccionEntidad>CL 57 NO 10 - 43</direccionEntidad>
98
<identificacionPersonaAutorizada>79867432</identificacionPersonaAutorizada> <nombrePersonaAutorizada>JOSE CARLOS BERMUDEZ</nombrePersonaAutorizada> <cargoPersonaAutorizada>JEFE DE COMPRAS</cargoPersonaAutorizada> <periodoReportado>AAAAMM</periodoReportado> <totalContratos>1</totalContratos> <totalMultas>1</totalMultas> <totaSanciones>1</totalSanciones> <totalIncumplimientos>1</totallncumplimientos> < totalSancionesIncumplimientosProyectosVivienda>1</ totalSancionesIncumplimientosProyectosVivienda>
</encabezado>
<contrato> <numeroContrato>LP-001-2009</numeroContrato> <numeroContratoSECOP>XX-XX-XX-XXXXX</numeroContratoSECOP> <tipoldentificacion>NI/tipoldentificacion> <numeroldentificacion>8600259990</numeroldentificacion> <nombreProponente>CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMIONEROS</nombreProponente> <fechaAdjudicacion>20090115</fechaAdjudicacion> <fechaPerfeccionamiento>20090115</fechaPerfeccionamiento> <fechaInicio>20090119</fechaInicio> <fechaTerminacion_Ejecutado>20090319</fechaTerminacion_ Ejecutado> <fechaLiquidacion>20090323</fechaLiquidacion> <ciasificadorBienesyServicios>011043,012233,056745</cIasificadorBienesyServicios> <codigoCiiu>O312,0416</codigoCiiu> <descripcionObjetoContrato>SDAD ASDASD ASDASD ASDASD ASDASD </DescripcionObjetoContrato> <tipoContratista>1</tipoContratista> <vaIorContrato>1500000</valorContrato> <vaIorPagadoContrato>1758000</valorPagadoContrato> <estadoContrato>5</estadoContrato> <motivoTerminacionAnticipada></motivoTerminacionAnticipada> <fechaActoTerminacionAnticipada>AAAAMMDD</fechaActoTerminacionAnticipada> <motivoCesionContrato></motivoCesionContrato> <fechaActoCesionContrato>AAAAMMDD</fechaActoCesionContrato> <contratoRelacionadoConstruccion>S</contratoRelacionadoConstruccion> <indicadorEnvio>0</indicadorEnvio> <observaciones></observaciones> </contrato>
<multa> <numeroContrato>LP-024-2008</numeroContrato> <numeroContratoSECOP>XX-XX-XX-XXXXX</numeroContratoSECOP> <tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion> <numeroIdentificacion>8600256140</numeroldentificacion> <nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente> <imagenActoAdministrativo>ab134edf678eabc456............ab134edf678eabc4</imagenActoAdministr ativo>
99
<numeroActoAdministrativo>OF-M-IO-2009</numeroActoAdministrativo> <fechaActoAdministrativo>AAAAMMDD</fechaActoAdministrativo> <numeroActoAdministrativoEjecutoria>OF-M-IO-2009</numeroActoAdministrativoEjecutoria> <fechaActoAdministrativoEjecutoria>AAAAMMDD</fechaActoAdministrativoEjecutoria> <vaIorMulta>3000000</valorMuIta> <vaIorPagadoMuIta>3000000</valorPagadoMulta> <estadoMulta2</estadoMulta> <numeroActoSuspensionTempora|></numeroActoSuspensionTempora|> <fechaActoSuspensionTemporaI></fechaActoSuspensionTempora|> <numeroActoConfirmacion></numeroActoConfirmacion> <fechaActoConfirmacion>AAAAMMDD</fechaActoConfirmacion> <numeroActoRevocacion></numeroActoRevocacion> <fechaActoRevocacion>AAAAMMDD</fechaActoRevocacion> <indicadorEnvio>0</indicadorEnvio> <observaciones></observaciones> </muIta>
<sancion> <numeroContrato>CN--023--2009</numeroContrato> <numeroContratoSECOP>XX-XX-XX-)(XXXX</numeroContratoSECOP> <tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion> <numeroIdentificacion>8600256140</numeroIdentificacion> <nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente> <imagenActoAdministrativo>ab134edf678eabc456 .............ab134edf678eabc4</imagenActoAdministrativo> <numeroActoAdministrativo>OF-I5-23</numeroActoAdministrativo> <fechaActoAdministrativo>AAAAMMDD</fechaActoAdministrativo> <numeroActoAdministrativoEjecutoria>OF-I5-23</numeroActoAdministrativoEjecutoria> <fechaEjecutoriaActoAdministrativoEjecutoria>AAAAMMDD</fechaActoAdministrativoEjecutoria> <descripcionSancion>INHABILIDAD CONTRATAR AÑOS</descripcionSancion> <vigenciaSancion>AAAAMMDD</vigenciaSancion> <fundamentoLegaI>SE IMPONE EN CUMPLIMIENTO ......</fundamentoLegal> <estadoSancion>O</estadoSancion> <condicionIncumpIiniento>N</condicionIncumpIimiento> <contratoRelacionadoConstruccion>S</contratoRelacionadoConstruccion> <incumplimientoViviendaInteresSocial >S</incumplimientoViviendaInteresSocial> <numeroActoSuspensionTemporaI></numeroActoSuspensionTemporaI> <fechaActoSuspensionTemporaI></fechaActoSuspensionTemporaI> <numeroActoConfirmacion></numeroActoCOnfirmacion> <fechaActoConfirmacion></fechaActoConfirmacion> <numeroActoRevocacion></numeroActoRevocacion> <fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion> <indicadorEnvio>O</indicadorEnvio> <observaciones></observaciones> </sancion>
5
100
<sancionDiscip|inaria> <tipoIdentificacion>NI</tipoIdentificacion> <numeroIdentificacion>517345670</numeroIdentificacion> <nombreProponente>BARRERA LUISA CAMILA</nombreProponente> <imagenActoAdministrativo>ab134edf678eabc456 ............ab134edf678eabc4</imagenActoAdministrativo> <numeroActoAdministrativo>OF-15-23</numeroActoAdministrativo> <fechaActoAdministrativo>AAAAMMDD</fechaActoAdministrativo> <numeroActoAdministrativoEjecutoria>OF-I5-23</numeroActoAdministrativoEjecutoria> <fechaEjecutoriaActoAdministrativoEjecutoria>AAAAMMDD</fechaActoAdministrativoEjecutoria> <descripcionSancion>INHABILIDAD CONTRATAR AÑOS</descripcionSancion> <vigenciaSancion>AAAAMMDD</vigenciaSancion> <fundamentoLegaI>SE IMPONE EN CUMPLIMIENTO ......</fundamentoLegaI> <estadoSancion>O</estadoSancion> <numeroActoSuspensionTemporaI></numeroActoSuspensionTemporal> <fechaActoSuspensionTemporaI></fechaActoSuspensionTemporal> <numeroActoConfirmacion></numeroActoCOnfirmacion> <fechaActoConfirmacion></fechaActoConfirmacion> <numeroActoRevocacion></numeroActoRevocacion> <fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion> <indicadorEnvio>O</indicadorEnvio> <obsen/aciones></observaciones> </sancionDisciplinaria>
</reporte>
4.2.10.1.5. Causales de rechazo por parte de la Cámara de Comercio
1) Si es un documento XML que no está bien formado de acuerdo con las especificaciones técnicas y de contenido establecidas en la presente Circular.
2) Cuando la persona autorizada que reporta la información no concuerde con el que se encuentre en la base de datos del RUES como autorizado. Esta validación se hace contra el número de identificación reportado en el registro "encabezado".
3) Cuando el contenido de los campos total de los contratos, multas, sanciones, inhabilidades y sanciones disciplinarias de los proponentes reportadas en el registro tipo “encabezado” no correspondan con la cantidad de registros de cada tipo reportados en el XML.
4) Cuando dentro del archivo XML uno o más de los registros reportados (contratos, multas, sanciones o sanciones disciplinarias) presenten inconsistencias que no permitan su inscripción.
5) En caso de contratos aplicarán las siguientes causales:
5
101
- Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no
corresponda con el definido en las especificaciones técnicas.
- Cuando el número del contrato este en blanco o vacío o cero.
- Cuando el campo “numeroContratoSECOP" esté en blanco, vacío o cero. Salvo en el caso del reporte
de sanciones por incumplimiento en proyectos de vivienda de interés social.
- Cuando la fecha de adjudicación esté vacía o en ceros.
- Cuando el Nit del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos) y/o no incluya el
dígito de verificación.
- Cuando el nombre del proponente sea reportado vacío o en blancos.
- Cuando el contrato se reporte como iniciado y la fecha de inicio sea reportada vacía o en
blancos.
- Cuando se reporte el estado de terminado o ejecutado y el campo
“fechaTerminacion_Ejecutado" se reporte vacía o en blancos.
- Cuando se reporte el estado liquidado y la fecha de liquidación se reporte vacía o en blancos.
- Cuando los códigos de clasificación de bienes y servicios reportados para el contrato no
correspondan con el clasificador de bienes y servicios definido y adoptado por la Agencia Nacional de
Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.
- Cuando el campo “contratoRelacionadoConstruccion” sea reportado vacío o con un contenido
diferente a S o N.
6) En caso de multas aplicarán las siguientes causales:
- Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda
con el definido en las especificaciones técnicas.
- Cuando el número del contrato afectado por la multa esté en blancos o vacío o cero.
- Cuando el campo “numeroContratoSECOP" afectado por la multa sea reportado en blancos o vacío
o cero.
- Cuando el Nit del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos) y/o no incluya el dígito de
verificación.
102
- Cuando el campo “nombreProponente" sea reportado vacío o en blancos
- Cuando el campo “numeroActoAdministrativo" sea reportado vacío o en blancos.
- Cuando el campo “fechaActoAdministrativo“ sea reportada vacía, en blancos o no cumpla con el
formato establecido.
- Cuando los campos “numeroActoAdministrativoEjecutoria" y “fechaActoAdministrativoEjecutoria"
sean reportados vacíos, en blancos o no cumplan con las especificaciones técnicas definidas.
- Cuando el campo “valorMulta" sea reportado en ceros, vacío o contenga caracteres no numéricos
(puntos, comas, guiones, signos, letras).
- Cuando habiendo reportado el tag “estadoMulta" en 3 (revocada) no se reporte la fecha del acto de
revocación ni el número del acto de revocación o dichos campos (tags) no cumplan con la
especificación técnica.
- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio" en 1 o 2 (Modificación o eliminación) el conjunto de
campos (tags) numeroContrato, tipoidentificación, Númeroldentificación y numeroActoAdministrativo
no sean reportados o dicha combinación (clave) no sea encontrada en la base de datos de la Cámara
de Comercio (no hubiere sido reportado previamente).
- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio" en 0 (Nuevo) el conjunto de campos (tags)
numeroContrato, tipoldentificación, numeroldentificación y numeroActoAdministrativo, esté
previamente reportado
- Cuando habiendo reportado el indicadorEnvio“en 2 (eliminación) no se describan las observaciones
correspondientes.
- Cuando en el tag imagenActoAdministrativo no se incluya una imagen válida en formato tif o pdf y en
base 64
7) En caso de sanciones
- Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda
con el definido en las especificaciones técnicas.
- Cuando el campo “numeroContrato"sea reportado en blancos o vacío o cero.
- Cuando el campo “numeroContratoSECOP"sea reportado en blancos o vacío o cero. Este campo
podrá ser reportado vacío cuando se trate de sanciones por incumplimiento en contratos de vivienda
de interés social (Ley 1537 de 2012, Decreto 1077 de 2015 y Decreto 1516 de 2016) que son
reportados por FonVivienda y las entidades otorgantes del subsidio familiar de vivienda.
- Cuando el Nit del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos)
103
- Cuando el “nombredelproponente" sea reportado vacío o en blancos.
- Cuando los campos “numeroActoAdministrativo" y “fechaActoAdministrativo" sean reportados
vacíos o en blancos o no cumplnas con las especificaciones técnicas definidas.
- Cuando los campos “numeroActoAdministrativoEjecutoria" y “fechaActoAdministrativoEjecutoria“
sean reportados vacíos, en blancos o no cumplan con las especificaciones técnicas definidas.
- Cuando el campo “descripcionSancion" sea reportado vacío o en blancos.
- Cuando el campo “fundamentoLegal“ sea reportado vacío o en blancos.
- Cuando el campo “vigenciaSancion“ no sea reportado, sea reportado vacío o el
formato no corresponda con una fecha válida.
- Cuando el tag “condicionlncumplimiento” se reporte vacío o se reporte con un contenido
diferente al establecido en la especificación técnica.
- Cuando habiendo reportado el tag “estadoSancion“ en 3 (revocado) no se reporte la fecha del
acto de revocación ni el número del acto de revocación o dichos campos (tags) no
cumplan con la especificación técnica.
- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio" en 1 o 2 (Modificación o eliminación) el
conjunto de campos (tags) numeroContrato, tipoldentificacion, numeroldentificacion y
numeroActoAdministrativo No hubiese sido reportada previamente.
- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio" en 0 (Nuevo) el conjunto de campos
(tags) numeroContrato, tipoldentificación, numeroldentificacion y numeroActoAdministrativo, esté
previamente reportada.
- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio" en 2 (eliminación) no se describan las
observaciones correspondientes.
- Cuando en el tag imagenActoAdministrativo no se incluya una imagen válida en formato tif o
pdf y en base 64.
- Cuando el campo “contratoRelacionadoConstruccion” sea reportado vacío o con un contenido
diferente a S o N.
- Cuando el campo “incumplimientoViviendaInteresSocial” sea reportado vacío o con un contenido
diferente a S o N. Y siempre y cuando el campo “contratoRelacionadoConstruccion” sea “S” y el reporte
sea realizado por la entidad otorgante del subsidio familiar de vivienda y/o Fonvivienda.
8) En caso de sanciones disciplinarias
104
- Si alguno de los campos (tags) del registro falta o es reportado en un formato que no corresponda
con el definido en las especificaciones técnicas.
- Cuando el Nit del proponente no sea reportado (vacío, ceros o blancos)
- Cuando el campo “nombreProponente" sea reportado vacío o en blancos.
- Cuando los campos “numeroActoAdministrativo" y “fechaActoAdministrativo" sean reportados
vacíos o en blancos o no cumplan con las especificaciones técnicas definidas.
- Cuando los campos “numeroActoAdministrativoEjecutoria” y “fechaActoAdministrativoEjecutoria"
sean reportados vacíos, en blancos o no cumplan con las especificaciones técnicas definidas.
- Cuando el campo “descripcionSancion" sea reportado vacío o en blancos.
- Cuando el campo “fundamentoLegal“ sea reportado vacío o en blancos.
- Cuando el campo “vigenciaSancion" no sea reportado, sea reportado vacío o el
formato no corresponda con una fecha válida.
- Cuando habiendo reportado el tag “estadoSancion" en 3 (revocado) no se reporte la fecha del
acto de revocación ni el número del acto de revocación o dichos campos (tags) no
cumplan con la especificación técnica.
- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio” en 1 0 2 (Modificación o eliminación) el
conjunto de Campos (tags) tipoldentificación, numeroldentiflcacion y numeroActoAdministrativo
no hubiese sido reportado previamente.
- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio“ en 0 (Nuevo) el conjunto de campos
(tags) tipoldentificación, numeroldentificacion y numeroActoAdministrativo, esté previamente
reportado.
- Cuando habiendo reportado el “indicadorEnvio" en 2 (eliminación) no se describan las
observaciones correspondientes.
- Cuando en el tag imagenActoAdministrativo no se incluya una imagen válida en formato tif o
pdf y en base 64
Las Cámaras de Comercio, a través del RUES, revisarán si los registros enviados en cada reporte
cumplen con la estructura tecnológica requerida procederán a registrarla. En caso que no proceda la
inscripción de un registro especifico de un reporte, el reporte será devuelto a través del mismo
aplicativo virtual y se indicarán las causaciones del rechazo, identificando claramente el registro
rechazado.
4.2.10.1.6. Manejo de la información recibida por parte de las Cámaras de Comercio
105
- Manejo centralizado de la información de multas, sanciones, inhabilidades y actividad
contractual de los proponentes
Teniendo en cuenta que las Cámaras de Comercio deben certificar la inhabilidad por incumplimiento reiterado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2.011, en los certificados de proponentes que se expidan, se hace necesario blindar el sistema contra posibles fraudes y omisiones, voluntarias o involuntarias que puedan afectar la correcta certificación. En este orden de ideas, en el RUES deberá existir una base de datos única y centralizada de los contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes que permita identificar por cada proponente (por el Nit), que registros le han sido reportados, SIN IMPORTAR para el efecto, el domicilio principal del proponente.
- Responsabilidad de la información reportada por las entidades a las Cámaras de Comercio
La información remitida por las Entidades en virtud de lo dispuesto en las normas vigentes, no será verificada por las Cámaras de Comercio. Por lo tanto, las controversias respecto de la información remitida por las entidades, deberán surtirse ante la entidad correspondiente y no podrán debatirse ante las Cámaras de Comercio.
- Almacenamiento y archivo de la información enviada por las entidades públicas a las Cámaras
de Comercio
Las Cámaras de Comercio, a través del RUES, deberán almacenar el documento XML recibido, sin alteraciones del mismo y garantizar su permanencia en el tiempo, dando cumplimiento a lo establecido en las normas vigentes que rigen la materia.
4.2.10.1.7. Corrección o modificación del reporte de contratos, multas, sanciones e inhabilidades, ya reportados e inscritos con anterioridad
Cuando la entidad determine que se deba corregir o modificar contratos, multas, sanciones e inhabilidades del proponente presentadas con anterioridad, deberá reportar nuevamente el archivo XML que contenga el registro con la información completa, es decir, los formatos de encabezado y contratos, multas, sanciones e inhabilidades del proponente, si es del caso, mencionando como indicador de envió el número 1 (modificación).
Los reportes de “Sanción” realizados en vigencia de normas anteriores al Decreto 1510 de 2013 y que no hayan sido modificados por parte de la entidad estatal que las reportó inicialmente, relacionando la fecha de vigencia de la sanción, se deberán certificar por cinco (5) años como lo establecían las normas anteriores.
En el XML donde se reporte la modificación o corrección DEBERAN ENVIARSE UNICA Y EXCLUSIVAMENTE AQUELLOS REGISTROS SUSCEPTIBLES DE SER MODIFICADOS; bajo ninguna circunstancia se deberá enviar de nuevo todo el reporte (XML) original.
106
Las correcciones o modificaciones que realicen las entidades serán responsabilidad directa de la entidad.
4.2.10.1.8. Certificación de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, que se encuentren en trámite de registro
En el evento que una entidad realice un reporte de contratos, multas, sanciones e inhabilidades del proponente inscrito y no se haya generado en la Cámara correspondiente el registro del reporte, el certificado del RUP del proponente deberá incluir un aviso de alerta que indique “actualización en curso por reporte de información de entidad".
4.2.10.1.9. Certificación de inhabilidad por incumplimiento reiterado
En el certificado RUP del proponente, se deberá indicar la inhabilidad por incumplimiento reiterado establecido en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, relacionando las multas y declaratorias de incumplimiento contractual que generaron dicha inhabilidad.
Para efectos de esta certificación, las Cámaras de Comercio tendrán en cuenta las multas y declaratorias de incumplimiento contractual que hayan sido impuestas por las Entidades a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011, es decir, desde el 12 de julio de 2011. En consecuencia, las Cámaras de Comercio no tendrán en cuenta para el efecto, las que fueron impuestas antes del 12 de julio de 2011, aun cuando su ejecutoria se produzca con posterioridad a esta fecha.
Para dar cumplimiento a lo dispuesto, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
Las entidades tienen la obligación de informar a las Cámaras de Comercio el carácter de incumplimiento que tengan las sanciones reportadas a partir del 12 de julio de 2011, fecha en la cual entró en vigencia el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011. Esta información se reportara a través del aplicativo de Confecámaras dispuesto para el reporte de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de acuerdo con las normas vigentes que rigen la materia y conforme a las especificaciones técnicas establecidas en esta Circular.
Respecto a los reportes de sanciones ya realizados por las diferentes entidades a partir de la entrada en vigencia de la ley 1474 de 2011, con base en las especificaciones técnicas establecidas en esta Circular, éstas deberán ser modificadas por la misma entidad que realizó el reporte, indicando la condición de “incumplimiento” de las sanciones a través del nuevo aplicativo con las especificaciones de la presente Circular.
A su vez, las Cámaras de Comercio deberán ajustar el sistema de reporte de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes con los cambios solicitados en esta Circular, así como sus sistemas locales para registrar los contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes, reportados de acuerdo con el nuevo formato.
Por su parte, Confecámaras debe actualizar su plataforma tecnológica para consolidar la información de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes. Estos ajustes deben incorporar la posibilidad de consultar, por parte de las entidades y de los entes de control en general, la información
107
de contratos, multas, sanciones e inhabilidades de los proponentes que las entidades le hubieren reportado a las Cámaras de Comercio.
De igual manera, Confecámaras deberá seguir consolidando en el RUES la información de multas, sanciones, inhabilidades y actividad contractual de los proponentes, y ajustar el sistema de información para que las Cámaras de Comercio certifiquen en forma automática la inhabilidad por incumplimiento reiterado, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.
4.2.10.1.10. Apoyo a los procesos de transparencia en la contratación y la lucha anticorrupción
Dando alcance a lo establecido en el artículo 15 del Decreto Ley 19 de 2012, las Cámaras de Comercio deberán complementar las consultas que habiliten para los funcionarios de las Entidades del Estado, presentando la información de multas, sanciones, inhabilidades y actividad contractual de los proponentes (identificado con Nit o cédula de ciudadanía), que hubieren tenido en los últimos 5 años, sin importar la ubicación geográfica de la Entidad que la hubiere impuesto.
4.2.11. Horario y lugar de atención al público
Para efectos del Registro de Proponentes, las Cámaras de Comercio deberán prestar el servicio dentro del mismo horario de atención al público previsto para los demás registros y en todas sus oficinas y seccionales.
4.2.12. Información contenida en el Registro Único de Proponentes
El Registro Único de Proponentes es público. Cualquier persona tiene derecho a consultar de manera gratuita los documentos que reposen en este; y a obtener certificados y fotocopia física textual certificada de la información histórica contenida en este registro, previo el pago de los derechos establecidos a favor de las Cámaras de Comercio para estos efectos.
Las entidades estatales, los órganos de control y las autoridades judiciales, en caso de requerir información que repose en el Registro Único de Proponentes, tienen el derecho a obtenerla y consultarla gratuitamente y en línea, para lo cual las Cámaras de Comercio están en la obligación de establecer los mecanismos necesarios que permitan hacer esta consulta en línea, en sus páginas WEB o en la plataforma del RUES.
4.2.13. Certificaciones
Las Cámaras de Comercio deberán adoptar de manera uniforme el esquema gráfico de certificación aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los certificados podrán ser solicitados a las Cámaras de Comercio en cualquiera de las oficinas o seccionales o por medios virtuales, previa cancelación de los derechos previstos para el efecto.
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CAPÍTULO QUINTO REGISTRO NACIONAL DE TURISMO -RNT-
5.1. Libro para el registro nacional de turismo -RNT-
Para efectos del Registro Nacional de Turismo -RNT-, las Cámaras de Comercio llevarán el siguiente
libro:
Libro I. Del registro nacional de turismo -RNT-
Se inscribirán en este libro:
- Los actos de inscripción de los prestadores de servicios turísticos,
- La actualización o modificación de la inscripción,
- La cancelación de la inscripción y
- La suspensión de la inscripción.
5.2. Inscripción de los prestadores de servicios turísticos
Deberán inscribirse en el Registro Nacional de Turismo -RNT- los siguientes prestadores de servicios turísticos, para lo cual se deberá diligenciar virtualmente el correspondiente formulario, incorporado a esta Circular.
- Los hoteles, centros vacacionales, campamentos, viviendas turísticas y otros tipos de hospedaje no
permanente, excluidos los establecimientos que prestan el servicio de alojamiento por horas.
- Las agencias de viajes y turismo, agencias mayoristas y las agencias operadoras.
- Las oficinas de representaciones turísticas.
- Los guías de turismo.
- Los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones.
- Los arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional.
- Los usuarios operadores, desarrolladores e industriales en zonas francas turísticas.
- Las empresas promotoras y comercializadoras de proyectos de tiempo compartido y multipropiedad.
- Los establecimientos de gastronomía y bares.
- Las empresas captadoras de ahorro para viajes y de servicios turísticos prepagados.
- Los concesionarios de servicios turísticos en parque.
- Los demás que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y el Gobierno Nacional determinen.
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- Las empresas de transporte terrestre automotor especializado, las empresas operadoras de chivas
y de otros vehículos automotores que presten servicio de transporte turístico.
- Los parques temáticos.
- Los demás que establezca la ley.
5.3. Requisitos generales para la inscripción en el registro nacional de turismo
Las Cámaras de Comercio deberán verificar en las solicitudes de inscripción que presenten los prestadores de servicios turísticos los siguientes requisitos:
- Que se encuentren inscritos de manera previa ante las Cámaras de Comercio en los registros a que haya lugar y donde territorialmente corresponda su obligación de registro, de acuerdo con la normativa vigente para el efecto.
- Que la actividad comercial y/o el objeto social informado a las Cámaras de Comercio comprenda las actividades y/o funciones que el prestador de servicios turísticos pretende inscribir en el Registro Nacional de Turismo -RNT-.
- Que no se encuentre ya inscrito en el Registro Nacional de Turismo -RNT- un prestador (establecimiento de comercio) con el mismo nombre -control de homonimia- del que se va registrar.
- Que no se acredite la constitución de una garantía en los términos que determinen las normas vigentes que rijan la materia.
- Que no se acredite la certificación en las normas técnicas sectoriales que determinen las normas vigentes que rijan la materia.
Para efectos de la inscripción en el Registro Nacional de Turismo -RNT-, los prestadores de servicios turísticos deberán diligenciar de manera electrónica ante las Cámaras de Comercio el formulario de solicitud de inscripción, incorporado a la presente Circular, diligenciado en su totalidad y teniendo en cuenta que por cada clase de prestador se debe diligenciar un formulario.
La información consignada el formulario electrónico debe corresponder a la registrada ante las Cámaras de Comercio, en el certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica y en el certificado de matrícula para los establecimientos de comercio, sucursales o agencias, la cual deberá estar vigente al momento de su presentación.
Las cajas de compensación familiar acreditarán la respectiva representación legal, mediante certificación expedida por la Superintendencia del Subsidio Familiar o la entidad que haga sus veces. No obstante, cuando sean propietarias de un establecimiento de comercio deberán matricularlo ante las Cámaras de Comercio, de conformidad con lo normado en el Estatuto Mercantil para el efecto.
Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de efectuar el registro cuando los prestadores de servicios turísticos no cumplan con los requisitos señalados en el presente numeral.
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5.4. Requisitos específicos para determinados prestadores de servicios turísticos a efectos de su inscripción en el registro nacional de turismo -RNT-
Para efectos de realizar la inscripción en el Registro Nacional de Turismo, las Cámaras de Comercio deberán verificar que los prestadores de servicios turísticos cumplan con los requisitos de carácter general y con aquellas formalidades específicas que la ley prevea en cada caso. 5.4.1. Establecimientos de alojamiento
Las viviendas turísticas y otros tipos de hospedaje no permanentes, en su condición de inmuebles destinados a la prestación de servicios turísticos, deben estar inscritos ante el Registro Nacional de Turismo -RNT-.
La obtención del registro constituye requisito previo y obligatorio para que el inmueble pueda ser utilizado como vivienda turística.
Para el caso de las viviendas turísticas, las Cámaras de Comercio verificarán que adjunto al formulario de solicitud de inscripción se alleguen los siguientes documentos:
- El listado de los inmuebles (apartamento, casa o habitación que se ocupa) donde se prestará el servicio con sus direcciones.
- Los reglamentos de propiedad horizontal de los edificios y/o conjuntos residenciales en donde los copropietarios autorizan la prestación del servicio de vivienda turística en dichos apartamentos, de acuerdo al artículo 2.2.4.4.12.3 del Decreto 1074 de 2015.
Quienes destinen su vivienda, ocasionalmente para la prestación del servicio de alojamiento turístico no les será exigible para su inscripción ante el Registro Nacional de Turismo -RNT-, la inscripción previa en el Registro Mercantil. En este caso, será suficiente remitir junto con la solicitud de inscripción, una nota aclaratoria suscrita por el prestador o propietario de la vivienda.
Las Cámaras de Comercio deberán abstenerse de efectuar el registro cuando los prestadores de servicios turísticos no cumplan con los requisitos señalados con antelación.
5.4.2. Empresas de transporte terrestre automotor especializado
Las Cámaras de Comercio verificarán que las empresas de Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial que presten el servicio de transporte turístico, para inscribirse en el Registro Nacional de Turismo o actualizar la inscripción en el mismo, presenten, además de los requisitos exigidos en las normas legales y reglamentarias que regulan la materia, el Certificado de Calidad Turística de que trata el artículo 79 del Decreto 348 de 2015.
Cuando de la verificación efectuada en el registro mercantil, no se encuentre inscrita la Resolución de habilitación para el transporte terrestre especial, las cámaras de comercio se abstendrán de efectuar la inscripción en el RNT.
5.4.3. Arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional
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Las Cámaras de Comercio verificarán que los prestadores de servicios turísticos que arrienden vehículos para turismo nacional e internacional acrediten los siguientes requisitos para su inscripción en el Registro Nacional de Turismo -RNT-:
Establecimiento de comercio abierto al público, lo cual podrá ser acreditado mediante declaración que para el efecto realice el prestador de servicios turísticos, cuando se trate de una persona jurídica la efectuará el representante legal de la misma.
- Adjuntar los estados financieros suscritos por contador público o revisor fiscal, según el caso.
- Acreditar mediante certificación expedida por contador público o revisor fiscal, la relación de los
vehículos de su propiedad con los que se prestará el servicio o que los mismos están a su nombre
bajo la figura de arrendamiento financiero o leasing. El número de vehículos no podrá ser inferior a
cinco (5).
- Acreditar su capacidad financiera con un capital mínimo (capital social o capital pagado para efectos
de las sociedades por acciones) equivalente a quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes
(500 S.M.L.M.V), de acuerdo con lo registrado en el certificado de existencia y representación legal, si
se tratare de personas jurídicas o mediante balance certificado por contador público, si se trataré de
persona natural.
- Suministrar las tarifas de alquiler de vehículos y servicios accesorios, para certificar la fecha de su
vigencia, suscritos por contador público o revisor fiscal, las tarifas deberán ser actualizadas cada vez
que el prestador de servicios turísticos las modifique.
Las Cámaras de Comercio expedirán junto con el Certificado de inscripción y de Actualización, una relación de los vehículos con los que la empresa prestará el servicio.
Las Cámaras de Comercio confrontarán la información y documentos requeridos con la información obrante en los registros públicos a su cargo, cuando ésta conste en cualquiera de ellos, no será necesario adjuntar documento alguno para tal efecto. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir la solicitud de inscripción que no cumpla con los requisitos aludidos en el presente numeral.
5.4.4. Empresas captadoras de ahorro
Las Cámaras de Comercio verificarán que los prestadores de servicios turísticos captadores de ahorro para viajes y de servicios turísticos prepagados posean un capital mínimo (capital social o capital pagado para efectos de las sociedades por acciones) de dos mil quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (2.500 S.M.L.M.V.). Para el efecto deberán adjuntar un balance de apertura o un balance general con corte a treinta y uno (31) de diciembre del año inmediatamente anterior y el estado de resultados del ejercicio certificado por contador público.
Las Cámaras de Comercio confrontaran la información y documentos requeridos con la información obrante en los registros públicos a su cargo, cuando ésta conste en cualquiera de ellos, no será necesario adjuntar documento alguno para tal efecto. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir la solicitud de inscripción que no cumpla con los requisitos aludidos en el presente numeral.
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5.4.5. Establecimientos de gastronomía, bares y negocios similares
Las Cámaras de Comercio verificarán que los restaurantes y bares que presenten su solicitud de inscripción ante el Registro Nacional de Turismo -RNT- tengan ventas anuales superiores a quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 S.M.L.M.V.) y que además se encuentren localizados y/o contemplados en los lugares que para el efecto determine el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Los requisitos en cita podrán ser acreditados mediante declaración que al efecto realice el prestador de servicios turísticos, cuando se trate de una persona jurídica la efectuará el representante legal de la misma.
Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los establecimientos de gastronomía, bares y negocios similares, cuando no se adjunte dicha declaración o en el evento en que a pesar de haber allegado tal declaración, el establecimiento no se encuentre localizado y/o contemplado en los lugares que para el efecto haya establecido el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
5.4.6. Parques temáticos
Las Cámaras de Comercio verificarán que junto con el formulario de solicitud de inscripción se adjunte el acta de registro suscrita por el alcalde de la localidad donde esté ubicado el parque temático.
Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir los parques temáticos, cuando no se adjunte el acta de que trata el inciso precedente.
5.4.7. Guías de turismo
Las Cámaras de Comercio inscribirán en el Registro Nacional de Turismo a los guías de turismo que realicen en debida forma su solicitud de inscripción y que previamente se encuentren inscritos ante el Consejo Profesional de Guías de Turismo.
Las Cámaras de Comercio deberán tener en cuenta para determinar su competencia registral el lugar (ciudad, municipio o distrito) en que tenga domicilio principal el guía de turismo.
Las Cámaras de Comercio verificarán para la actualización de la inscripción en el Registro Nacional de Turismo de los guías de turismo que el formulario de actualización y/o renovación respectivo, incorporado a la presente Circular este diligenciado de manera completa, sin errores u omisiones y que se adjunte copia del Registro Único Tributario - RUT - del guía de turismo, en su condición de profesional independiente.
Para la actualización de la inscripción en el Registro Nacional de Turismo, las Cámaras de Comercio verificarán que los guías de turismo acrediten haber recibido en el año inmediatamente anterior, capacitaciones o cursos de actualización académica con una intensidad no inferior a sesenta (60) horas lectivas anuales, en temas relacionados directamente con la formación profesional requerida para el ejercicio del guionaje o guianza turística, según las directrices que determine el Consejo Profesional de Guías de Turismo.
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Las Cámaras de Comercio se abstendrán de actualizar el Registro Nacional de Turismo de los guías de turismo, cuando no se dé cumplimiento a los requisitos señalados en el presente numeral.
5.4.8. Constitución de garantías
De conformidad con lo previsto en el artículo 36 de la Ley 1558 de 2012, los prestadores de servicios turísticos señalados en el siguiente numeral, deberán acreditar para efectos de su inscripción en el Registro Nacional de Turismo la constitución de una garantía en los términos que determinen las normas vigentes que rijan la materia.
5.4.8.1. Prestadores de servicios turísticos obligados a constituir garantías
Los prestadores de servicios obligados a constituir las garantías establecidas en el artículo 36 de la Ley 1558 de 2012, en los términos que determinen las normas vigentes que rijan la materia, son los siguientes:
1. Los hoteles, centros vacacionales, campamentos, viviendas turísticas y otros tipos de hospedaje no permanente.
2. Las agencias de viajes y turismo, agencias mayoristas y las agencias operadoras.
3. Las oficinas de representaciones turísticas.
4. Los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones.
5. Los arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional.
6. Las empresas operadoras, promotoras y comercializadoras de proyectos de tiempo compartido y
multipropiedad y,
7. Los demás que determinen las normas vigentes que rijan la materia.
5.4.9. Prestadores de servicios turísticos que realicen actividades relacionadas con el turismo de aventura
Los prestadores de servicios turísticos descritos en el numeral 5.2 de la presente Circular y que realicen las actividades relacionadas con el Turismo de Aventura, a saber: canotaje, rafting, balsaje, espeleología, rapel, recorridos de alta montaña, escalada, parapente, torrentismo, canopée, buceo, deportes náuticos con fines turísticos y demás actividades relacionadas con el Turismo de Aventura, deberán cumplir, según la actividad que corresponda, con las Normas Técnicas Sectoriales que se llegaren a expedir, en los términos que determinen las normas vigentes que rijan la materia.
Las cámaras de comercio se abstendrán de realizar la inscripción o actualización del Registro Nacional de Turismo de los prestadores de servicios turísticos que contemplen en su objeto o actividad comercial el Turismo de Aventura, que no adjunten con la solicitud la certificación del cumplimiento de la respectiva norma técnica.
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5.4.9.1. Requisitos adicionales para los prestadores de servicios turísticos que realicen actividades relacionadas con el turismo de aventura
Los prestadores de servicios turísticos descritos en el numeral 5.2 de la presente Circular y que realicen las actividades relacionadas con el denominado Turismo de Aventura, para inscribirse en el Registro Nacional de Turismo o renovar la inscripción en el mismo, deberán presentar, además de los requisitos exigidos, el Certificado de Calidad Turística, entendido como el Certificado de Conformidad de Producto o Certificado de Competencia Laboral según sea el caso, otorgado por las certificadoras debidamente acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación en Colombia (ONAC) y la indicación del sitio en el que realiza o realizarán las mencionadas actividades, que en todo caso corresponderá al permitido por la autoridad local competente.
Las cámaras de comercio se abstendrán de realizar la inscripción o actualización del Registro Nacional de Turismo de los prestadores de servicios turísticos que realicen la actividad de Turismo de Aventura, que no adjunten con la solicitud el Certificado de Calidad Turística.
5.4.10. Requisitos adicionales para los prestadores de servicios turísticos que dispongan de normas técnicas sectoriales relacionadas con la sostenibilidad turística
Los prestadores de servicios turísticos, tales como establecimientos de alojamiento y hospedaje, agencias de viajes, establecimientos gastronómicos y bares, empresas de transporte terrestre automotor especializado, operadores de chivas y otros vehículos automotores que prestan servicios de transporte turístico y organizadores profesionales de congresos, ferias y convenciones y demás prestadores que posteriormente cuenten con normas, deberán cumplir, según la actividad que corresponda, con las Normas Técnicas Sectoriales que se llegaren a expedir, en los términos que determinen las normas vigentes que rijan la materia.
5.5. Modificación de la información del registro nacional de turismo -RNT-
Los prestadores de servicios turísticos informarán a las Cámaras de Comercio las mutaciones acaecidas por razón de su actividad comercial o profesional, mediante el diligenciamiento del formulario correspondiente, la cual deberá atender lo dispuesto en el numeral 5.7 de la presente Circular.
Cuando la modificación corresponda a la situación jurídica del establecimiento, dicho acto deberá inscribirse de manera previa e inmediata en el Registro Mercantil.
Las Cámaras de Comercio se abstendrán de actualizar la información en el Registro Nacional de Turismo -RNT- cuando las modificaciones correspondan a actos que deban inscribirse de manera previa en el Registro Mercantil.
Las Cámaras de Comercio realizarán de forma automática las actualizaciones o modificaciones de aquellos actos que sean informados al Registro Mercantil, por ejemplo, cambio dirección comercial, dirección de notificación judicial, cambio de representante legal, etcétera.
5.6. Inscripción de sucursales y agencias
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Las sucursales y agencias se inscribirán en la Cámara de Comercio del lugar en donde se encuentren ubicados tales establecimientos de comercio.
5.7. Plazo para decidir respecto de una solicitud de inscripción
Las Cámaras de Comercio procederán a efectuar el registro y a expedir el certificado correspondiente o a devolver la solicitud, dentro del término que establezcan las normas vigentes que rigen la materia.
5.8. Causales de devolución
Las Cámaras de Comercio podrán devolver la solicitud de registro en los siguientes casos:
- Cuando por ley no estuviere obligado a inscribirse en este Registro.
- Cuando hubiere errores u omisiones en el diligenciamiento del formulario.
- Cuando la información consignada en el formulario estuviere incompleta.
- Cuando no se adjunten los documentos señalados en la ley y demás normas especiales o éstos no
cumplan con las condiciones exigidas.
Las Cámaras de Comercio, deberán informar al prestador de servicios turísticos los motivos por los cuales se abstiene de efectuar la inscripción y/o actualización, al correo electrónico registrado por aquel en la plataforma que administra el RNT.
Una vez completada la información y presentada la documentación de acuerdo con lo señalado en el documento de devolución y cumplidos los requisitos de ley, las Cámaras de Comercio procederán a otorgar el registro dentro del término que establezcan las normas vigentes que rigen la materia y a expedir el certificado de registro respectivo.
5.9. Control de homonimia
El control de homonimia se efectuará en los términos establecidos en las normas vigentes que rigen la materia. En todo caso, las Cámaras de Comercio se abstendrán de registrar la solicitud de inscripción de un prestador de servicios turísticos con el mismo nombre de otro que haya sido inscrito previamente en el Registro Nacional de Turismo -RNT-.
5.10. Función de certificación registral
Las Cámaras de Comercio expedirán virtualmente los certificados que acrediten el registro del prestador de servicios turísticos en el Registro Nacional de Turismo -RNT-.
Certificado de Inscripción y actualización: El certificado de inscripción y actualización deberá
contener la siguiente información:
- Número único de inscripción en el Registro Nacional de Turismo.
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- Nombre y domicilio del prestador de servicios turísticos.
- Nombre del establecimiento de comercio, si lo hubiere.
- Clase de prestador turístico.
- Los demás que establezca el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
5.11. Derechos por la prestación de los servicios registrales
En virtud de lo establecido en el Decreto 019 de 2012, las cámaras de comercio no podrán cobrar derechos de inscripción, actualización, renovación, ni reactivación del Registro Nacional de Turismo.
5.12. Actualización anual de la inscripción en el Registro Nacional de Turismo -RNT-
El Registro Nacional de Turismo -RNT- tendrá una vigencia anual y deberá actualizarse o renovarse dentro de los tres primeros meses de cada año, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 166 del Decreto 19 del 10 de enero de 2012, sin importar cual hubiere sido la fecha de la inscripción inicial por parte del prestador de servicios turísticos, salvo que la inscripción se realice dentro del plazo aquí previsto, caso en el cual bastará la inscripción.
Para efectos de lo dispuesto en este numeral, los prestadores de servicios turísticos deberán diligenciar de manera previa el correspondiente formulario electrónico de actualización y adjuntar posteriormente el recibo donde se acredite el pago del impuesto de registro de que trata el artículo 226 de la Ley 223 de 1995, para aquellos Departamentos en los que su Asamblea Departamental no disponga otra cosa.
La solicitud de actualización o renovación se realizará virtualmente y deberá quedar radicada a más tardar el treinta y uno (31) de marzo de cada año.
Como requisito de la actualización anual del Registro Nacional de Turismo, los prestadores de servicios turísticos obligados de acuerdo con lo previsto en el numeral 5.4.8.1. de la presente Circular, deberán acreditar ante las Cámaras de Comercio, a través de la página web respectiva y por el medio que oportunamente se indicará en la misma, que la garantía estará vigente por lo menos hasta el 31 de marzo del año siguiente, en los términos que determinen las normas vigentes que rijan la materia.
Parágrafo 1. Por su finalidad de protección a los usuarios, la omisión de esta obligación será sancionada por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo establecido en el artículo 3º del Decreto número 4176 de 2011, en concordancia con el artículo 12 del Decreto número 4886 de 2011.
Parágrafo 2. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de efectuar la actualización de los prestadores de los servicios turísticos descritos en el numeral 5.4.8.1 de la presente Circular, cuando no acrediten la constitución de la garantía de que habla el artículo 36 de la Ley 1558 de 2012, en los términos que determinen las normas vigentes que rijan la materia.
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Cuando el prestador de servicios turísticos no actualice el Registro Nacional de Turismo dentro del período establecido, éste se suspenderá automáticamente hasta tanto cumpla con dicha obligación.
Durante el tiempo de suspensión del Registro, el prestador de servicios turísticos no podrá ejercer la actividad y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo procederá conforme con lo previsto en el parágrafo 5 del artículo 33 de la Ley 1558 de 2012.
Para la reactivación del Registro Nacional de Turismo, el prestador de servicios turísticos deberá solicitarla y adjuntar el soporte de la cancelación por valor de un (1) salario mínimo legal mensual vigente a favor del Fondo Nacional de Turismo conforme con lo previsto en el parágrafo 6 del artículo 33 de la Ley 1558 de 2012.
5.13. Suspensión y Cancelación del registro nacional de turismo -RNT-. (Artículo 72 de la Ley 300 de 1996, modificado por el artículo 47 de la Ley 1429 de 2010)
El prestador de servicios turísticos deberá informar a la Cámara de Comercio que corresponda, la suspensión de actividades turísticas en forma previa, caso en el cual ésta suspenderá la inscripción correspondiente en el registro por el tiempo que dure la inactividad; no obstante, el prestador deberá informar a la respectiva cámara la fecha cierta en que reanudará su actividad.
Las Cámaras de Comercio procederán a la cancelación del registro por las siguientes razones:
- Por solicitud del Prestador de Servicios Turísticos, cuando cancele la matrícula mercantil del establecimiento de comercio.
- Por solicitud del Prestador de Servicios Turísticos, evento en el cual deberá actualizar de manera previa en el Registro Mercantil la actividad comercial y/o el objeto social, a efectos de que ya no conste la actividad comercial correspondiente al tipo de prestador inscrito ante el registro.
- Por orden del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 47 Ley 1429 de 2010. En este caso, la Cancelación de la inscripción en el Registro Nacional de Turismo implicará la prohibición de ejercer la actividad turística durante cinco (5) años a partir de la sanción.
- Por ministerio de la ley.
5.14. Intercambio de información
Las Cámaras de Comercio establecerán mecanismos que permitan el suministro eficaz de la información requerida por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
CAPÍTULO SEXTO REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA –RUNEOL-
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6.1. Anotaciones electrónicas en el registro único nacional de entidades operadoras de libranza – RUNEOL-
Para efectos del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza –RUNEOL-, las Cámaras de Comercio efectuarán de manera virtual, las siguientes anotaciones electrónicas:
- Entidades operadoras de libranza o descuento directo, - Administradores de créditos de libranza que no tenga la calidad de entidades operadoras de
créditos de libranza u originador - Actualización para modificar información en el registro, - Renovación anual del registro,
- Cancelación y
- Las demás anotaciones electrónicas exigidas en la ley
6.2. Renovación anual del registro único nacional de entidades operadoras de libranza - RUNEOL-
El Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza -RUNEOL - tendrá una vigencia anual y deberá renovarse dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, sin importar cuál hubiere sido la fecha de la inscripción.
La solicitud de renovación, para evitar la cesación de efectos, deberá quedar radicada a más tardar el treinta y uno (31) de marzo de cada año.
6.3. Cancelación del registro único nacional de entidades operadoras de libranza-RUNEOL-
La cancelación del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza, procederá por solicitud del inscrito, por orden de autoridad competente y en los demás casos que señalan las normas que regulan este registro.
El único evento en que se da la cancelación, sin que medie solicitud previa, es cuando cesan los efectos del registro, por no radicar los documentos de renovación dentro del término que establecen las normas vigentes que rigen la materia.
6.4. Información del RUNEOL
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de publicar toda la información que ordenan las normas que rigen este Registro en la plataforma del RUES, garantizando una consulta ágil para el que lo requiera.
CAPÍTULO SÉPTIMO ASPECTOS CORPORATIVOS DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO
7.1. Reformas a los estatutos
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7.1.1. Autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio
Las reformas a los estatutos de las Cámaras de Comercio deben ser aprobadas con el voto afirmativo de por lo menos las 2/3 partes de los miembros de la Junta Directiva y para su aplicación deben ser aprobadas previamente por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Mientras se da la aprobación de la Superintendencia de Industria y Comercio, las cámaras de comercio seguirán aplicando los estatutos vigentes, en lo que no sea contrario a las normas legales que rigen la materia.
Para el efecto, se deberán respetar las siguientes reglas:
7.1.1.1. Contenido de los estatutos: Para impartir la correspondiente aprobación, el órgano competente tendrá en cuenta que los estatutos
de las Cámaras de Comercio deberán contener como mínimo los aspectos que las normas vigentes
exijan.
7.1.1.2. Información de las reformas adoptadas:
Las Cámaras de Comercio enviarán a la Superintendencia de Industria y Comercio, extracto o copia
del acta correspondiente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación por parte del
órgano competente.
Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio encuentre que las reformas estatutarias no se ajustan a las normas vigentes, ordenará las modificaciones pertinentes, en cuyo caso la cámara deberá adelantar los ajustes pertinentes e informará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos estipulados en esta Circular.
7.2. Creación y cierre de oficinas seccionales de las Cámaras de Comercio
Las Cámaras de Comercio pueden abrir sedes, seccionales y oficinas en distintos lugares dentro de su circunscripción territorial para facilitar la prestación y acceso a sus servicios, cumpliendo las prescripciones legales y estatutarias, y están obligadas a informar esta apertura o el cierre a la Superintendencia de Industria y Comercio remitiendo comunicación suscrita por el representante legal, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se adoptó la decisión.
7.3. Aspectos del régimen de afiliados
- Las Cámaras de Comercio estarán administradas y gobernadas por los comerciantes matriculados
en el Registro Mercantil que sean afiliados.
- Las personas jurídicas comerciantes pueden afiliarse a la Cámara de Comercio de su domicilio
principal y a cualquier Cámara de Comercio que esté fuera de su jurisdicción en la que tenga
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matriculada alguna sucursal. Las Cámaras de Comercio no pueden afiliar sucursales, agencias,
establecimientos de comercio, ni sucursales de sociedades extranjeras.
- Además del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley, las Cámaras de Comercio deberán
verificar:
Que los afiliados personas jurídicas hayan cumplido con la obligación de inscribir (i) los libros de actas de asamblea de accionistas o de junta de socios y (ii) los libros de registro de accionistas o socios, según fuere el caso. Las Empresas Unipersonales deben inscribir el libro de actas y no deben inscribir el libro de registro de accionistas y socios. Las personas naturales no deben inscribir libros en las Cámaras de Comercio.
En el caso de sociedades nacionales afiliadas a entidades camerales, que tenga matriculadas sucursales fuera de su jurisdicción, se deberá verificar que la sociedad haya cumplido con su obligación de inscripción de libros en la Cámara de Comercio de su domicilio principal.
Que hayan efectuado la renovación de la matrícula mercantil de sus establecimientos de comercio, sucursales y agencias que estén en otra jurisdicción, dentro de los términos establecidos en la ley.
Cuando el afiliado persona jurídica haya efectuado el traslado de domicilio, la Cámara de Comercio deberá requerir a la Cámara de Comercio de origen con el fin de verificar el cumplimiento del deber de inscripción de libros. - La continuidad que se exige en la ley, no se pierde cuando hay cambio de domicilio, siempre y cuando se realice la solicitud de afiliación en la nueva Cámara de Comercio dentro de los tres (3) meses siguientes a la inscripción del cambio de domicilio en la Cámara de Comercio de origen.
- La continuidad que se exige en la ley, tampoco se pierde cuando hay traslado de jurisdicción por mandato legal y, en este caso, la Cámara de Comercio que adquiere competencia, deberá afiliar a las sociedades trasladadas que ya eran afiliadas en la otra Cámara de Comercio, sin costo y sin necesidad de una nueva solicitud de afiliación, debiendo informar al interesado en los términos de ley.
- Cuando se inscribe una escisión de una sociedad y la escindente es afiliada, esa calidad de afiliado no se le transfiere a la sociedad escindida, ni los dos años de antigüedad.
- Cuando se inscribe una fusión por absorción y la absorbida era afiliada, esa calidad de afiliado no se le transfiere a la sociedad absorbente, ni los dos años de antigüedad.
- No se aceptarán solicitudes y pagos masivos de afiliaciones.
- Las Cámaras de Comercio deben depurar la base de datos de afiliados, por lo menos una vez al año, sin perjuicio de la depuración del censo electoral que deban realizar en el año de elecciones.
- En todos los casos en que se depure en censo electoral, la Cámara de Comercio a través del Comité de Afiliación, deberá proceder a la desafiliación de los comerciantes que se encuentren en cualquier causal que justifique la perdida de esta condición, para lo cual comunicará a los afectados con el fin de que dentro de los tres (3) días hábiles siguientes puedan solicitar la revisión ante la Cámara de
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Comercio. Agotado el trámite de la revisión, el afectado podrá impugnar la decisión de desafiliación ante la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos del artículo 19 de la Ley 1727 de 2014.
Teniendo en cuenta que la revisión y la impugnación de la decisión de desafiliación se tramitan en el efecto devolutivo, el comerciante desafiliado continuará excluido del censo electoral hasta tanto la Cámara de Comercio o la Superintendencia de Industria y Comercio, revoque o dejé sin efectos la decisión de exclusión del censo electoral.
- La depuración del censo electoral es responsabilidad exclusiva de las Cámaras de Comercio, sin que pueda exonerarse de la misma, por haber contratado con un tercero la verificación de los datos que se requieren para esta depuración.
- El Comité de Afiliados es el órgano competente que aprueba el reglamento de afiliados, decide las afiliaciones, desafiliaciones, entre otros.
- Si la Cámara de Comercio decide desafiliar a quienes no cumplieron con los requisitos exigidos, en la comunicación que profiera, está en la obligación de informar a los interesados que contra dicha decisión procede una solicitud de revisión ante la misma Cámara de Comercio.
- Si la Cámara de Comercio al efectuar la revisión, confirma la decisión de desafiliación, está en la obligación de informar a los interesados que contra esta decisión procede la impugnación ante la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de ley.
- La verificación de los requisitos y las condiciones que se exijan a los comerciantes para afiliarse a las Cámaras de Comercio, no pueden ser discriminatorias.
7.3.1. Incentivos para la afiliación
Las Cámaras de Comercio pueden implementar programas y servicios especiales para promover la afiliación e inclusive podrán establecer servicios con tratamiento preferencial, atendiendo siempre criterios de igualdad entre los afiliados.
7.3.2. Tarifas por concepto de afiliación que cobran las Cámaras de Comercio
Las Cámaras de Comercio podrán fijar de manera voluntaria y sin aprobación previa por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, las tarifas de afiliación para los comerciantes, atendiendo siempre criterios de igualdad. Sin embargo, éstas deberán ser informadas a con el envío periódico de las actas de la junta directiva a la Superintendencia de Industria y Comercio.
7.4. Certificación de firmas de secretarios estampadas en los certificados de existencia y representación legal
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 89 del Código de Comercio, toda Cámara de Comercio tendrá uno o más secretarios, cuyas funciones serán señaladas en el reglamento respectivo. El
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secretario autorizará con su firma todas las certificaciones que la cámara expida en ejercicio de sus funciones.
Las Cámaras de Comercio están en la obligación de remitir a la Superintendencia de Industria y Comercio las firmas de quienes actúan como secretarios de las Cámaras de Comercio en la expedición de los certificados de los registros públicos a su cargo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su designación como secretarios y tan pronto alguno(s) del (los) secretario(s) dejan de ejercer esta función, las Cámaras de Comercio están en la obligación de informar a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los secretarios sólo podrán actuar como tales después de que se haya enviado a la Superintendencia la información antes mencionada.
La Superintendencia de Industria y Comercio, se abstendrá de certificar la firma de secretarios, cuando la respectiva Cámara no haya dado cumplimiento a lo señalado en la presente Circular, siendo responsabilidad exclusiva de las Cámaras de Comercio los inconvenientes y/o perjuicios que se ocasionen a los usuarios del servicio de registros públicos.
7.5. Aspectos relacionados con la elección de Directores de las Juntas Directivas de las Cámaras de Comercio
7.5.1. Las elecciones de los miembros de las juntas directivas de las Cámaras de Comercio se llevarán
a cabo cada cuatro (4) años, el primer jueves hábil del mes de diciembre del año de la elección.
La jornada electoral se llevará a cabo entre las 8:00 a. m. y las 4:00 p. m.
7.5.2. Podrán sufragar los comerciantes afiliados, siempre que conserven esta calidad y estén al día
en sus obligaciones como tales al 31 de marzo del año de la elección.
7.5.3. El voto en las elecciones que se realizan en las Cámaras de Comercio es personal, indelegable
y secreto. No se podrá sufragar a través de apoderado. Las personas jurídicas comerciantes votarán
a través de su representante legal.
7.5.4. El jurado que elija la Cámara de Comercio mediante sorteo para cada mesa de votación, podrá
estar compuesto por uno principal y varios suplentes. Si el jurado principal o alguno de sus suplentes
no se presenta a la mesa de votación el día de las elecciones, el representante legal de la Cámara de
Comercio en ese momento designará un jurado que cumpla los requisitos exigidos para esta función.
7.5.5. Las elecciones se llevarán a cabo en las respectivas sedes físicas o virtuales o en los lugares de su jurisdicción habilitados para tal efecto por la correspondiente Cámara de Comercio. En todas las sedes físicas debe haber por lo menos una mesa de votación. En aquellas sedes en las que se advierta que no existe la posibilidad de contar con comerciantes afiliados que puedan actuar como jurados de votación, la Cámara de Comercio podrá designarlos de la lista de comerciantes matriculados con el fin de poder viabilizar las elecciones.
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7.5.6. La inscripción de las listas de candidatos a directores de las Cámaras de Comercio, deberá efectuarse durante la segunda quincena del mes de octubre del año de la elección. Si la inscripción se hace por fuera de este término, se entenderá extemporánea y no la tendrán en cuenta. Para el efecto, se entenderá que dicho plazo vence el último día hábil de la segunda quincena del mes citado, sin que pueda entenderse, en ningún caso, que el vencimiento del plazo se traslada al primer día hábil del mes de noviembre.
7.5.7. La inscripción de la(s) lista(s) la hará cualquiera de los candidatos postulados únicamente ante la Secretaria General o la Oficina Jurídica de la respectiva Cámara de Comercio. Cuando se realice la inscripción por medios electrónicos, las Cámaras de Comercio deben implementar métodos seguros que permitan a los candidatos tener seguridad de su inscripción.
7.5.8. La(s) misma(s) persona(s) que inscribió(eron) la lista, puede(n) modificarla hasta el último día hábil, de la segunda quincena del mes de octubre, sin que pueda entenderse, en ningún caso, que el vencimiento del plazo se traslada al primer día hábil del mes de noviembre.
7.5.9. Para efectos de lo previsto en las normas que rigen la materia, se entiende que una persona
aparece en más de una lista, cuando exista constancia de su aceptación en otra (s) lista (s).
7.5.10. Las Cámaras de Comercio verificarán que las personas naturales que se postulen como candidatos, reúnan los requisitos previstos en la ley para su inscripción. El no cumplimiento de los requisitos dará lugar al rechazo de la inscripción como candidato, a la perdida de la condición como candidato o a la perdida de la condición de miembro de junta directiva según, corresponda.
7.5.11. Las Cámaras de Comercio verificarán que las personas jurídicas que se postulen como candidatas, reúnan los requisitos previstos en la ley para su inscripción. El no cumplimiento de los requisitos dará lugar al rechazo de la inscripción como candidata, a la perdida de la condición de candidata o a la perdida de la condición de miembros de junta directiva, según corresponda.
7.5.12. La verificación de los requisitos de todos los representantes legales que aparezcan inscritos en el Registro Mercantil en relación con las personas jurídicas que resulten elegidas como miembros de junta directiva, deberá realizarse hasta antes de la posesión de los miembros de junta directiva. Esta verificación no es requisito para la inscripción o la validez de la inscripción de la persona jurídica como candidata. Esta verificación se constituye como requisito para que la persona jurídica pueda ejercer como miembro de junta directiva una vez electa.
7.5.13. En caso de que alguno de los representantes legales de la persona jurídica electa como miembro de la junta directiva, no cumpla o deje de cumplir con los requisitos ya referidos, la Cámara de Comercio lo requerirá para que subsane la causal en los términos definidos en la ley. Agotado dicho procedimiento sin que se subsane el requisito, se procederá a la desafiliación de la persona jurídica con la consecuencia de la perdida de la condición de miembro de junta directiva, según fuera el caso.
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7.5.14. Los representantes legales de las personas jurídicas que llegasen a integrar la junta directiva de las Cámaras de Comercio, deberán acreditar las mismas condiciones de los afiliados, salvo la de ser comerciantes.
7.5.15. La persona jurídica que haya sido elegida como miembro de junta directiva de la Cámara de Comercio, podrá concurrir a las reuniones de junta directiva a través de cualquier representante legal inscrito en el Registro Mercantil. Para tales efectos, antes de la posesión, la persona jurídica le indicará a la Cámara de Comercio el nombre del representante legal que ha designado como su delegado para asistir a las reuniones de junta directiva. Solamente cuando el designado para asistir a la junta directiva deje de ser representante legal de la persona jurídica, esta podrá designar un nuevo delegado, quien solo podrá actuar una vez posesionado. En el evento de que el delegado designado para representar a la persona jurídica no pueda asistir a las reuniones de junta directiva, será reemplazado por el miembro suplente de junta directiva elegido, si lo hubiere.
7.5.16. La no asistencia a cinco (5) sesiones de Junta Directiva, en el periodo de un (1) año, con o sin justa causa, producirá automáticamente la vacancia del cargo del miembro de Junta Directiva principal o suplente. Así las cosas, no podrán transcurrir más de doce (12) meses entre la primera y la quinta inasistencia que configure la vacancia.
A modo de ejemplo, enunciaremos las siguientes situaciones para efectos de ilustrar lo anterior:
- Si las inasistencias se presentan el 15 febrero de 2016, el 11 de junio de 2016, el 17 de julio de 2016, el 25 de septiembre de 2016 y el 14 de enero de 2017, se producirá la vacancia automática del miembro de Junta Directiva, porque ha incurrido en cinco (5) inasistencias en un periodo menor de un (1) año (15 de febrero de 2016 al 14 de enero de 2017). En este caso, hay cinco (5) ausencias en menos de un (1) año.
- Si las inasistencias se presentan el 15 febrero de 2016, el 11 de junio de 2016, el 17 de julio de 2016, el 25 de septiembre de 2016 y el 14 de marzo de 2017, no se producirá la vacancia automática del cargo de miembro de Junta Directiva, porque no ha incurrido en cinco (5) inasistencias en un año, (15 de febrero de 2016 al 15 de febrero de 2017). En este caso, solo hay cuatro (4) ausencias en el año.
- Si la inasistencia se presenta el 11 de junio de 2016, el 17 de julio de 2016, el 25 de septiembre de 2016, el 14 de marzo de 2017 y el 9 de junio de 2017, se producirá la vacancia automática del cargo del miembro de Junta Directiva, porque se ha incurrido en cinco (5) inasistencias en menos de un año (11 de junio de 2016 al 9 de junio de 2017). En este caso, hay cinco (5) ausencias en menos de un (1) año.
Para el conteo de las fallas se tendrán en cuenta las siguientes observaciones:
Sesiones ordinarias de la Junta Directiva
- Si no asiste el miembro principal y asiste el suplente, la inasistencia se le computa al principal. - Si no asiste el miembro principal ni su suplente, la inasistencia se le computa a ambos. - Si asiste el miembro principal y no asiste el suplente, la inasistencia no se le computa a ninguno.
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Sesiones extraordinarias de la Junta Directiva
- Si no asiste el miembro principal y asiste el suplente, no se le computa la vacancia al principal. - Si no asiste el miembro principal ni su suplente, la inasistencia se le computa a ambos. - Si asiste el miembro principal y no asiste su suplente, la inasistencia no se le computa a ninguno.
7.6. Comités
Las Cámaras de Comercio podrán conformar comités como órganos consultivos de carácter temporal, integrados, entre otros, por miembros de sus Juntas Directivas, quienes tendrán funciones específicas de apoyo institucional.
Los comités no podrán ejercer funciones que impliquen la coadministración de la entidad. Podrán absolver consultas, brindar recomendaciones, proponer acciones, emitir conceptos, los cuales no serán de obligatorio cumplimiento para la Junta Directiva ni funcionarios del nivel directivo de la entidad.
CAPÍTULO OCTAVO ASPECTOS FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS
8.1. Aspectos financieros
8.1.1. Para efectos de la preparación de los estados financieros las Cámaras de Comercio deben dar aplicación a las normas de contabilidad vigentes de acuerdo al grupo al cual pertenezcan.
8.1.2. Los registros contables de las operaciones y hechos económicos de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio de las Cámaras de Comercio se deben llevar de forma separada de conformidad con la naturaleza pública o privada de la actividad o servicio que los generó o motivó.
De acuerdo con lo anterior, separar las operaciones y hechos económicos según la naturaleza pública o privada de la actividad o servicio que los generó o motivó, implica mantener la ecuación patrimonial (activos menos pasivos, igual al patrimonio) entre actividades públicas y privadas, así mismo, con la información en las notas a los estados financieros separados, consolidados o individuales, relacionada con:
8.1.2.1. Resultado integral del ejercicio de conformidad con la naturaleza de los recursos (públicos y privados), que incluya la discriminación de los ingresos, y de los gastos que afectaron dicho resultado, así como de las partidas del otro resultado integral (si las hubiere), discriminando los rubros más significativos de ingresos, gastos y del otro resultado integral. Como mínimo debe incluirse lo siguiente:
- Ingresos de actividades ordinarias (externas y procedentes de transacciones entre la parte pública
y privada)
- Ingresos por intereses
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- Gastos por intereses
- Gastos por depreciación y amortización
- Participación de la Cámara de Comercio en los resultados y otro resultado integral de una asociada
o negocio conjunto, según el método de la participación
- Gasto por impuesto
- Partidas significativas de ingresos y gastos, de conformidad con las normas de información
financiera.
8.1.2.2. Estado de situación financiera de conformidad con la naturaleza de los recursos (públicos y privados), de acuerdo con los marcos normativos vigentes, que incluya información sobre los activos, pasivos y patrimonio, discriminando las partidas más significativas relacionadas con el estado de situación financiera.
Como mínimo debe incluirse lo siguiente:
- Efectivo y equivalentes al efectivo
- Cuentas por cobrar
- Otros activos financieros
- Propiedad, planta y equipo
- Propiedad de inversión
- Intangibles
- Cuentas por pagar
- Pasivos financieros
- Provisiones
- Capital social (fondo social)
- Resultados acumulados
- Otras reservas
La anterior información, se presentará en una nota separada en los estados financieros, determinando la naturaleza de los recursos públicos, la naturaleza de los recursos privados y el total de los dos, los cuales deben encontrarse conciliados con los estados financieros de la respectiva Cámara de Comercio.
Así mismo, en las notas a los estados financieros consolidados deberán identificarse las eliminaciones realizadas para lograr la conciliación con la información financiera consolidada presentada por la Cámara de Comercio (cuando se presenten operaciones entre los recursos públicos y privados que, en la información consolidada, sean eliminadas).
Para el efecto, los sistemas contables de las Cámaras de Comercio deben incorporar mecanismos de separación de los ingresos, gastos, otro resultado integral, activos, pasivos y patrimonio, en recursos de naturaleza pública y recursos de naturaleza privada.
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En el evento de adquirir bienes inmuebles, deberá especificarse en el contrato y al momento del registro la naturaleza de los recursos utilizados, teniendo en cuenta los siguientes criterios de identificación:
- Fuente contable: Cuando los bienes objeto de registro se encuentren clasificados y registrados en los libros de contabilidad, como inmuebles adquiridos con recursos de origen público.
- Fuente directa: Cuando independientemente de la clasificación o registro contable de los bienes objeto de registro, estos hayan sido adquiridos con recursos provenientes de la prestación de servicios de la actividad registral (en este caso, corresponderán a recursos de naturaleza pública).
- Fuente indirecta: Cuando cualquiera sea la clasificación o registro contable que haya tenido el bien objeto de registro, su adquisición se haya efectuado con los recursos provenientes de la redención de inversiones o venta de bienes muebles, a su turno, adquiridos con recursos de la actividad registral o con los rendimientos financieros, réditos, frutos, dividendos y demás aprovechamientos civiles o naturales que hayan producido otros activos adquiridos con recursos de origen público.
- Fuente en el superávit: Cuando la adquisición de los bienes objeto de registro se haya efectuado con los recursos acumulados del superávit de origen público, tomando para el efecto como referencia el superávit acumulado al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de la adquisición.
- Fuente crédito: Cuando los bienes inmuebles hayan sido adquiridos con crédito hipotecario y la cuota inicial se haya cubierto con recursos de origen público, o los rendimientos o redención de estos y las cuotas de amortización del plazo se estén cubriendo o se tenga previsto cumplir con recursos de origen público, de acuerdo con el estudio de financiación o flujo de efectivo presentado a la entidad financiera.
Respecto de los bienes muebles sujetos a registro, tales como naves y aeronaves, vehículos automotores, marcas, lemas comerciales, patentes de invención, diseños industriales, modelos de utilidad, las Cámaras de Comercio deberán indicar expresamente, en los actos de adquisición y en el registro correspondiente, si fueron adquiridos con recursos de origen público.
Las Cámaras de Comercio deberán solicitar a las autoridades competentes la anotación expresa "recursos de origen público", cuando los bienes y el registro cumplan los siguientes requisitos:
- Que en la adquisición de la titularidad de los bienes se hayan empleado recursos de origen público.
- Que el registro tenga la naturaleza de registro público.
- Que el acto de registro tenga el carácter de constitutivo de la titularidad del bien que se registra.
Para los bienes relacionados con la propiedad industrial, como signos distintivos y nuevas creaciones, que se adquieran o se formen con el empleo de recursos de origen público, las Cámaras de Comercio deberán señalar el origen o fuente de los recursos en el mismo formulario de solicitud. Para el caso de los registros ya existentes, las Cámaras de Comercio deberán informar, mediante escrito dirigido
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al Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial, el origen de los recursos utilizados para su adquisición o formación, identificando el signo distintivo o nueva creación a la que se hace referencia.
En los actos de adquisición de bienes sujetos a registro en los cuales se empleen recursos provenientes de los registros públicos, así como en los registros correspondientes, las Cámaras de Comercio deberán identificar plenamente, además de su origen, su destinación específica. Por lo tanto, serán registrados a nombre de la correspondiente cámara de comercio con la anotación expresa de que fueron adquiridos con “recursos de origen público” y que “se destinarán exclusivamente al cumplimiento de las funciones atribuidas por la ley o por el Gobierno Nacional".
Adicionalmente, en caso de que los bienes adquiridos con recursos de origen público sean objeto de actos de disposición jurídica, el producto de tales actos deberá destinarse exclusivamente al cumplimiento de las funciones que por ley y/o decreto del Gobierno Nacional le sean asignadas a las Cámaras de Comercio.
Respecto de los bienes no sujetos a registro y adquiridos con recursos públicos, se seguirán registrando en los sistemas de información contable en forma separada, adicionando en el documento fuente las anotaciones respectivas de su origen y destinación.
8.1.3. Presupuesto y contribución de las Cámaras de Comercio
Las Cámaras de Comercio anualmente deben preparar y aprobar su presupuesto de ingresos y gastos, así como sus adiciones y traslados, sin que requieran aprobación previa de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las Cámaras de Comercio pagarán anualmente a la Superintendencia de Industria y Comercio el uno por ciento (1%) del presupuesto aprobado, en tres (3) contados iguales, pagaderos así:
- Primer contado a más tardar el 30 de marzo;
- Segundo contado a más tardar el 30 de junio; y
- Tercer contado a más tardar el 30 de septiembre.
El pago del uno por ciento (1%) por adiciones al presupuesto de cada vigencia, se cancelará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la expedición del acto aprobatorio.
En caso de que al finalizar la vigencia correspondiente las Cámaras de Comercio perciban ingresos superiores a los aprobados en su presupuesto, estas están obligadas a incorporarlos como adición al presupuesto de la vigencia respectiva a más tardar durante el mes de enero del año siguiente, para efectos de la liquidación de la contribución de que trata este numeral.
El pago se hará utilizando el medio de recaudo que autorice la Superintendencia para estos efectos. En todo caso, debe hacerse la legalización del pago ante el Sistema de recaudo de la Superintendencia de Industria y Comercio.
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Con el fin de liquidar los derechos que deben cancelar a esta entidad, las Cámaras de Comercio enviarán una certificación firmada por parte del representante legal y el revisor fiscal respecto del monto del presupuesto y sus adiciones, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación.
Las Cámaras de Comercio enviarán a la Superintendencia de Industria y Comercio un reporte trimestral de la ejecución de su presupuesto acumulado, el último día hábil del mes siguiente a la culminación del trimestre respectivo.
8.2. Aspectos administrativos
Las Cámaras de Comercio deberán propender por desarrollar sus funciones de manera eficiente utilizando todas las herramientas administrativas a su alcance, así como velar por el adecuado manejo de los recursos a través de una apropiada planeación, ejecución y control.
8.2.1. Sistema de control interno
El Sistema de Control Interno es el proceso llevado a cabo por la Administración de la Cámara de comercio, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las funciones, operaciones, la información y el cumplimiento de las normas legales y de las instrucciones que imparta esta Superintendencia.
Las Cámaras de Comercio deben contar con un Sistema de Control Interno que esté acorde con el tamaño de la Entidad, el número de empleados, valor de los activos, ingresos y número de sedes o seccionales, entre otros. Le corresponde a la Administración de las Cámaras de Comercio definir la estructura, políticas y diseñar los procedimientos que deban implementarse, así como asegurarse de que los mismos se ajusten a las necesidades de la Entidad y principalmente que éste desarrolle adecuadamente las funciones asignadas para que alcance sus objetivos en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia.
El Control Interno se debe diseñar, implementar y mantener con el fin de responder a los riesgos identificados que amenazan la consecución de cualquiera de los objetivos de la Cámara de Comercio relacionados con:
- La fiabilidad de la información financiera de la Cámara; - La eficacia y eficiencia de sus operaciones; y - El cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
El Sistema de Control Interno se debe dividir como mínimo en cinco componentes integrados:
1. El entorno de control. 2. El proceso de valoración de riesgo por la entidad. 3. El sistema de información y comunicación. 4. Actividades de control. 5. Seguimiento de los controles (monitoreo).
Para lo anterior debe observarse lo descrito en la normatividad vigente.
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8.2.2. Revisoría fiscal
8.2.2.1. Procedimiento de elección de revisor fiscal
El Revisor Fiscal de las Cámaras de Comercio será elegido por los comerciantes afiliados, en la misma oportunidad de los miembros de la Junta Directiva, de acuerdo con las normas vigentes que rigen la materia.
A más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la elección, las Cámaras de Comercio deben informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante el acta de escrutinio y declaratoria final de elecciones de Revisor Fiscal, el nombre, documento de identidad y tarjeta profesional de los revisores fiscales, principal y suplente(s) que hayan sido elegidos.
8.2.2.2. Calidades del revisor fiscal
A efectos de garantizar un adecuado y eficiente cumplimiento de las funciones del Revisor Fiscal, es conveniente que la Junta Directiva en los términos de invitación para la postulación del cargo, tenga en cuenta como mínimo los siguientes requisitos:
8.2.2.2.1. Demostrar preparación profesional, técnica y experiencia adecuada, y en el evento de ser una persona jurídica, deberá contar con un equipo profesional de apoyo suficiente, para un óptimo desempeño de sus funciones, teniendo en cuenta el objeto social, actividad económica y tamaño de la Cámara de Comercio, así como la complejidad de sus operaciones. En el caso de ser una persona jurídica quien sea nombrada como Revisor Fiscal, ésta debe designar como revisor fiscal principal y suplente (s), a personas que cumplan las características de preparación profesional, técnica y experiencia adecuada.
8.2.2.2.2. Tener disponibilidad de tiempo y de recursos, que razonablemente permita garantizar que su labor tendrá el alcance y la cobertura requeridos.
8.2.2.2.3. Presentar una propuesta de servicios de conformidad con los términos de referencia dispuestos por la Entidad, en la que se incluya entre otros, aspectos relacionados con las auditorías a realizar, horas de trabajo, informes que presentará y su periodicidad, así como las personas que conformarán su equipo de trabajo si es del caso.
8.2.2.2.4. Las Cámaras de Comercio verificarán que el revisor fiscal cumpla con los aspectos contemplados en la propuesta de servicios y con las obligaciones contenidas en el contrato suscrito, en todos sus términos y condiciones y con las limitaciones para el ejercicio de la revisoría fiscal previstas en la ley.
8.2.2.2.5. Establecimiento y mantenimiento del Sistema de Control de Calidad que comprenda políticas y procedimientos de conformidad con lo establecido con las Normas de Aseguramiento de la Información aplicadas en Colombia.
8.2.2.3. Funciones de la Revisoría Fiscal
Para el ejercicio de sus funciones, la Revisoría Fiscal debe atender lo dispuesto en la normativa vigente.
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Las funciones del Revisor Fiscal debidamente ejercidas, deben brindar confianza sobre el cumplimiento de las normas legales y estatutarias en el ejercicio de las funciones asignadas a las Cámaras de Comercio; la obtención de una seguridad razonable de que los estados financieros en su conjunto están libres de incorrección material, debido a fraude o error, y que dichos estados financieros se encuentran preparados de acuerdo al marco de información financiero aplicable a la Cámara de Comercio; y la salvaguarda y conservación de los recursos.
El revisor fiscal de las Cámaras de Comercio deberá dar aplicación a las normas legales sobre revisoría fiscal establecidas por parte de las Normas de Aseguramiento de la Información aplicadas en Colombia y demás normas concordantes.
A su vez, el Revisor Fiscal debe atender lo siguiente:
8.2.2.3.1. Presentar por escrito y oportunamente ante la Administración, las evaluaciones y recomendaciones (preventivas o correctivas) encaminadas a evitar que los administradores u otros funcionarios incurran o persistan en actos irregulares, ilícitos o que contraríen las órdenes de la Administración. Entre las irregularidades que deberán denunciarse, se encuentran las siguientes:
- Abusos de la Administración, que impliquen desconocimiento o violación grave o reiterada de las normas legales o estatutarias.
- Existencia de información errónea, falsa o que no represente fielmente la información financiera.
- El no llevar regularmente la contabilidad o los libros, de conformidad con la normativa vigente, y en especial que la entidad no realice la separación entre los recursos de naturaleza pública o privada.
- Realizar actividades u operaciones que legalmente no le han sido asignadas.
Así mismo, el Revisor Fiscal debe:
- Apoyar a las entidades de supervisión, cuando éstas lo requieran, dentro del ámbito de su competencia, en la forma y con la oportunidad que le sea requerido.
- Evaluar que existen y son adecuadas las medidas de control para la protección de los recursos, con el propósito de verificar su conservación y mantenimiento. La evaluación deberá realizarse de acuerdo a lo establecido por parte de las Normas de Aseguramiento de la Información aplicadas en Colombia.
- Hacer las recomendaciones que resulten pertinentes para mejorar la efectividad y eficacia del control sobre los bienes, sus métodos y procedimientos.
- Hacer seguimiento a las medidas adoptadas por parte de la Administración frente a estas recomendaciones y dejar constancia por escrito.
- Evaluar el Sistema de Control Interno de la Entidad, de conformidad con las Normas de Aseguramiento de la Información aplicadas en Colombia.
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Cuando se otorguen atribuciones al Revisor Fiscal, adicionales a las conferidas por las leyes o los estatutos, éstas deben ser acordes con la naturaleza de su función y preservar su independencia, objetividad e imparcialidad, evitando situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés.
El Revisor Fiscal realizará una auditoría basada en un encargo de seguridad razonable, como lo definen las Normas de Aseguramiento de la Información Financiera aplicadas en Colombia.
8.2.3. Manuales de Procedimientos Las Cámaras de Comercio deben contar con manuales de procedimiento para cada una de las actividades desarrolladas en la administración de los registros públicos, gestiones administrativas, financieras y contractuales, y en las demás actividades encaminadas al cumplimiento de las labores asignadas por el Gobierno Nacional a las Cámaras de Comercio.
Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que le permiten a la Entidad cumplir sus funciones de manera eficiente y ordenada para que, en la ejecución de sus procesos, se minimicen los tiempos y se racionalicen los recursos.
La adopción de estos manuales, permitirá establecer los controles adecuados a cada actividad, de acuerdo con los riesgos existentes en las áreas, así como asegurar que las actividades se llevan a cabo de conformidad con las directrices administrativas.
Con la adopción de los manuales de procedimientos, la Administración por intermedio del área encargada, debe:
8.2.3.1. Asegurar que todo el personal esté capacitado en los procesos a su cargo para el desarrollo de sus funciones.
8.2.3.2. Mantener los manuales actualizados, de acuerdo con los cambios normativos o procedimentales.
8.2.3.3. Mantener a disposición de los funcionarios los manuales vigentes.
8.2.3.4. Vigilar su aplicación en las diferentes áreas de la Entidad.
8.2.4. Gestión Documental Las Cámaras de Comercio deben contar con un Sistema de Gestión Documental, que cumpla con la normatividad vigente y con las instrucciones especiales que profiera esta misma Superintendencia.
8.2.5. Pólizas Las Cámaras de Comercio deben constituir pólizas a efectos de proteger sus actuaciones, sus bienes y el manejo e inversión de sus recursos y cubrir eventualidades que llegaren a poner en riesgo su patrimonio.
CAPÍTULO NOVENO SISTEMA DE EVALUACIÓN DE CÁMARAS DE COMERCIO - SECC
El Sistema de Evaluación de Cámaras de Comercio - SECC, corresponde a la evaluación anual de la gestión de las Cámaras de Comercio, basado en la información reportada a la Superintendencia de
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Industria y Comercio, así como en las respuestas a los requerimientos de información que de manera puntual se realicen, con el fin de analizar principalmente los siguientes aspectos:
- Cumplimiento de la normativa que las regula en materia jurídica, contable y administrativa.
- Aplicación de las instrucciones emitidas por la SIC, a través de Circulares Externas, Instructivos y demás actuaciones.
- Gestión Administrativa
- Gestión Financiera
- Revisoría Fiscal
- Evaluación de la prestación del Servicio Público de Registro y de la Atención al Usuario
9.1. Reportes de información por las Cámaras de Comercio a la SIC
Para efectos de la evaluación SECC, las Cámaras de Comercio deberán reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio a través de los aplicativos dispuestos, la siguiente información:
9.1.1. Plan Anual de Trabajo
En este informe deberán indicarse las actividades que se desarrollarán durante el año siguiente. En el mismo se incluirá para cada actividad, su cobertura, la función que cumple de conformidad con el artículo 2.2.2.38.1.4 del Decreto Único 1074 de 2015, las fechas de programación, el presupuesto requerido y el área responsable, el cual debe someterse a aprobación de la Junta Directiva.
Las actividades que en este programa se incluyan corresponderán a aquellas que tienen como finalidad desarrollar y/o perfeccionar la prestación de los servicios que ofrece la Cámara de Comercio, o de otra forma incrementar su eficiencia y calidad.
Las Cámaras de Comercio deben elaborar este informe anualmente, remitirlo a la Superintendencia de Industria y Comercio y radicarlo dentro de los plazos establecidos en la presente Circular.
9.1.2. Encuesta de Evaluación
Las Cámaras de Comercio del país, deberán diligenciar la Encuesta de Evaluación Anual de Cámaras de Comercio, de acuerdo con el cuestionario que para tal efecto les remita la Superintendencia de Industria y Comercio.
Dicha encuesta debe ser debidamente diligenciada y enviada a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro del término establecido en la presente Circular.
9.1.3. Información financiera
Las Cámaras de Comercio deben radicar en la Superintendencia de Industria y Comercio, los estados financieros en forma comparada con el período inmediatamente anterior, junto con las notas a la información financiera, certificación y el dictamen del revisor fiscal, elaborados de conformidad con las normas vigentes.
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La Superintendencia de Industria y Comercio podrá solicitar estados financieros intermedios e informes complementarios a los mismos cuando lo considere necesario.
9.1.4. Relación de Ingresos y Egresos
Las Cámaras de Comercio deberán presentar anualmente a la Superintendencia de Industria y Comercio el detalle de sus ingresos y egresos, tal como lo establece el numeral 11 del artículo 86 del Código Comercio.
9.1.5. Estudios Económicos de las Zonas
Las Cámaras de Comercio deberán elaborar el concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, de acuerdo con los lineamientos que establezca esta Superintendencia. Dicho informe deberá tenerse a disposición de los usuarios que lo requieran, publicarlo en su página Web y remitirlo a esta Entidad.
9.1.6. Informe Estadístico de Registros Públicos
Las Cámaras de Comercio deberán diligenciar, el “Informe Estadístico de los Registros Públicos” correspondiente a la vigencia anterior, a través del aplicativo disponible en la página Web de la Entidad.
9.1.7. Informe de Labores
Las Cámaras de Comercio deberán remitir el formato “Informe de Labores” de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.
9.2. Información a disposición de usuarios internos y externos
Las Cámaras de Comercio deben publicar en su página Web y tener a disposición del público a más tardar el 31 de enero de cada año, como mínimo la siguiente información, sin perjuicio de dar publicidad a los aspectos regulados en otras disposiciones como la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional:
9.2.1. Informe de Gestión
Las Cámaras de Comercio deberán elaborar un informe de gestión, el cual deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de su gestión y la situación económica, administrativa y jurídica de la Entidad.
9.2.2. Estudio Económico de las Zonas
El estudio económico elaborado deberá tenerse a disposición de los usuarios internos y externos, a través de la página Web de la entidad en un link de fácil acceso.
9.3. Requisitos para el reporte de la información
La información que preparen las Cámaras de Comercio debe cumplir con las normas vigentes y como mínimo atender las siguientes características:
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9.3.1. Íntegra: que cumpla en su totalidad con los requisitos exigidos por las normas vigentes y/o
requerimientos establecidos.
9.3.2. Fidedigna: que garantice a los usuarios confianza y credibilidad.
9.3.3. Legible: que sea de fácil acceso y lectura.
9.3.4. Verificable: que sea posible comprobar el origen de la información y la manera como fue obtenida.
Una vez radicada la información en el sistema, la cámara de comercio será responsable de los errores u omisiones en la información suministrada so pena de las investigaciones o sanciones que se impongan por el incumplimiento a lo establecido en el presente numeral.
9.4. Periodicidad
9.4.1. Las Cámaras de Comercio deben reportar a través del aplicativo a más tardar el 31 de enero
de cada año, la siguiente información:
- Plan Anual de Trabajo
- Relación de Ingresos y Egresos
- Encuesta de Evaluación de la Gestión de cada vigencia
- Informe de Labores
9.4.2. Las Cámaras de Comercio deben reportar en la primera quincena del mes de febrero de cada
año, a través del aplicativo de la Superintendencia de Industria y Comercio, el informe estadístico de
los registros públicos.
9.4.3. Las Cámaras de Comercio deben reportar a través del aplicativo a más tardar el 31 de marzo de cada año, la siguiente información:
- La información financiera.
- El estudio económico de las zonas (envío y publicación)
9.4.4. Las Cámaras de Comercio deben reportar mensualmente a través del aplicativo, la siguiente información:
- La constancia de la noticia mercantil.
- Resumen de las conclusiones adoptadas en las reuniones de Junta Directiva, que deberá ser firmada por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
Las Cámaras de Comercio deberán dar cumplimiento a las fechas establecidas en la presente Circular o en los requerimientos que se efectúen, so pena de la apertura de investigaciones por el incumplimiento a las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
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9.5. Resultado de la evaluación
Evaluada la información remitida por cada Cámara de Comercio, la Superintendencia de Industria y Comercio remitirá un informe de la misma, en la cual podrá:
- Efectuar las observaciones a que haya lugar e impartir instrucciones correspondientes a fin de que las Cámaras de Comercio den estricto cumplimiento y/o adopten los correctivos que sean necesarias para el efecto.
- Solicitar la adopción de un Plan de Mejoramiento, con el fin de que ajusten los aspectos indicados por la Superintendencia.
En estos planes de mejoramiento deberá indicarse las actividades a desarrollar, las fechas previstas de ejecución y los responsables de ejecutarlas.
En caso de presentarse desviaciones en las fechas de ejecución u otro de los elementos antes señalados, los responsables indicarán las razones para que ello hubiere sucedido y de ser necesario modificar las condiciones reportadas a la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicha circunstancia será informada a la Dirección de Cámaras de Comercio como mínimo con diez (10) días hábiles de antelación a la implementación del cambio y en todo caso antes de la fecha de terminación señalada en el plan de mejoramiento.
Los planes de mejoramiento estarán sujetos a la verificación de la Superintendencia de Industria y Comercio y ante su incumplimiento, la Superintendencia adoptará cualquiera de las acciones previstas en la ley.
- Ordenar la apertura de una investigación, cuando se evidencie el incumplimiento en la aplicación de las normas legales o estatutarias, o instrucciones impartidas.
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TITULO IX DE LAS COMPETENCIAS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN LA LEY DEL AVALUADOR ............................................................................................................................... 1
CAPÍTULO PRIMERO DE LA ENTIDAD RECONOCIDA DE AUTORREGULACIÓN (ERA) QUE PARTICIPE EN LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL REGISTRO ABIERTO DE AVALUADORES (RAA) 1
1.1 Reconocimiento de una Entidad reconocida de Autorregulación (ERA) que solicite participar en la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)................................ 1
1.2 Requisitos para la autorización de operación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) que solicite participar en la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) .................................................................................................................... 4
CAPÍTULO SEGUNDO ENTIDAD RECONOCIDA DE AUTORREGULACIÓN (ERA) QUE NO PARTICIPE EN LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL REGISTRO ABIERTO DE AVALUADORES (RAA) ............. 5
2.1 Reconocimiento de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) que no solicite participar en la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) ........... 5
2.2 Requisitos para la autorización de operación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) que no solicite participar en la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) .................................................................................................................... 7
CAPÍTULO TERCERO DEL REGISTRO ABIERTO DE AVALUADORES (RAA).......................................... 8
3.1 De la Operación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) por un tercero............................. 8 3.1.1 Comité de gestión y Coordinación Técnica................................................................................ 8 3.1.2 Creación del operador de la base de datos del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) .......... 9 3.1.3 Contratación del operador de la base de datos del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) .. 11 3.1.4 La persona jurídica creada o contratada para operar el RAA deberá, en todo momento
mientras ejecute la operación: ................................................................................................. 13 3.2 Cuota para el mantenimiento del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) .............................. 14 3.3 Contenido inicial del Registro Abierto de Avaluadores (RAA).................................................. 16 3.4 Política de Protección de Datos Personales ............................................................................ 17 3.5 Certificado de inscripción en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) ................................. 17 3.6 Términos, condiciones y plazos para traslado de avaluadores entre ERA .............................. 18
CAPÍTULO CUARTO DEL RÉGIMEN DE LA AUTORREGULACIÓN............................................................ 22
4.1 Función normativa.................................................................................................................... 22 4.2. Función de supervisión ............................................................................................................ 23 4.3. Función disciplinaria................................................................................................................. 23
CAPÍTULO QUINTO SUPERVISIÓN Y VIGILANCIA ...................................................................................... 24
CAPÍTULO SEXTO DEL RÉGIMEN SANCIONATORIO ................................................................................. 24
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Circular Única
TITULO IX DE LAS COMPETENCIAS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN LA LEY DEL AVALUADOR
CAPÍTULO PRIMERO DE LA ENTIDAD RECONOCIDA DE AUTORREGULACIÓN (ERA) QUE PARTICIPE EN LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL REGISTRO ABIERTO DE AVALUADORES (RAA)*
1.1 Reconocimiento de una Entidad reconocida de Autorregulación (ERA) que solicite participar en la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
Para el reconocimiento como Entidad Reconocida de Autorregulación se deberá diligenciar el formulario contenido en el Anexo No.1, e igualmente, adjuntar los documentos y requisitos que se relacionan a continuación:
1.1.1. Certificado de existencia y representación legal de la entidad que solicite el reconocimiento como Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), con fecha de expedición no mayor a un mes, que la acredite estar constituida como una entidad sin ánimo de lucro, en el cual se indique nombre e identificación del representante legal y revisor fiscal, así como el domicilio y dirección de notificaciones.
1.1.2. Certificación expedida por el representante legal de la entidad solicitante, en la que se indique que cuenta con el número mínimo de personas que hayan manifestado por escrito su interés de inscribirse o ser miembro de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), en por lo menos 10 departamentos del país, el cual no podrá ser inferior al número establecido en la tabla prevista en el Anexo No. 2, de conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2.2.2.17.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Junto con este certificado se deberá anexar:
1.1.2.1. Listado con el nombre completo y documento de identificación de las personas que manifiesten su intención de inscribirse o de ser miembros de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA). La información de que trata este numeral deberá adjuntarse de manera física y en medio magnético, el cual deberá allegarse en formato Excel editable, no protegido y no copiado
* Resolución No. 64191 del 16 de septiembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49637 del 17 de septiembre de 2015. “Por la cual se deroga el contenido del Título IX de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en materia de avaluadores y se incorpora lo establecido en la Ley 1673 de 2013 y el Capítulo 17 del Decreto 1074 de 2015 y se imparten instrucciones, relativas a la actividad del avaluador”.
Resolución 80935 del 8 de octubre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49662 del 11 de octubre de 2015. “por la cual se modifica la Resolución 64191 del 2015, en particular el contenido en el Anexo No. 6 Requerimientos del Sistema del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)”.
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Circular Única
como imagen, para lo cual se deberá diligenciar la tabla contenida en el Anexo No. 3 (Listado de avaluadores).
1.1.2.2. Documento mediante el cual el avaluador manifieste el interés de pertenecer a la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) solicitante, para lo cual se podrá utilizar el formato establecido en el Anexo No. 4 (Carta modelo de manifestación de interés).
1.1.2.3. Prueba del interés legítimo del avaluador que se podrá demostrar informando que se encuentra inscrito en la lista de avaluadores de la Superintendencia de Industria y Comercio, o con la presentación del certificado de evaluación de competencias laborales vigente expedido por el SENA o por una entidad cuyo objeto sea la certificación de competencias laborales de avaluadores, o con la presentación de la certificación en la que conste que pertenece a un gremio o lonja de propiedad raíz, o con uno o más certificados expedidos por empleadores o contratantes, o designaciones como perito avaluador en casos judiciales o administrativos, en los que se demuestre haber realizado uno o más avalúos, o tener título profesional de arquitecto o título académico en el que demuestre haber cursado las materias de avalúos o un título de especialización en avalúos, estos últimos, emitidos por una entidad educativa reconocida por el Ministerio de Educación Nacional.
El avaluador sólo podrá manifestar su intención de inscribirse a una única Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA).
1.1.3. Reglamento interno que deberá contener lo establecido en los artículos 27 de la Ley 1673 de 2013 y 2.2.2.17.5.2 del Decreto 1074 de 2015, en lo que resulte pertinente. En el reglamento se deberá indicar de manera expresa las causales de negación de solicitud de inscripción, así como las causales de suspensión y cancelación de la inscripción de los avaluadores.
1.1.4. Copia de la tarjeta profesional del contador público que llevará la contabilidad de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) solicitante, así como copia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal.
1.1.5. Compromiso firmado por el representante legal de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), de crear la infraestructura tecnológica segura y adecuada que le permita cumplir con los niveles de servicios especificados en el Anexo No. 5.
1.1.6. De ser el caso, escrito firmado por el representante legal de la entidad solicitante en el que manifieste su interés y compromiso irrevocable de llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) y de participar en su creación e implementación. Si más de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) solicita llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA), lo deberá llevar en conjunto con las demás Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA) solicitantes.
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Circular Única
Dentro de los dos (2) meses siguientes a la publicación de la presente resolución, la Superintendencia de Industria y Comercio recibirá las solicitudes de reconocimiento de aquellas entidades que tengan intención de ser Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) y que, adicionalmente, tengan interés en llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) y de participar en su creación e implementación. Vencido este plazo, esta Entidad procederá a reconocer a aquellas que cumplan con los requisitos de ley y se comprometan con lo previsto en los Anexos No. 5 y 6 (Niveles de Servicios y Requisitos del Sistema RAA).
Si una vez presentada la solicitud de reconocimiento de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), esta Superintendencia advierte que la misma no contiene todos los requisitos exigidos en la ley y en las demás normas reglamentarias, se informará por escrito y se otorgará al solicitante un plazo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha del envío de la comunicación, para que aclare, amplíe, corrija, complemente o adjunte los documentos e información faltante. Este plazo podrá ser ampliado por igual término, previa solicitud escrita por parte de la entidad solicitante, debidamente justificada.
Cuando esta Superintendencia observe que al finalizar el término arriba descrito la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) solicitante no cumple con los documentos requeridos, procederá al archivo de la solicitud.
La primera o primeras Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) que reconozca la Superintendencia de Industria y Comercio, será (n) aquella (s) que solicite (n) y se comprometa (n) a llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) y que cumpla (n) con la totalidad de los requisitos previstos en la ley, en las demás normas reglamentarias, así como, en el Anexo No. (6) (Requisitos del sistema RAA) de la presente resolución.
En el evento en que se reconozca más de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) para llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA), será obligación de estas coordinar entre sí la creación e implementación del sistema RAA. Los costos que se generen estarán a cargo de todas ellas, por partes iguales.
En el eventual incumplimiento injustificado de cualquiera de las obligaciones relacionadas con los plazos y actividades para la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA), esta Superintendencia revocará el reconocimiento de la (s) ERA reconocidas para llevar el RAA.
Una vez retirado el reconocimiento se convocará nuevamente a la(s) ERA que quieran participar en la creación e implementación del RAA, no pudiendo presentarse en esta convocatoria aquellas a quienes les fue retirado su reconocimiento y los gremios que la constituyen.
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1.2 Requisitos para la autorización de operación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) que solicite participar en la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
La Superintendencia de Industria y Comercio autorizará la operación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), para lo cual deberá diligenciar el formulario establecido en el Anexo No. 7, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos: 1.2.1. Disponer de un espacio físico y el personal suficiente y capacitado, para el cumplimiento adecuado de sus funciones, así como para atender a sus inscritos y el público en general conforme lo establecido en el acuerdo de los niveles de servicios especificados en el Anexo No. 5.
1.2.2. Demostrar que está conectado al Registro Abierto de Avaluadores (RAA) en los términos establecidos en la Ley 1673 de 2013, Capítulo 17 del Decreto 1074 de 2015 y el Anexo No. 6 (Requisitos del Sistema)
1.2.3. Tener a disposición de los avaluadores inscritos y el público en general, las tarifas y demás cobros por los servicios que presten.
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá en cualquier momento realizar visitas a las Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA) para verificar el cumplimiento de los requisitos previstos en la ley y en la presente resolución, previo a expedir la autorización de operación o con posterioridad a ella.
La Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) que haya obtenido el reconocimiento y que opte por la función de llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) deberá presentar dentro del mes siguiente a su reconocimiento, el plan de trabajo que llevará a cabo para su creación e implementación. Dicho plan deberá incluir como mínimo un cronograma de implementación discriminando las diferentes etapas y actividades de su creación y puesta en funcionamiento, que en ningún caso podrá exceder el término de seis (6) meses.
Cuando esta Superintendencia reconozca más de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) para llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA), se deberá presentar dentro del mes siguiente a su reconocimiento un único Plan de Trabajo por parte de las Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA), reconocidas. Dicho plan deberá incluir como mínimo un cronograma de implementación discriminando las diferentes etapas y actividades de su creación y puesta en funcionamiento, que en ningún caso podrá exceder el término de seis (6) meses.
La (s) Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) que tenga (n) la función de llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) deberá (n) presentar a la Superintendencia de Industria y Comercio durante el tiempo de implementación del sistema, un informe mensual con la ejecución y los avances del plan de trabajo, este informe debe contener como mínimo la siguiente información:
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1. Fecha de generación del informe 2. Fecha inicial y final del periodo a reportar 3. Nombre, cargo y correo electrónico de la persona que realiza el reporte 4. Ejecución del cronograma de actividades en el que se indica: nombre de la actividad,
descripción, fecha inicial, fecha final, porcentaje de avance, resultado de la actividad.
Lo anterior, sin perjuicio de que esta Superintendencia realice requerimientos o visitas para verificar dicho cumplimiento.
La (s) Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) reconocida (s) por esta Superintendencia deberá (n) cumplir con la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) en los términos y plazos establecidos en el cronograma presentado ante esta Entidad.
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá prorrogar el plazo previsto en este numeral en caso de que sobrevengan circunstancias que a su criterio justifiquen su ampliación.
La (s) Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) reconocida (s) por esta Superintendencia podrá(n) inscribir en el RAA a los avaluadores únicamente cuando se haya autorizado su operación.
En el evento en que el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) sea llevado únicamente por una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), la contabilidad de ésta deberá realizarse con base en la normatividad vigente, identificando los costos asociados al funcionamiento del Registro Abierto de Avaluadores (RAA), frente a los costos de operación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA).
CAPÍTULO SEGUNDO ENTIDAD RECONOCIDA DE AUTORREGULACIÓN (ERA) QUE NO PARTICIPE EN LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL REGISTRO ABIERTO DE AVALUADORES (RAA)
2.1 Reconocimiento de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) que no solicite participar en la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
Para el reconocimiento como Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) se deberá diligenciar el formulario contenido en el Anexo No. 1, e igualmente, adjuntar los documentos y requisitos que se relacionan a continuación:
2.1.1. Certificado de existencia y representación legal de la entidad que solicite el reconocimiento como Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), con fecha de expedición no mayor a un mes, que la acredite estar constituida como una entidad sin ánimo de lucro y, en el cual se indique nombre
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Circular Única
e identificación del representante legal y revisor fiscal, así como el domicilio y dirección de notificaciones.
2.1.2. Certificación expedida por el representante legal de la entidad solicitante, en la que se indique que cuenta con el número mínimo de personas que hayan manifestado por escrito su interés de inscribirse o ser miembro de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), en por lo menos 10 departamentos del país, el cual no podrá ser inferior al número establecido en la tabla prevista en el Anexo No. 2, de conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2.2.2.17.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Junto con este certificado se deberá anexar:
2.1.2.1. Listado con el nombre completo y documento de identificación de las personas que manifiesten su intención de inscribirse o de ser miembros de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA). La información de que trata este numeral deberá adjuntarse de manera física y en medio magnético, el cual deberá allegarse en formato Excel editable, no protegido y no copiado como imagen, para lo cual se deberá diligenciar la tabla contenida en el Anexo No. 3 (Listado de avaluadores).
2.1.2.2. Documento mediante el cual el avaluador manifieste el interés de pertenecer a la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) solicitante, para lo cual se podrá utilizar el formato establecido en el Anexo No. 4 (Carta modelo de manifestación de interés).
2.1.2.3. Prueba del interés legítimo del avaluador que se podrá demostrar informando que se encuentra inscrito en la lista de avaluadores de la Superintendencia de Industria y Comercio, o con la presentación del certificado de evaluación de competencias laborales vigente expedido por el SENA o por una entidad cuyo objeto sea la certificación de competencias laborales de avaluadores, o con la presentación de la certificación en la que conste que pertenece a un gremio o lonja de propiedad raíz, o con uno o más certificados expedidos por empleadores o contratantes, o designaciones como perito avaluador en casos judiciales o administrativos, en los que se demuestre haber realizado uno o más avalúos, o tener título profesional de arquitecto o título académico en el que demuestre haber cursado las materias de avalúos o un título de especialización en avalúos, estos últimos, emitidos por una entidad educativa reconocida por el Ministerio de Educación Nacional.
El avaluador sólo podrá manifestar su intención de inscribirse a una única Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA).
2.1.3. Reglamento interno que deberá contener lo establecido en los artículos 27 de la Ley 1673 de 2013 y 2.2.2.17.5.2 del Decreto 1074 de 2015, en lo que resulte pertinente. En el reglamento se deberá indicar de manera expresa las causales de negación de la solicitud de inscripción, así como las causales de suspensión y cancelación de la inscripción de los avaluadores.
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Circular Única
2.1.4. Copia de la tarjeta profesional del contador público que llevará la contabilidad de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) solicitante, así como copia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal.
2.1.5. Compromiso firmado por el representante legal de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), de crear la infraestructura tecnológica segura y adecuada que le permita cumplir con los niveles de servicios especificados en el Anexo No. 5.
Si una vez presentada la solicitud de reconocimiento de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), esta Superintendencia advierte que la misma no contiene todos los requisitos exigidos en la ley y en las demás normas reglamentarias, se informará por escrito y se otorgará al solicitante un plazo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha del envío de la comunicación, para que aclare, amplíe, corrija, complemente o adjunte los documentos e información faltante. Este plazo podrá ser ampliado por igual término, previa solicitud escrita por parte de la entidad solicitante, debidamente justificada.
Cuando esta Superintendencia observe que al finalizar el término arriba descrito la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) solicitante no cumple con los documentos requeridos, procederá al archivo de la solicitud.
De conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 2.2.2.17.3.1 de Decreto 1074 de 2015, el reconocimiento de las demás Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA) que no manifiesten su interés de participar en la creación e implementación del RAA, estará supeditado al reconocimiento y autorización de la (s) primera (s) ERA que opte (n) por llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA).
2.2 Requisitos para la autorización de operación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) que no solicite participar en la creación e implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
La Superintendencia de Industria y Comercio autorizará la operación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), para lo cual deberá diligenciar el formulario establecido en el Anexo No. 7, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
2.2.1. Disponer de un espacio físico y el personal suficiente y capacitado, para el cumplimiento adecuado de sus funciones, así como para atender a sus inscritos y el público en general conforme lo establecido en el acuerdo de los niveles de servicios especificados en el Anexo No. 5.
2.2.2. Demostrar que está conectado al Registro Abierto de Avaluadores (RAA) en los términos establecidos en la Ley 1673 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y el Anexo No. 6 (Requisitos del Sistema).
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2.2.3. Tener a disposición de los avaluadores inscritos y el público en general, las tarifas y demás cobros por los servicios que presten.
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá en cualquier momento realizar visitas a las Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA) para verificar el cumplimiento de los requisitos previstos en la ley y en la presente resolución, previo a expedir la autorización de operación o con posterioridad a ella.
La (s) Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) reconocida (s) por esta Superintendencia podrá(n) inscribir en el RAA a los avaluadores únicamente cuando se haya autorizado su operación.
CAPÍTULO TERCERO DEL REGISTRO ABIERTO DE AVALUADORES (RAA)
3.1 De la Operación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) por un tercero
De conformidad con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 2.2.2.17.3.2 del Decreto 1074 de 2015, en el evento en que exista únicamente una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) que lleve el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) y esta supere el número de dos mil (2.000) avaluadores inscritos o se reconozca por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio otra Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), la ERA que inicialmente llevaba el registro deberá coordinar con la (s) ERA entrante (s), las medidas necesarias para crear una persona jurídica diferente quien realizará las funciones de operador de la base de datos o contrate con un tercero que administre el Registro Abierto de Avaluadores (RAA), para lo cual tendrá (n) un término máximo de tres (3) meses contados a partir del reconocimiento de la siguiente (s) Entidad(es) Reconocida(s) de Autorregulación (ERA). La persona jurídica deberá cumplir con lo establecido en los Anexos No. 5 y 6 (Acuerdo de Niveles de Servicio y Requisitos del Sistema RAA).
3.1.1 Comité de gestión y Coordinación Técnica
En virtud de lo establecido en el parágrafo 1, artículo 2.2.2.17.3.2 del Decreto 1074 de 2015, se deberá crear un órgano o Comité de Gestión y Coordinación Técnica, el cual, sin perjuicio de las facultades de inspección vigilancia y control de la Superintendencia de Industria y Comercio, se dará su propio reglamento y estará conformado por un número impar de personas que represente al administrador del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) y las Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA) que se encuentren reconocidas por esta Superintendencia, en un número proporcional a los avaluadores inscritos, por cada Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA).
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La conformación del órgano o comité se actualizará, con corte al último día hábil del tercer trimestre de cada año, con base en el número de personas registradas en el RAA por cada una de las Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA).
3.1.2 Creación del operador de la base de datos del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)1
La persona jurídica que se cree para operar la base de datos del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) deberá cumplir con los siguientes requisitos, incorporados en sus estatutos de constitución:
- Ser persona jurídica legalmente capaz, establecida o constituida de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio, la Ley 1258 de 2008 y las normas que las modifiquen o sustituyan.
- Su objeto se limitará a la operación del RAA, esto es, a la ejecución de actividades relativas aI funcionamiento del sistema de información, entre las que se encuentra el mantenimiento de la plataforma y la interconexión de todas las ERA reconocidas y autorizadas asegurando así la alimentación del sistema, en los términos del parágrafo 2 del artículo 24 de la Ley 1673 de 2013.
Para lo anterior, la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA debe(n) disponer de los mecanismos legales necesarios en relación con la gestión de los derechos de propiedad intelectual a que haya lugar.
- Se deben incluir disposiciones que establezcan términos iguales y equitativos para que el operador creado garantice a todas las ERA reconocidas y autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, la intercomunicación con la base de datos y el ejercicio de la función da Registro Abierto de Avaluadores en las mismas condiciones, de conformidad con lo estipulado en el artículo 24 de la Ley 1673 de 2013.
- En los estatutos se deben establecer disposiciones relativas al cuidado, custodia y confidencialidad de la información contenida en el RAA. Además, el operador está obligado a conservar de manera segura la información que obtiene como resultado del ejercicio de sus funciones, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- La información aportada a la base de datos por cada ERA debe protegerse de manera independiente, garantizando que su contenido no sea de acceso a las otras ERA(S), ni sea indebidamente usado o alterado por las otras ERA(s), el operador o un tercero, También deberá sujetarse a los principios, derechos y garantías previstos en las normas generales de protección de datos personales, so pena de las sanciones previstas por la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
1 Resolución No. 92667 del 21 de diciembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50817 del 24 de diciembre de 2018. “Por la cual se adicionan unos numerales en el Capítulo Tercero del Título IX de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”
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Circular Única
- La operación a través de esta persona jurídica se garantizará con la cuota de mantenimiento que fije la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos del numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título IX de la Circular Única. La Superintendencia ejercerá funciones de inspección, vigilancia y control respecto del cumplimiento del pago de la cuota de mantenimiento por parto de las ERA reconocidas y autorizadas frente a la persona jurídica creada para operar la base de datos.
- Los órganos de administración de la persona jurídica operadora del RAA deben ser independientes a los de la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA.
- La(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA deben desplegar todas las medidas necesarias para garantizar la imparcialidad e independencia en el funcionamiento de la persona jurídica creada para operar el RAA. Para este efecto, entre otros, el personal del operador de la plataforma no podrá depender de ninguna manera de la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA.
- La persona jurídica creada debe garantizar independencia en la operación de la base de datos respecto de la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA, guardando la confidencialidad de la información y asegurando la protección de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012, tal y como está dispuesto en el numeral 3.4 del Capítulo Tercero del Título IX de la Circular Única, adoptado) mediante la Resolución 64191 de 2015.
- Para la elaboración de los estatutos se deberá establecer una matriz de riesgos que identifique las posibles irregularidades o abusos que puedan presentarse en la operación de la plataforma por la persona jurídica creada. Asimismo, se deberán estipular las medidas que se adoptarán en cada uno de los escenarios.
- Teniendo en cuenta que el RAA es un protocolo de acceso a cualquier interesado, abierto el público y creado mediante la Ley 1673 de 2013, no es susceptible de apropiación exclusiva per ninguna persona jurídica que tenga a su cargo la operación de la base de datos de dicho registro.
- La persona jurídica creada debe cumplir con lo establecido en los Anexos 5 y 6 (Acuerdo do Niveles del Servicio y Requisitos del Sistema RAA) de la Resolución 64191 de 2015.
- En aras de proteger y garantizar el funcionamiento del mercado valuatorio; la operación del RAA estará bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Industria y Comercio, da conformidad con las competencias asignadas en la Ley 1673 de 2013 y su Decreto Reglamentario.
- De acuerdo con lo estipulado en el parágrafo 1 del artículo 2.2.2.17.3.2 del Decreto 1074 da 2015, en concordancia con el numeral 3.1.1 del Capítulo Tercero del Título IX de la Circular Única; las decisiones sobre la operación del RAA serán tomadas en el seno del Comité de Gestión y Coordinación Técnica, considerando la proporción de cada ERA de acuerdo con el número de avaluadores que cada una de ellas tenga inscritos en la base de datos.
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- Al margen de la vigencia de la persona jurídica creada, Ia(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA debe(r) garantizar en todo momento y de manera continuada la operación de la base de datos a través de un tercero.
- Los estatutos no pueden establecer disposiciones que impongan a las ERA reconocidas y autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, cargas u obligaciones adicionales a las establecidas en la ley o las instruidas por esta Entidad.
Parágrafo 1. A efectos de lo dispuesto en el artículo 2.2.2.17.5.3 del Decreto 1074 de 2015 (artículo 29 del Decreto 556 de 2014), en el caso que una ERA solicite su autorización con posterioridad a la creación de la persona jurídica que opere el RAA, y pretenda acreditar el cumplimiento de lo señalado en el numeral 2.2 del referido artículo, la(s) ERA(s) que lleve(n) el RAA deberá(n), de manera eficaz y diligente, desplegar las acciones necesarias para que la nueva ERA se adhiera como miembro del operador de la base de datos bajo las condiciones arriba indicadas.
Parágrafo 2. La entrega de la base de datos del RAA por parte de la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA hacia la persona jurídica creada debe ser transparente para los usuarios del sistema de información; esto es, no debe sufrir afectación de cualquier índole, ni interrupción de su operación, de manera que los intereses de los avaluadores no se vean afectados o en riesgo.
3.1.3 Contratación del operador de la base de datos del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
Para la contratación de la persona jurídica que opere la base de datos del Registro Abierto de Avaluadores (RAA), el acuerdo de voluntades que se celebre se limitará a los siguientes parámetros
- El objeto del acuerdo de voluntades que se celebre entre la(s) ERA(s) que lleve(n) el RAA y operador se debe limitar a la operación de la plataforma, esto es, a la ejecución de actividades relativas al funcionamiento del sistema de información, entre las que se encuentra el mantenimiento de la plataforma y la interconexión de todas las ERA reconocidas y autorizadas asegurando así la alimentación del sistema, en los términos del parágrafo 2 del artículo 24 de la Ley 1673 de 2013.
Para lo anterior, la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA debe(n) disponer de los mecanismos legales necesarios en relación con la gestión de los derechos de propiedad intelectual a que haya lugar.
- En el acuerdo de voluntades se deben incluir cláusulas que establezcan términos iguales y equitativos para que el operador contratado garantice a todas las ERA reconocidas y autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, la intercomunicación con la base de datos y el ejercicio de la función de Registro Abierto de Avaluadores en las mismas condiciones, de conformidad con lo estipulado en el artículo 24 de la Ley 1673 de 2013.
- Dentro de las cláusulas del contrato se deben establecer disposiciones relativas al cuidado, custodia y confidencialidad de la información contenida en el RAA. Además, el operador está obligado a conservar de manera segura la información que obtiene como resultado del ejercicio
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de sus funciones, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- La información aportada a la base de datos por cada ERA debe protegerse de manera independiente, garantizando que su contenido no sea de acceso a las otras ERA(S), ni sea indebidamente usado o alterado por las otras ERA(s), el operador o un tercero.
- La operación se garantizará con la cuota de mantenimiento que fije la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos señalados en el numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título IX de la Circular Única. La Superintendencia ejercerá funciones de inspección, vigilancia y control respecto del cumplimiento del pago de la cuota de mantenimiento por parte de las ERA reconocidas y autorizadas frente a la persona jurídica contratada para operar la base de datos.
- La persona jurídica operadora de la base de datos debe garantizar independencia en la operación de la base de datos respecto de la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA. guardando la confidencialidad de la información y asegurando la protección de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012. tal y como está dispuesto en el numeral 3.4 del Capítulo Tercero del Título IX de la Circular Única.
- Se deberá establecer una matriz de riesgos que identifique las posibles irregularidades o abusos que puedan presentarse en la operación de la plataforma por la persona jurídica contratada. Asimismo, se deberán estipular las medidas que se adoptarán en cada uno de los escenarios.
- Teniendo en cuenta que el RAA es un protocolo de acceso a cualquier interesado, abierto al público y creado mediante la Ley 1673 de 2013, no es susceptible de apropiación exclusiva per ninguna persona jurídica que tenga a su cargo la operación de la base de datos de dicho registro.
- La persona jurídica operadora del RAA debe cumplir con lo establecido en los Anexos 5 y 6 (Acuerdo de Niveles del Servicio y Requisitos del Sistema RAA) de la Resolución 64191 de 2015.
- En aras de proteger y garantizar el funcionamiento del mercado valuatorio, la operación del RAA estará bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con las competencias asignadas en la Ley 1673 de 2013 y su Decreto Reglamentario.
- De acuerdo con lo estipulado en el parágrafo 1 del artículo 2.2.2.17.3.2 del Decreto 1074 de 2015, en concordancia con el numeral 3.1.1 del Capítulo Tercero del Título IX de la Circular Única, las decisiones sobre la operación del RAA serán tomadas en el seno del Comité de Gestión y Coordinación Técnica, considerando la proporción de cada ERA de acuerdo con el número de avaluadores que cada una de ellas tenga inscritos en la base de datos.
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- Sin perjuicio de la vigencia del acuerdo de voluntades, la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA debe(n) garantizar en todo momento y de manera continuada la operación de la base de datos a través de un tercero.
- Se debe establecer como causal de terminación del contrato, el incumplimiento por parte del operador de los requisitos estipulados en los Anexos 5 y 6 (Acuerdo de Niveles del Servicio y Requisitos del Sistema RAA) de la Resolución 64191 de 2015. En este caso, la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA debe(n) adelantar el trámite correspondiente para crear o contratar otra persona jurídica, garantizando en todo caso la operación del RAA en todo momento y de manera continuada.
- En virtud de los alcances de la autonomía de la voluntad privada, las cláusulas que tengan como objeto o por efecto imponer cargas u obligaciones adicionales a las contenidas en la ley o instruidas por esta Superintendencia, solo serán vinculantes para la(s) ERA(s) que lleve(n) el RAA y que haya(n) contratado al operador.
Parágrafo 1. A efectos de lo dispuesto en el artículo 2.2.2.17.5.3 del Decreto 1074 de 2015 (artículo 29 del Decreto 556 de 2014), cuando una ERA solicite su autorización con posterioridad a la contratación de la persona jurídica que opere el RAA, y pretenda acreditar el cumplimiento de lo señalado en el numeral 2.2 del referido artículo, la(s) ERA(s) que lleve(n) el RAA deberá(n), de manera eficaz y diligente, desplegar las acciones necesarias para que la nueva ERA se adhiera como contratante del operador de la base de datos bajo las condiciones arriba indicadas.
Parágrafo 2. La entrega de la base de datos del RAA por parte de la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA hacia la persona jurídica contratada debe ser transparente para los usuarios del sistema de información; esto es, no debe sufrir afectación de cualquier índole, ni interrupción de su operación, de manera que los intereses de los avaluadores no se vean afectados o en riesgo.
3.1.4 La persona jurídica creada o contratada para operar el RAA deberá, en todo momento mientras ejecute la operación:
a. Garantizar a todas las ERA reconocidas y autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, la intercomunicación con la base de datos y el ejercicio de la alimentación de la plataforma (función de Registro Abierto de Avaluadores -RAA) en las mismas condiciones.
Para el efecto, la persona jurídica creada o contratada deberá (i) entregar dentro de los plazos señalados por la Superintendencia de Industria y Comercio, las credenciales del RAA en ambiente de pruebas a las ERA reconocidas por esta y que soliciten la autorización para operar en los términos del numeral 1 del artículo 2.2.2.17.5.3 del Decreto 1074 de 2015; y (ii) entregar dentro de los plazos señalados por la Superintendencia de Industria y Comercio, las credenciales del RAA en ambiente de producción a las ERA reconocidas y autorizadas por esta.
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b. Expedir mensualmente una certificación oficial del número de avaluadores inscritos en el RAA con corte al último día calendario del mes inmediatamente anterior, discriminando lo que corresponde a cada ERA reconocida y autorizada. Esta certificación debe ser entregada por el operador a cada ERA dentro de los tres (3) primeros días calendario del siguiente mes, acompañada del documento correspondiente para legalizar el pago de la cuota de mantenimiento que fije la Superintendencia de Industria y Comercio.
c. Legalizar y exigir a las ERA reconocidas y autorizadas el pago de la cuota de mantenimiento que fije la Superintendencia de Industria y Comercio.
d. Velar por el cuidado, custodia y confidencialidad de la información contenida en el RAA, conservando de manera segura la información que obtiene como resultado de la operación de la base de datos.
e. Garantizar independencia en la operación de la base de datos respecto de la(s) ERA(s) que lleva(n) el RAA; guardando la confidencialidad de la información y asegurando la protección de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
f. Tener representación en el Comité de Gestión y Coordinación Técnica en los términos del parágrafo 1 del artículo 2.2.2.17.3.2 del Decreto 1074 de 2015. El operador participará con voz pero sin voto.
g. Atender los requerimientos e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
h. Brindar a todas las ERA reconocidas y autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, en igualdad de condiciones, la información y condiciones técnicas necesarias para la operación del RAA.
i. Presentar mensualmente ante la Superintendencia de Industria y Comercio el reporte de información de que trata el numeral 2 del Anexo 5 (Acuerdo de Niveles del Servicio) en sus ítems 3, 4 y 5 relativos al Administrador del Sistema RAA.
j. Las demás actividades inherentes al adecuado funcionamiento del RAA.
3.2 Cuota para el mantenimiento del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
La Superintendencia de Industria y Comercio establecerá anualmente la cuota que, de acuerdo con el estudio que aporte (n) la (s) Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) que lleve (n) el Registro Abierto de Avaluadores (RAA), previa revisión y ajuste de la oficina de estudios económicos de esta Entidad, corresponda al valor que cada Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) asumirá proporcionalmente al número de avaluadores inscritos para el funcionamiento y mantenimiento del Registro Abierto de Avaluadores (RAA).
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El primer estudio económico para soportar la cuota de implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA) deberá ser presentado en el cuarto (4) mes de implementación del sistema por la (s) ERA que tenga la función de llevar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA). Para los años siguientes, el estudio se deberá presentar dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de febrero de cada anualidad y esta Entidad tendrá dos (2) meses para establecer la cuota.
El estudio de determinación de las cuotas que la (s) Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) debe (n) realizarse para garantizar el buen funcionamiento de la plataforma en la que se ha implementado el Registro Abierto de Avaluadores (RAA), así como su adecuada sostenibilidad y administración, para lo cual, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
3.2.1. Costos totales de implementación (diseño, montaje y puesta en funcionamiento) del Registro Abierto de Avaluadores (RAA), los cuales se deberán amortizar durante los cinco (5) primeros años de su funcionamiento.
3.2.2. Costos de operación y mantenimiento Registro Abierto de Avaluadores (RAA), el cual deberá reflejar:
1. Número de avaluadores inscritos. 2. Crecimiento de solicitudes de inscripción de avaluadores ante la (s) Entidad (es) Reconocida (s)
de Autorregulación (ERA). 3. Número de solicitudes de certificados requeridos al RAA. 4. Crecimiento de solicitudes de certificados requeridos al RAA.
3.2.3. Costos de desarrollo de esquemas de contingencia ante eventuales riesgos de la operación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA).
3.2.4. Costos de expansión de la plataforma ante el crecimiento del Registro Abierto de Avaluadores (RAA).
3.2.5. Costos de mantenimiento de un repositorio de seguridad con la información del Registro Abierto de Avaluadores (RAA).
Adicionalmente, el anterior estudio deberá:
3.2.1.1. Responder a un principio de sostenibilidad financiera del Registro Abierto de Avaluadores (RAA).
3.2.1.2. Atender criterios objetivos utilizando metodologías de reconocido valor técnico que sugieran el valor correspondiente.
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3.2.1.3. Ser sufragado por la (s) ERA reconocidas al momento de su elaboración. En caso de estar reconocida más de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) para la implementación del Registro Abierto de Avaluadores (RAA), el estudio deberá ser asumido por ellas, en partes iguales.
3.2.1.4. Adoptar un modelo único, transparente, eficiente y eficaz en su implementación para toda (s) la (s) ERA.
3.2.1.5. Ser presentado a evaluación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio quien lo revisará, realizará observaciones y avalará el ejercicio propuesto como requisito previo a la implementación de esta cuota.
3.2.1.6. Ser publicado en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) y deberá informarse de forma oportuna a toda (s) la (s) ERA con el fin de que se pueda fijar la contribución por parte de cada una.
En el acto por medio del cual se fije anualmente el valor de la cuota de mantenimiento al Registro Abierto de Avaluadores (RAA) se deberá indicar el valor que le corresponde cancelar a cada Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) por cada uno de los certificados de inscripción en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) expedidos en virtud de dicha función.
La cuota de que trata el numeral 3.2 de esta resolución es diferente a la establecida en el artículo 2.2.2.17.4.6 del Decreto 1074 de 2015.
La(s) Entidad(es) Reconocida(s) de Autorregulación ERA que no cumpla (n) con el pago de la cuota al Registro Abierto de Avaluadores (RAA) se le suspenderá la conexión a la plataforma del RAA y, en consecuencia, esta Superintendencia podrá suspender su autorización e incluso revocar su reconocimiento.
3.3 Contenido inicial del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
La inscripción de los avaluadores en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) por parte de la(s) (ERA) únicamente se podrá realizar cuando la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) se encuentre autorizada para operar por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los datos contenidos en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) serán ingresados por la (s) ERA, quien (es) lo alimentará (n) con la información que suministre el avaluador conforme el formulario contenido en el Anexo No. 8, conservando el histórico correspondiente a la experiencia, títulos profesionales, certificados de competencias laborales, sanciones, retiros, demoras en los pagos y demás información que resulte pertinente.
Es obligación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) mantener debidamente actualizada la información de cada uno de sus inscritos en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA), en los términos previstos del artículo 2.2.2.17.3.4 del Decreto 1074 de 2015.
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La información contenida en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) deberá estar disponible para la Superintendencia de Industria y Comercio, en cualquier momento, sin que esto origine costo alguno para esta Entidad.
3.4 Política de Protección de Datos Personales
En cumplimiento con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y en el Capítulo 25 del Decreto 1074 del 2015, y demás normas que regulan la materia, las Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA) y el operador de la base de datos encargado de administrar el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) deberá adoptar todas las medidas necesarias para garantizar la protección de datos personales.
La Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) únicamente podrá consultar en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA), la información relacionada con sus inscritos.
3.5 Certificado de inscripción en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
La información del certificado que expida el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) a través de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) deberá ser tomada de la información que reposa en dicho Registro, por lo cual la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) no podrá omitir, adicionar o modificar.
Los certificados deberán contener la siguiente información:
1. Nombre o razón social de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) con el número del NIT;
2. Número y fecha de resolución por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio reconoció a la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA);
3. Lugar y fecha de expedición del certificado; 4. Nombre completo e identificación del avaluador; 5. Número y fecha de inscripción del avaluador en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA); 6. Datos completos de contacto del avaluador, incluyendo lugar de domicilio, teléfonos y correo
electrónico; 7. Categoría(s) y alcance de la actividad en la cual se encuentra registrado el avaluador; 8. Registros voluntarios en materia de experiencia y vigencia de los certificados de calidad de
personas; 9. Sanciones vigentes, tipo de sanción y fecha de su vigencia; 10. Mora en el pago de la cuota de mantenimiento de la Entidad Reconocida de Autorregulación
(ERA); 11. Firma del representante legal de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA); 12. Indicar la fecha de vigencia del certificado.
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En el evento en que la inscripción se encuentre cancelada, el certificado únicamente informará dicha situación.
3.6 Términos, condiciones y plazos para traslado de avaluadores entre ERA2
3.6.1. Objeto. Establecer los términos, condiciones y plazos para que un avaluador pueda cambiar de Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA).
3.6.2. Definiciones
Avaluador inscrito interesado: Persona que ejerce la actividad valuatoria que se encuentra inscrita en el RAA y que manifiesta su intención de* trasladarse de una ERA a otra ERA.
ERA de origen: Entidad Reconocida de Autorregulación a través de la cual el "avaluador inscrito interesado" se encuentra inscrito en el RAA.
ERA de destino: Entidad Reconocida de Autorregulación a la cual el "avaluador inscrito interesado" manifiesta su intención de trasladarse con el objeto de ser inscrito en el RAA a través de ella.
Formulario de registro de cancelación del avaluador - traslado: Documento, ya sea físico o digital, adoptado por la ERA de origen de acuerdo con los términos señalados en la presente resolución, a través del cual el "avaluador inscrito interesado" introduce los datos estructurados / solicitados, en las zonas correspondientes, para ser registrados, almacenados, analizados y procesados posteriormente.
3.6.3. Consideraciones generales.
3.6.3.1. La elección de la ERA se hará directamente por el avaluador de manera libre y voluntaria en cualquier momento, previo cumplimiento de las condiciones aquí expuestas, así como de los requisitos establecidos en la Ley 1673 de 2013 y las normas que la modifiquen, sustituyan o complementen.
3.6.3.2. El registro de la solicitud de traslado por parte de el "avaluador inscrito interesado" podrá efectuarse en cualquier día del mes.
3.6.4. Condiciones para el traslado entre Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA). Para el traslado entre Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA), el "avaluador inscrito interesado" deberá cumplir con las siguientes condiciones:
3.6.4.1. No estar sancionado y/o suspendido para ejercer la actividad valuatoria.
2 Resolución No. 89995 del 12 de diciembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50806 del 13 de diciembre de 2018. “Por la cual se establecen los términos, condiciones y plazos para realizar un traslado entre Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA)”.
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3.6.4.2. No encontrarse inmerso en una investigación de carácter disciplinario adelantada en su contra. 3.6.4.3. Encontrarse al día en sus obligaciones de autorregulación.
3.6.5. formulario de solicitud de traslado. Toda ERA deberá crear un "formulario de registro de cancelación del avaluador - traslado", ya sea en formato físico o digital, con el fin de registrar, almacenar, analizar y procesar la solicitud de traslado efectuada por el "avaluador inscrito interesado".
Las ERA deberán establecer cuál es el medio (físico o digital) que implementarán para el formulario anterior y la forma en que los avaluadores accederán al mismo.
El formulario deberá contener los siguientes mínimos:
INFORMACION QUE DEBE DILIGENCIAR EL "AVALUADOR INSCRITO INTERESADO":
- Número consecutivo de la solicitud (este número es asignado por la ERA de origen)
- Fecha: año, mes, día
- Nombre de la "ERA de origen"
- Nombre de la "ERA de destino"
- Nombres y apellidos del “avaluador inscrito interesado"
- Tipo de documento
- Número de documento
- Número de tarjeta profesional (si aplica)
- Dirección física de notificación
- Dirección electrónica de notificación
- Teléfono fijo de contacto
- Teléfono móvil de contacto
- Espacio denominado “manifestación expresa" en donde el "avaluador inscrito interesado" informa a la "ERA de origen" su intención de trasladarse a otra ERA.
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- Firma manuscrita del "avaluador inscrito interesado" (en caso de diligenciamiento del formulario físico)
Nota: Si el formulario es digital, se entenderá suscrito por el "avaluador inscrito interesado" con el envió desde su dirección electrónica de notificación o desde el medio dispuesto por la ERA.
INFORMACIÓN QUE DEBE SER DILIGENCIADA POR LA "ERA DE ORIGEN":
- Fecha de Inscripción del "avaluador inscrito interesado" en el RAA
- Categorías en las que el "avaluador inscrito interesado" está inscrito en el RAA.
- Régimen bajo el cual se encuentra inscrito el "avaluador inscrito interesado" en el RAA
- Vigencia del certificado de persona emitido por organismo de evaluación de la conformidad acreditado por el ONAC bajo la norma ISO 17024, correspondiente al “avaluador inscrito interesado" indicando las fechas de otorgamiento y los seguimientos, si los hubiere: Año, mes, día (otorgamiento) Año, mes, día (seguimiento) NOTA: Este espacio será diligenciado cuando la inscripción se hubiere efectuado bajo el régimen de transición de que trata el parágrafo 1° del artículo 6" de la Ley 1673 de 2013.
- Firma manuscrita, mecánica o digital de la persona responsable de las verificaciones, análisis y del concepto, y su cargo.
3.6.6. Procedimiento
1) El "avaluador inscrito interesado” que desee trasladarse de ERA debe acudir ante la "ERA de origen" para que le sea expedido paz y salvo sobre las condiciones señaladas en el numeral 3.6.4 de esta Resolución, previo diligenciamiento del "formulario de registro de cancelación del avaluador - traslado".
El término con el que cuenta la "ERA de origen" para expedir el paz y salvo será de dos (2) días hábiles contados a partir del día siguiente hábil en el que el "avaluador inscrito interesado" radicó el "formulario de registro de cancelación del avaluador - traslado" diligenciado.
En el evento en que no se cumplan las condiciones del numeral 3.6.4 de esta resolución y no sea posible la expedición del paz y salvo, la "ERA de origen", en el mismo término anterior, deberá
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notificar al "avaluador inscrito interesado", el cual podrá adelantar el trámite de impugnación señalado en el reglamento interno de la "ERA de origen" para el procedimiento de inscripción.
2) Una vez se obtenga el paz y salvo, el "avaluador inscrito interesado" deberá dirigirse a la "ERA de destino" para elevar la solicitud de traslado, radicando copia del paz y salvo junto a los documentos que considere necesarios la "ERA de destino".
3) Si la "ERA de destino" encuentra que el "avaluador inscrito interesado" cumple los requisitos según lo dispuesto en su reglamento interno y en la normatividad aplicable a la actividad valuatoria, comunicará tal decisión al "avaluador inscrito interesado" y a la "ERA de origen".
Si la "ERA de destino" encuentra que el "avaluador inscrito interesado" no cumple con los requisitos dispuestos en su reglamento interno y en la normatividad aplicable a la actividad valuatoria, y decide no aceptar el traslado, deberá notificar al "avaluador inscrito interesado" y comunicar a la "ERA de origen" de tal decisión. Sobre la misma, "avaluador inscrito interesado" podrá surtir el procedimiento de impugnación señalado en el reglamento interno de la "ERA de destino" para el procedimiento de inscripción.
Si luego de resolverse la impugnación presentada por el "avaluador inscrito interesado" la "ERA de destino" decide revocar la decisión, se deberá continuar con las etapas subsiguientes. Si, por el contrario, la ERA de destino decide confirmar la decisión de no viabilidad para el traslado, se entenderá por terminado el trámite de traslado.
4) Una vez comunicada la aceptación del traslado, al día siguiente la "ERA de origen" debe "dar de baja" en el RAA al "avaluador inscrito interesado". Al dia subsiguiente la "ERA de destino" debe dar de alta en el RAA al "avaluador inscrito interesado".
Parágrafo 1. El "avaluador inscrito interesado" no podrá solicitar a la "ERA de destino", en virtud del traslado de ERA, la inscripción de categorías adicionales. Para ello se seguirán los términos y el procedimiento de inscripción señalado en el reglamento interno de la "ERA de destino".
Parágrafo 2. La "ERA de origen" no podrá negar el paz y salvo a un avaluador, salvo que se acredite el incumplimiento de alguna de las condiciones previstas en el numeral 3.6.4 de esta Resolución.
Parágrafo 3. En el evento en que la "ERA de origen" se encuentre adelantando averiguaciones preliminares respecto del "avaluador inscrito interesado", deberá continuar con el procedimiento de traslado, y entregar a la "ERA de destino" los soportes probatorios de las averiguaciones preliminares para que adelante las acciones disciplinarias a que haya lugar.
Parágrafo 4. En el evento en que un "avaluador inscrito interesado" haya sido inscrito en el RAA bajo el régimen de transición de que trata el parágrafo 1° del artículo 6° de la Ley 1673 de 2013, el traslado será procedente siempre y cuando se evidencie solución de no continuidad y vigencia del certificado de persona emitido por un organismo de evaluación de la conformidad acreditado por el ONAC bajo la norma ISO 17024.
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3.6.7. Cuota de mantenimiento del Registro Abierto de Avaluadores (RAA)
El pago de la cuota de mantenimiento del RAA de que trata el numeral 3.2 deberá ser asumido por la ERA que tutele al "avaluador inscrito interesado" según los parámetros señalados en precedencia. Así, una vez la "ERA de destino" dé de alta al "avaluador inscrito interesado" mediante su inscripción en el RAA, deberá asumir la carga del mantenimiento del sistema RAA según lo que determine esta Superintendencia; y de la misma manera, antes de la referida activación, y previo a dar de baja al "avaluador inscrito interesado" la "ERA de origen" será la que asuma la mencionada carga.
CAPÍTULO CUARTO DEL RÉGIMEN DE LA AUTORREGULACIÓN
En virtud del artículo 2.2.2.17.4.3 del Decreto 1074 de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio establece las condiciones mínimas para el ejercicio de la función de autorregulación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), en los siguientes términos:
4.1 Función normativa
Conforme el principio de autonomía de la voluntad privada la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) deberá garantizar que las normas que adopte en cumplimiento de su función normativa asegure el funcionamiento de la actividad del avaluador, y a su vez, propender por su conocimiento y difusión entre los sujetos de autorregulación y terceros interesados.
La Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) ejercerá la función normativa mediante la adopción de reglamentos, para lo cual deberá establecer un procedimiento tendiente a su expedición. De igual forma, le corresponderá crear un Comité Normativo que apruebe la expedición de los mismos.
Cuando el reglamento de autorregulación implique asuntos de carácter disciplinario, se deberá garantizar que el Comité Disciplinario intervenga en su adopción.
En ejercicio de la función normativa se deberá adoptar un Código de Ética que adopte los postulados éticos de la actividad del avaluador.
Es función del Comité Normativo de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) garantizar que en los reglamentos que se expidan se busque propender por la protección a los consumidores, usuarios y, en general, el interés público de la actividad del avaluador. La Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) deberá cumplir con los procedimientos e instrumentos adecuados para asegurar la gestión documental y organización de archivos, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y en las demás normas legales, vigentes sobre la materia.
Pág. 22 Título IX
Circular Única
En virtud de esta función la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) deberá expedir un reglamento por medio del cual se adopte el procedimiento para atender las peticiones, quejas y reclamos (PQR) por parte de sus inscritos y del público en general, estableciendo términos para su decisión, lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en el reglamento interno.
4.2. Función de supervisión
La Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) creará un Comité de Supervisión integrado por mínimo cinco (5) representantes de sus miembros, el cual tendrá a cargo las siguientes actividades:
1. Realizar el seguimiento del cumplimiento de los reglamentos de autorregulación expedidos en virtud de la función normativa.
2. Verificar la información presentada por los avaluadores inscritos. 3. Efectuar requerimientos de información a los sujetos de autorregulación y a terceros, en relación
con sus inscritos. 4. Diseñar, implementar y adoptar estrategias para verificar el cumplimiento de las normas de
autorregulación, así como para prevenir el ejercicio ilegal de la actividad. 5. Adelantar una gestión de supervisión preventiva para evitar la ocurrencia de infracciones a la
actividad de los avaluadores. 6. Evaluar las quejas presentadas por los sujetos de autorregulación y terceros. 7. Adoptar las medidas necesarias para no inscribir en el RAA a aquellas personas a quienes se les
haya cancelado su inscripción o se encuentre suspendida, por parte de otra Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA).
8. Garantizar el cumplimiento de las sanciones impuestas. 9. Adoptar las medidas de prevención y control para detectar posibles operaciones sospechosas en
desarrollo de la actividad del avaluador, en materia de lavado de activos y financiación de terrorismo.
4.3. Función disciplinaria
En virtud de la función disciplinaria a cargo de las Entidades Reconocidas de Autorregulación (ERA) se deberán adoptar las acciones necesarias para garantizar el debido proceso en las investigaciones que se realicen a los sujetos de autorregulación, para lo cual deberá observase lo dispuesto en el Título III Procedimiento Administrativo General, Capítulo III Procedimiento administrativo sancionatorio, de la Ley 1437 de 2011.
Los avaluadores podrán ser sujetos de la función disciplinaria a cargo de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), por hechos ocurridos durante su inscripción.
4.4. Disposiciones de Gobierno Corporativo
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La (s) Entidad (es) Reconocida (s) de Autorregulación (ERA) deberá (n) adoptar un Código de Buen Gobierno Corporativo atendiendo los principios constitucionales y legales que garanticen el ejercicio de los derechos de los miembros de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), el adecuado cumplimiento de las funciones de autorregulación y que adopte los postulados éticos de la actividad del avaluador. Igualmente, deberá propender porque los miembros de comités, representantes y directivos de la (s) ERA (s) gocen de solvencia moral e idoneidad profesional.
CAPÍTULO QUINTO SUPERVISIÓN Y VIGILANCIA
La Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) deberá remitir un reporte por cada semestre del año calendario a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los diez (10) primeros días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento de cada periodo, el cual deberá contener la siguiente información:
1. Inscripciones nuevas. 2. Tarifas y cobros realizados por la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) y su
correspondiente distribución. 3. Procesos disciplinarios en curso. 4. Inscripciones negadas y motivo de la negación. 5. Cancelación de inscripciones y el motivo de cancelación. 6. Relación de quejas, peticiones y reclamos indicando el motivo de su presentación, tiempo de
respuesta y el sentido de ésta.
Esta información se deberá allegar en medio físico y en magnético, este último en formato Excel editable, no protegido y no copiado como imagen, para lo cual se deberá diligenciar el Anexo No. 9.
CAPÍTULO SEXTO DEL RÉGIMEN SANCIONATORIO
En desarrollo de las facultades de inspección, vigilancia y control le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio, aplicar las sanciones pertinentes por el incumplimiento de lo establecido en la presente resolución previa investigación a que haya lugar.
La imposición de las sanciones se sujetará a lo previsto en la Ley 1480 de 2011, por la inobservancia de las disposiciones contenidas en la Ley 1673 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, la presente resolución, y demás normas que regulen la materia.
De igual forma, la Superintendencia de Industria y Comercio suspenderá la autorización para operar de una Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA) por el término de dos (2) meses, cuando observe el incumplimiento de cualquiera de los requisitos que dieron origen al reconocimiento y/o
Pág. 24 Título IX
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autorización de operación de la Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA), con el fin de que ésta adopte las medidas correctivas y demuestre su cumplimiento. Trascurrido este término sin haber presentado a esta Superintendencia, las pruebas del cumplimiento de estos requisitos se procederá al retiro del reconocimiento como Entidad Reconocida de Autorregulación (ERA).
Pág. 25 Título IX
Circular Única
Contenido TITULO X PROPIEDAD INDUSTRIAL 11
CAPÍTULO PRIMERO. PARTE GENERAL 11
1.1. Tasas de Propiedad Industrial 11
1.1.1. Tasas de Nuevas Creaciones 11
1.1.1.1. Solicitudes Nacionales 11
1.1.1.2. Solicitudes Internacionales -PCT- (Tratado de Cooperación en Materia de Patentes) 12
1.1.1.3. Tasas Comunes a solicitudes nacionales e internacionales en Fase Nacional 12
1.1.1.4. Servicios del Centro de Información Tecnológica y Apoyo a la Gestión de la Propiedad Industrial -CIGEPI 14
1.1.2. Tasas de Signos Distintivos 14
1.1.2.1. Solicitudes Nacionales 14
1.1.2.2. Actuaciones en trámite de Signos Distintivos 16
1.1.2.3. Actuaciones Posteriores a la Protección de Signos Distintivos 16
1.1.2.4. Solicitudes Internacionales –PROTOCOLO DE MADRID 17
1.1.3. Búsqueda de Antecedentes Marcarios por Clase 18
1.1.4. Tasas Comunes a Signos Distintivos y Nuevas Creaciones 18
1.1.5. Prioridades 18
1.1.6. Conversión de solicitudes en el trámite de Nuevas Creaciones 19
1.1.7. Pago de tasas 19
1.1.8. Reembolso de tasas 19
1.1.9. Tasas de mantenimiento de patente 19
1.1.10. Títulos 20
1.1.11. Modificación a las tasas de propiedad Industrial 20
1.1.12. Reducción de tasas relacionadas con Nuevas Creaciones y servicios prestados por el CIGEPI 20
1.1.13. Reducción de tasas por concepto de capacitación mediante el Aula de Propiedad Intelectual -API- 21
1.1.14. Reducción de tasas por recibir orientación en materia de propiedad industrial a través del CIGEPI o CATI 21
1.1.15. Descuentos para artesanos y pequeños productores pertenecientes a programas relacionados con el posconflicto 22
Pág. 1 Índice General
Circular Única
1.1.16. Tasas de patentes para los ganadores del premio Nacional al Inventor Colombiano 22
1.2. Reglamentación del régimen común sobre propiedad industrial 23
1.2.1. Disposiciones generales 23
1.2.1.1. Idioma y medidas 23
1.2.1.2. Forma y presentación de los documentos 23
1.2.1.3. Poderes 24
1.2.1.4. Inconsistencias en la solicitud: Duda razonable 24
1.2.1.5. Asignación de fecha de presentación de solicitudes 24
1.2.1.6. Inscripciones 25
1.2.1.6.1. Cambio de titular o solicitante 25
1.2.1.6.2. Inscripción de actualización de la información del solicitante o titular: cambio de nombre, cambio de domicilio, o cambio de dirección física 26
1.2.1.6.2.1. Inscripción Inicial en el Registro de Propiedad Industrial de Garantías Mobiliarias sobre derechos de propiedad industrial 26
1.2.1.6.2.2. Formulario de Modificación y Cancelación de las garantías mobiliarias sobre derechos de propiedad industrial 27
1.2.1.6.2.3. Formulario de ejecución de las garantías mobiliarias sobre derechos de propiedad industrial 28
1.2.1.6.2.4. Terminación de la ejecución de las garantías mobiliarias sobre los derechos de la propiedad industrial 28
1.2.1.6.2.5 Transferencia de los bienes de propiedad industrial sujetos a registro objeto de la garantía 28
1.2.1.6.2.6. Comunicación con el Registro de Garantías Mobiliarias 29
1.2.1.6.2.7. Tasas 29
1.2.1.6.3. Licencias 29
1.2.1.7. Corrección de errores respecto de registros o títulos 30
1.2.1.8. Modificaciones y correcciones a solicitudes en trámite 30
1.2.1.9. Solicitante 31
1.2.1.10. División de la solicitud 31
1.2.1.11. Oposiciones 31
1.2.1.12. Formularios para la solicitud de reducción de tasas 32
1.2.1.13. Audiencia de facilitación 32
1.2.1.14. Renuncia a Derechos y Desistimiento 33
1.2.2. Patentes de invención 34
1.2.2.1. Presentación de solicitudes 34
1.2.2.1.1. Presentación del capítulo revindicatorio 34
Pág. 2 Índice General
Circular Única
1.2.2.2. Examen de forma 34
1.2.2.2.1. Presentación de solicitudes de patente de invención de un producto o de un procedimiento relativo a un material biológico 35
1.2.2.3. Conversión, división o fusión de solicitudes 35
1.2.2.3.1. Conversión de solicitudes 35
1.2.2.3.2. Solicitudes divisionales 35
1.2.2.3.2.1.Contenido de la solicitud fraccionaria 36
1.2.2.3.2.2.Procedimiento 36
1.2.2.3.3. Fusión de solicitudes 36
1.2.2.4. Examen de patentabilidad 37
1.2.2.5. Requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio para realizar el examen de patentabilidad 37
1.2.2.5.1. Requerimiento por no patentabilidad o incumplimiento de requisitos para conceder patente 37
1.2.2.5.2. Requerimiento de exámenes de patentabilidad de otras oficinas en virtud del artículo 46 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina 38
1.2.2.5.2.1.Requisitos para el reconocimiento de los resultados de exámenes de patentabilidad efectuados a solicitudes extranjeras 38
1.2.2.5.2.2.Improcedencia del reconocimiento 40
1.2.2.6. Suspensión del trámite 40
1.2.2.8. Modificaciones al capítulo reivindicatorio o descriptivo 41
1.2.3. Esquemas de trazado de los circuitos integrados 41
1.2.4. Diseños industriales 41
1.2.4.1. Presentación de las solicitudes 41
1.2.5. Marcas, lemas comerciales y denominaciones de origen 43
1.2.5.1. Presentación de solicitudes 43
1.2.5.1.1. Solicitud multiclase 43
1.2.5.2. Especificidad de la descripción de productos y/o servicios en las solicitudes de registro de marcas y lemas comerciales 44
1.2.5.2.1. Especificidad de productos y/o servicios como consecuencia de una acción de cancelación por no uso 45
1.2.5.3. Marcas tridimensionales 45
1.2.5.4. Caracteres estándar 45
1.2.5.5. Reivindicación del color como característica distintiva de las marcas 46
1.2.5.6. Traducción o transliteración de la marca 46
1.2.5.7. División de la solicitud de registro de una marca 46
Pág. 3 Índice General
Circular Única
1.2.5.8. División del registro de una marca 47
1.2.5.9. División de la solicitud o registro de un lema comercial 48
1.2.5.10 Presentación de la solicitud de renovación del registro de una marca 48
1.2.5.12. Renuncia a derechos 48
1.2.5.13. Marcas sonoras 48
1.2.5.14. Marcas de Color 49
1.2.5.15. Marca táctil o de textura 49
1.2.5.16. Examen acelerado de requisitos de forma en solicitudes de registro de marcas y lemas comerciales 49
1.2.6. Depósito de nombre y enseña comercial 50
1.2.7. Derogado 50
1.2.7.1. Derogado* 50
1.2.8. Solicitud de búsquedas y vigilancias tecnológicas 50
CAPÍTULO SEGUNDO. LICENCIAS OBLIGATORIAS 51
2.1 Licencia obligatoria por falta de explotación 51
2.1.1 Solicitud 51
2.1.2. Examen de forma 51
2.1.3. Notificación al titular de la patente 51
2.1.4. Pruebas 51
2.1.5. Traslado para decisión 52
2.1.6. Decisión 52
2.2. Licencias obligatorias por razones de interés público 52
2.2.1. Publicación 52
2.2.2. Contenido de la solicitud 52
2.2.3. Examen de forma 53
2.2.4. Notificación al titular de la patente 53
2.2.5. Pruebas 53
2.2.6. Traslado para decisión y decisión 53
2.2.7. El período de licencia y la compensación económica 53
2.3. Licencias obligatorias por razones de emergencia o seguridad nacional 53
2.3.1. Publicación 53
2.3.2. Contenido de la solicitud 54
2.3.3. Examen de forma 54
2.3.4. Decisión 54
2.4. Licencias obligatorias por abuso de posición dominante 54
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Circular Única
2.4.1. Publicación 54
2.4.2. Contenido de la solicitud 55
2.4.3. Examen de forma, traslado, pruebas, traslado de la decisión y la decisión 55
2.5. Licencias obligatorias por dependencia de patentes 55
2.5.1. Solicitud 55
2.5.2. Examen de forma, traslado, pruebas, traslado decisión y decisión 56
2.6. Disposiciones Comunes 56
2.6.1. Compensación 56
2.6.2 Modificación 56
2.6.3. Revocatoria 56
2.6.4. Normas Generales 56
CAPÍTULO TERCERO. INSTRUCCIONES INFORMATIVAS Y RECOMENDATIVAS 57
3.1 Antecedentes marcarios 57
3.2. Convenio de París 57
3.3. Inscripciones 57
3.4. Décima PRIMERA Edición de la Clasificación de Niza 58
3.4.1. Derogado 58
3.4.2. Derogado 58
3.4.3. Derogado 59
CAPÍTULO CUARTO. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES 59
4.1 DEROGADO 59
4.2 Solicitudes de registro de diseños industriales 59
CAPITULO QUINTO. INSTRUCCIONES SOBRE LA APLICACIÓN DEL TRATADO DE COOPERACIÓN EN MATERIA DE PATENTES (PCT)* 59
5.1. Fase Internacional 59
5.1.1. Funciones de Oficina Receptora 59
5.1.2. Recepción de la solicitud internacional 59
5.1.3. Solicitantes facultados 59
5.1.4. Idioma de presentación de las solicitudes internacionales 60
5.1.5. Número de copias de la solicitud 60
5.1.6. Petitorio en formato PCT-EASY 60
5.1.8. Documentos presentados por telecomunicaciones 60
5.1.9. Fecha de presentación y efectos de la solicitud internacional* 60
5.1.10. Corrección de la fecha de presentación internacional por omisión de partes en los términos de la Regla 20.5 del Reglamento 61
Pág. 5 Índice General
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5.1.11. Incumplimiento de requisitos básicos 61
5.1.12. Requerimiento para corrección de defectos 61
5.1.13. Solicitudes internacionales consideradas retiradas 61
5.1.14. Solicitud de revisión 61
5.1.15. Preparación del documento de prioridad 62
5.1.16. Administraciones encargadas de la búsqueda internacional 62
5.1.17. Administraciones encargadas del examen preliminar internacional 62
5.1.18. Servicios de remisión 62
5.2. Fase Nacional 62
5.2.1. Entrada en fase nacional 63
5.2.2. Modalidades de Protección 63
5.2.3. Efectos de la solicitud internacional 63
5.2.4. Fecha de presentación nacional 63
5.2.5. Requisitos mínimos para la entrada en la fase nacional en virtud de los Capítulos I y II del Tratado 63
5.2.6. Modificaciones realizadas en la etapa internacional en virtud de los capítulos I y II del Tratado 64
5.2.7. Restablecimiento de los derechos 64
5.2.8. Documento de prioridad 65
5.2.9. Traducción del documento de prioridad 65
5.2.10. Recepción de la solicitud 65
5.2.11. Oportunidad para ejercer la facultad prevista en los artículos 28 y 41 del Tratado 65
5.2.12. Examen de la solicitud 66
5.2.13. Falta de requisitos nacionales 66
5.2.14. Publicación en fase nacional 66
5.2.15. Examen de fondo 66
5.2.16. Falta de unidad de invención de la solicitud internacional en virtud de la búsqueda internacional o del examen preliminar internacional 66
5.2.17. Declaraciones presentadas en virtud de la regla 4.17 del Reglamento 67
5.2.18. Duración de la patente 67
5.3. Tasas Fase Internacional 67
5.3.1. Hoja de cálculo de tasas 67
5.3.2. Moneda y valor de las tasas 67
5.3.3. Tasa por pago tardío 68
5.3.4. Tasa por transmisión a la Oficina Internacional para que actúe como Oficina receptora 68
Pág. 6 Índice General
Circular Única
5.3.5. Reducción de la tasa internacional por utilización del sistema PCT-SAFE (PCT- EASY) 68
5.3.6. Tasa por entrega tardía de la traducción a los fines de búsqueda internacional 68
5.3.7. Derogado 68
5.3.8. Reducción de ciertas tasas para personas naturales 68
5.4. Tasas Fase Nacional 69
5.4.1. Tasa nacional 69
5.4.2. Tasa de examen de patentabilidad 69
5.5. Disposiciones Complementarias 69
5.5.1. Formularios 69
5.5.2. Revisión por la Superintendencia 69
5.5.3. Derogado 70
5.5.4. Tasas por servicios 70
5.5.5. Aplicación de normas 70
CAPÍTULO SEXTO. INSTRUCCIONES SOBRE LA APLICACIÓN DEL PROTOCOLO CONCERNIENTE AL ARREGLO DE MADRID RELATIVO AL REGISTRO INTERNACIONAL DE MARCAS 70
6.1. Solicitudes internacionales respecto de las cuales la Superintendencia de Industria y Comercio actúe como Oficina de Origen 70
6.1.1. Solicitudes internacionales 70
6.1.2. Idioma 71
6.1.3. Fecha de Presentación 71
6.1.4. Firma, certificación y envío a la Oficina Internacional de la solicitud internacional presentada en debida forma 71
6.1.5. Tasas 72
6.1.6. Comunicaciones por Irregularidades de las solicitudes de marca internacional 73
6.1.6.1. Irregularidades que debe subsanar el solicitante 73
6.1.6.2. Irregularidades que ha de subsanar la Superintendencia de Industria y Comercio 73
6.1.6.3. Irregularidades respecto a la clasificación de los productos y servicios 73
6.1.6.4. Irregularidades respecto de la indicación de productos y servicios 74
6.1.7. Dependencia de cinco (5) años del registro de marca internacional por iniciación de acciones legales en contra del registro de base o solicitud de base 74
6.2. Extensión de protección del registro internacional de una marca a Colombia 74
6.2.1. Solicitud de extensión territorial a Colombia efectuada en una solicitud internacional o formulada con posterioridad al registro 74
6.2.2. Vigencia de los registros marcarios que se concedan en Colombia 74
6.2.3. Requerimientos 75
Pág. 7 Índice General
Circular Única
6.2.4. Publicación de la solicitud 75
6.2.5. Oposiciones a las extensiones de registros internacionales en Colombia 76
6.2.6. Decisión de la solicitud de extensión territorial del registro de marca internacional en Colombia: 76
6.2.7. Denegación provisional de protección de un registro de marca internacional en Colombia 76
6.2.8. Anulación de los efectos de un registro de marca internacional en Colombia: 77
6.2.9. Transformación de la protección en Colombia de un registro de marca internacional en una solicitud de registro nacional 77
6.2.10. Sustitución de un registro nacional por un registro internacional 78
6.2.11. La cancelación del registro de una marca en la que se protege un registro de marca internacional en Colombia 78
6.2.12. Declaración de que un cambio de titularidad de un registro internacional no tiene efectos en Colombia 78
6.2.13. Declaración de que una limitación no surte efectos en Colombia 78
CAPÍTULO SÉPTIMO. DENOMINACIONES DE ORIGEN 79
7.1. Declaración de Protección de una denominación de origen 79
7.1.1. Presentación de la Solicitud 79
7.1.2. Contenido de la Solicitud 79
7.1.2.1. Demostración del legítimo Interés 79
7.1.2.2. Indicación de la denominación de origen objeto de la solicitud de declaración de protección 81
7.1.2.3. Descripción y delimitación de la Zona Geográfica de la cual proviene el producto 82
7.1.2.4. La indicación expresa de los productos que se pretenden designar con la denominación de origen cuya declaración de protección se solicita 82
7.1.2.5. La reseña de las calidades, reputación o características esenciales de los productos 82
7.2. DELEGACIÓN DE LA FACULTAD PARA AUTORIZAR EL USO DE DENOMINACIONES DE ORIGEN 83
7.2.1. Presentación de la solicitud 83
7.2.2. Contenido y requisitos de la solicitud 83
7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA DECLARACIÓN DE PROTECCIÓN Y DELEGACIÓN DE LA FACULTAD DE AUTORIZACIÓN DE PROTECCIÓN Y DELEGACIÓN DE LA FACULTAD DE AUTORIZACIÓN DE USO DE UNA DENOMINACIÓN DE ORIGEN 84
7.3.1. Examen de forma 84
7.3.2. Publicación de la solicitud 85
7.3.3. Presentación de oposiciones 85
7.3.4. Inadmisión de oposiciones 85
Pág. 8 Índice General
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7.3.5. Traslado de oposiciones 86
7.3.6. Mecanismos y diligencias previas para apoyar el examen de fondo 86
7.3.6.1. Oficios a otras entidades 86
7.3.6.2. Visita técnica de inspección 86
7.3.7. Examen de fondo 87
7.4. MODIFICACIÓN O TERMINACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE PROTECCIÓN DE UNA DENOMINACIÓN DE ORIGEN 87
7.4.1. Condiciones y requisitos 88
7.4.2. Modificaciones admisibles 88
7.4.3. Trámite 88
7.5. REVOCACIÓN DE LA DELEGACIÓN DE LA FACULTAD DE AUTORIZAR EL USO DE LA DENOMINACIÓN DE ORIGEN 89
7.5.1. Causales 89
7.5.2. Trámite 89
7.6. LAS AUTORIZACIONES DE USO 90
7.6.1. Presentación de la solicitud y legitimados 90
7.6.2. Trámite de la solicitud de autorización de uso de la denominación de origen 90
7.6.3. Registro de beneficiarios y autorizados 91
7.6.4. Presentación de Informes de la gestión de entidades delegadas y de los actos de autorización de uso de la denominación de origen 92
7.6.5. Renovación y caducidad de autorizaciones de uso 92
7.6.6. Cancelación de la autorización de uso 93
7.7. DERECHOS Y LIMITACIONES 94
7.7.1. Derechos conferidos 94
7.7.2. Limitaciones al Derecho 94
7.8. Otras FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO RELACIONADAS CON EL USO DE LAS DENOMINACIONES DE ORIGEN 94
7.8.1. Disposiciones de protección al consumidor relacionadas con el uso de las denominaciones de origen 94
7.8.2. Disposiciones de competencia desleal relacionadas con el uso de las denominaciones de origen 95
7.9. RECONOCIMIENTO DE LAS DENOMINACIONES DE ORIGEN EXTRANJERAS 95
7.9.1. Reconocimiento de Denominaciones de origen protegidas en Países Miembros de la Comunidad y originarias de los mismos 95
7.9.2. Reconocimiento de Denominaciones de Origen protegidas en terceros Países no Miembros de la Comunidad Andina 96
Pág. 9 Índice General
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7.10. SELLO DE DENOMINACIÓN DE ORIGEN PROTEGIDA 96
7.10.1. Incorporación del Sello de Denominación de Origen protegida y de su manual de uso 96
7. 10.2. Condiciones de uso del Sello de Denominación de Origen Protegida 96
7.10.3. Naturaleza y objeto del Manual 97
7.10.4. Modificación del Sello y/o del Manual 97
7.10.5. Efectos de la utilización del Sello de Denominación de Origen Protegida 97
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TITULO X PROPIEDAD INDUSTRIAL
CAPÍTULO PRIMERO. PARTE GENERAL
*¥ *†1.1. TASAS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL*
1.1.1. Tasas de Nuevas Creaciones
1.1.1.1. Solicitudes Nacionales
En línea En físico
1.1.1.1.1. Solicitud de patente de invención (contiene el derecho a presentar las 10 primeras reivindicaciones)
76.000 95.000
1.1.1.1.2. Solicitud de patente de Modelo de Utilidad (contiene el derecho a presentar las 10 primeras reivindicaciones)
66.500 83.000
1.1.1.1.3. Reivindicación adicional para Patente de Invención (a partir de la undécima 11º reivindicación)
40.500 47.500
1.1.1.1.4. Reivindicación adicional para Patente de Modelo de Utilidad (a partir de la undécima 11º reivindicación)
21.500 24.500
1.1.1.1.5. Solicitud de registro de Esquema de Trazado de Circuitos Integrados 646.500 775.000 1.1.1.1.6. Solicitud de registro de Diseño Industrial 646.500 775.000 1.1.1.1.7. Solicitud de registro de Diseño Industrial presentada por artesanos
certificados como tales por Artesanías de Colombia. 161.500 194.500
1.1.1.1.8. Invocación de una prioridad 208.500 254.500
1.1.1.1.9. Examen de patentabilidad de una solicitud de Patente de Invención 1.256.500 1.504.500
Resolución No. 75858 del 26 de diciembre de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.294 del 26 de diciembre de 2011.
Resolución No. 79462 del 21 de diciembre de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48656 del 27 de diciembre de 2012.
* Resolución No. 173 del 11 de enero de 2013. Publicada en el Diario Oficial No. 48670 del 11 de enero de 2013 “Por la cual se deroga la Resolución número 79462 del 21 de diciembre de 2012, se fijan las tasas de propiedad industrial para el año 2013 y se modifica la Circular Única del 19 de julio de 2001”.
Resolución No. 56451 del 27 de septiembre de 2013 Publicada en el Diario Oficial No. 48926 del 27 de septiembre de 2013.
Resolución No.59304 del 30 de septiembre de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49291 del 1 de octubre de 2014.
Resolución No. 73446 del 29 de septiembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49662 del 11 de octubre de 2015. “Por la cual se fijan las tasas de propiedad industrial y se modifica la Circular Única del 19 de julio de 2001”.
* Resolución No. 45734 del 12 de julio de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49935 del 15 de julio de 2016. “Por la cual se fijan las tasas de propiedad industrial y se modifica la Circular Única del 19 de julio de 2001”.
¥ Resolución No. 64742 del 30 de septiembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50017 del 5 de octubre de 2016. “Por la cual se fijan las tasas de propiedad industrial y se modifica la Circular Única del 19 de julio de 2001”.
Resolución 61034 del 27 de septiembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50370 del 28 de septiembre de 2017. “Por la
cual se fijan las tasas de Propiedad Industrial y se modifica el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
† Resolución 69831 del 19 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50727 del 25 de septiembre de 2018. “Por la
cual se fijan las tasas de Propiedad Industrial y se modifica el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
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Circular Única
1.1.1.1.10. Examen de patentabilidad de una solicitud de Patente de Modelo de Utilidad
709.500 847.000
1.1.1.2. Solicitudes Internacionales -PCT- (Tratado de Cooperación en Materia de Patentes)
1.1.1.2.1. Fase Internacional
1.1.1.2.1.1. Transmisión de solicitudes internacionales Superintendencia de Industria y Comercio
radicadas en la 400.000 480.000
1.1.1.2.2. Fase Nacional En línea En físico
1.1.1.2.2.1. Solicitud de Patente de Invención (contiene el derecho de presentar las 10 primeras reivindicaciones)
76.000 95.000
1.1.1.2.2.2. Solicitud de Patente de Modelo de Utilidad (contiene el derecho de presentar las 10 primeras reivindicaciones)
66.500 83.000
1.1.1.2.2.3. Reivindicación adicional (a partir de la undécima reivindicación incluida en la solicitud inicial o durante el trámite)
40.500 47.500
1.1.1.2.2.4. Reivindicación adicional para Modelo de Utilidad (a partir de la undécima reivindicación)
21.500 24.500
1.1.1.2.2.5. Examen de patentabilidad de una solicitud de Patente de Invención 1.097.600 1.317.000 1.1.1.2.2.6. Examen de patentabilidad de una solicitud de Patente de Modelo de
Utilidad 578.500 623.500
1.1.1.2.2.7. Petición de restablecimiento de los derechos en caso de incumplimiento de los actos mencionados en el artículo 22 del PCT
646.500 775.000
1.1.1.3. Tasas Comunes a solicitudes nacionales e internacionales en Fase Nacional
1.1.1.3.1. Actuaciones en Trámite
En línea En físico
1.1.1.3.1.1. Divisional de una solicitud de Patente de Invención (contiene el derecho de presentar las 10 primeras reivindicaciones)
76.000 95.000
1.1.1.3.1.2. Divisional de una solicitud de Patente de Modelo de Utilidad (contiene el derecho de presentar las 10 primeras reivindicaciones)
66.500 83.000
1.1.1.3.1.3. Divisional de una solicitud de Diseño industrial* 646.500 775.000 1.1.1.3.1.4. Divisional de una solicitud de Diseño Industrial presentada por
artesanos certificados como tales por Artesanías de Colombia 161.500 194.500
1.1.1.3.1.5. Examen de patentabilidad de una Solicitud Divisional de una Patente de Invención
1.097.000 1.317.000
Resolución No.100185 del 23 de diciembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49735 del 23 de diciembre de 2015. “Por la cual se modifica la Resolución 73446 del 29 de septiembre de 2015 relacionada con las tasas de propiedad industrial y se modifica la Circular Única del 19 de julio de 2001”.
Resolución No. 87538 del 27 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50459 del 27 de diciembre de 2017. “Por
la cual se modifica parcialmente la Resolución 610034 de 2017 y se modifican unos numerales en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
Pág. 12 Índice General
Circular Única
1.1.1.3.1.6. Examen de patentabilidad de una Solicitud Divisional de una Patente de Modelo de Utilidad
578.500 623.000
1.1.1.3.1.7. Solicitud de prórroga de términos o plazo adicional previstos en los artículos 39, 42, 43, 45, 120, 122 y 123 de la Decisión 486 de la CAN
138.000 169.000
1.1.1.3.1.8. Solicitud de modificaciones y correcciones a solicitudes en trámite relacionadas con el capítulo descriptivo o reivindicatorío o listado de secuencias
161.500 194.500
1.1.1.3.1.9. Solicitud de modificaciones y correcciones relacionadas con los dibujos en solicitudes en trámite de Diseños Industriales
161.500 194.500
1.1.1.3.1.10. Solicitudes de modificaciones relacionadas con el cambio de solicitante por cesión de la solicitud, momento de la publicación, modificación del resumen, inventor, datos de prioridad o datos de solicitud PCT y correcciones de errores materiales (se entenderá en todo caso correcciones de errores materiales posteriores a la concesión)
72.000 85.000
1.1.1.3.1.11. Presentación de oposición 422.500 506.500
1.1.1.3.1.12. Prestación de caución 337.500 404.500
1.1.1.3.1.13. Fusión de solicitud 162.000 194.500
1.1.1.3.1.14. Solicitud de inscripción de licencias 149.000 182.000
1.1.1.3.2. Actuaciones Posteriores a la Concesión En línea En físico
1.1.1.3.2.1. Modificación o limitación al alcance de las reivindicaciones o solicitud divisional de patente concedida
647.500 784.000
1.1.1.3.2.2. Inscripción de cambios de titularidad de una Nueva Creación (transferencia) o modificación de inventor, por registro a afectar
333.000 404.500
1.1.1.3.2.3. Inscripción de licencias 369.000 449.500 1.1.1.3.2.4. Fusión de Patentes 394.500 481.500 1.1.1.3.2.5. Inscripción de renuncia a derechos 369.000 449.500 1.1.1.3.2.6. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del
primero al cuarto año 266.500 320.000
1.1.1.3.2.7. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de invención del quinto al octavo año
414.500 497.000
1.1.1.3.2.8. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del noveno al duodécimo año
621.000 746.000
1.1.1.3.2.9. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del decimotercero al decimosexto año
963.500 1.156.000
1.1.1.3.2.10. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del décimo séptimo al vigésimo año
1.280.500 1.537.000
1.1.1.3.2.11. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del primero al cuarto año con recargo en plazo de gracia
396.000 475.000
1.1.1.3.2.12. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del quinto al octavo año con recargo en plazo de gracia
551.000 662.000
1.1.1.3.2.13. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del noveno al duodécimo año con recargo en plazo de gracia
828.000 994.000
1.1.1.3.2.14. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del decimotercero al decimosexto año con recargo en plazo de gracia
1.274.000 1.529.500
Pág. 13 Índice General
Circular Única
1.1.1.3.2.15. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Invención del décimo séptimo al vigésimo año con recargo en plazo de gracia
1.708.000 2.047.500
1.1.1.3.2.16. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Modelo de Utilidad 247.000 300.000 1.1.1.3.2.17. Tasa anual para el mantenimiento de Patente de Modelo de Utilidad
con recargo en plazo de gracia 332.000 397.000
1.1.1.3.2.18. Solicitud de Licencia Obligatoria 1.646.000 1.985.000
1.1.1.4. Servicios del Centro de Información Tecnológica y Apoyo a la Gestión de la Propiedad Industrial -CIGEPI
En línea En físico
1.1.1.4.1. Búsqueda nacional en cualquier campo tecnológico exceptuando productos biológicos y combinaciones de entidades químicas
250.000 302.000
1.1.1.4.2. Búsqueda nacional de combinaciones de entidades químicas o productos biológicos
1.015.000 1.187.000
1.1.1.4.3. Búsqueda internacional en cualquier campo tecnológico (no incluye a Colombia)
401.000 484.000
1.1.1.4.4. Búsqueda nacional de Diseños Industriales 52.000 62.500 1.1.1.4.5. Informe estadístico nacional sobre documentos de PI por modalidad
de protección y por variable estadística 68.000 78.500
1.1.1.4.6. Mapeo Tecnológico 530.900 624.500 1.1.1.4.7. Hora de obtención de otros análisis patentométricos a incluir dentro
de un mapeo tecnológico N/A 96.000
1.1.2. Tasas de Signos Distintivos
1.1.2.1. Solicitudes Nacionales
En línea En físico
1.1.2.1.1. Solicitud de registro de Marca o Lema Comercial de productos o servicios por una clase, incluidas las modificaciones relacionadas con limitaciones de productos o servicios y las no sustanciales del signo, que no sea divisional
925.000 1.124.500
1.1.2.1.2. Solicitud de registro de Marca o Lema Comercial por cada clase adicional en una misma solicitud.
462.000 534.000
1.1.2.1.3. Solicitud de registro de Marcas Colectivas o de Certificación por una ciase, incluidas las modificaciones relacionadas con limitaciones de productos o servicios y las no sustanciales del signo, que no sea divisional
1.230.000 1.499.000
1.1.2.1.4. Solicitud de registro de Marca Colectiva o de Certificación, por cada clase adicional en una misma solicitud
615.000 749.000
1.1.2.1.5. Solicitud de registro de Marca o Lema Comercial de productos o servicios por una clase presentadas por micro, pequeñas y medianas empresas (Mipyme), incluidas las modificaciones relacionadas con limitaciones de productos o servicios y las no sustanciales del signo, que no sea divisional
666.000 809.500
Pág. 14 Índice General
Circular Única
1.1.2.1.6. Solicitud de registro de Marca o Lema Comercial de productos o servicios presentada por micro, pequeñas y medianas empresas (Mipyme), por cada clase adicional en una misma solicitud
332.500 384.500
1.1.2.1.7. Solicitud de registro de Marca de productos o servicios presentada por artesanos certificados como tales por Artesanías de Colombia por una clase, incluidas las modificaciones relacionadas con limitaciones de productos o servicios y las no sustanciales del signo, que no sea divisional
63.000 78.000
1.1.2.1.8. Solicitud de registro de Marca de productos o servicios presentada por artesanos certificados como tales por Artesanías de Colombia, por cada clase adicional en una misma solicitud
63.000 78.000
1.1.2.1.9. Solicitud de registro de Marca Colectiva o de Certificación presentada por artesanos certificados por Artesanías de Colombia referida a productos artesanales por una clase, incluidas las modificaciones relacionadas con limitaciones de productos o servicios y las no sustanciales del signo, que no sea divisional
88.500 107.500
1.2.2.1.10. Solicitud de registro de Marca Colectiva o de Certificación presentada por artesanos certificados por Artesanías de Colombia referida a productos artesanales, por cada clase adicional en una misma solicitud
88.500 107.500
1.1.2.1.11. Solicitud de registro de marca presentada por productores pertenecientes a programas relacionados con el posconflicto, certificados por las Entidades con las que la Superintendencia de Industria y Comercio haya suscrito algún convenio para la determinación de tasas especiales de registro, por la primera solicitud y en una sola ciase, incluidas las modificaciones relacionadas con limitaciones de productos o servicios y las no sustanciales del signo, que no sea divisional
63.000 78.000
1.1.2.1.12. Solicitud de registro de marca presentada por productores pertenecientes a programas relacionados con el posconflicto, certificados por las Entidades con las que la Superintendencia de Industria y Comercio haya suscrito algún convenio para la determinación de tasas especiales de registro, por cada clase adicional en la primera solicitud
63.000 78.000
1.1.2.1.13. Solicitud de registro de Marca o Lema Comercial de productos o servicios por una clase presentada por Entidades Estatales, incluidas las modificaciones relacionadas con limitaciones de productos o servicios y las no sustanciales del signo, que no sea divisional
63.000 78.000
1.1.2.1.14 Solicitud de registro de Marca o Lema Comercial por cada clase adicional en una misma solicitud presentada por Entidades Estatales
31.500 39.500
1.1.2.1.15 Solicitud de registro de Marca Colectiva o de Certificación por una clase presentada por Entidades Estatales, incluidas las modificaciones relacionadas con limitaciones de productos o servicios y las no sustanciales del signo, que no sea divisional
88.500 107.500
1.1.2.1.16 Solicitud de registro de Marca Colectiva o de Certificación por cada clase adicional en una misma solicitud presentada por Entidades Estatales
43.500 52.500
1.1.2.1.17 Solicitud de depósito de Nombre o Enseña Comercial 656.500 800.500
Pág. 15 Índice General
Circular Única
1.1.2.1.18 Solicitud de depósito de Nombre o Enseña Comercial presentada por micro, pequeñas y medianas empresas (Mipyme)
493.500 600.500
1.1.2.1.19. Solicitud de declaración de protección o de reconocimiento de una Denominación de Origen
615.000 749.000
1.1.2.1.20. Solicitud de reconocimiento de una Denominación de Origen extranjera
615.000 749.000
1.1.2.1.21. Solicitud de delegación de la facultad de autorizar el uso de una Denominación de Origen colombiana
615.000 749.000
1.1.2.1.22. Solicitud de declaración de protección de una Denominación de Origen colombiana y de delegación de la facultad de autorizar el uso de esta en un mismo documento
923.000 1.123.500
1.1.2.1.23. Solicitud de autorización de uso de una Denominación de Origen 149.000 182.000
*1.1.2.2. Actuaciones en trámite de Signos Distintivos
En línea En físico
1.1.2.2.1. Solicitud de prórroga de términos o plazo adicional previstos en los artículos 146 y 148 de la Decisión 486 de !a CAN
138.000 169.000
1.1.2.2.2. Solicitud de modificación de la solicitud de declaración de protección de Denominación de Origen
284.000 344.500
1.1.2.2.3. Presentación de oposición por cada clase 422.500 506.500 1.1.2.2.4. Prestación de caución 337.500 404.500 1.1.2.2.5. Inscripción de licencias 149.000 182.000 1.1.2.2.6. Invocación de prioridad por clase 208.500 254.500
1.1.2.2.7. Invocación de notoriedad dentro de un trámite de oposición 831.000 1.013.000
1.1.2.2.8. Divisional de la solicitud de registro 861.000 1.049.500 1.1.2.2.9. Divisional de la solicitud de registro presentada por micro,
pequeñas y medianas empresas (Mipyme) 646.500 775.000
*1.1.2.3. Actuaciones Posteriores a la Protección de Signos Distintivos
En línea En físico
1.1.2.3.1. Renovación de registro de Marcas y de Lemas Comerciales por una clase en una misma solicitud
503.500 615.000
1.1.2.3.2. Renovación de registro de Marcas y de Lemas Comerciales por clase adicional de un mismo registro
247.000 300.000
1.1.2.3.3. Renovación de registro con recargo por solicitud en plazo de gracia 688.000 839.000 1.1.2.3.4. Renovación de registro con recargo por solicitud en plazo de gracia
por clase adicional 337.500 411.500
* Resolución No. 36314 del 16 de julio de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49576 del 17 de julio de 2015. * Resolución No. 36314 del 16 de julio de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49576 del 17 de julio de 2015.
Resolución No. 73446 del 29 de septiembre de 2015. Publicada en el Diario oficial No. 49662 del 11 de octubre de 2015. “Por la cual se fijan las tasas de propiedad industrial y se modifica la Circular Única del 19 de julio de 2001”.
Pág. 16 Índice General
Circular Única
1.1.2.3.5. Renovación de la autorización de uso de una Denominación de Origen
149.000 182.000
1.1.2.3.6. Renovación de la autorización de uso de una Denominación de Origen con recargo por solicitud en plazo de gracia
204.000 249.000
1.1.2.3.7. Inscripción de listado de beneficiarios autorizados para usar una Denominación de Origen protegida presentada por entidad delegada
369.000 449.500
1.1.2.3.8. Inscripción de acuerdos de comercialización de los que trata el artículo 157 de la Decisión 486 de la CAN
389.000 466.000
1.1.2.3.9. Inscripción de cambios de titularidad del registro marcario (transferencia) por registro a afectar
333.000 404.500
1.1.2.3.10. Inscripción de cambios de titularidad (transferencia) del registro marcario entre artesanos certificados como tales por Artesanías de Colombia
66.500 80.000
1.1.2.3.11. Inscripción de cambios de titularidad (transferencia) del registro marcario de artesanos certificados como tales por Artesanías de Colombia a no artesanos
906.500 1.087.000
1.1.2.3.12. Inscripción de renuncia de derechos 369.000 449.500
1.1.2.3.13. Inscripción de licencias 369.000 449.500 1.1.2.3.14. Cancelación de un registro marcario por no uso en relación con una
clase 1.843.000 2.245.000
1.1.2.3.15. Cancelación de un registro marcario por no uso en una misma solicitud por cada clase adicional
922.000 1.123.000
1.1.2.3.16. Cancelación de un registro marcario por notoriedad en relación con una clase
1.843.000 2.245.000
1.1.2.3.17. Cancelación de un registro marcario por notoriedad en una misma solicitud por cada clase adicional
922.000 1.223.000
1.1.2.3.18. Cancelación de un registro marcario por vulgarización en relación con una clase
1.843.000 2.245.000
1.1.2.3.19. Cancelación de un registro marcario por vulgarización en una misma solicitud por cada clase adicional
922.000 1.123.000
1.1.2.3.20. Inscripción de divisional del registro 369.000 449.500 1.1.2.3.21. Solicitudes de modificación de la declaración de protección de la
Denominación de Origen* 284.000 344.500
1.1.2.4. Solicitudes Internacionales –PROTOCOLO DE MADRID
En línea En físico
1.1.2.4.1. Transmisión, certificación y envío de solicitudes internacionales a la OMPI, conforme al Protocolo de Madrid
79.000 94.000
1.1.2.4.2. Solicitud de Transformación hasta antes de la decisión final 130.500 156.000
1.1.2.4.3. Solicitud de Transformación de un registro 130.500 156.000
1.1.2.4.4. Inscripción de sustitución del registro Nacional en Internacional 28.000 33.500
Pág. 17 Índice General
Circular Única
1.1.3. Búsqueda de Antecedentes Marcarios por Clase
En línea En físico
1.1.3.1. Marcas nominativas y/o parte denominativa de las marcas mixtas por signo
40.500 47.500
1.1.3.2. Marcas nominativas y/o parte denominativa de las marcas mixtas por clase adicional del mismo signo
22.500 27.000
1.1.3.3. Marcas figurativas y/o parte gráfica de las marcas mixtas por signo
40.500 47.500
1.1.3.4. Marcas figurativas y/o parte gráfica de las marcas mixtas por clase adicional del mismo signo
22.500 27.000
*1.1.4. Tasas Comunes a Signos Distintivos y Nuevas Creaciones
En línea En físico
1.1.4.1. Inscripción de actualización del titular o solicitante (cambios en el nombre, domicilio o dirección)
50.000 54.500
1.1.4.2. Inscripción de otras afectaciones (inscripción, modificación, cancelación, ejecución y terminación de la ejecución de garantías mobiliarias)
28.000 33.500
1.1.4.3. Desanotación de licencias 389.000 466.000
1.1.4.4. Desanotación de otras afectaciones 28.000 33.500
1.1.4.5. Certificación 28.000 33.500
1.1.4.6. Copia o impresión por página 300 300
1.1.4.7. Foto-reducción y ampliación 2.250 2.250
1.1.4.8. *Autenticación por página N/A 2.250 1.1.4.9. Listados informativos del sistema (por línea) N/A 2.350 1.1.4.10. Hora de obtención de listados informativos del sistema N/A 96.000
1.1.5. Prioridades
Para los efectos del artículo 10 de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina, las prioridades deberán invocarse de manera discriminada, anexándose para cada una de ellas el comprobante de pago de la tasa establecida en los numerales 1.1.1.1.8 y 1.1.2.2.6 del presente Capítulo.
* Resolución No, 42641 del 10 de julio de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49.209 del 11 de julio de 2014.
Resolución No. 73446 del 29 de septiembre de 2015. Publicada en el Diario oficial No. 49662 del 11 de octubre de 2015. “Por la cual se fijan las tasas de propiedad industrial y se modifica la Circular Única del 19 de julio de 2001”.
* Resolución No. 87538 del 27 de diciembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50459 del 27 de diciembre de 2017. “Por la
cual se modifica parcialmente la Resolución 61034 de 2017 y se modifican unos numerales en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
Pág. 18 Índice General
Circular Única
1.1.6. Conversión de solicitudes en el trámite de Nuevas Creaciones
Para los efectos de los artículos 35 y 83 de la Decisión 486 de !a Comisión de la Comunidad Andina, cuando se solicite la conversión de una solicitud en trámite, el peticionario deberá, cuando sea el caso, ajustar el mayor valor correspondiente al trámite de la modalidad a que se haya de convertir su solicitud, conforme a las tasas vigentes al momento de la solicitud de conversión.
En el caso de división, el peticionario cancelará la tasa correspondiente para cada una de las divisiones resultantes, conforme a las tasas vigentes al momento de realizada la solicitud de división.
La solicitud de conversión o de división de solicitudes no ocasionará el pago de la tasa por modificación de la solicitud.
‡1.1.7. Pago de tasas
A excepción de la presentación de cauciones, el valor de las tasas deberá ser cancelado previamente a la radicación de la solicitud respectiva a la cual se adjuntará el comprobante de pago.
Tratándose de solicitudes radicadas en línea en las que el usuario opte por realizar el pago de las tasas mediante tarjeta de crédito, este asumirá el costo del servicio cobrado por la franquicia que opere la tarjeta de crédito respectiva.
1.1.8. Reembolso de tasas
En los términos del inciso segundo del artículo 277 de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina, una vez se haya iniciado el correspondiente trámite ante la Superintendencia, las tasas establecidas en el presente Capítulo no serán reembolsadas por ningún motivo.
1.1.9. Tasas de mantenimiento de patente
La tasa de mantenimiento de una solicitud en trámite se entenderá comprendida en el pago de la tasa establecida para la presentación de la solicitud.
Una vez el acto administrativo mediante el cual se concede la patente se encuentre en firme, se harán exigibles las tasas anuales de mantenimiento de conformidad con lo establecido en el artículo 80 de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina.
Resolución 45334 del 28 de julio de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50308 del 28 de julio de 2017. “Por la cual se modifican
las Resoluciones 64742 de 2016 y 90558 de 2016, las cuales fijan las tasas de propiedad industrial y las aplicables a los trámites generales ante esta Entidad, y se modifican unos numerales en los Títulos I y X de la Circular Única”.
‡ Resolución 69831 del 19 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50727 del 25 de septiembre de 2018. “Por la
cual se fijan las tasas de Propiedad Industrial y se modifica el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”
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1.1.10. Títulos
El pago de tasas de los títulos y la publicación de los mismos, referente a solicitudes de registro de Marcas, Lemas Comerciales, depósitos de Nombre y Enseñas Comerciales, declaración de protección de Denominación de Origen, autorización de utilización de la Denominación de Origen, presentadas con anterioridad a la entrada en vigencia del Decreto 2285 de 1995, se regirán de acuerdo con el siguiente valor:
1.1.10.1. Publicación del título 52.000
1.1.11. Modificación a las tasas de propiedad Industrial
El valor de las tasas contenidas en el presente Capítulo podrá ser modificado en cualquier momento de conformidad con el estudio técnico que determine la necesidad de ajustarlas. Sin perjuicio de lo anterior, los reajustes anuales regirán por regla general a partir del primero de enero del año siguiente.
1.1.12. Reducción de tasas relacionadas con Nuevas Creaciones y servicios prestados por el CIGEPI
Las tasas correspondientes a las solicitudes de i) Diseños Industriales; ii) Esquemas de trazado de circuitos integrados; iii) examen de patentabilidad de Patentes de Invención y de Patentes de Modelo de Utilidad y iv) los servicios prestados por el Centro de Información Tecnológica y Apoyo a la Gestión de la Propiedad Industrial -CIGEPI-, tendrán una reducción del veinticinco por ciento (25%) si son presentadas por alguna de las siguientes personas:
a) Personas naturales que carezcan de medios económicos;
b) Micro, pequeñas o medianas empresas (Mipymes) formalmente constituidas;
c) Instituciones de Educación Superior públicas o privadas reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia;
d) Entidades sin ánimo de lucro inscritas en la cámara de comercio y cuyo objeto consista en el desarrollo de investigación científica y tecnológica.
Parágrafo primero. Se considerarán como micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes), aquellas que respondan a los parámetros establecidos en la Ley 905 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. Tal calidad deberá ser acreditada en la solicitud correspondiente y al momento de realizar el pago del examen de patentabilidad, mediante copia simple de la declaración de renta del año inmediatamente anterior o, en su defecto, con cualquier otra prueba documental idónea en donde conste que se cumple con los parámetros requeridos, así como el certificado de cámara de comercio respectivo.
Parágrafo segundo. Cuando el solicitante sea persona natural o Mipyme, para que opere la reducción de tasas deberá manifestar bajo juramento, que se considera prestado con la presentación de la solicitud correspondiente, su carencia de medios económicos.
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Parágrafo tercero. Las Instituciones de Educación Superior extranjeras, públicas o privadas, acreditadas por la respectiva autoridad en su país, tendrán un descuento del quince por ciento (15%) en las tasas indicadas en el presente artículo, siempre que la solicitud se presente conjuntamente con alguna de las personas indicadas en el presente artículo.
1.1.13. Reducción de tasas por concepto de capacitación mediante el Aula de Propiedad Intelectual -API-
Las micro y pequeñas empresas formalmente constituidas, que presenten el certificado expedido por el Aula de Propiedad Intelectual -API- que acredite su asistencia a los cursos o foros impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Propiedad Industrial, tendrán una reducción del veinticinco por ciento (25%) sobre la tasa de cualquiera de las siguientes solicitudes:
a) Registro de Marcas de productos y/o servicios;
b) Registro de Lemas Comerciales;
c) Divisionales de Marcas de productos y/o servicios o de Lemas Comerciales;
d) Diseños Industriales;
e) Esquemas de trazado de circuitos integrados;
f) Examen de patentabilidad de Patentes de Invención y de Patentes de Modelo de Utilidad;
La reducción de la tasa solamente será procedente si la solicitud es presentada dentro de los dos (2) meses siguientes a !a realización de! curso o foro, salvo tratándose de solicitudes de examen de patentabilidad de Patentes de Invención o de Patentes de Modelo de Utilidad, caso en el cual la reducción será procedente si la solicitud es presentada dentro de los veinticuatro (24) meses siguientes a la realización del curso o foro. La reducción de la tasa aplicará sólo para una de las solicitudes señaladas anteriormente por curso o foro académico, radicada con posterioridad a la realización del evento.
1.1.14. Reducción de tasas por recibir orientación en materia de propiedad industrial a través del CIGEPI o CATI
Las solicitudes de i) registro de Marcas o Lemas Comerciales de productos o servicios por una clase y por cada clase adicional en una misma solicitud; ii) divisionales de Marcas; iii) Diseños Industriales; iv) Esquemas de trazado de circuitos integrados; v) examen de patentabilidad de Patentes de Invención y de Modelo de Utilidad y vi) servicios de búsquedas, alertas y mapeos tecnológicos, tendrán una reducción del diez por ciento (10%), si con la presentación de la solicitud se allega el certificado expedido por el Centro de Información Tecnológica y Apoyo a la Gestión de la Propiedad Industrial -CIGEPI- o por un Centro de Apoyo a la Tecnología y la Innovación -CATI- en el que se acredite haber recibido orientación en materia de Propiedad Industrial con anterioridad a la presentación de la solicitud.
La reducción de la tasa se realizará únicamente si la solicitud es presentada por alguna de las siguientes personas:
a) Personas naturales;
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b) Micro y pequeñas empresas formalmente constituidas;
c) Instituciones de Educación Superior reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional de la República de Colombia;
d) Entidades registradas ante la cámara de comercio cuyo objeto consista en el desarrollo de investigación científica y tecnológica.
Para que opere la reducción de la tasa, la solicitud deberá ser presentada dentro del plazo de dos (2) meses siguientes a la fecha de expedición del certificado, salvo tratándose de solicitudes de examen de patentabilidad de Patentes de Invención o de Patentes de Modelo de Utilidad, caso en el cual la reducción será procedente si la solicitud es presentada dentro de los veinticuatro (24) meses siguientes a la fecha de expedición del certificado.
Parágrafo primero. La reducción de tasas establecida en el presente numeral no será acumulable con la reducción por concepto de capacitación mediante el Aula de Propiedad Intelectual -API- de la que trata el numeral 1.1.13. del presente Capítulo.
Parágrafo segundo. La reducción de tasas establecida en el presente numeral para solicitudes de Diseños Industriales, Esquemas de trazado de circuitos integrados, examen de patentabilidad de Patentes de Invención y de Modelo de Utilidad y servicios de búsquedas, alertas y mapeos tecnológicos, podrá aplicarse conjuntamente con la reducción de tasas de la que trata el numeral 1.1.12 del presente Capítulo.
1.1.15. Descuentos para artesanos y pequeños productores pertenecientes a programas relacionados con el posconflicto
La reducción de tasas establecida en los numerales 1.1.12., 1.1.13 y 1.1.14 del presente Capítulo, no será aplicable a las tasas establecidas para artesanos y pequeños productores pertenecientes a programas relacionados con el posconflicto, respecto de las tasas de registro establecidas en los numerales 1.1.1.1.7, 1.1.1.3.1.4 y 1.1.2.1.7 a 1.1.2.1.12 del presente Capítulo.
1.1.16. Tasas de patentes para los ganadores del premio Nacional al Inventor Colombiano
Los ganadores del Premio Nacional al Inventor Colombiano del que tratan los artículos 2.2.2.18.1 a 2.2.2.18.8 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio: Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015, estarán exentos del pago de tasas por la presentación de la solicitud de Nueva Creación, así como de las modificaciones, prórrogas y primer examen de patentabilidad, si presentan la solicitud que verse sobre el invento premiado dentro del año siguiente a la fecha del otorgamiento del premio.
Este beneficio no incluye solicitudes divisionales, tasas de mantenimiento de la Nueva Creación, ni actuaciones posteriores al trámite.
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1.2. REGLAMENTACIÓN DEL RÉGIMEN COMÚN SOBRE PROPIEDAD INDUSTRIAL*
1.2.1. Disposiciones generales
1.2.1.1. Idioma y medidas
Los documentos que se anexen a los petitorios de los trámites de propiedad industrial deberán allegarse en castellano. Los documentos en otro idioma deberán aportarse con su traducción simple sin necesidad de autenticación, atestación, legalización o apostilla.
Todas las medidas incluidas en las comunicaciones ante esta Superintendencia deberán expresarse según el Sistema Internacional de Unidades.
* 1.2.1.2. Forma y presentación de los documentos
Toda solicitud o documento se podrá presentar por medios físicos o electrónicos, sin necesidad de autenticación, atestación, legalización o cualquier otra certificación de firma u otro medio de identificación personal, salvo tratándose de renuncia al derecho que requerirá autenticación o firma digital.
El único canal para radicar electrónicamente solicitudes y documentos relacionados con asuntos de Propiedad Industrial diferentes a derechos de petición, será la vía oficial dispuesta por la Entidad para tal fin, esto es, el Sistema de Información de Propiedad Industrial (SIPI), el cual se rige por los términos y condiciones publicados a través del sitio WEB de la Entidad.
Igualmente, en cuanto a radicaciones en ventanilla se refiere, el formulario de solicitud y los anexos para los trámites de propiedad industrial podrán presentarse en medio magnético (CD-ROM o DVD-ROM) en el momento de la radicación. Para el efecto, todos los archivos que allí se incluyan deberán ser digitalizados con una resolución mínima de 300 dpi y se deberán generar en formato PDF (Portable Document Format) o en su defecto TIFF (Tagged Image File Format). En todo caso, cuando se emplee este tipo de medio para la remisión de los anexos, el formulario de solicitud del trámite deberá ser presentado físicamente, esto con el fin de que el solicitante pueda obtener copia del radicado emitido en la respectiva ventanilla que reciba la solicitud.
La Entidad conservará el medio magnético como soporte del trámite y tomará las acciones que faciliten su conservación y control.
Los documentos que se quieran hacer valer como prueba en los trámites de propiedad industrial, deberán cumplir con las normas probatorias establecidas en el Decreto 019 de 2012, en concordancia con la legislación vigente en materia de actuaciones administrativas.
* Los numerales 1.2 a 1.2.6 fueron modificados por la Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
* Resolución No. 46582 del 15 de julio de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49935 del 15 de julio de 2016 “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”. Mediante este acto se resolvió adicionar el parágrafo.
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“Parágrafo. Para la presentación del capítulo reivindicatorio en solicitudes de patente deberán observarse las instrucciones contenidas en el numeral 1.2.2.1.1 del presente Capítulo”.
1.2.1.3. Poderes
Los poderes requeridos para los trámites administrativos que se adelanten ante la Superintendencia de Industria y Comercio relacionados con propiedad industrial podrán otorgarse mediante documento privado y referirse a una o más solicitudes debidamente identificadas en el poder, o a todas las solicitudes y/o registros existentes o futuros del poderdante, sin necesidad de presentación personal, autenticación o legalización.
En todo caso, la facultad de desistir de la solicitud o de renunciar a un derecho debe estar expresamente consagrada en el poder. Para el efecto, el documento por el cual se renuncia al derecho o se desiste de la solicitud deberá contener la diligencia de presentación personal ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante Notario público. El documento de renuncia o desistimiento constituido en el extranjero deberá ser legalizado por apostilla o ante Cónsul Colombiano o el de una Nación amiga, según sea el caso.
Cuando el solicitante del trámite no resida en Colombia, podrá nombrar un representante con facultades para notificarse y nombrar apoderados. El apoderado deberá ser abogado y estar debidamente inscrito.
Para la presentación de poderes se deberá diligenciar y radicar el Formulario para Otorgar Poder a Abogado en los Trámites de Propiedad Industrial, Formato PI00-F06, el cual corresponde al Anexo 6.26 de esta Circular.
1.2.1.4. Inconsistencias en la solicitud: Duda razonable
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá requerir al interesado en los trámites administrativos relacionados con propiedad industrial, para que aporte los documentos que sustenten la solicitud de que se trate, cuando existan contradicciones o inconsistencias en la información aportada, que puedan afectar el desarrollo eficiente del trámite, tales como: La identidad, existencia y representación legal, domicilio o dirección de notificaciones del solicitante, o inconsistencias o contradicciones relacionados con el apoderado que se acredita como tal para el trámite respectivo.
1.2.1.5. Asignación de fecha de presentación de solicitudes
Si al momento de la presentación de las solicitudes de patente de invención, de modelo de utilidad y las solicitudes de registro de signos distintivos, diseños industriales y esquemas de trazado de circuitos integrados, las mismas no contienen todos los requisitos a que se refieren los artículos 33, 92, 119, y 140 de la Decisión 486, respectivamente, la Superintendencia otorgará al solicitante un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la fecha de notificación especial de que trata el numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de esta Circular. Si el solicitante completa la documentación dentro del término anterior, la fecha de presentación de la solicitud será aquella en que se reciba la totalidad de la información requerida; momento a partir del cual se continuará con el trámite de la solicitud. Si a la finalización del término descrito el solicitante no cumple con el requerimiento, se considerará como no presentada la solicitud y así le será comunicado al solicitante mediante el procedimiento de notificación establecido en el numeral 6.2 del Capítulo Sexto del Título I de esta Circular.
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Sin perjuicio de lo anterior, cuando la información que se aporte con la solicitud inicial cumpla con los requisitos mínimos para asignación de fecha de presentación, pero se advierta ausencia de algún otro requisito formal, la Superintendencia de Industria y Comercio asignará fecha de presentación y requerirá al solicitante, de conformidad con los artículos 38, 39, 93, 120 y 144 de la Decisión 486, según sea el caso, para que lo complete o subsane.
La fecha de presentación de las solicitudes de inscripción de afectaciones y de renovación será la misma de su radicación aunque estén incompletas. La Superintendencia de Industria y Comercio requerirá la información faltante de conformidad con lo previsto en el Título I de esta Circular, para el ejercicio del derecho de petición en interés particular. Se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento.
1.2.1.6. Inscripciones
1.2.1.6.1. Cambio de titular o solicitante
Para la inscripción de cambio de titular o solicitante en el registro de la propiedad industrial se deberá diligenciar y radicar el formulario de Inscripción de Traspaso de Signos Distintivos, Formato PI01-F07 (para signos distintivos), y formulario de Cambio de Titular o solicitante, Formato PI02-F19 (para nuevas creaciones), los cuales corresponden a los Anexos 6.18 y 6.24 de la Circular Única, respectivamente, o realizar la solicitud de manera virtual a través del Sistema de Propiedad Industrial (SIPI).
Salvo que se presente el Formulario firmado por las partes, en los casos de cambio de titular o de solicitante, la afectación deberá ser demostrada con el original o la copia de alguno de los siguientes documentos, según sea el caso:
i) El contrato en el que conste la cesión firmada por las partes. ii) El extracto del contrato en el que figure el cambio de titularidad. El extracto del contrato debe contener
las páginas del contrato donde conste la cesión del derecho y en las que se evidencien las partes del contrato.
iii) La sentencia judicial que ordene el cambio de titularidad. iv) El documento que acredite la fusión.
Cuando como consecuencia de un contrato o de una fusión haya cambio de uno o varios cotitulares o solicitantes, pero no de la totalidad, cualquier cotitular o solicitante respecto del cual no haya habido cambio en la titularidad deberá consentir expresamente al cambio de titularidad mediante documento firmado por él específicamente para tal fin.
Cuando el cambio de titular o solicitante verse sobre varias solicitudes, registros o títulos, bastará con una única solicitud, siempre y cuando el solicitante o titular actual y el nuevo solicitante o propietario sean los mismos y se indiquen los números de todas las solicitudes, registros o títulos objeto de inscripción, y siempre que se trate del mismo tipo de derechos de propiedad industrial: Marca, lema, patente, esquema de trazado
Resolución No. 77730 del 16 de octubre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50749 del 17 de octubre de 2018. “Por la cual
se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título I y se modifican y adicionan unos numerales en los Capítulo Primero y Sexto del Título X de la Circular Única”.
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o diseño industrial. No obstante, deberá pagarse la tasa de cesión correspondiente para cada una de las solicitudes o registros a ceder, si a ello hubiere lugar.
Cuando la solicitud de inscripción a que hace referencia este numeral se presente en relación con varios derechos, pero la Superintendencia encuentre improcedente acceder a la solicitud de inscripción en relación con alguno o algunos de ellos, por no cumplir con los requisitos legales, procederá a inscribir aquellos en relación con los cuales no se encuentre inconveniente, y requerirá al solicitante para que allegue la información faltante o corrija o aclare la aportada.
Si la información solicitada no es aportada o no satisface el requerimiento respectivo, que será expedido en los términos del artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se entenderá que el peticionario ha desistido de la actuación
De conformidad con los Parágrafos de los artículos 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011, contra los actos administrativos que archiven las solicitudes de inscripción sólo procederá el recurso de apelación.
1.2.1.6.2. Inscripción de actualización de la información del solicitante o titular: cambio de nombre,
cambio de domicilio, o cambio de dirección física
Para el trámite en físico de estas inscripciones en el registro de la propiedad industrial se deberá diligenciar y radicar el Formulario de Inscripción de Afectaciones, Formato PI01-F022, que corresponde al Anexo 6.9 de esta Circular.
El cambio referido al nombre, domicilio o dirección física del solicitante o titular de un derecho de propiedad industrial se efectuará para la totalidad de solicitudes o registros existentes y pertenecientes a aquel de conformidad con su número de identificación, cualquiera que sea el tipo de derechos de propiedad industrial, previo pago de la tasa de la tasa correspondiente.
Independientemente del número de solicitudes o registros que se afecten con la inscripción de la actualización del titular, la tasa por dicho cambio se causará como si se tratara de una única solicitud o registro a actualizar.
1.2.1.6.2.1. Inscripción Inicial en el Registro de Propiedad Industrial de Garantías Mobiliarias sobre
§derechos de propiedad industrial
Las solicitudes de inscripción inicial de las garantías mobiliarias deben ser tramitadas y radicadas exclusivamente en línea, mediante el formulario de inscripción dispuesto para tal fin en la Oficina virtual de Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Resolución No. 46582 del 15 de julio de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49935 del 15 de julio de 2016 “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
§Resolución No. 103590 del 30 de diciembre de 2015. Publicada en el Diario Oficial No. 49742 del 31 de diciembre de 2015. “Por
la cual se establece el procedimiento de inscripción en el Registro Especial de las Garantías Mobiliarias sobre los derechos de propiedad industrial para la implementación de la Ley 1676 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, Decreto 1835 de 2015 y se modifica la Circular Única del 19 de julio de 2001”.
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Los trámites y servicios en línea dispuestos en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio se sujetan a los términos y condiciones publicados a través del sitio web de la Entidad. El formulario de inscripción inicial de garantías mobiliarias de los derechos de propiedad industrial contendrá:
1. El pago de la tasa correspondiente. 2. Poder, si fuere el caso. 3. Los nombres completos y la identificación de las partes, es decir, del garante y el acreedor garantizado,
así como la dirección electrónica y domicilio de cada uno de ellos. 4. La identificación clara del tipo de bien de propiedad industrial objeto de la garantía, con el número de
certificado de registro o depósito correspondiente. 5. La indicación del monto máximo de la obligación garantizada con el derecho de propiedad industrial. 6. El plazo de vigencia de la inscripción. 7. La indicación de si el gravamen es judicial o tributario, para los casos de registro de gravámenes surgidos
por ministerio de la ley. 8. El contrato de constitución de garantía mobiliaria o extracto del mismo, en el que conste la afectación. 9. La orden de la autoridad competente, en los casos de gravamen judicial o tributario.
Siempre que en las solicitudes realizadas sobre los bienes de propiedad industrial dados en garantía se mencione al titular inscrito, en los términos previstos en la Ley 1676 de 2013 o demás normas que la complementen o reglamenten, se entenderá que se hace referencia al titular del signo distintivo o titular de la nueva creación, según corresponda.
1.2.1.6.2.2. Formulario de Modificación y Cancelación de las garantías mobiliarias sobre derechos de propiedad industrial
Las solicitudes de modificación de las garantías mobiliarias se deberán tramitar y radicar exclusivamente en línea, mediante el formulario de modificación dispuesto para tal fin en la Oficina virtual de Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio, que contendrá:
1. El pago de la tasa correspondiente. 2. Poder, si fuere el caso. 3. El folio electrónico correspondiente al formulario de registro de inscripción inicial de la garantía mobiliaria
a la que se refiera la modificación. 4. La información del garante y del acreedor garantizado, indicando en cada caso, si la modificación
consiste en una adición o eliminación de datos, cambio de nombre o de dirección o transferencias. 5. La información de los bienes gravados, indicando si la modificación consiste en la adición o eliminación
de los mismos. 6. La indicación de la prórroga o de la reducción de la vigencia de la garantía de ser el caso. 7. La autorización del garante y/o del acreedor garantizado. 8. La orden de la autoridad competente, en los casos de gravamen judicial o tributario.
Las solicitudes de cancelación de las garantías mobiliarias se deberán tramitar y radicar exclusivamente en línea, mediante el formulario de cancelación dispuesto para tal fin en la Oficina virtual de Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio, que contendrá:
1. El pago de la tasa correspondiente.
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2. Poder, si fuere el caso. 3. El número de folio electrónico de inscripción otorgado al momento de la inscripción inicial 4. La indicación de si la garantía se cancela a solicitud del acreedor o la constancia notarial, según el caso 5. La orden de autoridad competente, en los casos de gravamen judicial o tributario.
1.2.1.6.2.3. Formulario de ejecución de las garantías mobiliarias sobre derechos de propiedad industrial
Las solicitudes de ejecución de las garantías mobiliarias se deberán tramitar y radicar exclusivamente en línea, mediante el formulario de ejecución dispuesto para tal fin en la Oficina virtual de Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio, que contendrá:
1. El pago de la tasa correspondiente. 2. Poder, si fuere el caso. 3. El número de folio electrónico de inscripción otorgado al momento de la inscripción inicial. 4. Monto estimado que se pretende ejecutar. 5. Descripción del incumplimiento. 6. Indicación del tipo de ejecución, adjuntando la orden judicial o administrativa o protocolización notarial,
según el caso. 7. Copia del contrato de garantía o extracto del mismo, en el que conste la afectación.
1.2.1.6.2.4. Terminación de la ejecución de las garantías mobiliarias sobre los derechos de la propiedad industrial
Las solicitudes de terminación de la ejecución de las garantías mobiliarias se deberán tramitar y radicar exclusivamente en línea, mediante el formulario de terminación de la ejecución dispuesto para tal fin en la Oficina virtual de Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio, que contendrá:
1. El pago de la tasa correspondiente.
2. Poder, si fuere el caso, con el que se acredita la representación.
3. El número de folio electrónico de inscripción otorgado al momento de la inscripción inicial
4. Indicar que la terminación de la ejecución fue realizada por el acreedor o el notario.
5. Orden judicial o administrativa o protocolización notarial, según el caso.
6. Señalar la causal de terminación de la ejecución, en cualquiera de los eventos descritos a continuación:
6.1. Por pago total de la obligación antes de la disposición de los bienes en garantía, incluyendo los gastos
de la ejecución.
6.2. Por pago parcial con acuerdo de restablecimiento del plazo.
6.3. Por la extinción de la obligación, salvo en el caso de la excepción relativa al pago por subrogación
previsto en el artículo 1670 del Código Civil.
6.4. Por terminación de la ejecución de la garantía, o
6.5. Por el vencimiento del término para iniciar el proceso de ejecución.
1.2.1.6.2.5 Transferencia de los bienes de propiedad industrial sujetos a registro objeto de la garantía
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La solicitud de transferencia de los bienes de propiedad industrial objeto de garantía mobiliaria podrá efectuarse de manera simultánea a la solicitud de ejecución de que trata el numeral 1.2.1.6.2.3 y a la solicitud de terminación de la ejecución de que trata el numeral 1.2.1.6.2.4. Esta solicitud no generará el pago de una tasa adicional a la establecida para la inscripción de los mencionados formularios.
La transferencia estará supeditada a la presentación del documento que acredite el derecho de apropiación por parte del acreedor garantizado, cuando la misma sea consecuencia de mecanismos de ejecución diferentes al pago directo.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 161 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina de Naciones, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá negar la solicitud de transferencia a través de resolución motivada, sin perjuicio del derecho del acreedor garantizado de inscribir el formulario de terminación de la ejecución de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.4.31 del Decreto Único 1074 de 2015.
En caso de que la transferencia sea procedente, se inscribirá, en su orden, la terminación de la ejecución si así se ha solicitado y la transferencia.
1.2.1.6.2.6. Comunicación con el Registro de Garantías Mobiliarias
En los términos previstos en el parágrafo del artículo 11 y del artículo 36 de la Ley 1676 de 2013 y en los establecidos en el literal b) del número 6.2 del Título I de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, la comunicación de todos los actos de la garantía sobre el respectivo derecho del bien de propiedad industrial se informará por medio electrónico al Registro de Garantías Mobiliarias, y contendrá la siguiente información:
1. El nombre del garante.
2. El tipo y número del documento de identificación del garante.
3. El número del certificado de registro del derecho de propiedad industrial afectado.
4. La identificación del tipo de inscripción que se está realizando, a saber; Inscripción inicial, modificación,
cancelación, ejecución o terminación de la ejecución.
5. La fecha de inscripción.
6. ID de la garantía.
1.2.1.6.2.7. Tasas
Para el trámite del registro de las garantías mobiliarias sobre los derechos de propiedad industrial que lleva esta Entidad, las tarifas aplicables serán las previstas en la resolución que fija las tasas de propiedad industrial correspondiente a cada uno de los actos a realizarse, consignadas en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.2.1.6.3. Licencias
Para el trámite de registro de las licencias a que hace referencia la Decisión 486, en particular en los artículos 57, 85, 106, 133 y 162, se deberá diligenciar y radicar el Formulario de Licencia, Formato PI01-F09 (para
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signos distintivos) y Formato PI02-F16 (para nuevas creaciones), que corresponden a los Anexos 6.7 y 6.21 de esta Circular, respectivamente.
Cuando el licenciante y el licenciatario de varios derechos de propiedad industrial sean las mismas partes, podrá presentarse una sola solicitud de inscripción, siempre que se trate del mismo tipo de derechos de propiedad industrial: Marca, lema, patente o diseño industrial. No se exigirá documento escrito adicional en donde conste la licencia cuando la solicitud de registro de la misma se encuentre firmada por las partes.
Los requisitos de solicitudes de licencias obligatorias son los establecidos en el Capítulo Segundo del presente Título.
1.2.1.7. Corrección de errores respecto de registros o títulos
La corrección del error que se haya cometido en la solicitud o en otro memorial presentado por el solicitante en un trámite de propiedad industrial, y que se refleje en el registro de la Propiedad Industrial o en la Gaceta de la Propiedad Industrial, deberá presentarse mediante un memorial en el que se indique el número de registro a corregir, el error cometido y la corrección a efectuar.
Cuando el error y la respectiva corrección sean comunes a varios registros o títulos, bastará con una solicitud si se indican los números de registros o títulos en cuestión.
La Superintendencia podrá corregir los errores aritméticos, mecanográficos, ortográficos y gráficos, aún cuando éstos impliquen una modificación al derecho concedido, cuando de la actuación administrativa se evidencie la contradicción entre el derecho pretendido y el otorgado. Las correcciones de errores no atribuibles a la Entidad se efectuarán previo pago de la tasa oficial establecida para dicho fin cuando dichos errores hayan sido atribuidos al solicitante, para los tipos de derechos para los cuales se encuentre establecida dicha tasa.
La solicitud de corrección podrá presentarse en cualquier momento.
1.2.1.8. Modificaciones y correcciones a solicitudes en trámite
Para el trámite de las modificaciones y correcciones de errores materiales a que se refieren los artículos 34, 85, 133 y 143 de la Decisión 486, y que sean pedidas por el solicitante del respectivo trámite, se deberá diligenciar y radicar el Formulario de Modificaciones y/o Correcciones, Formato PI01-F11 (para signos distintivos) y Formato PI02-F17 (para nuevas creaciones), que corresponden a los Anexos 6.10 y 6.22 de esta Circular, respectivamente, y darán lugar al pago de la tasa dispuesta para estos trámites.
Cuando la modificación o corrección se solicite a instancia de la Superintendencia, no se exigirá el pago de la tasa.
Resolución No. 77730 del 16 de octubre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50749 del 17 de octubre de 2018. “Por la cual
se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título I y se modifican y adicionan unos numerales en los Capítulo Primero y Sexto del Título X de la Circular Única”.
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Circular Única
La Superintendencia volverá a publicar la solicitud únicamente en los casos en los que el error cometido o la información omitida sean considerados fundamentales para que los terceros interesados presenten oposición. Se entenderá que se presenta esta situación cuando han faltado productos o servicios en la publicación, o no corresponden a los solicitados; no coincide el signo o etiqueta con la solicitada o no coincide el dibujo requerido con el diseño solicitado; no coincide el objeto descrito en el resumen con lo reclamado en la solicitud de patente.
Igualmente, podrá presentarse una petición única de corrección que se refiera a una solicitud o solicitudes, o a una solicitud o solicitudes y a un registro o registros, si se trata del mismo error y las solicitudes también se identifican plenamente.
1.2.1.9. Solicitante
Siempre que en la Decisión 486 de 2000 o en el presente Título se mencione al solicitante sin hacer precisión en contrario, se entenderá incluido su apoderado o representante o viceversa.
Las personas extranjeras, naturales o jurídicas, serán identificadas para todos los trámites adelantados ante la Superintendencia en materia de Propiedad Industrial mediante un Número de Identificación (NI). La asignación del Número de Identificación (NI) se llevará a cabo por la Superintendencia en el momento en que se radique cualquier solicitud en materia de Propiedad Industrial en nombre de esa persona extranjera.
La asignación del Número de Identificación (NI) se realizará también para las personas extranjeras que actualmente tengan solicitudes en trámite o sean titulares de registros de derechos de propiedad industrial, de la manera indicada en el párrafo anterior. En este caso, la Superintendencia asociará el Número de Identificación (NI) asignado a la persona extranjera a todas las solicitudes y registros de derechos de propiedad industrial pertenecientes a dicha persona, cualquiera sea su tipo.
1.2.1.10. División de la solicitud
Quien desee presentar una petición para tramitar una conversión, división o fusión de una solicitud deberá diligenciar tantos formularios como número de solicitudes fraccionarias se presenten respecto de la solicitud inicial, debiendo diligenciar los formularios dispuestos para el efecto.
1.2.1.11. Oposiciones
Las oposiciones a que se refiere la Decisión 486 deberán ser presentadas en el Formulario de Presentación de Oposición, Formato PI01-F12 (para signos distintivos) y Formato PI02-F18 (para nuevas creaciones), que corresponden a los Anexos 6.12 y 6.23 de esta Circular, respectivamente.
Si la oposición se presenta por intermedio de apoderado y no se aporta el poder con el escrito de oposición, o por intermedio de agente oficioso, la Superintendencia procederá a requerir el documento según lo establecido en los artículos 12 y 13 del Código Contencioso Administrativo, o la norma que haga sus veces, o a fijar la caución establecida en el artículo 47 del Código de Procedimiento Civil.
Resolución No. 46582 del 15 de julio de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49935 del 15 de julio de 2016 “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
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Circular Única
Si se presenta oposición a una solicitud de registro de marca que comprenda varias clases de productos y/o servicios, el opositor deberá cancelar la tasa correspondiente a dicho trámite, dependiendo del número de clases contra las cuales presenta la oposición al registro de la marca.
1.2.1.12. Formularios para la solicitud de reducción de tasas
Para presentar una solicitud de reducción de tasas se debe diligenciar el Formulario de Reducción de Tasas a Solicitud de Registro de Signos Distintivos para Microempresas, Formato PI01-F06, y el Formulario de Reducción de Tasas de Patentes, Formato PI02-F07, que corresponden a los Anexos 6.17 y 6.20 de esta Circular, respectivamente.
1.2.1.13. Audiencia de facilitación
a). Procedencia de la audiencia
La Audiencia de Facilitación procederá en los siguientes casos:
i) Cuando en el trámite de registro de un signo distintivo no se hubieren presentado oposiciones pero se necesite del concurso del tercero para poder superar el obstáculo que impide el registro de la marca;
ii) Cuando en el trámite de registro de un signo distintivo se hubieren presentado oposiciones y la discusión sobre la registrabilidad esté referida a las causales de irregistrabilidad contenidas en los artículos 135, literales i), j) y k), 136 y 137 de la Decisión 486.
En dicha audiencia, el Director de Signos Distintivos, previo estudio de registrabilidad del signo, podrá proponer y avalar acuerdos vinculantes que permitan que el signo supere las causas de irregistrabilidad anteriormente mencionadas. La Dirección de Signos Distintivos adelantará una sola audiencia, con independencia del número de partes involucradas en el trámite.
b). Oportunidad
La audiencia de facilitación podrá celebrarse en cualquier momento una vez vencidos los términos establecidos en el artículo 148 de la Decisión 486, hasta antes de que se profiera la decisión de primera instancia.
La audiencia de facilitación podrá ser citada de oficio por la Dirección de Signos Distintivos o a solicitud conjunta de las partes. La Dirección de Signos Distintivos hará la citación cuando considere que mediante la sugerencia de modificaciones a la que se refiere el artículo 143 de la Decisión 486 el signo solicitado puede ser registrado.
No procederá la audiencia cuando ésta haya sido solicitada con posterioridad a la expedición de la primera decisión, así se haya interpuesto el recurso correspondiente dentro del término legal.
c). Trámite
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La Dirección de Signos Distintivos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, fijará fecha y hora para la celebración de la audiencia de facilitación.
La providencia que fije fecha y hora para la celebración de la audiencia será notificada a las partes de conformidad con lo establecido en el numeral 6.2 literal c) del Capítulo Sexto del Título I de esta Circular.
La audiencia tendrá una duración máxima de una (1) hora. Las partes tendrán un único vocero dentro de la audiencia, y cada participante dispondrá hasta de quince (15) minutos para hacer sus planteamientos. Al finalizar la misma, se hará constar en acta los términos y compromisos propuestos por las partes y aceptados por la Dirección de Signos Distintivos.
Habrá lugar a una nueva audiencia, por una sola vez y por falta de alguna de las partes, con justa causa, cuando la audiencia haya sido convocada de oficio por la Dirección de Signos Distintivos.
d). Contenido del acta
En el Acta deberán constar los compromisos adquiridos por las partes para que el signo solicitado pueda ser registrado. Estos compromisos estarán referidos a modificaciones secundarias, renuncias, cancelaciones, desistimientos, limitaciones o afectaciones del signo solicitado o de los signos opositores.
e). Efectos
Las actuaciones a las cuales se comprometieron las partes en la audiencia deberán ser presentadas ante la Dirección de Signos Distintivos según el trámite establecido para las mismas, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la audiencia. El incumplimiento de la presentación de los compromisos contenidos en el acta permitirá decidir la solicitud de registro del signo únicamente con los documentos e información que reposan en el expediente al momento de la decisión.
No serán permitidas modificaciones que amplíen la cobertura de los productos o servicios de la marca solicitada a registro ni aquellas que alteren los elementos sustanciales del signo.
1.2.1.14. Renuncia a Derechos y Desistimiento
En concordancia con lo establecido en el literal a) del artículo 167 del Decreto 019 de 2012, el documento mediante el cual se presente la renuncia a derechos o el desistimiento de una solicitud deberá contener la diligencia de presentación personal ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante Notario Público.
Cuando la renuncia a derechos o el desistimiento de solicitudes se realice por intermedio de apoderado, deberán observarse las instrucciones establecidas en el numeral 1.2.1.3 del presente Capítulo.
Resolución No. 77730 del 16 de octubre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50749 del 17 de octubre de 2018. “Por la
cual se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título I y se modifican y adicionan unos numerales en los Capítulo Primero y Sexto del Título X de la Circular Única”. Mediante la cual se adicionó el numeral 1.2.1.14 en el Capítulo Primero del Título X C.U.
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1.2.2. Patentes de invención
1.2.2.1. Presentación de solicitudes
Para el trámite de concesión de patente se deberá diligenciar y radicar el Formulario Solicitud de Patente - Nacional, Formato PI02-F01, que corresponde al Anexo 6.3 de esta Circular. Los formularios de solicitud podrán presentarse por medios electrónicos en la Oficina Virtual de Propiedad Industrial de la Entidad.
1.2.2.1.1. Presentación del capítulo revindicatorio
Cuando la solicitud se realice en físico, el capítulo reivindicatorio deberá aportarse en medio magnético (CD- ROM o DVD-ROM) y en formato DOC o DOCX (Word). Cuando la solicitud se realice por medios electrónicos en la Oficina Virtual de Propiedad Industrial, el capítulo reivindicatorio deberá adjuntarse en un archivo independiente en formato DOC o DOCX (Word). En uno u otro caso, el archivo deberá contener únicamente las reivindicaciones, sin contener membretes o cualquier dato de contacto del solicitante o su apoderado u otra información que no se corresponda estrictamente al contenido de las reivindicaciones presentadas.
Lo indicado en los párrafos anteriores también será de aplicación para todos aquellos casos en los que durante el trámite de la solicitud el solicitante allegue un nuevo capítulo reivindicatorio o presente modificaciones al mismo.
1.2.2.2. Examen de forma
Para efectos de lo establecido en el literal k) del artículo 26 de la Decisión 486, cuando el solicitante no sea el inventor, debe adjuntar o bien una copia del contrato de cesión o bien del contrato en virtud del cual se presuma legalmente dicha cesión.
Cuando la solicitud contenga más de diez (10) reivindicaciones y no se haya pagado la tasa complementaria, sólo se estudiarán las cubiertas por la tasa pagada al momento de realizar el examen de patentabilidad consagrado en el artículo 45 de la Decisión 486. Lo anterior, sin perjuicio de la atribución que tiene el solicitante para modificar la solicitud en cualquier momento del trámite, para lo cual deberá cancelar no sólo la tasa correspondiente a una modificación voluntaria, sino la correspondiente al pago por exceso de reivindicaciones.
Cuando en respuesta a un requerimiento del artículo 45 el solicitante modifique el capítulo reivindicatorio y éste contenga más de diez (10) reivindicaciones, no pagará la tasa de modificación voluntaria pero sí la correspondiente al pago por reivindicación adicional a partir de la décima.
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”.
Numeral 1.2.2.1.1 adicionado, mediante la Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313
del 2 agosto de 2017. “Por la cual se modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”.
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1.2.2.2.1. Presentación de solicitudes de patente de invención de un producto o de un
procedimiento relativo a un material biológico
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 29 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, se tendrán como válidos los certificados de depósito de microorganismos o material biológico efectuados ante las Autoridades Internacionales reconocidas conforme al Tratado de Budapest sobre el Reconocimiento Internacional del Depósito de Microorganismos a los Fines del Procedimiento en Materia de Patentes de 1977, que se encuentran incluidos en la lista que publica la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual –OMPI en su calidad de organización encargada de la administración del tratado en mención.
*1.2.2.3. Conversión, división o fusión de solicitudes
El solicitante tendrá la posibilidad de presentar una solicitud de conversión, de división o de fusión de una solicitud en cualquier momento del trámite, incluso hasta antes de que se profiera la resolución que decide el recurso, si lo hubiese.
1.2.2.3.1. Conversión de solicitudes
Para los efectos del presente Título, y en concordancia con el artículo 35 de la Decisión 486 de 2000, por conversión de la solicitud debe entenderse el cambio de modalidad de protección de patente de invención a patente de modelo de utilidad o viceversa y de patente de modelo de utilidad a diseño industrial.
La conversión de una solicitud podrá presentarse como resultado de una sugerencia de la Dirección de Nuevas Creaciones, o a petición del solicitante, para lo cual deberá diligenciar el formato PI02-F05; la solicitud convertida seguirá su propio trámite, teniendo en cuenta el procedimiento aplicable a la nueva modalidad.
Cuando el solicitante de una patente de invención solicite una conversión a patente de modelo de utilidad y dicha petición de conversión se presente con posterioridad al vencimiento de la petición del examen de patentabilidad de un modelo de utilidad, deberá aportar junto con la solicitud de conversión el pago del examen de patentabilidadd para modelo de utilidad de acuerdo con lo establecido en la resolución de tasas que se encuentre vigente.
De igual forma, en el evento en el que el solicitante de una patente de modelo de utilidad solicite una conversión a patente de invención, deberá en todo caso realizarse el pago oportuno del examen de patentabilidad correspondiente a dicha modalidad dentro del período que establecen los artículos 44 y 85 de la Decisión 486 de 2000.
1.2.2.3.2. Solicitudes divisionales
Resolución No. 856 del 17 de enero de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49041 del 22 de enero de 2014.
*Resolución No. 3719 del 2 de febrero de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49775 del 3 de febrero de 2016. “Por la cua l se adiciona y se modifican unos numerales del Capítulo Primero en el Título X de la Circular Única”.
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Una solicitud divisional podrá presentarse como resultado del requerimiento efectuado por la Dirección de Nuevas Creaciones, en aquellos casos en que se determine que la solicitud inicial carece de unidad de invención. La Dirección de Nuevas Creaciones señalará la manera en que deberá presentarse la o las solicitudes fraccionarias.
En caso que el solicitante no realice la división sugerida por la Dirección de Nuevas Creaciones, solamente se llevará a cabo el examen sobre el primer grupo inventivo identificado en la solicitud inicial.
Cuando la solicitud divisional sea presentada por iniciativa del solicitante, solamente podrá hacerlo respecto de una solicitud inicial, sin perjuicio del número de solicitudes fraccionarias que de la misma solicitud inicial se deriven, las cuales se tramitarán como solicitudes independientes.
1.2.2.3.2.1. Contenido de la solicitud fraccionaria
En los casos en que la solicitud divisional se realice a instancias del solicitante, la división deberá hacerse de forma literal, teniendo en cuenta la numeración de las reivindicaciones de forma consecutiva, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que sobre dichas reivindicaciones contenidas en la solicitud fraccionaria pueda realizar el solicitante, previo pago de la tasa establecida para tal efecto. De igual manera, la memoria descriptiva deberá estar acorde con la división de la materia realizada.
En el evento en que la solicitud divisional no se realice con el lleno de los requisitos exigidos en esta norma, se expedirá un requerimiento de conformidad con el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 1437 del 2011-, para que el solicitante cumpla dichos requisitos y, en caso de no hacerlo, se archivará la solicitud.
Las modificaciones hechas a la solicitud inicial no afectarán la posibilidad de que ésta siga siendo entendida como inicial para propósitos de la solicitud divisional.
1.2.2.3.2.2. Procedimiento
La presentación de una solicitud divisional no alterará el curso del trámite de la solicitud inicial que contiene el primer grupo inventivo. Las solicitudes fraccionarias integradas por los demás grupos inventivos seguirán su propio trámite en el estado en el que se encontraban, previo pago de las tasas de presentación y examen de patentabilidad establecidas en la resolución de tasas vigente en el momento de la solicitud de división, y a las mismas se les realizará el examen de patentabilidad y/o se expedirá la decisión correspondiente a la etapa procedimental respectiva.
1.2.2.3.3. Fusión de solicitudes
La Dirección de Nuevas Creaciones de esta Superintendencia decidirá mediante la expedición de un auto la solicitud de fusión de dos solicitudes.
El solicitante deberá diligenciar el formato PI02-F05 y presentar un nuevo documento técnico que incluya la memoria descriptiva, un capítulo reivindicatorio y los dibujos a que hubiere lugar, de acuerdo con la fusión que se pretende realizar, teniendo en cuenta que no se podrá ampliar la protección contendida en las solicitudes iniciales.
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En caso de aceptarse dicha solicitud, la misma se adelantará de acuerdo con lo establecido en los artículos 38 y siguientes de la Decisión 486 de 2000.
1.2.2.4. Examen de patentabilidad
En los términos establecidos en el artículo 44 de la Decisión 486, la solicitud del examen de patentabilidad de las solicitudes de patentes de invención o de modelo de utilidad y el pago de la tasa correspondiente sólo podrán efectuarse dentro de los plazos establecidos en los artículos 44 y 85 de la misma Decisión. En consecuencia, la solicitud de examen de patentabilidad presentada con anterioridad a la publicación, deberá ser ratificada dentro del plazo respectivo y actualizada en su tasa, si a ello hubiere lugar.
La solicitud del examen de patentabilidad se debe presentar dentro de los plazos arriba señalados, independientemente de la existencia de errores que susciten rectificaciones posteriores a la publicación.
1.2.2.5. Requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio para realizar el examen de patentabilidad*
1.2.2.5.1. Requerimiento por no patentabilidad o incumplimiento de requisitos para conceder
patente
Para los efectos previstos en el artículo 45 de la Decisión 486 de 2000, la Superintendencia de industria y Comercio requerirá al solicitante indicando los motivos por los cuáles la invención no es patentable o no cumple con alguno de los requisitos establecidos para la concesión de la patente. Los requerimientos deberán ir acompañados de la relación de anterioridades que afecten la patentabilidad de la invención, si es del caso.
Cuando el solicitante en su respuesta al examen de patentabilidad modifique: i.) el capítulo reivindicatorio; ii) la descripción de la invención a proteger iii.) o presente un nuevo capítulo reivindicatorio, la Dirección de Nuevas Creaciones, si así lo considera necesario podrá realizar hasta dos nuevos exámenes. En todo caso, el número de requerimientos por no patentabilidad estará supeditado a que el término del estudio de patentabilidad no sea superior a 18 meses, contados desde la publicación de la solicitud de patente para patentes de invención y de 9 meses para patentes de modelo de utilidad.
En todos los casos anteriores, será necesario realizar un nuevo pago de la tasa para el examen de patentabilidad, de acuerdo con lo establecido en la resolución de tasas que se encuentre vigente.
Una vez presentado el recurso ante esta Superintendencia, no será posible solicitar un nuevo examen de patentabilidad.
* Modificado por la Resolución No. 54093 del 18 de septiembre de 2012. Publicado en el Diario Oficial No. 48.557 del 18 de septiembre de 2012.
Resolución No. 3719 del 2 de febrero de 2016. Publicado en el Diario Oficial No. 49775 del 3 de febrero de 2016 “Por la cual se adiciona y se modifican unos numerales en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”. Resolución No. 46528 del 1 de agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 de agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”. Por medio de este acto se creó el “parágrafo”.
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“Parágrafo. Cuando el solicitante en respuesta al examen de patentabilidad modifique el capítulo reivindicatorio o presente uno nuevo, deberá observar las instrucciones contenidas en el numeral 1.2.2.1.1 del presente Capítulo”.
1.2.2.5.2. Requerimiento de exámenes de patentabilidad de otras oficinas en virtud del artículo
46 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina
Los informes de otras Oficinas de Propiedad Industrial que requerirá la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo establecido en el artículo 46 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, serán los resultados de exámenes de patentabilidad efectuados por las Oficinas Nacionales de Propiedad Industrial cuyo procedimiento contemple un estudio sustantivo de las solicitudes de patente, respecto de una o más solicitudes extranjeras que se refieran total o parcialmente a la misma invención que se está examinando.
No obstante lo anterior, los exámenes de patentabilidad efectuados por alguna de las Oficinas de Propiedad Industrial de acuerdo con párrafo anterior, podrán ser aportados por el solicitante junto con la petición del examen de patentabilidad presentada ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para la presentación de dichos documentos deberá tenerse en cuenta lo establecido en los numerales 1.2.1.1 y siguientes del Título X de la Circular Única.
1.2.2.5.2.1. Requisitos para el reconocimiento de los resultados de exámenes de patentabilidad efectuados a solicitudes extranjeras
Para que la Superintendencia de Industria y Comercio pueda reconocer los resultados de exámenes de patentabilidad producidos por otras Oficinas de Propiedad Industrial se debe cumplir con las siguientes condiciones:
a. Al momento de solicitar el examen de patentabilidad, si el solicitante pide que se reconozcan exámenes de patentabilidad de otras oficinas extranjeras, deberá aportar junto con el pago de la tasa correspondiente, los siguientes anexos:
(i) Copia de las resoluciones, fallos o decisiones que han sido relevantes para la determinación de la patentabilidad de la(s) solicitud(es) en la Oficina que haya proferido el examen de patentabilidad que contienen reivindicaciones patentables u otorgables que son la base de la petición y, si es del caso, su traducción al castellano.
(ii) Copia de todas las reivindicaciones determinadas como patentables u otorgables en la Oficina que profirió el examen de patentabilidad y, si es del caso, su traducción al castellano.
(iii) Copia de los antecedentes, información o documentos citados por el examinador de la Oficina de Primera Presentación del examen de patentabilidad, en las resoluciones, fallos o decisiones correspondientes, incluyendo la literatura no patente. Los documentos de patente deberán presentarse siempre y cuando no
Resolución 16023 del 4 de abril de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49835 del 5 de abril de 2016 “Por la cual se modifica un numeral en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
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estén disponibles para la Superintendencia de Industria y Comercio mediante el simple acceso a bases de datos gratuitas.
(iv) Una tabla de correspondencias de las reivindicaciones que han sido determinadas como patentables u otorgables en la solicitud de la Oficina que haya proferido el examen de patentabilidad.
b. La solicitud colombiana debe ser:
(i.) Una solicitud presentada de conformidad con el Convenio de París, bien sea que reivindique válidamente la prioridad de una solicitud anterior en virtud del artículo noveno de la Decisión 486 de 2000, para una o más solicitudes presentadas ante las oficinas con las que se establezca este procedimiento o reivindique válidamente como prioridad la fecha de presentación internacional de una solicitud PCT que no contenga reivindicación de prioridad, o, (ii.) Una solicitud que se encuentre en la fase nacional en virtud del PCT a partir de una solicitud internacional PCT que reivindique válidamente la prioridad en virtud del artículo noveno de la Decisión 486 de 2000, o reivindique válidamente como prioridad la fecha de presentación internacional de una solicitud PCT que no contenga reivindicación de prioridad, o que no contenga reivindicación de prioridad.
c. La solicitud examinada por la Oficina de Primera Presentación debe corresponder con la presentada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, esto es, que las reivindicaciones de la solicitud inicial o su divisional sean iguales a las de la solicitud colombiana.
d. El solicitante debe presentar una copia de la(s) reivindicación(es) patentable(s) u otorgable(s) de la solicitud de la Oficina de Primera Presentación que profirió el examen de patentabilidad, junto con una traducción al castellano.
Si la resolución, fallo o decisión no establece explícitamente que una reivindicación es patentable, el solicitante deberá anexar una declaración que contenga el análisis técnico de dicha reivindicación con respecto al estado de la técnica citado, indicando que no ha existido objeción por parte de la Oficina de Primera Presentación respecto de esa reivindicación y, por lo tanto, la reivindicación se considera patentable.
e. Todas las reivindicaciones de cada solicitud presentada en la Superintendencia de Industria y Comercio como Oficina de Segunda Presentación, deberán corresponder suficientemente a la(s) reivindicación(es) patentable(s) u otorgable(s) de la(s) solicitud(es) de la Oficina de Primera Presentación. Si no hay correspondencia entre las reivindicaciones deberán solicitarse las modificaciones a las que haya lugar pagando la tasa correspondiente.
Las reivindicaciones se considerarán como “suficientemente correspondientes” cuando, tomando en cuenta las diferencias debidas a la traducción y los requisitos de formato de las reivindicaciones, tengan un alcance igual o similar, o las reivindicaciones en la Oficina de Segunda Presentación tengan un alcance menor a las reivindicaciones patentables u otorgables en la Oficina de Primera Presentación.
Se entenderá que una reivindicación tiene menor alcance cuando la reivindicación en la solicitud presentada en Colombia es modificada para limitarla a contener una característica técnica adicional que esté soportada en la solicitud originalmente presentada ante la Oficina de Segunda Presentación(descripción y/o reivindicaciones).
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Una reivindicación en la solicitud presentada en la Oficina de Segunda Presentación que introduzca una nueva o diferente categoría de reivindicación(es) a aquella(s) determinada(s)como patentable(s)u otorgable(s) en la Oficina de Primera Presentación, no serán consideradas suficientemente correspondientes.
La tabla de correspondencia de las reivindicaciones deberá presentarse en castellano, si es del caso, y deberá indicar de qué manera todas las reivindicaciones de la solicitud presentada en la Oficina de Segunda Presentación corresponden a la(s) reivindicación(es) patentable(s)u otorgable(s) en la(s) solicitud(es) de la Oficina de Primera Presentación.
Parágrafo. Si alguno de los documentos señalados anteriormente en el literal a) del presente numeral ya han sido presentados en la solicitud ante la Oficina de Segunda Presentación, bastará con que el solicitante indique cuándo fueron aportados al expediente.
1.2.2.5.2.2. Improcedencia del reconocimiento
El reconocimiento de exámenes de patentabilidad respecto de una solicitud inicial de patente no se transferirá a una solicitud divisional. El solicitante podrá presentar una nueva petición para la solicitud divisional y cumplir con todas las condiciones establecidas anteriormente. Así mismo, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá expedir un requerimiento para esa divisional en los términos del numeral 1.2.2.5.2.
Igualmente, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio encuentre que alguna de las reivindicaciones presentadas están comprendidas en los artículos 15, 20 y 21 de la Decisión 486 de la Comunidad Andina, o que a pesar de haberse aportado todos los documentos descritos en los numerales anteriores no se satisfacen los requisitos de patentabilidad, dará aplicación al artículo 45 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones.
No procederá el reconocimiento de exámenes de patentabilidad o registrabilidad de las solicitudes de Patentes de Modelos de Utilidad y las solicitudes de registro de Diseño Industrial.
1.2.2.6. Suspensión del trámite
En los términos del artículo 47 de la Decisión 486, se procederá a la suspensión del trámite de una patente siempre que el solicitante lo indique, al haber sido requerido conforme al artículo 46 de la misma Decisión. En la solicitud se deberá indicar el plazo de la suspensión, justificado en el término del trámite extranjero y el estado del mismo. La suspensión será automática, no requerirá pronunciamiento y el término comenzará a correr a partir del día siguiente a aquel en que se radique la solicitud. En todo caso, dicho plazo no podrá exceder el plazo de tres (3) meses de que trata el artículo 46 de la Decisión 486.
1.2.2.7. Renuncia a derechos
El titular de un bien de propiedad industrial sobre nuevas creaciones podrá renunciar a los derechos conferidos mediante el diligenciamiento y presentación del Formulario de Renuncia a Derechos sobre Nuevas Creaciones, Formato PI02-F04, que corresponde al Anexo 6.13 de esta Circular.
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1.2.2.8. Modificaciones al capítulo reivindicatorio o descriptivo
Siempre que el solicitante realice una modificación al capítulo reivindicatorio o descriptivo y que la misma no se realice en respuesta a los requerimientos de los que tratan los artículos 39 o 45 de la Decisión 486 de 2000, deberá pagar la tasa de modificación correspondiente establecida en la resolución de tasas que se encuentre vigente.
Dicha tasa deberá ser pagada por el solicitante así también, si realiza una modificación al capítulo reivindicatorio o descriptivo con la presentación de un recurso.
1.2.3. Esquemas de trazado de los circuitos integrados
1.2.3.1. Presentación de solicitudes
Para el trámite de registro de esquemas de trazado de circuitos integrados se deberá diligenciar y radicar el Formulario de Registro de Esquema de Trazado de Circuitos Integrados, Formato PI02-F03, que corresponde al Anexo 6.5 de esta Circular.
1.2.4. Diseños industriales
1.2.4.1. Presentación de las solicitudes
Para el trámite de registro de diseño industrial se deberá diligenciar y radicar el Formulario de Registro de Diseño Industrial, Formato PI02-F02, que corresponde al Anexo 6.4 de esta Circular.
El diseño solicitado debe contar con las figuras representativas que permitan su correcto análisis e interpretación. Cuando se trate de elementos tridimensionales se presentarán los dibujos representativos mediante seis (6) proyecciones o vistas: superior, inferior, lateral derecho, lateral izquierdo, frontal y posterior; y una perspectiva isométrica que permita ver el objeto en tres dimensiones. Los objetos tridimensionales son aquellos que poseen LARGO (X), ANCHO (Y) y PROFUNDO (Z) y pueden ocupar un lugar en el espacio, de tal manera que pueden ser representados desde diferentes proyecciones: planos (vistas) y/o tridimensionales (perspectivas). Para mayor claridad del diseño el solicitante puede adjuntar más perspectivas del objeto.
Cuando se trate de objetos cuyas vistas: lateral izquierda y lateral derecha así como frontal y posterior, sean iguales, deberán ser representados por mínimo cuatro (4) vistas: superior, inferior, frontal o lateral y perspectiva.
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”. - Por medio de la cual se adiciona el numeral 1.2.2.8 Modificaciones al capítulo reivindicatorio descriptivo. En el Capítulo Primero del Título X.
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”. - Por medio de la cual se modifican los numerales 1.2.4.1 y 1.2.4.3 en el Capítulo Primero del Título X.
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Circular Única
Si el diseño es bidimensional, tan sólo deberá ser presentada una vista en plano. Los diseños bidimensionales son aquellas realizaciones planas que sólo poseen ANCHO (X) y LARGO (Y) y por lo tanto no podrán contar ni con otras proyecciones ni con perspectiva.
Para la representación de los diseños industriales se hará uso de las reglas del dibujo técnico. Las figuras no deben presentar cotas, marcos, líneas indicadoras, cortes, grafismos, marcas, o la representación de una función técnica, debido a que estos aspectos no son objeto de protección mediante la figura del diseño industrial.
En los términos establecidos en el literal c) del artículo 119 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, los diseños industriales deben ser representados gráfica o fotográficamente.
Según el caso, se pueden emplear dos tipos de líneas: la continúa para dibujar aristas vistas y contornos vistos y la punteada para aristas ocultas y contornos ocultos; lo que se represente en línea punteada serán las formas que se encuentren ocultas en cualquiera de las proyecciones.
El uso de la línea punteada se hará a título ilustrativo para indicar un objeto para el cual no se solicita protección, siempre y cuando el diseño solicitado sea una parte del objeto mencionado y quiera indicar la ubicación y disposición del mismo dentro del elemento del cual hace parte. Para efectos de su interpretación, el diseño solicitado se dibujará en línea continua. La figura o figuras que muestren la línea punteada no se tendrán en cuenta para el estudio, publicación y decisión de la solicitud y solamente se entenderán como ilustrativas.
En virtud de lo dispuesto en el artículo 113 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, el diseño solicitado debe reunir los requisitos exigidos para toda solicitud, entre ellos, que se relacione con un producto y que pueda ser representado mediante vistas o figuras.
El solicitante deberá cargar las figuras en la Oficina Virtual de Propiedad Industrial en la Entidad en formato JPG o PDF.
Las vistas o figuras presentadas, en dibujo o fotografía, deberán cargarse individualmente y poseer buena calidad de línea y resolución que no supere los 5 MB cada una y los 50 MB en su conjunto.
De acuerdo con lo establecido en el literal d. del artículo 118 de la Decisión 486 de 2000, el título o nombre dado a la solicitud de diseño industrial deberá indicar el tipo o género de producto al cual se aplicará el diseño con el fin de ser debidamente clasificado. El nombre o título será genérico, estará en idioma castellano y evitará ser explicativo o contener referencias comerciales o de producción.
Para la clasificación del diseño industrial se utilizará la Clasificación Internacional de Locarno para los Dibujos y Modelos Industriales, establecida por el Arreglo de Locarno de 1968 con sus modificaciones vigentes. La clasificación del diseño podrá ser aportada por el solicitante y la Superintendencia la revisará y modificará en caso de ser necesario. De no aportarse la clasificación, la Entidad clasificará el diseño. Cada diseño tendrá una sola clase y subclase correspondientes con la Clasificación Internacional de Locarno.
1.2.4.2. Parte y sección de un diseño
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Se toma como parte de un diseño toda aquella pieza que hace parte de un todo, que puede ser separada del mismo y que por sí sola puede constituirse en un producto.
La sección de un diseño es una fracción de un producto que se genera por un corte en cualquiera de los planos o por el dibujo en línea continua de aristas, bordes o de texturas sin que dicha sección pueda constituir un producto por sí misma.
1.2.4.3. División de la solicitud
Respecto de la división de la solicitud de un diseño industrial será de aplicación lo establecido en el artículo 2.2.2.19.4.1 del Decreto Único 1074 de 2015 Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. 1.2.5. Marcas, lemas comerciales y denominaciones de origen
1.2.5.1. Presentación de solicitudes
Para los trámites de registro de marca y lema comercial, se deberá diligenciar y radicar el Formulario de Registro de Marcas y Lemas Comerciales, Formato PI01-F01, que corresponde al Anexo 6.1 de esta Circular, y pagar la tasa oficial correspondiente al tipo de solicitud.
Para el trámite de reconocimiento de denominaciones de origen, se deberá diligenciar y radicar el Formulario Solicitud de Protección de Denominación de Origen, Formato PI01-F13, que corresponde al Anexo 6.25 de esta Circular, y pagar la tasa oficial correspondiente a este tipo de solicitud.
1.2.5.1.1. Solicitud multiclase
La solicitud multiclase de un registro de una marca o lema comercial podrá comprender productos y/o servicios incluidos en dos o más clases de la Clasificación Internacional de Niza.
El solicitante deberá enlistar los productos y/o servicios por sus nombres, agrupándolos según la clase de la Clasificación Internacional de Niza, en orden de menor a mayor.
La solicitud multiclase de registro de un lema comercial deberá comprender los mismos productos y/o servicios cubiertos por la marca multiclase a la cual va asociado, o podrá comprender menos productos y/o servicios cubiertos por dicha marca. No obstante, una solicitud de registro de un lema comercial podrá comprender productos y/o servicios de una sola clase de la Clasificación Internacional de Niza, e ir asociado a una marca que comprenda productos y/o servicios en varias clases (multiclase).
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”.
Resolución No. 2671 del 29 de enero de 2014. Publicada en el Diario Oficial No. 49.048 del 29 de enero de 2014.
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”.
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Cuando se presente oposición a una solicitud de registro multiclase, el opositor deberá precisar los productos y/o servicios y las clases respectivas contra los cuales se dirige la mencionada oposición.
El registro de una marca o un lema comercial en varias clases de productos y/o servicios que haya sido tramitado bajo un único expediente de solicitud multiclase tendrá un sólo número de certificado.
1.2.5.2. Especificidad de la descripción de productos y/o servicios en las solicitudes de registro de
marcas y lemas comerciales
En virtud de lo establecido en los literales f) y g) del artículo 139, en el literal d) del artículo 140 y en el artículo 151 de la Decisión 486 de 2000, y para propósitos de su clasificación, la descripción de los productos y/o servicios para los cuales se solicita el registro de una marca o lema comercial debe indicar expresamente el nombre de los productos y/o servicios a ser distinguidos con ella en el mercado.
Para cumplir con este requisito, y sin perjuicio de la libertad para describir los productos y/o servicios distinguidos por la marca, el solicitante puede optar por una, varias o todas las siguientes formas de descripción de los productos y/o servicios a ser identificados en la solicitud:
a) Indicar el nombre del producto y/o servicio, no siendo aceptable como tal el que aparece en el título de la clase de la Clasificación Internacional de Niza, salvo que tal indicación también corresponda con el nombre del producto y/o servicio.
b) Utilizar los mismos términos y expresiones empleados en la lista alfabética de la Clasificación Internacional de Productos y Servicios para el Registro de Marcas del Arreglo de Niza en su versión en español, en la edición de la misma que se encuentre vigente de acuerdo con el numeral 3.4 del presente Título que aparece en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio.
c) Utilizar los mismos términos y expresiones de productos y servicios incluidos en el Gestor de Productos & Servicios de Madrid (MGS), en su versión en español, disponible en la sección de Propiedad Industrial de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio y en la página web de la OMPI.
d) Utilizar los mismos términos y expresiones aceptados por Colombia incluidos en el listado de términos y regionalismos armonizados de productos y servicios de la Alianza del Pacífico, disponible en la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio.
e) Utilizar los mismos términos y expresiones en español aceptados por Colombia incluidos en la base de datos armonizada de productos y servicios para la clasificación de marcas TM5 Id List, disponible en la página web de la Oficina Europea de Propiedad Intelectual (EUIPO).
Si el solicitante opta por la descripción de productos y/o servicios en los términos del literal a) de este numeral, y tal descripción carece de especificidad, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá expedir un requerimiento de acuerdo con lo establecido en el segundo inciso del artículo 144 de la Decisión 486 de 2000.
Resolución No. 77730 del 16 de octubre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50749 del 17 de octubre de 2018. “Por la cual
se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título I y se modifican y adicionan unos numerales en los Capítulos Primero y Sexto del Título X de la Circular Única”.
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Cuando el requerimiento verse sobre productos y/o servicios de una o varias clases incluidas en la solicitud, pero no respecto de todas ellas, y no sea respondido, se declarará el abandono sólo respecto de la clase o clases afectadas por el requerimiento.
En el evento de que el solicitante opte por la descripción de los productos y/o servicios en los términos del presente numeral, la Entidad considerará cumplidos los requisitos consagrados en los literales f) y g) del artículo 139, y en el literal d) del artículo 140 de la Decisión 486 de 2000.
Parágrafo. No se aceptará el uso de denominaciones de origen protegidas en Colombia para indicar el nombre de los productos y/o servicios a ser distinguidos con la marca, salvo que la denominación esté acompañada de la expresión que la preceda “producto protegido por la denominación de origen”. En caso de que el solicitante haga uso de una denominación de origen protegida en Colombia pero no de la expresión anterior, la Entidad realizará de oficio su inclusión.
1.2.5.2.1. Especificidad de productos y/o servicios como consecuencia de una acción de cancelación por no uso
La descripción de los productos y/o servicios resultante de una cancelación por falta de uso prevista en el artículo 165 de la Decisión 486 de 2000 se ajustará de acuerdo con los criterios establecidos en los literales a), b) y c) del numeral 1.2.5.2 de la presente Resolución.
1.2.5.3. Marcas tridimensionales*
Cuando la solicitud de registro de una marca contiene la indicación de que la marca solicitada es tridimensional, la reproducción de la marca consistirá en una reproducción gráfica o fotográfica bidimensional, siempre y cuando dicha reproducción muestre suficientemente los detalles de la marca, aportada en formato JPG de tamaño máximo de 450 x 450 pixeles y máximo 2MB.
Si la reproducción gráfica no cumple con este requisito, el solicitante deberá proporcionar hasta seis vistas diferentes de la marca y una descripción de la misma mediante palabras.
Cuando la Superintendencia considere que aún continúa siendo insuficiente la descripción de la marca solicitada podrá requerir una muestra física de la misma.
Si la marca tridimensional contiene elementos denominativos que hacen parte integrante del signo, se catalogará como marca tridimensional mixta y, de esta forma, se identificará en el registro de la propiedad Industrial.
1.2.5.4. Caracteres estándar
* Resolución No. 3718 del 2 de febrero de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49775 del 3 de febrero de 2016. “Por la cual se
modifican unos numerales del Capítulo Primero en el Título X de la Circular Única”.
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Los caracteres estándar utilizados por la Superintendencia, para efectos de registro y publicación de los signos distintivos, son Arial, Arial Narrow o Times New Román.
1.2.5.5. Reivindicación del color como característica distintiva de las marcas*
Cuando el solicitante de una marca mixta, figurativa o tridimensional, deseé reivindicar el color como característica distintiva de la misma, deberá declararlo e indicar el nombre del color o colores y la ubicación de ellos en el signo, en la casilla dispuesta para tal fin en el formulario de la solicitud de registro.
El solicitante podrá describir el color utilizando un código de identificación reconocido internacionalmente o cualquier sistema de referencia que permitan su verificación posterior y su correspondencia con el signo inicialmente solicitado o registrado.
Con independencia de que se reivindiquen colores, se deberá anexar una (1) reproducción de la marca a color en formato JPG, de tamaño máximo de 450 x 450 pixeles y máximo 2MB, salvo que sea solicitada en blanco y negro. En esta reproducción no se aceptarán señales, referencias o indicaciones a los nombres de los colores en ella reivindicados.
1.2.5.6. Traducción o transliteración de la marca
Cuando la marca consista total o parcialmente en caracteres no latinos o en números no arábigos o romanos, el solicitante deberá indicar si la marca es figurativa o nominativa. Si indica que es nominativa, deberá presentarse una transliteración o una traducción de ese contenido a caracteres latinos o números arábigos.
1.2.5.7. División de la solicitud de registro de una marca
Para el trámite de una solicitud de división de la solicitud de registro de una marca se deberá diligenciar y radicar el Formulario de División de la Solicitud o del Registro de Marcas y Lemas, Formato PI01-F08, que corresponde al Anexo 6.19 de esta Circular.
1.2.5.7.1. En todos los casos el solicitante debe presentar la petición de división de la solicitud indicando los productos y/o servicios que se dividen de la solicitud inicial, agrupándolos por clases cuando deban ser clasificados en clases diferentes y el número de solicitudes fraccionarias solicitadas.
1.2.5.7.2. Las solicitudes de registro de una marca que incluyan varios productos y/o servicios pueden ser divididas a petición del solicitante en dos o más solicitudes fraccionarias en las que se distribuyan los productos y/o servicios inicialmente incluidos, en cualquier momento del trámite, salvo durante el plazo de publicación de la solicitud inicial en la Gaceta de la Propiedad Industrial.
Cuando la solicitud de división se presente como consecuencia de la interposición de una oposición o en un recurso, la solicitud fraccionaria en la cual resulten contenidos los productos o servicios sobre los cuales se objeta la concesión de la marca, se tramitará independientemente de las demás solicitudes fraccionarias que
* Resolución No. 3718 del 2 de febrero de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49775 del 3 de febrero de 2016.
Resolución No. 77730 del 16 de octubre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50749 del 17 de octubre de 2018. “Por la
cual se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título I y se modifican y adicionan unos numerales en los Capítulos Primero y Sexto del Título X de la Circular Única”. Se modificaron los numerales 1.2.5.2 y 1.2.5.7.2 en el Capítulo Primero del Título X C.U.
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contengan productos o servicios en relación con los cuales no se presentó la oposición o decisión proferida. En dicho caso, los productos o servicios que fueron objeto de oposición no podrán ser incluidos en más de una de las solicitudes resultantes de la división.
Como consecuencia de la división, los productos y/o servicios de la solicitud divisional no deberán coincidir con los productos y servicios que se mantengan en la solicitud inicial o estén contenidos en otras solicitudes divisionales. Cuando la Superintendencia encuentre que el registro de la marca debe ser negado para uno o varios de los productos o servicios incluidos en la solicitud, pero concedido para los restantes, sólo se pronunciará respecto de la negación.
La decisión de concesión se suspenderá, profiriéndose la resolución de concesión para los restantes productos o servicios, una vez quede en firme la decisión respecto de los productos o servicios para los cuales se profirió resolución de negación, salvo que el solicitante divida la solicitud, en cuyo caso la Superintendencia se pronunciará de manera independiente sobre cada situación. No obstante lo anterior, la negación parcial de una solicitud multiclase, en relación con unos productos y/o servicios comprendidos en la cobertura de la marca, no implica la concesión de la marca en relación con los otros productos y/o servicios, por cuanto la Superintendencia deberá tener en cuenta la situación existente al momento de adoptar la decisión de registrabilidad.
Si se presenta algún defecto en la solicitud de división por no cumplirse con los requisitos antes indicados, la Superintendencia requerirá al solicitante para que dentro del término de un (1) mes, subsane las irregularidades y, si no lo hiciere, la solicitud de registro de una marca continuará como fue originalmente presentada.
1.2.5.7.3. Las solicitudes fraccionarias conservarán la fecha de presentación de la solicitud inicial, así como el beneficio del derecho de prioridad establecido en el Convenio de París y, en cualquier caso, el otorgado con la radicación de la solicitud ante la Oficina Nacional Competente.
1.2.5.7.4. Con la solicitud de división debe anexar el pago de la tasa correspondiente a cada solicitud fraccionaria y además de los requisitos anteriores, debe cumplir con los otros requisitos exigidos para una solicitud inicial.
1.2.5.7.5. Si se acepta la división de la solicitud, la Superintendencia asignará a cada nuevo expediente un número de radicación distinto. El expediente resultante de cada solicitud fraccionaria deberá contener una copia completa del expediente de la solicitud inicial.
1.2.5.8. División del registro de una marca
Para el trámite de solicitud de división de un registro de marca, se deberá diligenciar y radicar el Formulario de División de la Solicitud o del Registro de Marcas y Lemas, Formato PI01-F08, que corresponde al Anexo 6.19 de esta Circular, y pagar la tasa oficial correspondiente.
Podrá dividirse el registro de una marca en uno o más registros, a petición del titular o como consecuencia de una cancelación, de una nulidad o de una decisión judicial.
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Será procedente la división de los registros siempre que se pague la tasa establecida y se especifiquen los productos y/o servicios incluidos en los registros resultantes de la división, a los que se asignará nuevo número de certificado.
Si la solicitud adolece de algún defecto, la Superintendencia de Industria y Comercio requerirá al solicitante de la división del registro para que aporte los documentos faltantes en un término de ocho (8) días hábiles, contados desde el recibo de la correspondiente comunicación. De no hacerlo se negará la solicitud.
1.2.5.9. División de la solicitud o registro de un lema comercial
Las disposiciones relativas a la división de la solicitud y el registro de marcas serán aplicables a los lemas comerciales. En consecuencia, el titular de una marca que haya dividido su solicitud o registro, podrá dividir en los mismos términos la solicitud o registro del lema comercial que está asociado a la marca.
1.2.5.10 Presentación de la solicitud de renovación del registro de una marca
Para el trámite de renovación de marcas se deberá diligenciar y radicar el Formulario de Renovación de Signos Distintivos, Formato PI01-F04, que corresponde al Anexo 6.6 de esta Circular.
Si la renovación comprende únicamente alguna clase o productos y/o servicios de los inicialmente amparados, operará la caducidad de pleno derecho respecto de las demás clases o productos y/o servicios sobre los cuales no se solicitó renovación. La Superintendencia hará la correspondiente anotación en el registro para que éste refleje las clases o productos y/o servicios vigentes.
1.2.5.11. Cancelación de registro de marca, lema y de autorización de uso de una denominación de origen protegida
Para la solicitud de cancelación del registro de una marca, lema comercial o autorización de uso de una denominación de origen deberá ser diligenciado y radicado el Formulario de Presentación de Acción de Cancelación en Contra de Registros de Signos Distintivos, Formato PI01-F03, que corresponde al Anexo 6.8 de esta Circular.
1.2.5.12. Renuncia a derechos
El titular de un bien de propiedad industrial sobre signos distintivos podrá renunciar a los derechos conferidos para lo cual deberá diligenciar y radicar el Formulario de Renuncia a Derechos del Registro de Marcas de Productos y/o Servicios, Formato PI01-F-05, que corresponde al Anexo 6.11 de esta Circular.
*1.2.5.13. Marcas sonoras
Cuando la solicitud de registro de una marca contiene la indicación de que se trata de una marca sonora, la representación gráfica de la marca consistirá en:
a). una descripción del signo por medio de pentagramas, fonogramas o cualquier otro medio que permita su identificación, y
* Resolución No. 3718 del 2 de febrero de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 49775 del 3 de febrero de 2016. “Por la cual se adiciona los numerales 1.2.5.13, 1.2.5.14 y 1.2.5.15 en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”.
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b). deberá acompañarse un archivo de sonido que soporte la grabación digital en formato MP3 de calidad 192 Kbps.
1.2.5.14. Marcas de Color
Cuando la solicitud de registro contenga la indicación de que se trata de una marca de color, la representación gráfica la misma deberá ser precisa e inequívoca, por medio de una representación pictórica del color delimitado por una forma.
Para la descripción del color, el solicitante podrá incluir en el formulario de solicitud de registro un código de identificación reconocido internacionalmente como: Pantone, Focoltone o RGB, o cualquier sistema de referencia que permita su verificación posterior y su correspondencia con el signo solicitado.
Se deberá anexar una (1) reproducción de la marca con el color solicitado en formato JPG, de tamaño máximo de 450 x 450 pixeles y máximo 2MB. En la reproducción no se aceptarán señales, referencias o indicaciones a los nombres del color solicitado como marca.
1.2.5.15. Marca táctil o de textura
Cuando la solicitud de registro de una marca contenga la indicación de que se trata de una marca táctil o de textura, a efectos de cumplir con el requisito de la representación gráfica, el solicitante deberá presentar:
i). una descripción clara, precisa y completa de la textura que conforma el signo;
ii). un dibujo tridimensional o fotografía en formato JPG de tamaño máximo de 450 x 450 pixeles y máximo 2MB; y,
iii). Una muestra física de la textura que se reivindica, cuyo depósito y acceso a terceros seguirá las reglas establecidas por el Grupo de Gestión Documental y Recursos Físicos. Si se trata de una radicación en línea, la muestra física deberá aportarse posteriormente como complemento de información al expediente.
iv). En caso de no presentarse la muestra física, la Superintendencia de Industria y Comercio requerirá al solicitante para que la aporte.
1.2.5.16. Examen acelerado de requisitos de forma en solicitudes de registro de marcas y lemas comerciales
El solicitante de un registro de marca nominativa, figurativa o mixta y/o de lema comercial que realice su solicitud mediante la Oficina Virtual, podrá manifestar a la Entidad su deseo de acogerse al Examen Acelerado de Requisitos de Forma.
Resolución 70252 del 19 de septiembre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50722 del 20 de septiembre de 2018. “Por la cual se adiciona un numeral en el Capítulo Primero del Título X de la Circular Única”. Se adicionó el numeral 1.2.5.16.
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Si el solicitante elige someter su solicitud a este examen, deberá hacer uso exclusivo del listado para la clasificación de productos y servicios dispuesto para tal fin por esta Superintendencia al momento de radicar su solicitud, establecido de conformidad con el Gestor de Productos & Servicios de Madrid (MGS).
El solicitante que opte por el Examen Acelerado de Requisitos de Forma acepta bajo su responsabilidad, mediante la radicación de la solicitud, la posibilidad de que esta pueda ser devuelta al examen de forma, si durante el trámite de registro la Entidad evidencia aspectos de forma que deben ser subsanados como, entre otros, la indicación de que determinadas expresiones son explicativas cuando en realidad no lo son, o la no conformidad de la marca solicitada para registro con la etiqueta aportada con la solicitud.
Parágrafo. El examen establecido en el presente numeral no podrá solicitarse tratándose de marcas colectivas o de certificación, así como cuando se trate de solicitudes de registro marcario respecto de las cuales se pretenda una reducción de tasas: (i) por concepto de capacitación mediante el Aula de Propiedad Intelectual -API-; (ii) por recibir orientación en materia de propiedad industrial a través del CIGEPI o los CATI; (iii) por ser artesano certificado como tal por Artesanías de Colombia o (iv) por ser productor perteneciente a programas relacionados con el posconflicto, de conformidad con lo establecido en el Capítulo Primero del Título X de la presente Circular”.
1.2.6. Depósito de nombre y enseña comercial
Para el depósito de nombres y enseñas comerciales deberá ser diligenciado y radicado el Formulario de Solicitud de Depósito Enseñas y Nombres Comerciales, Formato PI01-F02, que corresponde al Anexo 6.2 de esta Circular.
Las actividades económicas realizadas bajo el nombre comercial, o que se realicen en el establecimiento comercial distinguido con la enseña objeto del depósito, para efectos de su inscripción, deben encuadrarse en la clase o clases del nomenclátor marcario que correspondan.
*1.2.7. Derogado
1.2.7.1. Derogado*
De conformidad con el artículo 228 de la decisión 486, los documentos que reflejen hechos, sucesos o cifras y que se aporten con el fin de demostrar la notoriedad, sólo serán relevantes en la medida en que sean referidos y cualificados de manera que sean indicativos de las condiciones que acrediten dicha notoriedad.
¤1.2.8. Solicitud de búsquedas y vigilancias tecnológicas
Para la solicitud de búsquedas y vigilancias tecnológicas deberá ser diligenciado y radicado el Formulario de Solicitud de Búsquedas y Vigilancias tecnológicas, Formato PI03-F01, Anexo No. 6.16.
* Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012. ¤ Resolución No. 75664 del 23 de diciembre de 2011. Publicada en el Diario Oficial No. 48.294 del 26 de diciembre de 2011.
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CAPÍTULO SEGUNDO. LICENCIAS OBLIGATORIAS
2.1 Licencia obligatoria por falta de explotación
2.1.1 Solicitud
La solicitud de licencia obligatoria por falta de explotación deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 5 del Código Contencioso Administrativo, y en especial los siguientes:
1) Indicar nombre, identificación y dirección de notificaciones del solicitante y/o de su apoderado si es el caso; 2) Aportar, si la solicitud se presenta por medio de apoderado, el correspondiente poder legalmente otorgado; 3) Aportar los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la persona jurídica solicitante,
de ser procedente; 4) Indicar los datos que identifiquen plenamente la patente que se pretende explotar, precisando por lo
menos, el número de certificado, el título de la invención y el nombre del titular; 5) Indicar de manera expresa, por parte del solicitante, que la patente cuya licencia obligatoria solicita, no se
está explotando desde determinada fecha; 6) Indicar la compensación que considere adecuada, debidamente fundamentada, según las circunstancias
propias del caso; 7) Aportar pruebas que acrediten que el solicitante hubiere intentado, previamente y sin éxito, obtener una
licencia contractual del titular de la patente en términos y condiciones comerciales razonables; 8) Solicitar las otras pruebas que pretenda hacer valer, si es del caso; 9) Aportar el pago de la tasa administrativa correspondiente.
2.1.2. Examen de forma
La Superintendencia de Industria y Comercio examinará, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud, si la misma cumple con los requisitos dispuestos en el numeral 2.1.1 de esta Resolución. Si del examen de forma resulta que la solicitud no contiene tales requisitos, se efectuarán los requerimientos que sean necesarios, conforme a lo dispuesto en los artículos 12 y 13 del Código Contenidos Administrativo.
2.1.3. Notificación al titular de la patente
La Superintendencia de Industria y Comercio, notificará la solicitud de licencia obligatoria al titular de la patente para que dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes haga valer las argumentaciones y aporte las pruebas que estime pertinentes.
2.1.4. Pruebas
Vencido el término anterior, si el solicitante de la licencia obligatoria o el titular de la patente solicitaron práctica de pruebas o la administración considera necesario que se practiquen de oficio, se decretarán aquellas pertinentes y se practicarán en el término que señale el acto que las decrete, aplicando en lo pertinente las normas del Código Contencioso Administrativo y del Código de Procedimiento Civil.
Resolución No. 12 del 7 de enero de 2010. Publicada en el Diario Oficial No. 47590 de 12 de enero de 2010.
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En todo caso, se tendrán en cuenta los principios que gobiernan las actuaciones administrativas como el de economía, celeridad, imparcialidad, eficacia y contradicción, que imponen que el procedimiento que se adelante no tenga retardos injustificados.
2.1.5. Traslado para decisión
Vencido el término probatorio, el expediente quedará a disposición de los intervinientes, por un término de cinco (5) días hábiles; para que de estimarlo conveniente presenten los argumentos pertinentes en respaldo de sus pretensiones.
2.1.6. Decisión
Finalizado el término de traslado de que trata el numeral anterior, el expediente entra a despacho para decisión mediante resolución; en la que la Superintendencia de Industria y Comercio, concederá o negará la licencia solicitada.
En caso de concederse la licencia, en la resolución se determinará el alcance o extensión de la misma, especificando en particular, el período por el cual se concede, el objeto de la licencia, el monto y las condiciones de la compensación económica. Asimismo, se advertirá acerca de la obligación del licenciatario de iniciar la explotación de la invención dentro de los dos (2) años contados a partir de la fecha de la firmeza de la concesión de la licencia obligatoria y la de obtener las autorizaciones necesarias para la explotación, si es del caso.
2.2. LICENCIAS OBLIGATORIAS POR RAZONES DE INTERÉS PÚBLICO
2.2.1. Publicación
Una vez publicada en el Diario Oficial la declaratoria de razones de interés público para someter a una patente a licencia obligatoria por parte de la entidad competente; en los términos de lo dispuesto en el Decreto 4302 de 2008, la Superintendencia de Industria y Comercio comunicará, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de dicha publicación, mediante aviso en la página web, lo siguiente: a) Que las patentes señaladas en la declaratoria podrán ser licenciadas; b) Que se recibirán solicitudes de licencias obligatorias sobre las patentes señaladas en la declaratoria; c) El plazo en que se recibirán las solicitudes y, d) Los términos, condiciones y requisitos especiales que deben reunir las solicitudes de la clase particular de licencia obligatoria, en razón de las causales específicas que constituyen el interés público.
2.2.2. Contenido de la solicitud
Las solicitudes de licencia obligatoria por razones de interés público deberán cumplir con:
1) Los requisitos indicados en el numeral 2.1.1, salvo lo dispuesto en el numeral 5;
2) Los términos, condiciones y requisitos especiales que deben reunir las solicitudes de la clase particular de licencias obligatorias, en razón de las causales específicas que constituyen el interés público descritas en la publicación que efectúe la Superintendencia de Industria y Comercio en la página web;
3) Deben acompañarse las argumentaciones y pruebas con las que el solicitante demuestre que cumple con las condiciones para ser licenciatario de la patente que se trate, de acuerdo con lo que establezca la
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Superintendencia de Industria y Comercio como requisitos para la licencia obligatoria de que se trate de acuerdo con lo establecido en el punto 2.2.1 de este Título.
2.2.3. Examen de forma
Se aplicará lo dispuesto en el numeral 2.1.2 de este Título.
2.2.4. Notificación al titular de la patente
La Superintendencia de Industria y Comercio, notificará la solicitud de licencia obligatoria al titular de la patente para que dentro de los quince (15) días hábiles siguientes haga valer las argumentaciones y aporte las pruebas que estime pertinentes.
2.2.5. Pruebas
Se aplicará lo dispuesto en el numeral 2.1.4 de este Título.
2.2.6. Traslado para decisión y decisión
Vencido el término probatorio se aplicará lo establecido en los numerales 2.1.5 y 2.1.6 de este Título.
2.2.7. El período de licencia y la compensación económica
En desarrollo del principio constitucional de colaboración entre las entidades que conforman la Administración Pública, y teniendo en cuenta lo establecido por el artículo 7 del Decreto 4302 del 13 de noviembre de 2008, la Superintendencia de Industria y Comercio de requerir apoyo en el trámite correspondiente al otorgamiento de la licencia obligatoria, así lo comunicará a la autoridad que profirió la declaratoria de razones de interés público, para que preste la colaboración necesaria, la cual quedará consignada en el expediente.
2.3. LICENCIAS OBLIGATORIAS POR RAZONES DE EMERGENCIA O SEGURIDAD NACIONAL
2.3.1. Publicación
Una vez publicada en el Diario Oficial la declaratoria de razones de emergencia o seguridad nacional para someter a una patente a licencia obligatoria por parte de la entidad competente, la Superintendencia de Industria y Comercio comunicará, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de dicha publicación, mediante aviso en la página web, lo siguiente: a) Que las patentes señaladas en la declaratoria podrán ser licenciadas; b) Que se recibirán solicitudes de licencia obligatoria sobre las patentes señaladas en la declaratoria; c) El plazo en que se recibirán las solicitudes y, d) Los términos, condiciones y requisitos especiales que deben reunir las solicitudes de la clase particular de licencia obligatoria, en razón de las causales específicas que constituye la emergencia o seguridad nacional.
Durante el plazo señalado por la Superintendencia para la presentación de solicitudes de licencias obligatorias, el titular de la patente podrá presentar sus argumentos.
Parágrafo: Para la determinación de lo señalado en el literal d) del numeral 2.3.1., la Superintendencia de Industria y Comercio podrá solicitar el apoyo de la autoridad competente en la materia sobre la que verse el objeto de la patente, caso en el cual se interrumpirá el término previsto en este artículo hasta el día siguiente al que se de respuesta por parte de la autoridad requerida.
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2.3.2. Contenido de la solicitud
Las solicitudes de licencia obligatoria por razones de emergencia o seguridad nacional deberán cumplir con:
1) Los requisitos indicados en el numeral 2.1.1, salvo lo dispuesto en los numerales 5 y 7;
2) Los términos, condiciones y requisitos especiales que deben reunir las solicitudes de la clase particular de licencias obligatorias, en razón de las causales específicas que constituyen la emergencia o seguridad nacional descritas en la publicación que efectúe la Superintendencia de Industria y Comercio en la página web;
3) Deben acompañarse las argumentaciones y pruebas con las que el solicitante demuestre que cumple con las condiciones para ser licenciatario de la patente de que se trate, de acuerdo con los términos señalados en la resolución de declaratoria.
Recibidas las solicitudes, la Superintendencia procederá según lo contemplado en los numerales 2.2.2 y siguientes de este título.
2.3.3. Examen de forma
La Superintendencia de Industria y Comercio examinará, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud, si la misma cumple con los requisitos dispuestos en el numeral 2.3.2. Si del examen de forma resulta que la solicitud no contiene tales requisitos, se efectuarán los requerimientos que sean necesarios, conforme a lo dispuesto en los artículos 12 y 13 del Código Contenidos Administrativo.
2.3.4. Decisión
Efectuado el estudio de las solicitudes de licencia obligatoria, la Superintendencia de Industria y Comercio tomará la decisión de conceder o negar la licencia solicitada.
En caso de que se conceda la licencia, en la resolución se determinará el alcance o extensión de la misma, especificando en particular, el período por el cual se concede, el objeto de la licencia, el monto y las condiciones de la compensación económica. Asimismo, se advertirá acerca de la obligación del licenciatario de iniciar la explotación de la invención dentro de los dos años contados a partir de la fecha de la firmeza de la concesión de la licencia obligatoria y la de obtener las autorizaciones necesarias para la explotación, si es del caso.
2.4. LICENCIAS OBLIGATORIAS POR ABUSO DE POSICIÓN DOMINANTE
2.4.1. Publicación
Una vez quede en firme la Resolución de la Superintendencia de Industria y Comercio que como autoridad nacional en materia de protección de la competencia profiera, calificando la necesidad de otorgar una licencia
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obligatoria sobre una patente, ante la existencia de prácticas que afecten la libre competencia, de conformidad con lo establecido en el artículo 66 de la Decisión 486 de 2000, la Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad encargada de administrar el Sistema de Propiedad Industrial, comunicará, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a esa fecha, mediante aviso en la página web, lo siguiente:
a) Que las patentes señaladas en la declaratoria podrán ser licenciadas;
b) Que se recibirán solicitudes de licencias obligatorias sobre las patentes señaladas en la decisión expedida
por la autoridad en materia de libre competencia;
c) El plazo en que se recibirán las solicitudes y,
d) Los términos, condiciones y requisitos especiales que deben reunir las solicitudes de la clase particular de
licencia obligatoria, en razón de las causales específicas.
Parágrafo: Para la determinación de lo señalado en el literal d) del numeral 2.4.1 de esta Resolución, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá solicitar el apoyo de la autoridad competente en la materia sobre la que verse el objeto de la patente, caso en el cual se interrumpirá el término previsto en este artículo hasta el día siguiente al que se de respuesta por parte de la autoridad requerida.
2.4.2. Contenido de la solicitud
Las solicitudes de licencia obligatoria por abuso de posición de dominio deberán cumplir con:
1) Los requisitos indicados en el numeral 2.1.1, salvo lo dispuesto en los numerales 5 y 7, de esta Resolución;
2) Los términos, condiciones y requisitos especiales que deben reunir las solicitudes de la clase particular de licencias obligatorias, en razón de las causales específicas que constituyen el abuso de posición de dominio descritas en la publicación que efectúe la Superintendencia de Industria y Comercio en la página web;
3) Deben acompañarse las argumentaciones y pruebas con las que el solicitante demuestre que cumple con las condiciones para ser licenciatario de la patente que se trate, de acuerdo con los términos señalados Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad nacional en materia de protección de la competencia.
2.4.3. Examen de forma, traslado, pruebas, traslado de la decisión y la decisión
Se aplicará lo dispuesto en los numerales 2.1.2, 2.2.4, 2.1.4, 2.1.5 y 2.1.6 de esta Resolución.
2.5. LICENCIAS OBLIGATORIAS POR DEPENDENCIA DE PATENTES
2.5.1. Solicitud
La solicitud de licencia obligatoria por dependencia de patentes prevista en el artículo 67 de la Decisión 486 de 2000, deberá reunir lo siguiente:
1) Los requisitos indicados en el numeral 2.1.1, salvo lo dispuesto en el numeral 5, de esta Resolución;
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2) La indicación precisa en los términos del artículo 67 de la Decisión 486 de 2000, de las circunstancias por las cuales la licencia es procedente;
3) Completa identificación de la patente cuya explotación requiera necesariamente del empleo de la invención cuya patente se pretende licenciar, precisando los apartes de la descripción donde se evidencie la dependencia.
2.5.2. Examen de forma, traslado, pruebas, traslado decisión y decisión
Se aplicará lo dispuesto en los numerales 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.1.5. y 2.1.6 de esta Resolución.
2.6. DISPOSICIONES COMUNES
2.6.1. Compensación
Para la fijación de la compensación que el licenciatario debe pagar al titular de la patente se deberán tener en cuenta, entre otros factores, el valor económico de la autorización, las condiciones que rigen las licencias contractuales de productos similares en el mercado nacional e/o internacional y las inversiones que exigirá al licenciatario la explotación de la patente. Para el caso de licencias por abuso de posición dominante, se deberá tener en cuenta la necesidad de corregir las prácticas anticompetitivas.
2.6.2 Modificación
En los eventos en que se solicite la modificación de las condiciones establecidas en las licencias obligatorias, de conformidad con lo indicado en el artículo 63 de la Decisión 486 de 2000, se seguirán las disposiciones aplicables al derecho de petición en interés particular conforme lo previsto en el Código Contencioso Administrativo
2.6.3. Revocatoria
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá, de oficio o a solicitud de parte, revocar una licencia obligatoria en los siguientes casos:
1) Por el incumplimiento grave o reiterado por parte del licenciatario, de alguna de las obligaciones a él impuestas en el acto de concesión de la licencia;
2) Cuando las circunstancias que dieron origen a la licencia hayan desaparecido y no sea probable que vuelvan a surgir, a reserva de los intereses de terceros;
3) En el caso de las licencias por falta de explotación, a solicitud del titular de la patente, se revocará la licencia obligatoria cuando el licenciatario no haya iniciado la explotación de la invención dentro del plazo de dos años contados a partir de la fecha de concesión de la licencia, o cuando hubiere suspendido la explotación por ese mismo período, sin justa causa.
Parágrafo: En el evento que exista una solicitud de parte para la revocatoria de la licencia, se dará aplicación al procedimiento establecido en el numeral 2.6.2 de esta Resolución.
2.6.4. Normas Generales
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Desde el momento de la presentación de una solicitud de licencia obligatoria, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá realizar de oficio las actuaciones que sean pertinentes y solicitar la información que pueda ser de utilidad para resolver.
En lo no previsto en esta resolución sobre el procedimiento de solicitudes de licencia obligatoria de patentes se aplicarán las normas del Código Contencioso Administrativo, o en su defecto, por no estar contenido en dicha norma, las establecidas en el Código de Procedimiento Civil.
CAPÍTULO TERCERO. INSTRUCCIONES INFORMATIVAS Y RECOMENDATIVAS
3.1 ANTECEDENTES MARCARIOS
Con la solicitud de antecedentes marcarios debe presentarse el comprobante de pago de la tarifa establecida y en ese momento será suministrada por parte de la Superintendencia la información requerida. La información de antecedentes marcarios es tomada de la base de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio: Marca, tipo de marca y número de expediente. En caso de que la base de datos reportara otra información adicional, como nombre del titular, la vigencia, el número de certificado, el evento y la última actuación, ésta será suministrada al solicitante sin ningún recargo.
Este servicio constituye un elemento de colaboración a los usuarios para la presentación de solicitudes de registro de marca y en ningún momento compromete a la Superintendencia en los trámites que se adelanten ante ella o ante cualquier otra entidad.
3.2. CONVENIO DE PARÍS
Por medio de la notificación número 172 del director de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual OMPI, se comunicó a la Superintendencia de Industria y Comercio el depósito por parte del Gobierno de Colombia, del instrumento de adhesión al convenio de la Unión de Paris el 3 de junio de 1996.
De conformidad con el artículo 21 número 3 del Convenio de Paris, la notificación número 172 entró en vigencia el 3 de septiembre de 1996 y por esta razón, el país hace parte de la Unión Internacional para la Propiedad Industrial – Unión de Paris- creada por la Convención de París.
3.3. INSCRIPCIONES
Considerando que en los numerales 1.2.1.8 del presente título y 5.2 del capítulo quinto del título primero literal b) de esta circular, se ha dispuesto que los actos de inscripción, dentro de los cuales se cuentan los relacionados en los numerales 1.2.1.3 y 1.2.1.4 del capítulo primero del presente título, se entenderán notificados en la fecha de la correspondiente anotación, se debe tener en cuenta que, una vez ordenada la misma, en el registro de propiedad industrial reposará la fecha de su inclusión, quedando así notificada sin actuación adicional alguna.
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De la misma forma, para la renovación automática de los signos distintivos, en los términos señalados en el artículo 16 del decreto reglamentario 2591 del 13 de diciembre de 2000, se entenderá surtida la concesión mediante la inscripción en el registro de propiedad industrial, bajo el entendido de que ésta es simplemente un pronunciamiento declarativo de la Superintendencia sobre el cumplimiento de los requisitos exigidos. La negación de la solicitud será notificada conforme a los numerales 1.2.1.8 del presente título y 5.2 del capítulo quinto del título primero de la presente circular.
Así las cosas, como la notificación de los anteriores actos se sujeta a lo dispuesto en el artículo 44 del código contencioso administrativo, la interposición de los recursos de ley se deberá hacer dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que se efectúe la correspondiente anotación.
En atención a lo anterior, cualquier listado que produzca la Superintendencia con los datos correspondientes a las inscripciones que se anoten en el registro, cumple un objetivo meramente informativo, no reemplaza los mecanismos de notificación legalmente establecidos, ni revive los términos para la impugnación de los actos.
3.4. DÉCIMA PRIMERA EDICIÓN DE LA CLASIFICACIÓN DE NIZA*
La Décima Primera Edición de la Clasificación Internacional de Productos y Servicios para el Registro de las Marcas, establecida por el Arreglo de Niza del 15 de junio de 1957, que introduce varias modificaciones respecto de su edición precedente, se empezará a aplicar a todas las solicitudes de registro de marcas presentadas a partir del 1 de enero de 2017.
No se efectuarán reclasificaciones de marcas respecto de solicitudes de marca en trámite ni respecto de marcas registradas, ni aun en el momento de su renovación. Estas marcas conservarán durante la vigencia del registro la clase asignada de la edición bajo la cual se otorgó el registro.
La Superintendencia utilizará la Décima Primera Edición en español elaborada por la OMPI de la Clasificación Internacional de Productos y Servicios para el Registro de las Marcas, incluida la lista alfabética de productos y servicios, disponible en la página de internet de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Lo estipulado en los párrafos anteriores será aplicable en lo pertinente a los demás signos distintivos cuyo trámite implique el uso de la Clasificación Internacional de Productos y Servicios para el Registro de las Marcas.
3.4.1. Derogado
3.4.2. Derogado
* Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
Resolución No. 90555 del 29 de diciembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50101 del 29 de diciembre de 2016. “Por la cual se modifican unos numerales del Capítulo Tercero del Título X de la Circular Única”.
Resolución No. 90555 del 29 de diciembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50101 del 29 de diciembre de 2016. “Por la
cual se modifican unos numerales del Capítulo Tercero del Título X de la Circular Única”.
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3.4.3. Derogado
CAPÍTULO CUARTO. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES
4.1 DEROGADO
4.2 SOLICITUDES DE REGISTRO DE DISEÑOS INDUSTRIALES
La División de Nuevas Creaciones tiene la función de tramitar y decidir las solicitudes que se relacionen con el registro de diseños industriales.
CAPITULO QUINTO. INSTRUCCIONES SOBRE LA APLICACIÓN DEL TRATADO DE COOPERACIÓN
EN MATERIA DE PATENTES (PCT)*
5.1. FASE INTERNACIONAL
5.1.1. Funciones de Oficina Receptora
Las disposiciones de los numerales 5.1.3 a 5.1.15 y 5.3.1 a 5.3.7 del presente capítulo, serán aplicables por la Superintendencia una vez proceda a realizar las funciones de Oficina Receptora en el marco del PCT.
5.1.2. Recepción de la solicitud internacional
La Superintendencia recibirá la solicitud internacional en nombre de la Oficina Internacional de la OMPI como Oficina receptora, previa autorización del solicitante, conforme a lo previsto en la regla 19.4a)iii) del Reglamento.
La fecha de recepción asignada a la solicitud internacional, será la fecha de presentación internacional, a condición de que la Oficina Internacional como Oficina receptora compruebe que se cumplan los requisitos mínimos de concesión de una fecha de presentación internacional conforme al artículo 11.1) del Tratado.
5.1.3. Solicitantes facultados
Resolución No. 90555 del 29 de diciembre de 2016. Publicada en el Diario Oficial No. 50101 del 29 de diciembre de 2016. “Por la cual se modifican unos numerales del Capítulo Tercero del Título X de la Circular Única”.
Resolución 27530 de agosto 28 de 2001.
* Circular Externa No. 007 de noviembre de 2009. Publicada en el Diario Oficial No. 47.565 del 16 de diciembre de 2009.
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En relación con lo señalado en el artículo 9 del Tratado y las reglas 18.1 y 19 del Reglamento, se aplicarán las disposiciones internas para la determinación de la nacionalidad o domicilio de los solicitantes, sean éstos personas naturales o jurídicas.
La solicitud podrá presentarse directamente por el interesado o por el representante o apoderado, casos en los cuales se sujetará a lo previsto en la regla 90 del Reglamento.
5.1.4. Idioma de presentación de las solicitudes internacionales
En atención a lo previsto en la regla 12.1a) y c) del Reglamento, las solicitudes internacionales deberán presentarse ante la Superintendencia en su calidad de oficina receptora en idioma castellano. El petitorio también deberá presentarse en idioma castellano en virtud de lo indicado en la regla 12.1c) del Reglamento.
*5.1.5. Número de copias de la solicitud
El solicitante deberá presentar ante la Superintendencia, en su calidad de Oficina Receptora, dos ejemplares impresos de la solicitud internacional en virtud de lo dispuesto en la regla 11.1b) del Reglamento. La información digitalizada será transmitida a la Oficina Internacional, un ejemplar en copia será transmitido a la Administración competente encargada de la búsqueda internacional en el idioma prescrito y el otro ejemplar será conservado por la Superintendencia en su calidad de Oficina receptora. En el momento de recibir la solicitud, la Superintendencia verificará que cada copia sea idéntica al original.
5.1.6. Petitorio en formato PCT-EASY
En desarrollo a lo previsto en la regla 89 ter del Reglamento, las solicitudes internacionales deberán presentarse en papel ante la Superintendencia, actuando como Oficina receptora, y el solicitante podrá allegar en medio magnético una copia del resumen y el petitorio diligenciado mediante el sistema PCT-SAFE, en el formato PCT-EASY.
5.1.7. Pago de tasas
Según lo indicado en las reglas 14, 15 y 16 del Reglamento, el depósito de una solicitud internacional ante la Superintendencia actuando como Oficina receptora, ocasionará el pago de una tasa de transmisión a su favor y de las tasas de presentación internacional y de búsqueda que se destinarán para las administraciones competentes.
5.1.8. Documentos presentados por telecomunicaciones
La Superintendencia actuando como Oficina receptora, en virtud de lo dispuesto en la regla 92.4.h) del Reglamento no considerará los documentos que constituyan una solicitud internacional o cualquier documento o correspondencia relativo a la misma enviados por telégrafo, teleimpresor o telecopiador o por cualquier otro medio de comunicación que dé como resultado la presentación de un documento impreso o escrito.
5.1.9. Fecha de presentación y efectos de la solicitud internacional*
* Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
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Si resulta que la solicitud internacional no cumple con alguno de los requisitos establecidos en el artículo 11.1 del Tratado, la Superintendencia actuando como Oficina receptora, informará al solicitante para que dentro de los plazos previstos en la regla 20.7 del Reglamento del PCT, efectúe las correcciones para los efectos del artículo 11.2 o proporcione la parte omitida, según el caso, o para que confirme la incorporación por referencia de elementos o partes según lo establecido en la Regla 20.6 a) del Reglamento.
5.1.10. Corrección de la fecha de presentación internacional por omisión de partes en los términos de la Regla 20.5 del Reglamento
Dará lugar a la corrección de la fecha de presentación internacional indicada en el petitorio, la omisión de partes de la descripción, reivindicaciones o dibujos, en el caso previsto en la Regla 20.5 c). La fecha de presentación internacional será la fecha de recepción de la parte omitida.
5.1.11. Incumplimiento de requisitos básicos
Si otorgada la fecha de presentación internacional la Superintendencia actuando como Oficina receptora advierte, dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de presentación, que no se cumplió alguno de los requisitos establecidos en el artículo 11.1 del Tratado, se considerará retirada la solicitud y la Superintendencia así lo declarará.
Antes de formular dicha declaración la Superintendencia notificará al solicitante su intención de formularla y los motivos en que se basa. El solicitante podrá responder a la notificación exponiendo sus argumentaciones dentro del plazo de un mes siguiente a dicha notificación.
5.1.12. Requerimiento para corrección de defectos
Cuando la solicitud internacional presente alguno de los defectos indicados en el artículo 14.1a) del Tratado, la Superintendencia actuando como Oficina receptora requerirá al solicitante para que efectúe las correcciones dentro del plazo de un mes siguiente a la fecha del requerimiento, so pena de considerar retirada la solicitud internacional.
La Superintendencia a petición de parte podrá prorrogar dicho plazo por una vez, por un periodo razonable según el caso. La prórroga deberá solicitarse antes del vencimiento del término otorgado en el requerimiento y no generará el pago de tasa alguna.
5.1.13. Solicitudes internacionales consideradas retiradas*
En caso que la Superintendencia considere retirada una solicitud internacional, notificará la decisión al solicitante y a la Oficina Internacional y procederá con sujeción a lo dispuesto en la regla 29 del Reglamento.
**5.1.14. Solicitud de revisión
* Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
** Inciso 2° derogado por la Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
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En caso que la Superintendencia actuando como Oficina receptora deniegue la concesión de una fecha de presentación o considere retirada una solicitud internacional, el solicitante en virtud de lo dispuesto en el artículo 25 del Tratado y en el plazo fijado en la regla 51 del Reglamento podrá solicitar a la Oficina Internacional que envíe copia de todos los documentos de su solicitud a las oficinas designadas que indique en la petición, para que se revise por éstas la decisión tomada por la Superintendencia.
**5.1.15. Preparación del documento de prioridad
Si la solicitud internacional depositada ante la Superintendencia reivindica la prioridad de un depósito anterior en Colombia, el solicitante en los términos de la regla 17.1b del Reglamento podrá pedir a la Superintendencia que prepare y transmita a la Oficina Internacional el documento de prioridad.
5.1.16. Administraciones encargadas de la búsqueda internacional
En atención a lo contemplado en el artículo 16.2 del Tratado, se tendrán como Administraciones encargadas de la búsqueda internacional para la ejecución de búsquedas de solicitudes internacionales presentadas ante la Superintendencia, la Agencia Rusa para Patentes y Marcas (ISA/RU), la Oficina Austríaca de Patentes (ISA/AT), la Oficina Española de Patentes y Marcas (ISA/ES) y la Oficina Europea de Patentes (ISA/EP) y el Instituto Nacional de Propiedad Industrial de Brasil (ISA/BR).
5.1.17. Administraciones encargadas del examen preliminar internacional
En atención a lo señalado en el artículo 32.2 del Tratado, se tendrán como Administraciones encargadas del examen preliminar internacional para los exámenes preliminares internacionales de las solicitudes internacionales presentadas ante la Superintendencia, la Agencia Rusa para Patentes y Marcas (IPEA/RU), la Oficina Austríaca de Patentes (IPEA/AT), la Oficina Española de Patentes y Marcas (IPEA/ES) y la Oficina Europea de Patentes (IPEA/EP) y el Instituto Nacional de Propiedad Industrial de Brasil (ISA/BR).
5.1.18. Servicios de remisión
La Superintendencia admitirá cualquier servicio de remisión distinto de los prestados por la administración postal, siempre y cuando se considere admisible legalmente y pueda registrar la fecha de remisión del documento respectivo.
Cuando no se utilicen los servicios de la administración postal para la remisión de un documento o carta, se acepta aplicar el mismo trato que el previsto en virtud de la regla 82.1.a) a c) del Reglamento para cuando se utilizan servicios de la administración postal.
5.2. FASE NACIONAL
** Incisos 2° y 3° derogados por la Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
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5.2.1. Entrada en fase nacional
La Superintendencia en su calidad de oficina designada iniciará el procedimiento nacional de una solicitud internacional si el solicitante presenta la correspondiente solicitud dentro del plazo de treinta y un (31) meses prescrito para entrar a fase nacional. Si la entrada en la fase nacional es anterior a la publicación internacional de la solicitud, el solicitante deberá proporcionar a la Superintendencia como oficina designada, una copia de la solicitud internacional tal como fue presentada, con sus modificaciones de ser el caso y su traducción al castellano.
5.2.2. Modalidades de Protección
De conformidad con lo prescrito en la regla 49bis del Reglamento, el solicitante deberá indicar al momento de realizar los actos prescritos en el artículo 22 del Tratado, si desea que la solicitud internacional se le tramite en fase nacional como una solicitud de patente de invención o una de patente de modelo de utilidad. Cada solicitud deberá referirse únicamente a una modalidad de protección.
Si el solicitante no indica expresamente que se trata de una solicitud de patente de invención o de un modelo de utilidad, la Superintendencia dará trámite a la solicitud de conformidad con la tasa pagada.
5.2.3. Efectos de la solicitud internacional
En virtud de lo señalado en el artículo 11.3 del Tratado, cualquier solicitud internacional que designe a Colombia tendrá, desde la fecha de presentación internacional, los efectos de una presentación nacional regular en Colombia.
5.2.4. Fecha de presentación nacional
Para todos los efectos legales, la fecha de presentación internacional será considerada como la fecha de presentación efectiva en Colombia.
5.2.5. Requisitos mínimos para la entrada en la fase nacional en virtud de los Capítulos I y II del Tratado
Si la solicitud internacional no fue depositada en idioma castellano, para entrar en la fase nacional en virtud del artículo 22 o del artículo 39.1 del Tratado, el solicitante deberá presentar ante la Superintendencia en su calidad de oficina designada o de oficina elegida, dentro del plazo de 31 meses contados desde la fecha de prioridad, una traducción al castellano de la solicitud internacional tal como fue presentada.
Dentro del plazo señalado el solicitante deberá pagar la tasa nacional establecida.
Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”. Por medio de este acto se modificaron los numerales 5.2.1. y 5.2.14 en el Capítulo Quinto del Título X.
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Si el solicitante no ejecuta los actos mencionados para entrar en la fase nacional en el plazo referido la solicitud se considerará retirada.
5.2.6. Modificaciones realizadas en la etapa internacional en virtud de los capítulos I y II del Tratado
Si como resultado del informe de búsqueda internacional (capítulo I) el solicitante ha hecho modificaciones a las reivindicaciones, la traducción proporcionada por el solicitante debe contener además las reivindicaciones tal como fueron modificadas.
Si durante el examen preliminar internacional (capítulo II) el solicitante ha hecho modificaciones a la solicitud internacional, la traducción proporcionada por el solicitante además debe contener las modificaciones efectuadas conforme a lo dispuesto en el artículo 34.2)b) del Tratado.
Cuando la traducción proporcionada por el solicitante no contenga las modificaciones según sea capítulo I o II, la Superintendencia requerirá al solicitante para que en el plazo de dos meses allegue la traducción de las modificaciones faltantes.
Si a la expiración del término otorgado el solicitante no presenta la traducción de las modificaciones requeridas, se ignorarán dichas modificaciones y se procederá sobre la base de la solicitud inicialmente presentada.
5.2.7. Restablecimiento de los derechos
La facultad prevista en la regla 49.6 del Reglamento, podrá ejercerse mediante la presentación ante la Superintendencia de una petición que contenga las razones por las que no realizó los actos previstos en los artículos 22 ó 39.1) del Tratado dentro del plazo señalado, junto con las pruebas que la sustenten y la tasa establecida.
Para el efecto, el solicitante deberá presentar la petición de restablecimiento y entrar a fase nacional dentro de los plazos previstos en la mencionada regla 49.6b) del Reglamento.
Será procedente cualquier medio de prueba documental, que conduzca a demostrar que el incumplimiento no era intencional o que el solicitante actuó con la debida diligencia.
Si la Superintendencia encuentra que la petición no cumple con los requisitos establecidos o que el solicitante no comprueba que el incumplimiento no era intencional o se dio pese a la diligencia debida según las circunstancias, notificará al solicitante para que, dentro del plazo improrrogable de dos meses contados a partir de la notificación, presente las observaciones pertinentes.
Si el solicitante no responde en el plazo señalado, se considerará rechazada la petición de restablecimiento mediante acto administrativo motivado. Si el solicitante responde y la petición cumple los requisitos exigidos, mediante acto administrativo motivado se restablecerá el derecho del solicitante.
La diligencia debida supone que el solicitante tomó las precauciones requeridas para realizar los actos prescritos en los artículos 22 ó 39.1) del Tratado dentro del plazo señalado, pero que debido a circunstancias extraordinarias ha fallado en cumplir.
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5.2.8. Documento de prioridad
Si el solicitante no ha presentado el documento de prioridad de una solicitud internacional dentro del plazo previsto en la regla 17.1a) o en los términos previstos en la regla 17.1b) o b-bis) del Reglamento, deberá presentar ante la Superintendencia el documento de prioridad dentro del plazo de dos meses siguientes a la fecha en que se realizan los actos para entrar en la fase nacional mencionados en el artículo 22 o en el 39.1) del Tratado, según el caso.
Si el documento de prioridad está accesible en una biblioteca digital, en lugar de entregar la copia, el solicitante podrá indicar el nombre o la dirección electrónica de la biblioteca digital donde se encuentre dicho documento.
Si a la expiración del término señalado el solicitante no allega el requisito indicado o la información necesaria para que la Superintendencia acceda al documento de prioridad, se ignorará la reivindicación de prioridad y la solicitud continuará su trámite.
5.2.9. Traducción del documento de prioridad
De acuerdo con lo dispuesto en la regla 51bis.1e) del Reglamento, la Superintendencia requerirá al solicitante una traducción simple al castellano del documento de prioridad, cuando la validez de la reivindicación de prioridad sea relevante para determinar si la invención es patentable. También podrá requerir al solicitante en el caso de incorporación por referencia de una parte según las reglas 4.18 y 20.6 del Reglamento, para que indique el lugar del documento de prioridad en el que figure la parte omitida.
El solicitante tendrá un plazo de dos meses contados a partir de la fecha de notificación del requerimiento para entregar la traducción o información exigida, de acuerdo con lo previsto en la regla 51.bis.3 del Reglamento.
Si a la expiración del término señalado el solicitante no allega la traducción indicada o información exigida, se ignorará la reivindicación de prioridad y la solicitud continuará su trámite.
5.2.10. Recepción de la solicitud
Entregados los documentos de la solicitud la Superintendencia procederá a asignar la fecha de recepción conforme lo hace para las solicitudes nacionales, siempre que contenga los requisitos mínimos para la entrada en fase nacional.
5.2.11. Oportunidad para ejercer la facultad prevista en los artículos 28 y 41 del Tratado
El solicitante podrá modificar las reivindicaciones, la descripción y los dibujos presentados una vez haya dado cumplimiento a los actos previstos en el artículo 22 o en el artículo 39.1) del Tratado con motivo de la entrada en la fase nacional, dentro del plazo que establece el artículo 34 de la Decisión 486 y con los mismos requisitos previstos para la presentación de modificaciones de solicitudes nacionales.
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5.2.12. Examen de la solicitud
La solicitud se someterá a un examen para verificar si contiene los requisitos previstos en la legislación nacional aplicables de conformidad con el artículo 27.1) del Tratado y los admitidos según la regla 51bis del Reglamento, particularmente los señalados en los artículos 26 y 27 de la Decisión 486.
5.2.13. Falta de requisitos nacionales
Si cualquiera de los requisitos antes señalados no se cumplieron al entrar en la fase nacional, la Superintendencia notificará al solicitante para que cumpla dichos requisitos en los términos señalados en el artículo 39 de la Decisión 486.
5.2.14. Publicación en fase nacional
La Superintendencia publicará las solicitudes internacionales en idioma castellano cuando entren a la fase nacional siempre que cumplan los requisitos establecidos. Esta publicación surtirá los efectos previstos en los artículos 42 y 239 de la Decisión 486 de 2000.
En todo caso, en la publicación se hará referencia a la fecha de recepción de la solicitud en la fase nacional y al número asignado, así como al número y fecha de presentación de la solicitud internacional. También se hará referencia al número y fecha de la publicación internacional, siempre esta ya se hubiere realizado al momento de efectuar la publicación nacional. 5.2.15. Examen de fondo
Dentro del plazo de seis meses siguientes a la publicación de la solicitud, el solicitante deberá pedir que se examine si la invención es patentable. Para las solicitudes de patente de modelo de utilidad el plazo será de tres meses en virtud de lo ordenado por el artículo 85 de la Decisión 486.
Esta petición de examen deberá acompañarse del comprobante de pago de la tasa respectiva.
Si dentro del plazo establecido el solicitante no pide que se realice el examen, la solicitud caerá en abandono, conforme lo establece el artículo 44 de la Decisión 486 de 2000, disposición aplicable tanto a las patentes de invención, como a las patentes de modelo de utilidad, de acuerdo con lo establecido en el citado artículo 85 de la Decisión Andina.
5.2.16. Falta de unidad de invención de la solicitud internacional en virtud de la búsqueda internacional o del examen preliminar internacional
Si la Superintendencia encuentra justificados los requerimientos por falta de unidad de invención mencionados en los artículos 17.3)a) y 34.3)a) del Tratado, sumado a que el solicitante no ha pagado las tasas requeridas en su oportunidad por la Administración competente, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 17.3)b) y 34.3)b) considerará retiradas, sin necesidad de declaración, las partes de la solicitud internacional que no
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”.
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hayan sido objeto de búsqueda o de examen preliminar, salvo que el solicitante cancele a la Superintendencia la tasas establecidas en caso de falta de unidad de invención, para lo cual se requerirá al solicitante durante el examen de fondo.
5.2.17. Declaraciones presentadas en virtud de la regla 4.17 del Reglamento
El alcance de estas declaraciones se determinará según indiquen claramente una cesión de derechos del inventor al solicitante o a su causante, de conformidad con lo señalado en el literal k) del artículo 26 de la Decisión 486.
Las declaraciones sobre las divulgaciones no perjudiciales tendrán el alcance que prevé el artículo 17 de la citada Decisión andina.
5.2.18. Duración de la patente
A los efectos de lo que el artículo 11.3 del Tratado atribuye a una solicitud PCT, el plazo de duración de la patente se deberá contar a partir de la fecha de presentación internacional, la cual se considera como la fecha de presentación efectiva en Colombia.
5.3. TASAS FASE INTERNACIONAL
5.3.1. Hoja de cálculo de tasas
El solicitante podrá en el momento de la presentación de la solicitud internacional presentar diligenciada la hoja de cálculo de tasas que se acompaña como anexo del formulario PCT/RO/101 o del formato correspondiente del sistema PCT-SAFE (PCT-EASY), para identificar y calcular las cantidades que ha de pagar.
5.3.2. Moneda y valor de las tasas*
El solicitante deberá cancelar a favor de la Superintendencia la tasa de transmisión prevista en la regla 14.1a) del Reglamento. El valor será el establecido en la resolución de tasas que expide anualmente la Superintendencia.
Las tasas de presentación internacional y de búsqueda previstas en las reglas 15 y 16 del Reglamento serán percibidas por la Superintendencia a favor de la Oficina Internacional y de la Administración encargada de la búsqueda internacional, respectivamente.
El valor de la tasa de presentación internacional será el fijado en la Tabla de tasas anexa al Reglamento del Tratado vigente al momento de la presentación de la solicitud y deberá ser abonada en pesos colombianos en una suma equivalente en francos suizos de acuerdo con el importe fijado en la Tabla de Tasas del Reglamento del PCT.
La tasa de búsqueda será abonada en pesos colombianos equivalentes en dólares al importe fijado por la Administración de búsqueda elegida.
* Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
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5.3.3. Tasa por pago tardío
El pago de las tasas establecidas para el depósito de una solicitud internacional, que se efectúe en virtud del requerimiento previsto en la regla 16bis.1 del Reglamento, queda sujeto al pago de una tasa por pago tardío a favor de la Superintendencia, cuyo valor se determinará de conformidad con lo dispuesto en la regla 16bis.2 del Reglamento.
5.3.4. Tasa por transmisión a la Oficina Internacional para que actúe como Oficina receptora
En virtud de lo dispuesto en la regla 19.4.b) del Reglamento, por la transmisión de una solicitud internacional recibida por la Superintendencia en nombre de la Oficina internacional como Oficina receptora según la regla 19.1a)iii) del Reglamento, el solicitante deberá cancelar una tasa de transmisión a favor de la Superintendencia equivalente al monto de la tasa de transmisión establecida en virtud de lo dispuesto en la regla 14 del Reglamento.
5.3.5. Reducción de la tasa internacional por utilización del sistema PCT-SAFE (PCT- EASY)
Los solicitantes que presenten ante la Superintendencia solicitudes internacionales usando el sistema PCT- SAFE (PCT-EASY), tendrán derecho a una reducción del valor total de la tasa de presentación internacional, si se cumplen las siguientes condiciones:
a) Presentar el petitorio impreso por computador realizado según el formato PCT-EASY, el cual hace parte del sistema PCT-SAFE.
b) Adjuntar en medio magnético una copia del petitorio diligenciado en el formato PCT-EASY y del resumen. Todos los documentos de la solicitud se acompañan en papel.
El valor de la reducción en la tasa de presentación de la tasa internacional será el fijado en la Tabla de Tasas anexa al Reglamento del Tratado vigente al momento de la presentación de la solicitud.
5.3.6. Tasa por entrega tardía de la traducción a los fines de búsqueda internacional
En virtud de lo dispuesto en la regla 12.3e) del Reglamento, el solicitante deberá cancelar a favor de la Superintendencia una tasa por la entrega tardía de la traducción de la solicitud internacional que cumpla con las condiciones de la Administración de búsqueda, equivalente al 25% del importe de la tasa de presentación internacional. Esta tasa será cancelada en virtud del requerimiento que establece la regla 12.3c) ii) del Reglamento.
*5.3.7. Derogado
5.3.8. Reducción de ciertas tasas para personas naturales
Las solicitudes internacionales presentadas en virtud del Tratado por personas naturales, nacionales y domiciliadas en Colombia, tendrán derecho a una reducción del 90% en la tasa de presentación internacional. En caso de haber otros solicitantes, cada uno de ellos debe satisfacer los anteriores requisitos, con la salvedad que pueden ser nacionales o domiciliados de otros Estados cuya renta nacional per cápita cumpla con la
* Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
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especificada por la Asamblea de la Unión del Tratado para beneficiarse de la reducción; o, persona natural o no, nacional y domiciliada en un Estado que sea considerado como país menos desarrollado por las Naciones Unidas.
La reducción de las tasas de búsqueda y de examen preliminar internacional será a discreción de las Administraciones encargadas de búsqueda internacional y de examen preliminar internacional, respectivamente.
5.4. TASAS FASE NACIONAL
5.4.1. Tasa nacional
Para poder entrar en la fase nacional el solicitante deberá cancelar a favor de la Superintendencia una tasa, cuyo valor será equivalente a la tasa exigida para la presentación de una solicitud nacional, tasa que puede consultar en el Capítulo Primero de éste Título.
5.4.2. Tasa de examen de patentabilidad
Cuando en la solicitud internacional que ha entrado a la fase nacional se ha establecido un informe de búsqueda internacional o de examen preliminar internacional, de conformidad con los Capítulos I y II del Tratado, el solicitante cancelará una tasa de examen de patentabilidad a favor de la Superintendencia, tasa que puede consultar en el Capítulo Primero de éste Título.
5.5. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
5.5.1. Formularios
Para entrar en la fase nacional el solicitante podrá diligenciar y radicar el Formulario Solicitud Fase Nacional PCT, Formato PI02-F06, que corresponde al Anexo 6.15 de esta Circular, junto con los documentos prescritos. En dicho formulario constarán los datos esenciales de la solicitud internacional.
5.5.2. Revisión por la Superintendencia
Cuando una Oficina receptora le deniegue la concesión de una fecha de presentación a una solicitud internacional que designe a Colombia o declare que se considera retirada en los casos previstos en el artículo 25.1)a) del Tratado, o cuando la Oficina receptora declare que se considera retirada la designación de Colombia según lo indicado en el artículo 25.1)b) del Tratado, el solicitante podrá pedir a la Superintendencia, dentro del plazo de dos meses contados a partir de la fecha de su notificación, la revisión de tales determinaciones, casos en los cuales deberá entrar en fase nacional presentando copia de la solicitud internacional si fue presentada en idioma castellano o una traducción si la misma se encuentra en idioma distinto al castellano junto con el pago de la tasa nacional respectiva.
Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
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Si la Superintendencia considera que la determinación no se encuentra justificada tramitará la solicitud internacional en los términos que establece el artículo 25.2)a) del Tratado.
5.5.3. Derogado*
5.5.4. Tasas por servicios
Los valores por los servicios prestados por la Superintendencia serán los establecidos por el acto administrativo que expide para fijar las tasas de los trámites relacionados con la propiedad industrial.
5.5.5. Aplicación de normas
La Superintendencia actuando como Oficina receptora tramitará las solicitudes internacionales de conformidad con las normas del Tratado de Cooperación en Materia de Patentes, su Reglamento y las Instrucciones Administrativas.
La Decisión 486 y sus normas complementarias, se aplicarán en todo caso a las solicitudes que designen o elijan a Colombia y que hayan iniciado su tramitación ante la Superintendencia de Industria y Comercio”.
CAPÍTULO SEXTO. INSTRUCCIONES SOBRE LA APLICACIÓN DEL PROTOCOLO CONCERNIENTE AL ARREGLO DE MADRID RELATIVO AL REGISTRO INTERNACIONAL DE MARCAS*
6.1. SOLICITUDES INTERNACIONALES RESPECTO DE LAS CUALES LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO ACTÚE COMO OFICINA DE ORIGEN
6.1.1. Solicitudes internacionales
Las Obligaciones a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante, la SIC) como Oficina de Origen son, de conformidad con el Protocolo concerniente al Arreglo de Madrid relativo al Registro Internacional de Marcas, en adelante “El Protocolo”, recibir, certificar y enviar las solicitudes a la Oficina Internacional de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (en adelante, la Oficina Internacional).
Las solicitudes internacionales que se presenten por conducto de la SIC tendrán un número de radicación interno, conforme con en el sistema de radicación de la entidad, correspondiente al trámite denominado “solicitudes internacionales” que servirá como referencia de la SIC en el formulario prescrito por el Reglamento Común del Arreglo de Madrid relativo al Registro Internacional de Marcas y del Protocolo concerniente a ese Arreglo (en adelante, “el Reglamento”).
* Resolución No. 21447 del 11 de abril de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.399 del 12 de abril de 2012.
*Resolución No. 50720 del 27 de agosto del 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48.537 del 29 de agosto de 2012.
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6.1.2. Idioma
Las solicitudes de registro internacional y demás documentos que deban ser enviados a la Oficina Internacional por conducto de la SIC deberán ser presentados en Español, excepto aquellos formularios oficiales que, de conformidad con el Reglamento, correspondan a requisitos especiales relativos a una declaración de intención de utilizar la marca, exigidos por una Parte Contratante designada en la solicitud internacional, los cuales deberán presentarse en el idioma exigido por la referida Parte Contratante.
6.1.3. Fecha de Presentación
Cuando se presente la solicitud internacional se le asignará una fecha de presentación.
De conformidad con el Reglamento y las Instrucciones Administrativas para la aplicación del Arreglo de Madrid relativo al Registro Internacional de Marcas y el Protocolo Concerniente a ese Arreglo (en adelante, “las Instrucciones Administrativas”), la solicitud internacional debe presentarse ante la SIC en el formulario correspondiente. La SIC verificará que la solicitud esté conforme con lo establecido en el Protocolo y el Reglamento, en particular, la información que le permita firmar, certificar y enviar la solicitud internacional a la Oficina Internacional.
Si la solicitud cumple con los requisitos antes señalados, esta será remitida por la SIC, sin demoras, a la Oficina Internacional.
Si, por el contrario, la solicitud internacional presentada carece de alguno de los requisitos mencionados en el numeral 6.1.4 de esta Resolución, la SIC expedirá un requerimiento de conformidad con el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo, indicándole al solicitante la información o documentación faltante, y advirtiéndole que la solicitud debe ser corregida o completada con la mayor celeridad posible, dado que, de conformidad con el Artículo 3.4) del Protocolo, si ésta no es recibida por la Oficina Internacional dentro del plazo de dos (2) meses, contados a partir de su fecha de presentación ante la SIC, la fecha del registro internacional que resulte no será esta última sino aquella en la cual la Oficina Internacional haya recibido la solicitud internacional.
En cuanto el solicitante cumpla con corregir o completar la solicitud internacional, de conformidad con el requerimiento anteriormente señalado, dicha solicitud será enviada a la Oficina internacional sin demoras.
Si en el plazo establecido en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo, el solicitante no complementa la información o documentación faltante, la SIC mediante resolución considerará desistida la actuación administrativa de solicitud de transmisión de la solicitud internacional y ordenará el archivo del expediente, sin perjuicio de que el solicitante pueda presentar nuevamente la solicitud internacional.
6.1.4. Firma, certificación y envío a la Oficina Internacional de la solicitud internacional presentada en debida forma
La SIC firmará, certificará y enviará a la Oficina Internacional las solicitudes internacionales que cumplan con lo dispuesto en el Protocolo y el Reglamento.
Para este fin, la SIC deberá verificar que la siguiente información esté conforme:
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-Que el solicitante o solicitantes de la solicitud internacional sean los mismos que aparecen en la solicitud o registro base y todos tengan derecho a presentar la solicitud internacional.
-Que si la solicitud o registro de base consisten en una marca de color, tridimensional, sonora, colectiva, de certificación o de garantía, una indicación en ese sentido.
- Que la marca que figura en la solicitud internacional es la misma que figura en la solicitud o registro base, lo cual sucederá cuando siendo:
o la marca de base una marca nominativa, la solicitud internacional indique que se solicita la marca en caracteres estándar.
o la marca de base mixta, figurativa, tridimensional, sonora u olfativa, la solicitud internacional contenga una reproducción gráfica idéntica y bidimensional de aquella contenida en el recuadro correspondiente del formulario oficial.
o la marca de base sea una marca mixta, figurativa o tridimensional y se encuentre en blanco y negro en la solicitud o registro base, o no contiene reivindicación de colores, pero el solicitante desee reivindicar colores en la solicitud internacional, además de incluir la reproducción exacta de la marca, deberá incluir en el recuadro correspondiente del formulario oficial una reproducción de la marca en color.
o el registro o la solicitud de base es un registro o solicitud que contiene una reivindicación de colores, la misma reivindicación deberá verse reflejada en la solicitud internacional, describiendo el color o colores en palabras.
-Que la solicitud internacional comprende los mismos productos y/o servicios del registro o solicitud de base, lo sucederá cuando:
o la lista de productos o servicios coincida en su totalidad con la lista de productos o servicios contenida en la solicitud o registro de base.
o la lista de productos o servicios de la solicitud internacional contenga menos productos o servicios que los que figuran en la lista de productos o servicios de la solicitud o registro de base.
o la lista de productos o servicios de la solicitud internacional han sido limitados en su especificidad, en cuyo caso, se indicarán en términos precisos, preferiblemente con las palabras utilizadas en la lista alfabética de la Clasificación Internacional de Niza.
6.1.5. Tasas
6.1.5.1. La presentación de una solicitud internacional, conforme al Artículo 3 del Protocolo, causará una tasa de transmisión a favor de la SIC, sin perjuicio de las tasas que resulten aplicables según lo previsto en el Art. 8 del Protocolo.
6.1.5.2. El pago de la tasa internacional a que se refiere el Artículo 8 del Protocolo se abonará por el solicitante directamente a la Oficina Internacional por cualquiera de las formas de pago aceptadas por ésta.
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6.1.6. Comunicaciones por Irregularidades de las solicitudes de marca internacional
La Oficina Internacional podrá requerir aclaraciones o complementaciones a las solicitudes internacionales presentadas por intermedio de la SIC, para que sean subsanadas por el solicitante o por la SIC, las cuales serán notificadas y deberán ser respondidas como se instruye a continuación, según que la irregularidad deba ser subsanada por el solicitante o por la SIC o por ambos, así:
6.1.6.1. Irregularidades que debe subsanar el solicitante
Las irregularidades que debe subsanar el solicitante serán aquellas relacionadas con:
i) El pago de las tasas;
ii) Aquellas que no deban ser subsanadas por la Superintendencia independientemente o en conjunto con el solicitante;
iii) la ausencia de formularios adicionales a la solicitud internacional.
El solicitante deberá subsanar dichas irregularidades directamente ante la Oficina Internacional, de conformidad con las disposiciones pertinentes contenidas en el Protocolo y el Reglamento.
6.1.6.2. Irregularidades que ha de subsanar la Superintendencia de Industria y Comercio
Las irregularidades que deberá subsanar la Superintendencia de Industria y Comercio sin necesidad de intervención del solicitante son aquellas relacionadas en la Regla 11.4. y serán subsanadas dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de notificación de las mismas por la Oficina Internacional.
De otro lado, si se hace necesario, se comunicará al solicitante sobre la irregularidad presentada, para que complete la información necesaria para dar respuesta a la Oficina solicitándole que la información o documentación pertinente sea aportada a la SIC, en los mismos términos establecidos en el número 6.1.3. Si no allega la información con 10 días de antelación al vencimiento del plazo de 3 meses de la notificación de la irregularidad por la Oficina Internacional, la Superintendencia procederá a dar respuesta con la información con la que cuente.
6.1.6.3. Irregularidades respecto a la clasificación de los productos y servicios
Una vez la SIC reciba una notificación de irregularidad relacionada con la clasificación de productos o servicios, procederá a comunicar al solicitante de la marca, en los mismos términos del número 6.1.3., para que presente ante la Superintendencia su opinión frente a la propuesta de la Oficina Internacional relacionada con la clasificación de la marca, advirtiéndole que si no allega su propuesta con 10 días de antelación al vencimiento del plazo establecido en la irregularidad, la Superintendencia procederá a dar respuesta con la información con la que cuente.
Si la Oficina Internacional modifica o confirma su propuesta y se deben pagar tasas por concepto de la nueva clasificación, las mismas deben ser canceladas por el solicitante dentro de los 3 meses siguientes a la fecha en que la Oficina Internacional comunicó la modificación o confirmación de su propuesta. De conformidad con la regla 12, la falta del pago establecido por la Oficina Internacional ocasionará que la solicitud se tenga por abandonada.
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6.1.6.4. Irregularidades respecto de la indicación de productos y servicios
Una vez la Superintendencia reciba una notificación de irregularidad relacionada con la indicación de productos o servicios la comunicará al solicitante de la marca, en los mismos términos del número 6.1.3., para que presente ante la Superintendencia su opinión frente a la propuesta de la Oficina Internacional relacionada con la clasificación de la marca, advirtiéndole que si no allega su propuesta con 10 días de antelación al vencimiento del plazo establecido en la irregularidad, la Superintendencia determinará la procedencia o no de presentar una nueva propuesta a la Oficina Internacional o la aceptación de la enviada por ésta.
6.1.7. Dependencia de cinco (5) años del registro de marca internacional por iniciación de acciones legales en contra del registro de base o solicitud de base
Si antes de finalizar los cinco (5) años desde la fecha del registro internacional se iniciaron en Colombia procedimientos legales que no alcanzaron a ser decididos, que puedan dejar sin efecto la solicitud de base o el registro base que sirvieron para solicitar el registro internacional, la Superintendencia notificará tal hecho a la Oficina Internacional lo antes posible luego del vencimiento del período antes indicado, al igual que en su momento de la decisión definitiva que se profiera, conforme a lo establecido en el Reglamento.
La SIC no procederá a notificar y solicitar la cancelación del registro internacional si los derechos derivados del registro o de la solicitud han sido retirados o renunciados por el solicitante, como consecuencia de las acciones iniciadas por terceros dentro del plazo establecido en el párrafo precedente.
6.2. EXTENSIÓN DE PROTECCIÓN DEL REGISTRO INTERNACIONAL DE UNA MARCA A COLOMBIA
6.2.1. Solicitud de extensión territorial a Colombia efectuada en una solicitud internacional o formulada con posterioridad al registro
Los registros internacionales en los que Colombia ha sido designada para extender la protección del registro internacional, sea que dicha designación haya sido efectuada en la solicitud internacional o formulada con posterioridad al registro internacional, tendrán un número de radicación nuevo en el Sistema de trámites de la Entidad.
*6.2.2. Vigencia de los registros marcarios que se concedan en Colombia
En virtud del artículo 152 de la Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, los registros de marcas solicitados directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio que sean concedidos, tendrán una vigencia de diez (10) años contados a partir de la fecha de la concesión, siendo esta última la fecha en que quede en firme el acto administrativo que concede el registro.
* Resolución 75348 del 20 de noviembre de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50424 del 21 de noviembre de 2017. “Por la
cual se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título X de la Circular Única”.
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Para efectos de contabilizar los plazos dentro de los cuales el titular puede solicitar la renovación, se tendrá como fecha la de la concesión del registro marcario, según lo señalado en el párrafo anterior.
Parágrafo. La forma de contabilizar la vigencia de los registros marcarios establecida en el presente numeral se aplicará a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución y en ningún caso de manera retroactiva.
6.2.3. Requerimientos
La solicitud de extensión territorial a Colombia podrá ser objeto de requerimiento, para que dentro de los sesenta (60) días siguientes a la fecha de la notificación del requerimiento sea completada la solicitud, en caso de que esta no cumpla con alguno de los requisitos de forma establecidos en la Decisión 486 de 2000 o en la Circular Única.
El requerimiento será enviado a la Oficina Internacional, sin perjuicio del procedimiento de notificación establecido en esta circular para los actos administrativos expedidos por la Delegatura para la Propiedad Industrial. En el requerimiento se informará del plazo de sesenta (60) días hábiles que tiene el solicitante para subsanar la solicitud de extensión territorial, de conformidad con lo establecido en el artículo 144 de la Decisión 486 de 2000.
6.2.3.1. Notificaciones en las solicitudes de extensión territorial
Todos los actos administrativos se notificarán de acuerdo con lo previsto en el numeral 6.2. del Capítulo Sexto del Título I de esta Circular. Para efectos de actuar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, los solicitantes no residentes ni con negocios permanentes en Colombia, deberán designar un representante o apoderado en los términos de los artículos 543 del Código de Comercio y 58 de la Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso.
6.2.4. Publicación de la solicitud
La Superintendencia de Industria y Comercio recibirá las solicitudes de extensión territorial de los efectos de un registro internacional en las que Colombia ha sido designada y publicará en la Gaceta de Propiedad Industrial una reproducción de la marca objeto del registro internacional con indicación de los productos y/o servicios que ampara, agrupados por clases, el nombre del titular del registro, y precisando igualmente la fecha y número del registro internacional de la marca, o de la extensión territorial posterior al registro conforme al apartado 1 del artículo 4 del Protocolo de Madrid.
Resolución No. 77730 del 16 de octubre de 2018. Publicada en el Diario Oficial No. 50749 del 17 de octubre de 2018. “Por la cual
se modifica un numeral en el Capítulo Sexto del Título I y se modifican y adicionan unos numerales en los Capítulos Primero y Sexto del Título X de la Circular Única”. Se modifica el numeral 6.2.3 en el Capítulo Sexto del Título X C.U.
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”. - Por medio de este acto se modificaron los numerales 6.2.3.1, 6.2.9 y 6.2.10.
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6.2.5. Oposiciones a las extensiones de registros internacionales en Colombia
Para la presentación y respuesta de oposiciones será de aplicación el mismo término establecido en el artículo 146 de la Decisión 486, siendo también aplicables los mismos requisitos de procedibilidad de la oposición y de la contestación, así como la oportunidad de solicitar prórrogas pagando las tasas oficiales establecidas.
Serán aplicables al trámite las disposiciones establecidas en los artículos 147 a 151 de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina y demás normas aplicables para el registro de una marca en Colombia.
6.2.6. Decisión de la solicitud de extensión territorial del registro de marca internacional en Colombia:
Se decidirá la actuación mediante resolución debidamente fundamentada, en la cual se concederá o denegará el registro de la marca, teniendo en cuenta las mismas causales de irregistrabilidad que si la marca se hubiera solicitado directamente ante la SIC. Contra la decisión adoptada procederán los medios de impugnación establecidos en las normas vigentes para este tipo de actuaciones relacionadas con trámites de Propiedad Industrial ante la SIC.
Si la decisión es conceder el registro de la marca y la misma no fue objeto de recursos, se enviará a la oficina Internacional la declaración de concesión de protección prevista en la regla 18ter1) del Reglamento. Si, por el contrario, es denegada la protección de la marca mediante resolución debidamente fundamentada, se procederá a notificar a la Oficina Internacional una denegación provisional de protección que contendrá una declaración con las razones por las cuales no puede concederse la protección de la marca.
Si la marca es negada y no se interpusieron los recursos ordinarios procedentes, la SIC enviará una declaración de confirmación de denegación provisional total. En igual sentido procederá una vez agotada la vía gubernativa.
La SIC también notificará a la Oficina Internacional una decisión ulterior que afecte la protección inicialmente otorgada a la marca, indicando los productos o servicios respecto de los que se mantiene la protección de la marca.
6.2.7. Denegación provisional de protección de un registro de marca internacional en Colombia
Para propósitos del artículo 5 del Protocolo, los siguientes actos se entenderán como denegación provisional y serán notificados a la Oficina Internacional sin perjuicio del procedimiento de notificación establecido en esta circular para los actos administrativos expedidos por la Delegatura para la Propiedad Industrial.
*a. El requerimiento de forma descrito en el numeral 6.3.2.,
b. La presentación de oposición a la solicitud de extensión de protección de una marca internacional en Colombia dentro de los dieciocho meses contados desde la notificación de la extensión territorial a Colombia,
c. Una decisión de fondo susceptible de recurso en la que se deniegue la protección.
* Literal “a” corregido mediante la Resolución No. 3757 del 5 de febrero de 2013. Publicada en el Diario Oficial No. 48696 del 6 de febrero de 2013.
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En la comunicación que se enviará a la Oficina Internacional advirtiendo la denegación provisional se indicarán: el número del registro de marca internacional de que se trate o datos para identificarlo, la fecha de la decisión, los motivos de la decisión, las acciones que puede ejercer el solicitante, el plazo que tiene para ejercerlas y las consecuencias de no hacerlo, conforme lo establece el Reglamento. Para la notificación y las correcciones de la notificación de la denegación provisional se aplicará lo establecido en el Referido reglamento.
Cuando la denegación provisional se basa en una oposición, la notificación a la Oficina Internacional incluirá además el nombre y dirección del oponente y los productos y/o servicios en que se base la oposición de acuerdo con lo establecido en el Reglamento.
6.2.8. Anulación de los efectos de un registro de marca internacional en Colombia:
La SIC notificará a la Oficina Internacional la anulación del acto administrativo mediante el cual se decide sobre la concesión o denegación del registro de una marca solicitada en Colombia en virtud del Protocolo, proferido por la Autoridad jurisdiccional competente, siguiendo lo establecido en los artículos 172 y 173 de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina y demás normas nacionales que los complementen.
6.2.9. Transformación de la protección en Colombia de un registro de marca internacional en
una solicitud de registro nacional
Cuando un registro de marca internacional en que Colombia sea parte contratante designada, sea cancelado a solicitud de la Oficina de origen dentro de los cinco años siguientes al registro de marca internacional, como consecuencia de la extinción del derecho sobre la solicitud base o del registro base del mismo y la Oficina Internacional haya comunicado a la Superintendencia tal hecho, la entidad procederá a inscribir en el registro de la Propiedad Industrial la cancelación mencionada.
El titular del registro cancelado puede solicitar ante la Superintendencia el registro de la misma marca, pidiendo que se le de trámite como una solicitud que se hubiese presentado directamente en la misma fecha del registro de marca internacional, o en la fecha de extensión territorial posterior según el caso, beneficiándose de la fecha de la prioridad que otorgaba el registro internacional.
En todo caso, para que sea procedente la solicitud de transformación de un registro de marca internacional en una solicitud de marca nacional, la solicitud deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ser presentada en un plazo de 3 meses contados a partir de la fecha de cancelación del registro internacional,
b) Los productos y/o servicios solicitados deben estar comprendidos en la lista de productos y servicios contenidos en el registro de marca internacional respecto de Colombia y,
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”.
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c) Acreditar el pago de la tasa correspondiente.
Si la solicitud de transformación presentada cumple con los requisitos antes mencionados, la Superintendencia de Industria y Comercio procederá a verificar si persisten las circunstancias legales que originaron la protección inicial del registro de la marca internacional y, de ser ese el caso concederá el registro de la marca solicitada.
6.2.10. Sustitución de un registro nacional por un registro internacional
La solicitud de sustitución de un registro nacional por un registro internacional deberá realizarse de acuerdo con lo establecido en el artículo 4 bis del Protocolo concerniente al Arreglo de Madrid relativo al Registro Internacional de Marcas, debiendo acreditarse además el pago de la tasa correspondiente.
De cumplirse con los requisitos para la sustitución, la Superintendencia procederá a realizar la correspondiente anotación en el registro, actualizando la vigencia de este e incluyendo el número de registro internacional en el correspondiente certificado.
6.2.11. La cancelación del registro de una marca en la que se protege un registro de marca internacional en Colombia
Serán aplicables en su totalidad las disposiciones establecidas en el capítulo V del Título VI de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina al trámite de registro de una marca con la que se protege una marca internacional en Colombia.
En consecuencia, solo podrá iniciarse la acción de cancelación por falta de uso una vez hayan transcurrido tres años contados a partir de la fecha de la notificación de la Resolución que agote el procedimiento de registro ante la SIC en la vía administrativa.
Igualmente, será procedente la acción de cancelación por notoriedad contra el registro antes mencionado, cuando se cumplan los supuestos contemplados en el artículo 235 de la Decisión 486 de la Comisión de la Comunidad Andina.
6.2.12. Declaración de que un cambio de titularidad de un registro internacional no tiene efectos en Colombia
Cuando la Oficina Internacional notifique a la Superintendencia de Industria y Comercio un cambio de titular de un registro internacional, esta entidad podrá declarar que el cambio de titularidad no surte efectos en Colombia, si el registro de la transferencia origina riesgo de confusión, conforme a lo establecido en el artículo 161 de la Decisión 486 o si el registro colombiano es objeto de una acción de cancelación presentada por una persona diferente del cesionario.
6.2.13. Declaración de que una limitación no surte efectos en Colombia
Resolución No. 46528 del 1 agosto de 2017. Publicada en el Diario Oficial No. 50313 del 2 agosto de 2017. “Por la cual se
modifican unos numerales en el Capítulo Sexto del Título I y en los Capítulos Primero, Quinto y Sexto del Título X de la Circular Única”.
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Cuando la Oficina Internacional notifique a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre una limitación de la lista de productos y/o servicios del registro de una marca internacional en la cual Colombia sea parte designada, la Superintendencia podrá declarar que dicha limitación no surte efectos en su territorio.
** ††CAPÍTULO SÉPTIMO. DENOMINACIONES DE ORIGEN
7.1. DECLARACIÓN DE PROTECCIÓN DE UNA DENOMINACIÓN DE ORIGEN
7.1.1. Presentación de la Solicitud
Para presentar una solicitud de protección de una denominación de origen, el peticionario deberá diligenciar completa y adecuadamente el formulario PI01-F13, que corresponde al anexo 7.25 de la presente Circular, o aquél que lo modifique o sustituya. El formulario se podrá presentar por medios electrónicos.
La solicitud deberá ser presentada por las personas que demuestren legítimo interés en los términos previstos en los artículos 203 y 208 de la Decisión Andina 486 de 2000, acompañando la información y documentos exigidos en el artículo 204 de dicha Decisión, así como cumpliendo los siguientes que a continuación se describe: 7.1.2. Contenido de la Solicitud
7.1.2.1. Demostración del legítimo Interés
7.1.2.1.1. Cuando la solicitud de declaración de protección de una denominación de origen sea presentada por una asociación o entidad constituida por o de la cual hacen parte los productores, elaboradores, transformadores o extractores o una combinación de cualquiera de los anteriores, del producto (s) que se pretende (n) amparar con la denominación de origen, el legítimo interés exigido en el literal a) del artículo 204 de la Decisión 486 de 2000, en concordancia con el artículo 208 de dicha Decisión Andina, deberá acreditarse acompañando con la solicitud, los documentos y cumpliendo los requisitos que se indican a continuación:
a) Estatutos de constitución del solicitante y sus principales reformas, que contengan el mínimo de requisitos legales, es decir, que describan el objeto, las calidades requeridas para ser asociado, los órganos de dirección y representación legal, sus facultades, las normas relativas a la convocatoria, quórum, entre otros, acompañando el correspondiente certificado de existencia y representación legal.
b) Número de productores, elaboradores, transformadores o extractores representados que forman parte de la entidad o asociación solicitante, indicando el número de potenciales beneficiarios de la denominación de origen, aunque no formen parte del solicitante, así como el porcentaje que representan los productores, elaboradores, transformadores o extractores representados respecto del total de productores del (los) producto (s) que se pretende (n) amparar con la Denominación de Origen.
c) Descripción de la forma como el objeto o fines de la actividad que desarrollan, se encuentra vinculada y relacionada con la administración y gestión de la denominación de origen.
** Resolución No. 57530 del 28 de septiembre de 2012. Publicada en el Diario Oficial No. 48567 del 28 de septiembre de 2012.
†† Resolución No. 36074 del 17 de junio de 2013. Publicada en el Diario Oficial No. 48824 del 17 de junio de 2013. “Por la cual se adopta el Sello de Denominación de Origen Protegida y su Manual de uso, y se adiciona el numeral 7.10 al capítulo Séptimo del Título X de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio”.
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d) Descripción de las garantías que ofrece el solicitante para asegurar la objetividad e imparcialidad en el otorgamiento de la autorización de uso respecto de todos los beneficiarios y usuarios de la denominación de origen, efecto para el cual el solicitante de la declaración de protección deberá acompañar los documentos requeridos en el artículo 7.2. de esta Resolución para obtener la delegación de la facultad de otorgar autorizaciones de uso, la que podrá otorgar la Superintendencia de Industria y Comercio en el mismo acto administrativo que declara la protección de la denominación de origen.
7.1.2.1.2. Cuando la declaración de protección de la denominación de origen sea presentada por las autoridades estatales, departamentales o municipales, tratándose de productos de sus respectivas circunscripciones, deberán presentar para los efectos de acreditar el legítimo interés, los siguientes requisitos:
a) Acto oficial de designación y posesión de la autoridad o dignatario, Alcalde o Gobernador, según el caso, que se encuentre legitimado para formular la solicitud.
b) La información referente a los productores que puedan ser potenciales beneficiarios de la denominación de origen.
c) La información relativa a la (s) asociación(es) de productores existente (s) en la zona delimitada y vinculada a la gestión gremial del (los) producto (s) que se pretende (n) amparar con la denominación de origen, que represente a los beneficiarios, para lo cual se deberán acompañar respecto de la (s) misma (s) los documentos requeridos en el numeral 7.1.2.1.1.
d) En caso de no existir una asociación que cumpla las condiciones antes señaladas, indicar las gestiones que adelantará la autoridad solicitante para promover dicha asociatividad, incluyendo la información sobre asignaciones presupuestales, en torno al producto que se pretende designar con la denominación de origen.
e) Acreditar que los potenciales beneficiarios de la denominación de origen, podrán tener acceso al uso de la misma en el comercio, para lo cual la autoridad departamental o municipal solicitante de la declaración de protección, podrá optar por lo siguiente:
i. Presentar simultáneamente con la solicitud de declaración de protección de la denominación de origen, los documentos adicionales exigidos en la presente Resolución para obtener directamente la delegación de la facultad de otorgar autorizaciones de uso, caso en el cual, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá concederla a la autoridad departamental o municipal solicitante, en el mismo acto administrativo mediante el cual declara la protección de la denominación de origen.
ii. En el supuesto del literal c) del presente artículo, es decir, cuando exista una asociación de productores que represente a los beneficiarios, se podrá acompañar simultáneamente con la solicitud de declaración de protección que formula la autoridad departamental o municipal, la solicitud para que aquella asociación que representa a los beneficiarios, obtenga la delegación de la facultad para otorgar autorizaciones de uso, previo cumplimiento de los requisitos consagrados en el numeral 7.1.2.1.1.y los demás establecidos en el numeral 7.2.,de la presente Resolución.
iii. Cuando al momento de presentar la solicitud de declaración de protección no exista una asociación que represente a los beneficiarios, la autoridad departamental o municipal solicitante de la declaración de protección, en desarrollo de las gestiones mencionadas en el literal d) del presente artículo, deberá indicar el término dentro del cual se presentará una asociación o entidad que represente a los beneficiarios de la
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denominación de origen, efecto para el cual la Superintendencia de Industria y Comercio, se abstendrá de expedir el acto administrativo de declaración de protección de la denominación de origen y delegación de la facultad de autorizar el uso, hasta que se solicite dicha delegación y la misma sea aprobada. Si la solicitud de delegación no se presenta en el término señalado, se declarará en abandono la solicitud.
7.1.2.1.3. Una persona física o jurídica, en este último caso distinta de una asociación de productores de que trata el numeral 7.1.2.1.1., que individualmente considerada pretenda demostrar su legítimo interés para formular una solicitud de declaración de protección de una denominación de origen, debe presentar los siguientes documentos y cumplir los requisitos que se indican:
a) Si se trata de persona jurídica deberá presentar los documentos exigidos en el literal a) del numeral 7.1.2.1.1.
b) Acreditar que el solicitante es la única persona que al momento de presentar la declaración de protección, se dedica a la extracción, producción o elaboración del producto o los productos en la zona geográfica determinada, que se pretenden amparar con la denominación de origen.
c) Acreditar que los potenciales beneficiarios de la denominación de origen, que en el futuro se dediquen a la extracción, producción o elaboración del producto o los productos en la zona geográfica determinada, podrán tener acceso al uso de la misma en el comercio, para lo cual el solicitante deberá cumplir con los requisitos del numeral 7.2., de la presente Resolución. En cualquier caso, la delegación de la facultad de autorizar el uso, sólo puede ser otorgada a entidades con personería jurídica legalmente reconocidas, cualquiera sea su forma jurídica o asociativa.
Parágrafo Primero: La Superintendencia podrá verificar el legítimo interés del solicitante y especialmente los requisitos indicados en los literales c) y d) del numeral 7.1.2.1.1., solicitando la colaboración de otras entidades a las cuales podrá oficiar, tales como Ministerios o sus entidades adscritas o vinculadas, entidades gremiales y administradoras de fondos parafiscales del sector agropecuario, entre otras, a fin de que certifiquen con destino al expediente de solicitud de declaración de protección de una denominación de origen, si los solicitantes están reconocidos, inscritos o afiliados como asociaciones de productores u organizaciones gremiales de productores, fabricantes o artesanos, según corresponda.
Parágrafo Segundo: Para los efectos previstos en este artículo se considera que los solicitantes, entidades públicas o privadas que demuestren el legítimo interés para solicitar la declaración de protección de la denominación de origen en los términos anteriormente previstos, representan a los beneficiarios de la denominación de origen y, por lo tanto, pueden ser delegatarios de la facultad para conceder autorizaciones de uso, en los términos previstos en el artículo 208 de la Decisión Andina 486 de 2000.
7.1.2.2. Indicación de la denominación de origen objeto de la solicitud de declaración de protección
A fin de cumplir con el requisito establecido en el literal b) del artículo 204 de la Decisión 486 de 2000, el peticionario debe indicar la denominación de origen solicitada que corresponda al nombre del país, región, lugar o zona geográfica de la que provienen el (los) producto (s) originario (s), acreditando que la denominación cuya declaración de protección se solicita tiene una reputación, historia o tradición en virtud de
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la cual se identifica en el mercado o tráfico comercial al (los) producto (s), con el nombre geográfico que constituye la denominación de origen.
7.1.2.3. Descripción y delimitación de la Zona Geográfica de la cual proviene el producto
Para propósitos de cumplir con el requisito establecido en el literal c) del artículo 204 de la Decisión 486 de 2000, el solicitante debe delimitar la zona geográfica, identificando en forma detallada y exacta el lugar en el cual se llevan a cabo los procesos de producción, extracción, elaboración y/o transformación del producto, según el caso, describiendo los factores humanos y naturales presentes en la zona geográfica delimitada y aportando los elementos que comprueben que el producto es originario de la misma.
Para tales efectos, el solicitante debe indicar cuál (es) de los siguientes procesos: obtención, producción, extracción, elaboración y/o trasformación, se realiza en dicha zona o lugar determinados, describiendo los aspectos naturales y humanos, o de cualquier otra índole que se demuestre contribuyeron a que el (los) producto (s) sea (n) identificado con la denominación de origen.
Parágrafo: A los efectos de la presente Resolución se entenderá que el (los) producto (s) debe su calidad, reputación o características exclusivamente a la zona geográfica delimitada, cuando los diferentes procesos de elaboración, producción, extracción y transformación del producto, únicamente se realizan en el lugar geográfico indicado. Por otra parte, se entenderá que el (los) producto (s) debe su calidad, reputación o características esencialmente a la zona geográfica delimitada, cuando los procesos de elaboración, producción, extracción y/o transformación del producto se den principal o sustancialmente en el lugar geográfico indicado y otros procesos que no influyan en las características por las cuales se reconoce el producto y es conocido con la denominación de origen, puedan tener lugar en otras zonas geográficas ubicadas por fuera de la delimitada en la solicitud.
7.1.2.4. La indicación expresa de los productos que se pretenden designar con la denominación de origen cuya declaración de protección se solicita
Con el fin de dar cumplimiento al literal d) del artículo 204 de la Decisión 486 de 2000, el producto o productos deben ser identificados por su nombre y descritos en forma detallada y exacta. Los requisitos aplicables a la protección deberán probarse para cada uno de los productos que se identifiquen con la denominación, aportando todos los elementos necesarios para demostrar que cada uno de ellos reúne las calidades, reputación o características debidas al medio geográfico y demás factores.
7.1.2.5. La reseña de las calidades, reputación o características esenciales de los productos
Para dar cumplimiento al requisito establecido en el literal e) del artículo 204 de la Decisión 486 de 2000, de la Comisión de la Comunidad Andina deberá aportarse la siguiente información:
a) La descripción de las calidades, reputación u otras características del(los) producto (s), tales como físicas, químicas, microbiológicas, organolépticas o de cualquier otra índole que resulten relevantes para caracterizar el (los) producto (s).
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b) La justificación del vínculo o nexo causal existente entre la calidad, características y reputación de los productos, con la zona geográfica delimitada, incluidos aquellos que se atribuyan a factores humanos y naturales.
c) La información necesaria para demostrar la reputación que ostenta el producto entre el público consumidor relevante o del sector pertinente, en razón de sus calidades o características especiales.
d) La descripción del (los) método (s) de obtención, extracción, producción, elaboración y/o transformación del (los)producto (s), justificando que cumple (n) las siguientes características: i) Ser realizados en el territorio o zona geográfica de origen (locales); ii) Haberse desarrollado de una manera precisa, completa y perfecta dando lugar a la calidad de la cual goza el producto (cabales), y iii) Ser reiterados y persistentes a pesar del paso del tiempo, incluyendo los aspectos relativos al esfuerzo que realiza la colectividad para conservar condiciones y costumbres homogéneas (constantes).
e) La información necesaria para demostrar el reconocimiento, prestigio, fama, renombre, buen crédito, mayor precio, que ostenta el producto entre el público consumidor relevante o del sector pertinente, en razón de sus calidades o características especiales.
7.1.2.6. Acompañar debidamente legalizado ante la Superintendencia, el recibo del pago oficial de la tasa prevista y vigente para el trámite.
7.2. DELEGACIÓN DE LA FACULTAD PARA AUTORIZAR EL USO DE DENOMINACIONES DE ORIGEN
7.2.1. Presentación de la solicitud
La Superintendencia de Industria y Comercio podrá delegar en una entidad pública o privada que represente a los beneficiarios de las denominaciones de origen, la facultad de otorgar las autorizaciones de uso a las personas que cumplan los requisitos indicados, lo que implica administrar la denominación de origen adoptando mecanismos que permitan mantener un control efectivo de su uso.
Para el efecto, la entidad que represente a los beneficiarios solicitará la delegación de dicha facultad en la solicitud de declaración de protección de la denominación de origen, en el mismo escrito o en escrito separado. Para este trámite se deberá diligenciar y tramitar el formulario de Delegación de la facultad para autorizar el uso de denominaciones de origen PI01-F14, el cual hace parte de los anexos de la Circular Única.
7.2.2. Contenido y requisitos de la solicitud
a) Demostrar el legítimo interés que le asiste para representar a los beneficiarios de la denominación de origen, de conformidad con lo previsto en el numeral 7.1.2.1.1.
b) Acreditar la capacidad de la entidad para otorgar las autorizaciones de uso, indicando los recursos de personal, técnicos, administrativos y financieros, dispuestos para el efecto.
c) Describir los medios de información al público que permitan identificar los beneficiarios o autorizados a usar la denominación de origen.
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d) Acompañar el reglamento de uso de la denominación de origen, es decir, el conjunto de condiciones y normas que en forma concertada han definido los productores, extractores o artesanos y que caracterizan los procesos, métodos o técnicas de producción, extracción o elaboración del producto y los criterios de calidad que debe cumplir un beneficiario o autorizado para acceder al uso de la denominación de origen, así como los derechos, obligaciones y prohibiciones a los que se sujetan y, en este último caso, las consecuencias que puedan derivarse por incumplimiento del reglamento por parte del usuario o beneficiario autorizado.
e) Describir los mecanismos y/o entidades de control dispuestos y/o encargados de evaluar la conformidad de los productos designados con la denominación de origen protegida con el acto administrativo que declare su protección y con el reglamento de uso, incluyendo información sobre envasado, etiquetado, empacado o normas específicas sobre el embalaje de los productos, cuando sea necesaria para garantizar la calidad y la trazabilidad del producto.
Parágrafo: La evaluación de la conformidad de los productos designados con la denominación de origen, con las calidades y características reivindicadas en la declaración de la protección y en el reglamento de uso, deberá realizarse mediante la implementación efectiva de un sistema de certificación adecuado al producto y su mercado, pudiendo la Superintendencia de Industria y Comercio sugerir a la entidad solicitante la modificación del sistema propuesto, de conformidad con los artículos 143, 144 y 205 de la Decisión 486 de 2000, teniendo en cuenta los siguientes principios básicos:
i. El solicitante podrá escoger entre los sistemas de certificación que mejor se adecúen al producto amparado y ofrezcan sistemas de control efectivo de la calidad del producto atendiendo tanto la naturaleza, características inherentes del producto y esperadas por el consumidor según el estado o etapa de la cadena productiva, la existencia de normas técnicas obligatorias o voluntarias para el producto o de requerimientos sanitarios o fitosanitarios, como la naturaleza y características organizativas de la entidad solicitante.
ii. Una vez concedida la delegación para otorgar autorizaciones de uso, la Superintendencia de Industria y Comercio igualmente podrá requerir el cambio de sistema, cuando tenga evidencias de que el tipo de proceso de evaluación de conformidad no está cumpliendo con la finalidad para la cual está prevista, caso en el cual el delegatario tendrá que proceder de conformidad, so pena que se pueda declarar la terminación de la delegación por acto administrativo motivado.
7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA DECLARACIÓN DE PROTECCIÓN Y DELEGACIÓN DE LA FACULTAD DE AUTORIZACIÓN DE PROTECCIÓN Y DELEGACIÓN DE LA FACULTAD DE AUTORIZACIÓN DE USO DE UNA DENOMINACIÓN DE ORIGEN
7.3.1. Examen de forma
a) La Dirección de Signos Distintivos de la Superintendencia de Industria y Comercio examinará dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de presentación de la solicitud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 205 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, el cumplimiento de los requisitos de forma previstos en los artículos 203 y 204 de dicha Decisión y en la presente Resolución.
b) Si del examen de forma resulta que la solicitud no cumple los requisitos exigidos, la Superintendencia de Industria y Comercio Dirección de Signos Distintivos notificará al solicitante para que complete los documentos faltantes dentro del plazo de sesenta (60) días siguientes a la fecha de notificación del requerimiento correspondiente, de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 144 de la Decisión 486 de
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2000 de la Comunidad Andina de Naciones, aplicable al trámite en virtud de la remisión del artículo 205 de dicha Decisión.
c) Si vencido el término señalado, el solicitante no cumple el requerimiento la solicitud se considerará abandonada.
d) El Director de Signos Distintivos podrá sugerir al solicitante modificaciones a la solicitud, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 143, 144 y 205 de la Decisión 486 de 2000, y requerir al solicitante o a terceros para que aporten documentos o información que le permita aclarar o complementar la información.
7.3.2. Publicación de la solicitud
Si la solicitud de declaración de protección y de delegación de la facultad de otorgar autorizaciones, según el caso, reúne los requisitos formales establecidos en el presente Capítulo, la Dirección de Signos Distintivos ordenará la publicación en la gaceta de la Propiedad Industrial.
7.3.3. Presentación de oposiciones
Dentro del plazo de treinta (30) días siguientes a la fecha de la publicación, quien acredite legítimo interés, podrá presentar por una sola vez, oposición motivada a la declaración de protección así como también a la delegación de la facultad de autorizar el uso de la denominación de origen de conformidad con lo dispuesto en el artículo 146 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, en concordancia con lo previsto en el artículo 205 de dicha Decisión. Para el trámite de oposición se deberá diligenciar y presentar el formulario de Oposición a la declaración de protección o a la delegación de la facultad de autorizar el uso de la denominación de origen PI01-15, la cual hace parte de los anexos de la presente Circular Única.
Previa solicitud formulada antes del vencimiento del plazo indicado, la Dirección de Signos Distintivos otorgará por una sola vez un plazo adicional de treinta (30) días para presentar las pruebas que sustenten la oposición.
Las oposiciones relativas a la declaración de protección de una denominación de origen sólo podrán formularse con fundamento en las causales contenidas en el artículo 202 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, con las modificaciones establecidas en el Decreto 729 de 2012 o la norma interna que lo modifique o sustituya en desarrollo de la Decisión 689 de 2008 de la Comunidad Andina de Naciones.
Por su parte, las oposiciones a la delegación de la facultad de otorgar autorizaciones deberán formularse para desvirtuar el cumplimiento de los requisitos para obtener la delegación.
7.3.4. Inadmisión de oposiciones
La Dirección de Signos Distintivos no considerará admitidas a trámite las oposiciones comprendidas en alguno de los siguientes supuestos:
a) cuando se presenten sin indicar los datos esenciales relativos al opositor y a la solicitud contra la cual se interpone la oposición;
b) cuando la oposición fuere presentada extemporáneamente;
c) cuando no se hayan pagado las tasas de tramitación correspondientes.
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7.3.5. Traslado de oposiciones
Presentada una oposición, la Dirección de Signos Distintivos notificará al solicitante para que dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes haga valer sus argumentaciones y presente pruebas, si lo estima conveniente.
A solicitud de parte, la Dirección de Signos Distintivos otorgará, por una sola vez, un plazo adicional de treinta (30) días hábiles para presentar las pruebas que sustenten la contestación.
7.3.6. Mecanismos y diligencias previas para apoyar el examen de fondo
Con el fin de apoyar el estudio de la solicitud de declaración de protección y delegación de la facultad de autorizar el uso de denominaciones de origen, además de los propios recursos técnicos y de personal con que cuenta la Superintendencia de Industria y Comercio, se podrá acudir a los siguientes mecanismos:
7.3.6.1. Oficios a otras entidades
La Superintendencia podrá verificar las calidades y características del (los) producto (s) que se pretenden amparar con la denominación de origen y su vínculo con el territorio, además de la presencia de factores que influyan en dicha calidad, solicitando la colaboración de otras entidades, tales como Ministerios o sus entidades adscritas o vinculadas, Artesanías de Colombia, entidades gremiales y administradoras de fondos parafiscales del sector agropecuario, centros de investigación, autoridades departamentales o municipales, entre otras, para lo cual podrá oficiarlas a fin de que remitan la información o documentos que sirvan de apoyo para establecer si el (los) producto (s) identificado (s) cuenta (n) con las calidades o características que se mencionan en el 7.1.2.5., de la presente Resolución. Las respuestas a los oficios no vinculan a la Superintendencia.
7.3.6.2. Visita técnica de inspección
Con fundamento en la facultad prevista en el numeral 62 del artículo 1º del Decreto 4886 de 2011, la Superintendencia podrá ordenar la práctica de una visita técnica de inspección por parte de funcionarios de la Dirección de Signos Distintivos, con el fin de verificar las calidades y características del (los) producto (s) que se pretende (n) amparar con la denominación de origen y su vínculo con el territorio, así como el legítimo interés y las condiciones que demuestran la representatividad de los beneficiarios, la cual se tramitará por el procedimiento previsto en los numerales 63 y 64 del artículo 1º del Decreto 4886 de 2011, y en lo no previsto, se aplicará lo dispuesto en las normas del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que resulten pertinentes.
Los funcionarios comisionados por la Superintendencia, durante la diligencia, podrán tomar declaraciones, y solicitar la información y recabar los documentos pertinentes para demostrar el cumplimiento de cada uno de los requisitos y condiciones exigidas para obtener la declaración de protección de la denominación de origen, la delegación de las facultades para otorgar el uso y conceder las autorizaciones de uso, según el caso.
De la visita técnica se levantará un Acta suscrita por los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio y por las personas que atendieron la visita e intervinieron en la misma.
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La información y la documentación obtenida por los funcionarios comisionados comprometerán a quien la suministre sobre su veracidad, se presumirán auténticas y, para los efectos legales, tendrán carácter probatorio suficiente para la adopción de las decisiones administrativas.
Con fundamento en la visita, el Director de Signos Distintivos podrá requerir al solicitante para que subsane o complemente requisitos o para sugerirle modificaciones a la solicitud en la forma y términos previstos en el numeral 7.3.1 de la presente resolución.
7.3.7. Examen de fondo
Vencidos los términos anteriores, la Dirección de Signos Distintivos presentará al Superintendente Delegado un informe que contendrá:
i) Un resumen de los resultados de la visita practicada, las constataciones y los principales elementos probatorios obtenidos,
ii) Un concepto técnico y jurídico sobre el cumplimiento de los requisitos y condiciones legalmente establecidas para obtener la protección,
iii) Un resumen de los argumentos de las oposiciones si las hubiere y de todas las demás cuestiones planteadas en el expediente.
El informe mencionado servirá de apoyo para que el Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial decida de fondo la solicitud, otorgando o denegando la declaración de protección de la denominación de origen y, en su caso, la delegación de la facultad de autorizar el uso, mediante resolución debidamente motivada.
7.4. MODIFICACIÓN O TERMINACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE PROTECCIÓN DE UNA DENOMINACIÓN DE ORIGEN
Declarada la solicitud de declaración de protección de una denominación de origen, la Superintendencia de Industria y Comercio, podrá ordenar de oficio o aprobar a solicitud de parte legitimada, según el caso, modificaciones a las condiciones que la motivaron, cuando se hayan presentado cambios de uno o alguno de los elementos referidos en el artículo 204 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones. Para el trámite de modificación o terminación de la declaración de protección se deberá diligenciar y presentar el formulario de modificación o terminación de la Declaración de una Denominación de Origen PI 01 - F16, el cual hace parte de los anexos de la Circular Única.
Así mismo podrá declarar la terminación de la protección, cuando hayan desaparecido las condiciones que dieron lugar al reconocimiento de la denominación de origen, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 206 de la Decisión Andina 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones.
Cuando la falta de subsistencia de las condiciones se presente respecto de uno o alguno de los productos protegidos por la denominación de origen, la terminación solo se referirá al (los) producto (s) afectado (s) con dicha situación.
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7.4.1. Condiciones y requisitos
a) Están legitimados para solicitar modificaciones de la protección, el solicitante inicial o la persona a quien se haya delegado la facultad de otorgar autorizaciones de uso. El solicitante que pida la declaración de terminación de vigencia de una denominación de origen, deberá acreditar el interés legítimo.
b) A la petición de modificación deberá acompañarse el acta en la cual conste la decisión de los beneficiarios de modificar la declaración de protección, adoptada con las mayorías estatutariamente establecidas.
c) Con la solicitud de modificación o terminación se deberán aportar las pruebas que demuestren los supuestos respectivos.
7.4.2. Modificaciones admisibles
Una declaración de protección de una denominación de origen, podrá ser modificada en los siguientes aspectos:
a) Ampliación o reducción de la zona geográfica delimitada cuando existan circunstancias que lo justifiquen.
b) Modificaciones parciales en los procesos de elaboración, obtención o extracción originalmente descritos.
a) Cambios de factores naturales o humanos que incidan en la calidad u otras características del producto.
Parágrafo: No se admitirán modificaciones que alteren en forma sustancial, aquellas condiciones esenciales que inicialmente motivaron la protección, entendidas como tales la modificación de las calidades esenciales del producto, del vínculo con el lugar de origen, el cambio del nombre del producto o de la zona geográfica, ni la modificación del nombre que constituye la denominación de origen.
7.4.3. Trámite
a) Recibida una solicitud de modificación o terminación de vigencia de una denominación de origen protegida, la Dirección de Signos Distintivos notificará a la entidad delegada para autorizar el uso de la denominación de origen, si la hubiere, para que dentro del plazo de sesenta (60) días hábiles contados a partir de la notificación, haga valer los alegatos y las pruebas que estime convenientes.
b) Cuando no se hubiere delegado la facultad de autorizar el uso, la Superintendencia de Industria y Comercio publicará la solicitud de modificación o terminación en la Gaceta de la Propiedad Industrial por el mismo término para que los terceros interesados puedan oponerse a la terminación, presentando los argumentos y pruebas que pretendan hacer valer.
c) Vencidos los términos anteriores, la Dirección de Signos Distintivos presentará al Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial un informe que contenga el concepto técnico y jurídico sobre el incumplimiento de los requisitos y condiciones legalmente establecidas para mantener la protección y un resumen de los argumentos de las oposiciones si las hubiere y de todas las demás cuestiones planteadas en el expediente.
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d) El Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial decidirá sobre las modificaciones o la terminación de la vigencia de la declaración de protección, mediante resolución motivada. La terminación de la protección implica la terminación de la delegación de la facultad para autorizar el uso de la denominación de origen.
Terminada la vigencia de la declaración de protección, los interesados pueden solicitarla nuevamente dando cumplimiento a los requisitos previstos para obtener la declaración y agotando el procedimiento correspondiente.
7.5. REVOCACIÓN DE LA DELEGACIÓN DE LA FACULTAD DE AUTORIZAR EL USO DE LA DENOMINACIÓN DE ORIGEN
7.5.1. Causales
El Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial, de oficio o a petición de parte, podrá en cualquier tiempo, revocar la delegación de la facultad de otorgar autorizaciones de uso, cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias:
a) Cuando se declare la terminación de la vigencia de la declaración de protección de la denominación de origen.
b) Cuando se compruebe que de manera recurrente, los productos amparados por la denominación de origen carecen de mecanismos de control que garanticen la permanencia de sus calidades, características o en general, no estén en conformidad con la declaración de protección y el reglamento de uso.
c) Cuando la entidad delegada incumpla las condiciones y requisitos que fueron tenidos en cuenta para otorgarle la delegación,
d) Cuando las autorizaciones de uso no se estén concediendo con la imparcialidad requerida y existan discriminaciones a los beneficiarios que se aparten de consideraciones objetivas y técnicas.
e) Cuando la entidad delegada incumpla los requerimientos que le formule la Superintendencia de Industria y Comercio, o no remita los informes periódicos.
Para el trámite de revocación de la delegación de la facultad de autorizar se deberá diligenciar y presentar el formulario de revocación de la delegación de la facultad de autorizar, el cual hace parte de los anexos de la Circular Única.
7.5.2. Trámite
a) La solicitud de revocación de la delegación debe formularse diligenciando el formulario previsto para el efecto, acompañado de los anexos requeridos y las pruebas que se pretendan hacer valer.
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b) Recibida una solicitud de revocación de la facultad de delegación, la Dirección de Signos Distintivos notificará a la entidad delegada para que dentro del plazo de sesenta (60) días hábiles contados a partir de la notificación, presente sus defensas y las pruebas que estime convenientes.
c) Vencidos los términos anteriores, la Dirección de Signos Distintivos presentará al Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial un concepto técnico y jurídico acerca del incumplimiento de los requisitos y condiciones legalmente establecidos para mantener o revocar la delegación de la facultad de autorización, resumen de los argumentos de las partes y el análisis de las pruebas que obren en el expediente.
d) El Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial decidirá sobre la revocación de la delegación, lo cual notificará a las partes, mediante resolución.
7.6. LAS AUTORIZACIONES DE USO
7.6.1. Presentación de la solicitud y legitimados
La autorización de uso de la denominación de origen deberá ser presentada ante las entidades que han sido delegadas para ejercer la facultad de autorización del uso, por las siguientes personas mencionadas en el artículo 207 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, entendidos como tales:
a) Los beneficiarios que solicitaron la declaración de la protección de la denominación de origen, quienes tienen legítimo interés.
b) Las personas que no habiendo hecho parte del grupo de beneficiarios que solicitaron la declaración de protección, cumplen las condiciones previstas para usar la denominación de origen conforme a lo dispuesto en el artículo 207 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones.
c) Por aquellas personas que comercializan los productos protegidos con la denominación de origen y requieren necesariamente de su uso.
Las personas de que tratan los literales b) y c), deberán acreditar los siguientes requisitos:
i) Presentar una declaración del interés de usar la Denominación de Origen protegida, que contenga la manifestación de conocer las reglas y obligaciones que su uso implica, la aceptación de las mismas y su compromiso de cumplirlas.
ii) El certificado de conformidad de las calidades y características del producto, especificadas en el acto de declaración de la protección y su reglamento de uso, expedido de acuerdo con el sistema de certificación que se haya implementado.
7.6.2. Trámite de la solicitud de autorización de uso de la denominación de origen
7.6.2.1. La entidad a quien se haya delegado la facultad de otorgar las autorizaciones de uso, deberá evaluar la solicitud dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación, concediéndole al solicitante un plazo suficiente para subsanar la solicitud en caso de que aquella no cumpla con los requisitos.
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La decisión mediante la cual se niegue la autorización de uso deberá ser debidamente motivada.
La entidad Delegada deberá proveer al interesado en obtener una autorización de uso, procedimientos que le permitan impugnar, mediante recurso de reposición frente a la misma entidad delegada y subsidiario de apelación frente a la Superintendencia de Industria y Comercio, la decisión que niegue o rechace la autorización, atendiendo las características de los productos, el sistema de certificación acogido y el tipo de información sobre la que se ha de discutir entre las partes.
Vencido el procedimiento de impugnación si la entidad delegada confirma su decisión inicial deberá remitir sin demoras, el subsidiario de apelación que se le formule para el correspondiente estudio y decisión por parte del Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial.
7.6.2.2. Cuando no exista delegación de la facultad de autorizar el uso de la denominación de origen, la solicitud de autorización de uso se presentará directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio, diligenciando el formulario de autorización de uso de la denominación de origen PI 01 - F18, el cual hace parte de los anexos de la Circular Única y acreditando el pago de la tasa establecida para la autorización de uso de una denominación de origen.
La solicitud será decidida dentro de los quince (15) días siguientes a su presentación. Si la solicitud se presentara en forma incompleta, la Superintendencia de Industria y Comercio expedirá un requerimiento de conformidad con el procedimiento previsto en el numeral 1.4. del título I de la Circular Única.
La autorización será notificada de la misma manera que se notifican los actos de inscripción de afectaciones de signos distintivos, en los términos consagrados en el numeral 6.2.b) del capítulo Sexto del Título I de la Circular Única.
La falta de inscripción ante el registro ocasionará que el acto de autorización no surta efectos frente a terceros.
7.6.3. Registro de beneficiarios y autorizados
Las entidades a quienes se haya delegado la facultad de autorizar el uso de la denominación de origen, deberán llevar y conservar un registro de todos los beneficiarios y usuarios autorizados de la denominación de origen que permita su consulta y verificación, el cual deberá contener como mínimo la siguiente información:
a) Nombre de la persona a quien se haya autorizado el uso con toda la información necesaria para su identificación y localización incluyendo de manera obligatoria la dirección de correo electrónico a la que deban enviarse las notificaciones correspondientes, si lo tuviere.
b) Indicación de la calidad en la que ha sido autorizado para usar la denominación (productor, elaborador, comercializador, extractor, fabricante, envasador, embotellador, empacador)
c) Delimitación geográfica de la autorización otorgada
d) Nombre y/o marca de los productos de la certificación de conformidad y/o estado de procesamiento o forma de presentación del producto que goza de la certificación de conformidad.
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e) Los demás que resulten necesarios en consonancia con las características de los productos amparados. La falta de inscripción ante el registro ocasionará que el acto de autorización no surta efectos frente a terceros. Las entidades u organizaciones delegadas deberán mantener actualizada y a disposición del público la información relativa a las autorizaciones otorgadas que expidan en el ejercicio de las actividades para las cuales han sido delegadas. Dicha información podrá ser revisada por la Superintendencia de Industria y Comercio en cualquier momento.
7.6.4. Presentación de Informes de la gestión de entidades delegadas y de los actos de autorización de uso de la denominación de origen
Las entidades delegadas deberán presentar ante la Delegatura para la Propiedad Industrial con corte a 15 de diciembre de cada año, un informe de su gestión anual junto con los listados de los beneficiarios y usuarios que estén registrados como autorizados para usar la denominación de origen correspondiente.
El informe de gestión debe contener, como mínimo, la siguiente información:
a) Número de solicitudes de autorización presentadas.
b) Número de solicitudes atendidas.
c) Número de negaciones de las autorizaciones de uso presentadas.
d) Acciones legales instauradas por usos indebidos.
e) Informe del estado de la protección en otros países.
f) Actividades de Difusión y publicidad de la Denominación de Origen.
g) Toda información que resulte relevante para acreditar la gestión de la entidad delegada respecto del uso de la denominación de origen en los términos en que fue declarada su protección.
Estos listados deben ser presentados a inscripción antes del 31 de diciembre de cada año y serán inscritos en el registro de la Propiedad Industrial acreditando el pago de la tasa establecida para el efecto.
7.6.5. Renovación y caducidad de autorizaciones de uso
Las autorizaciones de uso de una denominación de origen protegida, tendrán una duración de diez (10) años, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 210 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, pudiendo ser renovada por períodos iguales, previa solicitud formulada por el interesado dentro de los seis meses anteriores al vencimiento de la vigencia de la autorización o a más tardar dentro de los seis meses siguientes a dicha fecha, de conformidad con las siguientes disposiciones:
a) Cuando no exista entidad delegada para ejercer la facultad de autorización de uso, el Director de Signos Distintivos decidirá la solicitud de renovación de la autorización de uso de la denominación de origen mediante resolución.
b) Las entidades delegadas estarán facultadas para la renovación de las autorizaciones de uso, llevando para el efecto el registro de las mismas en la forma prevista en la presente resolución y deberán incluir la
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información sobre las renovaciones en los listados que presenten ante la Superintendencia de Industria y Comercio cada año.
c) La autorización de uso de una denominación de origen caducará de pleno derecho si el beneficiario o usuario autorizado no solicitan su renovación dentro del término legal, incluido el período de gracia. Asimismo, será causal de caducidad la falta de pago de las tasas establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio para este trámite.
d) Si la información solicitada en el formulario no es aportada o no se satisface el requerimiento respectivo, que será expedido de conformidad con lo previsto en el Título I de la Circular Única, se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud y se ordenará su archivo.
Para el trámite de renovación de autorización de uso de una denominación de origen protegida se deberá diligenciar y presentar el formulario de revocación PI 01 - F19 el cual hace parte de los anexos de la Circular Única.
7.6.6. Cancelación de la autorización de uso
a) La Superintendencia de Industria y Comercio de oficio o a solicitud de parte, tiene la facultad de cancelar la autorización de uso de una denominación de origen cuando se demuestre que se está utilizando sin sujetarse a las condiciones de la declaración de protección respectiva. Para el trámite de cancelación de la autorización de uso de una denominación de origen protegida se deberá diligenciar y presentar el formulario de cancelación de la autorización de uso, el cual hace parte de los anexos de la Circular Única.
b) Cuando la autorización de uso de una denominación de origen haya sido concedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, la solicitud de cancelación de la autorización, deberá formularse en el Formato PI01- F03, o aquél que lo modifique o sustituya, que corresponde al Anexo 7.8 de la Circular Única, adjuntando las pruebas que sustenten el incumplimiento del uso de forma diferente a lo establecido en la declaración de protección respectiva.
c) Cuando se hubiere delegado la facultad de autorización del uso, la solicitud de parte interesada deberá formularse ante la entidad delegada y deberá agotarse el procedimiento interno previo ante la entidad delegada para que ésta pueda dar inicio a la acción de cancelación ante la Superintendencia. Recibida una solicitud de cancelación, la Dirección de Signos Distintivos notificará al autorizado para que dentro del plazo de sesenta (60) días hábiles contados a partir de la notificación, haga valer los alegatos y las pruebas que estime convenientes.
La notificación de los actos de traslado se realizará en la forma prevista en capítulo sexto del Título I de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Cuando la cancelación se inicie a petición de parte interesada, las publicaciones a que se refiere la disposición citada se efectuarán a costa del solicitante de la cancelación.
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Vencidos los términos anteriores, el Director de Signos Distintivos presentará al Superintendente Delegado un informe que debe contener un concepto técnico y jurídico acerca de los argumentos de hecho y de derecho que den lugar o no a la cancelación.
El Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial decidirá sobre la cancelación de la autorización de uso, mediante resolución motivada.
7.7. DERECHOS Y LIMITACIONES
7.7.1. Derechos conferidos
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 212 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, la utilización de denominaciones de origen queda reservada exclusivamente a los productores, elaboradores, transformadores o extractores que tengan sus establecimientos en la zona delimitada y que hayan sido debidamente autorizados para el efecto.
La persona o entidad a quien se haya delegado la facultad de autorizar el uso, tendrá el derecho a impedir cualquiera de los actos de que trata el artículo 155 de la Decisión Andina 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, constituyendo uso de la denominación de origen por parte de terceros los actos relacionados en el artículo 156 de la Decisión antes mencionada.
7.7.2. Limitaciones al Derecho
Los terceros podrán, sin consentimiento de la entidad delegada o de los beneficiarios de la denominación de origen, utilizar la denominación de origen para los efectos contemplados en el artículo 157 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, excepto la utilización del nombre geográfico protegido en la misma, por cuanto ello constituye un uso a título de denominación de origen, así como en el artículo 158 de la Decisión antes mencionada conforme a la remisión normativa que contiene el artículo 212 de la misma a los artículos antes enunciados mencionados.
7.8. OTRAS FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO RELACIONADAS CON EL USO DE LAS DENOMINACIONES DE ORIGEN
Con el fin de lograr instrumentos que permitan la utilización y control efectivo del uso de las denominaciones de origen protegidas se aplicarán en forma adicional a las normas sobre Propiedad Industrial, las siguientes.
7.8.1. Disposiciones de protección al consumidor relacionadas con el uso de las denominaciones de origen
Conforme a los principios del Estatuto de Protección al Consumidor contenido en la Ley 1480 de 2011, para garantizar el adecuado uso de las denominaciones de origen protegidas en el mercado y la identificación de los productos designados por parte de los consumidores, la Superintendencia de Industria y Comercio adoptará un sello oficial que los beneficiarios y demás autorizados al uso de la denominación de origen podrán utilizar e incluirlo en el etiquetado.
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La utilización del sello, en forma indebida o la utilización por quienes no estén previamente autorizados para usar una denominación de origen, acarreará las sanciones a que haya lugar, en la medida en que constituyan violación a las disposiciones sobre protección al consumidor, sin perjuicio de las acciones por infracción de derechos de propiedad industrial que pueda ejercer la entidad Delegada para autorizar el uso de la Denominación de Origen.
Las sanciones que puedan generar la indebida utilización de una denominación de origen o su uso por personas no autorizadas, así como del sello que las distingue, serán impuestas previa investigación adelantada por la Delegatura para la Protección al Consumidor, de conformidad con lo previsto en el artículo 61 y demás disposiciones aplicables de la Ley 1480 de 2011 y la Circular Única de la Superintendencia.
7.8.2. Disposiciones de competencia desleal relacionadas con el uso de las denominaciones de origen
De conformidad con lo previsto en los artículos 258 y siguientes de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, en concordancia con el artículo 143 de la Ley 446 de 1998 y con el Decreto 4886 de 2011, la Superintendencia de Industria y Comercio iniciará de oficio o a petición de parte, las investigaciones administrativas a que haya lugar por la comisión de actos de competencia desleal vinculados con una denominación de origen, tales como engaño, confusión, descrédito, explotación de la reputación ajena o cualquiera otra conducta contraria a las sanas costumbres mercantiles, al principio de la buena fe comercial, a los usos honestos en materia industrial o comercial, o encaminada a afectar o afecte la libertad de decisión del comprador o consumidor, o el funcionamiento concurrencial del mercado, en concordancia con el artículo 10 bis del Convenio de París aprobado mediante Ley 178 de 1994, con las mismas facultades y bajo el mismo procedimiento que le asisten en relación con las disposiciones sobre protección de la competencia.
7.9. RECONOCIMIENTO DE LAS DENOMINACIONES DE ORIGEN EXTRANJERAS
7.9.1. Reconocimiento de Denominaciones de origen protegidas en Países Miembros de la Comunidad y originarias de los mismos
Los productores, extractores, fabricantes o artesanos que tengan legítimo interés o las autoridades públicas del país correspondiente que representen a los beneficiarios, podrán obtener reconocimiento en Colombia sobre una Denominación de Origen que ha sido objeto de declaración de protección en otro País Miembro de la Comunidad Andina, siempre que designe productos originarios del territorio de dicho Miembro, previa solicitud formulada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, acompañando el acto expedido por la Oficina Nacional Competente en el País Miembro de la Comunidad Andina, mediante el cual se haya declarado la protección de la denominación de origen correspondiente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 218 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones. Para formular una solicitud de reconocimiento de una denominación de origen protegida, el peticionario deberá diligenciar completa y adecuadamente el formulario de reconocimiento, el cual hace parte de los anexos de la Circular Única.
La Superintendencia de Industria y Comercio adelantará el procedimiento previsto en la presente resolución para la declaración de protección, sin que sea necesaria la práctica de visita técnica.
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7.9.2. Reconocimiento de Denominaciones de Origen protegidas en terceros Países no Miembros de la Comunidad Andina
Para efectos de reconocer las denominaciones de origen protegidas en países que no pertenezcan a la Comunidad Andina y que designen productos originarios de dichos terceros países, se aplicará el mismo procedimiento establecido en el numeral anterior. A la solicitud que formule la entidad o asociación, que debe corresponder con aquella que solicitó la protección en su país de origen, se deberá acompañar el acto que declaró la protección de la denominación de origen en su país de origen, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 219 de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones.
A falta de Convenio de reconocimiento recíproco de denominaciones de origen entre Colombia y un país no miembro de la Comunidad Andina, la Declaración de Protección de Denominación de Origen podrá ser formulada por la persona o entidad que tenga legítimo interés, cumpliendo los mismos requisitos y aplicando el procedimiento previsto en la presente Resolución para la declaración de protección que formulen asociaciones de productores, asociaciones de personas que se dediquen a la extracción o elaboración de un producto o las autoridades correspondientes.
Parágrafo: Para los fines del presente artículo, a efecto de demostrar la protección de la denominación de origen, no se admitirán declaraciones de protección otorgados por autoridades de terceros países, diferentes al país de origen o del cual proviene el (los) producto (s) designado (s) por la misma.
7.10. SELLO DE DENOMINACIÓN DE ORIGEN PROTEGIDA‡‡
7.10.1. Incorporación del Sello de Denominación de Origen protegida y de su manual de uso
Adóptase el Sello DENOMINACIÓN DE ORIGEN PROTEGIDA (en adelante el Sello), para ser utilizado en la forma y en los términos previstos en esta resolución y su Manual de Uso (en adelante el Manual), incorporados en el Anexo número 6.27 del Título XI de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. 10.2. Condiciones de uso del Sello de Denominación de Origen Protegida
El Sello es el signo oficial mediante el cual se indica que los productos a los cuales se aplica, cumplen con las condiciones necesarias exigidas por la Declaración de Protección de la Denominación de Origen correspondiente.
El Sello solo podrá ser utilizado respecto de las denominaciones de origen colombianas protegidas por la Superintendencia de Industria y Comercio mediante el acto administrativo de declaración de la protección. El Sello solo podrá ser utilizado por quienes hayan sido autorizados al uso de la denominación de origen protegida por la Entidad delegada para autorizar el uso o, en su defecto, por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando no exista Entidad delegada para tal fin.
En el acto de autorización de uso de la denominación de origen, la Entidad delegada, o la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando no exista entidad delegada para tal fin, autorizará el uso del Sello y el acceso al Manual.
‡‡ Resolución No. 36074 del 17 de junio de 2013. Publicada en el Diario Oficial No. 48824 del 17 de junio de 2013.
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El Sello se podrá utilizar sobre el producto, en el etiquetado, en los embalajes, en la publicidad, en los establecimientos, en las instalaciones, en la documentación y/o en los demás elementos que deban utilizarse para la comercialización y promoción en el mercado de los productos amparados por la denominación de origen protegida, según las reglas consignadas en el Manual.
La utilización del Sello, de conformidad con las reglas establecidas en el Manual, presupone que los productos que lo ostentan, han sido sometidos al procedimiento de autorización de uso de la denominación de origen establecido en el numeral 7.6 del Capítulo Séptimo del Título X de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Sello podrá ser utilizado por el autorizado durante el término de vigencia de su autorización para usar la denominación de origen protegida y seguirá la suerte de la misma. Por lo tanto, está sometido a lo dispuesto en los numerales 7.6.5 y 7.6.6 del Capítulo Séptimo del mencionado Título, en lo relativo a la caducidad y a la cancelación de la autorización de uso de la referida Circular.
7.10.3. Naturaleza y objeto del Manual
El manual es el conjunto de instrucciones establecidas para la incorporación o aplicación del Sello sobre los productos identificados con la misma, en el etiquetado, en los embalajes, en la publicidad, en los establecimientos, en las instalaciones, en la documentación y/o en los demás elementos que deban utilizarse para la comercialización y promoción del o los productos amparados por la denominación de origen.
El manual servirá de referente para la verificación de la correcta aplicación y uso del Sello por los beneficiarios y usuarios autorizados.
7.10.4. Modificación del Sello y/o del Manual
Las modificaciones del presente Sello o del Manual sólo podrán ser efectuadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, con independencia de que la administración de la denominación de origen protegida respectiva esté delegada en una de las personas descritas en el numeral 7.2.1 del Capítulo Séptimo del Título X de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
No obstante, la Entidad delegada podrá hacer las modificaciones a las aplicaciones del Sello que se requieran solo en razón de las características particulares de los productos designados con la denominación de origen cuya administración le ha sido delegada, para su correcta aplicación en dichos productos, en el etiquetado, en los embalajes, en la publicidad, en los establecimientos, en las instalaciones, en la documentación y/o en los demás elementos que deban utilizarse para su comercialización y promoción en el mercado, en tanto respeten los parámetros establecidos en el Capítulo II del Manual.
7.10.5. Efectos de la utilización del Sello de Denominación de Origen Protegida
Quienes hagan uso del Sello, deberán dar cumplimiento tanto a las disposiciones de la resolución de declaración de protección de la denominación de origen, en conjunto con las condiciones de uso de la respectiva denominación de origen que aprueba la Superintendencia de Industria y Comercio, como a las instrucciones establecidas en la presente resolución y sus anexos, incluido el manual.
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